Nama : Nabila Syahadati Arsha

NIM : 042256785
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen
Tugas 3
1. Organisasi file dihubungkan dengan pengaturan dari record falam file secara
fisik pada media simpanan luar. File dapat diorganisasikan secara urut maupun
acak. Pengaksesan file diubungan dengan prosedur yang digunakan untyk
mengakses record dari media simpanannya. Disebut organisasi file tradisional
dikarenakan telah ada sebelum struktur basis data dikembangkan. Pengaksesan
file menyangkut beberapa hal sebagai berikut;
A. Organisasi file urut; tiap tiap record disimpan dengan urutan tertentu. File
urut disebut juga sebagai file datar karena tidak memberikan hubungan
record yang berjenjang. Record dalam file urut diakses secara urut dibaca
mulai dari record pertama sampai dengan record yang diinginkan. File urut
dapat disimpan di media simpanan luar SASD ataupun DASD.
B. Organisasi file urut berindeks; record diatur secara urut pada media DASD.
Untuk pengaksesannya secara langsung dibuat dengan tujuan menunjukkan
alamat dari masing record yang akan diakses. Tidak hanya sebuah tabel
indeks yang dibuat namun dapat lebih dari tabel indeks secara berjenjang
untuk mempercepat pencarian. Pengaksesan data pada file urut berindeks
dilakukan dengan mencari di file indeks. Kontrol kemudian dipindahkan ke
alamat relative pada fle urut dan dilakukan pencarian secara urut.
C. Organisasi file akses langsung; record diletakkan tanpa memandang
urutannya. Tiap record di DASD terletak pada alamat tertentu. Tiap record
diakses tanpa harus membaca record pertama, namun dapat langsung
menuju record yang dimaksud. Karena alamat dari record yang
dikehendaki dapat ditentukan terlebih dahulu mebggunakan alamat dari
record yang dikehendaki sebagai berikut;
1) Direct conversion; setiap nilai dari field kunci menunjukkan secara
langsung alamat di media simpanan luar yang berisi record yang
bersangkutan.
2) Hashing method; nilai dari field kunci ditransformasikan menggunakan
operasi algoritma matematika supaya didapatkan alamat fisik dari
recod. Cara yang paling banyak dilakukan dalam metode ini dengan
membagi nilai field kunci dengan suatu bilangan prima yang terdekat
dari jumlah record yang akan diamati. Namun permasalahan dalam
 metode hasing yakni adanya nilai field kunci yang kembar sehingga
alamat juga sama dapat diatasi dengan disediakan lokasi tambahan di
disk untuk menampung record dengan nilai field kunci yang sama.
2. Dokumentasi dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang
menyediakan informasi tentang suatu subjek. Yang berisi tentang deskripsi,
penjelasa, bagan alir, daftar, cetakan hasil computer dan contoh objek dari
sistem informasi. Dokumentasi yang ada di departemen sistem informasi
sebagai berikut.
A. Dokumentasi dokumen dasar; yang berisi kumpulan dokumen dasar
sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem. Misalnya faktur
penjualan, order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang dan
time-card.
B. Dokumentasi daftar rekening; dokumentasi yang menunjukkan informasi
mengenai rekening yang dipergunakan dalam transaksi berisi daftar dari
kode rekening, nama rekening, klasifikasinya serta petunjuk dari masing
rekening dipergunakan.
C. Dokumentasi prosedur manual; menunjukkan arus dari dokumen dasar
dalam perusahaan yang menyediakan informasi mengenai bagian mana
yang menyiapkan dokumen dasar, jumlah tembusannya, bagian yang
mengarsipkannya serta kepada bagian mana saja dokumen dasar harus
dikirimkan.
D. Dokumentasi prosedur; berisi prosedur yang harus dilakukan pada suatu
keadaan tertentu seperti prosedur pengetesan program, prosedur
penggunaan file, serta prosedur pembuatan back up and restore.
