Buku Informasi Menerima Dan Menyimpan Persediaan - Rev 030119

BUKU INFORMASI
PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI
MENERIMA DAN MENYIMPAN PERSEDIAAN

I.55HDR00.039.2
KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS
DIREKTORAT BINA STANDARDISASI KOMPETENSI DAN PELATIHAN KERJA
Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 51 Lt. 6.A Jakarta Selatan
2018
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Bidang Hotel dan Restoran I.55HDR00.039.2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------ 2

BAB I PENDAHULUAN --------------------------------------------------------------------- 5
A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------- 5
B. Tujuan Khusus -------------------------------------------------------------------- 5
BAB II Menerima Persediaan Makanan ---------------------------------------------- 7
A. Pengetahuan yang diperlukan dalam Menerima persediaan makanan--- 7
1. Cara memeriksa persediaan yang masuk secara cermat atas pemesanan

dan dokumen pengiriman sesuai prosedur perusahaan-------------------- 7
2. Cara mencermati, memahami, mencatat, dan menyampaikan kepada

atasan terkait variasi barang-barang yg diterima-------------------------- 9
3. Cara memeriksa barang-barang yang diterima atas kerusakan, kualitas,

kesegaran, ukuran, tanggal kadaluarsa, bocor atau ketidak sesuaian dan
dicatat sesuai dengan kebijakan perusahaan-------------------------------12
B. Keterampilan yang diperlukan dalam menerima persediaan makanan---- 16

C. Sikap kerja dalam yang diperlukan dalam menerima persediaan makanan-16
BAB III Menyimpan persediaan Barang---------------------------------------- 18

A. Pengetahuan Yang Diperlukan Dalam Menyimpan Persediaan Barang ----- 18
1. Cara menyiapkan kondisi gudang penyimpanan sesuai standar

perusahaan---------------------------------------------------------------------- 18
2. Cara memindahkan seluruh persediaan dengan segera dan dengan

aman ke tempat penyimpanan yang layak tanpa kerusakan----------- 21
3. Cara menyimpan persediaan di lokasi yang cocok dalam area dan sesuai
dengan prosedur perusahaan------------------------------------------------ 24
4. Cara mencatat tingkat persediaan secara tepat sesuai dengan

prosedur perusahaan----------------------------------------------------------- 26
5. Cara memberi label pada persediaan sesuai dengan

prosedu perusahaan--------------------------------------------------------- 29
Judul Modul Menerima dan Menyimpan Persediaan

Halaman: 2 dari 45
Buku Informasi Versi: 2018
B. Keterampilan yang diperlukan dalam menyimpan barang persediaan --- 31

C. Sikap Kerja yang Diperlukan dalam Menyimpan Barang Persediaan ----- 32
BAB IV Merotasi dan menjaga persediaan ------------------------------------------ 33

A. Pengetahuan Yang Diperlukan Dalam Merotasi Dan Menjaga Persediaan- 33
1. Cara merotasi/memutar persediaan sesuai dengan kebijakan

perusahaan-------------------------------------------------------------------- 33
2. Cara memindahkan persediaan sesuai dengan peraturan

kesehatan dan keselamatan------------------------------------------------- 35
3. Cara memeriksa dan melaporkan kualitas persediaan sesuai aturan

perusahaan-------------------------------------------------------------------- 36
4. Cara meletakkan kelebihan persediaan di gudang atau disimpan sesuai

dengan peraturan perusahaan, serta masalah yang timbul segera
diidentifikasi dan dilaporkan------------------------------------------------ 37
5. Cara menggunakan pencatatan persediaan sesuai dengan persyaratan

ketepatan dan kecepatan---------------------------------------------------- 38
B. Keterampilan Yang Diperlukan Dalam Merotasi Dan Menjaga Persediaan-- 38

C. Sikap Kerja Yang Diperlukan Dalam Merotasi Dan Menjaga Persediaan---- 39
BAB V Mengevaluasi dan melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan --------
A. Pengetahuan Yang Diperlukan Dalam Mengevaluasi Dan Melaporkan Hasil
Pelaksanaan Kegiatan ---------------------------------------------------------- 40
1. Cara melaksanaan evaluasi kegiatan penerimaan dan menyimpan

persediaan sesuai kebijakan perusahaan---------------------------------- 40
2. Cara melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan penerimaan dan

menyimpan persediaan kepada manajemen/pimpinan------------------ 41
B. Keterampilan Yang Diperlukan Dalam Mengevaluasi Dan Melaporkan Hasil

Pelaksanaan Kegiatan ----------------------------------------------------------- 42
C. Sikap Kerja Yang Diperlukan Dalam Mengevaluasi Dan Melaporkan Hasil
Pelaksanaan Kegiatan ----------------------------------------------------------- 42

Halaman: 3 dari 45
DAFTAR PUSTAKA ------------------------------------------------------------------------------ 43

A. Dasar Perundang-undangan --------------------------------------------------- 43
B. Buku Referensi ------------------------------------------------------------------- 43
C. Majalah atau Buletin ------------------------------------------------------------- 43
D. Referensi Lainnya ----------------------------------------------------------------- 43
DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN --------------------------------------------------- 44

A. Daftar Peralatan/Mesin ---------------------------------------------------------- 44
B. Daftar Bahan ---------------------------------------------------------------------- 44
DAFTAR PENYUSUN............................................................................................ 45

Halaman: 4 dari 45
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan bisa Menerima dan
Menyimpan Persediaan dengan benar.
B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Menerima dan
Menyimpan Persediaan ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir
pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Menerima persediaan makanan termasuk memeriksa persediaan yang masuk

secara cermat atas pemesanan dan dokumen pengiriman sesuai prosedur
perusahaan , mencermati, memahami, mencatat, dan menyampaikan kepada
atasan terkait variasi barang-barang yg diterima , memeriksa barang-barang
yang diterima atas kerusakan, kualitas, kesegaran, ukuran, tanggal kadaluarsa,
bocor atau ketidak sesuaian dan dicatat sesuai dengan kebijakan perusahaan.
2. Menyimpan persediaan Barang termasuk termasuk menyiapkan kondisi

gudang penyimpanan sesuai standar perusahaan , memindahkan seluruh
persediaan dengan segera dan dengan aman ke tempat penyimpanan yang
layak tanpa kerusakan , menyimpan persediaan di lokasi yang cocok dalam
area dan sesuai dengan prosedur perusahaan , menyimpan persediaan di
lokasi yang cocok dalam area dan sesuai dengan prosedur perusahaan ,
mencatat tingkat persediaan secara tepat sesuai dengan prosedur perusahaan
, memberi label pada persediaan sesuai dengan prosedur perusahaan.
3. Merotasi dan menjaga persediaan termasuk merotasi/memutar persediaan

sesuai dengan kebijakan perusahaan , memindahkan persediaan sesuai dengan
peraturan kesehatan dan keselamatan , memeriksa dan melaporkan kualitas
persediaan sesuai aturan perusahaan , meletakkan kelebihan persediaan di
gudang atau disimpan sesuai dengan peraturan perusahaan, serta masalah

Halaman: 5 dari 45
yang timbul segera diidentifikasi dan dilaporkan , menggunakan pencatatan

persediaan sesuai dengan persyaratan ketepatan dan kecepatan.
4. Mengevaluasi dan melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan termasuk

melaksanaan evaluasi kegiatan penerimaan dan menyimpan persediaan
sesuai kebijakan perusahaan , melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan
penerimaan dan menyimpan persediaan kepada manajemen/pimpinan.

