LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI

UPAYA PENINGKATAN MANAJEMEN KEARSIPAN DOKUMEN

PEMOHON WNA DI BIDANG PENGAWASAN DAN PENINDAKAN
KEIMIGRASIAN KANTOR IMIGRASI KELAS I KHUSUS SURABAYA

Disusun Oleh:
NAMA : RISKA AMALIA M, S.A.
NIP : 199501042017122001
KELAS : 2A
NOMOR SISWA : A-02
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PROVINSI JAWA TIMUR
MALANG
2018

2
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI

UPAYA PENINGKATAN MANAJEMEN KEARSIPAN DOKUMEN PEMOHON WNA

DI BIDANG PENGAWASAN DAN PENINDAKAN KEIMIGRASIAN KANTOR
IMIGRASI KELAS I KHUSUS SURABAYA

Telah disempurnakan berdasarkan masukan dari Coach, Mentor, dan Penguji pada
Seminar Rancangan Laporan Aktualisasi, Hari Rabu, Tanggal 6 Juni 2018
di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Timur

Malang, 6 Juni 2018

Mentor, Pembimbing,

Sandi Andaryadi, A.Md.Im., S.IP., M.Si. Dr. Ir. Bambang Basuki Hanugrah, MM
NIP. 19790818 200002 1 001 NIP. 19580808 198503 1 032

ii
 BERITA ACARA

Sehubungan dengan penyelenggaraan Diklat Pelatihan Dasar CPNS Kementerian

Hukum dan Hak Asasi Manusia Tahun 2018 di Badan Pendidikan dan Pelatihan
Jawa Timur Jalan Kawi 41, Malang, Hari Rabu, 6 Juni 2018, telah melaksanakan
Seminar Laporan Rancangan Aktualisasi.

Nama : Riska Amalia M, S.A.

Kelompok/NDH : 2/A-02
Judul : Upaya Peningkatan Manajemen Kearsipan Dokumen Pemohon
WNA di Bidang Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian
Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya

Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan ditanda tangani oleh:

Malang, 6 Juni 2018

Penguji, Peserta,

............................................................ Riska Amalia M, S.A

NIP. NIP. 19950104 201712 2 001

Mentor, Pembimbing,

Sandi Andaryadi, A.Md.Im., S.IP., M.Si. Dr. Ir. Bambang Basuki Hanugrah, MM
NIP. 19790818 200002 1 001 NIP. 19580808 198503 1 032

iii
 KATA PENGANTAR

Ucapan terima kasih dan puji syukur kepada Allah SWT atas segala rahmat,
anugerah, dan kasih sayang yang telah dilimpahkan-Nya kepada penulis sehingga
dapat menyelesaikan laporan rancangan aktualisasi ini. Tanpa petunjuk dan campur
tangan dari Allah SWT, tentunya penulis tidak akan dapat menyelesaikan penulisan
laporan rancangan aktualisasi ini dengan baik.
Penyusunan laporan rancangan aktualisasi yang berjudul “Upaya Peningkatan
Manajemen Kearsipan Dokumen Pemohon WNA di Bidang Pengawasan dan
Penindakan Keimigrasian Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya” ini diselesaikan
dalam rangka memenuhi salah satu syarat kelulusan Diklat Pelatihan Dasar CPNS
Golongan III Angkatan 2 Tahun 2018. Tentunya, penulis menyadari bahwa banyak
pihak yang berperan memberikan bantuan sehingga penulisan laporan rancangan
aktualisasi ini dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, penulis ingin
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. ......... sebagai penguji rancangan aktualisasi nilai-nilai dasar profesi ASN.
2. Dr. Ir. Bambang Basuki Hanugrah, MM sebagai pembimbing (coach) yang telah
meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk membimbing, membantu,
mengarahkan, dan memotivasi penulis selama proses penulisan laporan
rancangan aktualisasi ini.
3. Sandi Andaryadi, A.Md.Im., S.IP., M.Si. sebagai mentor yang telah bersedia
membimbing selama kegiatan Diklat Pelatihan Dasar.
4. Para Widyaiswara yang telah memberikan ilmu yang sangat bermanfaat kepada
penulis selama pendidikan.
5. Teman-teman seperjuangan Diklat Pelatihan Dasar CPNS Golongan III
Angkatan 2 dan 3 tahun 2018, yang telah memberi dukungan selama Diklat
Pelatihan Dasar berlangsung.
6. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang senantiasa
mendoakan dan memberi dukungan kepada penulis dalam penulisan laporan
rancangan aktualisasi ini.
Penulis menyadari bahwa laporan rancangan aktualisasi ini masih jauh dari
kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat

iv
diharapkan dengan senang hati. Semoga laporan rancangan aktualisasi ini dapat
bermanfaat bagi semua pihak.

