TUGAS MATA KULIAH

Manajemen operasional
Program studi s1 manajemen

NAMA : MOCH. AMINUL WAHAB

JABATAN : SEKRETARIS DESA

ASAL : DESA MARGOAGUNG KECAMATAN SUMBERREJO

KABUPATEN BOJONEGORO

PROGRAM RPL Kemendes

Tahun 2022
 ANALISIS JABATAN DESKRIPSI JABATAN DAN SPESIFIKASI JABATAN

PADA UMKM TYARA NADA MARGOAGUNG

BAB I
LATAR BELAKANG

UMKM (Usaha mikro Kecil dan Menengah) adalah sebuah bangunan usaha yang berskala kecil.
Umumnya, UMKM dimiliki perseorangan atau kelompok kecil. UMKM membantu negara atau pemerintah
dalam hal penciptaan lapangan kerja baru dan lewat UMKM juga banyak tercipta unit-unit kerja baru yang
menggunakan tenaga-tenaga baru yang dapat mendukung pendapatan rumah tangga. Selain dari itu, UMKM
juga memiliki fleksibilitas yang tinggi jika dibandingkan dengan usaha yang berkapasitas lebih besar. Dengan
ukurannya yang kecil dan tentunya fleksibilitas yang tinggi, usaha kecil menengah memiliki berbagai
kelebihan, terutama dalam segi pembentukan dan operasional. Hal inilah yang perlu dikembangkan demi
menaikkan pendapatan masyarakat menengah kebawah di Indonesia

Di era globalisasi ini, UMKM bukan hanya usaha dengan lingkup jangka pendek namun telah berkembang
menjadi usaha yang mempunyai tujuan jangka panjang. Sebuah pekerjaan tidak dapat hanya diberikan
seluruhnya kepada karyawan oleh atasannya. Pekerjaan tersebut harus diperiksa dan dibagi terlebih dahulu.
Begitu juga dengan kemampuan dan keahlian setiap karyawan dalam suatu usaha tersebut. Pembagian tugas
harus efisien, yaitu pembagian tugas yang sesuai dengan divisi atau jabatan karyawan dan juga sesuai dengan
keahlian karyawan tersebut.

Untuk itulah perlunya dilakukan sebuah analisis pekerjaan, bahkan dalam lingkup paling kecil sekalipun.
Dengan adanya analisis pekerjaan, maka suatu usaha baik kecil maupun besar mampu untuk menjadi lebih
tertata dan efisien. Sistem yang baik akan menjamin kelangsungan hidup perusahaan untuk menjadi lebih
panjang daripada sebelumnya. UMKM sekalipun perlu menerapkan analisis pekerjaan agar tidak terjadi krisis
di dalamnya.

Analisis pekerjaan ini berhubungan erat dengan penentuan jabatan individu dalam perusahaan. Segala
bentuk aspek jabatan akan dinilai dalam analisis pekerjaannya. Analisis pekerjaan dapat dikatakan sebagai
tolak ukur jabatan seseorang.

Bagimana cara untuk melaksanakan analisis pekerjaan ? Mengapa analisis pekerjaan sangat penting di
dalam perusahaan ? Pembahasan untuk analisis pekerjaan berikutnya akan lebih dibahas lebih jauh dalam
observasi ini.
 BAB II

Pengertian Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan (job analysis) adalah proses sistematis untuk menentukan keterampilan, tugas, dan
pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan dalam suatu organisasi (Mondy, 2008: 95).
Secara tradisional, analisis pekerjaan merupakan teknik sumber daya manusia yang mendasar dan merupakan
titik awal bagi aktifitas sumber daya manusia lainnya. Namun dalam lingkungan pekerjaan modern kini,
kebutuhan analisis pekerjaan sangat tinggi akibat perubahan lingkungan kerja yang cepat. Pekerjaan baru
selalu tercipta dan pekerjaan lama dihapuskan sistemnya.

