LAPORAN HASIL DISKUSI

PROBLEM-BASED LEARNING

PBL Blok Food Service Management

SKENARIO Sarah : pasti bisa, Insya Allah ;-)
Minggu ke-3
Tanggal 26-30 September 2014

Grup C
Claretta Saraswati
Afrielia Laily
Senja Deanantha
Dheastiana Citra D.
Rosa Nabilla
Orchidara Herning K.
Selvy Revitasari
Yota Lizafni
Atika Audini M.
Vivi Dian W
Rahmayanti Nurmala
Moniska Dwijanti
Dania Kumalasari Utomo
Putri Mamluatun

JURUSAN GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
8

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................................................................ 1

DAFTAR ISI ....................................................................................................................................................... 2
ISI ..................................................................................................................................................................... 3
A. KOMPETENSI YANG AKAN DICAPAI ......................................................................................................... 3
B. SKENARIO ................................................................................................................................................ 3
C. DAFTAR UNCLEAR TERM ......................................................................................................................... 3
D. DAFTAR CUES........................................................................................................................................... 4
E. DAFTAR LEARNING OBJECTIVE ................................................................................................................ 4
F. HASIL BRAINSTORMING........................................................................................................................... 4
G. PEMBAHASAN LEARNING OBJECTIVE ...................................................................................................... 8
H. HIPOTESIS ................................................................................................................................................ 20
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI .................................................................................................................. 21
REFERENSI / DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................................... 22
TIM PENYUSUN ............................................................................................................................................... 23

ISI

A. KOMPETENSI YANG AKAN DICAPAI

21. Supervise procurement, distribution, and service within delivery systems

B. SKENARIO

Sarah : pasti bisa, Insya Allah ;-)

Sarah adalah seorang ahli gizi yang ditunjuk menjadi kepala bagian pengadaan bahan makanan
di Rumah Sakit Uum Daerah X. Hari ini, merupakan hari pertama Sarah bekerja. Dia mengalami
kepanikan yang luar biasa karena pengiriman bahan makanan yang harusnya diantar rekanan
pukul 07.00 ternyata baru datang jam 08.00 dengan alas an ada kemacetan di jalan. Tidak hanya
itu, ternyata ada beberapa bahan makanan yang jumlah dan kualitasnya tidak sesuai dengan
spesifikasi yang ditetapkan. Hal ini sangan tidak sesuai dengan perjanjian di awal proses
pembelian.
Pada hari tersebut, petugas gudang tidak masuk, sehingga food handling pada saat penerimaan
dan penyimpanan tidak berjalan dengan semestinya. Bagian produksi pun dengan seenaknya
langsung mengambil bahan makanan ke gudang tanpa memperhatikan metode FIFO dan
mencatatnya di kartu stock. Sarah bingung, padahal dia telah menerapkan Prepetual Inventory
untuk Inventory system dan harus melakukan valuing inventory setiap bulan di RSUD ini.
Pelayanan makanan di RSUD ini menggunakan system Tray Sevice, adanya keterlambatan diatas
menyebabkan bagian pemorsian menjadi terganggu dan distribusi pun menjadi terlambat. Sarah
harus segera mengevaluasi konsisi yang terjadi!
C. DAFTAR UNCLEAR TERM
No

Unclear Term

Rekanan

Spesifikasi

Pengertian
Orang yang mempunyai hubungan timbal balik dalam
kepentingan perdagangan (KLBI, )
Spesifikasi deskripsi secara detail yang diketahui penjual dan
pembeli (Palacio, 2012)
Penanganan makanan yang menangani secara langsung mulai

Food Handling

dari awal sampai pengontrolan dalam bisnis makanan agar

terjaga dari segi higienis dan sanitasi (KMK 31)

FIFO

Metode persediaan barang yang dikeluarkan dalam urutan

3

dimana mereka diterima (Palacio, 2009)

Tray Service

Makanan yg sudah diporsi diletakkan di nampan dan diantar ke

konsumen oleh karyawan (Palacio, 2009)

Perpetual

Pengendalian persediaan dimana jumlah setiap unit persediaan

Inventory

dicatat secara periodic untuk mengontrol stock barang

Valuing Inventory

Tools untuk control penyimpanan dengan melihat harga dari

setiap bahan makanan di gudang (Pucket, 2004)
Cara efektif untuk memantau dan melacak bahan yang

Inventory System

berbedan yang ditransfer masuk dan keluar gudang (Berna B,

2007)

D.

DAFTAR CUES
Ahli gizi mampu mengawasi dan mengevaluasi proses penyelenggaraan makanan di RSUD X
yang meliputi pengadaan bahan makanan samapai penyajian serta inventarisasi dan dapat
mengatasi masalah yang ada.

E. DAFTAR LEARNING OBJECTIVE

1.

Metode dan prosedur yang digunakan dalam proses pembelian

2.

