BOOK CHAPTER

LEAN MANAGEMENT DI RUMAH SAKIT

(Studi, Analisa dan Implementasi Proses Pelayanan
di Rumah Sakit yang Efektif dan Efisien)

INSTITUT ILMU KESEHATAN BHAKTI WIYATA KEDIRI

Jl. KH Wachid Hasyim No.65, Bandar Lor, Kec. Mojoroto, Kota Kediri, Jawa Timur 64114

Telp : (0354) 773299Website : https://g.page/iikbwkediri?share

Diva Aulia Z.S. (10821006), Mayang Hawwin A. (10821013), Rizqina Salma T.A.T. (10821022),

Shinta Anandista P. (10821027), Zhalwa Anggoro Q. (10821032)

SEJARAH LEAN
Perusahaan di AS selalu berusaha mencari terobosan pemotongan biaya sehingga perusahaan
kompetitif. Pasca Perang Dunia II, orientasi proses dan produksi masal berubah menjadi orientasi
hasil, fokus pada output, dan sistem produksi. Perusahaan – perusahaan di Jepang pasca Perang Dunia
II berusaha bangkit kembali. Problem yang dihadapi adalah kekurangan sumber daya manusia,
material, maupun finansial sehingga mereka mengembangkan terobosan manajemen baru rendah
biaya.

Pada tahun 1910, muncul sebuah konsep dan pelaksanaan yang cukup popular dalam dunia
otomotif yang di terapkan pertama kali oleh Henry Ford, pendiri Ford Motor Company. Konsep
tersebut merujuk pada pendekatan assembly line, di mana alat-alat untuk pembuatan model untuk
mobil-mobil ford telah digunakan secara “continuous flow”. Dalam penerapannya, konsep ini
memang telah berhasil mengurangi biaya produksi pembuatan mobil-mobil ford. Namun, ternyata
ditemukan ada beberapa kelemahan dari konsep yang diperkenalkan pertama kali oleh Henry Ford ini.

Kelamahan utamanya yaitu bahwa Ford sangat bergantung pada mesin, yang mana mesin
tersebut berjalan terus tanpa henti tanpa memikirkan hasil produksi. Dan akibatnya, Ford terpaksa
harus menyimpan banyak stok mobil yang sudah jadi (finished goods) maupun dalam bentuk ‘work in
progress’. Hal ini tentu saja menyebabkan pemborosan bagi ford. Satu lagi kelemahan sistem tersebut
adalah kelemahan dalam hal pengelolaan sumber daya manusianya yang menyebabkan kurangnya
motivasi tenaga pekerja dalam organisasi tersebut.
 Pada tahun 1930-an, pemimpin dari Toyota Motor Company, mengunjungi pabrik Ford dan
melakukan studi tentang sistem produksi massal di pabrik Ford tersebut dalam rangka meningkatkan
sistem produksinya. Sistem produksi missal yang dilakukan oleh Ford hanya dapat dilakukan untuk
volume produksi yang besar dan memiliki variasi produk yang terbatas. Jadi sistem produksi ini
bukan hanya tidak fleksibel tapi juga sulit untuk beradaptasi dengan situasi yang ada. Pada saat itu,
Jepang hanya memiliki pasar yang kecil untuk mobil dibandingkan dengan pasar Amerika Serikat.

Pasar yang kecil berarti volume produksi yang diperlukan untuk memenuhi pesanan
pelanggan juga kecil. Pada tahun 1950, para pemimpin Toyota melakukan kunjungan studi ke
beberapa perusahaan manufaktur di AS dan mereka berharap akan kagum dengan kemajuan
manufaktur AS. Akan tetapi para pemimpin itu merasa terkejut bahwa perkembangan sistem produksi
massal di AS tidak banyak berubah sejak tahun 1930-an. Bahkan mereka menemukan banyak sekali
kekurangan di system produksi tersebut.

Para pemimpin melihat sistem akuntansi tradisional yang menghargai manajer yang
memproduksi produk berlebih, proses produksi yang tidak mengalir secara merata, sehingga barang
cacat yang tersembunyi dalam batch besar ini mungkin tidak akan ditemukan selama berminggu-
minggu. Tempat kerja tidak tertata dan berada di luar kendali dengan persediaan berlebih.

Utara Taiichii Ohno yang mendapat tugas dari Toyota untuk mengembangkan sistem untuk
meningkatkan produktivitas di perusahaan, akhirnya menemukan bahwa yang perlu dikuasai oleh
Toyota adalah proses produksi yang mengalir secara kontinu. Contoh terbaik yang ada pada saat itu
adalah jalur perakitan bergerak milik Ford. Dengan menggunakan prinsip manajemen ilmiah yang
dipelopori oleh Frederick Taylor, Ford juga bergantung pada studi tentang time studies, tugas pekerja
yang sangat terspesialisasi, dan pemisahan antara perencanaan yang dilakukan oleh para insiniyur dan
pelaksanaan oleh para pekerja.

Dalam bukunya, Ford menekankan pentingnya menciptakan aliran material yang tidak
terputus sepanjang proses, menstandarisasikan proses, dan menghilangkan pemborosan. Namun
sementara ia mengkotbahkan hal itu, perusahaannya tidak selalu mempraktekkannya. Hal inilah yang
membantu Toyota menghasilkan suatu penemuan penting, yakni sistem yang berorientasi terhadap
proses, saat ini dikenal sebagai Toyota Production System (TPS) atau Lean Production.

Konsep tersebut dikembangkan dan di praktekkan sebagai Toyota Production System atau
Lean Productionoleh Eiji Toyoda, Taiichi Ohno, Shinge Shingo untuk mengembangkan sebuah
sistem produksi berfokus pada proses.Konsep ini mengantarkan Toyota sebagai perusahaan
manufacturing terhebat di dunia. Menciptakan Toyota Way yang merupakan bentuk continous
improvement yang bertujuan untukmengeleminasi waste yang menyebabkan kerugian atau tidak
menghasilkan nilai sama sekali, sehingga terciptalah budaya lean.
 Toyota memperoleh keberhasilan dikarenakan memiiki kemampuan membangun strategi
dalam menumbuh kembangkan kepemimpinan,tim dan budaya yang digunakan membangun
hubungan dengan 12 supplier, serta membentuk organisasi yang selalu belajar (learning organization)
(Graban, 2009).
Pada tahun 2002, Virginia Mason Medical Centre (VMMC) di Seattle, Washington menjadi
rumah sakit pertama di Amerika Serikatyang mengimplementasikan perangkat dan teknik lean dengan
mengadopsi Toyota Production System (TPS) (Kim et al. 2006). VMMC menggunakan perangkat
lean seperti Kaizen events dan perbaikan secara berkelanjutan (continuous improvement)
(Spear,2005).

PENGERTIAN LEAN
Lean merupakan salah satu prinsip dan filosofi manajamen yang dikembangkan oleh Toyota
Motor. Lean dapat digunakan untuk meningkatkan operasional suatu perusahaan (Liker, 2004). Höfer
& Naeve (2017) menyebutkan bahwa Lean merupakan proses atau strategi bisnis yang dikembangkan
untuk mengurangi pemborosan sebagai salah satu solusi untuk meningkatkan proses bisnis. Gaspersz,
(2007) menyatakan bahwa Lean dapat didefinisikan sebagai suatu pendeketan sistematik yang
digunakan untuk melakukan identifikasi dan menghilangkan pemborosan dan aktivitas-aktivitas yang
tidak memiliki nilai tambah dengan tujuan mampu meningkatkan kualitas pelayanan atau proses
dalam suatu industri.
Management (2013) mengatakan bahwa Lean merupakan suatu filosofi bisnis yang
didasarkan dengan mengurangi penggunaan sumber daya dalam berbagai aktivitas perusahaan dan
eliminasi pemborosan maupun aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah, melalui upaya itu
diharapkan mampu memperbaiki dan meningkatkan kinerja secara berkelanjutan. Secara ringkasnya,
Lean merupakan sekumpulan metode yang dapat digunakan untuk melakukan eliminasi pemborosan
(waste) dan melakukan perbaikan secara berkelanjutan untuk meningkatkan aktivitas-aktivitas yang
memiliki nilai tambah/value added (VA).
Penggunaan konsep Lean mengalami perkembangan dari waktu ke waktu, dari yang awalnya
hanya digunakan di bidang industri manufaktur hingga sekarang mulai banyak digunakan untuk
meningkatkan kualitas di berbagai sektor, mulai dari sektor jasa hingga ke sektor layanan publik
(Iswanto, 2019). Gaspersz (2007) menyebutkan bahwa Lean Service memiliki filosofi yang serupa
Lean Manufacturing yaitu memberikan upaya perbaikan yang berfokus pada identifikasi dan eliminasi
terhadap aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah pada operasi pelayanan yang berkaitan langsung
dengan pelanggan.
Lean Service memiliki fungsi dan tujuan yang sama yaitu memberikan perbaikan dengan
mengurangi pemborosan dan meningkatkan nilai tambah pada operasi layanan pada industri jasa
tersebut. Hal itu didukung oleh Shoejaian (2014) yang menggunakan prinsip Lean untuk melakukan
identifikasi, eliminasi, dan perbaikan pada proses-proses yang tidak memiliki nilai tambah. Oleh
karena itu, penerapan konsep Lean dapat digunakan sebagai salah satu cara atau tools yang dapat
meningkatkan proses kerja atau proses layanan pada industri jasa.
Penggunaan prinsip Lean pada industri sektor layanan jasa memunculkan studi-studi
mengenai implementasi Lean yang digunakan sebagai tools untuk melakukan upaya perbaikan di
berbagai bidang layanan. Kemampuan konsep Lean yang mampu mengidentifkasi hingga melakukan
eliminasi waste maupun aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah pada suatu proses, menjadi dasar
penggunaan Lean mulai banyak digunakan pada industri jasa.
Beberapa penelitian telah dilakukan mengenai implementasi Lean pada industri jasa, seperti
yang dilakukan oleh Waring & Bishop (2010) membahas mengenai penerapan konsep Lean pada
bidang layanan kesehatan; selanjutnya pada sektor Hospitality (keramahan) seperti pelayanan hotel
yang dilakukan oleh Vlachos & Bogdanovic (2013) serta pada industri jasa keuangan seperti yang
dilakukan oleh Kennedy & Widener (2008). Penelitian-penelitian tersebut merangkum hasil
penerapan implementasi dan mengidentifikasi pemborosan yang terjadi pada sektor layanan jasa.
Lean mempunyai makna ramping atau kurus. Lean merupakan sebuah sistem manajemen dan
metodologi yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas, keamanan dan efisiensi suatu proses
pelayanan (Kim et al. 2006). Lean adalah suatu pendekatan sistematik untuk mengidentifikasi dan
menghilangkan pemborosan (waste) atau aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah (non value
adding activities) melalui perbaikan yang berkelanjutan (continous improvement) (Gaspersz, 2006).