Pada perusahaan kecil hampir seluruh karyawannya mendapat pekerjaan yang harus diselesaikan.
Pekerjaan sendiri merupakan sekumpulan tugas yang harus dilaksanakan demi tercapainya tujuan suatu
perusahaan. Namun, pembagian pekerjaan dalam UMKM sering tidak dapat diprediksi seperti dalam
perusahaan besar yang mempunyai sistem analisis pekerjaan dan pembagian tugas yang lebih teratur. Hampir
kebanyakan UMKM sering membuang waktu dan tenaga akibat penyaluran tugas yang tidak tepat sasaran dan
jabatannya.

Seperti dalam UMKM persewaan alat pesta dan upacara “Tyara Nada”, suatu pekerjaan seharusnya
bisa dilakukan oleh satu orang saja seperti pekerjaan mencatat oleh sekretaris, atau pekerjaan lain yang
membutuhkan banyak karyawan untuk memasang alat upacara. Namun, bagaimanakah cara untuk pembagian
tugas tersebut? Sebelum pembagian tugas tersebut, dilakukan analisis pekerjaan yang berguna untuk
menentukan:

1. Tugas mental dan fisik apa sajakah yang perlu dilaksanakan oleh karyawan ?
2. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan ?
3. Dimana pekerjaan tersebut diselesaikan ?
4. Bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaannya ?
5. Mengapa pekerjaan tersebut perlu dilaksanakan ?
6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut ?

Analisis pekerjaan dilaksanakan pada tiga keadaan. Pertama, pada saat organisasi atau perusahaan baru
didirikan dan progam analisis pekerjaan dimulai untuk pertama kalinya. Kedua, saat tercipta pekerjaan-
pekerjaan baru di dalam tubuh perusahaan tersebut. Ketiga, ketika pekerjaan berubah secara signifikan akibat
adanya perubahan teknologi, metode, prosedur, dan sistem yang baru.

Dengan adanya analisis pekerjaan ini, maka UMKM dapat mengatur bagaimana seharusnya suatu
pekerjaan ditata dan dibagi menjadi tugas masing-masing divisinya. Analisis pekerjaan juga berguna untuk
menentukan deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan dan spesifikasi pekerjaan minimal untuk menjalankan
tugas tersebut. Deskripsi pekerjaan adalah dokumen yang memberikan informasi tugas, kewajiban, dan
tanggung jawab dari suatu pekerjaan (Mondy, 2008: 95). Sedangkan spesifikasi jabatan adalah kualifikasi
minimum yang harus dimiliki seseorang agar dapat menjalankan pekerjaan tertentu (Mondy, 2008; 96).

Analisis pekerjaan penting untuk dilakukan demi efisiensi dalam badan perusahaan. Dengan
dilakukannya analisis pekerjaan maka pembagian tugas dapat lebih teratur dan lebih tepat sasaran. Karyawan
juga tidak akan merasa terbebani terlalu berat karena tugas yang diberikan oleh atasan akan lebih sesuai
dengan kemampuan dan keahliannya masing-masing. Dengan sesuainya pekerjaan dan karyawan maka
perusahaan akan lebih mampu untuk menentukan jenjang karir bagi karyawan tersebut.

2.1 Jenis-Jenis Informasi Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan mengidentifikasi tugas-tugas dan tanggung jawab aktual pekerjaan serta
mengumpulkan jenis-jenis data lainnya. Fungsi penting pekerjaan ditentukan dalam proses ini. Adapun jenis
informasi yang dihasilkan dari analisis pekerjaan adalah :

2.1.1 Aktivitas kerja

Pertama, orang tersebut mengumpulkan informasi mengenai aktivitas pekerjaan tersebut yang
sebenarnya, seperti membersihkan, menjual, mengajar atau melukis.

2.1.2 Perilaku manusia

Analisis itu juga dapat mengumpulkan informasi mengenai perilaku-perilaku manusia seperti
merasakan, berkomunikasi, memutuskan, dan menulis.

2.1.3 Mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan

Kategori ini termasuk informasi mengenai perangkat yang digunakan, bahan-bahan yang di proses.

