LAPORAN HASIL OBSERVASI

TOKO ALFAMART ALUN-ALUN KAJEN

PEKALONGAN

Disusun Oleh:

Sayyidatul Basyariah

2321127
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang maha pengasih lagi maha penyayang saya
panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya yang telah melimpahkan rahmat
serta hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas laporan observasi toko
Alfamart Alun-alun Kajen Kabupaten Pekalongan tanpa suatu halangan apapun.
Tidak lupa saya mengucapkan banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah
berkontribusi dalam menyelesaikan tugas ini.
 DAFTAR ISI

I. Profil PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk

1. Sejarah singkat

2. Visi dan misi

3. Budaya kerja

II. Deskripsi toko observasi

1. Lokasi toko

2. Struktur organisasi toko

3. Area coverage toko

III. Tugas dan tanggung jawab personil toko

1. Crew

2. Assistant chief of store

3. Chief of store

IV. Aktivitas toko

1. Persiapan dan proses buka toko

2. Kebersihan area dalam toko

3. Kebersihan area luar toko

4. Aktivitas crew dan pejabat toko

5. Proses penerimaan barang dari WH dan BKL

6. Proses tutup shift toko

V. Pengertian istilah-istilah toko berikut beserta fungsinya

Planogram BK STD GM(%) ASA SJI

Display NRB APC Bean spot RSA WH

LPB BNC SPD E-Trans SOA RTE, IKT,

NSB

PB BTSM Net sales POS AHO

BKL PKM RTD SO IKT

Retur Label Price KKSO Box Retur OOS

BR Gondola Odner IKT OSA

BKE Chiller Map Acco PSM SAPA

BTA Wing stack Master Shift JSM Produk E-

service
II. Deskripsi toko observasi

1. Lokasi toko

Lokasi toko Alfamart terletak di Jalan Raya Tanjungsari Kecamatan Kajen Kabupaten
Pekalongan. Menurut saya lokasinya strategis karena dekat dengan Alun-alun Kajen
dan pusat pemerintahan Kabupaten. Selain itu lokasi toko juga dekat dengan SMA
PGRI dan perumahan.

2. Gambar struktur organisasi toko

3. Gambar area coverage toko

Sub I. 110 KK Sub IV. 70 KK

Sub II. 60 KK Total Sub. 355 KK

Sub III. 109 KK

III. Deskripsi tugas dan tanggung jawab personil toko

1. Crew

a. Bertugas sebagai pramuniaga.

Tugasnya, antara lain menjaga kebersihan toko sekaligus gudang, membantu

pekerjaan kasir, melayani konsumen, mempersiapkan promo, sampai menjaga
keamanan toko.

b. Menjaga kasir.

Tugas dan tanggung jawab crew Alfamart adalah menjaga kasir dan uang di dalam
mesin kasir agar aman dan terhindar dari pencurian. Biasanya, jobdesk satu ini
dilakukan oleh crew berjenis kelamin perempuan karena dianggap lebih teliti dan hati
-hati dalam mengelola keuangan. Meskipun begitu, tak menutup kemungkinan
dilakukan oleh pegawai laki-laki, terutama jika kondisi minimarket sedang ramai,
sehingga membutuhkan bantuan tambahan.

c. Menjaga keamanan dan kebersihan area.

Menjaga keamanan serta kebersihan minimarket merupakan tugas dan tanggung

jawab crew Alfamart. Kebersihan toko termasuk hal paling penting karena berkaitan
dengan kenyamanan pengunjung toko saat berbelanja. Tugas tersebut meliputi
kebersihan lantai di dalam dan luar toko, maupun kamar mandi (jika ada). Selain itu,
crew Alfamart juga harus memperhatikan keamanan di toko, apalagi kerap kali
ditemui pengunjung curang yang sering menyelundupkan barang di balik pakaian
ataupun di dalam tas. Hal ini sangat penting guna menghindari kerugian yang
dibebankan kepada crew bertugas saat itu. Caranya adalah dengan sering memantau
CCTV dan memperhatikan langsung gerak gerik pengunjung mencurigakan.

d. Melayani pembeli.