Halaman: 6 dari 45
BAB II
Menerima Persediaan Makanan
A. Pengetahuan yang diperlukan dalam Menerima persediaan makanan
1. Cara memeriksa persediaan yang masuk secara cermat atas

pemesanan dan dokumen pengiriman sesuai prosedur perusahaan.
Dokumen dan Prosedur
Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada

siklus pengeluaran adalah laporan penerimaan barang (receiving report ).
Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi

tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama
pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.
Contoh laporan penerimaan barang sebagai berikut :
LAPORAN PENERIMAAN BARANG
Barang diterima melalui :

………………………………….tgl…………………..19………………………..
Jika melalui truk kita, tulis nama pengemudi
:………………………………………………………………
Nama perusahaan pengirim :…………………………………………………………………………………
Alamat :…………………………………………………………………………………………………………
No Surat
No Segel dan No Surat
No Order
Mobil Kondisi Segel Order Pembelian
Pengiriman
Penjelasan Tanda
Jml Macam Kondisi
lengkap ttg pada Kuantit
Bungku Pembungk Ukuran pada saat
barang pembungk as
s/ Biji us diterima
merk,mutu dsb us

Halaman: 7 dari 45
Diperiksa Oleh : Diterima Oleh :
Gambar 1. Laporan Penerimaan Barang
Bentuk Laporan Penerimaan Barang, dapat dilihat di bawah ini :
Nomor :…………
Tgl :…………
LAPORAN PENERIMAAN BARANG
Telah diterima barang-barang seperti tersebut di bawah ini :
No Jenis Barang Kuantitas Keterangan
Yang menerima
( )
Gambar 2. Laporan Penerimaan Barang

Halaman: 8 dari 45
Setelah menerima input data penerimaan barang, lalu menjalankan program

update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan
file induk pemasok, file induk persediaan dan file order pembelian.
Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file
order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera
ditayangkan dilayar monitor agar segera bisa dikoreksi.
Selanjutnya program komputer akan memperbaiki field kuantitas barang dipesan

dan field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal
penerimaan barang dalam file induk persediaan dan mencatat kuantitas diterima
dalam file order pembelian.
Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan
diserahkan ke departemen penerimaan barang.
Setelah menerima laporan penerimaan barang, departemen penerimaan barang

mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut :
1. Lembar ke 1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian
gudang.
2. Lembar k 2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip
pengepakan diarsipkan urut dokumen.
2. Cara mencermati, memahami, mencatat, dan menyampaikan kepada

atasan terkait variasi barang-barang yg diterima.
Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.
2. Menerima barang yang rusak.
3. Menerima barang dengan kuantitas rendah.
Dalam ketiga kasus tersebut harus dilesaikannya dengan pemasok yang
bersangkutan.

Halaman: 9 dari 45
Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk

mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan
pesanan.
Penghitungan dan pencatatan barang yang diterima dari pemasok ke dalam kartu
gudang merupakan tugas yang cukup menyita tenaga dan waktu (labor
intensive).
Salah satu cara untuk memperbaiki efesiensi proses ini adalah meminta pemasok
untuk mencantumkan kode bar untuk seluruh produknya. Penggunaan kode bar
akan memungkinkan petugas penerima barang untuk membaca cepat nomor
(kode), nama dan kuantitas barang yang diterima sehingga akan mengurangi
kesalahan data.
Penerimaan dan Penyimpanan.

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang
adalah untuk memverifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi
barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.
Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan

dengan penerimaan dan penyimpanan barang.
Penerima barang yang tidak dipesan.

Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus
mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian
barang ke pemasok.
Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.

Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam
menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.

Halaman: 10 dari 45
Pencurian Barang.
Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian
sebagai berikut :
a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi
tersebut dibatasi.
b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus
didokumentasikan.
Contoh : Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan

harus mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan
ke gudang.
KARTU GUDANG
No KODE :……………………………………..GUDANG :………………………………
NAMA BARANG : ……………………………………. LOKASI : …………………………….
SPESIFIKASI : ………………….MINIMUM…………..MAKSIMUM………..SATUAN……
DITERIMA DIPAKAI SISA

No No
TGL KUANTITAS TGL KUANTITAS KUANTITAS KETERANGAN
BUKTI BUKTI
Gambar 3. Kartu Gudang
Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang tersebut
harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai
dengan laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang,
kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi
barang. Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan

Halaman: 11 dari 45
barang yang akan dijual mutasinya harus dicatat dalam kartu gudang. Setiap
bulannya dilaporkan kepada pimpinan/atasan.
3. Cara memeriksa barang-barang yang diterima atas kerusakan, kualitas,

kesegaran, ukuran, tanggal kadaluarsa, bocor atau ketidaksesuaian dan
dicatat sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Bahan pangan
Bahan pangan adalah bahan yang digunakan untuk menghasilkan pangan.
Sedangkan produk pangan adalah hasil penanganan atau pengolahan bahan
pangan.
Meskipun kondisinya jauh berbeda, keduanya mengalami proses penurunan

mutu. Bahan pangan mengalami penurunan mutu dari sejak dipanen atau
ditangkap hingga ketangan konsumen, baik konsumen akhir maupun antara.
Sifat bahan pangan

Berdasarkan jenisnya, sifat dari bahan pangan dapat dibagi menjadi tiga
golongan, yaitu sifat fisik, kimiawi, dan biologis.
Pedagang akan selalu berusaha menjaga mutu dari bahan pangan agar tetap baik
sampai ke tangan konsumen. Sedangkan industri, selain menjaga mutu dari
bahan pangan juga akan berusaha menjaga produk pangan yang dihasilkan agar
tidak tercemar sampai ke tangan konsumen.
Pencemaran yang dialami oleh bahan pangan akan mempengaruhi mutu produk
yang dihasilkan. Namun yang lebih menghawatirkan adalah pencemaran bahan
pangan dapat menyebabkan sakit atau keracunan bagi konsumen yang
mengkonsumsinya.
Untuk mempertahankan mutu bahan atau produk pangan diperlukan pemahaman

tentang sifat bahan pangan.

Halaman: 12 dari 45
Sifat fisik
Sifat fisik yang memiliki hubungan erat dengan sifat dari bahan pangan antara
lain sifat alometrik, tekstur, kekenyalan, koefisien gesek, dan konduktivitas panas.
Sifat fisik memiliki kaitan sangat erat dengan mutu bahan pangan karena dapat
digunakan sebagai informasi dasar dalam menentu kan tingkat metode
penanganan dan atau bagaimana mendisain peralatan pengolahan terutama
peralatan pengolahan yang bersifat otomatis.
Hubungan alometrik
Kekuatan, ukuran, bentuk bahan pangan merupakan sifat fisik penting yang
berperan dalam pengolahan. Sifat fisik tersebut dapat menentukan metode
penanganan dan disain peralatan pengolahan.
Ukuran dan bentuk fisik merupakan sifat dasar yang penting. Pada kerang-
kerangan, dimensi kerang, rasio dimensi kerang, rasio volume ruang dengan
volume total dan berat kerang dapat membantu dalam penetuan peralatan
penanganan dan potensi daging per wadah.
Gambar 4. Alat seleksi buah berdasarkan bentuk dan ukuran (sifat fisik)
Tekstur
Tekstur bahan pangan beraneka ragam, mulai dari yang tekstur halus hingga
kasar. Tekstur bahan pangan berkaitan dengan perlindungan alami dari bahan
pangan tersebut. Namun dari sisi sebagai bahan pangan, tekstur memiliki kaitan
erat dengan cara penanganan dan pengolahan bahan pangan.

Halaman: 13 dari 45
Pengujian tekstur bahan pangan sudah banyak dilakukan dengan menggunakan

alat penggunting atau penusuk. Informasi yang diperoleh akan berguna untuk
menentukan berapa kekuatan yang diperlukan apabila akan menggunakan produk
tersebut.
Lebar bahan pangan akan mempengaruhi energi yang diperlukan untuk

memotong. Pemotongan cumi-cumi yang berukuran 3 cm akan membutuhkan
energi 205 N dibandingkan dengan cumi-cumi berukuran 1 cm yang ternyata
hanya membutuhkan energi pemotongan 82 N.
Mutu dan kualitas

Mutu adalah gabungan dari sejumlah atribut yang dimiliki oleh bahan atau produk
pangan yang dapat dinilai secara organoleptik. Atribut tersebut meliputi
parameter kenampakan, warna, tekstur, rasa dan bau (Kramer dan Twigg,1983).
Menurut Hubeis (1994), mutu dianggap sebagai derajat penerimaan konsumen

terhadap produk yang dikonsumsi berulang (seragam atau konsisten dalam
standar dan spesifikasi), terutama sifat organoleptiknya. Mutu juga dapat
dianggap sebagai kepuasan (akan kebutuhan dan harga) yang didapatkan
konsumen dari integritas produk yang dihasilkan produsen. Berdasarkan ISO/DIS
8402 – 1992, mutu didefinsilkan sebagai karakteristik menyeluruh dari suatu
wujud apakah itu produk, kegiatan, proses, organisasi atau manusia, yang
menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan yang telah ditentukan
(Fardiaz, 1997).
Kramer dan Twigg (1983) telah mengklasifikasikan karakteristik mutu bahan

pangan menjadi dua kelompok, yaitu :
1. Karakteristik fisik atau karakteristik tampak, meliputi penampilan yaitu

warna, ukuran, bentuk dan cacat fisik; kinestika yaitu tekstur,

Halaman: 14 dari 45
kekentalan dan konsistensi; flavor yaitu sensasi dari kombinasi bau

dan cicip, dan
2. Karakteristik tersembunyi, yaitu nilai gizi dan keamanan mikrobiologis.
Mutu berbeda dengan kualitas. Pisang batu mempunyai kualitas lebih baik
sebagai bahan baku rujak gula, namun pisang yang bermutu baik adalah
Cavendish karena memiliki sejumlah atribut baik. Hanya satu karakteristik baik
yang dimiliki oleh pisang batu, yaitu daging buahnya berbiji sehingga cocok untuk
rujak.
Pisang cavendish memiliki sejumlah karakteristik baik, yaitu rasa yang manis,
kulitnya mulus, bentuknya menarik, dan tekstur daging buahnya lembut. Dengan
demikian, cavendish merupakan buah pisang yang bermutu baik sedangkan
pisang batu merupakan pisang berkualitas baik untuk dibuat rujak.
Istilah kualitas berbeda pengertiannya antara satu orang dengan lainnya. Kualitas
bahan pangan dapat dikatakan baik hanya karena karakter ukuran, jenis, atau
kesegarannya. Harga jual bahan pangan yang mahal dianggap lebih berkualitas
dibandingkan dengan harga jual yang lebih murah. Sebagai contoh, durian
monthong dari Thailand dianggap lebih berkualitas dibandingkan durian lokal
yang harganya relative murah.
Faktor yang mempengaruhi mutu