2.1.4 Standar prestasi

Pengusaha juga mungkin menginginkan informasi mengenai standar prestasi pekerjaan (misalnya
dalam konteks level atau mutu untuk setiap kewajiban pekerjaan).

2.1.5 Konteks pekerjaan

Merupakan informasi tentang hal-hal seperti kondisi fisik pekerjaan, jadwal kerja, konteks organisasi
dan sosial. misalnya, siapa karyawan yang biasanya akan berinteraksi.

2.1.6 Persyaratan manusia

Ini termasuk informasi mengenai persyaratan manusia untuk pekerjaan itu, seperti pengetahuan atau
keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan (pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja).
 Semua informasi itu berguna untuk dimiliki owner UMKM untuk meneliti lebih lanjut apakah
karyawan tersebut pantas dan cocok untuk berada pada posisi tersebut. Informasi yang diperoleh dari hasil
analisis pekerjaan ini selanjutnya akan diolah sebagai bahan penilaian oleh owner kepada karyawan-
karyawannya yang di dalam UMKM persewaaan alat pesta dan upacara “Tyara Nada” itu sendiri.

2.2 Metode Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan untuk menentukan jabatan secara tradisional telah dilaksanakan dengan cara
berbeda di setiap perusahaan. Pemilihan metode-metoder tertentu didasarkan kepada tujuan-tujuan
penggunaan informasi dan pendekatan yang paling cocok pada perusahaan itu. Metode analisis pekerjaan yang
paling umum digunakan dalam berbagai macam perusahaan dijelaskan di bawah ini :

Observasi
Ketika menggunakan metode observasi, analisis pekerjaan mengamati karyawan dalam menjalankan
tugas-tugas pekerjaan dan mencatat hasil observasinya. Metode ini digunakan terutama untuk
mengumpulkan informasi mengenai pekerjaan-pekerjaan yang menekankan ketrampilan manual, seperti
operator mesin. Metode ini juga bisa membantu analisis mengidentifikasi kesalingterhubungan antara
tugas-tugas fisik dan tugas-tugas mental. Namun, observasi sendiri biasanya tidak cukup untuk
melaksanakan analisis pekerjaan, terutama ketika ketrampilan mental bersifat dominan dalam suatu
pekerjaan. Mengamati analisis finansial dalam bekerja tidak akan mengungkap banyak hal mengenai
persyaratan pekerjaan tersebut.

Observasi langsung sangat berguna, terutama untuk pekerjaan yang terdiri atas aktivitas fisik yang
dapat diamati sebagai contoh, pekerjaan perakitan dan petugas akunting. Disisi lain observasi umumnya
tidak sesuai saat pekerjaan meminta banyak aktivitas mental (pengacara, insinyur perancangan). Juga tidak
berguna bila karyawan hanya sekali-kali terlibat dalam aktivitas penting, seperti seorang juru rawat yang
menangani gawat darurat. Dan reaktivitas pekerja mengubah apa yang biasanya dilakukan karena anda
mengawasi juga dapat menjadi masalah. Para manajer sering menggunakan observasi langsung dan
mewawancarai juga. Satu pendekatan adalah mengamati pekerja pada pekerjaan itu selama siklus kerja
penuh. (Siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerja itu; dapat satu menit untuk
pekerja lini-perakitan atau satu jam, satu hari, atau lebih lama pekerjaan yang lebih rumit).

Dalam UMKM persewaan alat pesta dan upacara “Tyara Nada” metode observasi ini juga dilakukan
oleh sekretaris yang dipercaya langsung oleh owner usaha, dengan cara mengamati langsung setiap
kegiatan yang terjadi dalam UMKM. Semua kegiatan harian itu juga harus ada laporan kepada sekretaris
dari karyawan guna pertanggungjawaban di akhir kepada owner perusahaan. Sekretaris dituntut untuk
melakukan observasi secara objektif dan tidak subjektif karena penilaian dari sekretaris ini menentukan
posisi karyawan di dalam usaha tersebut.
2.3 Melaksanakan Analisis Pekerjaan