Crew Alfamart adalah pramuniaga atau shopkeeper, sehingga tugasnya pasti

melayani pembeli. Maka, dibutuhkan sikap cepat tanggap dan sigap untuk menjawab
berbagai pertanyaan pengunjung. Apalagi karakteristik pembeli bermacam-macam,
jadi juga dibutuhkan kesabaran ekstra dalam menghadapi berbagai karakter tersebut.

e. Mempersiapkan promo.

Tugas crew store Alfamart lainnya yaitu mempersiapkan promo yang akan
berlangsung. Pelaksanaan tugas ini tidak dilakukan secara individu, melainkan
bersama tim untuk berdiskusi mengenai teknik sekaligus strategi promosi terbaik
agar menarik pengunjung.

f. Melakukan pengecekan stok barang.

Tugas crew store adalah melakukan pengecekan stok barang di gudang sekaligus
memeriksa barang yang hampir memasuki masa expired di etalase. Pengecekan ini
perlu dilakukan agar tahu mana stok yang sudah harus disediakan lagi, dan mana
yang perlu dipisahkan.

g. membongkar dan menyusun barang dari supplier.

Selanjutnya, tugas crew store adalah membongkar dan menyusun barang dari
supplier. Biasanya tugas seperti ini dilakukan oleh beberapa pegawai laki-laki karena
membutuhkan tenaga fisik kuat untuk mengeluarkan barang dari truk kontainer.
Apalagi stok tersebut biasanya dikemas dalam kardus atau krat besar, jumlahnya
banyak, dan cukup berat.

2. Assistant chief of store

a. Mengelola Keuangan.

ACOS bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengelola transaksi keuangan di

toko.

b. Menggantikan Posisi Kepala Toko jika Tidak ada di Tempat.

ACOS memiliki wewenang untuk mengambil alih tugas kepala toko jika kepala toko
berhalangan.

c. Melakukan Pengecekan Supplay Barang yang Datang.

ACOS bertugas melakukan pengecekan dan konfirmasi terhadap barang-barang yang

datang ke toko.

d. Mengelola Laporan Datang dari Supplier.

ACOS bertugas membuat dan mengelola laporan tentang barang yang diterima dari
supplier.

e. Bertanggung Jawab Atas Pergantian Shift.

ACOS bertugas mengatur jadwal dan pergantian shift karyawan.

f. Memastikan Promosi Barang dan Harga Barang Sesuai.

ACOS bertugas memastikan bahwa semua barang promosi dan harga barang di toko
sesuai dengan yang seharusnya.

g. Mengecek Uang Masuk Saat Pergantian Shift.

ACOS bertugas mengecek dan mencatat uang yang masuk saat pergantian shift.

h. Menyiapkan Barang Return.

ACOS bertugas mempersiapkan dan mengembalikan barang yang dikembalikan oleh

pelanggan.

3. Chief of store
a. Pengelolaan Operasional Toko.

Sebagai pemimpin toko, CoS bertanggung jawab atas pengelolaan operasional toko
secara keseluruhan. Tugas ini mencakup pengawasan stok, tata letak toko,
kebersihan dan pemeliharaan, serta proses operasional sehari-hari seperti pembelian,
pengiriman, dan manajemen inventaris.

b. Mencapai Target Penjualan.

Salah satu tugas utama CoS adalah mencapai target penjualan yang telah ditetapkan
oleh perusahaan. CoS harus mengembangkan strategi penjualan yang efektif,
melakukan analisis pasar, mengawasi harga dan promosi, serta melibatkan tim
penjualan untuk mencapai hasil yang optimal.

d. Manajemen Tim.

CoS bertanggung jawab atas pengelolaan tim di toko. Tugas ini mencakup rekrutmen,
pelatihan, pengembangan, dan pengawasan karyawan. CoS harus memastikan
bahwa tim memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan, memberikan
bimbingan, serta melaksanakan evaluasi kinerja secara teratur.

e. Implementasi Kebijakan Perusahaan.