E. Dokumentasi sistem; bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dlam
bagan alir sistem yang terlihat di deskripsi dari input yang digunakan,
deskripsi output yang digunakan dan dihasilkan, deskripsi dile yang
diguakan, berita kesalahan pengolahan dan daftar pengendalian untuk tiap
sistem pengolahan. Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang
dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem dan auditor.
F. Dokumentasi program; menggambarkan logika dari program dalam bentuk
bagan alir program, tabel keputusan dan bentuk pengendalian program
yang dibutuhkan oleh programmer apabila memodifikasi dan
mengembangkan program.
G. Dokumentasi operasi; berisi penjelasan cara dan prosedur mengoperasikan
program yang berguna bagi operator.
 H. Dokumentasi data; berisi definisi dari item item data dalam database yang
digunakan oleh sistem informasi dan banyak membutuhkan dokumentasi
oleh data base administrator dan auditor.
3. Kesalahan proses serentak terjadi apabila sebuah file basis data dipergunakan
oleh lebi dari seorang pemakai dalam network. Pengecekan kesalahan
pengolahan harus dapat dideteksi. Pengontrolan untuk mengecek kesalahan
kesalahan pengolahan dapat berupa sebagai berikut.
a. Control Total Check; umumnya dilakukan pada batch processing method
untuk meyakinkan bahwa semua data yang dimasukkan sudah lengkap dan
benar. Pada tahap pengolahan, control total check dipergunakan untuk
mendeteksi apakah data yang diolah telah lengkap dan benar. Control total
dihitung oleh computer sewaktu proses pengolahan dapat dicetak di printer
dan hasilnya selanjutnya dibandingkan dengan total seharusnya. Apabila
hasilnya tidak sama maka data yang diolah tidak lengkap atau mengandung
kesalahan nilai. Pengecekan digunakan untuk mendeteksi kesalahan
pembulatan atau hilang karena rusaknya data.
b. Matching Check; pengendalian untuk melakukan deteksi terhadap file yang
tidak ditemukan yang mendeteksi kesalahan dari urutan data. Pada online
processing method, pengecekan ini pada tahap input dan pengolahan
dilakukan dalam satu program.
c. Reference File Check; kesalahan penggunaan data yang diambil dari file
acuan dapat dideteksi dengan cara mencetak isi file acuan yang digunakan
setelah proses pengolahan. Hhasil cetakan isi file acuan diperiksa
kebenarannya. Apabila filenya cukup besar bisa tidak perlu dicetak namun
melakukan control total dari nilai di file acuan. Nilai dari control total
dihitung oleh computer dan dapat diperiksa sehingga diketahui apabila file
acuan mengalami perubahan nilai yang tidak benar.
d. Limit and Reasonable Check; pengecekan terhadap batas limit dan
kewajaran suatu nilai perlu dilakukan pada tahap pengolahan. Pengecekan
ini ditujukan pada kewajaran dari data yang dimasukkan ke computer
sedangkan pada tahap pengolahan bertujuan pada hasil pengolahannya.
Jika dari hasil pengolahan didapati saldo suatu barang bernilai negarif
menandakan nilai yang tidak wajar karea tidak mungkin persediaan suatu
barang bernilai negative. Pengecekan ini diterapkan untuk pengecekan
kesalahan logika program yang tidak benar dapat menyebabkan hasil
pengolahan menjadi tidak wajar.
 e. Cross footing check; dilakukan dengan menjumlahkan masing item data
secara ke samping dan independent dilakukan penjumlahan tegak dan
dicocokan secara menyilang dan didapatkan hasil yang sama.
f. Record Locking; proses konkurensi terjadi karena record yang sama dalam
suatu file dipergunakan oleh lebih dari satu pemakai guna untuk mengatasi
konkurensi dilakukan dengan mengunci record yang sedang digunakan
sehingga tidak digunakan oleh pemakai lain.

Sumber :

BMP EKMA4434/Modul 7-8