Pengurusan Pengetahuan (Knowledge Management) strategi penting dalam

pengurusan sesebuah organisasi.

Oleh:

Zulkefli Abdul Rahman

Universiti Teknologi MARA Perak

Zulke796@perak.uitm.edu.my

Pengenalan

Agak sukar untuk mendefinisikan erti Pengurusan Pengetahuan atau ‘Knowledge

Management” yang rata-rata telah menjadi bualan atau isu dalam perbincangan
pengurusan, mesyuarat, seminar atau bengkel di dalam sesebuah organisasi.
Pengurusan pengetahuan sudah tentunya bukan satu produk yang boleh digunakan
semata-mata untuk memperbaiki sesebuah organisasi. Sebagai contoh Profesor Dr.
Elias M. Awad (2007) memaklumkan di dalam bengkelnya, Presiden Hosni Mubarak
sebelum berangkat pulang ke Mesir telah berpesan kepada pegawai-pegawai kedutaan
Amerika Syarikat untuk disampaikan kepada Presiden George W. Bush bahawa
demokrasi bukan satu produk yang boleh dibawa ke dalam Negara Iraq dan ia tidak
boleh memperbaiki keadaan dalam sekelip mata. Ini menunjukkan perbezaan di antara
sesebuah produk dengan sesuatu proses yang melibatkan banyak aspek pemahaman
bahasa tabii, pembuktian teori, perancangan dan penyelesaian masalah, pembelajaran
dan penglihatan dalam konteks pengurusan pengetahuan (Tecuci, 1998). Sebenarnya
pengurusan pengetahuan telah diberikan perhatian sejak sekian lama dalam sejarah
pengurusan manusia. Ilmuan Islam Abdel Rahman Ibn-Khaldun(1332-1406) merupakan
salah seorang pemikir Islam yang diiktiraf oleh ahli-ahli sosiologi dalam perkembangan,
pembangunan serta pemindahan pengetahuan seperti yang dihuraikan oleh Ritzer
(1996). Sehubungan itu menurut intisari Surah Luqman ayat 27 (JAKIM, 2007), dalam
era globalisasi ini, umat Islam perlu menyiapkan diri dengan ilmu pengetahuan. Ilmu
bukan sahaja diperlukan untuk menguasai teknologi, bahkan untuk dijadikan benteng
pertahanan diri dalam mengharungi pelbagai cabaran. Tanpa menguasai ilmu, umat
Islam pastinya terus ketinggalan sedangkan dunia yang semakin maju menyediakan
banyak peluang untuk dikejar oleh mereka yang benar-benar inginkan kecemerlangan.

Definisi-definisi Pengurusan Pengetahuan

Walaupun dalam perspektif Islam telah dinyatakan mengenai kepentingan ilmu

pengetahuan dalam pembangunan masyarakat, namun pemikir-pemikir atau ahli-ahli
pengurusan dari barat lebih dikenali dalam membincangkan isu pengurusan
pengetahuan. Antara ahli-ahli teori pengurusan (management theorist) yang
menyumbang dalam perkembangan pengurusan pengetahuan adalah seperti Peter F.
Drucker, Paul Strassman dan Peter Senge dari Amerika Syarikat (Barclay, 2005).
Perkembangan dalam bidang pengurusan bermula dengan kepentingan maklumat
(information) di dalam sesebuah organisasi dan fokus mereka adalah kepada
pembelajaran organisasi (Organizational learning) yang berterusan.

Antara definisi-definisi Pengurusan Pengetahuan yang kerapkali digunapakai dalam

perbincangan, persidangan dan rujukan ilmiah ialah:

“…Ianya merupakan satu disiplin yang mempromosikan pendekatan bagaimana

mengenalpasti, mengurus dan berkongsi harta maklumat dalam sesebuah organisasi.
Harta maklumat organisasi berbentuk pangkalan data, dokumen, polisi dan peraturan
organisasi serta pakar-pakar dan pekerja-pekerja yang berpengetahuan dan
berpengalaman.”(Gartner Group Inc. 1996)

“Pengurusan pengetahuan ialah segala kegiatan yang berstruktur untuk

penambahbaikan sesebuah organisasi melalui perkongsian maklumat serta
penggunaan maklumat yang betul. Penentu kejayaan organisasi dalam menguruskan
maklumat mesti berasaskan kepada modal intelek yang merangkumi persaingan modal
insan, modal berstruktur dan modal perhubungan.”(McShane and Glinow, 2006)

“Penjelasan mengenai pengurusan pengetahuan dapat difahami apabila

membincangkan secara mendalam mengenai pengetahuan ‘tacit’ dan pengetahuan
‘explicit’. Kedua-dua bentuk pengetahuan ini adalah pengetahuan asas dalam diri
manusia yang amat berguna apabila maklumat-maklumat dapat dikongsi bersama
untuk bekerja dalam pasukan” (Nonaka, 1991)

