MAKALAH MANAJEMEN SISTEM PENYELENGGARAAN MAKANAN

INSTITUSI
PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
Disusun untuk memenuhi tugas MSMP
Dibimbing oleh : Bu Unjiati SKM, M.kes

Kelompok 1 dan 2:
Anggota :
1. Agustin Dwi Proklamardike P27835113001
2. Kharisma Riska Safitri
P27835113003
3. Diyah Agustina A.R
P27835113004
4. Mika Irianti
P27835113006
5. Ikvina Rohmika
P27835113007
6. Bunga Puspita
P27835113008
7. Endita wahyuana P
P27835113009
8. Maryatul F
P27835113010
9. Nur Fauziyah
P27835113012
10. Dewi Khusnul C
P27835113013
11. Devita Anggraeni
P27835113036
12. Laelatul Rizkyah
P27835113037
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN SURABAYA
JURUSAN DIII GIZI
2015

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Pemberian makanan secara massal, sudah dirasa kepentingannya sejak zaman dahulu kala.
Bahkan sejak terjadi pembangunan arca-arca serta piramida dinegara-negara timur tengah.
Kebutuhan ini dimulai dengan adanya kebutuhan masyarakat.
Dengan berkembangnya suatu masyarakat, maka terjadi proses pepindahan penduduk dan
dimulailah pertukaran barang atau makanan selama proses berlangsung. Di Indonesia
perkembangan dan sejarah mengenai makanan institusi ini masih sangat terbatas.
Penyelenggaraan makanan ini sudah ada sejak tahun 600. Sebagaimana halnya dengan Negara
berkembang makanan institusi ini berjalan agak lambat (Nursiah mukrie, 1990).
Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, manusia semakin menyadari
akan pentingnya kualitas makanan bagi peningkatan produktivitas dan kualitas sumber daya
manusia. Perkembangan pangan telah memberikan peluang bisnis dalam berbagai bidang
seperti kesehatan, usaha jasa boga, industri pangan dan lain sebagainya. Jasa boga adalah suatu
institusi atau perorangan yang melakukan kegiatan pengelolaan makanan yang disajikan di luar
tempat usaha atas dasar pesanan (Depkes RI 1993).
Akhir-akhir ini, usaha pelayanan jasa boga mengalami peningkatan dan kemajuan pesat
sesuai perkembangan zaman dan tuntutan masyarakat. Kondisi ini ditunjang dengan pergeseran
pola pangan masyarakat sebagai akibat perubahan gaya hidup. Sebagian kelompok masyarakat
memenuhi kebutuhan pangannya di luar tempat tinggalnya, sehingga pelayanan jasa boga
merupakan tumpuan untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan pangan mereka dan harus tersedia
segera. Setiap proses penyelenggaraan makanan tidak akan terlepas dari masalah penerimaan,
penyimpanan dan penyaluran bahan makanan karena hal ini menentukan kualitas makanan.
Adapun dalam penyimpanan ternyata sangat berpengaruh terhadap kualitas bahan yang
disimpan. Penurunan kualitas yang terjadi selama masa penyimpanan, dapat menimbulkan
kerugian yang tidak kecil. Serta juga dalam penerimaan dan penyaluran akan berpengaruh pada
kualitas bahan makanan tersebut.
1.2 Rumusan masalah
1.2.1 Apa pengertian penerimaan bahan makanan?
1.2.2 Apa tujuan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
1.2.3 Apa prinsip penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
1.2.4 Apa fungsi penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
1.2.5 Apa saja alat yang dibutuhkan dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu
1.2.6
1.2.7
1.2.8

institusi?
Bagaimana proses penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
Apa saja syarat penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
Apa saja jenis penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.9
1.2.10
1.2.11
1.2.12
1.2.13
1.2.14
1.2.15
1.2.16
1.2.17
1.3

Bagaimana metode penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

Bagaimana etika dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
Bagaimana letak ruang dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
Bagaimana pencatatan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
Bagaimana pengawasan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
Bagaimana pelaporan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
Bagaimana alur dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
Apa saja syarat petugas penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?
Apa saja tugas pokok dari penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

Tujuan
1.3.1 Tujuan umum :
Dapat mengetahui tahapan dari penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi.
1.3.2

Tujuan khusus
a) Untuk mengetahui pengertian dari penerimaan bahan makanan dalam institusi
b) Untuk dapat menjelaskan tujuan penerimaan bahan makanan dalam suatu
institusi
c) Untuk mengetahui prinsip penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi
d) Untuk dapat menyebutkan fungsi penerimaan bahan makanan dalam suatu
institusi
e) Untuk dapat menyebutkan alat yang dibutuhkan dalam penerimaan bahan
makanan dalam suatu institusi
f) Untuk dapat menjelaskan proses

penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi
g) Untuk mengetahui syarat penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi
h) Untuk dapat menyebutkan jenis penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi
i) Untuk dapat menjelaskan metode penerimaan bahan makanan dalam suatu
institusi
j) Untuk mengetahui etika dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi
k) Untuk dapat menjelaskan letak ruang dalam penerimaan bahan makanan dalam
suatu institusi
l) Untuk dapat melakukan pencatatan penerimaan bahan makanan dalam suatu
institusi
m) Untuk dapat melakukan pengawasan penerimaan bahan makanan dalam suatu
institusi
n) Untuk dapat melakukan pelaporan penerimaan bahan makanan dalam suatu
institusi
o) Untuk dapat menjelaskan alur dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu
institusi
p) Untuk mengetahui syarat petugas penerimaan bahan makanan dalam suatu
institusi
q) Untuk mengetahui tugas pokok dari penerimaan bahan makanan dalam suatu
institusi
1.4

Manfaat penelitian

1.4.1

1.4.2

Manfaat praktis
Dapat memberikan pengetahuan mahasiswa tentang penerimaan bahan makanan
dalam suatu institusi.
Manfaat teoritis
Dapat menjadi bahan evaluasi tentang pencatatan dan pelaporan, metode, dan syaratsyarat petugas dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi, khususnya
institusi dalam penyelenggaraan makanan.

BAB II
PEMBAHASAN
2.1

Pengertian Penerimaan Bahan Makanan

Penerimaan bahan makanan merupakan rangkaian kegiatan meneliti, memeriksa,
mencatat, dan melaporkan bahan makanan yang masuk sesuai dengan spesifikasi yang telah
ditetapkan dalam kontrak (surat perjanjian jual beli). Penerimaan bahan makanan ini
merupakan kelanjutan dari proses pembelian bahan makanan. Pelaksanaan penerimaan bahan
makanan bergantung pada besar kecilnya lembaga. Makin kecil lembaga fungsi unit
penerimaan makin mudah dan sederhana, sedangkan lembaga yang besar fungsi unit
penerimaan semakin kompleks. Oleh karena itu, fungsi unit penerimaan dapat digunakan
sebagai salah satu pengawasan yang kegiatannya dilakukan pada awal pelaksanaan kegiatan
penyelenggaraan makanan di suatu lembaga (Nursiah Mukrie,1990)

2.2

Tujuan penerimaan Bahan Makanan

Tujuan penerimaan bahan makanan adalah teredianya bahan makanan untuk

disalurkan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan, aman untuk digunakan, bahan tahan
lama dan siap dipakai sesuai dengan permintaan(Nursiah Mukrie,1990).
2.3

Prinsip yang perlu diperhatikan dalam penerimaan bahan makanan

Prinsip yang perlu diperhatikan dalam penerimaan bahan makanan adalah:
a) Jumlah bahan makanan yang diterima harus sama dengan jumlah bahan makanan yang
ditulis dalam faktur pembelian dan sama jumlahnya dengan daftar permintaan institusi
b) Mutu bahan makanan yang diterima harus sama dengan spesifikasi bahan makanan yang
diminta pada saat kontrak Pengertian penerimaan bahan makanan
c) Penerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi memeriksa atau
meneliti, mencatat, dan melaporkan macam, kualitas dan kuantitas bahan makanan yang
diterima sesuai dengan pesanan serta spesifikasi yang telah ditetapkan (Depkes RI,1990).
Sedangkan menurut Nursiah A. Mukkrie, (1990) Penerimaan bahan makanan perjanjian
jual beli.
d) Harga bahan makanan yang tercantum dalam faktur pembelian harus sama dengan harga
bahan makanan yang tercantum dalam penawaran bahan makanan.

2.4 Fungsi Penerimaan Bahan Makanan

Fungsi penerimaan bahan makanan ada 2 yaitu, penerimaan bahan makanan langsung
dan penerimaan bahan makanan tidak langsung. Kedua fungsi tersebut bergantung atas besar
kecilnya institusi, semakin besar institusi semakin menyukai bentuk langsung. Penerimaan
bahan makanan langsung adalah bahan makanan diterima, langsung diperiksa oleh bagian
penerimaan, kemudian penjual atau rekanan langsung mengirim kebagian penyimpanan kering
maupun segar. Sedangkan penrimaan tidak langsung adalah bahan makanan ditrima oleh unit
penerimaan, dan petugas unit tersebut bertugas menyalurkan bahan makanan tersebut kebagian
penyimpanan(Nursiah Mukrie,1990).
2.5 Alat-alat Penerimaan Bahan Makanan
Kereta pengangkut bahan makanan/ troli
Meja kerja
Timbangan
Tempat pencucian bahan makanan
Rak (Tempat penyimpanan sementara)
2.6 Proses Dasar Penerimaan Bahan Makanan Menurut Sue Grossbauner, 2001 :
- Memeriksa kembali daftar pesanan bahan makanan

- Memeriksa spesifikasi bahan makanan

- Memutuskan menerima atau menolak bahan makanan.
- Memeriksa kembali daftar penerimaan bahan makannan
- Menyalurkan bahan makanan kegudang
2.7 Syarat Penerimaan Bahan Makanan
Tersedianya rincian pesanan bahan makanan harian berupa macam dan jumlah bahan
makanan yang akan diterima
Tersedianya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.
2.8 Jenis Penerimaan Bahan Makanan
Penerimaan bahan makanan terdiri dari dua bagian, yaitu penerimaan bahan makanan
langsung dan penerimaan bahan makanan tidak langsung. Penerimaan bahan makanan tersebut
tergantung pada besar kecilnya lembaga. Biasanya lembaga memilih penerimaan bahan
makanan secara langsung. Proses penerimaan bahan makanan langsung adalah bahan makanan
diterima dan langsung diperiksa oleh bagian penerimaan bahan makanan, kemudian rekanan
langsung mengirim ke bagian penyimpanan bahan makanan. Proses penerimaan bahan
makanan tidak langsung adalah bahan makanan diterima oleh unit penerimaan, kemudian
petugas unit penerimaan menyalurkan bahan makanan ke bagian penyimpanan bahan makanan
(Nursiah Mukrie,1990).
2.9 Metode Penerimaan Bahan Makanan
Berikut ini merupaka metode penerimaan bahan makanan menurut Nursiah Mukrie (1990).
a) Blind Receiving
Blind receiving atau disebut juga cara buta petugas penerimaan bahan makanan tidak
menerima

spesifikasi

bahan

makanan

serta

faktur

pembelian

dari

pihak

penjual/leveransir. Petugas penerimaan bahan makanan langsung mengecek, menimbang

dan menghitung bahan makanan yang datang di ruang penerimaan kemudian mencatat di
buku laporan atau formulir yang telah dilengkapi dengan jumlah, berat, panjang dan
spesifikasi lain jika diperlukan. Pihak leveransir mengirim faktur penerimaan bahan
makanan langsung ke bagian pembayaran/pembelian dan bagian penerimaan bahan
makanan juga mengirim lembar formulir bahan makanan yang telah diterima untuk
dicocokan oleh bagian pembayaran/pembelian.
b) Konvensional

1) Petugas penerimaan bahan makanan menerima faktur dan spesifikasi satuan dan
jumlah bahan makanan yang dipesan. Jika jumlah dan mutu tidak sesuai, maka
petugas penerimaan bahan makanan berhak mengembalikannya. Namun, petugas
penerimaan bahan makanan harus mencatat semua bahan yang diterima dan bahan
makanan

yang

dikembalikan

untuk

dilaporkan

kepada

bagian

pembayaran/pembelian. Prosedur pengembalian bahan makanan, sebaiknya petugas

penerimaan bahan makanan turut mengakui adanya ketidak cocokan pesanan dengan
pengiriman yang ditandai dengan membubuhkan tanda tangan di lembar formulir
pengembalian bahan makanan, disamping itu perlu diberikan catatatan bahan
makanan tersebut diganti segera atau diubah dalam faktur pembelian
2.10 Etika Penerimaan Bahan Makanan
Menurut Nursiah Mukrie (1990) Penerimaan bahan makanan adalah rangkaian kegiatan
memeriksa, mencatat, dam melaporkan bahan makanan yang diperiksa sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak (surat perjanjian jual beli). Oleh karena itu,
dalam kegiatan penerimaan bahan makanan diperlukan tenaga yang bertugas menerima bahan
makanan dengan syarat harus mempunyai sikap:
a) Tanggung jawab.
b) Mampu mengambil keputusan dengan tepat, cepat dan teliti.
c) Mempunyai keahlian memilih dan menilai spesifikasi bahan makanan yang baik.
d) Memiliki pengetahuan yang luas tentang bahan makanan.
e) Tidak mudah berkompromi dengan penjual/rekanan.
f) Bijaksana dan jujur.
g) Ramah kepada penjual dan rekanan.
h) Taat dan tepat janji yang diberikan kepada penjual/rekanan.
2.11 Letak Ruang Penerimaan Bahan Makanan
Lokasi
keefektifitasan

pada

penerimaan

dalam

bahan makanan

penangananya

memberi

sehari-hari.

pengaruh

Idealnya

lokasi

terhadap
bagian

penerimaan bahan makanan berdekatan dengan jalur pelayanan dan gudang. Letaknya
sebaiknya dapat dicapai dengan kendaraan, ruangan cukup luas untuk memeriksa bahan
makanan yang diterima serta dilengkapi pula dengan timbangan sejajar dengan lantai, kereta
pengangkut bahan makanan, meja kerja dan beberapa container yang dianggap perlu, sesuai
dengan kemampuan volume bahan makanan yang akan diterima. Lantai harus memiliki
permukaan yang rata untuk memudahkan pembersihan dan mencegah mikro organisme, tata

letak dilantai minimal 10 cm. Petugas harus menguasai macam peralatan utama antara
timbangan, dimana keakuratan sangat penting. Ruangan jarak penerimaan idealnya harus
dekat dengan pintu pengiriman bahan makanan. (Nursiah Mukrie,1990).
2.12 Pencatatan Penerimaan Bahan Makanan
Pencatatan bahan makanan yang akan diterima harus dilakukan secara teliti, sisitematik
dan teratur merupakan salah satu faktor penting sebagai dokumentasi tertulis mengenai
jumlah, mutu bahan makanan yang diterima. Kadangkala data tersebut dapat digunakan untuk
menghitung taksiran kebutuhan bahan makanan yang akan datang atau dapat digunakan pula
sebagai alat monitoring kegiatan (Nursiah Mukrie,1990).
Didalam mebuat form pencatatan ada dua cara yaitu sederhana dan komplek.
Keistimewaan sederhana antara lain: mudah, cepat dalam membuat form, namun dalam
pengisiannya memrlukan waktu lama, karena petugas harus menulis atau melengkapi sendiri
data tersebut. Sedangkan cara form komplek petugas tinggal mengisi. Untuk lebih jelasnya
dapat dilihat contoh berikut:

Form Bentuk Sederhana

Tanda penerimaan bahan makanan
Diterima dari :

Tanggal :

Order pemb. No :

No :

Jumlah

Uraian

Diisi dan diperiksa oleh

Dikirim

Contoh form yang kompleks

Catatan Penerimaan
Jumlah Unit Uraian
item

per Nama
rekanan

Tanggal :
Jumlah
yang ACC

Harga

Total

Dikirim

satuan

harga

gdk-gdb

Diterima dan diperiksa oleh :

2.12 Pengawasan Penerimaan Bahan Makanan
Pengawasan dalam penerimaan bahan makanan ini diharapkan untuk mencegah
kerusakan bahan makanan. (Suarsana,2000).
Hubungan dengan food quality control
-Bahan/barang yang diterima dari luar daerah dilakukan inspeksi untuk menjaga
kebersihanya, bebas dari bau, dan tidak terkontaminasi.
-Bahan-bahan yang tidak sesuai harus segera di retour kepada penggirimnya.
-Kedatangan pengiriman bahan harus diketahui terlebih dahulu, perjanjian harus
dibuat dengan seksama sebelumnya.
2.13 Pelaporan Penerimaan Bahan Makanan
Pelaporan kegiatan penyelenggaraan makanan merupakan bagian yang tidak terpisah
dari sistem penyelenggaraan makanan, yang meliputi:
a. Pemasukan, pemakaian bahan makanan harian.
b. Pencatatan tentang pemasukan dan pemakaian peralatan dapur.
c. Pencatatan kegiatan macam dan jumlah klien setiap hari.
d. Perhitungan harga makanan perorang sehari, rata-rata dalam tiap bulan dan setiap tiga
bulan.
e. Laporan tribulan untuk pimpinan (Depkes RI, 1991).
2.14 Alur Penerimaan Bahan Makanan
Perencanaan anggaran belanja makanan.
Perencanaan menu
Penghitungan kebutuhan makanan.
Pemesanan dan pembelian bahan makanan.

Penerimaan bahan makanan.

