TINJAUAN PUSTAKA

PENANGANAN PENYIMPANGAN

Menurut Petunjuk Operasional Penerapan (POPP) Jilid I, penyimpangan adalah adalah

semua kejadian yang tidak direncanakan ataupun pada kondisi tertentu akan terjadi potensi
penyimpangan selama dan / atau sesudah proses pembuatan obat. Dalam panduan
internasional penyimpangan ini bisa disebut deviation, discrepancy, atypical situation,
nonconformity.
Penyimpangan yang terjadi pada Bets antara lain:
• Penyimpangan dari Prosedur Pengolahan Induk;
• Penyimpangan terhadap Prosedur Pengemasan Induk;
• Memenuhi spesifikasi dalam proses, produk antara, produk ruahan maupun produk
jadi.
Nonbets antara lain:
• Sarana penunjang misalnya Sistem Tata Udara, Sistem Pengolahan Air, listrik, uap
air, dll;
• Penyimpangan hasil pemantauan lingkungan;
• Penyimpangan terhadap Protap.

Tujuan :
• Menjamin bahwa semua penyimpangan yang ditemukan pada saat proses pembuatan
berlangsung selalu diselidiki, diperbaiki dan didokumentasikan,
• Menilai tingkat risiko penyimpangan yang terjadi dan dampaknya terhadap kualitas,
keamanan dan efektivitas produk,
• Mengatur cara penanggulangannya, menganalisis masalah dan risiko, menentukan
langkah perbaikan yang harus diambil, melakukan analisis masalah sampai pada akar
permasalahan untuk menghindarkan keberulangan penyimpangan yang sama.

Penerapan manajemen risiko dalam menangani penyimpangan tidak hanya praktis tetapi
menyediakan kerangka kerja untuk proses pengambilan keputusan berdasarkan pendekatan
ilmiah dan objektif, sementara juga memungkinkan keputusan untuk ditegakkan dengan
percaya diri di hadapan otoritas pengatur. Di bawah pendekatan ini, urutan langkah dapat
diidentifikasi saat menangani kejadian dan kemungkinan penyimpangan:
 Deteksi Peristiwa
 Proses Pengambilan Keputusan / Kategorisasi Deviasi
 Perlakuan Penyimpangan
 Investigasi akar penyebab
 CAPA
Penyimpangan Kecil (Minor)
Ketika penyimpangan tidak mempengaruhi atribut kualitas apapun,
parameter proses kritis, atau peralatan atau instrumen penting untuk
proses atau kontrol, itu akan dikategorikan sebagai Minor, dan
diperlakukan seperti itu dengan prosedur yang berlaku. Kemungkinan
contoh penyimpangan minor(*) diberikan di bawah ini:

- Lewati prinsip FEFO (first expired-first out) dalam penanganan bahan

baku.
-Saldo di luar toleransi yang digunakan untuk menentukan berat kotor
bahan baku pada saat penerimaan.
- Perbedaan tekanan di luar batas yang ditetapkan di area pencucian kelas
D.
- Personil yang tidak terlatih untuk melakukan kegiatan pembersihan
gudang.

Penyimpangan Besar (Mayor)

Ketika penyimpangan mempengaruhi atribut kualitas, parameter proses
kritis, peralatan atau instrumen penting untuk proses atau kontrol, yang
dampaknya terhadap pasien (atau personel/lingkungan) kecil
kemungkinannya, penyimpangan tersebut dikategorikan sebagai Mayor
yang memerlukan tindakan segera, investigasi, dan didokumentasikan
dengan SOP yang sesuai. Kemungkinan contoh penyimpangan
mayor(*) diberikan di bawah ini:
-Penggunaan standar referensi yang tidak disetujui untuk menguji API
atau produk obat.
- Personil yang tidak terlatih untuk melakukan uji sterilitas.
- Produksi dimulai tanpa izin jalur.
- Uji integritas filter telah dilakukan menggunakan peralatan tanpa
kualifikasi instalasi yang terdokumentasi.
- Perilaku buruk staf dalam proses aseptik kritis.
-Perbedaan tekanan di luar batas yang ditetapkan di area pengisian
aseptik.
-Parameter operasional di luar jangkauan untuk parameter yang
didefinisikan sebagai non-kritis.
- Personil tidak terlatih yang bertanggung jawab untuk memisahkan
bahan baku yang disetujui dan ditolak di gudang
Penyimpangan Kritis
Ketika penyimpangan mempengaruhi atribut kualitas, parameter proses
kritis, peralatan atau instrumen penting untuk proses atau kontrol, yang
dampaknya sangat mungkin terhadap pasien (atau personel atau
lingkungan), termasuk situasi yang mengancam jiwa, penyimpangan
dikategorikan sebagai Kritis membutuhkan tindakan segera, diselidiki,
dan didokumentasikan oleh SOP yang sesuai.