Fungsi dan komponen yang haus ada di spesifikasi bahan makanan

3.

Gambaran perpetual Inventory

4.

Metode Valuing Inventory

5.

Metode dalam sistem distribusi dan service beserta yang cocok untuk skenario

6.

Tahapan mengontrol bahan makanan

7.

Cara yang tepat untuk menghadapi permasalahan

a. Keterlambataan pengadaan bahan makanan
b. Tidak sesuai jumlah dan kualitas serta spesifikasi yg telah ditetapkan
c. Petugas produksi seenaknya mengambil bahan makanan karena petugas gudang
tidak masuk

F.

HASIL BRAINSTORMING
1. Apa tujuan pengadaan bahan makanan?
a. Untuk memenuhi stock bahan makanan yang sesuai dengan spesifikasi, dalam
segi kuantitas dan kualitas
b. Untuk memenuhi stok bahan makanan di gudang
c. Untuk memenuhi kebutuhan makanan dan zat gizi konsumen
4

d. Untuk mengontrol proses produksi, distribusi, dan penyajian

2. Bagaimana metode dan prosedur yang digunakan dalam proses pembelian?
a. formal competitive bid-buying, caranya dengan menentukan harga barang
kemudian mencari vendor yang sesuai
b. informal competitive bid-buying, caranya dengan mencari vendor terlebih
dahulu kemudian menentukan harga yang diinginkan
3. Apa metode food handling yang tepat pada saat penerimaan dan penyimpanan? Yang
mana yang sesuai dengan scenario?
a. Penerimaan menggunakan invoice dan blind method. Yang sesuai scenario
menggunakan invoice karena pada invoice ada spesifikasi dan kualitas bahan
makanan yang diperlukan.
b. Penyimpanan menggunakan metode LIFO, FIFO, FEFO, Average Inventory. Yang
sesuai scenario metode FIFO.
4. Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan mulai pembelian dan penyimpanan? Yang
mana yang sesuai scenario?
a. Pembelian : spesifikasi bahan makanan yang dipesan, kualitas dan kuantitas,
stock bahan di gudang, penentuan vendor, dan metode yang digunakan.
b. Penerimaan : suhu, invoice, metode yang digunakan
c. Penyimpanan : suhu, pemisahan bahan makanan kering dan basah, metode
yang digunakan
5. Pihak mana saja yang berkaitan dengan pengadaan bahan makanan agar tidak terjadi
hal yang tidak diinginkan?
a. Ahli gizi
b. Vendor
c. Karyawan administrasi
d. Karyawan penerimaan
e. Karyawan penyimpanan
f.

Karyawan produksi

6. Fungsi dan komponen apa yang harus ada pada spesifikasi bahan makanan?
a. Jumlah dan kualitas bahan makanan
b. Organoleptik bahan makanan
c. Jenis bahan makanan
Fungsi spesifikasi bahan makanan sebagai evaluasi terhadap pengadaan bahan
makanan.
7. Apa yang harus ada pada surat perjanjian rekanan?
a. Identitas pihak 1 dan 2
5

b. Tanggal
c. Materai
d. Hak dan kewajiban pihak yang terkait
e. Isi
f.

Sanksi pelanggaran

8. Bagaimana prinsip metode FIFO?

First In Firt Out, bahan makanan diberi label setiap diterima, kemudian barang
yang paling awal masuk harus keluar pertama.
9. Bagaimana gambaran perpetual inventory?
Perpetual inventory dilakukan pada proses penyimpanan. Caranya dengan
mendata barang tentang tanggal diterima, kapan bisa diambil, dan kapan bisa
dibuang. Kelebihannya proses penyimpanan lebih terkontrol, lebih terjadwal, dan
bisa membantu mengontrol physical inventory dan ketersediaan bahan makanan.
Kekurangannya memerlukan waktu yang lama.
10. Bagaimana cara valuing inventory?
a. ABC Method : Barang-barang dibedakan berdasarkan Golongannya. Golongan
A yaitu barang yang sangat penting, B barang yang penting, dan C barang yang
tidak terlalu penting.
b. Par-stock : bahan makanan yang sudah sedikit stocknya, langsung diisi ulang
c. Mini-max system
d. FIFO
e. LIFO
11. Apa saja metode yang digunakan dalam system distribusi dan service? Yang mana yang
sesuai dengan scenario?
Distribusi

