UNIT PELAYANAN RS
(ARS 101)
MODUL SESI 05
PENGORGANISASIAN RUMAH SAKIT
DISUSUN OLEH
Dr Rokiah Kusumapradja, MHA
Universitas Esa
Unggul
1/
organisasi. Demikian juga, Struktur organisasi menunjukkan adanya
pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau
kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan
(koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan
spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian
laporan.
Universitas Esa
Unggul
2/
Fungsi Pengorganisasian Di dalam Manajemen
Menurut Abdulrachman,A. dalam bukunya Kerangka Pokok-Pokok
Manajemen Umum, bahwa penggorganisasi adalah mengatur
pekerjaan dan kerja sama sebaik-baiknya, mencegah serta mengurangi
kelambatan pekerjaan serta kesulitan dalam proses pekerjaan, serta
mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran pekerjaan dan membuat
standar-standar kerja baru.
Adapun ciri ciri dari paradigma pelayanan pelanggan yang berpangkal dari
kemauan dan kepuasan pelanggan (customer-driven government) adalah:
(a) lebih memfokuskan diri pada fungsi pengaturan melalui berbagai
kebijakan yang memfasilitasi berkembangnya kondisi kondusif bagi kegiatan pelayanan
(g) lebih mengutamakan antisipasi terhadap permasalahan pelayanan, (h) lebih mengut
Pengorganisasian
Pengorganisasian yaitu suatu proses penyesuaian struktur organisasi
dengan tujuan, sumber daya dan lingkungannya.
Struktur organisasi yaitu susunan dan hubungan antar komponen-
komponen, bagian dan posisi Struktur organisasi merinci pembagian
aktivitas kerja dan menunjukkan tingkat spesialisasi dari suatu pekerjaan,
serta menunjukkan hierarki dan struktur wewenang organisasi dan
memperlihatkan hubungan pelaporannya.
Dalam fungsi pengorganisasian, Pemimpin mengalokasikan keseluruhan
sumber daya organisasi dan lingkungan yang melingkupinya sesuai
Universitas Esa
Unggul
5/
dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja
organisasi tertentu.
Langkah-langkah Proses Pengorganisasian
Ernest Dale dalam Stoner James, A.F.langkah proses
pengorganisasian :
1. Perincian pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi.
2. Pembagian kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh
seseorang atau kelompok
3. Mengelompokkan aktivitas yang sama secara logis menjadi
departemen-departemen dan skema kerja sama.
4. Menetapkan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota
organisasi dalam kesatuan yang harmonis.
5. Membantu efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah
penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.
Fungsi Pengorganisasian ;
Kejelasan ekspektasi kerja
Menghindari overlapping kerja-tugas
Mengetahui arus aktivitas kerja
Menentukan saluran2 komunikasi
Universitas Esa
Unggul
6/
Mekanisme koordinasi
Empat Pilar Pengorganisasian ( Four Building Blocks of
Organizing)
Pilar Pertama : Pembagian kerja (division of work)
Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan
(Departmentalization)
Pilar Ketiga : Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi
(hierarchy)
Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk
mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau
koordinasi (coordination)
Aspek Koordinasi dan Tiga Variasi Ketergantungan Antara Unit-
unit Organisasi :
Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan usaha
bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam
usaha pencapaian tujuan.
Kebutuhan terhadap koordinasi bergantung pada jenis
tugas yang dilakukan sub unit yang melakukannya. Bila
tugas-tugas itu membutuhkan arus informasi antar unit,
maka yang terbaik adalah tingkat koordinasi yang tinggi.
Universitas Esa
Unggul
7/
3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence). Unit-
unit yang saling behubungan memberi dan menerima kegiatan
sehari-hari dan aliran informasi yang terjadi akan timbal balik.
Penetapan struktur organisasi rumah sakit :
- Visi dan misi RS
- Prinsip kaya fungsi dan miskin struktur.
organisasi dengan peran fungsional yang didukung oleh
manejerial /struktural.