CoS bertanggung jawab dalam memastikan kepatuhan terhadap kebijakan

perusahaan di toko. Mereka harus mengawasi penerapan kebijakan terkait tata tertib,
keamanan, manajemen stok, penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan. CoS
juga harus memastikan bahwa semua karyawan mematuhi aturan perusahaan.

f. Peningkatan Pengalaman Pelanggan.

CoS memiliki tanggung jawab dalam meningkatkan pengalaman pelanggan di toko.

Tugas ini mencakup pengembangan strategi pelayanan pelanggan, pelatihan
karyawan dalam memberikan pelayanan yang baik, menangani keluhan pelanggan,
serta meningkatkan kualitas layanan secara keseluruhan.

g. Pemantauan dan Evaluasi Kinerja.

CoS harus memantau dan mengevaluasi kinerja toko secara berkala. Mereka harus
melihat metrik kinerja kunci (KPI) untuk mengukur hasil penjualan, kepuasan
pelanggan, efisiensi operasional, dan pencapaian target lainnya. Berdasarkan
evaluasi ini, CoS dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan
mengimplementasikan perbaikan yang diperlukan.

h. Kolaborasi dengan Tim Manajemen Lainnya.

CoS bekerja sama dengan tim manajemen lainnya, seperti Assistant Chief of Store
(AsCoS) dan tim departemen lain, untuk mencapai tujuan perusahaan secara
keseluruhan. CoS harus berkomunikasi secara efektif, berkolaborasi, dan membuat
keputusan strategis bersama dengan tim manajemen lainnya.
IV. Aktivitas toko

a. Persiapan dan proses buka toko

1. Membuka rolling dor

2. Absen

3. Menghidupkan PC, komputer, lampu, AC, chiller, freezer

4. Mengeluarkan keset dan tempat sampah

5. Menata meja dan kursi

6. Briefing pagi dan doa bersama

7. Absen foto grup

b. Kebersihan area dalam toko

1. Membersihkan kaca dan pintu utama toko

 Persiapkan kanebo, wiper, dan cairan pembersih kaca

 Semprotkan cairan pembersih kaca

 Lakukanlah mengepal dari atas ke bawah

 Bersihkan semua bagian pintu dan kaca utama

 Lap dengan kanebo

2. Menyapu lantai dalam toko

 Persiapkan sapu dan pengki

 Lakukanlah menyapu dari depan (pintu utama) ke belakang (arah gudang)

 Jangkau semua lantai dalam toko termasuk kolom rak

 Kumpulkan kotoran ke area belakang

 Buang kotoran ke tempat sampah

3. Mengepel area sales

 Persiapkan alat pel, ember, dan cairan pembersih

 Tuangkan cairan pembersih kedalam ember secukupnya

 Jangkau semua halamn dalam toko

  Buanglah air bekas mengepel ke saluran pembuangan air

 bersihkan alat pel

4. Membersihkan rak

 Persiapkan lap, cairan pembersih, dan keranjang

 Turunkan produk dirak kedalam keranjang

 Lakukan pengelapan hingga mencapai semua sudut rak

 Display kembali produknya sesuai dengan planogram dan perhatikan FEFO

5. Membersihkan produk

 Persiapkan kanebo dan keranjang

 Lakukan pengelapan hingga mencapai semua sudut produk

 Tangani produk dengan hati-hati

 Pisahkan produk yang sudah dibersihkan kedalam keranjang

 Cek produk layak jual dan layak konsumsi

 Display produk sesuai planogram dan perhatikan FEFO

c. Kebersihan area luar toko

1. Membersihkan teras toko

 Sapu area teras toko kemudian pel

 Tata meja dan kursi area teras

2. Membersihkan halaman

 Sapu area halaman menggunakan sapu lidi

 Jangkau semua halaman

 Kumpulkan sampah menggunakan serok dan masukkan kedalam tempat

sampah

d. Aktivitas crew dan pejabat toko

 Membersihkan area sales, depan, dan gudang

 Melayani pelanggan

 Mendisplay barang

 Melakukan penerimaan barang

e. Proses penerimaan barang dari WH ke BKL

 Pemesanan barang

 Pengiriman barang

 Penerimaan barang

 Verifikasi barang

 Penyimpanan barang

 Pencatatan dan update stock opname

 Penyusunan dan reklamasi

 Rekonfirmasi pembayaran

 Display barang

f. Proses tutup shift toko

 Crew shift mempersiapkan laporan transaksi e-trans, PLN bris per jam untuk
kemudian di pick up uangnya oleh pejabat toko