LEAN MANUFACTURING
Pertumbuhan industri manufacturing mencatatkan pertumbuhan pada sebesar 4,5% pada
kuartal I/2018, lebih tinggi dibanding periode yang sama tahun sebelumnya di angka 4,28%. Hal
tersebut menunjukkan bahwa semakin banyaknya industri manufacturing di Indonesia. Dengan begitu
persaingan akan semakin ketat, sehingga setiap perusahaan berusaha untuk menjadi yang terdepan dan
menjadi pilihan utama bagi konsumennya. Agar mampu bersaing dengan begitu banyak rival,
perusahaan harus mampu mengatur dan merancang strategi yang akan diterapkan untuk memasarkan
maupun memproduksi produk
Keberhasilan strategi tidak hanya dilihat dari posisi produk terhadap pesaing dipasaran, tidak
hanya tentang berapa jumlah produk yang berhasil dijual. Namun juga tentang bagaimana keadaan
internal perusahaan yaitu bagaimana proses pembuatan produk tersebut, berapa sumber daya yang
digunakan, berapa biaya dan waktu yang digunakan untuk pembuatan produk tersebut.
Dalam proses produksi, jika suatu proses tidak memberikan nilai tambah pada produk yang
diproduksi oleh perusahan maka proses ini dapat dikategorikan sebagai pemborosan. Pemborosan
yang terjadi dalam suatu perusahaan akan mengakibatkan terbuangnya secara percuma tenaga ataupun
sumber daya yang digunakan, sehingga akan meminimalkan nilai profit yang akan didapatkan oleh
perusahaan nantinya. Dalam mengurangi pemborosan ini salah satu pendekatan yang bisa dilakukan
adalah dengan menerapkan konsep Lean Manufacturing dalam lingkungan perusahanan.
 Lean Manufacturing adalah suatu praktik produksi yang mempertimbangkan segala
pengeluaran sumber daya yang ada untuk mendapatkan nilai ekonomis terhadap pelanggan tanpa
adanya pemborosan, dan pemborosan inilah yang menjadi target untuk dikurangi. Lean
Manufacturing merupakan metode dan strategi manajemen untuk meningkatkan efisiensi di bidang
manufaktur atau produksi Lean selalu melihat nilai produk dari sudut pandang pelanggan, di mana
nilai sebuah produk didefinisikan sebagai sesuatu yang mau dibayar oleh pelanggan. Tujuan utama
Lean adalah untuk menghilangkan pemborosan (Waste ) dan meningkatkan nilai tambah (value
added) produk (barang atau jasa) agar memberikan nilai kepada pelanggan (customer).
Implementasi Lean Manufacturing dilakukan secara terus-menerus untuk menciptakan
perbaikan pada proses dan inovasi di perusahaan, sehingga perusahaan tersebut melakukan perbaikan
berkelanjutan untuk mencapai operational excellence dan customer intimacy.

LEAN MANUFACTURING VS LEAN ENTERPRISE

Lean enterprise mengurusi seluruh perusaahaan mulai tahapan dari supplier, pemasok, sampai
kemudian produk yang di produksi manufactur sampai ke customer. lean manajemen adalah metode
sistematis dan intergratif yang di implementasikan secara berkesinambungan untuk meminimalisir
dan mencegah adanya pemborosan atau yang di sebut dengan waste. Jadi pemborosan (waste) yang
dicegah itu mulai dari supplier, pemasok, sampai ke customer.
Di perusahaan manufactur ada produksi, keuangan, engineering (rekayasa), pemasaran, dan
lain-lain. Lean manufacturing yang diurusi hanya di bagian prses produksi saja. Untuk lean enterprise
yang diurusi adalah seluruh kegiatan yang ada di perusahaan. Value stream (arus nilai) adalah proses
untuk membuat, memproduksi, dan menyerahkan produk ke pasar. Dari bahan baku diolah di lean
manufacturing / company sampai ke customer.

LEAN ENTERPRISE
 Di lean enterprise terdiri dari berbagai sub-sub, lean enterprise memayungi sub-sub kegiatan
di perusahaan itu juga di proses di lean manajemen.
 Lean Design / Development
Proses untuk menerapkan konsep lean ke fase desain suatu sistem, seperti produk atau
proses yang kompleks. Istilah tersebut menggambarkan metode desain di perusahaan
manufaktur ramping sebagai bagian dari studi industri Jepang oleh Massachusetts Institute of
Technology . Pada saat penelitian, para pembuat mobil Jepang mengungguli rekan-rekan
Amerika dalam hal kecepatan, sumber daya yang digunakan dalam desain, dan kualitas
desain.
Desain produksi massal konvensional berfokus terutama pada fungsi produk dan
biaya produksi namun, desain untuk lean manufacturing secara sistematis memperluas
persamaan desain untuk memasukkan semua faktor yang akan menentukan keberhasilan
produk secara keseluruhanaliran nilai dan siklus hidup. Salah satu tujuannya adalah untuk
mengurangi pemborosan dan memaksimalkan nilai, dan tujuan lainnya termasuk
meningkatkan kualitas desain dan mengurangi waktu untuk mencapai solusi akhir.
Metode ini telah digunakan dalam arsitektur, perawatan kesehatan, pengembangan
produk, desain proses, sistem teknologi informasi, dan bahkan untuk membuat model bisnis
yang ramping. Ini bergantung pada definisi dan optimalisasi nilai ditambah dengan
pencegahan pemborosan sebelum mereka memasuki sistem. Desain untuk lean manufacturing
adalah desain sistem .
 Lean Order Entry
Proses untuk penerapan lean ke dalam pesanan yang masuk. Penerapan lean pada
pesanan yang masuk agar meminimalisir atau menghilangkan pemborosan, misalnya pada
penerapan pesanan harus datang ke tempat tujuan dan harus menulis form pendaftaran
terlebih dahulu, dengan adanya penerapan sytem lean maka akan mengurangi pemborosan
kertas dan mempersingkat waktu.
Dengan cara mendaftar menggunakan handphone dan membuat google form sehingga
pesanan dapat tersimpan dengan aman dan mengurangi pemborosan waktu dan kertas untuk
datang ke tempat tujuan untuk memesan susuatu.
 Lean Finance
 Fokus pada peningkatan efektivitas keseluruhan aktivitas inti untuk memungkinkan
aliran data yang andal, standar pelaporan yang seragam, serta proses keuangan dan
infrastruktur teknologi yang dioptimalkan. Anda kemudian dapat memanfaatkan keuntungan
kualitas dan efisiensi yang dihasilkan untuk meningkatkan jangkauan, ketepatan waktu, dan
integritas dukungan bisnis strategis Anda. Lean finance melibatkan penyederhanaan,
perampingan, dan penyelarasan proses keuangan yang penting untuk menciptakan operasi
keuangan yang lebih ramping dan efisien.
Mengurangi biaya operasional hanyalah salah satu tujuan dari lean finance. Ini juga
dapat secara dramatis meningkatkan kecepatan, fleksibilitas, dan kualitas di seluruh fungsi
keuangan dan memungkinkan tim keuangan untuk memberikan layanan dengan jangkauan
dan nilai yang lebih besar.
Langkah pertama dalam menerapkan prinsip keuangan ramping adalah menentukan
di mana dan bagaimana fungsi keuangan menambah nilai. Ini memerlukan peninjauan semua
area fungsional departemen akuntansi/keuangan, termasuk pemrosesan transaksional,
penganggaran, pelaporan keuangan, dan aktivitas pengendalian dan pendukung keputusan.
 Lean Engineering
Menghindari pemborosan dibidang keinsinyuran atau keteknikan. Pada mulanya di
bidang keteknikan biasanya menggunakan tenaga kerja manusia untuk mengerjakan sesuatu,
dengan adanya sytem lean ini dapat mempermudah dan meringankan pekerjaan manusia,
yaitu dengan menggunakan robot. Salah satu metode ini dapat dilakukan karena robot mudah
dan cepat dalam perbaikan atau pengerjaan sesuatu hal.
Robot hanyalah listrik dan suku cadang jika rusak. Tidak seperti para buruh manusia,
robot tidak akan butuh waktu istirahat, robot juga tidak membutuhkan asuransi, jamsostek,
dan juga tidak akan meminta tunjangan setiap bulannya. Sehingga system lean ini sangat
mempermudah mengurangi atau mengihalangkan pemborosan dan mempercepat pekerjaan.
 Lean Manufacturing
Lean manufacturing merupakan sebuah metode di dalam manajemen produksi yang
memfokuskan penggunaan dan pemberdayaan sumber daya untuk menciptakan value bagi
pelanggan seefisien mungkin. Caranya adalah dengan menghilangkan waste (pemborosan)
yang terjadi pada proses sehingga terjadi proses yang lebih efektif dan efisien, dengan
kualitas output yang lebih baik.
Dengan kata lain Lean Manufacturing adalah salah satu strategi perusahaan untuk
melakukan perbaikan berkelanjutan untuk menghilangkan pemborosan, merespon dengan
cepat keinginan pelanggan sehingga perusahaan mampu menghasilkan kinerja sesuai dengan
yang diharapkan .
Contoh penerapan Lean Manufacturing dari beberapa pabrik barang di produksi
secara terpisah misalnya ada yang membuat ban, body mobil dengan jarak tempuh yang jauh.
 Supaya lebih efektif pabrik-pabrik penyetok bahan baku dibuat jarak tempunya sedekat
mungkin sehingga mengurangi biaya transportasi.
 Lean Marketing / Sales
Lean marketing atau penjualan adalah proses yang dibangun tepat waktu untuk
evaluasi dan iterasi yang sering, sehingga dapat menyesuaikan dan mengubah strategi
pemasaran saat mendapatkan umpan balik, saat pasar berubah, dan saat pesaing melepaskan
strategi mereka. Bekerja lebih cerdas, pelajari pemasaran ramping.
Lean marketing adalah proses yang memungkinkan CMO (Chief Marketing Officer)
sering mengubah strategi pemasaran mereka untuk menganalisis apa yang berhasil dan apa
yang tidak. Mempelajari cara memanfaatkan teknik pemasaran ramping untuk menginspirasi
tim, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan kecepatan pemasaran.
Selama ini banyak sekali perusahaan yang melakukan promosi dengan mencetak
brosur atau dengan menggunakan SPG (Sales Promotio Girl). Hal tersebut merupakan
pemborosan dan penjualnnya belum tentu laku, sehingga system lean ini dapat digunakan
untuk mengurangi pemborosan dengan cara mempromosikan barang melalui media sosial,
sehingga lebih efektif.
 Lean Administration
Lean Administration berkaitan dengan paperles (menghiangkan kertas). Selama ini
dokumen-dokumen yang ada di suatu perusahaan banyak di jadikan hard file, di print / cetak
menggunakan kertas, bahkan ketika surat menyurat antar perusahaan masih menggunakan
kertas. Dengan menggunakan sytem Lean Administration dapat mengurangi pemborosan
kertas serta tidak membuang-buang waktu untuk mengirimkan surat.
Dengan adanya Lean Administration tidak ada penumpukan kertas sehingga lebih
praktis dan ramping. Untuk urusan dokumen-dokumen perusahaan bisa menyimpannya di
komputer atau di handphone perusahaan, surat menyerat juga akan lebih praktis
menggunakan email, tidak ada pemborosan waktu sehingga seseorang bisa menggunakan
waktunya untuk mengerjakn sesuatu yang lainnya.
Semua aktifitas diatas adalah pengurangan atau penghilangan pemborosan (waste) melalui
lean. Aktivitas-aktivitas diatas ada didalam perusahaan, sehingga dipayungi atau dihandle oleh Lean
Enterprise. Jadi dalam perusahaan sub-sub atau seluruh aspek dari perusahaan di hemat dari
pemborosan (waste).