Malang, 6 Juni 2018

Penulis,

Riska Amalia M, S.A.

v
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.........................................................................................i
HALAMAN PENGESAHAN RANCANGAN AKTUALISASI..........................ii
BERITA ACARA...........................................................................................iii
KATA PENGANTAR....................................................................................iv
DAFTAR ISI.................................................................................................vi
DAFTAR TABEL.........................................................................................vii
DAFTAR GAMBAR....................................................................................viii
BAB 1 PENDAHULUAN...............................................................................1
1.1 Latar Belakang...............................................................................1
1.2 Tujuan dan Manfaat Aktualisasi....................................................3
1.3 Ruang Lingkup...............................................................................3
BAB 2 GAMBARAN UNIT KERJA...............................................................4
2.1 Deskripsi Organisasi......................................................................4
2.2 Kedudukan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Unit Kerja.................6
2.3 Struktur Susunan Organisasi.......................................................10
2.4 Uraian Tugas Jabatan Peserta....................................................10
BAB 3 MATRIK RANCANGAN AKTUALISASI..........................................12
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................17

vi
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Matrik Rancangan Aktualisasi....................................................12

Tabel 3.2 Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar...................................13
Tabel 3.3 Matrik Jadwal Kegiatan selama off campus..............................16

vii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya. .10

viii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Ilmu pengetahuan dan teknologi yang kian berkembang tiap tahunnya
menuntut setiap instansi baik instansi pemerintahan maupun swasta untuk berkinerja
lebih efektif dan efisien. Khususnya di dalam instansi pemerintahan, kinerja para
pegawai ditentukan salah satunya dengan melihat seberapa baik pelayanan publik
yang diberikan kepada masyarakat. Namun, fenomena yang terjadi adalah masih
banyaknya instansi pemerintahan yang belum menyadari pentingnya manajemen
kearsipan untuk setiap dokumen-dokumen yang digunakan dalam pelayanan publik
mereka kepada masyarakat. Pengarsipan dokumen masih belum benar-benar
diperhatikan dan dikelola dengan baik. Salah satu hal yang menyebabkan
pengarsipan dokumen kurang diperhatikan adalah karena kurangnya pemahaman
instansi terhadap manajemen kearsipan.
Menurut UU No. 43 tahun 2009, pengertian arsip adalah rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Meirinawati dan Prabawati (2015)
menjelaskan bahwa manajemen kearsipan memiliki sasaran yaitu untuk memberikan
pelayanan dalam penyimpanan arsip serta menyediakan data dan informasi yang
mudah dan cepat apabila dibutuhkan. Oleh karena itu, data atau informasi yang
diarsipkan dapat tersedia setiap waktu ketika dibutuhkan oleh setiap orang.
Di samping itu, Nuraida (2012) menyebutkan beberapa hal yang menjadi
gejala kurang efektif dan efisiennya sistem pengarsipan. Hal tersebut berupa:
1. Arsip yang dicari ada tetapi sulit untuk ditemukan kembali pada saat arsip
tersebut ditemukan.
2. Arsip-arsip penting yang diperlukan hilang.