: centralized, decentralized, tray assembly

Service

: Self service, Tray service, Room Service, Wait Service, Portable

Service
12. Apa tujuan pengawasan dan evaluasi dalam pengadaan bahan makanan?
a. Untuk mendapatkan bahan makanan yang sesuai dengan kualitas dan
kuantitas dan spesifikasinya
b. Untuk mengurangi kerugian yang mungkin ditimbulkan
c. Untuk mengurangi terjadinya kesalahan yang sama
d. Untuk panduan memperbaiki kesalahan
e. Untuk memilih metode yang tepat
13. Bagaimana cara mengontrol pengadaan bahan makanan?
a. Menggunakan metode pembelian dan penerimaan yang tepat
6

b. Control spesifikasi bahan makanan saat pembuatan kontrak

c. Mengingatkan vendor tentang perjanjian kontrak
d. Evaluasi
e. Membuat lembar checklist
14. Bagaimana cara yang tepat untuk menghadapi permasalahan :
a. Keterlambatan pengadaan bahan makanan?
Konsekuensi ganti rugi oleh vendor, menggunakan stock barang yang ada di
gudang
b. Ketidaksesuaian jumlah dan kualitas, serta spesifikasi yang telah ditetapkan?
Ganti rugi sesuai jumlah dan kualitas
c. Kelalaian petugas produksi yang seenaknya mengambil bahan makanan karena
petugas gudang tidak masuk?
Diadakan petugas pengganti di bagian gudang

G. PEMBAHASAN LEARNING OBJECTIVE

1. Metode dan prosedur yang digunakan dalam proses pembelian
a. Informal atau open market buying
Biasa digunakan khususnya dipenyelenggaraan makanan skala kecil. System ini
melibatkan pemesanan bahan makanan atau perlengkapan pada daftar pilihan
vendor berdasarkan penawaran harga secara harian, mingguan maupun bulanan.
Harga didasakan pada spesifikasi dan diserahkan kepada vendor yang tertarik untuk
bekerja sama. Pesanan ditentukanmsetelah mempertimbangkan harga yang
dikaitkan dengan kualitas, pengiriman dan pelayanan yang ditawarkan.
Prosedur :
-

Penggunaan form penawaran harga dan pemasaran adalah untuk

mendokumentasikan harga yang ditawarkan masing-masing vendor lain lebih baik
dan sesuai dengan harga yang diinginkan

Mengawasi vendor dan melakukan kunjungan pasar. Memungkinkan untuk ke

vendor lain lebih baik dan sesuai dengan harga yang diinginkan

Pembeli dan penjual harus menyepakati jumalah dan harga sebelum pengiriman
(vendor yang pelayanan dipercaya dan harga sesuai yang dapat dipertimbangkan)

b. Formal competitive bid buying

Spesifikasi barang tertulis dan diperkirakan jumlah yang diperlukan. Vendor-vendor
melakukan dan melist penawaran harga dalam waktu yang dinyatakan untuk item
yang tercantum. Permintaan penawaran ditaruh di surat kabar, saat tawaranakan
dibuka pada tanggal diterapkan, dan kontrak umum di berikan. Vendor yang
menawarkan harga terbaik dan memenuhi spesifikasi produk dan layanan akan
terpilih.
Keuntungan :
-

Cocok untuk system pengadaan bahan makanan di pemerintahan

Cocok untuk system pengadaan bahan makanan pada skala besar

Jika penawaran tertulis dengan jelas, dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi
terkait dengan kualitas, harga dan pengiriman
Kerugian :

Membutuhkan waktu yang lama

Perencanaan dan permintaan untuk penawaran harus dilakukan lebih awal

Memungkinkan adanya manipulasi ketika sejumlah uang yang terlihat dan adanya
kepentingan politik
(Palacio,2012)(Puckett,2004)

Pemilihan Sistem Pengadaan

1. Penetapan Metode Pemilihan
Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
Pasal 35
(1) ULP/Pejabat Pengadaan menyusun dan menetapkan metode pemilihan
Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya.
(2) Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Lainnya dilakukan dengan:
a. Pelelangan yang terdiri atas Pelelangan Umum dan Pelelangan
Sederhana;
b. Penunjukan Langsung;
c. Pengadaan Langsung; atau
d. Kontes/Sayembara.
(3) Pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi dilakukan dengan:
a. Pelelangan Umum;
b. Pelelangan Terbatas;
c.

Pemilihan Langsung;

d. Penunjukan Langsung; atau

e. Pengadaan Langsung.
(4) Kontes/Sayembara dilakukan khusus untuk pemilihan Penyedia
(5) Barang/Jasa Lainnya yang merupakan hasil Industri Kreatif, inovatif dan
budaya dalam negeri.
Pasal 36
(1) Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
Pada prinsipnya dilakukan melalui metode Pelelangan Umum dengan
pascakualifikasi.
(2) Khusus
Khusus untuk Pekerjaan Konstruksi yang bersifat kompleks dan
diyakini jumlah penyedianya terbatas, pemilihan Penyedia
Pekerjaan Konstruksi dilakukan dengan Pelelangan Terbatas.
(3) Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
Melalui Metode Pelelangan Umum diumumkan paling kurang di website
K/L/D/I, dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta Portal
Pengadaan Nasional melalui LPSE, sehingga masyarakat luas dan dunia
usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
(4) Dalam Pelelangan Umum tidak ada negosiasi teknis dan harga.
9