MODEL LEAN MANAGEMENT

 Gambar diatas adalah bagaimana penerapan Lean di bidang management. Model pengurangan
pemborosan (waste) dalam Lean Management, ibarat sebuah bangunan ada beberapa tahapan yang
harus di lewati, beberapa tahapan-tahapan yang harus dilewatiadalah :
CULTURE (BUDAYA)
 Philosophy (filsafat)
 Long Term Thinking (pemiikiran jangka panjang)
Berpikir jangka panjang dalam hal ini ialah melakukan hal-hal yang yang dapat
dimanfaatkan dan dijalankan dengan waktu lama dan berjangka panjang. Dengan begitu
dalam kehidupan seseorang tidak rugi dalam menjalankan aktivitas sehari-hari karena
dapat memberikan manfaat kepada orang banyak.
 Consistency (konsistensi)
Konsisten adalah kebiasaan penting untuk dimiliki. Kecil kemungkinan mencapai
hal-hal hebat jika tidak secara konsisten membuat keputusan yang cerdas dan mengambil
tindakan yang tepat. Konsisten adalah perilaku yang berkaitan dengan dedikasi dan
komitmen. Salah satu manfaat dari konsisten adalah terbentuknya nikai dan standar kuat
dalam diri. Inti dari konsisten adalah tentang pengulangan.
 Self reliance (kemandirian)
Kemandirian adalah suatu kemampuan psikososial berupa kesanggupan untuk berani,
berinisiatif dan bertanggung jawab dalam mengatasi hambatan/masalah dengan rasa
percaya diri dengan tidak tergantung dengan kemampuan orang lain, serta mampu
memerintah, menguasai dan menentukan dirinya sendiri tanpa pengaruh lingkungan dan
bantuan orang lain.
 Leadership (kepemimpinan)
 Develop People (mengembangkan orang)
Mengembangan Orang Lain adalah keinginan tulus untuk mendorong proses belajar
dan pengembangan orang lain untuk jangka panjang sesuai dengan kebutuhan.Tujuan
utama dalam mengembangkan orang lain ini harus jelas, bukan sekedar pelatihan formal.
Hal ini perlu ditegaskan, khususnya untuk mengembangkan orang lain pada tingkat
yang rendah, yang mungkin bisa rancu dengan kompetensi pengarahan (directiveness)
 pada tingkat yang rendah. Yang membedakan kompetensi tersebut adalah intensinya
yang berfokus pada keinginan untuk mengembangkan orang lain.
 Organisation (organisasi)
Pengertian organisasi adalah sebuah wadah untuk sekumpulan orang yang bekerja
sama secara rasional serta sistematis yang terpimpin atau terkendali untuk mencapai
tujuan tertentu memanfaatkan sumber daya yang ada di dalamnya.
Sementara dalam dunia bisnis, organisasi merupakan sekelompok orang yang
melakukan kolaborasi untuk mencapai tujuan secara komersial dengan struktur yang
jelas serta memiliki budaya kerja khusus.
 Responsibility (tanggung jawab)
Tanggung jawab adalah suatu pengertian dasar untuk memahami manusia sebagai
makhluk susila dan tinggi rendahnya akhlak yang dimilikinya.Terkait rasa tanggung
jawab,sebaiknya manusia melandasi anggapannya dengan mengakui kenyataan bahwa
manusia dalam hubungan yang sempit dan luas memerlukan satu sama lain untuk
mewujudkan nilai-nilai kehidupan yang dirasanya baik dan menunjang eksistensi
dirinya.
Rasa tanggung jawab kemudian berkembang bukan hanya pada tataran personal,
tetapi selalu dikaitkan dengan hubungan dengan orang lain, sehingga dapat dibuat dalam
sistem hukum, bahkan hukum pidana.
 Daily Management
 Accountability (pertanggungjawaban)
Pertanggungjawaban merupakan sistem akuntansi yang disusun sedemikian rupa
sehingga pengumpulan dan pelaporan biaya serta pendapatan dilakukan sesuai dengan
pusat pertanggungjawaban dalam organisasi, dengan tujuan agar dapat ditunjuk orang
atau kelompok orang yang bertanggungjawab atas penyimpangan biaya dan pendapatan
yang dianggarkan.
 Empowerment (Pemberdayaan)
Pemberdayaan adalah upaya untuk membangun daya itu, dengan mendorong,
memotivasikan, dan membangkitkan kesadaran akan potensi yang dimilikinya serta
berupaya untuk mengembangkannya.
 Urgency (urgensi)
Urgensi adalah istilah yang lekat dengan makna kepentingan. Akan tetapi, kata itu
memiliki makna yang lebih dari sekedar kepentingan. Urgensi merujuk pada kepentingan
yang luar biasa. Bahkan urgensi juga bisa dimaknai sebagai kepentingan yang sangat
mendekat atau harus segera dilakukan.
BASE (BASIS / DASAR)
 Load Levelling (menyama ratakan tingkatan)
 Smooted Demand (Permintaan yang Dihaluskan)
Pemuatan level sering disebut peralatan produksi, atau peralatan produksi. Ini adalah
teknik untuk mengurangi ketidakrataan dalam operasi yang pada gilirannya mengurangi
pemborosan. Itu sangat penting untuk pengembangan efisiensi produksi dalam Sistem
Produksi Toyota dan lean manufacturing.
 Build to Order (Membangun Sesuai Pesanan)
Pendekatan produksi di mana produk tidak dibuat sampai pesanan yang dikonfirmasi
untuk produk diterima. Dengan demikian, konsumen akhir menentukan waktu dan
jumlah produk yang dihasilkan. Produk yang dipesan disesuaikan, memenuhi
persyaratan desain individu, organisasi, atau bisnis. Pesanan produksi tersebut dapat
dibuat secara manual, atau melalui program manajemen inventaris/produksi.
 Inventory Management (Manajemen Persediaan)
Inventory management adalah suatu proses pengelolaan dan pengontrolan atas
persediaan barang yang nantinya akan didistribusikan oleh bisnis yang Anda miliki pada
konsumen, baik itu konsumen akhir atau konsumen jenis lainnya. Proses ini juga
mencakup pencatatan dan administrasi stok barang.
 Standart Work (Pekerjaan Standart)
 5S
5S mendatangkan banyak keuntungan bagi perusahaan. Ini adalah tool paling efektif
untuk membuat lingkungan tempat kerja Anda menjadi lebih terkontrol, lebih produktif,
dan lebih aman.
5S merupakan akronim dari 5 kata yang dimulai dari huruf S: Sort, Set in order,
Shine, Standardize, Sustain – yang dalam bahasa Jepang dikenal dengan Seiri, Seiton,
Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Beberapa orang juga mengenalnya sebagai 5R, Ringkas, Rapi,
Resik, Rawat, Rajin. 5S atau 5R merupakan salah satu tool milik Lean, tujuannya untuk
mengatur ruang kerja sehingga bisa menjadi lebih efisien.
Untuk bisa mengimplementasikan 5S di perusahaan, perlu adanya tim yang
bertanggungjawab secara khusus. Tim ini harus memiliki owner process – pemilik proses
yang memahami kebutuhan area, maintenance employee – mereka yang bisa melakukan
perbaikan cepat, outside employees – untuk mendapatkan input atau perspektif baru,
department manager – menjamin keputusan bisa lebih cepat, facilitator – bertugas
memastikan proses berjalan dengan baik. Setelah tim terbentuk, kita bisa masuk ke
langkah selanjutnya.
1. Sort / Seiri (Ringkas)
 Tujuan dari prosedur ini adalah untuk memilah antara barang yang diperlukan
dengan barang yang tidak diperlukan. Anda harus menyingkirkan barang-barang
yang tidak dibutuhkan dan memindahkannya ke tempat penyimpanan.
2. Set in Order / Seiton (Rapi)
Selanjutnya Anda harus menentukan lokasi terbaik untuk meletakkan barang
yang dibutuhkan. Susun berdasarkan frekuensi penggunaan, kemudahan akses
mengambil dan mengembalikan, juga keamanan. Hilangkan semua gerakan atau
usaha yang sia-sia. Dan jangan lupa melibatkan pemilik proses dalam penentuan
lokasi ini.
3. Shine / Seiso (Resik)
Bersihkan area dari semua sampah dan barang asing, ini bisa membantu Anda
untuk menciptakan standar baru. Ini juga merupakan proses inspeksi yang harus
dilakukan setiap shift
4. Standardize / Seiketsu (Rawat)
Kembangkan aturan untuk mempertahankan tiga S di atas. Anda harus membuat
prosedur serta aturan di area tersebut, termasuk jadwal dan prosedur
pembersihan. Buat prosedur dalam bentuk visual dan standar yang mudah
dimengerti. Standar ini akan membantu memastikan bahwa 5S menjadi bagian
penting dari pekerjaan sehari-hari.
5. Sustain / Shitsuke (Rajin)
Cara terbaik untuk mewujudkan 5S adalah dengan berpegang teguh pada aturan.
Kembangkan ini menjadi kebiasaan baru di perusahaan. Lakukan audit
mingguan, dukung mereka untuk mengikuti standar baru.
 Visual
Komunikasi visual adalah sebuah rangkaian proses penyampaian informasi atau
pesan kepada pihak lain dengan penggunaan media penggambaran yang hanya terbaca oleh
indra penglihatan. Komunikasi visual menkombinasikan seni, lambang, tipografi, gambar,
desain grafis, ilustrasi, dan warna dalam penyampaiannya.
 Job Instruction (instruksi kerja)
Instruksi kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas
urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung
prosedur mutu atau prosedur kerja, secara prinsip instruksi kerja menguraikan bagaimana
satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan.
 Continuous Improvement (perbaikan berkelanjutan)
 PDCA (Plan, Do, Check, Act) / DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)
 PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" (Rencanakan, Kerjakan,
Cek, Tindak lanjuti), adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif
yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. Metode ini dipopulerkan oleh W.
Edwards Deming, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern
sehingga sering juga disebut dengan siklus Deming.
1. Plan (Rencanakan)
Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai
dengan spesifikasi.
2. Do (Kerjakan)
Implementasi proses.
3. Check (Cek)
Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan
melaporkan hasilnya.
4. Act (Tindak lanjuti)
Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga
meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum
implementasi berikutnya.
DMAIC – yang merupakan kepanjangan dari Define, Measure, Analyze, Improve,
dan Control – awalnya dikembangkan sebagai bagian dari kerangka Six Sigma.
Merupakan suatu pendekatan yang terbukti untuk menghilangkan defect (kecacatan) dan
meningkatkan kualitas yang berkaitan dengan metrik bisnis. DMAIC dan Lean –
metodologi gabungan yang dikenal sebagai Lean Six Sigma – suatu metode untuk
meningkatkan efisiensi demi mencapai keunggulan operasional (operational excellence),
bersifat saling melengkapi dan merupakan dasar untuk perusahaan atau organisasi
melakukan perbaikan secara terus-menerus (continuous improvement).
DMAIC merupakan pendekatan yang sangat sederhana dan praktis. Tahapan dari
pendekatan ini berupa penentuan masalah, pengukuran kemampuan dan tujuan, analisa
data sebagai cara memahami masalah, peningkatan proses dan mengurangi penyebab
masalah, dan pelaksanaan kontrol proses jangka panjang.
1. Define
Merupakan tahapan pertama, yang berfokus kepada identifikasi masalah, penentuan
tujuan proses dan identifikasi kebutuhan pelanggan secara internal dan eksternal.
Penentuan kebutuhan pelanggan, pengembangan tujuan dan masalah, pembentukan tim,
dan penentuan sumber merupakan bagian-bagian dari fase define. Fakor penting penentu
keberhasilan fase ini adalah persetujuan dari tim bahwa proyek memiliki efisiensi tinggi
dan tujuan yang jelas; berfokus pada masalah dan tujuan; ekspektasi yang jelas pada
proses.
 2. Measure
Tujuan dari tahap ini secara objektif menetapkan dasar-dasar perbaikan. Measure
merupakan langkah pengumpulan data, yang tujuannya adalah untuk menetapkan standar
kinerja. Tools penting dalam fase ini biasanya mencakup trend charts, graik Pareto,
diagram alur proses, dan pengukuran proses kapabilitas (tingkat sigma, atau bisa juga
disebut proses sigma). Factor penentu keberhasilan fase ini antara lain tersedianya data
dasar yang akurat, Gage R&R study lengkap, dan dukungan kuat para experts kepada
tim.
3. Analyze
Fase analyze mengisolasi penyebab utama dari CTQ yang difokuskan oleh tim. Dalam
banyak kasus biasanya tidak aka nada lebih dari tiga penyebab yang harus dikendalikan
untuk mencapai keberhasilan. Apabila penyebab yang diidentifikasi terlalu banyak,
artinya tim tidak melakukan pengisolasian masalah utama atau tujuan proyek yang
terlalu tinggi untuk dicapai hanya dengan satu proyek. Penentu keberhasilan fase ini
adalah penyebab utama harus terbukti, tidak hanya mengandalkan pada diagram fishbone
saja.
Kecepatan dan hasil merupakan faktor penting untuk membangun momentum six sigma
dalam sebuah organisasi, dan proyek yang dikerjakan harus disesuaikan dengan ukuran
untuk memastikan keberhasilan tim dalam penutupan proyek dalam waktu yang wajar.
4. Improve
Tahap improve berfokus pada pemahaman penuh pada penyebab utama yang
diidentifikasi dalam fase analyze, dengan maksud baik sebagai pengendali atau
menghilangkan penyebab masalah-masalah tersebut untuk mencapai kinerja maksimal.
Tools six sigma yang biasa digunakan dalam fase ini antara lain analisis regresi, tes
hipotesis, design of experiments (DOE), dan analisis varian (ANOVA). Tahap improve
sering mencakup uji coba produksi terbatas (tes beta untuk proyek-proyek non
manufaktur) yang menunjukkan tingkat Sigma yang meningkat secara signifikan
sebelum bergerak menuju tahap control.
5. Control
Tahap control pada pendekatan DMAIC adalah tentang mempertahankan perubahan
yang dibuat dalam fase improve. Tujuannya adalah untuk mempertahankan keuntungan,
memantau perbaikan untuk memastikan kesuksesan yang berkelanjutan, membuat
rencana pengendalian, dan mengupdate dokumen pembaruan, proses bisnis dan catatan
pelatihan yang diperlukan. Faktor penentu keberhasilan fase control adalah jika
diperlukan fase control, perusahaan harus mempunyai divisi internal audit yang kuat
untuk memastikan kesesuaian jangka panjang.
 Waste Reduction (pengurangan limbah)
 Minimalisasi limbah adalah serangkaian proses dan praktik yang dimaksudkan untuk
mengurangi jumlah limbah yang dihasilkan. Dengan mengurangi atau menghilangkan
generasi limbah berbahaya dan persisten, minimalisasi limbah mendukung upaya untuk
mempromosikan masyarakat yang lebih berkelanjutan.
 A3 Reporting (pelaporan a3)
A3 Report adalah system komunikasi dari bawahan ke atasan. Komunikasi bisa
berbentuk laporan hasil kerja, hasil improvement, perbaikan yang dilakukan atau
merupakan corrective/preventive action dari masalah yang dihadapi. Sistem laporan
tersebut biasanya memenuhi beberapa persyaratan diantaranya tujuan laporan, format
penyajian, dituangkan dalam 1 (satu) lembar kertas A3, yang kemudian dikenal dengan
“A3 Report”.