1
3. Terjadi banjir arsip, yaitu arsip yang sama disimpan di beberapa lokasi atau
tempat penyimpanan, atau arsip yang sudah kadaluwarsa/tidak berguna masih
disimpan.
Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen pengarsipan
sangat dibutuhkan untuk kelancaran pekerjaan di tiap-tiap instansi.
Masing-masing instansi memiliki manajemen kearsipan yang berbeda-beda.
Tidak terkecuali bagi salah satu instansi pemerintahan yaitu Kantor Imigrasi Kelas I
Khusus Surabaya. Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya memiliki misi yang
salah satunya ialah meningkatkan pelayanan keimigrasian yang prima. Pelayanan
keimigrasian tersebut terbagi ke dalam dua jenis pemohon yaitu pemohon Warga
Negara Indonesia (WNI) dan pemohon Warga Negara Asing (WNA).
Adanya dua jenis pemohon dalam pelayanan keimigrasian memerlukan
pemisahan antara dokumen-dokumennya. Khususnya dokumen yang terkait
pemohon WNA. Dokumen pemohon WNA ini nantinya akan diekspedisikan ke
bidang Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian (Wasdakim) untuk dilakukan
pengecekan dan penandatanganan oleh dua Kasi yaitu Kasi Pengawasan dan Kasi
Penindakan.
Selama dokumen ini berada di bidang Wasdakim, dokumen akan diarsipkan.
Namun, pengarsipan dokumen tersebut dinilai masih belum berjalan dengan efektif
dan efisien. Hal ini dikarenakan beberapa hal yaitu:
1. Dokumen masih belum dipisahkan sesuai perihalnya di tempat yang berbeda.
2. Pegawai masih mengalami kesulitan untuk menemukan dokumen-dokumen
tertentu.
3. Alur pengecekan dokumen yang belum berjalan sebagaimana mestinya.
4. Belum ada format tanda pengecekan pada dokumen.
Oleh karena itu, Penulis tertarik untuk mengaktualisasikan nilai-nilai dasar
ASN yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti
Korupsi (ANEKA), serta Manajemen ASN, Pelayanan Publik, dan Whole of
Government sebagai upaya untuk menjawab isu atau permasalahan yang terjadi di
tempat kerja khususnya di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya terkait dengan
manajemen kearsipan dokumen pemohon WNA di bidang Pengawasan dan
Penindakan Keimigrasian. Untuk itu Penulis selaku peserta Pelatihan Dasar CPNS

2
Tahun 2018 mengangkat Judul : Upaya Peningkatan Manajemen Kearsipan
Dokumen Pemohon WNA di Bidang Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian
Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya. Diharapkan dengan upaya peningkatan
manajemen kearsipan maka tata kelola arsip dapat ditangani dengan baik dan benar
sesuai aturan yang berlaku.

1.2 Tujuan dan Manfaat Aktualisasi

Terdapat beberapa tujuan dilaksanakannya kegiatan aktualisasi, yaitu:
1. Mampu menerapkan nilai-nilai Akuntabilitas sehingga ASN diharapkan memiliki
tanggung jawab terhadap tugas yang dikerjakan.
2. Mampu menerapkan nilai-nilai Nasionalisme sehingga ASN dapat berkinerja
sesuai dengan nilai-nilai yang terdapat pada Pancasila.
3. Mampu menerapkan nilai-nilai Etika Publik sehingga ASN diharapkan dapat
berkinerja sesuai dengan kode etik yang telah ditetapkan.
4. Mampu menerapkan nilai-nilai Komitmen Mutu sehingga ASN dapat mewujudkan
pelayanan yang prima untuk masyarakat.
5. Mampu menerapkan nilai-nilai Anti Korupsi sehingga ASN bebas dari perilaku
koruptif.
Kegiatan aktualisasi ini memberikan manfaat bagi penulis agar dapat
mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN yang telah didapatkan selama mengikuti
Diklat Pelatihan Dasar ke dalam lingkup kerjanya sehari-hari sehingga dapat
menjalankan perannya sebagai ASN yaitu sebagai pelaksana kebijakan publik,
pelayan publik, dan perekat dan pemersatu bangsa.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari kegiatan aktualisasi ini ialah untuk menjawab isu atau
permasalahan di bidang Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian (Wasdakim)
Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya terkait manajemen kearsipan dokumen
pemohon WNA.

3
 BAB 2
GAMBARAN UNIT KERJA

2.1 Deskripsi Organisasi

Terhitung sejak tanggal 10 Mei 2006, Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya
termasuk salah satu Kantor Imigrasi yang ditingkatkan kelasnya dari Kelas I menjadi
Kelas I Khusus berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan HAM RI No. M.01-
PR.07.04 Tahun 2006. Perubahan status ini tentunya diharapkan dapat
mengantisipasi peningkatan beban kerja dalam rangka memberikan pelayanan jasa
keimigrasian kepada masyarakat yang dapat dipertanggung jawabkan kepada
Pemerintah dan masyarakat itu sendiri.
Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya adalah Kantor Unit Pelaksanaan
Teknis Keimigrasian berada di bawah Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan  Hak
Asasi Manusia Jawa Timur, dipimpin oleh seorang Kepala Kantor dengan jabatan
Struktural setingkat Eselon II b. Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya terdiri dari
Kantor Imigrasi di Jalan Raya Juanda KM 3-4, Sidoarjo dan Tempat Pemeriksaan
Imigrasi (TPI) di Bandar Udara Juanda Surabaya.Wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas
I Khusus Surabaya  meliputi:
a) Kota Surabaya;
1. Surabaya Selatan; 10 (sepuluh) kecamatan.
2. Surabaya Tengah; 8 (delapan) kecamatan.
3. Surabaya Utara; 3 (tiga) kecamatan.
4. Luas wilayah Surabaya sekitar 350,5 km², jumlah penduduk sekitar 2,765 juta
jiwa.
b) Kabupaten Sidoarjo; terdiri dari 17 (tujuh belas) kecamatan. Luas wilayah
Kabupaten Sidoarjo sekitar 634,4 km² dengan jumlah penduduk sekitar 1,996 juta
jiwa.
c) Kota Mojokerto; terdiri dari 2 (dua) kecamatan. Luas wilayah Kota Mojokerto
16.46 km² dengan jumlah  penduduk sekitar 120.196 jiwa.
d) Kabupaten Mojokerto; Meliputi 17 (tujuh belas) kecamatan. Luas wilayah
Kabupaten Mojokerto 872  km2 dengan jumlah penduduk sekitar 1,054 juta jiwa.