Pasal 37
(1) Pengadaan pekerjaan yang tidak kompleks dan bernilai paling tinggi Rp
200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dapat dilakukan dengan:
a. Pelelangan Sederhana untuk Pengadaan Barang/Jasa Lainnya; atau
b. Pemilihan Langsung untuk Pengadaan Pekerjaan Konstruksi.
(2) Pelelangan Sederhana atau Pemilihan Langsung dilakukan melalui proses
pascakualifikasi.
(3) Pelelangan Sederhana atau Pemilihan Langsung diumumkan sekurangkurangnya di website K/L/D/I, dan papan pengumuman resmi untuk
masyarakat serta Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE, sehingga
masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi
kualifikasi dapat mengikutinya.
(4) Dalam Pelelangan Sederhana atau Pemilihan Langsung tidak ada
negosiasi teknis dan harga.
Pasal 38
(1) Penunjukan Langsung terhadap 1 (satu) Penyedia Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya dapat dilakukan dalam hal:
a) keadaan tertentu; dan/atau
b) pengadaan Barang khusus/Pekerjaan Konstruksi khusus/Jasa Lainnya
yang bersifat khusus.
(2) Penunjukan Langsung dilakukan dengan mengundang 1 (satu) Penyedia
Barang/Pekerjaan

Konstruksi/Jasa

Lainnya

yang

dinilai

mampu

melaksanakan pekerjaan dan/atau memenuhi kualifikasi.

(3) Penunjukan Langsung dilakukan dengan negosiasi baik teknis maupun
harga sehingga diperoleh harga yang sesuai dengan harga pasar yang
berlaku dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.
(4) Kriteria keadaan tertentu yang memungkinkan dilakukan Penunjukan
Langsung terhadap Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, meliputi: penanganan
darurat yang tidak bisa direncanakan sebelumnya dan waktu
penyelesaian

pekerjaannya

harus

segera/tidak

dapat

ditunda

untuk:pertahanan negara; keamanan dan ketertiban masyarakat;

keselamatan/perlindungan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya
tidak dapat ditunda/harus dilakukan segera, termasuk:
a) akibat bencana alam dan/atau bencana non alam dan/atau
bencana sosial;
10

b) dalam rangka pencegahan bencana;dan/atau

c) akibat kerusakan sarana/prasarana yang dapat menghentikan
kegiatan pelayanan publik.
b.

pekerjaan penyelenggaraan penyiapan konferensi yang mendadak

untuk menindaklanjuti komitmen internasional dan dihadiri oleh
Presiden/Wakil Presiden;

c.

kegiatan menyangkut pertahanan negara yang ditetapkan oleh

Menteri Pertahanan serta kegiatan yang menyangkut keamanan
dan ketertiban masyarakat yang ditetapkan oleh Kepala Kepolisian
Negara Republik Indonesia; atau

d.

Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang spesifik dan hanya

dapat dilaksanakan oleh 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa Lainnya
karena 1 (satu) pabrikan, 1 (satu) pemegang hak paten, atau pihak
yang telah mendapat izin dari pemegang hak paten, atau pihak
yang menjadi pemenang pelelangan untuk mendapatkan izin dari
pemerintah.
(Perpres No 54, 2010)

Pemilihan supplier/vendor melibatkan empat tahapan, yaitu :

Survey: Jelajahi semua sumber yang memungkinkan untuk melakukukan

pasokan.
Tahap survey ini ditujukan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk
produkbaru, menyelidiki pemasok baru atau mengevaluasi kembali
pemasok saat ini. Pertanyaan dalam hal ini meliputi berikut ini :
-

Apa yang tersedia di pasar?

Siapa yang bias memasok produk atau layanan?

Siapa yang dapat menyediakan bahan makanan dalam jangka waktu

yang diperlukan?

Siapa saja distributor yang melayani daerah ini?

Inqury : membandingkan dan mengevaluasi calon vendor untuk

mengidentifikasi kualifikasi, seperti ukuran, kapasitas, atau keduanya;
kekuatan keuangan; jasa teknologi; lokasi geografis; hubungan kerja; dan
keuntungan dan kerugian.
Setelah mengidentifikasi semua sumber potensial, pembeli harus
membandingkan dan Menganalisis sumber yang muncul sehingga mampu
memenuhi kebutuhan pelayanan makanan. Kriteria untuk evaluasi tidak
terbatas pada harga, kualitas, pelayanan, jadwal pengiriman, dan
11

kuantitas yang tersedia. Contoh pertanyaan yang bias ditanyakan

meliputi:
-

Apakah perusahaan terpercaya?

Apakah kualitas bahan makanan konsistenbaik?

Apakah pengiriman yang akurat dan tepat waktu?

Apa tambahan layanan nilai tambah yang mereka gunakan?

Bagaimana mereka akan mengevaluasi layanan ini?

Masalah apa, jika ada, yang telah mereka alami dalam

menjalankan bisnis dengan vendor ini?

