Aplikasi merupakan suatu tindakan penerapan atau penggunaan berbagai alat atau bidang
tertentu. Teknologi adalah suatu alat atau media yang dapat mempermudah melakukan sesuatu.
Informasi adalah suatu hasil dari pengolahan data lapangan yang disajikan dan dikemas lebih
memiliki unsur pengetahuan. Jadi, Teknologi Informasi (TI) adalah media yang dapat terjadi
suatu pengolahan data yang ada dan dapat menyajikan dengan lebih menarik. Pemeliharaan
adalah suatu proses merawat atau menjaga sesuatu. Data adalah suatu keterangan dari keadaan
yang nyata atau keadaan tertentu. Bimbingan dan Konseling (BK) adalah suatu hubungan antara
konseli dan konselor dalam proses pemberian bantuan secara sistematis dan bertahap agar
penyelenggaraan layanan BK, baik data konseli maupun data yang diperoleh dari hasil assesmen.
Tujuan dilakukannya pemeliharaan data BK, yaitu untuk memperoleh data yang memiliki tingkat
kualitas yang tinggi untuk kepentingan penyelanggaraan BK dan untuk mengetahui kebutuhan
dahulu. Jenis data biasanya terdiri dari data individu, kelompok bahkan data yang umum
sifatnya. Data dapat dihimpun dalam bentuk buku data pribadi peserta didik, lembaran khusus,
Konselor menghimpun data dapat berfungsi juga untuk mengembangkan data dan
data apapun mengenai penyelenggaraan layanan BK harus dipelihara agar tidak tersebar atau
hilang.
kebanyakan pada kenyataannya bahwa tidak ada staf administrasi khusus untuk BK sehingga
Tahapan memelihara data BK, yaitu pertama merencanakan jenis data, bentuk cara
menghimpun datanya, instrumen yang digunakan dan lain-lain, kedua masukan data dan
klasifikasikan data menurut aspek atau bidang tertentu, memasukan data dapat menggunakan
komputer sebagai aplikasi TI yang digunakan, yang ketiga mengevaluasi data yang disimpan
akurat atau tidak dan lain sebagainya, lalu setelah dianalisis ditindak lanjuti data yang tersimpan
apakah sesuai atau tudak, layak atau tidak, tersusun atau tidak, bermanfaat atau tidak, lengkap
atau tidak, akurat atau tidak, untuk mendukung penyelenggaraan layanan BK di sekolah dan juga
teknik pemeliharaannya dievaluasi mungkin terjadi kesalahan pada proses penghimpunan dan
pemeliharaan data. Setelah itu, hasil pemeliharaan data tersebut di laporkan kepada pihak yang
terkait.