4
e) Kabupaten Jombang; meliputi 19 (sembilan belas) kecamatan. Luas wilayah
Kabupaten Jombang 1115  km2  dengan jumlah penduduk sekitar 1,236 juta jiwa.
Sesuai dengan tuntutan masyarakat maka Kantor Imigrasi Kelas I Khusus
Surabaya dalam memberikan pelayanan jasa keimigrasian juga selalu berusaha
untuk meningkatkan dan memberikan pelayanan publik yang sebaik-baiknya dengan
mengacu kepada standar pelayanan publik yang ditetapkan dengan Surat Keputusan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 yang berisi tentang
pedoman yang harus diikuti instansi pemerintah selaku penyelenggara pelayanan
publik dengan memberikan pelayanan prima (efektif dan memuaskan).
Pelayanan publik diberikan dengan mendasarkan pada asas transparansi,
akuntabilitas, dan nondiskriminasi dengan memperhatikan keseimbangan hak dan
kewajiban. Di dalam Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara juga
ditetapkan standar pelayanan meliputi kesederhanaan prosedur, ketepatan waktu,
biaya serta sarana dan prasarana.
Oleh karena Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya dipandang cukup
memadai dalam memberikan pelayanan publik maka pada tanggal 21 November
2007, Menteri Hukum dan HAM RI, Bapak Andi Mattalata menunjuk Kantor Imigrasi
Kelas I Khusus Surabaya sebagai pilot project bagi Kantor Imigrasi di seluruh
Indonesia, untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2000. Untuk pelaksanaan proyek
ini Menteri juga menunjuk Premysis Consulting sebagai lembaga konsultan. Proyek
ISO 9001:2000 ini sendiri dikhususkan mengenai pelayanan pemberian SPRI, di
mana diharapkan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya pada bulan Mei/Juni
2008 sudah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dalam rangka standardisasi
manajemen mutu pelayanan.
Adapun visi dan misi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya, yaitu:
1. Visi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya
“Masyarakat Memperoleh Kepastian Pelayanan Hukum Keimigrasian”
2. Misi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya
a. Memperkuat penegakan hukum keimigrasian yang adil dan akuntabel.
b. Mendukung terciptanya keamanan negara yang stabil.
c. Meningkatkan pelayanan keimigrasian yang prima.

5
 d. Mendukung pembangunan kesejahteraan masyarakat yang
berkesinambungan.

2.2 Kedudukan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Unit Kerja

Berdasarkan Peraturan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia Nomor M.14.PR.07.04 Tahun 2003 Tentang Perubahan Atas Keputusan
Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor M.03.PR.07.04 Tahun 1991 Tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kantor Imigrasi maka Kantor Imigrasi Kelas I Khusus
Surabaya mempunyai Tugas dan Fungsi sebagai berikut:

a. Tugas Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya

“Melaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi Kementerian Hukum dan HAM di
Bidang Keimigrasian di wilayah kerjanya”

b. Fungsi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut Kantor Imigrasi mempunyai fungsi:
1. Melaksanakan tugas di bidang Tata Usaha.
2. Melaksanakan tugas Keimigrasian di bidang Lalu Lintas dan Status Keimigrasian.
3. Melaksanakan tugas Keimigrasian di Bidang Pengawasan dan Penindakan
Keimigrasian
4. Melaksanakan tugas Keimigrasian di Bidang Informasi dan Sarana Informasi
Komunikasi Keimigrasian
5. Melaksanakan tugas Keimigrasian di Bidang Pendaratan dan Izin Masuk
Keimigrasian