Negosiasi dan seleksi: Melakukan dialog yang efektif dan jelas dengan
calon vendor, melakukan komitmen terkait harga, kualitas, dan
pengiriman. Selama tahap negosiasi dan seleksi, pembeli menggunakan
informasi yang diperoleh selama tahap penyelidikan untuk mengeluarkan
perintah pembelian awal. Sebelum melakukannya, bagaimanapun
manajer harus bertemu dengan pemasok untuk membahas persyaratan
pembayaran, pengiriman, dan kontrak, jika berlaku.
(Puckett, 2004)

2. Fungsi dan komponen yang harus ada di spesifikasi bahan makanan

Fungsi spesifikasi bahan makanan adalah untuk menetapkan informasi yang sejelas
mungkin agar bahan makanan yang sudah dibeli sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
Komponen dalam spesifikasi bahan makanan:
a. Nama produk
b. Ukuran
c. Tingkat kualitas
d. Umur
e. Merk
f.

Harga satuan

g. Warna
h. Nama pabrik
i.

Grade

j.

Kuantitas

k. Masa pakai data/expired

l.

Data isi produk khusus untuk kemasan

m. Satuan bahan makanan

12

n. Keterangan khusus
-

Sayur dan buah: varietasnya apa, lokasi geografis, tingkat kematangan dan ciri
fisik

Makanan kaleng: tipe, kemasan, ukuran, berat kering

Daging: umur, potongan, berat, kandungan lemak, kondisi saat diterima

Produk susu: kandungan lemak, jumlah bakteri, suhu penerimaan dan saat
pengiriman
(Palacio 2012)

3. Gambaran perpetual Inventory

Pencatatan atas transaksi persediaan yang dilaksanakan setiap waktu, baik saat
penerimaan dan pemasukan barang maupun terhadap pengeluaran persediaan
barang

Pencatatan dilakukan dalam kartu persediaan yang menggambarkan persediaan

sebenarnya.

Pencatatan atas transaksi dilakukan terus menerus untuk setiap jenis persediaan dan
untuk menjamin keakuratan jumlah persediaan hitungan fisik persediaan dilakukan
setahun sekali.

Ditunjukkan untuk barang yang bernilai tinggi (mahal) dan untuk barang yang mudah
dicatat pemasukan dan pengeluarannya digudang
Kelebihan :

Pendataan jelas

menghindari terjadinya pencurian

mengurangi kelebihan stok

lebih update

laporan berkala

mudah pelaporan

Staff lebih berhati2

pemeriksaannya lebih rinci untuk mengetaui pembusukan BM

Kekurangan :

Lama dan merepotkan

pengawasan ketat

Terjadi bias antara data invenory dengan jumlah sebenarnya

tidak direkomendasikan untuk makanan cepat basi

13

perhitungan tiap ada barang masuk dan tetap membutuhkan bantuan physical
inventory

mahal
Dunia A. Firdaus (2005) Puckett (2004) Palacio (2009)

4. Metode Valuing Inventory

a. FIFO (First in, first out)
dengan fifo, harga barang yang terjual sesuai dengan harga yang pertama kali barang
tersebut dibeli, dimana harga barang-barang yang masih tersedia menggunakan
harga pembelian setelahnya. Dalam masa inflasi, penggunaan FIFO akan
menghasilkan harga jualan terendah dan pemasukan tertinggi.
Kelebihan FIFO :

Simple : mudah untuk dioperasikan

Logical method : penggunaan dan prosedur yang biasa digunakan

Actual profit : keuntungan dari operasi metode fifo sesuai dengan material
pembelian

Propoer closing stock valuation: penafsiran harga terakhir yang ada digudang
mencerminkan trend harga di pasar.

No fluctuation in price : tidak ada fluktuasi harga. Harga tidak turun naik

Kelemahan FIFO :

Biaya produksi tidak merefleksikan harga jual saat ini

Tidak praktis dengan banyaknya perubahan harga

Pengeluaran biaya produksi yang sering berubah-ubah

Harga perunit barang berbeda-beda

b. LIFO (Last in, First out)

harga barang yang terjual setara dengan harga terakhir pembelian barang tersebut.
Stock barang menggunakan harga sebelumnya. Dalam masa inflasi, penggunaan LIFO
akan menyebabkan keuntungan yang paling rendah dan harga jual yang tinggi.
Kelebihan LIFO :

Mudah digunakan, jika transaksi tidak banyak dan harga stabil

Harga barang yang digunakan merefleksikan harga yang ada di pasar saat ini

Kelemahan LIFO

Metode tidak realistis karena tidak mengikuti alur fisik barang

Kurangnya perbandingan

Stok barang menggunakan harga lama, tidak menunjukkan harga saat ini
14

Perhitungan tidak praktis

Ada lebih dari satu harga

c. Weighted average
Stok dan yang terjual berdasarkan harga rata-rata pembelian.
d. Latest Purchase Price Method
Barang yang ada di gudang menggunakan harga terakhir pembelian.
e. Actual Purchase Price Method (Spesific Price)
Menghitung nilai barang yang ada di gudang sesuai dengan harga saat barang dibeli.
f.

