Studi Kasus: Multiple Version of the Plan

Analisis Kasus:
Anthony Rizzo, seorang analis keuangan muda yang telah bekerja untuk
Thom Thomson, direktur/CEO Anderson yang baru ditunjuk, selama enam bulan
terakhir. Dia diberi tugas untuk mempresentasikan Program Restrukturisasi
Korporat yang baru dikembangkan kepada Dewan. Program Restrukturisasi
Korporasi adalah salah satu inisiatif manajemen utama Mr. Thomson, terutama
karena Anderson sering dikritik karena memiliki pengeluaran yang luar biasa tinggi.
Terdiri dari 83 proyek, program ini kompleks, dengan banyak bagian yang bergerak.
Namun, elemen kunci dari program ini adalah untuk mengurangi biaya $100 juta
dengan tetap mempertahankan tingkat pendapatan saat ini, sehingga memberikan
peningkatan dramatis dalam metrik utama yang dikenal sebagai rasio biaya operasi
(biaya operasi/pendapatan). Manajemen memandang tujuan pengurangan biaya ini
sebagai peregangan, tetapi mereka juga menganggapnya perlu, dan mereka ingin
membangun kredibilitas dengan menunjukkan kemampuan perusahaan untuk
memenuhi tujuan penting. Dewan Direksi mengetahui program dan tujuannya,
tetapi presentasi Anthony dimaksudkan untuk memberikan wawasan yang lebih
dalam.

Semua presentasi telah diselesaikan pada hari Rabu, dan gladi bersih
berlangsung pada hari Kamis. Pada hari Minggu, Anthony berencana untuk tiba di
hotel lebih awal untuk memeriksa ruang pertemuan sebelum presentasi. Pertemuan
akan dimulai pukul 2:00 siang dan Anthony adalah salah satu presenter pertama.
Anthony datang jauh lebih cepat dari jadwal. Setibanya di hotel, dia memeriksa
untuk melihat apakah kamarnya tersedia. Dia mengetahui bahwa dia tidak bisa
check-in selama beberapa jam, tetapi resepsionis menyampaikan pesan mendesak
yang memintanya untuk menghubungi Sharon Carpenter, kepala perencanaan
keuangan Anderson, sesegera mungkin.

Pada telepon itu, Sharon menjelaskan bahwa dia telah menerima pengajuan
anggaran terbaru dari unit bisnis sesaat sebelum meninggalkan kantor pada hari
Jumat sore. Dia ingin memulai pekerjaan minggu depan, ia memulai ulasannya
tentang peluncuran perusahaan pada hari Minggu pagi. Awalnya, semuanya
tampak baik-baik saja, tetapi dia memperhatikan bahwa beberapa rasio sedikit
berbeda. Salah satunya adalah rasio pengeluaran operasional, jadi dia ingin
memberi tahu Anthony sebelum presentasinya kepada Dewan. Sharon dan Anthony
membahas beberapa penjelasan yang paling mungkin untuk pengecualian, tetapi
tidak memiliki data untuk mencapai kesimpulan. Sharon berkomentar bahwa proses
penganggaran cenderung agak berulang di awal siklus ini, jadi dia hampir
menyesali keputusannya untuk melihat awal pada hari Minggu pagi. Namun
demikian, Sharon dan Anthony sama-sama tahu bahwa beberapa tujuan yang
sangat ambisius telah ditetapkan menyebabkan mereka khawatir bahwa telah terjadi
selip yang nyata. Berfokus pada presentasi Anthony, dampak potensial jelas. Untuk
memenuhi rasio biaya operasi yang ditargetkan, salah satu pendapatan harus
meningkat $ 25 juta, yang tidak mungkin mengingat kondisi ekonomi saat ini, atau
pengurangan biaya harus meningkat dengan tambahan $ 15 juta, yang sedikit
kurang dari 2% dari total pengeluaran seluruh perusahaan.

Setelah berbicara dengan Sharon, Anthony bertanya apakah hotel dapat

memberinya ruang untuk bekerja. Dia dituntun ke kantor insinyur hotel, sebuah
kantor yang sangat kecil jauh di dalam hotel. Di sana, dia kembali bertelepon
dengan Sharon, dan mereka mempertimbangkan apa alternatifnya. Titik fokus dari
presentasi Anthony dapat dipengaruhi dengan cara yang kecil, namun tetap
material; mereka hanya bisa berspekulasi tentang alasan perubahan proyeksi; dan
mereka tidak bisa menghubungi Tuan Thomson. Selain itu, waktunya sangat
singkat. Anthony mencoba lagi untuk berbicara dengan Tuan Thomson, yang
bertemu dengan Komite Audit Dewan, tetapi pertemuan Komite berjalan lebih lama
dari yang diharapkan. Mr Thomson bergegas ke Rapat Dewan, diapit oleh beberapa
anggota Komite Audit, sampai di sana tepat pada waktunya untuk memulai
dijadwalkan.

Pertanyaan:

1. Apakah Anthony hanya melanjutkan presentasi yang disetujui sebelumnya,

haruskah ia mencoba memasukkan proyeksi baru ke dalam presentasi, haruskah
ia "menyembunyikan" slide-slide yang menunjukkan angka-angka dan mencoba
mengatasi masalah tersebut, atau apakah ia harus memberi tahu mengenai
masalah ketidakpastian jumlah?
2. Bagaimana Dewan akan bereaksi jika ketidakpastian ditunjukkan? Bagaimana
tanggapan Tn. Thomson jika terkejut selama rapat Dewan?

Jawaban:

1. Anggaran unit bisnis baru itu merupakan berita yang mengejutkan Anthony.
Menurut kami kemungkinannya kecil Anthony bisa merevisi presentasi
dengan tepat dalam beberapa jam. Apalagi Tuan Thomson sebagai CEO tidak
bisa dihubungi karena sedang ada pertemuan komite yang berlangsung lebih
lama dari waktu yang diharapkan. Selain itu, data yang dimiliki juga kurang
memadai. Namun, bisa saja dia memperbaiki presentasinya jika dia diberi
waktu lebih lama, yaitu dengan menukar waktu presentasinya, yang awalnya
menjadi salah satu presenter pertama ditukar menjadi presenter akhir.
 Namun, jika dia tidak memiliki kesempatan untuk menukar waktu
presentasinya, maka menurut kami lebih baik ia tetap menggunakan
presentasi yang disetujui sebelumnya dengan menambah proyeksi baru ke
dalam presentasi. Karena jika ia merubah keseluruhan presentasi, belum
tentu tuan Thomson mengetahui adanya perubahan anggaran itu, dan hal itu
bisa mengejutkan tuan Thomson. Menurut kami, Anthony harus menjunjung
tinggi integritasnya dan berterus terang mengenai perubahan yang terjadi
agar tidak ada perbedaan informasi di masa yang akan datang.

2. Kemungkinan dewan akan bingung dan ragu atas ketidakpastian angka yang
dihasilkan. Dan akan bertanya mengenai perubahan proyeksi yang
mendadak. Hal itu mungkin akan menimbulkan kecurigaan, tetapi apabila
Anthony bisa menjelaskan perubahannya, mungkin dewan akan mengerti
dan memberi waktu untuk menyelesaikan masalah yang timbul. Dan jika
terkejut, maka tuan Thomson sebagai CEO harus bisa menangani keterlejutan
itu dengan cepat