Seluruh fungsi yang dijalankan oleh rumah sakit harus
tert .
Pelaksanaan Fungsi-fungsi yang harus menjadi perhatian :
melalui pemberdayaan dan peran utama dari Instalasi lini bisnis.
Pemberdayaan dan pengembangan SDM profesional dan
kegiatan di Instalasi.
Pemberdayaan dan pengembangan SDM manejerial dan struktural
Universitas Esa
Unggul
8/
1. Leadership process
2. Motivational process
3. Communication organization
4. Interaction process
5. Decision process
6. Goal- setting process
7. Control process
8. Performance goals
Karakteristik dasar struktur organisasi Rumah sakit :
Struktur organisasi terdiri atas dua layer :
Layer I adalah Direksi
Layer II.a terdiri dari Komite dan Satuan fungsional
Layer II.b terdiri dari fungsional dan manejerial/ struktural.
Melaksanakan leadership RS
Menetapkan manejemen strategik
persetujuan Dewan Pengawas.
LAYER II A. Menjalankan manajemen taktis yang terdiri dari :
Komite Klinik ( Komite medik, Komite Keperawatan, Komite
temaga kesehatan lain )
Komite Etika dan Hukum.
Komite PPI, KOmite Mutu dan Keselamatan Pasien
Satuan Pemeriksanaan Intern (SPI)
profesional, fungsional dan manajerial / struktural :
Staf Medik Fungsional /Satuan
Instalasi yang merupakan “ lini usaha” : Instalasi Rawat Inap,
Rawat Jalan, Gawat Darurat, Bedah Sentral, Radiologi,
laboratorium Klinik, Laboratorium PA, Farmasi, Rehabilitasi
medik, Pemulasaran jenasah, Penunjang diagnostik, dan
Universitas Esa
Unggul
9/
Dalam menjalankan fungsi manejemen membuat Rencana
Bisnis Strategis (Strategic Business Plan)
Instalasi penunjang mem
bisnis dan membuat Rencana Kegiatan strategik (Strategic
Action Plan)
Gambar di bawah ini menunjukan karakteristik struktur Organisasi rumah
sakit.
Universitas Esa
Unggul
10 /
Kepala Bidang
Kepala Bagian
Manajer Instalasi
Setara Eselon III A :
Ketua Komite Klinik ( komite medik, komite keperawatan,
komite kes lainya)
Ketua Komite Etik dan Hukum
Ketua Komite PPI, Komite Mutu dan KP
Ketua Satuan Pemeriksaan Intern
Staf Medik Fungsional
Tenaga Keperawatan Fungsional, Tenaga Penunjang
Fungsional dan Tenaga Non Medis
Instalasi , yang terdiri dari :
Instalasi produksi
Instalasi pendukung
Bagian/ Bidang :
Bagian Umum
Bagian SDM
Bagian Diklat
Bidang Mutu layanan
Bidang layanan Pelanggan
Bidang Keperawatan
Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
3. Sub Topik 3 : Struktur Organisasi dan Tata Kerja ( SOTK), serta
Dokumen pengorganisasian RS
Dalam Struktur Organisasi dan Tata Kerja ( SOTK) perlu dijelaskan :
a. Visi, Misi, Tujuan Rumah sakit X
b. Peran dan Fungsi Rumah sakit X
c. Keunggulan RS misalnya , Pusat rujukan Respirasi, / Onkologi
d. Jenis Jabatan sesuai Struktur Organisasi
e. Masing- masing jabatan ( struktural, non struktural/ instalasi )
dijelaskan :
a) nama jabatan
Universitas Esa
Unggul
11 /
b) tugas pokok
c) kedudukan dalam struktur ( atasan, membawahkan siapa,
koordinasi dengan siapa )
d) maksimal kabid/kasie/ manajer dibawahnya berapa
e) setiap unit kerja : rapat , rapat koordinasi, perencanaan
unit kerja, evaluasi kinerja, laporan,
Pola pengembangan organisasi RS :
Struktur Organisasi dan tata kerja yang terdiri dari:
Pejabat Struktural / manajerial :
Direksi , Satuan Pemeriksa Intern, Kepala bagian/ Kepala
Universitas Esa
Unggul
12 /
Unsur keperawatan dipimpin oleh Direktur, Wakil Direktur, Kepala
bidang, atau Manajer melaksanakan fungsi , meliputi:
Penyusunan rencana pemberian pel. Keperawatan;
Koordinasi dan pelaksanaan pel. keperawatan;
Pelaksanaan kendali mutu, kendali biaya, dan keselamatan
pasien di bidang keperawatan; dan
Pemantauan dan evaluasi pelayanan keperawatan
Unsur penunjang medis dipimpin oleh Direktur, Wakil Direktur,
Kepala bidang, atau Manajer mempunyai fungsi:
penyusunan rencana pemberian pelayanan penunjang medis;
koordinasi dan pelaksanaan pelayanan penunjang medis;
pelaksanaan kendali mutu, kendali biaya, dan keselamatan
pasien di bidang pelayanan penunjang medis;
pengelolaan rekam medis; dan
pemantauan dan evaluasi pelayanan penunjang medis.