PILLARS (PILAR)
 Just-in-Time (tepat waktu)
JIT merupakan teknik tentang bagaimana memasok dengan jumlah yang tepat, waktu
yang tepat, dan lokasi yang tepat (Wilson, 2010). Pondasi ini membantu perusahaan untuk
melaksanakan kegiatan produksi dan distribusinya secara efisien. Prinsip JIT lebih dari sistem
kontrol persediaan sederhana, mengejutkan bagi banyak praktisi kontrol persediaan karena
JIT juga mengontrol variasi (Wilson, 2010).
 Takt time (waktu yang tepat)
Pada dasarnya, kata “takt” diambil dari bahasa Jerman yaitu “Takt zeit”, yang
memiliki arti irama musik. Jadi, takt adalah waktu yang tersedia agar bisa menghasilkan
setiap unit produk untuk bisa memenuhi permintaan konsumen atau distributor.
Atau dengan kata lain, takt time adalah suatu kecepatan yang harus dicapai oleh tim
produksi agar bisa memenuhi kebutuhan pelanggan. Sehingga, manajemen produksi
yang bertanggung jawab terkait produksi harus bisa mengatur setiap prosesnya sesuai
dengan takt time yang sudah ditentukan agar jumlah unit yang diproduksi bisa sesuai
dengan jumlah untuk yang memang diperlukan oleh pelanggan.
Contoh sederhananya, bila takt time dalam membuat setiap unit produk masker
adalah 30 detik, maka setiap 30 detik harus tersedia unit baru yang dihasilkan oleh lini
produksi di dalam perusahaan tersebut.
 Flow (mengalir)
Dalam psikologi positif, keadaan aliran, juga dikenal bahasa sehari-hari sebagai
berada di zona, adalah keadaan mental di mana seseorang melakukan beberapa aktivitas
sepenuhnya tenggelam dalam perasaan fokus energi, keterlibatan penuh, dan kenikmatan
dalam proses aktivitas.
  Pull (menarik)
Istilah bisnis push and pull berasal dari logistik dan manajemen rantai pasokan, tetapi
juga banyak digunakan dalam pemasaran dan bisnis distribusi hotel. Walmart adalah
contoh perusahaan yang menggunakan strategi push vs. pull.
 Setup Reduction (pengurangan pengaturan)
Pengurangan waktu setup adalah proses sistematik untuk mengurangi downtime
antara penggantian part pada produksi dengan lot kecil.
 TPM (Total Productive Maintenance)
Salah satu usaha untuk mempertahankan mutu dan meningkatkan kinerja peralatan
dalam industri diperlukan penerapan Total Productive Maintenance (TPM). TPM adalah
metode untuk meningkatkan produktivitas di area kerja dengan cara membuat proses
tersebut lebih reliable dan lebih efisien energi. TPM berfungsi untuk memelihara kondisi
peralatan dalam industri tetap dalam kondisi prima dan meminimalisir kerusakan.

Kerusakan peralatan dalam industri seringkali disebabkan oleh abainya seorang

operator untuk merawatnya. Masalah yang umum terjadi pada peralatan adalah
banyaknya kotoran, mur yang hilang, oli yang jarang diganti, kebocoran, dan
menimbulkan suara-suara yang tidak normal. Prinsip dalam penerapan TPM adalah
operator harus mampu melakukan pemeliharaan dan perbaikan ringan apabila terjadi
masalah pada mesin, dengan demikian masalah akan dengan cepat teratasi sebelum
bertambah kompleks. Operator harus menerapkan sikap 5R (ringkas, rapi, resik, rawat,
dan rajin) dalam menggunakan peralatan.
 VSM (Value Stream Mapping)
Value Stream Mapping (VSM) adalah perangkat dari manajeman kualitas (quality
management tools) yang dapat menyusun keadaan saat ini dari sebuah proses dengan
cara membuka kesempatan untuk melakukan perbaikan dan mengurangi pemborosan.
Secara umum, Value Stream Mapping berasal dari prinsip Lean. Prinsip dari teori Lean
adalah mengurangi pemborosan, menurunkan persediaan (inventory) dan biaya
operasional, memperbaiki kualitas produk, meningkatkan produktivitas dan memastikan
kenyamanan saat bekerja (Womack et al, 1990).
 Autonomation (otomi)
 Stop the line (hentiken antrian)
"Stop the Line" adalah komponen penting dari budaya keselamatan Administrasi
Kesehatan Veteran (VHA). Keselamatan dan kesejahteraan Veteran dalam perawatan
kami adalah prioritas utama. Jika seseorang dalam tim perawatan melihat sesuatu yang
 dapat menimbulkan risiko bagi keselamatan pasien, mereka diberi wewenang untuk
"Hentikan Garis" sampai masalah tersebut ditangani dan dapat diperbaiki.
"Stop the Line" adalah ungkapan yang berasal dari industri manufaktur. Banyak jalur
perakitan memiliki tombol merah besar di dinding atau kabel tarik darurat yang dapat
digunakan untuk menghentikan proses perakitan jika terjadi kesalahan atau bisa saja
salah.
 Signalling (memberi isyarat)
Signalling theory menjelaskan bahwa perusahaan mempunyai dorongan untuk
memberikan informasi laporan keuangan kepada pihak eksternal perusahaan. Dorongan
perusahaan untuk memberikan informasi adalah karena terdapat asimetri informasi
antara perusahaan dengan pihak eksternal.
 Person / separation (pemisahan)
Pemisahan (separation) ini merupakan keputusan untuk berpisah antara organisasi
dan individual (karyawan) yang bersangkutan. Namun, penting bagi bagian personalia
untuk menemukan metode pemisahan terbaik agar meminimalisasi dampak negatifnya
pada organisasi maupun karyawan terkait.
 Error proofing (pemeriksaan kesalahan)
Poka Yoke berasal dari bahasa Jepang yang artinya Mistake Proofing atau Error
Proofing. Yang diterjemahkan ke bahasa Indonesia sebagai Anti Salah. Poka Yoke ini
adalah salah satu tool dari Lean Manufacturing yang merupakan pilar Jidoka (Smart
Autonomation). Poka Yoke membantu operator mesin untuk mencegah terjadinya defect
(kesalahan) dalam proses.
Poka diterjemahkan sebagai Kesalahan, dan Yoke (Yokeru) sebagai mencegah.
Tujuannya adalah mencegah atau menarik perhatian orang saat kesalahan terjadi. Konsep
Poka Yoke ini pertama kali ditemukan oleh salah satu founder dari Toyota Production
System yaitu Shigeo Shingo. Pertama kali di umumkan sebagai Baka Yoke yang artinya
Fool Proofing (Anti Bodoh) / Idiot Proofing maksudnya meskipun proses tersebut di
jalankan orang bodoh sekalipun tidak akan mungkin terjadi salah.
Kemudian istilah ini diganti dengan yang lebih sopan yaitu Poka Yoke. Contoh
paling sederhana dari Poka Yoke adalah colokan USB flash disk yang memiliki guide
pin sehingga orang tidak mungkin terbalik arah mencoloknya karena sudah ada guide pin
yang MENCEGAH terjadinya mencolok terbalik.