Kemungkinan contoh penyimpangan kritis (*) diberikan di bawah ini:

-Komponen API yang kedaluwarsa atau ditolak digunakan.
- Catatan sterilisasi bahan kontak produk yang digunakan dalam
proses pengisian aseptik tidak tersedia atau tidak dapat
diterima.
- Tahap inaktivasi fermentasi yang tidak sempurna.
- Suhu di luar batas kendali selama tahap detoksifikasi.

(*) Catatan 1: Penyimpangan perlu dianalisis berdasarkan kriteria

yang objektif dan dapat dibenarkan untuk menghindari bias alami dari
orang atau kelompok yang berbeda. Oleh karena itu, contoh
penyimpangan minor, mayor dan kritis diberikan di atas harus
dianggap sebagai itu saja, dan mereka dapat dikategorikan secara
berbeda dengan pembenaran yang tepat.

Catatan 2: QRM yang sudah ada sebelumnya akan selalu membantu

menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan mengkategorikan acara.
Ketika informasi QRM tidak tersedia, semua parameter proses
berpotensi kritis sampai ada data yang cukup (proses dan/atau
pengembangan) untuk membenarkan sebaliknya.
Penanganan penyimpangan

Penyimpangan Minor

Penyimpangan minor dapat diperlakukan sebagai berikut:

Barang deviasi kecil

#
1 Keterangan
2 Koreksi
3 Khasiat dan Kesimpulan
4 Catatan basis data

Deskripsi penyimpangan yang memadai memerlukan bukti objektif

terdokumentasi yang ditulis dengan singkat dan jelas yang
menyatakan waktu, lokasi, dan orang yang menemukan
penyimpangan bila memungkinkan. Penyimpangan minor biasanya
ditangani oleh Koreksi yang diambil untuk memperbaiki dan
mengatasi masalah (termasuk tindakan segera), berdasarkan bukti
terdokumentasi yang cukup.

Koreksi adalah tindakan segera yang diambil berdasarkan analisis

penyimpangan yang disederhanakan. Mereka harus disetujui QA
sebelum diterapkan jika memungkinkan, dan jika ini tidak
memungkinkan, personel yang bertanggung jawab yang berwenang dan
berkualifikasi dapat menyetujui dan melakukan koreksi, dan disetujui
oleh QA sesegera mungkin. Koreksi yang terkait dengan lot manufaktur
harus disetujui QA sebelum dirilis. Penyimpangan minor tidak selalu
memerlukan penyelidikan yang bertujuan untuk mengidentifikasi akar
penyebab masalah seperti halnya penyimpangan mayor dan kritis.
Beberapa koreksi mungkin memerlukan kontrol perubahan.

Kemanjuran koreksi biasanya diverifikasi berdasarkan hasil langsung

dari tindakan, dan ini harus didokumentasikan. Hasil evaluasi
terdokumentasi dari koreksi harus dinyatakan dalam Kesimpulan.
Informasi dapat direkam dalam bentuk basis data apa pun (matriks
sederhana cukup, mengingat kasusnya) di mana informasi tersebut
dapat diambil nanti selama tinjauan kualitas atau investigasi.

Penyimpangan Mayor atau Kritis

Penyimpangan Mayor atau Kritis dapat diperlakukan sebagai berikut:

Barang DEVIASI UTAMA atau KRITIS

#
1 Keterangan
2 Koreksi
3 Khasiat Koreksi
4 Disposisi Batch, jika berlaku
5 Investigasi Akar Penyebab
6 CAPA
7 Efektivitas Tindakan Korektif
8 Kesimpulan
9 Catatan basis data

Penyimpangan mayor atau kritis biasanya memerlukan deskripsi yang

disempurnakan, menyeluruh dan objektif yang perlu didokumentasikan.
Deskripsi yang memadai terkait dengan penyimpangan sangat penting
untuk melakukan penyelidikan yang berarti.
Penyimpangan mayor atau kritis biasanya pertama-tama diatasi dengan
koreksi, yang memerlukan
persetujuan QA seperti yang disebutkan di atas. Investigasi
kemudian dimulai pada akar penyebab penyimpangan, diikuti oleh
tindakan korektif yang sesuai.

Jika penyimpangan minor diulang beberapa kali, itu bisa berubah

menjadi penyimpangan mayor, dan harus diperlakukan seperti itu.
Penyelidikan penyimpangan juga harus menentukan alasan mengapa
tindakan korektif yang diterapkan tidak berhasil. Berdasarkan alasan
yang sama, pengulangan satu kejadian yang sama dapat mengubahnya
menjadi penyimpangan minor.
 Catatan 1: Kegiatan ini dapat berlangsung dalam urutan atau cara
yang dapat berbeda dari yang dijelaskan di atas, namun analisis
dan kriteria utama pada dasarnya sama.