Penyimpanan dan penyaluran bahan makanan.
Persiapan dan pengolahan bahan makanan.
Pendistribusian makanan
2.15 Syarat Petugas Penerimaan Bahan Makanan
Dalam pengelolaan makanan sebaiknya dikelola menurut syarat sanitasi makanan dan
memenuhi syarat-syarat gizi, sehingga makanan tersebut bermanfaat bagi tubuh dan tidak
menimbulkan penyakit ataupun keracunan makanan. Pada proses penerimaan bahan baku, ada
beberapa yang paling penting diawasi adalah :
a) Petugas penerima barang harus hadir didampingi chef supervisor.
b) Semua barang yang dikirim oleh supplier harus sesuai dengan pesanan dan kebutuhan,
baik dari segi jenis, mutu maupun jumlahnya.
c) Untuk memeriksa bahan makanan sesuai jenis dan jumlahnya, harap dilihat dalam
purchase Requisition atau purchase order atau market list.
d) Untuk memeriksa mutu bahan makanan digunakan. Standard Purchase Specification
(SPS), yaitu standar yang telah disepakati oleh pihak pembeli dan penjual yang memuat
kesepakatan tentang karakteristik bahan yang dipesan, misalnya, jenis ukuran, berat,
warna, serta bentuknya.
2.16 Tugas Pokok Unit Penerimaan Bahan Makanan
Berikut ini adalah tugas pokok unit penerimaan bahan makanan menurut Nursiah
Mukrie (1990). Pengecekan bahan makanan meliputi :
a) Cek bahan makanan segera setelah bahan makanan datang. Bahan makanan segar harus
didahulukan dalam pengecekan penerimaan bahan makanan. Pengecekan meliputi
pemeriksaan faktur permintaan, tanggal pengiriman, jumlah, berat, panjang, tanggal
kadaluarsa, satuan, ukuran. Contoh permintaan bahan makanan beku suhu 00C, bila pada
saat diterima bahan makanan tersebut bersuhu diatas 0 0, maka bahan makanan tersebut
harus dikembalikan.
b) Cap bahan makanan baik segar/ kering dengan tanda bahan makanan sudah diperiksa dan
tanggal bahan makanan diterima, sehingga memudahkan dalam penggunaan system FIFO
( first in first out).
c) Menandatangani faktur pembelian bahan makanan sesuai dengan yang diterima.

d) Mengisi formulir penerimaan dan membuat laporan penerimaan harian, membuat berita
acara penerimaan bahan makanan secara tertulis.
e) Membuat laporan bahan makanan yang didiskualifikasi kepada atasan yang
bersangkutan.
f) Melakukan pencatatan semua bahan makanan yang diterima.
g) Mengirim bahan makanan yang diterima ke bagian penyimpanan kering dan segar.

BAB III
KESIMPULAN
Dalam penyelenggaraan makanan sangat erat kaitannya dengan penerimaan, penyimpanan
dan penyaluran bahan makanan. Dalam penerimaan bahan makanan merupakan langkah yang awal
untuk menentukan kualitas dan mutu dari bahan pangan yang akan dijadikan dalam
penyelenggaraan makanan dalam institusi. Untuk penerimaan bahan makanan terdapat tahap
tahap yang dilakukan diantaranya :
a. Pemasukan, pemakaian bahan makanan harian.
b. Pencatatan tentang pemasukan dan pemakaian peralatan dapur.
c. Pencatatan kegiatan macam dan jumlah klien setiap hari.
d. Perhitungan harga makanan perorang sehari, rata-rata dalam tiap bulan dan setiap tiga
bulan.
e. Laporan tribulan untuk pimpinan (Depkes RI, 1991).

DAFTAR PUSTAKA
o Mukrie, Nursiah. 1990. Manajemen Pelayanan Gizi Institusi Dasar. Jakarta :Proyek
pengembangan pendidikan tenaga gizi pusat
o Salmawati, temu. 2006. Penyelenggaraan makanan, tingkat kecukupan dan status gizi
penderita skizofrenia di Rumah Sakit Dr. H. Marzoeki Mahdi Bogor. Bogor : Institut Pertanian
Bogor
o Anonim. 2011. Penyelenggaraan makanan (http://repository.usu.ac.id/f) di akses tanggal 24 Mei
2012.
o Anonim. 2011. Menerima dan menyimpan bahan makanan (http://chefcommis.wordpress.com/)
diakses tanggal 24 mei 2012
o Widyati, Retno.2002. Higiene & Sanitasi Umum dan Perhotelan. Jakarta: Gramedia
Widiasarana Indonesia.
o Moehji, Sjahmien. 1992. Ilmu gizi. Jakarta: Bhatara Karya Aksara.
o Aritonang, Irianton. 2012. Penyelenggaraan Makanan. Yogyakarta : Leutika.