“Pengurusan Pengetahuan adalah satu cara syarikat menjana operasi, berkomunikasi

dan mengumpil harta-harta intelek yang menjadikan mereka muncul sebagai organisasi
yang bersaing berasaskan sumber ekonomi maklumat”. (Harvard Business Review,
1998)

Perkembangan Konsep Pengurusan

Menurut Barclay (1997) perkembangan Pengurusan Pengetahuan giat di bincangkan

oleh para akademia di Harvard Business School, Amerika Syarikat. Pada era 1970an
terdapat ramai penyelidik yang menumpukan perhatian di dalam perkembangan
pemindahan dan innovasi teknologi maklumat yang mencetuskan penyelidikan
terperinci mengenai kefahaman pengetahuan (knowledge). Perkembangan ini
berlarutan sehingga pertengahan 1980an di mana ahli-ahli pengurusan mengiktiraf
kepentingan pengetahuan, penggunaannya serta persaingan yang wujud di kalangan
profesional mengenai kaitan pengetahuan dengan pembangunan sesebuah organisasi.
Malahan segala bentuk pembangunan individu atau organisasi adalah berasaskan
kepada pengetahuan yang dibangunkan dalam sesuatu hasil pembangunan dan
penyelidikan. Seterusnya era 1980an telah mewujudkan konsep baru seperti Perolehan
Maklumat (Knowledge Acquisition), Pengetahuan Kejuruteraan (Knowledge
Engineering) serta pengetahuan yang berasaskan system (Knowledge Base Systems).
Istilah Pengurusan Pengetahuan (Knowledge Management) seterusnya digunapakai di
dalam Jurnal terbitan Harvard Business School pada tahun 1989 yang berjudul “Sloan
Management Review of Organizational Science”. Manakala sebuah buku pertama
mengenai Pengurusan Pengetahuan berjudul “The Knowledge Value Revolution” oleh
Peter Senge dan Saikaya, telah diterbitkan juga oleh Harvard Business School Press,
1989.

Pada era 1990an beberapa firma perundingan pengurusan terutama dari Amerika
Syarikat, Eropah dan Jepun, tumbuh seperti cendawan dan menganjurkan seminar
Pengurusan Pengetahuan kepada beberapa organisasi perniagaan. Pada tahun 1991,
satu artikel Pengurusan Pengetahuan yang bertajuk ‘Brainpower’ telah diterbitkan oleh
Tom Stewart dalam majalah popular ‘Fortune’. Selepas terbitnya artikel itu, beberapa
hasil penyelidikan dan penulisan terus membincangkan mengenai isu pengurusan
pengetahuan dalam perkembangan individu, organisasi, masyarakat setempat dan
masyarakat dunia. Artikel yang paling terkenal dan menjadi rujukan adalah hasil
penyelidikan Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuci yang berjudul “The Knowledge
Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation
“(1991). Paling ketara sekali ialah penyelidikan Ikujiro Nonaka yang cuba merungkaikan
semula pengertian pengurusan sebenarnya. Menurut Dr. Murray E. Jennex, Ketua
Pengarang International Journal of Knowledge Management, dalam prakatanya (2005)
beliau telah menunjukkan sebuah jadual mengenai senarai bahan rujukan untuk
pengertian Pengurusan Pengetahuan dan mendapati hasil kerja dari Ikujiro Nonaka
telah disenarai sebagai bahan rujukan yang paling banyak iaitu 41 kali rujukan dalam
101 kertaskerja dalam masa 7 tahun.

Peranan Modal Insan dalam Pengurusan Pengetahuan

Pengurusan Pengetahuan diangggap sebagai satu konsep dan instrumen untuk

merealisasikan objektif sesebuah organisasi. Di dalam mengejar pencapaian tersebut,
penjanaan ilmu pengetahuan merupakan proses berterusan yang signifikan bagi
menentukan kejayaan pengurusan dalam organisasi (Mandle dan Winkler, 2007).
Hasrat inilah yang mendorong kerajaan Malaysia untuk melaksanakan pelbagai usaha
dalam meningkatkan tahap kecekapan, ketelusan dan keberkesanan system
penyampaian perkhidmatan kerajaan (service delivery system). Menurut MAMPU
(2006), usaha-usaha untuk meningkatkan system penyampaian perkhidmatan yang
merentasi Agensi Kerajaan adalah untuk:

Mengurangkan kerenah Birokrasi

Penurunan dan perwakilan kuasa

Perkhidmatan kaunter

Pejabat Perkhidmatan Pelanggan

Pelaksanaan Standard MS ISO 9000

Pengukuran Prestasi

Memanfaatkan Penggunaan ICT

Jika dilihat secara menyeluruh, usaha-usaha itu memerlukan penggembelingan sumber

tenaga manusia (modal insan) secara efektif dan melalui proses perancangan yang
diatur dengan rapi. Lebih penting lagi, peranan pengurus, eksekutif dan kakitangan
sokongan memainkan peranan penting dalam mempastikan keberkesanan
perkhidmatan kerajaan. Komitmen kerajaan Malaysia dibuktikan dengan usaha
melahirkan modal insan ulul albab berilmu, kompeten, kreatif, inovatif, mempunyai jati
diri, berdisiplin dan mampu bersaing di pasaran kerja antarabangsa seiring dengan
pelan induk Rancangan Malaysia Ke 9 (Mohamad Sofee Razak, 2007). Dalam konteks
ini, pengurusan tidak boleh dipisahkan dari aspek kemanusiaan samada ilmu
pengetahuan dan juga kemahiran. Oleh sebab itu kerajaan Malaysia telah menyediakan
peruntukan sebanyak RM 4.1b kepada pembangunan modal insan dalam
mengembangkan pembangunan pendidikan. Pembangunan modal insan menjadi dasar
dalam memastikan program pendidikan diberikan kepada rakyat bermula dari peringkat
pra sekolah hinggalah ke peringkat pengajian tinggi.

Pengurusan Pengetahuan adalah merupakan pendekatan kepada modal insan (Human

Capital) kerana ia berperanan besar dalam menentukan prestasi sesebuah organisasi.
Dalam konteks lebih luas lagi, modal insan mencorak hala tuju Negara ke arah
wawasan yang disasarkan. Tanpa sumber manusia berkualiti sesebuah Negara akan
lemah kerana ketiadaan faktor manusia yang menjadi pencetus kepada inisiatif baru
dalam kegiatan sosioekonominya. Bagi menghasilkan sumber insan dinamik, ia
memerlukan proses pengisian minda dengan ilmu pengetahuan. Sumber manusia yang
berilmu pastinya menjadi rebutan organisasi dan juga syarikat kerana menganggap
mereka (kakitangan berilmu) adalah aset berharga.

Cabaran dan Kejayaan Pengurusan Organisasi

Cabaran pengurusan organisasi berasaskan pengetahuan (Knolwledge based

Organization) dalam zaman maklumat adalah satu isu yang berpanjangan. Pengurusan
bukan hanya melibatkan faktor-faktor modal dalam aspek pengeluaran tetapi
melibatkan perhubungan sesama manusia dalam sesebuah organisasi bagi mencapai
objektif yang sama. Maksudnya ia bersangkutan dengan pengurusan ke atas golongan
pekerja yang memikul beban tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan. Bagi
organisasi yang benar-benar menghargai pekerja-pekerjanya, mereka sedaya upaya
akan cuba untuk memperkaya dan mencambahkan ilmu pengetahuan terkini yang perlu
dimiliki oleh tenaga kerja dalam organisasi. Tindakan ini secara tidak langsung
mencerminkan penghargaan terhadap nilai yang dimiliki oleh para pekerja dan
sumbangan yang mampu dibalas kembali melalui pengetahuan yang dimiliki pekerja.
Situasi begini memerlukan pengorbanan, khususnya daripada organisasi untuk
menyuburkan budaya memperolehi ilmu pengetahuan. Ia boleh diperolehi dan dimiliki
oleh para pekerja menerusi maklumat-maklumat yang disalurkan menerusi pendidikan
secara formal (explicit knowledge) atau tidak formal (tacit knowledge) seperti yang
dihujahkan oleh Ikujiro Nonaka (1991). Kejayaan menyempurnakan sesuatu projek
dalam organisasi banyak bergantung kepada pendedahan yang dilalui oleh golongan
pekerja . Ini kerana manusia dari masa ke semasa memerlukan input baru yang boleh
membantu melicinkan lagi pekerjaan yang dilakukan. Sekaligus ia akan
menguntungkan organisasi sekiranya ide sesuatu itu terbukti berkesan dalam aplikasi
penggunaannya tidak kira bidang perniagaan, teknologi maklumat, kesihatan,
kejuruteraan atau pun sektor awam.