Catatan 2: Istilah "penyimpangan yang direncanakan" sering digunakan

untuk menggambarkan keputusan untuk melaksanakan suatu proses
dengan cara yang berbeda dari yang ditetapkan dalam SOP, Metode,
atau Catatan Batch Manufaktur (misalnya, proses ulang) karena
kejadian yang tidak terduga . Penyimpangan yang direncanakan harus
sepenuhnya didokumentasikan dan dibenarkan. Biasanya,
penyimpangan yang direncanakan terkait dengan peristiwa yang pernah
terjadi, , dan kontrol perubahan menjadi perubahan permanen.

 Tanggung Jawab
1. Kepala Bagian Pemastian Mutu bertanggung jawab untuk mengendalikan semua
penyelidikan
penyimpangan serta memastikan agar:
• Semua penyimpangan harus diidentifikasi, dilaporkan, diselidiki, dan
didokumentasi sedemikian rupa sehingga kemungkinan dampak terhadap mutu,
keamanan, dan khasiat sepenuhnya dapat dievaluasi;
• Dilakukan evaluasi yang tepat terhadap semua tindakan yang akan
dilaksanakan pada bets terkait dan dapat diambil langkah yang tepat, efisien
dan efektif untuk mencegah terulangnya penyimpangan;
• Diambil keputusan akhir terhadap status suatu bets yang terkait dengan
penyimpangan;
• Memutuskan perlu / tidak dilakukan pengamatan lanjutan terhadap bets terkait,
misalnya uji stabilitas.
2. Siapa pun yang mendeteksi suatu penyimpangan selama pembuatan, dan kegiatan
lain mana pun bertanggung jawab untuk segera melaporkan penyimpangan tersebut
sesuai dengan sistem yang ditetapkan.
3. Unit terkait dengan jenis penyimpangan melakukan investigasi baik per bagian
maupun bersama.
 Prosedur
1. Segera hentikan proses yang sedang berlangsung.
2. Ambil tindakan setempat misalnya melindungi produk dengan cara menutupnya.
3. Pisahkan produk dan beri tanda status yang jelas.
4. Pengawas yang bersangkutan harus segera melaporkan pada Kepala Bagian
Produksi.
5. Semua penyimpangan yang ditemukan baik oleh Bagian Pegawasan Mutu terkait
maupun Bagian lain misalnya:
• Suhu, selisih tekanan antar ruang produksi oleh Kabag Pemastian Mutu atau
Penunjangan;
• Mutu Air Murni oleh Laboratorium Mikrobiologi;
• Kadar zat aktif tidak memenuhi syarat oleh Pengawasan Mutu harus dilaporkan
oleh Pemastian Mutu tersebut.
6. Isi Formulir I Lampiran Protap Penanganan Penyimpangan :
6.1 Nomor Penyimpangan diisi oleh Bagian Pemastian Mutu saat melakukan
pengkajian laporan.
6.2 Jabarkan bentuk penyimpangan yang ditemukan dan tindakan sementara yang
telah diambil serta kemungkinan dampaknya terhadap mutu produk.
6.3 Nomor Penyimpangan diisi oleh Bagian Pemastian Mutu saat melakukan
pengkajian laporan.
6.4 Jabarkan bentuk penyimpangan yang ditemukan dan tindakan sementara yang
telah diambil serta kemungkinan dampaknya terhadap mutu produk.
6.5 Kirimkan laporan tersebut kepada Kepala Pengawasan Mutu terkait untuk diperiksa
dan ditandatangani dan selanjutnya kirim ke Kepala Bagian Pemastian Mutu.
6.6 Pemastian Mutu melakukan kajian dan menyetujui jenis dan risikonya.
6.7 Gunakan Formulir II untuk melakukan evaluasi dan penelusuran penyebab
penyimpangan dengan berbagai cara untuk mendapatkan akar masalah dari
penyimpangan.
6.8 Dari hasil penyelidikan berikan usul tindak lanjut perbaikan dan pencegahan serta
penanggung jawab pelaksana dan batas waktu tindakan tersebut.
6.9 Kepala Bagian Pengawasan Mutu terkait memeriksa dan menandatangani
penyelidikan dan usul tindak perbaikan dan pencegahan.
6.10 Kirimkan Formulir II kepada Kepala Bagian Pemastian Mutu, yang akan melakukan
pengkajian terhadap hasil penyelidikan dan usul tindak perbaikan dan pencegahan.
Bila Kepala Bagian Pemastian Mutu belum puas dengan hasil penyelidikan maupun
usulan yang diajukan, ia dapat mengembalikan dan / atau bersama bagian lain
melakukan pengkajian ulang.
6.11 Setelah disetujui, lakukan tindakan perbaikan dan pencegahan dan isi Formulir III.
6.12 Setelah semua tindakan dilaksanakan, kirimkan kepada Kepala Bagian
Pengawasan Mutu terkait untuk diperiksa dan ditandatangani.
6.13 Kirimkan kepada Kepala Bagian Pemastian Mutu yang akan melakukan verifikasi
terhadap tindakan perbaikan dan menutup kasus Penyimpangan.