Orang yang melaksanakan analisis pekerjaan tertarik untuk mengumpulkan data mengenai hal-hal yang
terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan tertentu. Orang yang berpartisipasi dalam analisis pekerjaan sedikitnya
harus mencakup karyawan dan atasan langsung (supervisor) karyawan tersebut. Perusahaan-perusahaan besar
mungkin memiliki satu analisis pekerjaan atau lebih, namun pada perusahaan kecil para supervisor ini bisa
bertanggung jawab atas analisis pekerjaan. Organisasi-organisasi yang kurang memiliki keahlian teknis dalam
pekerjaan bisa menggunakan konsultan dari luar untuk melaksanakan analisis pekerjaan.

Terlepas dari pendekatan yang diambil, sebelum melaksanakan analisis pekerjaan, analisis harus belajar
sebanyak mungkin yang akan dianalisis dengan menelaah bagan struktur organisasi dan berbicara dengan
orang-orang yang mengenal baik pekerjaan tersebut. Sebelum mulai, supervisor harus memperkenalkan
analisis kepada para karyawan dan menjelaskan tujuan analisis pekerjaan. Meskipun sikap karyawan terhadap
pekerjaan berada di luar kendali analisis pekerjaan, analisis harus berupaya mengembangkan rasa saling
percaya dan saling menerima dengan mereka yang pekerjaannya akan dianalisis. Kegagalan dalam aspek ini
akan menjadikan proses analisis pekerjaan jauh dari yang diharapkan secara teknis. Pada saat analisis
pekerjaan, dua dokumen dasar sumber daya manusia, deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, dapat
dipersiapkan. Dalam prakteknya, deskripsi pekerjaan dan spresifikasi pekerjaan dikombinasikan menjadi satu
dokumen, dengan spesifikasi pekerjaan disajikan setelah deskripsi pekerjaan

Karena bentuk UMKM persewaan alat pesta dan upacar “Tyara Nada” masih kecil, maka yang
melaksanakan analisis pekerjaan adalah owner secara langsung dibantu oleh satu orang sekretaris sebagai
orang kepercayaannya. Sekretaris melakukan analisis pekerjaan tidak menggunakan langsung, namun dengan
metode observasi. Sekretaris mencatat segala aktivitas harian yang terjadi dalam perusahaan tersebut dan
membuat laporan harian yang kemudian akan diserahkan kepada owner.

Owner juga melakukan analisis pekerjaan kepada karyawan secara langsung dengan mewawancari
mereka. Dalam hal ini owner terjun langsung untuk melakukan analisis pekerjaan dikarenakan keterbatasan
sumber daya manusia yang bisa dimanfaatkan di dalam lingkup usaha kecil tersebut. Namun dampak
positifnya adalah owner dapat melihat langsung kondisi riil suatu usaha bukan hanya dari laporan pegawainya.
2.4 Deskripsi Pekerjaan

Informasi yang diperoleh melalui analisis pekerjaan penting untuk penyusunan deskripsi pekerjaan.
Pada awalnya, deskripsi pekerjaan didefinisikan sebagai dokumen yang menyatakan tugas-tugas, kewajiban-
kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Sangatlah penting untuk memiliki deskripsi-deskripsi
pekerjaan yang relevan dan akurat. Deskripsi pekerjaan harus memberikan pernyataan yang ringkas mengenai
apa yang diharapkan untuk dikerjakan para karyawan dalam pekerjaan, bagaimana mereka mengerjakannya,
dan kondisi-kondisi di mana tugas-tugas dijalankan. Deskripsi pekerjaan yang ringkas menutup kemungkinan
terdengarnya ucapan “ini bukan pekerjaan saya.”

Deskripsi pekerjaan adalah awal untuk menentukan jenjang-jenjang jabatan dalam suatu usaha. Dari
deskripsi pekerjaan dapat dirumuskan spesifikasi pekerjaan, yang dapat digunakan untuk menentukan jabatan
setiap pegawai yang bekerja dalam suatu perusahaan.