Sebagai contoh membuktikan kejayaan pengurusan organisasi , kita lihat bagaimana

syarikat-syarikat besar di Jepun melakukan anjakan paradigma selepas kejatuhan
mereka pada perang Dunia Kedua (1941-1945). Syarikat Honda, Canon, Mitsubishi,
Nissan dan beberapa lagi telah membuktikan kejayaan mereka dengan mengutamakan
konsep keterikatan kepada organisasi (self of belonging) bertapak tanpa perlu di paksa-
paksa. Para pekerja yang kaya dengan maklumat (information rich) akan beroleh
pengetahuan yang memungkinkan mereka membuat keputusan dan tindakan dalam
hal-hal yang bersangkutan dengan organisasi. Begitu juga perkembangan yang berlaku
di Amerika Syarikat sepertimana kajian oleh Peter F. Drucker di era 40an hingga 80an
sehinggalah beliau meninggal dunia (pada usia 95 tahun) pada 2005. Beliau telah
membuat kajian dan menganalisa corak pengurusan klasik dan moden terutama
kepada syarikat gergasi di Amerika Syarikat seperti General Motors dan IBM. Corak
atau model pengurusan yang selalu di kaitkan dan menjadi hujah adalah corak
pengurusan dan pentadbiran Penjajahan British di India, corak pengurusan organisasi
dalam hospital dan bagaimana kejayaan kepimpinan sesebuah simfoni okestra.
Penelitian Drucker terhadap ketiga-tiga corak pengurusan ini dikupas dengan jelas
untuk memahami dan menghargai tentang pentingnya maklumat sebagai strategi
kejayaan sesebuah organisasi.

Kesimpulan

Di dalam menyokong pengurusan pengetahuan sebagai strategi penting dalam

pengurusan organisasi, ramai penyelidik yang terdiri daripada ahli-ahli akademik telah
membuat penciptaan baru terhadap model pengurusan untuk dipraktiskan dalam
organisasi. Suasana semasa di Malaysia juga tidak lari dari topik pengurusan
pengetahuan sebagai persediaan terhadap pengurusan alaf baru seperti e-dagang, k-
ekonomi, e-kerajaan dan lain-lain yang berasaskan kepada maklumat dan
pengetahuan. Banyak organisasi yang inovatif telah mula melihat pengetahuan,
kemahiran dan pengalaman pekerja menjadi nilai utama dalam perkhidmatan dan
produk keluaran masing-masing. Begitu juga hasrat negara yang amat mementingkan
soal perkhidmatan sistem penyampaian (service delivery system) kepada rakyat.
Program pengetahuan pengurusan akan meningkatkan perkhidmatan pelanggan,
penyelesaian masalah yang lebih pantas, penyesuaian terhadap perubahan pasaran
dan seterusnya menjadi pemankin kepada pengetahuan korporat. Selain itu,
pengurusan tertinggi perlu menyokong budaya belajar atau mengajar perkongsian
maklumat serta tahu bagaimana untuk memandu ke hadapan, menggalakkan
keceriaan, komitmen dan akauntabiliti dalam melaksanakan tugas untuk mencapai
matlamat organisasi.
Rujukan

Argyris, Chris (1991), Teaching Smart People How To Learn, Boston : Harvard Business
School Press.

Barclay, Rebecca O. (1997) What is knowledge management? , internet:

http//www.media-acess.com/whatis.html, accessed November 16, 2007.

Drucker, Peter F. (1988), The Coming of the New Organization, Boston : Harvard
Business School Press.

Elias, Awad (2007), “Managing Corporate Knowledge: The Hidden Secrets”, Knowledge
Management Workshop, 13-15 Nov. 2007, Shah Alam: UiTM.

Harvard Business Review on Knowledge Management (1999), USA: Harvard Business

School Press.

Intisari Tilawah Al Quran 2006, Putrajaya: JAKIM

Khoturi, Smith (2002), “Knowledge in Organizations”, Internet:

http://www.ges.harvard.edu, accessed October 4, 2007.

Mandal, Heinz & Winkler, Katrin (2006), “Knowledge Management in The Organization”,
internet: http://www.answers.com/topics, accessed October 4, 2007.

Mohamad Sobhee (2007), “Meningkatkan indeks literasi” Harian Metro, 27 Nov. 2007,
Kuala Lumpur: NST Press.

Nik Zafri Abdul Majid (2000), “Pengenalan Kepada Pengurusan Pengetahuan”, internet:
http://www.geocities.com/nikzafri/k.htm, accessed December 5, 2007

Nonaka, Ikujiro (1991), The Knowledge-Creating Company, Boston:Harvard Business

School Press.

Ribiere, Vincent M. (2005), The Role of Organizational Trust in Knowledge

Management: Tools & Technology Use & Success, USA: Idea Group Inc.

Ritzer, George (1996), Modern Sociological Theory, New York : Mc Graw Hill.

Shane, Mc & Glinow, (2006), Organizational Behavior, New York: Mc Graw Hill.

Tecuci, G. (1998), Building Intelligent Agents: An Apprenticeship Multi strategy Learning

Theory, Methodology Tool and Case Studies: Academic Press.

Posted by zulabraham at 8:02 AM