Mutu dari bahan pangan sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor, baik internal
maupun ekternal. Faktor internal adalah faktor yang berasal dari bahan pangan
itu sendiri, yaitu jenis kelamin, ukuran, spesies, perkawinan, dan cacat.
Faktor eksternal berasal dari lingkungannya, seperti jarak yang harus di tempuh
hingga ke tempat konsumen, pakan yang diberikan, lokasi penangkapan atau
budidaya, keberadaan organisme parasit, kandungan senyawa berracun, atau
kandungan polutan.

Halaman: 15 dari 45
Kandungan polutan
Akhir-akhir ini marak diberitakan penggunaan senyawa formalin (formaldehid)
sebagai pengawet bahan dan produk pangan. Senyawa formalin memiliki gugus
CH2OH yang mudah mengikat air dan gugus aldehid yang mudah mengikat
protein.
Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) telah melarang penggunaan

senyawa formalin sebagai pengawet bahan pangan dan badan ini juga telah
menginformasikan bahwa 56 persen produk pangan yang beredar ternyata
mengandung formalin. Produk tersebut terutama pada mie, tahu, ikan segar, dan
ikan asin.
Kerugian yang dialami apabila mengkonsumsi formalin antara lain menimbulkan

kerusakan di lambung, bersifat karsinogenik atau dapat menyebabkan kanker.
B. Keterampilan yang diperlukan dalam Menerima persediaan makanan

1. Memeriksa persediaan yang masuk secara cermat atas pemesanan dan
dokumen pengiriman sesuai prosedur perusahaan ,
2. Mencermati, memahami, mencatat, dan menyampaikan kepada atasan terkait
variasi barang-barang yg diterima ,
3. Memeriksa barang-barang yang diterima atas kerusakan, kualitas, kesegaran,
ukuran, tanggal kadaluarsa, bocor atau ketidak sesuaian dan dicatat sesuai
dengan kebijakan perusahaan.
C. Sikap Kerja yang diperlukan dalam Menerima persediaan makanan

1. Harus cermat dan teliti dalam memeriksa persediaan yang masuk secara
cermat atas pemesanan dan dokumen pengiriman sesuai prosedur
perusahaan.
2. Harus cermat dan teliti dalam mencermati, memahami, mencatat, dan
menyampaikan kepada atasan terkait variasi barang-barang yg diterima.

Halaman: 16 dari 45
3. Harus cermat dan teliti dalam memeriksa barang-barang yang diterima atas
kerusakan, kualitas, kesegaran, ukuran, tanggal kadaluarsa, bocor atau
ketidak sesuaian dan dicatat sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Halaman: 17 dari 45
BAB III
Menyimpan Persediaan Barang
A. Pengetahuan Yang Diperlukan Dalam Menyimpan Persediaan Barang
1. Cara Menyimpan Persediaan Barang Termasuk Menyiapkan Kondisi

Gudang Penyimpanan Sesuai Standar Perusahaan.
Guna memudahkan proses penyimpanan bahan bahan baku, sesuai dengan

standar pengelolaan, maka perlu dilakukan pengelompokkan agar memberi
kemudahan dalam melaksanakannya. Pengelompokan tersebut
dikarenakan setiap bahan makanan mempunyai karakteristik sendiri untuk
penanganannya. Pengelompokkan tersebut dilakukan sebagai berikut:
1. Meat, Fish and Poultry.

2. Eggs and dairy product.
3. Edible fats and oil (animal and vegetable).
4. Grain, fruit and vegetable.
5. Beverages.
Fungsi Gudang
1. Setelah barang-barang diterima, selanjutnya disimpan dalam

gudang (Food Storage). Setiap organisasi atau lembaga dalam
kegiatan usahanya dipastikan mempunyai ruangan untuk
menampung, menyimpan, mengamankan dan pengurusan barang-
barang baik yang berwujud tahan lama (inventaris) maupun yang
berwujud habis pakai. Fungsi gudang sendiri adalah sebagai
tempat penerimaan, tempat penyimpanan, tempat pemeliharaan
dan tempat pengamanan.

Halaman: 18 dari 45
2. Gudang merupakan tempat yang sangat penting dan harus

diperhatikan, karena itu harus dijaga agar barang-barang yang ada di
dalamnya selalu dalam kondisi baik, aman, dan siap digunakan untuk
menunjang keperluan operasional. Hal ini bisa dipahami mengingat
jumlah uang yang disimpan digudang sangat besar.
3. Pada prinsipnya penyimpanan merupakan proses

pengelolaan persediaan. Persediaan adalah sumberdaya yang
menganggur namun memiliki nilai ekonomis. Persediaan
mencerminkan investasi yang dirancang untuk memperlancar kegiatan
produksi terutama bila pasokan dan permintaan tidak menentu.
4. Memperlancar produksi dan distribusi, Menangkal inflasi, kalau barang

sedang banyak kita dapat membeli barang agak banyak, dan kalau
harga naik kita sudah memiliki persediaan cukup bahkan nilainya lebih
tinggi.
5. Dapat mengambil keuntungan kalau potongan jumlah yang dibeli

banyak. Namun disisi lain perlu diperhatikan biaya penyimpanannya,
rusaknya bahan atau kadaluarsa menyebabkan kerugian yang sangat
besar.
6. Upaya memuaskan pelanggan. Persediaan terdiri dari bahan

mentah, barang dalam proses dan barang jadi.
Sedangkan bahan makanan, sesuai karakternya, dikelompokkan

menjadi 6, yaitu:
1. Meat, fish, and poultry

Karakteristik segar, cepat membusuk, dan amis mengharuskan bahan ini
untuk disimpan dalam kondisi yang cukup dingin. Tetapi tidak membeku

Halaman: 19 dari 45
terlalu lama supaya membran sel tidak rusak karena kristal es. Bahan ini
cocok disimpan pada refrigerator.
2. Eggs and dairy product

Karakteristik cair, sedikit berlemak, dan amis. Karena tuntutan pengolahan
yang mengharuskan bahan ini diolah dalam kondisi cair dan segar, akan
lebih baik bila disimpan pada chiller sehingga tidak beku.
3. Fat and oil

Karakteristik bahan ini terkadang cair terkadang padat namun sangat
berlemak. Dengan kandungan lemaknya, apabila terkena udara terbuka
akan mengalami oksidasi dan menimbulkan ikatan lemak jenuh. Begitu pula
dengan air yang mengandung udara sehingga dengan mudah mengoksidasi
ikatan lemak. Dengan karakteristik demikian, fat and oil lebih cocok
disimpan pada tempat kering dalam wadah tertutup dan kondisi sejuk
supaya tidak mudah meleleh.
4. Grain product
Grain atau serealia, atau lebih mudah disebut dengan biji-bijian memiliki
karakteristik kering. Produk-produk grain juga merupakan aneka tepung
yang kondisinya kering. Hal ini mengharuskan penyimpanan grain pada dry
store yang kering dan sejuk.
5. Fruit and vegetables

Buah-buahan dan sayur-sayuran memiliki karakteristik mudah membusuk
karena metabolismenya tetap berjalan meskipun sudah dipetik. Namun
demikian, buah dan sayuran akan rusak apabila disimpan terlalu lama pada
tempat yang terlalu dingin karena sel air yang ada dalam buah dan sayuran
akan menyusut dan membeku. Dengan karakteristik yang demikian, lebih
baik buah disimpan pada tempat yang dingin untuk memperlambat
pembusukan namun tidak terlalu dingin supaya tidak rusak yaitu vegetable
store.