Adapun tugas dan fungsi masing - masing bidang dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan
urusan rumah tangga Kantor Imigrasi. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut,
Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi melakukan urusan kepegawaian, keuangan,
surat menyurat, perlengkapan dan rumah tangga. Bagian Tata Usaha terdiri dari:

6
a. Sub Bagian Kepegawaian dan Umum
Sub Bagian ini mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian, urusan surat
menyurat, perlengkapan dan rumah tangga di ingkungan Kantor Imigrasi Kelas I
Khusus Surabaya sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Menteri dan
berdasarkan Peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian ini mempunyai tugas melakukan urusan keuangan Kantor Imigrasi
berdasarkan Peraturan perundang-undangan.

2. Bidang Informasi dan Sarana Komunikasi Keimigrasian

Bidang Informasi dan Sarana Komunikasi Keimigrasian mempunyai tugas
melakukan penyebaran dan pemanfaatan informasi serta pegelolaan Sarana
Komunikasi Keimigrasian dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan
berdasarkan Peraturan perundang-undangan yang berlaku. Untuk
menyelenggarakan tugas tersebut, Bidang Informasi dan Sarana Komunikasi
Keimigrasian mempunyai fungsi melakukan pengumpulan, penelaahan, analisis
data, evaluasi, penyajian dan penyebarannya untuk penyelidikan keimigrasian serta
melakukan pemeliharaan, pengamanan dokumen keimigrasian dan penggunaan
serta pemeliharaan sarana komunikasi. Bidang Informasi dan Sarana Komunikasi
Keimigrasian terdiri dari:
a. Seksi Informasi Keimigrasian
Seksi ini mempunyai tugas melakukan penyebaran dan pemanfaatan informasi
mengenai warga negara Indonesia dan orang asing dalam rangka kerja sama tukar
menukar informasi untuk pengamanan teknis operasional keimigrasian.
b. Seksi Sarana Komunikasi Keimigrasian
Seksi ini mempunyai tugas melakukan pemeliharaan dan pengamanan dokumen
keimigrasian serta melakukan penggunaan dan pemeliharaan sarana komunikasi.

3. Bidang Lalu Lintas dan Status Keimigrasian

Bidang Lalu Lintas dan Status Keimigrasian mempunyai tugas melakukan
kegiatan keimigrasian di bidang lalu lintas keimigrasian dilingkungan Kantor Imigrasi

7
yang bersangkutan nerdasarkan Peraturan perundang-undangan yang berlaku.
untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Bidang ini mempunyai fungsi melakukan
pemberian dokumen perjalanan, izin berangkat dan izin kembali, melakukan
penentuan status keimigrasian bagi orang asing yang berada di Indonesia dan
melakukan penelitian terhadap kebenaran bikti-bukti kewarganegaraan seseorang
mengenai status kewarganegaraan. Bidang Lalu Lintas dan Status Keimigrasian
terdiri dari:
a. Seksi Perizinan Keimigrasian
Seksi ini mempunyai tugas melakukan pemberian Surat Jalan Republik Indonesia,
izin masuk/keluar berdasarkan ketentuan yang berlaku.
b. Seksi Status Keimigrasian
Seksi ini mempunyai tugas melakukan urusan penyaringan, penelitian, penyelesaian
permohonan izin tinggal, alih status izin keimigrasian dan penelitian terhadap
kebenaran bukti-bukti kewarganegaraan seseorang dan memberikan surat
keterangan keimigrasian dalam rangka kelengkapan permohonan kewarganegaraan.

4. Bidang Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian (Wasdakim)

Bidang Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian mempunyai tugas
melakukan pengawasan dan penindakan keimigrasian terhadap orang asing
dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan pertauran perundang-
undangan yang berlaku. untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Bidang ini
mempunyai fungsi melakukan pemantauan terhadap pelanggaran perizinan
keimigrasian dan mengadakan kerjasama antar instansi di bidang pengawasan
orang asing serta melakukan penyidikan dan penindakan terhadap pelanggaran
keimigrasian. Bidang Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian terdiri dari:
a. Seksi Pengawasan Keimigrasian
Seksi ini mempunyai tugas melakukan pemantauan terhadap pelanggaran perizinan
keimigrasian dan mengadakan kerjasama antar instansi di bidang pengawasn orang
asing;
b. Seksi Penindakan Keimigrasian
Seksi ini mempunyai tugas melakukan penyidikan dan pencegahan dan
penangkalan, penampungan sementara dan perawatan orang asing yang belum