 Pejabat toko melakukan clerek POS dan clerek setoran

  Serah terima modal kasir ke shift berikutnya

V. Pengertian istilah-istilah toko dan fungsinya

 Planogram adalah sebuah diagram yang menunjukkan dimana dan

bagaimana peletakkan item-item yang dimiliki pada rak-rak secara spesifik.
Fungsi dari planogram adalah memudahkan Page 2 2 penambahan produk,
menciptakan susunan yang seragam untuk ritel yang memiliki banyak cabang,
dan memungkinkan perencanaan alokasi produk.

 Display adalah suatu cara penataan produk terutama produk barang yang
diterapkan oleh perusahaan tertentu dengan tujuan untuk menarik minat
konsumen.

 LPB atau Laporan Penerimaan Barang adalah dokumen yang dibuat untuk
mencatat proses penerimaan barang yang dilakukan oleh toko. LPB
digunakan sebagai bukti penerimaan barang dan sebagai referensi dalam
proses inventarisasi dan pengelolaan stok.

 PB atau Penerimaan Barang adalah proses penerimaan fisik barang yang

dilakukan oleh Alfamart. PB bertujuan untuk memastikan bahwa barang yang
diterima sesuai dengan pesanan yang diajukan.

 Barang Kirim Langsung (BKL) adalah konsep dalam rantai pasok di mana
supplier atau pemasok mengirim barang secara langsung ke toko-toko
Alfamart tanpa melalui gudang pusat perusahaan Alfamart. Dengan
menggunakan model BKL, Alfamart dapat memperoleh manfaat dalam hal
efisiensi operasional, ketersediaan barang yang lebih cepat, pengurangan
biaya penyimpanan, dan penyesuaian pemesanan yang lebih cepat.

 Pengertian BR (Barang Rusak) di Alfamart merujuk pada kondisi produk yang

mengalami kerusakan atau cacat saat berada di toko. Dengan menggunakan
istilah BR dan mengelola barang rusak dengan baik, Alfamart dapat menjaga
kualitas dan keberlanjutan operasional.

 Retur adalah pengembalian produk ke supplier karena cacat atau rusak. Retur
Pembelian berfungsi untuk mencatat pengembalian item /barang kepada
supplier/vendor.

 BKE (Barang Expired) di Alfamart merujuk pada barang-barang yang telah

melewati tanggal kedaluwarsa atau tanggal kadaluarsa. BKE berfungsi
menjaga kualitas dan keamanan produk yang dijual kepada pelanggan.

 BTA (Barang tidak ada) dan BK (Barang Kosong) mengacu pada kondisi di
mana suatu produk atau barang yang seharusnya tersedia di toko tidak ada
stoknya pada saat diminta oleh pelanggan. BTA dan BK berfungsi untuk
 Mengidentifikasi produk yang sedang tidak tersedia di toko.

 Nota Retur Barang (NRB) Alfamart adalah dokumen yang digunakan untuk
mencatat pengembalian barang dari toko Alfamart ke pusat distribusi (DC)
atau pemasok.

 BNC (Barang Non Category) di Alfamart merujuk pada produk yang tidak
masuk ke dalam kategori utama atau kategori produk yang biasa dijual di
toko tersebut. BNC digunakan untuk mengidentifikasi produk yang tidak
memiliki kategori khusus dalam sistem Alfamart.

 BTSB (Batas Toleransi Selisih Barang) Alfamart adalah batas toleransi atau
selisih yang diperbolehkan antara jumlah barang yang tercatat dalam sistem
dengan jumlah barang yang sebenarnya ada di toko. BTSB ditetapkan untuk
mengatasi beberapa faktor yang dapat menyebabkan perbedaan stok antara
sistem dan kenyataan di toko, seperti kesalahan penghitungan stok,
kehilangan barang, barang rusak, atau faktor-faktor lain yang dapat
memengaruhi ketersediaan barang di toko.