 People and Teamwork

 Selection (pilihan)
 Seleksi atau Selection adalah proses untuk memilih pelamar untuk dijadikan
karyawan dan menempatkan mereka pada posisi yang dibutuhkan oleh organisasi.
 Common goals (tujuan umum)
Tujuan Umum adalah tujuan penelitian secara keseluruhan dari yang ingin dicapai
dalam penelitian itu sendiri. Untuk memperoleh pengetahuan atau penemuan baru.
 Consensus (konsensus)
Konsensus adalah sebuah kata yang bermakna "kesepakatan bersama" atau
"kebulatan suara". Kata ini merupakan kata serapan dari kata Bahasa Inggris:
"consensus" yang bermakna sama. Penggunaannya dimulai sejak pertengahan abad ke-17
dari Bahasa Latin, yang bermakna ‘kesepakatan’, dari kata consens- ‘sepakat’, dari kata
kerja consentire.
Konsensus disetujui secara bersama-sama antar kelompok atau individu setelah
adanya diskusi atau perdebatan setelah dilakukannya penelitian secara kolektif.
 Cross-trained (pelatihan)
Sebuah template visual yang membandingkan pekerja di setiap area kerja dengan
keterampilan yang harus dilakukan. Juga dikenal sebagai Matriks Keterampilan. Setiap
pekerja dievaluasi berdasarkan tingkat pelatihan dan kemampuan untuk melakukan dan
mengajarkan keterampilan itu kepada orang lain.
 Problem Soving (penyelesaian masalah)
 Go See (pergi dan lihat)
Salah satu prinsip Lean adalah "Pergi dan Lihat". Ketika ada masalah dengan produk
atau layanan di dalam empat dinding bisnis Anda, Anda bisa berjalan untuk melihat apa
yang terjadi. Inilah yang dilakukan Toyota ketika sebuah jalur produksi berhenti.
 Reflection (cerminan)
reflection ini akan mengantar seseorang pada rasa belum memiliki apa – apa, belum
cukup dengan yang ada, harus terus berusaha, terus mencari ide – ide dan strategi
bagaimana caranya untuk mencapai cita – cita dan harapan dirinya dan organisasi.
Mereka akan terus belajar, membuka buku, mau mendengar nasehat orang lain, mau
berdiskusi, mau menghadapi kesulitan, menyingkirkan hal – hal menyenangkan yang
sifatnya hanya sementara untuk membuat dirinya memiliki kapasitas yang dibutuhkan.

 5 Whys (5 mengapa)
5 Mengapa (5 Whys) adalah teknik tanya-jawab sederhana untuk menyelidiki
hubungan sebab akibat yang menjadi akar dari suatu permasalahan. Teknik ini adalah
 praktik bertanya, mengapa sebanyak lima kali, mengapa sebuah masalah teknis terjadi
dalam upaya menentukan akar penyebab dari suatu kerusakan atau masalah.
Teknik ini dikembangkan oleh Sakichi Toyoda yang kemudian dipakai di dalam
perusahaan Toyota Motor Corporation. Pada tahun 1970-an, strategi 5 Mengapa
dipopulerkan oleh Sistem Produksi Toyota. Metode ini sekarang dipakai sebagai salah
satu metode dalam strategi Six Sigma.
Menurut Taiichi Ohno, perintis Sistem Produksi Toyota pada tahun 1950-an, "Tidak
memiliki masalah adalah masalah terbesar dari segalanya."Ohno memandang sebuah
masalah bukan sebagai hal negatif, melainkan sebagai kesempatan tersembunyi untuk
melakukan kaizen (perbaikan terus menerus). Setiap kali sebuah masalah muncul, ia
menganjurkan stafnya untuk langsung menyelidiki permasalahannya sampai ditemukan
akar penyebabnya. "Amati lantai produksi tanpa prasangka, dan bertanya 'mengapa'
sebanyak lima kali mengenai setiap soal".
Ohno menggunakan contoh berhenti beroperasinya sebuah mesin robot pengelas
untuk mendemonstrasikan kegunaan metode ini, sampai akhirnya akar penyebab masalah
ditemukan lewat penyelidikan secara terus menerus: Setiap jawaban dijadikan
pertanyaan "mengapa" yang baru hingga akar penyebab suatu masalah ditemukan.
1. "Mengapa robot itu berhenti?"
Muatan pada sirkuit melampaui batas sampai sekringnya putus.
2. "Mengapa muatan pada sirkuit melampaui batas?"
Bantalan-bantalan macet karena kurang pelumas.
3. "Mengapa bantalan kurang pelumas?"
Pompa oli pada robot itu tidak mengedarkan cukup oli.
4. "Mengapa pompa oli tidak mengedarkan cukup oli?"
Pipa masuk tersumbat oleh serbuk logam.
5. "Mengapa pipa masuk tersumbat oleh serbuk logam?"
Karena pompa itu tidak dilengkapi dengan filter.

RESULTS (HASIL)
 World Class (kelas dunia)
Pendekatan lean ini apabila digunakan sebaik-baiknya dengan mengidentifikasi waste
atau pemborosan dan menemukan prose baru yang lebih efisien di masa depan maka
suatu perusahaan jasa atau manufaktur dapat mencapai status worl class.
 Dengan mengaplikasikan metode yang digunakanToyota dalam meraih status worl
class ini dapat menghidupkan inisiatif continuous improvement yang memperbaiki
proses-proses bisnis perusahaan jasa maupun manukfaktur.
 Safety (keamanan)
Dengan penerapan lean maka pemborosan atau waste dapat diminimalisir atau
dihilangkan. Sehingga dalam hal ini penerapan lean dapat menghasilkan keamanan
dalam suatu perusahaan jasa maupun manukfaktur, mencegah adanya cidera yang
disebabkan oleh suatu kesalahan akibat melaksanakan suatu kegiatan atau tindakan yang
salah dan berlebihan yang seharusnya tidak dilaksanakan.
 Quality (kualitas)
Kualitas atau mutu adalah tingkat baik buruknya atau taraf atau derajat sesuatu.
Istilah ini banyak digunakan dalam dalam bisnis, rekayasa, dan manufaktur dalam
kaitannya dengan teknik dan konsep untuk memperbaiki kualitas produk atau jasa yang
dihasilkan.
 Cost (biaya)
Kualitas atau mutu adalah tingkat baik buruknya atau taraf atau derajat sesuatu.
Istilah ini banyak digunakan dalam dalam bisnis, rekayasa, dan manufaktur dalam
kaitannya dengan teknik dan konsep untuk memperbaiki kualitas produk atau jasa yang
dihasilkan.
 Lead Time (waktu tunggu)
Lead time mengacu pada waktu yang dibutuhkan atau direncanakan – antara awal dan
penyelesaian operasi atau proyek. Istilah ini biasanya digunakan dalam manajemen rantai
pasokan, manajemen proyek, dan bidang manufaktur.
Waktu yang lebih lama sering kali mengakibatkan inefisiensi dan pemborosan
sumber daya, dan perusahaan harus meninjau waktu pemrosesan mereka terhadap tolok
ukur untuk mengidentifikasi cara meningkatkan waktu tunggu mereka.
Mengurangi lead time meningkatkan produktivitas secara keseluruhan, menghasilkan
pendapatan dan keuntungan yang lebih tinggi.

 Enviroment (lingkungan)
Enviroment atau lingkungan adalah kondisi yang terjadi di sekitar bisnis atau
perusahaan yang dapat mempengaruhi laju usaha tersebut. Hal ini penting untuk menjadi
perhatian perusahaan karena akan mempengaruhi performa perusahaan.
 Morale (moral)
Moral adalah baik buruk yang diterima umum mengenai perbuatan, sikap, kewajiban,
dan sebagainya. Moral merupakan standar perilaku yang memungkinkan setiap orang
 untuk dapat hidup secara kooperatif dalam suatu kelompok. Moral dapat mengacu pada
sanksi-sanksi masyarakat terkait perilaku yang benar dan dapat diterima.

ORIENTATION (ORIENTASI)
PROCESS ORIENTED CUSTOMER FOCUSED (BERORIENTASI PROSES BERFOKUS
PADA PELANGGAN)
Untuk mengembangkan model Lean Management kita harus melewati banyak proses.
Sehingga mencapai orientation atau tujuan berorientasi proses dan berfokus pada pelanggan.
Orientasi pada proses, biasanya kurang fokus pada perolehan hasil. Namun pekerja tipe ini
lebih memementingkan usaha dan cara-cara maupun metode untuk meraih apa yang diharapkan,
berorientasi pada proses ini menghasilkan manfaat bagi seseorang pekerja yaitu dapat tekun dan
konsisten dalam menjalani pekerjaannya sehingga mereka bertekad dan berusaha sebaik mungkin
dalam menjalankan pekerjaannya.
Customer focus adalah orientasi dari rangkaian pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.
Customer focus merupakan bagian dari suksesnya sebuah bisnis. Customer focus membuat pemilik
bisnis lebih menyadari kebutuhan yang paling diperlukan oleh pelanggan. Sehingga bisa diketahui
bagian mana yang perlu difokuskan agar bisnis lebih berkembang.
Tujuan utama dari customer focus adalah memberikan pelayanan yang maksimal kepada
pelanggan. Customer focus juga berperan penting untuk suksesnya sebuah bisnis. Setiap pelanggan
dan bisnis memiliki jenis dan strategi customer focus yang berbeda-beda satu sama lain. Masing-
masing keadaan tidak bisa disamakan karena karakter dan juga tipe bisnis yang dijalankan berbeda
satu sama lain.