Rumah Sakit dapat membentuk unsur pelayanan penunjang non
medis sesuai dengan kebutuhan.
Kepala Rumah Sakit atau Direktur RS menetapkan lingkup pelayanan
atau bidang yang masuk dalam unsur pelayanan penunjang medis dan
unsur pelayanan penunjang non medis.
Unsur administrasi umum dan keuangan dipimpin oleh Direktur, Wakil
Direktur, Kepala Bidang, atau Manajer, menjalankan fungsi
pengelolaan :
Ketatausahaan;
Kerumahtanggaan;
Pelayanan hukum dan kemitraan;
Pemasaran;
Kehumasan;
Pencatatan, pelaporan, dan evaluasi;
Penelitian dan pengembangan;
Sumber daya manusia; dan
Pendidikan dan pelatihan.
perencanaan anggaran;
perbendaharaan dan mobilisasi dana;
Universitas Esa
Unggul
13 /
Akuntansi.
Komite Medis. Komite Medis sebagaimana merupakan unsur
organisasi yang mempunyai tanggung jawab untuk menerapkan tata
kelola klinis yang baik (good clinical governance). Komite Medis
dibentuk oleh dan bertanggung jawab kepada kepala RS atau Direktur
RS
Tugas dan Fungsi Komite Medis
TUGAS : meningkatkan profesionalisme staf medis yang bekerja di
rumah sakit dengan cara:
a. melakukan kredensial bagi seluruh staf medis
b. yang akan melakukan pelayanan medis di RS;
c. memelihara mutu profesi staf medis; dan
d. menjaga disiplin, etika, dan perilaku profesi staf medis.
FUNGSI :
a. penyusunan dan pengkompilasian daftar kewenangan klinis sesuai
dengan masukan dari kelompok staf medis berdasarkan norma
keprofesian yang berlaku;
b. Penyelenggaraan pemeriksaan dan pengkajian kompetensi,
kesehatan fisik dan mental, perilaku, dan etika profesi;
c. evaluasi data pendidikan profesional kedokteran atau kedokteran
gigi berkelanjutan;
d. wawancara terhadap pemohon kewenangan klinis;
e. penilaian dan pemutusan kewenangan klinis yang adekuat;
f. pelaporan hasil penilaian kredensial dan menyampaikan
rekomendasi kewenangan klinis kepada komite medik;
g. pelaksanaan proses rekredensial pada saat berakhirnya masa
berlaku surat penugasan klinis dan adanya permintaan dari komite
medik; dan
h. rekomendasi kewenangan klinis dan penerbitan urat penugasan
klinis.
Komite Lain :
a. Keperawatan;
b. Farmasi dan terapi;
c. Pencegahan dan pengendalian infeksi;
Universitas Esa
Unggul
14 /
d. Pengendalian resistensi antimikroba;
e. Etika dan hukum;
f. Koordinasi pendidikan; dan
g. Manajemen risiko dan keselamatan pasien
Satuan Pengawas Internal
Merupakan unsur organisasi yang bertugas melaksanakan
pemeriksaan audit kinerja internal rumah sakit.
