Tata kelola kantor &

Document perusahaan
Sugeng Darmanto
Outline
1. Paradigma Dan Filosofi Tata Kelola Kantor Modern
2. Prinsip Dasar Manajemen Filing & Tata Kelola Kantor Berdasarkan 5 S (5 R)
3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip Dan Inventaris Kantor
4. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
5. Aspek Strategis Dan Tren Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-
Filing Dan Document Management
6. Pentingnya SOP Dalam Bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
Tata Kelola kantor modern
menurut anda seperti apa
sih?

Silahkan tulis di kolom chat

Tata Kelola Kantor Modern
• Aktifitas kantor untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi
yang up to date.
• Manajemen kantor dituntut untuk tidak saja memberikan pelayanan
yang dibutuhkan tetapi mengambil inisiatif agar pekerjaan dapat
diselesaikan tepat waktu, tepat sasaran dan efisien.
• Staff juga dituntut untuk dapat memiliki pengetahuan yang memadai
dan terbaru mengenai tata Kelola kantor modern untuk
mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis
global yang penuh tuntutan
Definisi Kantor itu apa sih?

Silahkan tulis di kolom chat

Kantor???
A. KANTOR [KANTOR, OFFICE]
Pengertian kantor menurut Prayudi :
- Ruang, kamar kerja, ruang tulis, markas, komplek.
- Biro, instalasi, badan, jawatan, perusahaan.

Bahasa Inggris “OFFICE”

- Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function).
- Jabatan (tenurce of official position).

- Markas (quarters, government department)

- Jasa Pelayanan (service, kind help)
- Tugas pekerjaan, komposisi urusan tertentu (work
duties)
- Tempat, gedung (place, building, room).
Kantor dapat dirumuskan :
a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
dan pendistribusian atau penyampaian data / informasi.

b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,

pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan
pendistribusian / penyampaian data / informasi.
MANAJEMEN PERKANTORAN
Manajemen perkantoran merupakan rangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan
pengawasan serta pengendalian pekerjaan perkantoran.

PERKANTORAN MODERN
Modern = terbaru = mutahir
- Sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan
tuntutan jaman.
- Istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan
data / informasi.
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

1. Manajer kantor
2. Tata ruang kantor
3. Mesin dan perlengkapan kantor
4. Kajian gerak dan waktu (time and motori study)
5. Sistem dan prosedur kantor.
6. Sistem manajemen arsip
7. Hubungan kepegawaian
8. Standar kuwalitas dan kuantitas pekerjaan kantor.
9. Kesadaran kerja
Lima prinsip kerja effektif Leffingwel,meliputi:

Perencanaan

Jadwal

Pelaksanaan

Ukuran

Imbalan
 PELAKSANAAN
PERKANTORAN MODERN
DATA DAN INFORMASI
1. Data ,
The Kang Gie (1976)
- Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang
mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan
keterangan, pembuatan kesimpulan, atau penetapan keputusan
- Data merupakan bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi
informasi.
2. Informasi
- Informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi
seseorang dalam pengambilan keputusan.
- Data hanya akan menjadi informasi kalau mempunyai arti
- Berguna tidaknya informasi tergantung pada :
a. Tujuan penerima
b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
c. Waktu
d. Ruang dan tempat
e. Bentuk (efektivitas, kecenderungan)
f. Semantik (hubungan kata dan arti – jelas, tepat sasaran.
3. Data dan Informasi
Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang
dalam arti menggerakkan perilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikan
data itu, yaitu untuk mengambil keputusan.
Fungsi Kantor
1. Menerima Informasi
2. Merekam informasi
3. Mengatur informasi
4. Memberi informasi
5. Melindungi aset.
Prinsip Dasar Filling System
Arsip
KONSEP 5S
Manfaat 5s bagi organisasi
• Zero Waste : pengurangan biaya& peningkatan efisiensi
• Zero Injury : keselamatan kerja lebih baik
• Zero Breakdown : pemeliharaan inventaris lebih baik
• Zero Defect : kualitas produk/ layanan lebih baik
• Zero Set Up Time : tidak ada waktu terbuang
• Zero Late Delivery : pemenuhan pelayanan tepat waktu
• Zero Customer Claim : tidak ada keluhan pelayanan
• Zero Deficit : mengurangi kerugian lembaga/ instansi
 5s Dalam Dokumentasi
5S Aktivitas
Seiri Pemilahan Dokumentasi, mana yang digunakan dan tidak digunakan, sehingga tidak menumpuk