TUJUAN DAN PRINSIP UTAMA LEAN

Dasar pemikiran “Lean” bermula dari konsep produksi Just in time (JIT) yang diterapkan oleh
Toyota sebagai pionirnya (Usman & Ardiyana, 2017). Lean Production adalah kegiatan terintegrasi
yang dirancang untuk mencapai volume tinggi, produksi berkualitas tinggi menggunakan inventaris
minimal atau bahan baku, bekerja dalam proses dan barang jadi (Chase, 2018). Lean merupakan suatu
upaya terus-menerus untuk menghilangkan waste (pemborosan) dan meningkatkan value added (nilai
tambah) produk barang maupun jasa agar memberikan customer value. Tujuan lean adalah untuk
meningkatkan customer value melalui peningkatan terus menerus rasio antara nilai tambah terhadap
waste (Gaspers & Fontana, 2011).
Dalam buku Lean Hospitals Improving Quality, Patient Safety, and Employee Satisfaction
karangan Graban (2009) terdapat lima prinsip dari lean thinking yaitu menentukan nilai dari sudut
pandang konsumen, mengidentifikasi semua langkah dalam value stream dan menghilangkan setiap
langkah yang tidak menciptakan nilai, melakukan one piece flow, menerapkan sistem tarik dan
berusaha terus mencapai yang terbaik melalui continuous improvement. Berikut penjelasan lima
prinsip dasar lean:
1. Fokus Terhadap Value
Selalu berorientasi pada hal yang sifatnya esensial untuk pelanggan. Fokuslah pada produksi
barang atau jasa yang mampu memberikan dampak pada pelanggan, dan tinggalkan hal yang lainnya.
Beberapa bentuk pertanyaan yang mungkin mampu membantu anda dalam menemukan value pada
produk anda adalah sebagai berikut:
Bagaimana timeline dari produksi dan juga distribusi yang diperlukan?
Berapakah harga yang sesuai?
Serta, bagaimana persyaratan dan juga kondisi yang harus dipenuhi?
Dengan lebih berfokus pada value, maka anda bisa mulai mengurangi proses yang tidak perlu
lalu kemudian menemukan berbagai hal esensial yang harus anda lakukan.
2. Menciptakan Value Stream dan Mengeliminasi Sisanya
Setelah menemukan value dari produk atau jasa anda, maka saat ini anda harus bisa membuat
stream produksi agar bisa mengajari value tersebut. Dalam lean management, proses ini adalah salah
satu proses yang sangat penting.
Karena, dari hal tersebutlah anda bisa menemukan berbagai proses yang memang seharusnya
tidak anda perlukan dan membuang waktu yang banyak. Value stream yang dimaksud tentunya tidak
hanya terbatas pada kegiatan produks saja, namun juga pada hubungannya dengan divisi lain.
Salah satu cara efektif yang bisa dilakukan adalah dengan membuat suatu gambaran singkat
terkait bagaimana suatu proses produksi bisa berjalan secara menyeluruh. Poin ini juga akan semakin
memahami bagaimana suatu operasional bisnis anda yang sebenarnya.
3. Menciptakan Flow Tanpa Hambatan
Hal selanjutnya yang perlu anda lakukan adalah meyakinkan bahwasanya valuer stream di
atas bisa berjalan dengan mulus tanpa adanya hambatan.
Lean enterprise institute menganjurkan para pelaku lean management untuk memastikan
bahwa proses berbasis value sebelumnya bisa bergerak dengan alur kerja yang ketat, sehingga proses
produksi atau jasa bisa berjalan dengan mulus.
Proses ini memang tidak mudah untuk dilakukan, karena kemungkinan besar anda harus
mengecek proses yang terjadi di lingkungan eksternal perusahaan. Tapi bila hal ini bisa anda lakukan,
maka tingkat produktivitas anda bisa meningkat secara pesat.
4. Menggunakan Sistem “Pull”
Maksudnya adalah tidak menimbun barang persediaan tapi tetap fokus dalam memenuhi
kebutuhan pelanggan terkait produk dan juga jasa adalah poin yang sangat penting yang harus anda
lakukan. Dalam hal ini, sistem pull memiliki arti bahwa setiap pelanggan bisa menarik produk atau
jasa saat mereka memang sedang memerlukannya. Itu artinya, perusahaan hanya bisa memproduksi
produk dan juga jasa dalam jumlah dan juga waktu yang tepat.
 Tujuan utama dari konsep ini adalah guna mengurangi dan menghilangkan sumber daya yang
tidak dibutuhkan. Sehingga akan mengurangi biaya perawatan yang mahal yang bisa berdampak pada
peningkatan harga jual.
5. Improvisasi dan Pengembangan
Langkah terakhir yang harus dilakukan adalah bagaimana caranya agar anda mampu
mengembangkan kembali keempat konsep diatas yang sebelumnya sudah anda kerjakan dengan baik.
Jadi, anda harus terus mengulang proses dan menghilangkan pemborosan dan juga kegiatan yang
tidak perlu di masa depan.
Harus selalu anda ingat bahwa lean bukanlah suatu proses yang sekali jadi lalu anda biarkan
begitu saja. Anda tetap harus mengulanginya secara terus menerus, karena prosesnya yang tidak
efisien dan pemborosan yang tidak perlu bisa saja terjadi lagi di sektor yang lainnya.

Tujuan Lean Management

Tujuan diterapkannya lean management adalah mengurangi 3m seperti yang sudah kita jelaskan
diatas.
1. Meningkatkan Kualitas Produk
Seperti yang sebelumnya sudah kita sebutkan bahwa metode lean ini lebih fokus pada
peningkatan kualitas produk. Sehingga, metode ini mampu membuat perusahaan untuk meluangkan
waktunya dalam meningkatkan kualitas produk dari waktu ke waktu.
2. Tingginya Kepuasan Pelanggan
Karena produknya yang berkualitas, maka secara otomatis kepuasan pelanggan pun
meningkat. Semakin banyak pelanggan yang merasa puas, maka akan semakin baik bagi perusahaan
untuk menjalankan bisnisnya dalam jangka waktu yang cukup panjang. Karena, pelanggan tersebut
berpotensi melakukan pembelian secara terus menerus
3. Menghemat Biaya
Menerapkan cara ini juga bisa membantu perusahaan dalam menghemat biaya selama waktu
produksi. Karena, salah satu tujuan dari diterapkannya lean management adalah guna mengurangi 3m
seperti yang sudah kita jelaskan sebelumnya.
Sehingga, perusahaan bisa membuat anggaran yang lebih sehat untuk proses produk
perusahaan dan hal lainnya.
4. Profit yang Tinggi
Kepuasan pelanggan pada kualitas produk akan melahirkan tingkat penjualan yang tinggi.
Perusahaan akan memperoleh keuntungan yang tinggi dari produk yang mereka jual. Sehingga, dalam
jangka waktu yang panjang mereka bisa mengembangkan bisnisnya secara lebih baik.

MENGIMPLEMENTASIKAN LEAN DI RUMAH SAKIT

 Dalam beberapa dekade terakhir, berbagai rumah sakit (RS) di seluruh dunia telah mencoba
mengadopsi sistem manajemen Lean (Lean Management). Tujuannya untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas operasional mereka. Di Indonesia, implementasi Lean Management semakin
meningkat seiring dengan implementasi sistem Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) sejak 1 Januari
2014.
Lean Management di rumah sakit (Lean Hospital Management) merupakan konsep yang
dikembangkan dari pemikiran Lean yaitu suatu istilah yang pertama kali dicetuskan oleh Krafcik
(1988) untuk menggambarkan sistem yang dikembangkan oleh Toyota yang kemudian diadopsi oleh
berbagai industri manufaktur lain (1980 – an) dan industri jasa pelayanan (1990 – an) dunia. Hasilnya
memberikan dampak peningkatan yang luar biasa bagi berbagai industri tersebut.
Implementasi Lean mampu memberikan dampak yang signifikan bagi efisiensi dan efektivitas
operasional. Di RS atau pelayanan kesehatan, dampak implementasi Lean, antara lain pada
1) Outcome pasien: kepuasan pasien,
2) Outcome provider: kepuasan staf,
3) Akses dan utilisasi: Length of stay (LOS), waktu tunggu,
4) Bahaya/Nyaris cedera: Angka error yang berhubungan dengan keselamatan pasien,
5) Penggunaan sumber daya: biaya, cycle time, angka error yang berhubungan dengan
sumber daya.

Di Indonesia, publikasi mengenai dampak implementasi Lean khususnya di RS masih sangat