8
dapat dipulangkan, pemulangan dan pengusiran terhadap pelanggaran keimigrasian
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5. Bidang Pendaratan dan Izin Masuk

Bidang Pendaratan dan Izin Masuk (Darinsuk) berdasarkan Keputusan
Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Nomor M.14.PR.07.04 Tahun 2003
tentang Perubahan Atas Keputusam Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor
M.03-PR.07.04 Tahun 1991 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Imigrasi
mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan keimigrasian terhadap setiap orang
yang keluar atau masuk wilayah Indonesia melalui Tempat Pemeriksaan Imigrasi
berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Bidang Darinsuk mempunyai 3 (tiga)
fungsi, yaitu:
1. Melakukan penelitian terhadap penggunaan dokumen perjalanan oleh setiap
orang yang masuk/keluar wilayah Indonesia;
2. Melakukan pemberian tanda bertolak dan atau izin masuk bagi setiap orang
yang akan meninggalkan atau masuk wilayah Indonesia;
3. Melakukan penolakan pemberian tanda bertolak dan atau izin masuk bagi setiap
orang yang tidak memenuhi ketentuan yang berlaku.
Bidang Darinsuk dipimpin oleh Kepala Bidang dengan dibantu oleh 3 (tiga)
Kepala Seksi Unit yang terdiri dari Kepala Seksi Unit A, Kepala Seksi Unit B, dan
Kepala Seksi Unit C yang masing-masing mempunyai tugas melakukan penelitan
terhadap penggunaan dokumen perjalanan, pemberian tanda bertolak dan atau izin
masuk serta penolakan pemberian tanda bertolak dan izin masuk bagi setiap orang
yang masuk/keluar wilayah Indonesia sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.

9
2.3 Struktur Susunan Organisasi

Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya

Kepala Bagian Tata Usaha

Kasubag Kepegawaian dan Umum

Kasubag Keuangan

Kepala Bidang Kepala Bidang

Informasi dan Sarana Kepala Bidang Lalu Kepala Bidang Pendaratan dan
Komunikasi Lintas dan Status Pengawasan dan
Keimigrasian Izin Masuk
Penindakan
Keimigrasian
Kasi Informasi
Keimigrasian Kasi Unit A
Kasi Perizinan
Keimigrasian Kasi Pengawasan
Keimigrasian
Kasi Sarana
Komunikasi Kasi Unit B
Keimigrasian Kasi Status
Keimigrasian Kasi Penindakan
Keimigrasian

Kasi Unit C

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya

2.4 Uraian Tugas Jabatan Peserta

Berdasarkan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) yang menjadi tanggung jawab peserta
dalam menjalankan tugas jabatan sebagai Analis Keimigrasian Pertama pada Bidang
Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian (Wasdakim) di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus
Surabaya, maka adapun tugas peserta antara lain:
a. Menyiapkan bahan administrasi pengawasan keimigrasian.

10
b. Menyiapkan bahan peralatan yang diperlukan untuk melancarkan kegiatan pengawasan,
penindakan, dan/atau penyidikan keimigrasian.
c. Mencatat kebutuhan bahan dalam kegiatan pengawasan, penindakan, dan/atau penyidikan
keimigrasian.
d. Mencatat persoalan yang muncul dalam kegiatan pengawasan, penindakan, dan/atau
penyidikan keimigrasian.
e. Mencatat pekerjaan pengawasan, penindakan, dan/atau penyidikan keimigrasian yang telah
selesai dilaksanakan.
f. Mencatat pengaduan dalam pengawasan, penindakan, dan/atau penyidikan keimigrasian.
g. Menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan Tim Pengawasan Orang Asing (TIMPORA).
h. Menyiapkan bahan tindakan keimigrasian.
i. Membuat laporan pelaksanaan tugas harian.

11
 BAB 3
MATRIK RANCANGAN AKTUALISASI

Tabel 3.1 Matrik Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya

Identifikasi Isu 1. Alur dokumen pemohon WNA yang belum berjalan

sebagaimana mestinya.
2. Pengarsipan dokumen pemohon WNA belum
dipisahkan berdasarkan perihalnya.
3. Masih sering ditemukannya dokumen pemohon WNA
yang belum terdapat tanda pengecekan cek cekal, e-
formosys, dan pendaftaran ekspedisi di Ms. Excel.

Isu yang Diangkat Lemahnya manajemen kearsipan dokumen pemohon WNA

di bidang Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian.

Gagasan Menerapkan upaya peningkatan manajemen kearsipan

Pemecahan Isu dokumen pemohon WNA dengan melakukan pemisahan
dokumen berdasarkan perihalnya dan melakukan
pemberian tanda tertentu di setiap dokumen agar aktivitas
pengecekan cek cekal, e-formosys, dan pendaftaran
ekspedisi di Ms. Excel berjalan lebih efektif dan efisien.

12
 Tabel 3.2 Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar
NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/HASIL KETERKAITAN KONTRIBUSI PENGUATAN NILAI
SUBSTANSI MATA TERHADAP VISI DAN ORGANISASI
PELATIHAN MISI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
1 Melakukan 1. Menghubungi mentor untuk Paparan hasil diskusi Etika publik (hormat, Berperan aktif untuk Sinergi
konsultasi dan menentukan waktu dan (notulensi). sopan, santun) mewujudkan salah satu misi (Komitmen membangun
diskusi dengan tempat konsultasi. Kantor Imigrasi Kelas I hubungan kerja sama
mentor mengenai 2. Memaparkan permasalahan Akuntabilitas (tanggung Khusus Surabaya yaitu yang harmonis dengan
manajemen dan gagasan pemecahan jawab, partisipatif) melalui pemberian para pemangku
kearsipan dokumen isu. pelayanan keimigrasian kepentingan)
pemohon WNA 3. Meminta saran, masukan, Nasionalisme yang prima dengan
yang seharusnya. dan persetujuan dari mentor (musyawarah mufakat, melakukan inovasi
mengenai gagasan yang menghargai pendapat) peningkatan manajemen Inovatif
diajukan. kearsipan. (Kementerian Hukum dan
Komitmen mutu (inovasi) HAM mendukung
kreativitas dan
mengembangkan inisiatif
untuk terus melakukan
pembaruan)

2 Melakukan tanya 1. Menghubungi pegawai dari Paparan hasil diskusi Etika publik (hormat, Berperan aktif untuk Sinergi
jawab atau diskusi bidang Informasi Sarana (notulensi). sopan, santun) mewujudkan salah satu misi (Komitmen membangun
dengan bidang dan Komunikasi (Insarkom) Kantor Imigrasi Kelas I hubungan kerja sama
yang terkait dalam dan bidang Lalu Lintas dan Akuntabilitas (tanggung Khusus Surabaya yaitu yang harmonis dengan
alur ekspedisi Status Keimigrasian jawab, partisipatif) melalui pemberian para pemangku
dokumen pemohon (Lalintuskim) untuk pelayanan keimigrasian kepentingan)
WNA. menentukan waktu dan Nasionalisme yang prima dengan
tempat diskusi. (musyawarah mufakat, melakukan inovasi
2. Memaparkan permasalahan menghargai pendapat) peningkatan manajemen Inovatif
dan gagasan pemecahan kearsipan. (Kementerian Hukum dan
isu. Komitmen mutu (inovasi) HAM mendukung
3. Meminta saran dan kreativitas dan
masukan terkait Whole of Government mengembangkan inisiatif
permasalahan dan (koordinasi) untuk terus melakukan
gagasan. pembaruan)