Di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala RS atau Direktur
RS.
FUNGSI :
a. pemantauan dan evaluasi pelaksanaan manajemen risiko di unit
kerja rumah sakit;
b. penilaian terhadap sistem pengendalian, pengelolaan, dan
pemantauan efektifitas dan efisiensi sistem dan prosedur dalam
bidang administrasi pelayanan, serta administrasi umum dan
keuangan;
c. pelaksanaan tugas khusus dalam lingkup pengawasan intern yang
ditugaskan oleh kepala Rumah Sakit atau direktur Rumah Sakit;
d. Pemantauan pelaksanaan dan ketepatan pelaksanaan tindak lanjut
atas laporan hasil audit; dan
e. pemberian konsultasi, advokasi, pembimbingan, dan pendampingan
dalam pelaksanaan kegiatan operasional rumah sakit.
Analisis Jabatan
Analisi Jabatan adalah suatu cara cara sistematis untuk
mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang isi pekerjaan dan
kebutuhan tenaga manusia dan konteks di mana pekerjaan
dilaksanakan ( Robert l Mathis, cs.2000 )
Universitas Esa
Unggul
15 /
Fungsi analisis Jabatan dan aktifitas manajemen SDM , meliputi :
tata kerja.
Universitas Esa
Unggul
16 /
JOB SPECIFICATION ; A statement of the human Qualifications
necessary to do the job, usually contains Such items as : Education ;
Experience, Training ;Judgment, Initiative ; Physical effort, Physical
skills; responsilities, communication skills, emotional, characteristics
unusual, Sensory demands : sight. Smell, hearing.
Rotasi Pekerjaan ( job rotation ) adalah suatu alternatif spesialisasi pekerjaan yang
Perluasan Pekerjaan(job enlargement) adalah suatu alternatif dari spesialisasi peke
Pengayaan Pekerjaan (job enrichment) adalah suatu alternatif
Universitas Esa
Unggul
17 /
Dokumen yang harus disediakan rumah sakit :
1. Pedoman Organisasi Rumah Sakit
2. Pedoman Upaya Peningkatan Mutu Rumah Sakit
3. Pedoman Keselamatan Pasien
4. Program Penanggulangan Bencana (Disaster Plan
5. Hospital Bylaws (Corporate Bylaws
6. Peraturan Kepegawaian ( Kesepakatan Kerja Bersama
7. Pedoman Penyusunan Anggaran Rumah Sakit
8. Rencana Strategis
9. Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan ( RBA / RKA
10. Tata tertib rumah sakit
11. dll
Link :
UU No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit
PerPres No. 77 tahun 2015 Pedoman Organisasi RS
PMK N0 03 tahun 2020 tentang Klasifikasi dan
Perizinan Rumah sakit
Literatur :
Borkowski, Nancy,Organizational Behavior Helath Care,2011,Jones and Barlettlett Publ,
Canada
Jones, Gareth R. dan Jennifer M George. 2010. Contemporary Management. New York:
McGraw Hil
Universitas Esa
Unggul
18 /
Latihan
5.1. Pengorganisasian merupakan proses, kecuali :
A. Pengelompokan pekerjaan menurut beberapa pengaturan logis
B. Departementalisasi yang merupakan proses pengelompokan
tujuan menurut beberapa pengaturan logis.
C. Mendistribusikan otoritas, Pendelegasian Desentralisasi-
dentralisasi Otoritas
Jawaban B
5.2. Analisi Jabatan adalah suatu cara sistematis untuk mengumpulkan
dan menganalisa informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan tenaga
manusia dan konteks di mana pekerjaan dilaksanakan, yang meliputi
kegaiatan, kecuali :
A. Uraian Jabatan
B. Persyaratan jabatan
C. Promosi jabatan
Jawaban C
Universitas Esa
Unggul
19 /