terbatas. Berbagai kegiatan “festival kaizen” atau evaluasi hasil implementasi Lean menunjukan
potensi dari implementasi Lean atau tepatnya dampak kaizen event yang dilakukan. Mulai dari
mampu mengidentifikasi waste di RS tipe D hingga mengurangi waktu proses pada RS Tipe A.
Memberdayakan staf lini depan hingga manajemen menengah. Mencegah pemborosan puluhan ribu
hingga milyaran rupiah.
Berbagai hasil tersebut cukup menjadi alasan bagi RS dan provider pelayanan kesehatan
lainnya untuk mengimplementasikan Lean. Apalagi RS swasta, Lean seharusnya menjadi strategi
terdepan menghadapi era JKN. Dengan Lean, RS bukan hanya mampu tetap berkompetitif dengan
pesaing, melainkan juga dapat meningkatkan produktivitas staf, mencegah pemborosan yang benar –
benar tidak perlu dan melakukan efisiensi tanpa mengorbankan mutu. Bahkan salah satu Dirut RS
swasta mengklaim: andaikata semua RS harus tutup/bangkrut, maka dengan Lean kita akan menjadi
RS yang tutup/bangkrutnya terakhir. 3
Mengimplementasikan Lean dalam pelayanan kesehatan artinya mengimplementasikan
prinsip-prinsip Lean untuk meminimalkan waste dalam setiap proses, prosedur dan pekerjaan sehari-
hari melalui sistem perbaikan yang berkelanjutan. Secara umumm langkah implementasi meliputi:
1. Deploying
 Yaitu menggalang dan menyiapkan semua orang untuk terlibat. Pada tahap ini konsep Lean
harus disebarluaskan ke semua orang. Bukan hanya jajaran manajemen atau individu tertentu tapi
kepada semua orang dalam RS. Semakin banyak orang yang paham, semakin mudah bagi manajemen
untuk mengimplementasikan sampai mengevaluasinya. Hal ini pun mencegah terjadinya ego antar
unit, pribadi atau profesi.
Penyebarluasan pemahaman ini juga mencakup filosofi, budaya dan berbagai tools untuk
implementasi Lean. Adanya pemahaman ini akan memberi kesempatan kepada staf untuk
mengimplementasikan Lean sesuai konteks unit atau organisasi mereka. Mengingat Lean adalah
konsep baru dan masih asing bagi sebagian besar staf, maka penting untuk menyelaraskan dengan
kemungkinan hasil pencarian staf melalui web/googling. Miskomunikasi antara hasil sosialisasi
dengan yang didapatkan di dunia maya bukan hanya menyebabkan kebingungan staf namun juga
menyebabkan frustasi dan keengganan untuk implementasi. Penting juga pada tahap ini adalah
mendiskusikan secara terbuka manfaat dan filosofi implementasinya. Sehingga melalui proses
“deploying” ini mental dan pemahaman SDM RS menjadi siap untuk mengimplementasikan Lean.
2. Doing
Atau mengimplementasikan Lean. Apa yang diimplementasikan? Prinsip – prinsip Lean!
Setelah diperkenalkan oleh John F. Krafcik tahun 1988, maka untuk pertama kalinya Womack &
Jones (1996) dalam bukunya “Lean Thinking” menjelaskan prinsip – prinsip Lean. Prinsip – prinsip
itulah yang kemudian menjadi prinsip umum dalam implementasi Lean dan menjadi rujukan
utama/umum dari berbagai literatur hingga kini. Berikut dijelaskan lima (5) prinsip dasar dari Lean:
1. Value
Value berarti mengidentifikasi nilai layanan berdasarkan perspektif pelanggan. Oleh
karena itu, setiap organisasi harus mengidentifikasi pelanggannya dan mengeksplorasi
kebutuhan mereka. Di rumah sakit, pasien adalah pelanggan utama. Lainnya adalah staf,
manajemen RS, pemilik RS, pemerintah, masyarakat, pembayar/asuransi, dan lain – lain.
Koordinasi dengan berbagai pelanggan termasuk pelanggan internal sangat penting untuk
dilakukan. Hal ini didasarkan pada masing – masing pelanggan memiliki perspektif value
yang berbeda. Pasien pada umumnya menginginkan layanan RS yang bermutu, harga yang
pantas, pelayanan yang tepat waktu, penyederhanaan dan standarisasi proses, komunikasi dan
teamwork yang baik, meningkatnya akses dan aliran pasien yang ringkas.
Lean menganggap bahwa pengeluaran sumber daya untuk tujuan apapun selain
penciptaan nilai dalam kacamata pelanggan adalah waste. Menghilangkan waste selalu
merupakan cara pertama dan paling sederhana untuk mempraktekkan Lean.
2. Value Stream Mapping
Peta Value Stream berarti mengidentifikasi komponen/tahapan – tahapan perjalanan
pasien/produk dalam suatu proses. Sangat disarankan untuk memvisualisasikan proses ini, ke
dalam peta Value Stream (di luar negeri sana, VSM bahkan ditempelkan di dinding – dinding
agar semua orang bisa melihat dengan mudah proses dan waste yang ada). Mendetailkan
langkah-langkah proses dalam suatu peta value stream akan memudahkan identifikasi
masalah dan waste (menjadi mudah terlihat) sehingga memudahkan identifikasi solusi
improvement – nya.
Membuat VSM bisa dimulai dengan
a) Menentukan/pilih salah satu flow/proses yang sejenis atau hampir sama. Terdapat
banyak proses/aliran dalam pelayanan RS. Umumnya terdiri dari 7 Flows (tapi tidak terbatas
pada 7 flows ini) yaitu: pasien, staf, obat, bahan habis pakai, Peralatan medis dan non medis,
informasi, dan proses, termasuk proses klaim asuransi kesehatan. Lakukan gemba walk pada
proses yang terpilih. Catat waktu dan waste dalam tiap tahapan proses tersebut.
b) Buat/gambarkan peta prosesnya (current-state map atau peta kondisi actual),
lalukan analisis terhadap peta tersebut: efisiensinya dengan VAR, waktu proses, waste utama.
Prioritas waste yang akan diatasi disesuaikan dengan kebutuhan RS dan kemungkinan untuk
diatasi oleh tim. Ingat 3H 1P (High Cost, High Risk, High Volume dan Problem prone).
Analisis juga mencakup akar masalah dari waste tersebut. Setelah diketahui akar masalah
maupun penyebab langsung waste tersebut, tim menyampaikan ide – ide perbaikan. Ide – ide
diharapkan dari tim, karena disamping mereka yang paling mengetahui masalah/waste,
mereka juga sebagai pelaksana dari solusi tersebut.
c) Diskusikan dan rancang future-state map (Peta kondisi ideal),
d) implementasikan ide solusi terpilih dan sempurnakan dengan perbaikan. nama
kegiatan improvement ini umumnya dalam Lean disebut sebagai kaizen event. Istilah yang
kegiatannya dalam lingkup yang terbatas, waktu yang cepat (3 – 5 hari sudah bisa dievaluasi),
dan sumber daya minimal. Meskipun berbeda nama, kaizen event sebenarnya identik dengan
istilah PDSA, Continuous Improvement, Process Excellent, dll. Pilih yang paling mudah dan
familiar dengan staf. Pergunakan berbagai tools yang mudah, murah dan tepat untuk
mengeksekusi ide solusi terpilih. Beberapa tools yang umum disamping VSM ini, adalah 5S,
Visual Management, Kanban, Takt Time, Six Sigma, RCA (Root Cause Analysis), FMEA
(Failure Mode and Effects Analysis), Error Proofing dan tools mutu dasar. Penggunaan tools
ini akan terus berkembang sesuai dengan tingkat implementasi Lean di RS.12
Masalah waktu pelayanan adalah keadaan umum dari berbagai RS. Penggunaan VSM
ini akan mampu menunjukkan secara detail cycle time, waiting time and lead time dari
proses. Melalui VSM, tim menjadi paham keseluruhan waktu, variasi waktu dan waste lain
pada tiap tahapan proses. Value Added Ratio (VAR) pada bagian akhir VSM merupakan
ukuran efisiensi dari proses yaitu persentase waktu yang bernilai tambah dibandingkan
dengan keseluruhan waktu untuk menyelesaikan proses tersebut.
Memahami VSM memberi banyak informasi tentang proses, waste dan rencana
solusinya. Memahami VSM pula membuat staf TIDAK AKAN kehabisan ide kaizen. Ada
 banyak waste yang teridentifikasi dalam VSM. Ada banyak proses yang bisa dilakukan
improvement. Semuanya bisa didapatkan melalui proses pemetaan Value Stream ini. Dengan
VSM hampir tidak ada waste yang tersembunyi.
3. Flow.
Yaitu menciptakan flow dengan menghilangkan waste. Membuat proses mengalir
sepanjang value stream. Hal ini antara lain dapat diwujudkan dengan menerapkan takt time
dan flow. Takt Time misalnya, dengan membagi habis waktu yang tersedia dengan jumlah
pekerjaan yang ada. Flow, bagaimana supaya proses pelayanan tetap mengalir lancar
sepanjang proses.
Di rumah sakit, flow artinya menghindarkan terjadinya penumpukan pasien pada
salah satu atau beberapa bagian/tahapan proses. Untuk pasien, hal ini berarti: a) Menghindari
antrian dan penumpukan, b) Menghindari rujukan yang banyak, c) Menghilangkan semua
halangan yang menghambat aliran pelayanan yang praktis, tercepat dan teraman 13. Pekerjaan
yang mengalir adalah pekerjaan yang terkoordinasi dengan baik; semua orang tahu dan
bekerja berdasarkan rencananya pada saat yang tepat, format yang benar dan dilakukan juga
dengan benar sejak pertama kali 14.
Dalam konteks pelayanan kesehatan, untuk mewujudkan “flow” sangat penting bagi
pemikiran interdisiplin. Penting untuk menghilangkan berbagai ego masing – masing unit
atau personal/kelompok. Memilih mengoptimalkan salah satu dari beberapa proses dapat
berdampak negatif pada yang lain, tidak bermanfaat atau tidak berkelanjutan bagi rumah sakit
secara keseluruhan. Contohnya, mengoptimalkan proses pemeriksaan lab bagi pasien rawat
jalan untuk mengurangi antrian, dengan mengabaikan proses pemeriksaan lab pasien rawat
inap.
4. Pull
Mengatur proses/pekerjaan sesuai dengan “tarikan” pelanggan. Prinsip ini berfokus
pada penyediaan layanan yang sesuai kebutuhan/permintaan pelanggan. Seperti waktu proses,
volume dan mutu pelayanan yang tepat.
Di RS, pull system bisa dipergunakan untuk mengontrol persediaan di unit/bagian
dengan sistem Kanban. Juga bisa dipergunakan saat terjadinya penumpukan antrean dengan
menyediakan tenaga atau sumber daya lain yang lebih kurang memiliki kemampuan yang
sama untuk memenuhi kebutuhan pasien saat itu13.
5. Perfection.
Yaitu upaya terus menerus untuk melakukan improvement. Prinsip ini didasarkan
pada perbaikan berkelanjutan. Artinya, setiap hari rumah sakit berusaha mencapai
kesempurnaan dalam operasional proses.
Bagi pasien, ini berarti: Melengkapi pelayanan dan perawatan pasien: dengan
oucomes terbaik, tanpa kesalahan, tepat waktu dan tanpa penundaan. Untuk mencapai hal ini
 diperlukan proses yang konsisten dan dapat diandalkan secara terus menerus13. Hasil yang
sudah baik distandarkan. Seperti SOP baru untuk proses administrasi atau Clinical Pathway
untuk proses klinis.
3. Evaluating
Evaluasi memberi kesempatan kepada tim dan semua orang yang terlibat dalam implementasi
Lean untuk belajar dari kisah dibalik hasil dan bagaimana mengoptimalkan kesuksesan.
Selama fase deploying, evaluasi berfokus pada pemahaman bagaimana mengimplementasikan
Lean secara optimal. Sedangkan pada tahap Doing/implementasi, evaluasi berusaha untuk memahami
bagaimana proses ini dilaksanakan, dimana ada kemajuan awal dan bagaimana memaksimalkan
keberhasilan implementasi atau kaizen/improvement yang sedang dilaksanakan. Pada tahap
evaluating, menilai sejauh mana tujuan proses implementasi dilaksanakan dan bagaimana
hasil/dampaknya.
Hasil/dampak ini dapat diukur berdasarkan pencapaian tujuan mutu dan dampak lain yang
relevan dengan kegiatan kaizen/improvement yang telah dilakukan. Untuk menilai pelaksanaan
implementasi Lean Management termasuk dampaknya dapat dilakukan evaluasi seperti: Penilaian
mandiri, panitia lomba/konsultan ahli, atasan, kombinasi dan kompetisi.
Penilaian ini dapat mencakup pemahaman, tingkat pelaksanaan hingga dampaknya. Untuk
pemahaman dapat dinilai dengan kuisioner sebelum dan sesudah implementasi. Sedangkan tingkat
implementasi ditentukan oleh kedalaman, sejauh mana implementasi Lean dilaksanakan. Dampak
yang diukur adalah dampak terhadap mutu dan dampak lain yang relevan.
Untuk dampaknya dinilai berdasarkan akronim MEETSPACE. M=Moral, meningkatkan
semangat/ethos/budaya kerja, E=Efficient, mengatasi waste, E=Effective, meningkatkan outcome
proses/pasien, T=Timely, Meningkatkan VAR/mengurangi Waiting time/Cycle time proses, S=Safety,
Keselamatan pasien dan pekerja, P= Patient, Menambah value/berpusat pada pasien (proses),
A=Ambient, suasana dan lingkungan kerja yang menyenangkan, C=Cost, menghemat biaya,
E=Equitable, mengurangi variasi atau ketidakkeadilan pelayanan.
Seberapapun besarnya hasil/dampak implementasi Lean harus tetap diberikan apresiasi. Pada
tahap awal, staf mampu mengidentifikasi waste saja merupakan hal positif. Kehadiran para “guru”
atau sensei akan membantu tim/staf untuk menemukan ide solusi dari waste yang ada, membimbing,
membiasakan dan menjadi teladan bagi staf dalam budaya Lean. Mewujudkan janji-janji Lean tidak
dicapai dalam satu malam atau semudah membalik telapak tangan. Ini adalah proses yang terus
menerus menjadi budaya dan keseharian semua orang di RS. Bahkan menjadi budaya yang bisa
dipraktekkan hingga ke rumah tangga. Memaksakan target yang berlebihan akan membuat staf
terbebani, kelelahan diakhir improvement yang mereka lakukan. Lean bukan hanya memuaskan
pasien dan customers lain, tapi juga semua staf/SDM yanga da di RS.
7 WAYS OF LEAN IN HEALTHCARE(CARA LEAN DALAM PERAWATAN
KESEHATAN)
CARA MANAJEMEN KESEHATAN YANG RAMPING MENGURANGI BIAYA
Dengan tekanan keuangan yang dihadapi organisasi perawatan kesehatan, banyak rumah sakit
menggunakan metode pemotongan biaya tradisional untuk menghemat uang dengan melihat PHK dan
pengurangan staf. Namun, semakin banyak rumah sakit yang menemukan cara untuk mengurangi
biaya melalui metode manajemen lean yang tidak memerlukan PHK dan dapat meningkatkan kualitas
bagi pasien.
"Lean sebenarnya adalah alternatif terbaik untuk PHK. Ini semua tentang mendorong semua
orang untuk berpartisipasi dalam perbaikan proses, serta menemukan cara-cara kreatif dan menarik
untuk menghemat uang bagi organisasi perawatan kesehatan untuk menghindari upaya pemotongan
biaya tradisional yang tidak diinginkan seperti PHK," jelas Mark Graban, pakar lean dan penulis buku
Hospital Kaizen . "Pemutusan hubungan kerja tidak mengarah pada pengurangan biaya jangka
panjang. Dan jika Anda memberhentikan orang dan tidak memperbaiki proses apa pun, Anda
mempertaruhkan keselamatan dan kualitas pasien . Akibatnya, semakin banyak penyedia layanan
kesehatan yang mencari lean to memutuskan siklus itu."
Graban telah menguraikan 7 cara berbeda agar manajemen lean dapat membantu mengurangi
biaya sistem.

1. REDUCE NEVER EVENTS(KURANGI ACARA YANG TIDAK PERNAH

TERJADI)
Sebuah "peristiwa tidak pernah" termasuk jatuh, infeksi, amputasi yang salah dan
bencana skala kecil hingga besar lainnya. Mengurangi kejadian ini, tentu saja, adalah yang
terbaik untuk pasien, tetapi ada juga tekanan finansial untuk mengurangi kejadian yang tidak
pernah terjadi. Pada tahun 2009, Medicare berhenti membayar perawatan dari peristiwa yang
mereka anggap dapat dicegah, dan sekarang perusahaan asuransi swasta mengikutinya. Luka
tekan dan luka baring, misalnya, dianggap dapat dicegah. Mereka seharusnya tidak terjadi jika
proses yang baik diikuti – seperti pasien yang direposisi. Meningkatkan kualitas secara umum
lebih menghemat rumah sakit daripada PHK karena "tidak pernah terjadi" terjadi ketika
rumah sakit yang kekurangan staf tidak dapat cukup memperhatikan kebutuhan pasien.