13
3 Melakukan 1. Membuat daftar klasifikasi
pengarsipan perihal dokumen.
dokumen secara 2. Menentukan tempat
terpisah sesuai pengarsipan.
dengan perihal 3. Mengarsipkan dokumen
dokumen. sesuai perihal dokumen.
4 Melakukan 1. Membuat format tanda
pemberian tanda pengecekan yaitu cek
pengecekan untuk cekal, e-formosys, dan
masing-masing pendaftaran ekspedisi di
dokumen. Ms. Excel yang akan
digunakan untuk masing-
masing dokumen.
2. Mencetak tanda
pengecekan dokumen.
3. Menempelkan tanda
pengecekan untuk masing-
masing dokumen.
5 Membuat database 1. Membuat file excel untuk
terkomputerisasi rekapan dokumen pemohon
hasil rekapan WNA.
dokumen pemohon 2. Melakukan input data
WNA. dokumen.
Daftar tempat Akuntabilitas (tanggung
pengarsipan sesuai jawab)
perihal dokumen.
Komitmen mutu (efektif,
efisien)
Tanda pengecekan Komitmen mutu (inovasi,
dokumen. efektif, efisien)
Dokumen di Ms. Komitmen mutu (inovasi,
Excel efektif, efisien)
14
Berperan aktif untuk Akuntabel
mewujudkan salah satu misi (Setiap kegiatan yang
Kantor Imigrasi Kelas I dilakukan dapat
Khusus Surabaya yaitu dipertanggungjawab-
melalui pemberian kan sesuai ketentuan
pelayanan keimigrasian yang berlaku)
yang prima dengan
melakukan inovasi Profesional
peningkatan manajemen (Menguasai bidang tugas
kearsipan. yang dikerjakan)
Berperan aktif untuk Akuntabel
mewujudkan salah satu misi (Setiap kegiatan yang
Kantor Imigrasi Kelas I dilakukan dapat
Khusus Surabaya yaitu dipertanggungjawab-
melalui pemberian kan sesuai ketentuan
pelayanan keimigrasian yang berlaku)
yang prima dengan
melakukan inovasi
peningkatan manajemen Profesional
kearsipan. (Menguasai bidang tugas
yang dikerjakan)
Berperan aktif untuk Akuntabel
mewujudkan salah satu misi (Setiap kegiatan yang
Kantor Imigrasi Kelas I dilakukan dapat
Khusus Surabaya yaitu dipertanggungjawab-
melalui pemberian kan sesuai ketentuan
pelayanan keimigrasian yang berlaku)
yang prima dengan
melakukan inovasi
peningkatan manajemen Profesional
kearsipan. (Menguasai bidang tugas
yang dikerjakan)
6 Berkoordinasi 1. Menghubungi pegawai yang Paparan hasil diskusi
dengan para terlibat dalam sistem
pegawai yang pengelolaan dokumen.
terlibat dalam 2. Memaparkan inovasi sistem
sistem pengelolaan yang baru.
dokumen. 3. Meminta saran dan
masukan terkait gagasan.
7 Melakukan 1. Menghubungi pegawai yang Paparan hasil diskusi
evaluasi. terlibat dalam pengelolaan
dokumen.
2. Meminta evaluasi atas
inovasi sistem yang baru.
Etika publik (sopan, Berperan aktif untuk Sinergi
(notulensi). santun, dan komunikatif) mewujudkan salah satu misi (Komitmen membangun
Kantor Imigrasi Kelas I hubungan kerja sama
Nasionalisme Khusus Surabaya yaitu yang harmonis dengan
(menghargai pendapat) melalui pemberian para pemangku
pelayanan keimigrasian kepentingan)
yang prima dengan
melakukan inovasi
Whole of Government peningkatan manajemen Transparan
(koordinasi) kearsipan. (Memberikan informasi
mengenai proses
pelaksanaan kegiatan
yang dilakukan)
Etika publik (sopan, Berperan aktif untuk Sinergi
(notulensi). santun, dan komunikatif) mewujudkan salah satu misi (membangun hubungan
Kantor Imigrasi Kelas I kerja sama untuk
Khusus Surabaya yaitu menemukan solusi
Nasionalisme melalui pemberian terbaik, bermanfaat, dan
(menghargai pendapat) pelayanan keimigrasian berkualitas).
yang prima dengan
melakukan inovasi Transparan
Whole of Government peningkatan manajemen (Memberikan informasi
(koordinasi) kearsipan. mengenai proses
pelaksanaan kegiatan
yang dilakukan).
15
 Tabel 3.3 Matrik Jadwal Kegiatan selama off campus di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya

Juni Juli Agustus September

No. Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Melakukan konsultasi dan diskusi dengan mentor mengenai
manajemen kearsipan dokumen pemohon WNA yang seharusnya.
2. Melakukan tanya jawab atau diskusi dengan bidang yang terkait
dalam alur ekspedisi dokumen pemohon WNA.
3. Melakukan pengarsipan dokumen secara terpisah sesuai dengan
perihal dokumen.
4. Melakukan pemberian tanda pengecekan untuk masing-masing
dokumen.
5. Membuat database terkomputerisasi hasil rekapan dokumen
pemohon WNA.
6. Berkoordinasi dengan para pegawai yang terlibat dalam sistem
pengelolaan dokumen.
7. Melakukan evaluasi.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Nuraida, Ida. 2012. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Meirinawati & Prabawati, Indah. 2015. Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan

Tata Kelola Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien. Jurnal SNPAP
“Pengembangan Ilmu dan Profesi Administrasi Perkantoran: Tantangan dan
Peluang”.

17