Halaman: 20 dari 45
6. Beverages
Beberapa minuman perlu disajikan padkondisi dingin saja, beberapa
minuman perlu disajikan pada kondisi beku. Tempat yang baik dalam
menyimpan minuman adalah chiller ataupun freezer.
2. Cara memindahkan seluruh persediaan dengan segera dan dengan

aman ke tempat penyimpanan yang layak tanpa kerusakan
Penanganan manual
Ketika menangani atau memindahkan stok, sangatlah penting untuk menerapkan
keterampilan K3 yang tepat ini berhubungan untuk aktivitas penanganan manual
termasuk:
1. Mengangkat stok, karton, kotak
2. Membawa barang dari area penyimpanan ke troli, memindahkan stok dari
satu tempat ke tempat lain
3. Menarik kotak dan karton ke depan di area penyimpanan
4. Mendorong troli.
Praktik kerja yang aman

Saat menangani dan memindahkan stok:
1. Pastikan tidak ada muatan berlebih dari troli atau peralatan transportasi
2. Jika Anda memilih untuk mengambil dan membawa barang-barang ringan
secara otomatis, Anda harus berhati-hati:
 Tidak membebani diri sendiri. Buat dua perjalanan daripada
mencoba untuk membawa atau memindahkan semuanya
sekaligus.
 Tidak membawa barang apa pun yang licin atau memiliki
permukaan yang tidak rata. Gunakan troli sebagai gantinya.
 Tidak membawa objek yang bentuknya tidak beraturan dan sulit.
 Tidak membawa barang apa pun yang mengaburkan atau
menghalangi pandangan Anda tentang ke mana anda berjalan
Halaman: 21 dari 45
 Tidak membawa barang apa pun menyebabkan Anda terlalu

berlebihan, atau yang menempatkan ketegangan pada bagian
tubuh Anda.
 Tentukan karakteristik paket / barang sebelum mencoba membawa
atau mengangkat.
 Setiap carry atau lift harus dinilai berdasarkan atribut masing-
masing.
 Pastikan rute yang akan dilalui bebas dari penghalang atau risiko.
Gunakan peralatan dan sistem transportasi internal yang ditunjuk untuk

memindahkan stok. Misalnya, tempat kerja mungkin memerlukan:
1. Penggerak tong yang akan digunakan saat memindahkan tong bir.
2. Troli flatbed untuk digunakan ketika memindahkan linen dan drum bahan kimia
3. Troli botol gas untuk digunakan saat memindahkan silinder gas.
4. Penggunaan roller konveyor saat memindahkan karton dari tempat pengiriman
ke store.
5. Troli memanjat tangga untuk digunakan saat memindahkan persediaan lebih
dari satu langkah.
6. Troli roda pneumatik untuk digunakan saat memindahkan botol dan item gelas
7. Pastikan kepatuhan dengan semua persyaratan penanganan manual lokal yang
diberlakukan oleh aturan yang berlaku.
Terapkan teknik pengangkatan yang benar:

1. Tekuk lutut
2. Pertahankan punggung tetap lurus
3. Angkat dengan kaki, jangan di belakang.
4. Hindari peregangan atau tegang saat memegang atau memindahkan stok.
Ini adalah penyebab umum nyeri punggung dan otot serta cedera. Amati berat
badan yang sesuai ukuran beban. Bahkan jika tidak ada batasan berat maksimal
‟untuk mengangkat atau menangani secara manual, panduan berikut ini
direkomendasikan:

Halaman: 22 dari 45
1. Individu tidak boleh menangani beban lebih dari 4,5 kg saat duduk
2. Individu tidak boleh mengangkat beban lebih dari 16 kg
3. Pengangkatan tim atau bantuan mekanis harus digunakan untuk segala
sesuatu yang melebihi 55 kg.
Hindari tindakan atau aktivitas apa pun yang berulang di alam karena menimbulkan
cedera regangan berulang yang berpotensi melelahkan. Pakailah pakaian pelindung
yang sesuai untuk item dan / atau situasi. Ini mungkin berarti memakai:
1. Pakaian termal - pakaian dingin saat bekerja di ruang pendingin atau ruang
sejuk
2. Sarung tangan untuk melindungi tangan dan lengan bawah
3. Sepatu pelindung / sepatu bot baja tertutup
4. Celemek pelindung.
Kiat aman menggunakan troli

Saat menggunakan troli untuk memindahkan stok:
1. Jangan pernah membebani troli.
2. Buat dua perjalanan daripada satu perjalanan yang berlebihan.
3. Dapatkan troli yang lebih besar
4. Tempatkan barang terberat di bagian bawah troli. Ini membantu
menghindari troli terbalik dan mengurangi risiko barang jatuh dari troli
5. Selalu dorong troli. Ini berarti Anda akan berjalan ke depan sehingga Anda
dapat melihat ke mana Anda akan pergi.
6. Jangan pernah menarik trolley.
7. Jangan pernah menggunakan troli yang rusak seperti troli dengan roda
yang macet, atau yang memiliki rak dengan tepi bergerigi.
8. Pilih troli yang tepat untuk pekerjaan itu.
Buka item stok, sesuai kebutuhan

Banyak barang yang diterima menjadi persediaan , perlu dibongkar sebagai
bagian dari proses penyimpanan.

Halaman: 23 dari 45
Praktek Membongkar
Ketika membongkar stok Anda harus mengikuti semua kebijakan dan prosedur
perusahaan. Misalnya, jika tempat tersebut memiliki kebijakan "penuh" di ruang
penyimpanan, Anda tidak akan membongkar barang-barang individual dari
karton.
Persyaratan Umum
Membongkar stok mengharuskan untuk:
1. Memindahkan barang-barang individu dari karton dan / atau mengemas dan

memuat stok ke tempat penyimpanan
2. Periksa kualitas dan kesesuaian setiap item yang dibongkar untuk
memastikan:
 Barang tidak rusak atau rusak
 Tidak ada yang bocor
 Tidak ada segel yang rusak
 Item, kaleng, drum, botol, paket, dan karung barang masih utuh
 Tanggal penggunaan dan / atau terbaik sebelum tanggal yang sesuai
dengan tingkat penggunaan
Pindahkan stok ke area operasional yang diperlukan

Setelah stok telah diterima, maka harus diangkut ke tempat penyimpanan atau
operasional yang sesuai, sebagaimana diperlukan. Semua barang harus diangkut
segera, aman dan tanpa kerusakan.
3. Cara menyimpan persediaan di lokasi yang cocok dalam area dan sesuai
dengan prosedur perusahaan
Area penyimpanan
Area penyimpanan di mana stok mungkin perlu diangkut dapat meliputi:
1. Area penyimpanan untuk item makanan:

Halaman: 24 dari 45
- store barang kering untuk makanan

2. Area penyimpanan berpendingin seperti ruang pendingin dan kulkas
3. Area penyimpanan minuman untuk produk alkohol dan non-alkohol
Jenis-Jenis Gudang
Selanjutnya gudang penyimpanan dibagi dalam 2 (dua) jenis yaitu :
a. Dry food store (Gudang makanan kering)
Gudang ini tempat menyimpan bahan bahan makanan kering

yang tidak mudah rusak, seperti beras, gula, makanan dalam botol,
makanan dalam dus dan makanan kering lainnya. Gudang kering
ini biasanya mempunyai temperatur 20°C
Persyaratan untuk gudang kering (dry store) adalah sebagai berikut:

 Memiliki ukuran luas area yang memadai
 Berdekatan dengan area penerimaan dan pengolahan makanan
 Aman dari berbagai kebocoran (security of contents)
 Memiliki suhu, kelembaban dan pencahayaan yang memadai
 Dilengkapi dengan rak kontainer yang memadai dengan
penataan yang baik dan rapi. Teknik penyimpanan
bahan makanan dilakukan sebagai berikut:
 Groceriesharus disimpan dalam rak, tidak menyentuh tanah,
suhu dan tingkat kelembaban gudang harus dijaga pada
tingkat tertentu.
 Tata letak bahan makanan harus disesuaikan dengan tingkat
kebutuhan bahan makanan tersebut.
 Bahan makanan dikeluarkan dari gudang berdasarkan urutan
first in first out.
b. Cold Store atau Refregerator
Refregerator merupakan gudang untuk penyimpanan bahan makanan

yang tidak tahan lama dan mudah rusak, seperti sayuran segar,
daging, ikan, buah-buahan.
Berdasarkan suhu, cold store diklasifikasikan menjadi 4, yaitu:
1. Vegetable store, tempat penyimpanan bersuhu 10 °C dengan

karakteristik dingin dan segar.
2. Chiller, tempat penyimpanan bersuhu 4 °C dengan karakterisk

dingin namun tidak membekukan.