Base Stock
Merupakan kombinasi dari FIFO dan LIFO. Kelebihan dan kekurang sama dengan
metode FIFO dan LIFO

g. Inflated Price Method

Harga dihitung dengan metode inflasi dengan dimasukkan material dari natural
wasted.

(Puckett,2004) (capture inventory valuation)

5. Metode dalam sistem distribusi dan service beserta yang cocok untuk skenario
.

A. Service

Self service : Tamu atau pelanggan yang membawa makanan pilihan mereka sendiri
dari tempat display ke ruang makan. Contoh yang paling terkenal dari self-service,
atau ambil-dan-pergi, adalah kantin.

Tray service : tray service adalah metode service dengan menggunakan nampan. Jadi
makanan yang sudah siap, disajikan nampan dan diantarkan kepada pasien oleh
karyawan atau perawat.

Wait service
1. Counter.
Para tamu duduk di meja counter yang membuat makanan untuk kemudahan dan
kecepatan layanan dan memungkinkan satu atau dua petugas untuk menangani.
Pengaturan tempat diletakkan dan dibersihkan oleh pelayan dan kedekatan lokasi
persiapan makanan ke unit yang melayani memfasilitasi mudah penanganan
makanan. Desain kontra U-berbentuk memanfaatkan ruang secara maksimal, dan
personil dapat melayani banyak pelanggan dengan langkah beberapa untuk
bepergian.
2. Table Service
15

Sebagian besar restoran dan hotel atau motel ruang makan menggunakan pola
pelayanan yang lebih formal dapat diamati sebagai salah satu dines di perusahaan
jasa makanan komersial di seluruh dunia. Secara umum, empat gaya utama
layanan diklasifikasikan dalam layanan meja adalah Amerika, Perancis, Rusia, dan
banquet.

Portable Meals
1. Off-Premise Delivery
Salah satu contoh layanan off-premise adalah memberikan makanan kepada panti
jompo, sakit kronis, atau individu yang lemah tetapi tidak memerlukan rawat inap.
Rencana ini, kadang kadang disebut Makanan-on-Wheels, upaya untuk memenuhi
kebutuhan nutrisi makanan untuk orang-orang yang digunakan untuk sementara
waktu, atau untuk orang tua yang mungkin hidup sendiri dan tidak mampu
memasak sendiri.
2. On-Premise Delivery.
Distribusi makanan untuk para pekerja di tempat kerja mereka dengan ponsel
gerobak yang bergerak di seluruh pabrik. Gerobak dilengkapi dengan dipanaskan
dan refriger- bagian diciptakan untuk barang-barang sederhana menu seperti
sup, minuman panas, sandwich, item makanan ringan, buah-buahan, dan kue-kue.
Pekerja membayar petugas keranjang sebagai pilihan yang dibuat. Ini
menyediakan layanan hemat waktu bagi karyawan yang mungkin memiliki jarak
yang jauh untuk pergi ke kantin sentral dalam pabrik besar selama periode makan
singkat.

B. Metode Delivery
1. Centralized Delivery-Service System
Makanan ini diolah untuk makanan individu atau banyak pada lokasi sentral atau
berdekatan dengan dapur utama. Makanan sudah diolah maka langsung
didistribusikan ke pasien.
(+) Kontrol ukuran porsi makanan. Tenaga kerja yang dibutuhkan sedikt. Cocok
untu restauran dan rumah sakit.
(-) rentan waktu yang dibutuhkan terlalu panjang
2. Desentralized Delivery-Service System
Makanan dalam jumlah besar siap dikirim panas atau dingin ke dapur cabang.
Makanan dilakukan penasan ulang.
(+) makanan akan memiliki kwalitas yang lebih baik, cocok untuk rumah sakit
besar, sekolah, hotel.
(-) waktu dan energi banyak, membutuhkan lebih fasilatas dan peralatan.
16

Kesimpulan :

Metode service yang digunakan untuk pasien menggunakan metode tray service
karena metode ini biasa digunakan di rumah sakit dan untuk metode deleverynya
menggunakan metode Centralized Delivery-Service System dan Desentralized
Delivery-Service System. Untuk Centralized Delivery-Service System bisa digunakan
untuk pasien VIP dan VVIP, dan untuk Desentralized Delivery-Service System bisa
digunakan untuk pasien kelas biasa.

Sedangkan metode service yang digunakan untuk karyawan yaitu metode self
service dan metode deliverynya menggunakan metode Centralized Delivery-Service
System, karena biasanya rumah sakit menyediakan kantin untuk karyawan dan
keluarga pasien.
(Palacio, 2009)

6. Tahapan mengontrol bahan makanan

Kontrol persediaan bahan makanan adalah pengaturan persediaan makanan di fasilitas
pelayanan makanan. Kontrol stok bisa dengan :
- Menyimpan catatan yang akurat dan dapat diandalkan dari persediaan yang diterima
dan dikeluarkan
- Persediaan di periksa secara teratur
- Melakukan inventarisasi stok setidaknya setahun sekali
- Sebuah sistem kontrol stok menggunakan alat seperti kartu catatan persediaan dan
buku kontrol stok
(Section 2 Procourment of menagement supplier and equiment)

- Membuat jadwal pemesanan agar pemesanan terjadwal dan berjalan secara berkala
- Menjaga komunikasi dengan vendor sehingga tidak terjadi kesalahfahaman
- Pengecekan dibagian penerimaan yang dilakukan oleh tenaga ahli
- Memilih dengan tepat penggunaan metode dalam pengadaan bahan makanan
- Melakukan pengontrolan dalam proses penerimaan (suhu saat penerimaan).
- Melakukan pemeriksaan keamanan, sanitasi, label bahan makanan
- Melakukan pencatatan :kombinasi antara physical inventory dan perpetual inventory
- Memastikan FIFO berjalan baik
- Melakukan kontrol pengirim (vendor) saat pengiriman : mengantisipasi kedatangan
vendor, mempunyai list spesifikasi bahan makanan yang dipesan (purchase order)
17

(palacio 2009 dan 2012)

- diawali ketepatan perencanaan dan pengadaan bahan makanan
- pengawasan biaya bahan kering dan basah
- pengawasan tenaga pelaksana terkait laporan bulanan
- menggunakan metode, dimana ada 2 metode yaitu observasi dan analisis laporan
masuk (pengumpulan data atau informasi terkait kinerja tenaga pelaksana)
(Hafifatul, 2011)
- Menggunakan metode Economic order Quantity yaitu menentukan jumlah optimum
barang yang akan dipesan.
- Melakukan pengecekan setiap hari dibagian logistic
(Alhamdy 2006 dan Fuad 2010)

Kontrol stok yang efektif penting untuk membantu Anda memesan jumlah yang tepat dari
persediaan dan peralatan dan, idealnya, Anda harus melakukan control stok sebelum
melakukan pembelian.

7. Cara yang tepat untuk menghadapi permasalahan

a. Keterlambataan pengadaan bahan makanan
dapat menggunakan persediaan pengaman
Persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi
atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out). Adanya
kebutuhan persediaan pengaman adalah karena ketidakpastian mengenai pengadaan
di masa depan dan pengisian kembali persediaan. Persediaan pengaman merupakan
proyeksi dua jenis ketidakpastian yaitu ketidak pastian mengenai pengadaan yang
melebihi ramalan selama periode pengisian kembali persediaan dan ketidakpastian
mengenai keterlambatan (delays) dalam pengisian kembali persediaan.
(Fuad, 2006)
b. Tidak sesuai dengan jumlah, kualitas dan spesifikasi yang telah ditetapkan
Tidak sesuainya spesifikasi maka barang akan dikembalikan ke vendor pada hari yang
sama dengan jam yang telah ditentukan
(Hafifatul, 2011)
c. Petugas Produksi seenaknya mengambil bahan makanan karena petugas gudang
tidak masuk
Maka penting bagi perusahaan untuk memiliki personil atau orang orang yang
dapat menjalankan tugas rangkap agar tidak ada hambatan dalam menjalankan
kegiatan operasional, bahkan jika ada personil yang tidak masuk. Rolling petugas
18

gudang pun bisa dilakukan, tujuannya agar petugas gudang tidak hanya mengetahui
barang yang ada hanya di dalam gudang mereka, melainkan dapat mulai mengenali
barang barang yang ada di gudang lain, sehingga kesalahanpengiriman jika salah
seorang petugas tidak masuk dapat diminimalisir. Diharapkan dengan dilakukannya
hal ini, efisiensidan produktifitas perusahaan khususnya dalam pengiriman pesanan
dapat ditingkatkan.
(Sarah dan Heri, 2012)
Adannya penggunaan supervisi. Supervisi bertugas sebagai pemantau bahan
makanan juga dapat menghandle bagian gudang.
(Palacio,2012)

19

H. HIPOTESIS

Kontrol

Pengadaan Bahan
Makanan RS X

Tujuan : untuk memenuhi kebutuhan

makan dan zat gizi pasien dan
karyawan

Spesifikasi Teknik
Spesifikasi Penampilan

Spesifikasi
Bahan
Makanan

Pembelian

Formal competitive bid buying

Spesifikasi Pabrik

Kembali
ke
Vendor

Ditolak
Invoice

Metode

Penerimaan

Diterima
Penyimpanan
Perpetual
Inventory

Valuing
Inventory

FIFO

Pengolahan

Centralized
Distribusi

VVIP , VIP,
Karyawan

Kombinasi
Decentralized

Kelas
1,2,3

Penyajian

Pasien

Non Pasien

Tray Service

Self Service

MONEV

20

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

A. KESIMPULAN
Dalam proses pengadaan bahan makanan, khususnya di rumah sakit seorang ahli gizi harus
memperhatikan beberapa proses, khususnya pada proses pembelian dan penerimaan bahan
makanan. Pada proses pembelian barang, harus memperhatikan spesifikasi bahan makanan
yang dipesan, kualitas dan kuantitas bahan makanan, stok bahan makanan di gudang,
penentuan vendor, dan metode pembelian yang digunakan. Pada proses penerimaan, harus
memperhatikan kesesuaian barang yang datang dengan list order yang diberikan kepada
vendor. Selain itu harus memperhatikan suhu dan metode yang digunakan dalam proses
penerimaan. Namun, sebelum melakukan proses pembelian dan penerimaan ada beberapa
hal yang harus diperhatikan antara lain pemilihan vendor dan surat perjanjian dengan
vendor. Surat perjanjian dengan vendor harus dituliskan secara jelas dan terperinci agar tidak
terjadi kesalahpahaman yang mungkin mengganggu porses pengadaan bahan makanan.

B. REKOMENDASI
Skenario dalam PBL minggu ini dapat menambah dan memperdalam pengetahuan
mahasiswa mengenai bidang food service management pada proses pengadaan bahan
makanan di rumah sakit khususnya pada proses penerimaan dan pembelian. Diharapkan
dengan adanya skenario ini dapat mempermudah mahasiswa dalam proses belajar dan
menambah wawasan mahasiswa tentang proses pengadaan bahan makanan.

21

DAFTAR PUSTAKA

Anonymous, Procurement and management of supplies and equipment.

Anonymous, Capture Inventory Valuation
Pallacio, J.P dan Monica Theis. 2009. Introduction to Foodservice Eleventh Edition. America :
Pearson Education, inc
Pallacio, J.P dan Monica Theis. 2012. Food Service Management Twelve Edition. America :
Pearson Education, inc
Alhamdy, Fuad. 2006. Analisis Model Pengadaan Bahan Makanan Kering Berdasarkan
Metode EOQ Pada Instalasi Gizi Rumah Sakit Roemani Semarang. Tesis S2. Program Studi Magister
Ilmu Kesehatan Masyarakat Konsertasi Administrasi Rumah Sakit Program Pasca Sarjana Universitas
Diponegoro , Semarang.
Puspita, Sarah dan Heri Sukendar.2012. Audit Operasional Pada Fungsi Penjualandan
Piutang Dagang Pada PT.Gae. Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Komunikasi. Jakarta Barat
Rahmy, Hafifatul. 2011. Manajemen Penerimaan dan Penyimpanan Bahan Makanan di
Rumah

Sakit

Haji

Jakarta

Tahun

2011.

Laporan

Magang.

Program

Studi

Kesehatan

Masyarakat.Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan.UIN Syarif Hidayatullah. Jakarta.

Puckett, Ruby P. 2004. Food Service Manual for Health Care Institution. Third Edition.
America : Health Forum, Inc.
Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010, Mengenai Pengadaan Barang di Indonesia.

22

TIM PENYUSUN

A. KETUA
1. Putri M

125070305111001

B. SEKRETARIS

C.

1. Senja Deanantha

125070300111033

2. Orchidara Herning K.

125070300111037

ANGGOTA
1. Afrielia Laily

125070300111032

2. Rosa Nabilla

125070300111036

3. Claretta Saraswati

125070300111031

4. Dheastiana Citra D.

125070300111034

5. Selvy Revitasari

125070300111038

6. Atika Audini M.

125070300111030

7. Moniska Dwijanti

125070302111001

8. Vivi Dian W

125070301111031

9. Putri M

125070305111001

10. Rahmayanti Nurmala

125070301111032

11. Dania Kumalasari Utomo

125070302111002

12. Yota Lizafni

125070301111029

D. FASILITATOR
Bu Yudi Arimbawani

E. PROSES DISKUSI
1.

KEMAMPUAN FASILITATOR DALAM MEMFASILITASI

-

Mengarahkan mahasiswa apabila topik yang dibicarakan melenceng dari

pembahasan yang sebenarnya

Mampu membimbing dengan baik sehingga mahasiwa menjadi terlatih dan

bersungguh-sungguh dalam mengikuti pembelajaran.

2.

Mampu memancing mahasiswa untuk berpikir lebih kritis dan tanggap selama diskusi

KOMPETENSI / HASIL BELAJAR YANG DICAPAI OLEH ANGGOTA DISKUSI

23

Mahasiswa mampu menentukan hal-hal yang harus diperhatikan dalam proses

pengadaan bahan makanan, khususnya di rumah sakit.

24