 PKM (Penentuan Kuantitas Maksimum) Alfamart adalah sebuah metode

dalam manajemen persediaan yang digunakan oleh Alfamart untuk
menentukan jumlah maksimum barang yang harus dipesan per item-itemnya,
dengan mempertimbangkan kondisi lead time, safety stock, minimum order
dari DC, serta batas tertinggi jumlah stok yang dapat ditampung di toko tanpa
mengabaikan kelipatan pengiriman barang dan kelengkapan tampilan produk
di rak.

 Label Price atau Price Tag adalah harga suatu yang tertera di depan barang.
Label price berguna untuk mempermudah pelanggan dalam melihat harga.

 Gondola di Alfamart adalah rak gondola yang digunakan untuk menampilkan

produk-produk yang dijual di toko tersebut. Gondola di Alfamart biasanya
terbuat dari besi atau bahan logam lainnya dan memiliki beberapa tingkat rak
untuk menempatkan produk dengan rapi.

 Chiller adalah mesin untuk mendinginkan bahan makanan tanpa

membekukannya.

 Wick Stack Alfamart adalah tampilan atau display produk yang terletak di sisi
samping rak dan gondola.Rak Wing Stack sering digunakan untuk
menampilkan produk yang sedang dalam promosi, diskon, atau penawaran
khusus lainnya.

 STD (Struk Transaksi per Day) dalam konteks Alfamart adalah jumlah
transaksi pelanggan yang tercatat dalam bentuk struk belanja pada periode
tertentu, baik itu per hari atau per bulan. Dengan demikian, STD Alfamart
memiliki fungsi yang penting dalam mengukur kinerja penjualan,
menganalisis tingkat kunjungan pelanggan, membantu perencanaan
 persediaan, mengevaluasi keberhasilan promosi, dan mendukung
pengambilan keputusan strategis.

 APC adalah rata-rata pembelian konsumen di toko per hari.

 SPD (Sell Per Day). SPD mengacu pada jumlah produk yang terjual per hari di
toko. Istilah ini digunakan untuk mengukur tingkat penjualan harian suatu
produk atau kategori produk.

 Net sales Alfamart adalah total pendapatan penjualan bersih yang diperoleh
oleh Alfamart dari aktivitas penjualan produk dan layanan mereka setelah
mengurangi retur barang, potongan harga, dan pajak penjualan.Net Sales
memberikan gambaran tentang kinerja penjualan sebenarnya Alfamart
setelah memperhitungkan faktor-faktor seperti retur barang, potongan harga,
dan pajak penjualan.

 Ready to Drink (RTD) merupakan istilah yang digunakan untuk mendefinisikan

suatu jenis minuman dalam kemasan khusus yang dapat langsung
dikonsumsi tanpa harus diolah lebih lanjut.

 GM (Gross Margin) atau Margin Kotor adalah ukuran keuntungan bruto yang
diperoleh oleh Alfamart dari penjualan produk. Gross Margin
menggambarkan selisih antara pendapatan penjualan dan biaya langsung
yang terkait dengan produksi atau akuisisi barang yang dijual.

 Bean Spot adalah salah satu brand usaha F&B yang menawarkan minuman
coffee dan non-coffee yang dikelola oleh PT Sumber Alfaria Trijaya, Tbk

 E-Trans adalah elektronik transaksi. E-Trans berfungsi untuk bertransaksi

secara online.

 Software POS Alfamart adalah sebuah sistem point-of-sale (POS) yang

dirancang khusus untuk digunakan di toko-toko Alfamart. Pada umumnya,
software POS ini berfungsi untuk mempermudah proses transaksi dan
manajemen toko dalam jaringan Alfamart.

 SO atau Stock opname adalah kegiatan penghitungan fisik persediaan yang

ada di gudang untuk kemudian dijual. Tujuan dilakukannya stock opname ini
adalah untuk mengetahui keakuratan catatan pembukuan yang merupakan
salah satu fungsi sistem pengendalian intern.

 KKSO (Kertas Kerja Stock Opname) Alfamart adalah dokumen yang

digunakan untuk melakukan penghitungan dan pencatatan stok barang
secara periodik di toko-toko Alfamart.

 Ordner adalah sebuah map besar yang berbahan dasar karton tebal yang
mempunyai fungsi untuk menyimpan dokumen dan arsip.

 Map Acco adalah map yang digunakan untuk menyimpan file dengan
 menggunakan acco sebagai penjepit nya. Kegunaan acco ini adalah untuk
merapikan dokumen - dokumen agar menjadi lebih rapi jika di bawa ataupun
untuk keperluan filling / pendataan, sehingga kertas dokumen tidak
berserakan dan berantakan.

 Master Shift adalah aplikasi yang dibuat untuk pengaturan jadwal kerja dan
libur kerja seluruh karyawan toko Alfamart.

 Box retur adalah box yang berfungsi untuk menyimpang produk yang akan
diretur.

 Insentif Kinerja Toko atau IKT adalah Bonus yang diberikan oleh perusahaan
jika setiap toko mampu atau berhasil mencapai target yang telah di tentukan
oleh perusahaan.

 Promo Alfamart PSM adalah sebuah program promosi yang dilakukan oleh
perusahaan Alfamart. Program ini dilakukan untuk memberikan harga spesial
pada sejumlah produk tertentu setiap minggunya.

 Promosi JSM adalah suatu promo yang diadakan atau diselenggarakan pada
akhir pekan atau weekend atau lebih tepatnya di hari-hari JSM – Jumat, Sabtu,
dan Minggu.

 ASA adalah aplikasi Android yang diakses melalui perangkat pintar dan
digunakan sebagai alat pembayaran di Alfamart. ASA berfungsi untuk
memudahkan pelanggan untuk melakukan transaksi.

 RSA Alfamart adalah aplikasi mobile yang memungkinkan pelanggan untuk

berbelanja secara online di Alfamart. Pelanggan dapat mencari dan membeli
produk dengan mudah dengan hanya menggunakan ponsel mereka. Aplikasi
ini memiliki berbagai fitur yang membuat berbelanja jadi lebih mudah, praktis,
dan cepat.

 SOA adalah metode pengembangan perangkat lunak yang menggunakan

komponen perangkat lunak yang disebut dengan layanan untuk membuat
aplikasi bisnis.

 Aho Alfamart merupakan aplikasi belanja online yang memungkinkan untuk

berbelanja produk-produk yang tersedia di Alfamart melalui hp.

 OOS (Out of Stock) keadaan di mana suatu produk atau barang tidak tersedia
atau habis persediaannya di toko. Istilah ini menunjukkan ketiadaan stok
barang yang biasanya diharapkan tersedia bagi pelanggan.

 On-shelf Availability (OSA) merupakan “ketersediaan barang pada rak di toko.

 SAPA (Siap Antar Pesanan Anda) merupakan layanan berbelanja secara

online. Dimana para konsumen dapat berbelanja melalui chat WhatsApp
tanpa harus mengunduh aplikasi apapun. Program ini mempermudah
 masyarakat dalam berbelanja untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari, yaitu
bisa belanja online melalui aplikasi Alfagift.

 SJI (Surat Jalan Internal) Alfamart adalah dokumen internal yang digunakan
untuk mencatat pengiriman barang dari pusat distribusi (DC) Alfamart ke toko
-toko Alfamart. SJI berfungsi sebagai bukti pengiriman barang antara DC dan
toko, serta sebagai alat administrasi yang menginformasikan detail
pengiriman barang

 WH atau Warehouse Alfamart atau dalam bahasa Indonesia disebut "gudang

Alfamart" adalah fasilitas penyimpanan pusat yang dimiliki oleh Alfamart
untuk mengatur persediaan barang yang akan didistribusikan ke toko-toko
mereka. Gudang ini berfungsi sebagai pusat distribusi dan pengendalian
persediaan yang memastikan ketersediaan produk di setiap toko Alfamart.

 RTE adalah produk pangan yang telah melalui proses pengolahan dan dapat
dikonsumsi langsung tanpa harus melalui proses pengolahan lebih lanjut
untuk menurunkan nilai mikrobanya.