Halaman: 25 dari 45
3. Refrigerator, tempat penyimpanan bersuhu 0-3 °C dengan

karakteristik dingin sekali dan dapat membekukan.
4. Freezer, tempat penyimpanan bersuhu -18 °C yang dapat

membekukan bahan makanan dalam waktu cepat.
4. Cara Mencatat Tingkat Persediaan Secara Tepat Sesuai Dengan

Prosedur Perusahaan
Frekuensi pernghitungan persediaan sangat tergantung pada jenis bisnis yang

dilakukan perusahaan, tingkat internal chek yang terjalin dalam perusahaan, serta
kebijakan manajemen mengenai frekuensi laporan yang dibuat.
Penghitungan persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, triwulan,

bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Penghitungan dengan
frekuensi yang lebih tinggi bisa dilakukan sebagian demi sebagian atau
departemen demi departemen. Sedangkan penghitungan untuk keseluruhan
perusahaan dapat dilakukan dengan frekuensi yang lebih rendah. Penghitungan
fisik persediaan bisa saja dilakukan setiap hari yaitu manakala barang persediaan
yang dihitung itu bernilai sangat tinggi.
Karena penghitungan fisik persediaan pasti akan mengganggu jalannya kegiatan

operaional perusahaan, maka pelaksanaannyasebaiknya dilakukan ketika kegiatan
perusahaan dan jumlah persediaan tengah menurun. Jika perusahaan
menyelenggarakan sistem perpetual dengan baik, saat penghitungan persediaan
tidak perlu sama dengan tanggal penutupan buku. Pelaksaan pada akhir tahun
memang lebih baik, karena memperkecil kemungkinan terjadinya perbedaan
antara catatan persediaan dan fisik persediaan.
Tetapi perlu pula diingat bahwa pada akhir tahun, produksi biasanya tidak
berjalan dan karyawan libur tahun baru, sehingga penghitungan lebih awal
dianggap lebih praktis. Dilain pihak, jika perusahaan tidak menerapkan sistem

Halaman: 26 dari 45
perpetual melainkan menggunakan sistem periodik, maka penghitungan

persediaan dapat mungkin harus dilakukan pada akhir tahun buku.
Sebelum penghitungan dilakukan, perlu dilakukan beberapa persiapan

pendahuluan. Biasanya perusahaan membentuk semacam tim khusus yang
benar-benar menguasai tehnik penghitungan barang. Barang-barang yang akan
dihitung sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi dan lengkap sebelum dihitung.
Sebagai alat kontrol harus digunakan formulir penghitungan yang baik. Bentuk
formulir penghitungan persediaan itu harus dikoordinasikan dengan pihak
pencatatan harga sehingga penghitungan bisa dilaksanakan lebih efisien.
Formulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang dapat digunakan untuk
mencatat hasil penghitungann kuantitas maupun untuk mencatat harga. Namun
demikian formulir juga bisa dibuat beberapa jenis, yaitu untuk mencatat hasil
penghitungan fisik, untuk mencatat akumulasi informasi yang tercantum pada
formulir hasil penghitungan fisik, dan untuk mencatat harga dan ikhtisar total
persediaan.
Nomor :
SELESAI DIHITUNG
Nomor :
HASIL PERHITUNGAN KE DUA
No. Kode barang : ……………………………………………………………..
Uraian barang : ……………………………………………………………..
Lokasi : ……………………………………………………………..
Jml Barang kuantitas : ……………………………………………………………..
Satuan : ……………………………………………………………..
Dihitung Oleh : ……………………………………………………………..
Nomor :
HASIL PERHITUNGAN PERTAMA

Jumlah Barang : Kuantitas : ……………………………….
Satuan : ……………………………….
Gambar 5. Formulir Penghitungan Fisik Persediaan
Dihitung Oleh : ……………………………………………..

Halaman: 27 dari 45
Penghitungan dilakukan oleh tim yang menghitung, menimbang, mengukur atau

mengestimasi jumlah berbagai kelompok persediaan di berbagai departemen, serta
mencatat hasilnya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses
penghitungan antara lain adalah sebagai berikut :
1. Pemilihan anggota tim. Anggota tim terdiri dari petugas bukan pengelola
persediaan disertai dengan petugas pengelola persediaan. Yang penting
adalah bahwa anggota tim yang dipilih hendaknya benar-benar memahami
tahapan proses produksi perusahaan. Dengan demikian dia harus dapat
mengantisipasi berbagai peristiwa yang mungkin terjadi serta berbagai
permasalahan yang mungkin timbul dan mencari penyelesaian dengan baik.
2. Penyusunan prosedur penghitungan. Ketua tim yang biasanya adalah
menejer akuntansi tahu pimpinan satuan pengawas intern, harus membuat
semacam kerangka prosdur yang harus diikuti dalam proses perhitungan.
Prosedur itu harus dibuat tertulis dan di bagikan kepada anggota tim, dan
diintruksikan agar angota tim benar-benar memahami dan mengikuti
langkah-langkah yang terangkum dalam prosedur
3. Tugas penghitung. Perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola
persediaan seluruhnya, melainkan harus dilakukan oleh dua pihak, dimana
salah satu pihak adalah petugas bukan pengelolaan persediaan. Perbedaan
itu diperlukan agar tercipta mekanisme saling uji antara kedua belah pihak.
4. Barang berkualitas rendah. Jika dalam perhitungan itu ditemukan barang-
barang yang berkualitas rendah atau rusak, hyendaknya barang-barang
tersebut dipisahkan dan dilaporkan secara terpisah pula untuk memperoleh
keputusan lebih lanjut oleh manajemen.
5. Pergerakan barang. Selama proses perhitungan setiap pergerakan barang
baik masuk maupun keluar lingkungan perhitungan dapat di ijinkan
sepanjang memang benar-benar diperlukan, dan pergerakan itu harus dicatat
dalam suatu formulir khusus. Jika selama proses perhitungan persediaan
ternyata aktivitas pabrik tidak dapat dihentikan, pergerakan barang harus
benar-benar diawasi sehingga kemungkinan terjadinya perhitungan dua kali
atau luputnya barang dari perhitungan didua lokasi dapat di hidarkan.

Halaman: 28 dari 45
6. Penyusunan barang. Barang hendaknya ditumpuk dengan rapi sehingga

memudahkan perhitungan. Barang- barang titipan dan konsinyasi, barang
rusak, barang usang, serta barang lain yang tidak termasuk dalam persediaan
harus diberi tanda dengan jelas.
7. Tim penghitung persediaan dibagi menjadi dua kelompok masing –masing
kelompok terdiri dari persediaan dan petugas bukan petugas persediaan.
Untuk memudahkan pencatatan hasil perhitungan dan memperkuat
pengendaliaan intern, perhitungan persediaan dilakukan dengan
menggunakan alat bantu formulir perhitungan yang disesuaikan dengan cara
kerja tim. Formulir itu dibagi menjadi tiga bagian yaitu :
a. Bagian pertama atau bagian bawah formulir, memuat data hasil
perhitungan yang dilakukan kelompok pertama.
b. Bagian kedua, yaitu bagian tengah formulir, memuat data hasil
perhitungan kelompok kedua.
c. Bagian ketiga yaitu bagian atas formulir, apabila perhitungan telah
selesai akan ditinggalkan pada barang dan akan berfungsi sebagi
tanda bahwa barang yang bersangkutan telah selesai dihitung, dan
tertulis diatasnya kata-kata SELESAI DIHITUNG.
5. Cara Memberi Label Pada Persediaan Sesuai Dengan Prosedur

Perusahaan.
Petugas gudang harus selalu melakukan labelling atau mencantumkan tanggal

pada setiap bahan makanan, baik yang belum digunakan atau yang sudah di
gunakan agar bahan makanan dapat selalu terkontrol dan terjaga kualitasnya. Hal
ini juga sangat membantu pihak restoran dalam mengatur perputaran persediaan
bahan makanan di gudang.
Label stok untuk mengidentifikasi barang

Sebagian besar stok yang dikirim ke tempat sudah diberi label yang cukup untuk
keperluan penyimpanan dan penggunaan umum barang tersebut.

Halaman: 29 dari 45
Di mana barang dikirim tanpa beberapa bentuk identifikasi yang sesuai,

pembungkus atau pelabelan, atau di mana Anda perlu mengambil barang-barang
individu dari paket, karton atau pembungkus Anda mungkin perlu memberikan
label Anda sendiri untuk barang-barang ini.
Persyaratan pelabelan
Aktivitas yang terlibat dalam pemberian label pada barang dapat meliputi:
 Letakkan label yang ada secara fisik pada wadah penyimpanan dan rak
untuk:
 Identifikasi stok barang
 Tampilkan tanggal pengiriman
 Mempersiapkan label yang ditulis tangan dan / atau dihasilkan komputer

dan melampirkannya ke item stok individual
 Menggunakan peralatan pengkodean dan pelabelan bar elektronik dan

melampirkan label untuk:
 Rak
 Wadah
 Item stok individu
 Mengamati persyaratan keamanan pangan terkait dengan pemberian label

makanan seperti:
 Label, tag atau paku tidak boleh melakukan kontak langsung dengan
makanan
 Pastikan hari / tanggal dan waktu pengiriman dicatat pada label
 Setiap item makanan yang dikemas ulang harus diberi label dengan rincian
barang asli.
 Label untuk stok barang biasanya diposisikan tepat di atas atau di bawah
rak.