Di antara item-item yang sering dimasukkan dalam deskripsi pekerjaan terdapat :

1. Tugas-tugas utama yang dikerjakan.

2. Presentase waktu yang dialokasikan untuk setiap tugas.
3. Standar-standar kinerja yang harus dicapai.
4. Kondisi-kondisi kerja dan bahaya yang mungkin terjadi.
5. Jumlah karyawan yang menjalankan pekerjaan dan kepada siapa mereka melapor.
6. Mesin-mesin dan peralatan yang digunakan dalam pekerjaan

Muatan-muatan deskripsi pekerjaan bervariasi, tergantung pada tujuan pekerjaannya. Namun di dalam
tugas observasi ini lebih dititikberatkan pada poin analisis pekerjaan dan pengaruhnya pada jabatan dalam
perusahaan. Setiap poin yang dituliskan tersebut dapat dirumuskan menjadi spesifikasi jabatan yang
dibutuhkan dalam usaha-usaha lain.

2.5 Studi Kasus

Pada umumnya, setiap unit usaha baik itu usaha menengah ke atas maupun menengah ke bawah, pasti
memiliki masalah-masalah atau kasus-kasus di dalamnya. Terkait dengan wawancara kami dengan owner
Persewaan Alat-Alat Pesta dan Upacara “Tyara Nada” ini, owner menjelaskan apa saja yang menjadi masalah
utama dalam usahanya. Ada tiga kasus utama yang terjadi, yaitu masalah manajemen, masalah permodalan,
dan masalah pemasaran.
2.5.1 Manajemen
Masalah terjadi yang pertama pada perencanaan kerjanya yang kurang terperinci, yang kedua pada
pengorganisasian karyawannya yang masih belum tegas karena owner masih melihat unsur kekeluargaan
di dalam bekerja. Kurangnya sumber daya manusia dalam posisi strategis juga ikut memperparah masalah
profesionalitas perusahaan. Tetapi owner yang merangkap sebagai manajer sudah menentukan jabatan-
jabatan dan peran masing-masing sebagai karyawan. Adapun jenis-jenis jabatannya yaitu

Owner

Sekretaris

• Bagian Survey
• Sopir
• Bagian
Karyawan Pemasangan
• Bagian Keamanan
• Keuangan
• Perawatan

Dapat dilihat jika jenjang vertikal dalam susunan jabatan UMKM persewaan alat pesta dan upacara
“Tyara Nada” masih kurang. Kurangnya jenjang ini mempengaruhi kinerja perusahaan dikarenakan
karyawan menunggu instruksi langsung dari owner yang merangkap manajer. Sehingga jika owner
berhalangan hadir maka pekerjaan tidak akan berjalan.

Dan yang terakhir masalah pengawasannya. Pengawasan juga masih belum menyeluruh terhadap
masing-masing pekerjaan karyawannya. Dari sini lah owner selalu berusaha meningkatkan sumber daya
manusia pada karyawannya guna meningkatkan mutu dan kualitas karyawan dengan cara memberikan
evaluasi setiap bulannya mengenai apa yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan.

Menurut pendapat kami, kurangnya profesionalitas dalam UMKM tersebut adalah karena belum
adanya sumber daya manusia yang berkualitas untuk memimpin. Owner perlu menerapkan analisis
pekerjaan pada fungsi spesifikasi pekerjaan yang bertujuan untuk penyaringan staf. Jika owner mampu
mendapatkan staf yang bisa ditunjuk sebagai supervisor, maka tanpa perlu kehadiran owner setiap saat di
UMKM, usaha mampu untuk tetap berjalan karena akan tetap diawasi oleh seorang supervisor.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Semua perusahaan baik besar maupun kecil, membutuhkan analisis pekerjaan yang baik. Bahkan untuk
menentukan jabatan, tidak dapat dilakukan jika tidak ada analisis pekerjaan yang baik. Secara umum analisis
pekerjaan berfungsi untuk membentuk dua hal, yaitu deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi
pekerjaan digunakan untuk menjelaskan tugas dan spesifikasi pekerjaan untuk menjelaskan persyaratan
minimum.