Penataan Dokumen, agar menjadi rapi dan mudah ditemukan, tempatkan dokumen yang sering
Seiton
dibutuhkan lebih dekat dari yang jarang digunakan
Pastikan dokumen bersih dari debu dan kotoran, agar tidak rusak, lakukan pembersihan secara
Seiso
rutin
Seiketsu Lakukan kegiatan diatas secara rutin dan jadikan budaya kerja

Shitsuke Lengkapi dengan aturan, sehingga sistem administrasi akan semakin terjaga
FILING - Sangat diperlukan
- Pusat ingatan organisasi
- Efisiensi dan Efektif
- Memerlukan perlindungan terhadap kebakaran, pencurian, dan
kerusakan.
APA BEDANYA ARSIP dan
FILING SYSTEM

Silahkan tulis di kolom chat

 ARSIP = DOKUMEN

FILLING SISTEM = CARA PENYIMPANAN

Aturan Umum Pengelolaan Arsip
Dan Inventaris Kantor
ARSIP

Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga

Negara dan Badan Pemerintah, Swasta, ataupun perorangan dalam
bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok,
digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.
TUJUAN ARSIP ANTARA LAIN :
1. Sebagai Referensi
2. Memberikan data / informasi
3. Memberikan keterangan vital
4. Bahan pertanggung jawaban rasional
1. Perencanaan,
2. Pelaksanaan
3. dan penyelenggaraan
Siklus Hidup Arsip
Tahap Tahap
pemusnahan penciptaan

Tahap pemanfaatan arsip (Filing)

Tahap
pemindahan • - Arsip dinamis (Arsip dinamis aktif, arsip
dinamis in aktif)

Tahap
penyampaian
dan
penerimaan
kembali
Sulit mencari kembali arsip yang diperlukan

Hilangnya arsip yang penting

Banjir arsip-arsip tidak berguna disimpan

Ruang kantor tersita untuk menyimpan arsip.

SISTEM FILING (PENYIMPANAN ARSIP)

- Filing adalah proses mengklasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip

agar arsip tersebut dapat secara tepat ditemukan saat dibutuhkan (File
to find)

- Tidak semua harus difile, hanya arsip yang penting untuk kegiatan
organisasi/perusahaan yang efisien.
Pembagian Arsip menurut asalnya

Dalam organisasi /
perusahaan (surat
masuk, laporan, kontrak, Luar organisasi / perusahaan
katalog, pernyataan, dll) (surat keluar, laporan,
kontrak, dll)
SISTEM PENYELENGGARAAN ARSIP

A. SISTEM ALPHABETIS
1. Mengabjadkan
2. Kata tangkap (caption) dan aturan mengindek
3. Istilah mengindek
4. Aturan mengindek

B. SISTEM FILING SUBYEK / PERIHAL

1. Kepegawaian
2. Keuangan
3. Pembelian
4. dll
C. SISTEM FILING NOMOR (Numerial)
1.Buku besar
2.Indek
3.Buku nomor

D. SISTEM GEOGRAFIS
Menyimpan arsip menurut wilayah daerah atau geografis.

E. SISTEM KRONOLOGIS
Arsip disusun menurut tanggal masuk dan keluar
Planning a Filing Structure

Meskipun tidak ada batasan

jumlah sub-folder yang dapat
Anda buat, sistem pengarsipan
Anda mungkin membingungkan
jika Anda memiliki lebih dari 3
atau 4 level sub-folder.
Filling

1. Project 21112020 R.1

2. Project 20201121 R.2
 Ikuti Aturan ASR; menggunakan judul yang: Akurat,
Singkat, dan Ringkas

Gunakan ekstensi file aplikasi default.

PENAMAAN File Judul hanya boleh memiliki satu interpretasi.

Electronics Hindari pengulangan nama folder dalam nama file.

Tentukan konten subjek saat memberi nama.

Gunakan nomor versi, jika perlu (berguna untuk

lampiran email)

Konsisten dengan nomor kasus, tanggal, huruf besar vs.

kecil
 • Saat proyek baru dimulai dan
catatan baru dibuat, sistem
pengarsipan perlu diubah.
Managing • Saat beberapa folder berkembang,
mereka mungkin menjadi terlalu
Filing besar dan perlu dibagi.
• Akhirnya beberapa folder mungkin
Systems perlu dihilangkan atau digabungkan
dengan yang lain.
• Mengelola sistem pengarsipan
adalah proses yang berkelanjutan.
KARAKTERISTIK SISTEM SURAT

1. Ukuran organisasi / perusahaan (aktifitas kantor dan perkembangan)

2. Jumlah catatan kantor / arsip
3. Jenis / tipe arsip
4. Cara penggunaan arsip
5. Sifat kerahasiaan arsip
PENYIMPANAN (FILING) DAN PENEMUAN ARSIP

1. Prosedur Filing (Penyimpanan asip / dokumen)

a. Pemeriksaan arsip
b. Mengindek (nama, subyek, geografis, kronologis, nomor)
c. Memberi tanda
d. Mensortir arsip
PENYUSUNAN ARSIP
1. Dasar pemindahan arsip
- Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “in aktif”, setelah suatu
periode tertentu.
- Arsip yang sudah “In aktif” disimpan ditempat khusus (Filing cabinet, urut
arsip).

2. Cara pemindahan arsip

Pemindahan arsip dikenal 2 cara
a. Pemindahan secara kontinyu (perpetual)
b. Pemindahan secara periodik (periodikal)
Pemusnahan Arsip

Karakteristik Arsip
a.Arsip tidak penting
b.Arsip yang membantu
c.Arsip penting
d.Arsip vital

Sebagai organisasi, pastikan membuat “Jadwal Retensi Arsip”

Penerapan E-Filing Dan
Document Management
Mengatur Arsip
Elektronik:
• Pada masa depan, tidak akan ada lagi tumpukan kertas yang
mengganggu, semuanya perlahan akan berubah menjadi document
digital
• Sistem manajemen dokumen elektronik adalah cara untuk
merampingkan dan mengotomatisasi proses manual dalam
mengumpulkan dan mengambil informasi. Misalnya, Anda dapat
dengan mudah menyematkan sistem dengan perangkat lunak
penggajian untuk mendapatkan dan menyimpan semua detail
tentang karyawan Anda.
Manfaat e-filling dokument
• 1. Peningkatan Produktivitas dan Kepuasan Karyawan
• 2. Akses Mudah ke Semua File dan Informasi
• 3. Pembuatan Pendekatan Standar dan Kontrol Akses yang Lebih
Baik
• 4. Tingkatkan Keamanan, Cadangan Data, dan Tingkatkan
Kepatuhan
• 5. Integrasi Dengan Sistem Lain Meningkatkan Efisiensi
Bagaimana Anda mengatur
Document elektronik

• Tanpa strategi pengarsipan: Anda tidak membuat folder,

menyimpan semua email di kotak masuk.

• Sistem pengarsipan: Anda menggunakan skema pengarsipan

sederhana berdasarkan area topik. Dengan cara ini, Anda dapat
menggabungkan jadwal penyimpanan dan disposisi catatan
kantor Anda.

• Anda menggunakan kombinasi sistem pengarsipan dan

penggunaan kotak masuk untuk menyimpan email.
Perencanaan Struktur Filling

• Menangani sistem pengarsipan elektronik yang buruk sekarang, masalahnya

hanya akan menjadi lebih buruk karena lebih banyak catatan dibuat.
• Rencanakan sebelumnya - berkoordinasi dengan sistem pengarsipan kertas.
• Buat pohon direktori dengan subjek utama dibagi dengan subjek sekunder.
• Simpan semua file bersama di direktori / folder pusat.
 Setiap folder dan setiap file membutuhkan tempat
logis dalam struktur pengarsipan, sehingga
penggunaanya dibatasi.

Struktur pengarsipan harus mudah dipahami.

Fokus pada proses bisnis, bukan catatan.

Merencanakan
Struktur Arsip Tentukan aktivitas yang terkait dengan setiap proses
bisnis.

Tentukan bagaimana record diambil dan diakses.

Gunakan terminologi yang konsisten.

Monitoring Perijinan
Peranan
SOP
• Saat perusahaan mencapai ukuran tertentu, bentuk pengambilan
keputusan ini dapat membatasi kapasitasnya untuk tumbuh lebih
lanjut karena CEO atau tim manajemen tidak dapat membuat semua
keputusan dalam kerangka waktu yang sesuai atau terlibat dalam
setiap aspek bisnis.

• Dalam hal ini, SOP biasanya akan mengambil alih dan bertindak
sebagai dokumen yang mengatur keseluruhan proses bisnis. SOP
juga bisa menjadi cara yang efektif untuk mengkomunikasikan
perubahan dalam cara bisnis beroperasi kepada karyawan Anda
SOP bagi bisnis perusahaan

• Konsistensi – Alasan nomor satu untuk memberlakukan SOP adalah konsistensi

dalam cara seseorang melakukan tugas atau kegiatan tertentu. Semakin
konsisten suatu proses dari orang ke orang, semakin kecil kemungkinan
terjadinya masalah pada kualitas.
• Reduksi kesalahan – Prosedur tertulis merinci serangkaian instruksi untuk
melakukan tugas. Selama setiap individu dalam tim Anda melakukan tugas
seperti yang tertulis, ada peluang lebih besar untuk mengurangi kesalahan.
• Komunikasi – Alasan hebat lainnya Anda membutuhkan SOP di organisasi Anda
adalah untuk kepentingan komunikasi. Dengan perbaikan yang dilakukan pada
proses, prosedur operasi diperbarui, dan setiap pembaruan memerlukan
pelatihan baru. Memperbarui SOP menyediakan metode untuk
mengkomunikasikan perubahan proses kepada karyawan.
Manfaat SOP
• Keterbukaan Informasi
• Tetap Konsisten
• Penyesuaian Jadwal
• Mereduksi Kegagalan
• Kepatuhan Terhadap Hukum
• Sebagai Standar Pelatihan
• Peningkatan Keterampilan Kerja
• Membantu Auditor Manajemen
• Sebagai Dokumen untuk Improvisasi Alur Kerja
• Pertimbangan Untuk Memperbaiki Keadaan
 • Simpan yang paling penting dan
tentukan berapa lama
• Menghancurkan dokumen yang
Tips Of tidak lagi digunakan
Documentation • Simpan dalam satu ruang
penyimpanan
• Mendigitalkan dokumen
• Rapikan segera setelah digunakan
kORESPONDENSI
 TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI
A. PENGERTIAN KORESPONDENSI DAN
SURAT
- Korespondensi dalam kegiatan perkantoran adalah
teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan
surat.
- Surat adalah salah satu sarana komuni-kasi tertulis
untuk menyampaikan pesan dari satu pihak
(orang, instansi, organisasi) kepada pihak lain
(orang, instansi, organisasi)
- Surat dinas adalah surat yang berisi
informasi yang menyangkut kepentingan
tugas dan kegiatan instansi.
B. TUJUAN KIRIM SURAT
Tujuan kirim surat adalah mengharapkan reaksi
yang timbul dari pembacanya tepat seperti
yang diharapkan.
C. FUNGSI SURAT DINAS
1. Sebagai data atau wakil penulis
2. Sebagai alat pengingat (dapat diarsip)
3. Sebagai pedoman kerja (Surat Keputusan,
Instruksi)
4. Sebagai bukti tertulis (Surat Perjan-jian)
5. Sebagai bukti sejarah (perkembangan
instansi, yuridis, administrasi)
D. SYARAT-SYARAT SURAT YANG BAIK
1. Format menarik
2. Tidak terlalu panjang
3. Bahasa yang jelas
4. Padat, adap
5. Khusus surat dinas ada keseragaman pola
bentuk.
E. SYARAT DASAR BAGI PENULIS
SURAT
• Penguasaan materi yang akan
dikomunikasikan
• Penguasaan bahasa, terutama bahasa
tulisan
• Penguasaan pikiran dan perasaan pene-
rima
• Pengetahuan mengenai posisi dalam
hubungan kerja antara penulis & pembaca
• pengetahuan ttg teknik korespondensi
F. LANGKAH-LANGKAH TEKNIS PENU-
LISAN SURAT
1. Penegasan tujuan pokok penulisan surat
2. Pengumpulan data / informasi
3. Perkiraan tentang pembaca
4. Penyusunan draft atau konsepsi
5. Penyelesaian
G. BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Kepala surat 8. Kalimat pembuka
2. Tanggal surat 9. Isi surat
3. Nomor surat 10. Kalimat penutup
4. Sifat surat 11. Nama jabatan
5. Lampiran 12. Nama, NIP, ttd
6. Hal / perihal 13. Tembusan
7. Alamat dalam 14. Initial
BENTUK-BENTUK SURAT
Kepmenpan No. 71 tahun 1993 tentang Pedoman Tata
Persuratan Dinas
1. Format Balok / lurus penuh (full block style)
2. Format balok yang diubah (modified block style)
3. Format setengah balok (semi balok style)
4. Format sederhana (simplefied)
5. Format Inden / Bentuk lekuk (Indented
style)
6. Format paragraf menggantung (hanging
paragraf)

H. PENGGUNAAN BAHASA DALAM

SURAT
1. Penyusunan kalimat
2. Penyusunan Paragraf
 1. Full block style 2. Modified block 3. Semi block
Kepala Surat Kepala Surat Kepala Surat

4. Simple Fild block 5. Surat resmi 6. Surat resmi (Kepmenpan)

Kepala Surat Kepala Surat Kepala Surat
Terima kasih