Halaman: 30 dari 45
 Dalam beberapa kasus, label sebenarnya dapat dilampirkan ke item itu

sendiri. Tujuan utama pelabelan yang jelas dan akurat adalah untuk
mengidentifikasi secara jelas item-item dalam stok, di rak atau di area
penyimpanan lainnya.
Sebagai contoh, hampir tidak mungkin untuk membedakan secara visual antara,
Sprei tunggal , Sprei ganda , Sprei ukuran queen , Sprei berukuran besar Ketika
dilipat dan diletakkan di rak.
Ada tiga jenis label yang umum:

1. Label perekat yang dikupas dari gulungan label yang dicetak sebelumnya
"Dokumen yang dihasilkan komputer" yang dicetak dari sistem manajemen
persediaan.
2. Sebuah catatan tulisan tangan atau label perekat yang sederhana dengan
informasi yang relevan tertulis. pada label dengan pena penandaan.
3. Label alasan tambahan digunakan pada item stok.
B. Keterampilan Yang Diperlukan Dalam Menyimpan Persediaan Barang

1. Menyimpan persediaan Barang termasuk termasuk menyiapkan kondisi
gudang penyimpanan sesuai standar perusahaan.
2. Memindahkan seluruh persediaan dengan segera dan dengan aman ke
tempat penyimpanan yang layak tanpa kerusakan.
3. Menyimpan persediaan di lokasi yang cocok dalam area dan sesuai dengan
prosedur perusahaan.
4. Menyimpan persediaan di lokasi yang cocok dalam area dan sesuai dengan
prosedur perusahaan , mencatat tingkat persediaan secara tepat sesuai
dengan prosedur perusahaan.
5. Memberi label pada persediaan sesuai dengan prosedur perusahaan.
C. Sikap Kerja yang diperlukan dalam Menyimpan persediaan Barang

1. Harus cermat dan teliti Menyimpan persediaan Barang termasuk termasuk
menyiapkan kondisi gudang penyimpanan sesuai standar perusahaan.

Halaman: 31 dari 45
2. Harus cermat dan teliti memindahkan seluruh persediaan dengan segera

dan dengan aman ke tempat penyimpanan yang layak tanpa kerusakan.
3. Harus cermat dan teliti menyimpan persediaan di lokasi yang cocok dalam
area dan sesuai dengan prosedur perusahaan.
4. Harus cermat dan teliti menyimpan persediaan di lokasi yang cocok dalam
area dan sesuai dengan prosedur perusahaan , mencatat tingkat
persediaan secara tepat sesuai dengan prosedur perusahaan.
5. Harus cermat dan teliti memberi label pada persediaan sesuai dengan
prosedur perusahaan.

Halaman: 32 dari 45
BAB IV
Merotasi Dan Menjaga Persediaan
A. Pengetahuan yang diperlukan dalam Merotasi dan menjaga persediaan
1. Cara merotasi/memutar persediaan sesuai dengan kebijakan perusahaan
Rotasi stok dengan persyaratan perusahaan dan stok barang
Ini adalah prosedur standar semua stok yang dikirim ke suatu tempat perlu dirotasi
agar stok yang lebih lama digunakan sebelum stok yang lebih baru datang
Mengapa rotasi barang penting?

 Rotasi barang harus diterapkan untuk membantu menghindari situasi seperti:
 Kerugian stok karena barang-barang menjadi stok yang sudah kadaluarsa
terlihat lama karena menghabiskan terlalu lama dalam penyimpanan.
 Barang ini tidak menarik dan pelanggan tidak akan membelinya
 Kerusakan stok , atau penurunan kualitas , yang mungkin terjadi jika stok
menghabiskan waktu yang berlebihan dalam penyimpanan.
 Semakin lama item yang di penyimpanan semakin besar risiko kerusakan
itu.
Empat opsi rotasi barang adalah:

 First In, First Out (FIFO)
 First In, Last Out (FILO)
 Last In, First Out (LIFO)
 Last In, Last Out (LILO)
Sistem rotasi barang apa yang berlaku?

Metode rotasi stock yang paling sering digunakan di perhotelan adalah metode First
In First Out. Ini berarti stok harus digunakan atau dijual dalam pesanan telah tiba
di tempat.

Halaman: 33 dari 45
Dalam prakteknya ini berarti perlu:

 Pindahkan stok lama ke depan dan tempatkan stok baru di belakangnya.
 Jangan pernah memuat stok baru di depan stok yang ada.
 Angkat stok yang ada dan letakkan stok baru di bawahnya.
 Buat area penyimpanan baru / tumpuk untuk stok baru dan pastikan stok
lama digunakan sebelum tumpukan baru ini dimulai.
 Log informasi identifikasi pada item ( seperti tong bir, karton) ketika mereka
dikirim menurut tanggal pengiriman dan kemudian pastikan merujuk ke
catatan ini saat menggunakan tong atau karton untuk memastikan
menggunakan yang lama terlebih dahulu.
 Periksa tanggal dan penggunaan terbaik sebelum dan bekas pakai stok
terlama dulu.
Lembar transfer internal

Setiap barang berpindah antar departemen untuk alasan apa pun (misalnya, untuk
keperluan rotasi barang , atau di mana satu departemen meminjam item dari
departemen lain karena mereka telah habis) harus memiliki “lembar transfer /
catatan internal” yang menyertainya yang telah selesai untuk memungkinkan
manajemen untuk:
Alokasikan kembali barang tersebut ke departemen yang benar-benar akan

menggunakannya karena ini adalah departemen yang akan menghasilkan
pendapatan untuk produk tersebut. Memotong barang dari stok yang dikeluarkan
ke departemen asli sehingga biaya barang tersebut tidak dikenakan terhadap
mereka ketika mereka tidak akan menjual atau menggunakannya.
Ketika merotasi barang , menggunakan proses sebagai kesempatan untuk:

 Periksa tanggal untuk mengidentifikasi apakah stok mendekati tanggal
kedaluwarsanya dan membutuhkan semacam tindakan yang diambil untuk
menggunakan item.
 Periksa tanda-tanda serangan hama dan hewan pengerat.

Halaman: 34 dari 45
 Apakah ada kotoran tikus di rak? Apakah tikus tampak menggerogoti kotak?
Periksa kualitas produk.
 Apakah terlihat seperti memburuk dalam penyimpanan?
 Apakah sudah rusak dalam penyimpanan?
2. Cara memindahkan persediaan sesuai dengan peraturan kesehatan dan

keselamatan
Beberapa aktivitas pemindahan persediaan yang perlu diperhitungkan adalah sebagai

berikut. Pemindahan persediaan yang terjadi dari satu departemen menuju
departemen yang lainnya.
Pengangkutan persediaan perlu mendapat perhatian agar tidak terjadi kontaminasi

baik dari serangga, debu maupun bakteri. Wadah yang dipergunakan harus utuh,
kuat dan tidak berkarat atau bocor. Pengangkutan untuk waktu yang lama harus
diatur shunya dalam keadaan panas 60 C atau tetap dingi 4 C.
Prinsip pengangkutan persediaan adalah sebagai berikut:
1. Setiap persediaan mempunyai wadah masing-masing. Isi persediaan tidak

terlampau penuh untuk mencegah tumpah. Wadah yang dipergunakan harus
utuh, kuat dan ukurannya memadai dengan makanan yang ditempatkan dan
tidak berkarat atau bocor.
2. Pengangkutan untuk waktu yang lama harus diatur suhunya dalam keadaan
tetap panas 600 C atau tetap dingin 40 C
3. Wadah selama perjalanan tidak dibuka sampai tempat penyajian.
4. Kedaraan pengangkut disediakan khusus dan tidak bercampur dengan
keperluan mengangkut bahan lain.