2. SUPPLY CHAIN IMPROVEMENTS(PERBAIKAN RANTAI PASOKAN)

Penting untuk mempertimbangkan untuk melihat proses penyetokan bahan yang lebih
efektif. Misalnya, pengiriman batch kecil yang lebih sering atau persediaan yang berputar
lebih cepat mengurangi jumlah ruang yang digunakan di gudang internal dan uang tunai yang
terikat dalam persediaan.
3. DELAY OR CANCEL CONTRUCTION AND EXPANSION(MENUNDA
ATAU MEMEBATALKAN PEMBANGUANAN DAN PERLUASAN)
Tren dalam beberapa tahun terakhir menunjukkan bahwa rumah sakit menggunakan
lean untuk meningkatkan kapasitas dengan menggunakan peralatan saat ini dan ruang yang
tersedia. Lean memanfaatkan sumber daya yang ada dengan lebih baik sebagai alternatif
untuk meningkatkan belanja modal. "Saya bekerja dengan satu rumah sakit yang melalui
peningkatan proses aliran pasien – mencegah penundaan dari pendaftaran hingga pemulangan
– mereka meningkatkan tingkat pemanfaatan mesin MRI mereka dari 40 persen menjadi 60
persen. Dan mereka tidak perlu membeli lebih banyak peralatan," kata Graban.

4. REDUCE OVERTIME(KURANGI LEMBUR)

Mengurangi waktu lembur adalah peluang bagus untuk membantu melakukan
perbaikan dengan lean yang tidak mengasingkan orang seperti yang dilakukan oleh PHK.
Pada dasarnya, orang ingin pulang untuk makan malam bersama keluarga dengan cara yang
dapat diprediksi/konsisten. Jika Anda dapat meningkatkan pembuatan bagan selama proses,
misalnya, alih-alih meminta perawat melakukannya setelahnya, Anda dapat meningkatkan
kepuasan staf sambil memangkas lembur, yang menghasilkan penghematan moral dan biaya.
Ini adalah kesempatan menang-menang.

5. REDUCE LENGTH OF STAY(KURANGI LAMA TINGGAL)

Ini tentu saja bukan tentang mendorong pasien pulang sebelum mereka siap, catat
Graban. Pengurangan lama rawat inap dilakukan melalui pencegahan kesalahan yang akan
memperpanjang rawat inap atau menunda pemulangan ketika pasien secara medis siap untuk
pulang. Karena miskomunikasi, perencanaan yang buruk, atau ketika keluarga atau panti
jompo belum siap menerima orang yang dipulangkan, masa inap empat hari tiba-tiba bisa
berubah menjadi masa inap lima atau enam hari. Hal-hal yang terkait dengan proses ini
bukanlah masalah medis, tetapi mereka sering memperpanjang masa tinggal yang dapat
menghabiskan biaya jutaan.

6. REDUCE UNNECESSARY TESTING AND DIAGNOSTIC(KURANGI

PENGUJIAN DAN DIAGNOSTIK YANG TIDAK PERLU)
Sejumlah rumah sakit berusaha menjadi pelayan yang bertanggung jawab atas dolar
perawatan kesehatan dengan mengurangi penggunaan pengujian laboratorium dan pencitraan
 diagnostik yang tidak tepat. Misalnya, melalui bukti medis telah ditunjukkan bahwa ketika
seorang pasien datang dengan sakit punggung lebih sering daripada tidak, yang mereka
butuhkan adalah terapi fisik – bukan pemeriksaan cepat ke CT scan, kata Graban. ACO
membantu organisasi mendapatkan keuntungan dari upaya pengurangan biaya mereka sendiri
dan akan melakukannya dengan cara yang tidak mengurangi kebutuhan pasien.

7. REDUCE DELAYS AND ERRORS IN BILLINGS(MENGURANGI

KETERLAMBATAN DAN KESALAHAN DALAM PENAGIHAN)
Ada banyak sekali keterlambatan dalam penagihan, termasuk terlalu banyak orang
yang terlibat selama bagian proses yang berbeda. Jika ada aliran yang lebih baik, jika orang
menyerahkan pekerjaan kepada orang berikutnya dalam rantai segera, tagihan keluar dalam
beberapa hari, bukan beberapa minggu. Ini juga sangat penting untuk memastikan penagihan
dilakukan dengan benar. Jika kesalahan dibuat dan pra-otorisasi yang tepat tidak diikuti,
tetapi prosedur tetap dilakukan, rumah sakit mungkin secara sukarela memberikan
pendapatan.

PEMBOROSAN (WASTE)
Pemborosan (waste) adalah aktivitas-aktivitas yang tidak memberi nilai tambah (added value)
kepada pelanggan dan organisasi. Pada proses pelayanan di rumah sakit ditemukan banyak sekali
pemborosan atau inefisiensi. Menurut Graban (2009) menyatakan bahwa hanya sekitar 25%-50%
waktu pelayanan yang digunakan perawat bagian rawat inap untuk melakukan kegiatan yang langsung
berhubungan dengan pasien, misalnya memeriksa status pasien, memberikan obat pasien, menanggapi
ketika pasien bertanya dan memberikan pedoman medis. Hal tersebut menunjukkan bahwa terdapat
sisa waktu sekitar 50%-75% untuk kegiatan yang bersifat tidak memiliki nilai tambah (non value
added).
Poin utama dari teori lean adalah mengeliminasi semua pemborosan (waste). Ada 2 kategori
pemborosan (waste) yaitu type one waste dan type two waste. Type one waste merupakan aktivitas
kerja yang tidak memberikan nilai tambah dalam proses pelayanan akan tetapi belum dapat ditiadakan
karena berbagai macam alasan atau masih dibutuhkan. Tipe ini biasanya terdapat pada aktvitas-
aktivitas yang sifatnya korektif, misalnya verifikasi, pengawasan dan sebagainya. Namun dalam
jangkapanjang waste tipe ini harus dapat dimanipulasi agar proses pelayanan dapat tetap berjalan
efektif dan tidak mengurangi value bagi konsumen (Putri, 2017).
Sedangkan untuk type two waste, ini merupakan aktifitas yang tidak memberikan nilai
tambah dan dapat dihilangkan segera. Aktifitasaktifitas dengan jenis waste tipe ini contohnya adalah
pengerjaan yang berulang atau rework, menghasilkan produk yag cacat, penyediaan stok barang yang
berlebih hingga kadaluarsa dan lain sebagainya. Tipe ini biasa disebut dengan waste saja. Ada 8 jenis
pemborosan yang dikenal dalam metode lean yang termasuk dalam type two waste. Kedelapan jenis
pemborosan (waste) tersebut dirangkum sebagai berikut :

1. DEFECTS
Defects yaitu setiap aktivitas atau pekerjaan yang tidak dilakukan dengan benar, memerlukan
pengulang kerja atau dikerjakan beruang kali. Defect (kesalahan) terjadi baik di rawat inap maupun
instalasi gawat darurat yakni seperti salah memberi obat, dokter mengganti resep yang telah dibuat
pada pasien karena obat pada resep sebelumnya tidak ada dalam farmasi, ketidak kelengkapan
kebutuhan pasien untuk administrasi, dan pasien dibawa ke ruang pemeriksaan yang salah.

2. OVERPRODUCTION
Overproduction yaitu memproduksi secara berlebihan dari yang diminta atau lebih awal dari yang
dibutuhkan konsumen.Waste overproduction (produksi yang berlebih) di dalam proses pelayanan
rawat jalan dan rawat inap yang melitputi mengeluarkan hasil tes laboratorium berulang-ulang dengan
informasi yang sama.

3. WAITING
Penundaan waktu atau waktu tunggu selama pelayanan. Waste waiting (menunggu) terjadi ketika
pasienmenunggu untuk proses selanjutnya di ruang tunggu yakni menunggu periksa dokter
menunggu proses administrasi menunggu hasil tes di laboratorium , menunggu dokumen, specimen
yangmenunggu untuk di tes, menunggupembayaran obat, menunggu obat farmasi.

4. NOT USED TALENT

Pemanfaatan SDM yang tidak sesuai dengan kompetensi atau keterampilan yang beresiko pada
keselamatan pasien. Waste not used talent (bakat tidak digunakan) yakni dokter kurang memberikan
edukasi pada pasien, perawat di Instalasi Gawat Darurat kurang memberikan perhatian yang
optimum kepada pasien.

5. TRANSPORTATION
Transportation yaitu memindahkan suatu barang atau orang dalam suatu proses ke proses berikutnya
sehingga dapat menyebabkan penambahan waktu dalam proses penanganannya. Transportation
(kendaraan) dalam pelayanan rawat jalan dan rawat inap meliputi, perpindahan pasien yang berlebih
dan mengambil berkas yang letaknya jauh yakni pengiriman berkas rekam medis ke tempat periksa.

6. INVENTORY
Memproduksi, menyimpan atau membeli barang yang tidak perlu, kehabisan stock, atau stock
berlebihan. Inventory (persediaan) yang terjadi adalah persediaan obat yang berlebih, persediaan
peralatan laboraturium yang berlebih, dokumen yang masih diproses yakni penumpukan dokumen
pasien, dan persediaan peralatan rumahsakit yang berlebih yakni kartu rekam medis yang belum
terpakai.

7. MOTION
Motion yaitu konsep ergonomis di lingkungan kerja dimana pegawai melakukan gerakan-gerakan
yang berlebihan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau tidak menambah nilai kepada barang dan
jasa yang akan diserahkan kepada konsumen, justru menambah biaya atau waktu saja. Motion
(gerak) yang terjadi yakni mencari dokumen rekam medis, mengumpulkan peralatan medis,
adanyagerakan yang tidak diperlukan pada bagian informasi dan pendaftaran untuk menjangkau
barang-barang seperti mencari kuitansi alat tulis atau mencari obat.

8. EXTRA PROCESSING
Melakukan proses yang tidak diperlukan. Overprocessing (pemroresan tambahan) pada instalasi
rawat jalan dan instalasirawat inap yakni pencatatan identitas pasien dilakukan berulang-ulang, yakni
pada dokumen rekam medis, buku register, kartu kendali, dan komputer.

KESIMPULAN MATERI
Lean Management yang dipraktekkan di rumah sakit (Lean Hospital) atau dalam pelayanan
kesehatan (Lean Healthcare) adalah salah satu pendekatan terkini untuk meningkatkan efisiensi dan
mutu pelayanan. Lean adalah cara bagi rumah sakit untuk meningkatkan efisiensi dan mutu
pelayanannya dengan memberdayakan staf. Ini adalah metode untuk melibatkan dokter, perawat, para
staf rumah sakit untuk mengelola pekerjaan mereka. Sehingga dapat memperbaiki proses,
memberikan layanan yang lebih baik, lebih cepat dan dengan biaya yang lebih rendah.
Mengimplementasikan Lean pada akhirnya akan meningkatkan kinerja rumah sakit, mempercepat
proses, meningkatkan pendapatan, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan, staf
dan manajemen/owner rumah sakit.