Halaman: 35 dari 45
3. Cara memeriksa dan melaporkan kualitas persediaan sesuai aturan

perusahaan
Memeriksa stok dan area penyimpanan
Memeriksa kualitas secara konstan berguna karena semakin cepat masalah

terdeteksi, semakin baik. Jika terlihat masalah, ambil tindakan yang tepat untuk
memperbaiki hal-hal atau segera laporkan situasi apa pun yang tidak dapat Anda
perbaiki sendiri untuk atasan.
Proses pemeriksaan stok dan area penyimpanan harus mencakup tahapan berikut:
1. Melakukan inspeksi visual.
2. Mengecek:
• Lantai, dinding dan langit-langit
• Rak, tempat sampah, dan wadah penyimpanan
• Item stok individu
3. Mengidentifikasi stok yang mendekati tanggal penggunaan dan / atau terbaik
sebelum tanggal sehingga dapat digunakan, dipromosikan atau dikembalikan
sebelum terlambat untuk mengikuti inspeksi internal.
4. Beberapa tempat memiliki:
• Jadwal pemeriksaan yang memerinci kapan harus memeriksa dan barang
atau area apa yang harus diperiksa
• Daftar periksa pemeriksaan. Ini mengidentifikasi aspek barang atau area
untuk memeriksa dan menyediakan kotak centang untuk diperiksa setelah
pemeriksaan dan termasuk bagian untuk menuliskan masalah yang
diidentifikasi untuk tindakan tindak lanjut selanjutnya Memeriksa kualitas
stok.

Halaman: 36 dari 45
4. Cara meletakkan kelebihan persediaan di gudang atau disimpan sesuai

dengan peraturan perusahaan, serta masalah yang timbul segera
diidentifikasi dan dilaporkan
Lakukan Pengecekan Sebelum Barang Diletakkan

Memastikan bahwa selalu melakukan pengecekan barang sebelum memasukkannya
ke dalam rak. Pengecekan ini bisa dilakukan sebelum pemberian kode agar bisa
mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam tumpukan stok barang.
Pengecekan ini juga bisa membantu untuk mengetahui barang mana yang
mengalami kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum memutuskan
untuk menyimpannya. Khusus untuk barang-barang yang cacat, bisa
mengumpulkannya ke dalam satu tempat lain dan jangan lupa pula untuk
memberikan tanda atau catatan kecil mengenai keterangan cacat.
Pisahkan Stok Baru dan Stok Lama

Mencampur aduk stok baru dan lama hanya akan membuat bingung ketika
melakukan pencatatan dan pengecekan stok barang. Ketika ada kedua barang ini,
ada baiknya Anda memisahkan stok lama dan stok baru untuk mempermudah
perhitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Anda juga bisa
menyediakan satu tempat khusus untuk stok baru agar menghindari tercampurnya
stok barang yang baru dan juga yang lama.
Melaporkan masalah
Contoh-contoh laporan seperti:
• Kerusakan peralatan dan perlengkapan.
• Sudah ada pelanggaran keamanan atau pencurian telah terjadi.
• Keruntuhan peralatan rak atau penyimpanan.
• Situasi di mana Anda kehabisan ruang penyimpanan.
• Garis stok tidak bergerak atau bergerak lambat.
• Garis stok digunakan lebih cepat daripada kecelakaan atau insiden K3 yang
normal.

Halaman: 37 dari 45
• Kondisi ada atau telah muncul membahayakan kualitas atau keamanan produk
di store.
• Situasi di mana jumlah stok fisik menunjukkan jumlah barang yang jauh lebih
sedikit daripada yang ditunjukkan oleh stok sistem kontrol harus dalam
persediaan.
Identifikasi tingkat penggunaan stok

Setiap masalah yang diidentifikasi di area penyimpanan harus segera dilaporkan
kepada pimpinan. Laporan tatap muka atau menggunakan telepon adalah metode
yang biasa digunakan.
Mengidentifikasi tingkat penggunaan stok termasuk mengidentifikasi barang

persediaan yang bergerak cepat dan lambat.
5. Cara menggunakan pencatatan persediaan sesuai dengan persyaratan

ketepatan dan kecepatan.
Lakukan pencatatan seakurat mungkin seperti input stok masuk dan stok keluar yang
dapat dibantu dengan program pendukung agar proses pencatatan lebih akurat.
Tujuan dilakukannya hal ini adalah agar mengetahui terlebih dahulu data dari periode
sebelumnya, lalu menentukan target pemasaran serta ramalan (forecast) penjualan
pada periode saat ini.
Metode Permanen (Perpectual System)

Metode Permanen (perpectual system) atau Metode Terus Menerus (Continue).
Pencatatan dilakukan secara permanen atau terus menerus, detail atau terperinci.
Dengan metode ini, persediaan dapat diketahui setiap saat karena tercatat secara
terus-menerus.
B. Keterampilan yang diperlukan dalam Menjaga standar presentasi personal

1. Merotasi/memutar persediaan sesuai dengan kebijakan perusahaan

Halaman: 38 dari 45
2. Memindahkan persediaan sesuai dengan peraturan kesehatan dan keselamatan

3. Memeriksa dan melaporkan kualitas persediaan sesuai aturan perusahaan
4. Meletakkan kelebihan persediaan di gudang atau disimpan sesuai dengan
peraturan perusahaan, serta masalah yang timbul segera diidentifikasi dan
dilaporkan
5. Menggunakan pencatatan persediaan sesuai dengan persyaratan ketepatan dan
kecepatan
C. Sikap Kerja yang diperlukan dalam Menjaga standar presentasi personal

1. Harus cermat dan teliti merotasi/memutar persediaan sesuai dengan kebijakan
perusahaan
2. Harus cermat dan teliti memindahkan persediaan sesuai dengan peraturan
kesehatan dan keselamatan
3. Harus cermat dan teliti memeriksa dan melaporkan kualitas persediaan sesuai
aturan perusahaan
4. Harus cermat dan teliti meletakkan kelebihan persediaan di gudang atau disimpan
sesuai dengan peraturan perusahaan, serta masalah yang timbul segera
diidentifikasi dan dilaporkan
5. Harus cermat dan teliti menggunakan pencatatan persediaan sesuai dengan
persyaratan ketepatan dan kecepatan.

Halaman: 39 dari 45
BAB V
Mengevaluasi Dan Melaporkan Hasil Pelaksanaan Kegiatan
A. Pengetahuan yang diperlukan bila Mengevaluasi dan melaporkan hasil

pelaksanaan kegiatan
1. Cara melaksanaan evaluasi kegiatan penerimaan dan menyimpan

persediaan sesuai kebijakan perusahaan
Penerimaan Persediaan :
1. Store keeper tidak diperkenankan menerima barang dari supplier tanpa

disertai dengan bukti PO atau internal Order untuk antar lokasi atau dari
kantor cabang dan pendukung dari supplier surat jalan. Store keeper telah
menerima copy PO pada saat menerima barang di gudang
2. Store keeper melakukan pengecekan atas barang yang diterima, kualitas
barang dilakukan pengecekan oleh fihak internal yang berkopenten
3. Store keeper membuat Good receive note / Surat Tanda terima barang
berdasarkan fisik barang yang diterima digudang sesuai dengan surat jalan,
Jika tidak sesuai dengan surat jalan, maka surat jalan dari supplier harus
direvisi dan disesuaikan dengan dengan fisik barang yang diterima di gudang.
Surat jalan yang telah direvisi tersebut ditandatangani oleh kedua belah fihak.
4. Jika saat penerimaan barang, ditemukan adanya barang yang rusak, using
atau spesifikasinya tidak sesuai, barang telah expired, maka store keeper
berhak menolak barang dari supplier tersebut.
5. Storekeeper segera membuat Berita Acara atas kondisi barang yang diterima
tersebut dan mengionformasikan serta menyerahkan berita acara tersebut
kepada Purchasing Departement
6. Berdasarkan informasi/Berita Acara dari storekeeper, Purchasing departemen
membuat Nota Pengembalian Barang kepada Suplier
7. Supplier harus menyetujui Nota pengembalian barang dan segera mengambil
barang tersebut dari gudang

Halaman: 40 dari 45
8. Storekeeper mengirimkan Surat Tanda Terima Barang atau good Received

Notes kepada Purchasing Dept
9. Purchasing Dept melakukan PO dan Invoice
10. Purchasing dept mengirimkan PO dan invoice ke Finance Dept/AP Staff untuk
proses pencatatan dan pembayaran
11. Store keeper melakukan pengecekan untuk kelompok barang-barang tertentu
sebagai berikut :
 Dry Food, store keeper harus memeriksa tanggal kadaluarsa/expired

datenya dan kemasannya (packaging) tidak tumpah atau bocor
 Frozen food, Srore keeper harus memeriksa temperature suhu container
pada saat menerima barang , misalnya -18, -20 dreajat celcius untuk
daging ayam, daging olahan, daging sapi, ice cream dan lain-lain. Warna
daging atau ikan yang diterima dan expired date-nya
 Chilled food, Storekeeper harus memeriksa kesegaran dari sayur, buah,
cabe, bawang dan bahan baku chilled lainnya, suhu untuk barang chilled
adalah 0 sampai -5 derajat celcius.
2. Cara melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan penerimaan dan

menyimpan persediaan kepada manajemen/pimpinan.
1. Laporan bulanan persediaan yang terdiri dari saldo, mutasi, analisa umur
persediaan harus diserahkan tepat waktu dan menyajikan pengelolaan
persediaan.
2. Pengawasan rutin atas batas-batas persediaan, verifikasi persediaan
(pemeriksaan persediaan) berdasarkan sampel dan secara teratur harus
dilakukan terutama pada barang-barang yang bernilai tinggi dan tindakan
pencegahan harus diambil untuk meminimalisasi kerugian akibat keusangan,
pencurian, kerusakan dll.

Halaman: 41 dari 45
3. Pemeriksaan fisik persediaan secara sampling dilakukan setiap bulan, dengan

nilai minimum 50% dari nilai total dari gudang-gudang terkait, sedangkan
pemeriksan menyeluruh dilakukan setiap 6 bulan sekali.
4. Penyesuaian kelebihan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik akan
diupdate dalam modul persediaan, dengan persetujuan dari Financial Controller
dan GM.
5. Kekurangan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik harus dilaporkan ke BOD
dan penyesuaian kepada sistem harus berdasarkan persetujuan BOD.
6. Untuk meminimalisasi dampak penghapusan (write off) yang tak terduga dan
signifikan, maka kebijakan penyusutan sistematis diterapkan untuk barang-
barang persediaan yang bergerak lambat, kecuali untuk semua barang-barang
yang telah diasuransikan.
7. Perusahaan membuat penyisihan untuk persediaan barang yang usang, rusak,
mengalami penyusutan, tidak sesuai spek, dan bergerak lambat untuk disetujui
oleh BOD dan dinyatakan dalam laporan keuangan secara konservatif.
B. Keterampilan yang diperlukan dalam Mengevaluasi dan melaporkan hasil

1. Melaksanaan evaluasi kegiatan penerimaan dan menyimpan persediaan sesuai

kebijakan perusahaan ,
2. Melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan penerimaan dan menyimpan
persediaan kepada manajemen/pimpinan.
C.Sikap Kerja yang diperlukan dalam Mengevaluasi dan melaporkan hasil

1. Harus cermat dan teliti melaksanaan evaluasi kegiatan penerimaan dan
menyimpan persediaan sesuai kebijakan perusahaan.
2. Harusu cermat dan teliti melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan
penerimaan dan menyimpan persediaan kepada manajemen/pimpinan.

Halaman: 42 dari 45
DAFTAR PUSTAKA
A. Dasar Perundang-undangan
1. Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan
2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2012 Tentang Kerangka
Kualifikasi Nasional Indonesia
3. Peraturan Pemerintah Reublik Indonesia Nomor 31 Tahun 2006 Tentang Sistem
Pelatihan Kerja Nasional
4. Keputusan Direktorat Jenderal Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas
Kementrian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia, Nomor
181/LATTAS/XII/2013 Tentang Pedoman Penyusunan Modul Pelatihan Berbasis
Kompetensi
B. Buku Referensi
1. Kementerian Tenaga Kerja RI, Pedoman Penyusunan Modul Pelatihan Berbasis
Kompetensi, Jakarta, 2013
2. Pengawasan Mutu Bahan/Produk Pangan Jilid 1, Eddy Afrianto
C. Majalah atau Buletin
D. Referensi Lainnya
1. Browsing internet : https://arifgunarto.files.wordpress.com/.../modul-mengelola-

admini
2. Browsing internet : mvmv https://www.scribd.com/doc/303134039/Pembelian-Dan-
Pemesanan-Bahan-Makanan

Halaman: 43 dari 45
DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN
A. Daftar Peralatan/Mesin
No. Nama Peralatan/Mesin Keterangan
1. Pena Baik dan berfungsi
2. Laptop Baik dan berfungsi
3. Pesawat telpon Baik dan berfungsi
B. Daftar Bahan
No. Nama Bahan Keterangan

1. Kertas Baik dan berfungsi

Halaman: 44 dari 45
DAFTAR PENYUSUN MODUL
NO. NAMA PROFESI

1. Mochamad Hariyanto Direktur AL HAESY PARE
ENGLISH LEARNING CAMP
Pare , Kediri , Jawa Timur
Direktur National Hotel &

Tourism Institute Pare , Kediri ,
Jawa Timur
Direktur Fajar Hidayah

International Tourism Institute
Ciangsana ,
Gunung Putri , Bogor , Jawa
Barat
2. Benny Mahartana GM Hotel Horison Ultima
3. Chairul Razak  KADIN INDONESIA – Koordinator
Sektor Pariwisata
 Instruktur BBPLK Cevest
KEMNAKER
 Instruktur PPTK KEMNAKER
(Pelatihan Pelatih di Tempat
Kerja)
 Hotelier
 Former General Manager PT
Akasia Prima Sejahter – Camden
House Serviced Residences

Halaman: 45 dari 45

Buku Informasi Menerima Dan Menyimpan Persediaan - Rev 030119

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Informasi Menerima Dan Menyimpan Persediaan - Rev 030119

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUKU INFORMASI

PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

MENERIMA DAN MENYIMPAN PERSEDIAAN

KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I.

DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------ 2

1. Cara memeriksa persediaan yang masuk secara cermat atas pemesanan

2. Cara mencermati, memahami, mencatat, dan menyampaikan kepada

3. Cara memeriksa barang-barang yang diterima atas kerusakan, kualitas,

B. Keterampilan yang diperlukan dalam menerima persediaan makanan---- 16

BAB III Menyimpan persediaan Barang---------------------------------------- 18

1. Cara menyiapkan kondisi gudang penyimpanan sesuai standar

2. Cara memindahkan seluruh persediaan dengan segera dan dengan

4. Cara mencatat tingkat persediaan secara tepat sesuai dengan

5. Cara memberi label pada persediaan sesuai dengan

Judul Modul Menerima dan Menyimpan Persediaan

B. Keterampilan yang diperlukan dalam menyimpan barang persediaan --- 31

BAB IV Merotasi dan menjaga persediaan ------------------------------------------ 33

1. Cara merotasi/memutar persediaan sesuai dengan kebijakan

2. Cara memindahkan persediaan sesuai dengan peraturan

3. Cara memeriksa dan melaporkan kualitas persediaan sesuai aturan

4. Cara meletakkan kelebihan persediaan di gudang atau disimpan sesuai

5. Cara menggunakan pencatatan persediaan sesuai dengan persyaratan

B. Keterampilan Yang Diperlukan Dalam Merotasi Dan Menjaga Persediaan-- 38

1. Cara melaksanaan evaluasi kegiatan penerimaan dan menyimpan

2. Cara melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan penerimaan dan

B. Keterampilan Yang Diperlukan Dalam Mengevaluasi Dan Melaporkan Hasil

Judul Modul Menerima dan Menyimpan Persediaan

DAFTAR PUSTAKA ------------------------------------------------------------------------------ 43

DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN --------------------------------------------------- 44

Judul Modul Menerima dan Menyimpan Persediaan

1. Menerima persediaan makanan termasuk memeriksa persediaan yang masuk

2. Menyimpan persediaan Barang termasuk termasuk menyiapkan kondisi

3. Merotasi dan menjaga persediaan termasuk merotasi/memutar persediaan

Judul Modul Menerima dan Menyimpan Persediaan

yang timbul segera diidentifikasi dan dilaporkan , menggunakan pencatatan

4. Mengevaluasi dan melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan termasuk

Judul Modul Menerima dan Menyimpan Persediaan

A. Pengetahuan yang diperlukan dalam Menerima persediaan makanan

1. Cara memeriksa persediaan yang masuk secara cermat atas

Dokumen dan Prosedur

Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi

Contoh laporan penerimaan barang sebagai berikut :

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Barang diterima melalui :

Judul Modul Menerima dan Menyimpan Persediaan

Diperiksa Oleh : Diterima Oleh :

Gambar 1. Laporan Penerimaan Barang

Bentuk Laporan Penerimaan Barang, dapat dilihat di bawah ini :

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Telah diterima barang-barang seperti tersebut di bawah ini :

No Jenis Barang Kuantitas Keterangan

Gambar 2. Laporan Penerimaan Barang

Judul Modul Menerima dan Menyimpan Persediaan

Setelah menerima input data penerimaan barang, lalu menjalankan program

Selanjutnya program komputer akan memperbaiki field kuantitas barang dipesan

Setelah menerima laporan penerimaan barang, departemen penerimaan barang

2. Cara mencermati, memahami, mencatat, dan menyampaikan kepada

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

Judul Modul Menerima dan Menyimpan Persediaan

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk

Penerimaan dan Penyimpanan.

Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan