RS KELUARGA KITA

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan RS Keluarga Kita diperlukan
dalam mendukung tugas pokok dan fungsi RS Keluarga Kita. Salah satu komponen
penting dalam ketatalaksanaan RS Keluarga Kita adalah administrasi umum. Ruang
lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Tata Naskah di Lingkungan RS Keluarga Kita sebagai salah satu unsur
administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan
lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan
benar dalam naskah.
Keterpaduan tata naskah di lingkungan RS Keluarga Kita sangat diperlukan
untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas RS
Keluarga Kita secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman
Umum Tata Naskah di lingkungan RS Keluarga Kita sebagai acuan dalam
melaksanakan tata naskah di lingkungan RS Keluarga Kita.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan RS Keluarga Kita dimaksudkan
sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di lingkungan RS
Keluarga Kita.
2. Tujuan
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan RS Keluarga Kita bertujuan
menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna
dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan RS Keluarga Kita.

C. SASARAN
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam
penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan RS Keluarga Kita;
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur lainnya
dalam lingkup administrasi umum;
3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;
4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan RS Keluarga Kita
yang efisien dan efektif;

D. ASAS
1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna
Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil guna dalam
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta
dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan,
termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara penyelenggaraannya.
3. Asas Pertanggung jawaban
TATA NASKAH 1
 RS KELUARGA KITA

Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format,

prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan kegiatan administrasi
umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan
organisasi, tata naskah harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran,
antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan
penyempaian dan distribusi.
6. Asas Keamanan
Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan,
klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan
distribusi.

E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan RS Keluarga Kita meliputi
pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah, serta kelengkapan naskah
termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan
penandatanganan naskah.

F. PENGERTIAN UMUM
1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi
dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi
tata naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan
lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi
yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Keluarga Kita,
secara vertikal dan horizontal.
5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang
dilakukan oleh Rumah Sakit Keluarga Kita dengan pihak lain di luar
lingkungan RS Keluarga Kita.
6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk
redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan stempel.
7. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang
ada pada seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai dengan
tugas dan tanggung jawab pada jabatannya.
8. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah
berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan.
9. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau
tulisan

TATA NASKAH 2
 RS KELUARGA KITA

BAB II
TATA NASKAH

A. JENIS
Naskah di lingkungan RS Keluarga Kita terdiri dari dua jenis, yaitu :
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk - produk hukum
berupa regulasi.
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupa
surat.
1) Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-
produk hukum berupa regulasi.
a. Peraturan Direktur;
Peraturan Direktur RS Keluarga Kita adalah naskah yang berbentuk
peraturan, yang mengatur urusan RS Keluarga Kita untuk mewujudkan
kebijakan dan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-
undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam lingkungan RS
Keluarga Kita.

b. Keputusan Direktur;
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan
pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari
peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam rangka
ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan,
misalnya: penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis,
penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran,
pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.

c. Instruksi Direktur;
Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau perintah tentang
pelaksanaan kebijakan.

d. Surat Edaran Direktur;

Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap
penting dan mendesak.

e. Standar Prosedur Operasional;

Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat
serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional
atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit
kerja.

f. Perjanjian.
Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang
suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati
bersama.

TATA NASKAH 3
 RS KELUARGA KITA

2) Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk

hukum berupa surat.
a. Surat Biasa;
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan
sebagainya.

b. Surat Keterangan;
Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau
seseorang untuk kepentingan kedinasan.

c. Surat Perintah;
Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan
dan memuat perintah yang harus dilakukan.

d. Surat Izin;
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada
seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.

e. Surat Kuasa;
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan
kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan
atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan
wewenang yang tersebut di dalamnya.

f. Surat Undangan;
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/
pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu,
misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya.

g. Surat Panggilan;
Surat Panggilan adalah naskah yang dipergunakan untuk memanggil
pejabat instansi Pemerintah / Badan Hukum / Swasta / Perorangan, guna
diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan / persoalan.

h. Memorandum;
Memorandum adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang
pejabat/ pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan
pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memorandum
memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak
memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab
dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memorandum dibuat dengan
menggunakan kertas setengah folio.

i. Pengumuman;
Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan pada pegawai di lingkungan RS Keluarga Kita.

TATA NASKAH 4
 RS KELUARGA KITA

j. Laporan;
Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung
jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan
dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya.
Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang
diserahi tugas.

k. Surat Pengantar;
Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkat atau
informasi mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/
menyampaikan barang atau naskah.

l. Lembar Disposisi;
Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada
bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar disposisi dibuat diatas
kertas ukuran ½ folio.

m. Berita Acara;
Berita Acara adalah naskah yang berisi pernyataan yang bersifat
pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-
lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan
maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.

n. Telaah Staf;
Telaahan Staf adalah naskah yang dibuat oleh staf atau bawahan yang
memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-saran
tentang sesuatu masalah.

o. Rekomendasi;
Rekomendasi adalah naskah yang berisikan keterangan/penjelasan atau
catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang
dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.

p. Daftar Hadir;
Daftar Hadir adalah naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan
mengetahui kehadiran seseorang.

q. Sertifikat Pelatihan;
Sertifikat pelatihan adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti
kegiatan.

r. Notulen.
Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan
sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai
dengan pengambilan peraturan serta penutupan.

TATA NASKAH 5
 RS KELUARGA KITA

B. BENTUK
1. Naskah Yang Dirumuskan Dalam Susunan Dan Bentuk Produk- Produk
Hukum Berupa Regulasi.
a. Peraturan Direktur
Bentuk dan susunan naskah peraturan Direktur adalah sebagai berikut :
1) Kepala
a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar logo RS Keluarga
Kita.
b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan,
ditulis simetris dengan huruf kapital.
c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf kapital di bawah kata
Peraturan.
Penomoran Naskah Peraturan Direktur
001 / PER / RSKK / DIR / I / 2021

Nomor urut surat

Singkatan jenis surat

Singkatan RSKK

Singkatan Direktur

Bulan penerbitan surat

Tahun penerbitan surat

d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital.

e) Judul peraturan ditulis dengan huruf kapital.
f) Nama jabatan yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf
kapital.

2) Pembukaan
1. Jabatan pembentuk peraturan ditulis simetris, diletakkan di tengah
margin serta ditulis dengan huruf kapital.
2. Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-
pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan
pembuatan peraturan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan
huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan
diletakkan di bagian kiri;
(2) Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan
peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan
peraturan tersebut.
Peraturan perundang - undangan yang menjadi dasar hukum adalah
peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans
Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata
Menimbang.

TATA NASKAH 6
 RS KELUARGA KITA

3. Diktum
(1) Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah seluruhnya
dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin;

(2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan

disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan
mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf
kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;

(3) Nama peraturan sesuai dengan judul (kepala) tanpa RI seluruhnya

ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.

3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam
diktum-diktum, misalnya :
KESATU :
KEDUA :
Dst...
b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan, pencabutan
ketentuan dan peraturan lainnya.
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada
halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan.
4) Kaki
Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat
penanda tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang
terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan
pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani.
5) Penandatanganan.
Peraturan Direktur ditandatangani oleh Direktur RS Keluarga Kita dan
keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.

TATA NASKAH 7
 RS KELUARGA KITA

FORMAT NASKAH PERATURAN DIREKTUR

TATA NASKAH 8
 RS KELUARGA KITA

Peraturan Direktur RS Keluarga Kita berupa :

1. Pedoman
a. Pedoman Pengorganisasian
b. Pedoman Pelayanan
2. Panduan
3. Kebijakan

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman dan panduan ini yaitu:
1. Setiap pedoman dan panduan di evaluasi minimal 2-3 tahun sekali atau sesuai dengan
kebutuhan.
2. Pedoman dan panduan yang disusun oleh RS wajib mengacu dari pada pedoman
Departemen Kesehatan RI.

A. Format Pedoman Pengorganisasian :

BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum RS
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan RS
BAB IV Struktur Organisasi RS
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
 Persyaratan Jabatan
 Uraian Tugas
 Tanggung jawab
 Wewenang
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan
BAB IX Program Orientasi
BAB X Pertemuan/rapat
BAB XI Pelaporan

B. Format Pedoman Pelayanan :

BAB I PENGERTIAN DAN BATASAN

A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan
D. Batasan Operasional
E. Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Pengaturan Jaga
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas

TATA NASKAH 9
 RS KELUARGA KITA

BAB IV KEMAMPUAN PELAYANAN

BAB V TATA LAKSANA
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP

C. Format Program Kerja

 Pendahuluan
 Latar Belakang
 Tujuan
 Kegiatan Pokok dan rincian kegiatan
 Sasaran
 Jadwal pelaksanaan kegiatan
 Evaluasi pelaksanaan kegiatan
 Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan

D. Format Panduan Pelayanan RS

BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI

Sistematika tersebut bukanlah baku karena materi isi pedoman dan panduan bisa
saja lebih dari satu karena sangat terkait dengan hal-hal yang akan dibuatkan
acuannya.

TATA NASKAH 10
 RS KELUARGA KITA

FORMAT PENULISAN HALAMAN JUDUL PEDOMAN/PANDUAN

Lampiran
Surat Keputusan : SK Nomor 000/SK/RSKK/DIR/X/2016
Tanggal Terbit : 01 Januari 2021
Judul Surat Keputusan : Tentang Pedoman/Panduan.....
RS Keluarga Kita

PEDOMAN / PANDUAN.....................
16
RS KELUARGA KITA

RUMAH SAKIT KELUARGA KITA

Jl. Jl. Raya PLP No. 8 Km. 4 Curug - Tangerang
10
Tlp ((021) 59491011 Fax (021) 5982788

TATA NASKAH 11
 RS KELUARGA KITA

b. Keputusan Direktur
Bentuk dan susunan naskah keputusan Direktur adalah sebagai berikut :
1) Kepala
a) Kop naskah keputusan terdiri atas gambar logo RS Keluarga Kita
b) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan
ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital.
c) Nomor keputusan ditulis dengan huruf kapital.
Penomoran Naskah SK Direktur
001 / SK / RSKK / DIR / I / 2019

Nomor penerbitan surat

Singkatan jenis surat

Singkatan RSKK

Singkatan Direktur

Bulan penerbitan surat

Tahun penerbitan surat

d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital.
e) Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital.

2) Pembukaan
a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis simetris
ditengah dengan huruf capital.
b) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang,
Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf
awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda
baca titik dua, dan diletakkan di bagian kiri.
(2) Konsiderans Mengingat,
Memuat dasar kewenangan & keputusan yang memerintahkan
pembuatan keputusan tersebut. Keputusan yang menjadi dasar
hukum adalah keputusan yang tingkatannya sederajat atau lebih
tinggi.
c) Diktum
(1) Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital
tanpa spasi di antara suku kata dan diletakkan di tengah margin.
(2) Diktum Menetapkan dicantumkan sesudah kata Memutuskan,
disejajarkan kebawah dengan kata menimbang dan
mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf
kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.
(3) Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala) keputusan
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda

TATA NASKAH 12
 RS KELUARGA KITA

baca titik.

3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang
dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya :
KESATU :
dst
b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada
halaman terakhir ditandatangani oleh Direktur yang menetapkan
keputusan.

4) Kaki
Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan,
tanda tangan dan stempel jabatan serta nama lengkap pembuat
keputusan.

5) Lampiran
Lampiran ditulis di kiri atas dengan setiap huruf awal kapital sebagai
berikut;
Lampiran
Surat Keputusan : SK Nomor 000/SK/RSKK/DIR/X/2019
Tanggal Terbit : 01 Januari 2021
Judul Surat Keputusan : Keputusan Direktur tentang ..............................

6) Penandatanganan.
Surat Keputusa Direktur ditandatangani oleh Direktur RS Keluarga Kita
dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.

TATA NASKAH 13
 RS KELUARGA KITA

FORMAT NASKAH SURAT KEPUTUSAN

TATA NASKAH 14
 RS KELUARGA KITA

c. Instruksi
Bentuk dan susunan naskah instruksi adalah sebagai berikut :
1) Kepala
a) Kop naskah instruksi terdiri atas gambar logo Rumah Sakit
Keluarga Kita.
b) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan
ditulis dengan huruf kapital.
c) Nomor instruksi ditulis dengan huruf kapital.

Penomoran Surat Instruksi

001 / INS / RSKK / DIR / I / 2019
Nomor urut surat

Singkatan untuk jenis surat

Singkatan RSKK

Singkatan Direktur

Bulan penerbitan

Tahun penerbitan
d) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital.
e) Judul (kepala) instruksi ditulis dengan huruf kapital.
f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis
dengan huruf kapital.

2) Pembukaan
Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis simetris
ditengah dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma.
a) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang,
memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan.
(2) Konsiderans Mengingat,
Yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-
undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan
tersebut. Peraturan perundang undangan yang menjadi dasar
hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih
tinggi.

b) Diktum
(1) Kata Menginstruksikan ditulis simetris di tengah dengan huruf
kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua.
(2) Kata Kepada ditulis dengan huruf awal kapital dan diletakan
sesudah kata Menginstruksikan yang disejajarkan ke bawah
dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan
tanda baca titik dua.

TATA NASKAH 15
 RS KELUARGA KITA

(3) Kata Kepada diisi dengan menyebutkan kepada siapa instruksi

ditujukan.
(4) Kata Untuk ditulis dengan huruf awal kapital, dan diletakkan pada
bagian pinggir tegak lurus dengan kata Kepada.
(5) Kata Untuk ditulis diisi dengan menyebutkan instruksi apa yang
harus dilaksanakan.

3) Batang Tubuh
Batang Tubuh tidak dirumuskan dalam bentuk pasal-pasal, tetapi
dirumuskan dalam bentuk PERTAMA, KEDUA, dan seterusnya, Kata
PERTAMA, KEDUA, KETIGA, dan seterusnya ditulis dengan huruf
kapital dan diletakkan pada bagian pinggir tegak lurus dengan letak kata
Untuk.
Pada akhir point batang tubuh, berisi keterangan batasan waktu untuk
instruksi tersebut.

4) Kaki
Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan,
tanda tangan, cap jabatan, dan nama lengkap pemberi instruksi.

5) Penandatanganan.
Instruksi Direktur ditandatangani oleh Direktur RS Keluarga Kita dan
keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.

TATA NASKAH 16
 RS KELUARGA KITA

FORMAT INSTRUKSI DIREKTUR

TATA NASKAH 17
 RS KELUARGA KITA

d. Surat Edaran Direktur

Bentuk dan susunan naskah dinas surat edaran adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Kop naskah dinas surat edaran terdiri atas gambar logo RS
Keluarga Kita.
b) Tulisan surat edaran dicantumkan di bawah logo RS Keluarga Kita,
ditulis dengan huruf kapital.
c) Nomor surat edaran ditulis dibawah surat edaran dengan huruf
kapital.

Penomoran Surat Edaran

001 / EDR / RSKK / DIR / I / 2019
Nomor urut penerbitan surat

Singkatan untuk jenis surat

Singkatan RSKK

Singkatan Direktur

Bulan penerbitan surat

Tahun penerbitan surat

d) Kata tentang dicantumkan dibawah surat edaran ditulis

dengan huruf kapital.
e) Rumusan judul (kepala) SURAT EDARAN ditulis dengan
huruf kapital simetris di bawah tentang.

2) Batang Tubuh
Batang tubuh surat edaran memuat pemberitahuan tentang hal tertentu
yang dianggap mendesak;

3) Kaki
Kaki sebelah kanan bawah memuat
a) Tempat dan tanggal penetapan;
b) Nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal
kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) Nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan huruf awal
kapital;
e) Stempel RS Keluarga Kita

4) Penandatanganan.
Surat Edaran Direktur ditandatangani oleh Direktur RS Keluarga Kita
dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.

TATA NASKAH 18
 RS KELUARGA KITA

FORMAT NASKAH SURAT EDARAN

TATA NASKAH 19
 RS KELUARGA KITA

e. Standar Prosedur operasional (SPO)

Bentuk dan susunan naskah standar prosedur operasional adalah sebagai
berikut.
1) Kepala
a) Kepala sebelah kiri memuat
(1) Kop naskah standar prosedur operasional terdiri atas gambar
logo RS Keluarga Kita serta alamat RS Keluarga Kita di
bawahnya.
(2) Tulisan Standar Prosedur Operasional dicantumkan di bawah logo
RS Keluarga Kita.
b) Kepala sebelah kanan memuat
(1) Judul standar prosedur operasional yang ditulis dengan huruf
kapital.
(2) Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan Halaman dicantumkan
secara simetris dibawah judul.

Penomoran SPO (sesuai tata naskah):

NOMOR/SINGKATAN UNIT/BULAN/TAHUN/Rev-001

Contoh : 001/KEP/X/2021 SPO tidak revisi

001/KEP/X/2021/Rev-001 SPO revisi

(3) Tanggal Terbit dicantumkan dibawah nomor dokumen.

(4) Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan
standar prosedur operasional dicantumkan dibawah nomor revisi
dan halaman.

2) Batang Tubuh
Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri dari pengertian, tujuan,
kebijakan, prosedur, dan unit terkait.

TATA NASKAH 20
 RS KELUARGA KITA

FORMAT NASKAH STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

f. Perjanjian
Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai berikut
1) Kepala naskah perjanjian
a) Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan ditengah lembar
naskah dinas;
b) Nomor dan tahun;
c) Tulisan “Tentang”;
d) Judul Surat Perjanjian.

2) Isi naskah perjanjian

a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan;
b) Nama, Jabatan,NIK, alamat pihak-pihak yang terlibat dalam
perjanjian;
c) Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan dalam
bentuk uraian atau dibagi dalam pasal-pasal dan dikemukakan
yang menyangkut hak dan kewajiban dari masing-masing
pihak serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku;
d) Sanksi - sanksi Hukum;
e) Penyelesaian-penyelesaian.

3) Bagian akhir naskah perjanjian

a) Tulisan “Pihak ke ……..”;
b) Nama & jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
d) Materai;
e) Stempel Jabatan/Instansi;
f) Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan).

TATA NASKAH 21
 RS KELUARGA KITA

FORMAT NASKAH PERJANJIAN

SURAT PERJANJIAN
NOMOR………./………./………..
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

Pada hari mmmmmmmm, Tanggal mmmmmmmm, Bulan

mmmmmmmm dan
Tahun MMMM, bertempat di Mmmmmmmm, kami yang bertanda
tangan dibawah ini :
1.
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE I
2.
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE II

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmmmm
__________________________
Pasal Umum

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmm

PIHAK KE II PIHAK KE I

Materai

(NAMA JELAS) (NAMA JELAS)

SAKSI-SAKSI:
1. …………….. : (tandatangan).
2. ……………… : (tanda tangan).

TATA NASKAH 22
 RS KELUARGA KITA

2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum

berupa surat.
a. Surat Biasa
Bentuk dan susunan surat keluar adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Kop surat keluar dicetak menggunakan kertas berlogo RS Keluarga
Kita;
b) Tanggal pembuatan surat diletakkan di bagian kanan atas;
c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di bagian kiri atas;

Penomoran Naskah Surat Keluar

001 / RSKK / EKS / I / 2019

Nomor urut penerbitan surat

Singkatan RSKK
Singkatan surat biasa, contohnya
eksternal (surat keluar)
Bulan penerbitan surat
Tahun penerbitan surat

d) Kata Kepada Yth ditulis tegak lurus di bawah kata Perihal.

2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup.

3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) nama jabatan;
b) tanda tangan;
c) nama lengkap;
d) stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan;
e) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima tembusan.

TATA NASKAH 23
 RS KELUARGA KITA

FORMAT NASKAH SURAT BIASA

TATA NASKAH 24
 RS KELUARGA KITA

b. Surat Keterangan
Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut:
1) Kepala
a) Surat Keterangan dicetak menggunakan kertas berlogo RS Keluarga
Kita.
b) Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan huruf
kapital
dan diletakkan di tengah margin.
c) Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat keterangan dan
diletakkan di tengah margin.

Penomoran surat keterangan

001 / KET / DIR / I / 2016
Nomor urut surat

Singkatan untuk jenis surat

Singkatan Direktur

Bulan pembuatan surat

Tahun pembuatan surat

2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat nama dan jabatan pihak yang memberikan
keterangan dan pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan
diterbitkan keterangan.

3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) tempat, tanggal, bulan, tahun;
b) nama jabatan;
c) tanda tangan;
d) nama pejabat yang membuat surat keterangan, dan
e) stempel jabatan/instansi.
Hal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki terletak pada
bagian kiri bawah

TATA NASKAH 25
 RS KELUARGA KITA

FORMAT SURAT KETERANGAN

TATA NASKAH 26
 RS KELUARGA KITA

c. Surat Perintah (Surat Tugas)

1) Kepala
a) Surat Perintah dicetak menggunakan kertas berlogo RS Keluarga Kita.
b) Kata Surat Perintah ditulis dengan huruf kapital diletakkan ditengah
margin.
c) Nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah.

2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah berisi kalimat yang berisi perintah /
tugas diikuti serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah.

3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas:
a) Tempat dan tanggal surat perintah;
b) Jabatan pejabat yang menandatangani;
c) Paraf bawahan langsung dari pejabat penanda tangan surat di
sebelah kiri nama jabatan penanda tangan;
d) Tanda tangan pejabat yang memerintahkan;
e) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat;
f) Stempel.

Hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut;

1) Jika perintah merupakan perintah kolektif, daftar pegawai yang
diperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor
urut, nama, jabatan, dan keterangan.
2) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah perintah dilaksanakan atau
masa berlakunya berakhir.

TATA NASKAH 27
 RS KELUARGA KITA

FORMAT NASKAH SURAT PERINTAH TUGAS

TATA NASKAH 28
 RS KELUARGA KITA

d. Surat Cuti & Izin

Bentuk surat cuti & Izin dicetak dalam bentuk Form, sbb :

FORMAT SURAT CUTI/IZIN

FORMAT SURAT IZIN KELUAR

TATA NASKAH 29
 RS KELUARGA KITA

e. Surat Kuasa
Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut :
1) Kepala
a) Surat Keterangan dicetak menggunakan kertas berlogo RS Keluarga
Kita.
b) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital
dan
diletakkan di tengah margin.

2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, nomor KTP
pihak
pemberi kuasa dan penerima surat kuasa serta objek yang
dikuasakan.

3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan;
b) tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan
penerima kuasa;
c) materai.

Hal-hal berikut perlu diperhatikan.

1) Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi kuasa
terletak
disebelah kiri.
2) Materai ditempel di tempat pemberi kuasa.

TATA NASKAH 30
 RS KELUARGA KITA

FORMAT NASKAH SURAT KUASA

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama : ....................
Alamat : ....................
Jabatan : ....................
No. KTP : ....................

Selanjutnya disebut PEMBERI KUASA,

Dengan ini memberi kuasa penuh kepada :

Nama : .....................
Alamat : .....................
Jabatan : .....................
No. KTP : .....................

Selanjutnya disebut PENERIMA KUASA

KHUSUS

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmm

Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat

dipergunakan sebagaimana mestinya.

Mmmmm, ........

Pemberi Kuasa, Penerima Kuasa,

Ttd & Materai ttd

Nama Jelas Nama Jelas

TATA NASKAH 31
 RS KELUARGA KITA

f. Surat Undangan
Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Surat Keterangan dicetak menggunakan kertas berlogo RS Keluarga
Kita.
b) Tempat dan tanggal pembuatan undangan ditulis di sebelah kanan.
c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri undangan.
d) Alamat tujuan diletakkan tegak lurus dengan kata Perihal.

2) Batang Tubuh
a) Batang tubuh surat undangan terdiri atas kalimat pembuka;
b) isi undangan, terdiri atas hari / tanggal, pukul, tempat, dan
acara, serta kalimat Penutup.

3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) nama jabatan;
b) tanda tangan;
c) stempel jabatan/instansi, dan
d) tembusan jika perlu dan diletakkan di sebelah kiri bawah

TATA NASKAH 32
 RS KELUARGA KITA

FORMAT NASKAH SURAT UNDANGAN

TATA NASKAH 33
 RS KELUARGA KITA

g. Surat Panggilan
Bentuk dan susunan surat panggilan adalah sebagai berikut
1) Kepala Surat Panggilan terdiri atas
a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun;
b) Nama Perorangan yang dipanggil;
c) Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal.

2) Isi Surat Panggilan terdiri atas :

a) Hari, Tanggal, Pukul, Tempat, Menghadap kepada, Alamat
pemanggil;
b) Maksud Surat Panggilan tersebut.

3) Bagian Akhir Surat Panggilan terdiri atas :

a) Nama Jabatan;
b) Tanda tangan pejabat;
c) Nama pejabat.
d) Stempel jabatan/instansi;
e) Tembusan apabila diperlukan

TATA NASKAH 34
 RS KELUARGA KITA

FORMAT SURAT PANGGILAN

TATA NASKAH 35
 RS KELUARGA KITA

h. Memorandum / Internal Memo

Bentuk dan susunan memorandum adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Kop memorandum terdiri atas logo RS Keluarga Kita;
b) Kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf kapital;
c) Tempat dan tanggal ditulis disebelah kanan;
d) Kata kepada ditulis di sebelah kiri;

2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup.

3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) nama jabatan,
b) tanda tangan pejabat,
c) nama lengkap,
d) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima

TATA NASKAH 36
 RS KELUARGA KITA

FORMAT NASKAH MEMORANDUM

TATA NASKAH 37
 RS KELUARGA KITA

i. Laporan
Bentuk dan susunan laporan adalah sebagai berikut.
1) Sampul
Pada sampul laporan memuat judul laporan yang ditulis dengan
huruf kapital, nama pejabat yang menyusun laporan, tanggal
penyusunan laporan, dan jumlah halaman laporan.
2) Isi laporan
a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan,
ruang lingkup, dan dasar laporan.
b) Materi laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan,
hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain
yang
perlu dilaporkan.
c) Simpulan dan saran perlu disampaikan sebagai bahan
pertimbangan.
d) Penutup merupakan akhir laporan memuat harapan dan
ucapan terima kasi

TATA NASKAH 38
 RS KELUARGA KITA

FORMAT SAMPUL LAPORAN

JUDUL LAPORAN
........

RUMAH SAKIT KELUARGA KITA

Jl. Jl. Raya PLP No. 8 Km. 4 Curug - Tangerang
Tlp ((021) 59491011 Fax (021) 5982788

TATA NASKAH 39
 RS KELUARGA KITA

j. Surat Disposisi
Surat Disposisi adalah sbb :

FORMAT SURAT DISPOSISI

k. Surat Pengantar
Bentuk dan susunan berita acara serah terima adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Kop berita acara terdiri atas logo RS Keluarga Kita.
b) Tulisan Surat Pengantar ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan
diletakkan di
tengah margin.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat hal-hal berikut.
a) Kalimat pertama diawali dengan frasa Pada hari ini diikuti dengan
tanggal, bulan, dan tahun;
b) Identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan;
c) Kegiatan yang dilaksanakan;
d) Kalimat penutup dengan frasa Demikian berita acara ini dibuat Untuk
dapat dipergunakan sebagaimana mestinya..
3) Kaki
Bagian kaki memuat hal-hal berikut
a) Nama tempat;
b) Tanggal, bulan, tahun;

TATA NASKAH 40
 RS KELUARGA KITA

c) Tanda tangan para pihak;

d) Nama jelas penanda tangan;
e) Stempel jabatan / instansi;

Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa saksi ditulis pada bagian
tengah bawah dengan mencantumkan nama dan tanda tangan.

FORMAT SURAT PENGANTAR

(TANDA TERIMA BERKAS)

Kepada Yth,
................
Di tempat

SURAT PENGANTAR
Nomor ...

No. Jenis yang dikirim Jumlah Keterangan

Diterima tanggal.................................

Nama Penerima Nama Pengirim

Jabatan Jabatan

l. Daftar Hadir
Daftar Hadir terdiri atas :
1) Kepala Daftar Hadir terdiri atas :
a) Tulisan “Daftar Hadir“ ditempatkan ditengah-tengah lembar
naskah;
b) Tempat, Hari, Tanggal, Waktu dan Acara ditulis dibawah tulisan
daftar hadir sebelah kiri.

TATA NASKAH 41
 RS KELUARGA KITA

2) Isi Daftar Hadir terdiri atas :

a) Kolom nomor urut;
b) Kolom nama;
c) Kolom (jabatan/unit/pokja);
d) Kolom tanda tangan/paraf

FORMAT DAFTAR HADIR

m. Sertifikat Pelatihan
Bentuk dan susunan sertifikat pelatihan terdiri atas
1) Kepala yaitu tulisan “ Sertifikat Pelatihan”
2) Isi Sertifikat Pelatihan berisi uraian kegiatan yang telah diikuti, nama
peserta pelatihan, termasuk waktu kegiatan dan tempat.
3) Bagian Akhir Sertifikat pelatihan terdiri atas :
a) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun;
b) Nama jabatan dan instansi;
c) Tanda tangan;
d) Nama jelas.

TATA NASKAH 42
 RS KELUARGA KITA

C. PENULISAN NASKAH
1. Penulisan Naskah berupa Regulasi dan Surat
Sistematika Penulisan;
Jenis huruf : Arial
Font size (ukuran tulisan) : 12 -> Judul di Bold
11 -> Isi
Spasi : 1,15

Margin
Top : 2,54 cm
Bottom : 2,54 cm
Left : 2,54 cm
Right : 3 cm
Kertas : A4
Orientasi : Potrait

2. Cover
Logo RS Keluarga Kita di kiri atas
Pojok kanan atas alamat RS Keluarga Kita
Baground gambar RS Keluarga Kita

3. Penulisan Pedoman/Panduan
Sistematika penulisan halaman judul sub cover sebagai berikut :
Ketentuan umum penulisan halaman judul :
Judul : PEDOMAN/PANDUAN .....
RS KELUARGA KITA

Jenis huruf : Arial

Ukuran huruf : 16
Spasi : 1,15
Posisi : Tengah

Bagian tengah bawah judul : Logo RS KK, Height 3 cm, width 7,8 cm
Dibagian bawah halaman Nama rumah sakit besaran huruf 14 dan alamat rumah
sakit besaran huruf 11.

Ketentuan Umum Penulisan Isi :

BAB dan Judul BAB
Karakter huruf : Arial
Besaran huruf : 12
Spasi : 1,15
Posisi : ditengah

TATA NASKAH 43
 RS KELUARGA KITA

 Tulisan Isi :
Karakter huruf : Arial
Sub judul isi, besaran huruf : 11, huruf capital atau tiap huruf pertama capital dan di
bold
Isi Besaran huruf : 11
Spasi : 1,15
Margin
Top : 2,54 cm
Bottom : 2,54 cm
Left : 3 cm
Right : 2,54 cm
Ukuran Kertas : A4
Orientasi : Portrait

Ketentuan Foot note :

Header : Untuk penulisan nama rumah sakit dengan huruf capital, karakter Calibri
di sebelah kanan atas besaran huruf 11.

Footer : Dengan garis warna Hitam, sebelah kiri bawah terdapat logo rumah sakit
dan disebelah kanan logo terdapat tulisan Nama Unit, atau bab akreditasi (misal PPI
atau HPK dan lain-lain) besaran huruf 11, dan sudut kanan bawah untuk penomoran
halaman.

TATA NASKAH 44
 RS KELUARGA KITA

BAB III
PENGELOLA DOKUMEN

A. TIM PENGELOLA DOKUMEN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN

1. KETUA
a. Memimpin Tim Pengelola Dokumen dalam membuat dan menjalankan Standar
Prosedur Operasional di RS Keluarga Kita.
b. Bertanggung jawab atas pelaksanaannya secara menyeluruh dan tersosialisasi
yang berada di setiap ruangan di rumah sakit
c. Memberikan usulan rekomendasi perbaikan dokumen kepada direktur atas
analisa laporan internal yang diterima
d. Mengkoordinasi kegiatan pelaksanaan dokumen-dokumen.

2. SEKRETARIS
a. Menangani tugas-tugas kesekretariatan dan pengelolaan dokumen-dokumen
sebagai media informasi antara lain pengecekan terhadap tata tulis, penomoran,
penyimpanan, dan pendistribusian
b. Menerima data laporan, analisa, dan monitoring, untuk kemudian mencatat dan
meneruskan rekomendasi perbaikan Standar Prosedur Operasional
c. Mengatur jadwal rapat dan meliput/membuat notulen rapat.

3. ANGGOTA
a. Menangani tugas-tugas yang berkaitan dengan pelaksanaan dokumen-
dokumen.
b. Melaksanakan rekomendasi perbaikan.
c. Melaksanakan verifikasi dan penilaian terhadap draft dokumen sebelum disetujui
oleh Tim Pengelola Dokumen untuk kemudian disetujui oleh Direktur.
d. Bekerja sama dengan seluruh instalasi dalam pengelolaan dan sosialisasi
dokumen.

B. TATA CARA PENYIMPANAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

I. Penyimpanan adalah cara agar Standar Prosedur Operasional tersebut disimpan
II. Standar Prosedur Operasional yang asli disimpan di Sekretariat (Tim Pengelola
Dokumen) sesuai dengan kebijakan Rumah Sakit. Standar Prosedur Operasional
tersebut harus disimpan dengan rapi dan mudah ditemukan.
III. Standar Prosedur Operasional foto copy disimpan di masing-masing instalasi
dimana Standar Prosedur Operasional tersebut digunakan. Bila Standar Prosedur
Operasional tersebut sudah tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan lagi karena
ada revisi atau hal lainnya maka instalasi wajib mengembalikan dokumen yang
sudah tidak berlaku lagi ke Sekretariat Tim Pengelola Dokumen. Sekretariat dapat
memusnahkan dokumen foto copy tersebut, tetapi yang asli tetap harus disimpan
sesuai dengan ketentuan pengarsipan.
Standar Prosedur Operasional harus diletakkan di tempat yang mudah terlihat dan
terjangkau oleh pelaksana.

TATA NASKAH 45
 RS KELUARGA KITA

C. TATA CARA PENDISTRIBUSIAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

I. Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan Standar Prosedur
Operasional kepada instalasi dan pelaksana yang memerlukan Standar Prosedur
Operasional tersebut agar dapat dijadikan panduan dalam melaksanakan
kegiatannya. Tim Pengelola dokumen berfungsi sebagai tim pengendali dokumen.
II. Distribusi harus memakai buku ekspedisi dan atau formulir tanda terima.
III. Distribusi Standar Prosedur Operasional menggunakan formulir tanda terima.
Distribusi Standar Prosedur Operasional disesuaikan dengan kepentingan dan tujuan
unit terkait.

TATA NASKAH 46
 RS KELUARGA KITA

BAB IV
EVALUASI DAN MONITORING

A. KRITERIA EVALUASI
Tim Pengelola Dokumen sebagai tim dapat dipandang sebagai wadah suatu sistem
kerja, sehingga untuk keperluan evaluasi perlu ditentukan terlebih dahulu kriterianya
dan tindak lanjut hal-hal yang dievaluasi.
Beberapa hal yang perlu dievaluasi oleh Tim adalah :
a. Kebijakan
b. Pedoman
c. Panduan
d. Standar Prosedur Operasional

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam evaluasi adalah

1. Evaluasi Standar Prosedur Operasional dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan
dan maksimal 3 tahun sekali.
2. Evaluasi Standar Prosedur Operasional dilakukan oleh masing-masing unit kerja
yang dipimpin oleh kepala instalasi.
3. Hasil evaluasi: Standar Prosedur Operasional masih tetap bisa dipergunakan atau
perlu direvisi. Revisi bisa dilakukan pada isi baik sebagian atau seluruhnya.
4. Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila:
a. Alur di Standar Prosedur Operasional sudah tidak sesuai dengan keadaan
yang ada.
b. Adanya perkembangan IPTEK
c. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru
d. Adanya perubahan fasilitas
5. Pergantian direktur RS, bila Standar Prosedur Operasional masih bisa
dipergunakan atau sesuai maka tidak perlu direvisi.

B. BENTUK KEGIATAN
Evaluasi dilakukan dalam bentuk : rapat, supervisi, pelaporan, dan telaah kebutuhan.
Kesinambungan kegiatan dari hasil rapat evaluasi, dinyatakan dalam bentuk
rekomendasi dari Tim kepada direktur tentang hasil rapat.

TATA NASKAH 47
 RS KELUARGA KITA

BAB V
PENUTUP

Telah disusun suatu Pedoman Umum Tata Naskah di lingkungan RS Keluarga Kita yang
dapat dipakai sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di lingkungan RS
Keluarga Kita.

Harapan kami Pedoman ini dapat menjadi acuan dan pedoman bagi semua jajaran
manajemen dan unit-unit di lingkungan Rumah Sakit. Pedoman pelaksanaan ini akan
ditinjau ulang secara periodik, oleh sebab itu masukan yang bersifat membangun sangat
kami harapkan.

Akhirnya kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
penyusunan Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan RS Keluarga Kita ini. Semoga
Tuhan Yang Maha Kuasa senantiasa memberikan rahmat dan Ridho-Nya dalam setiap
pekerjaan yang dilakukan dengan kemurnian niat.

Mengetahui,
Direktur RS Keluarga Kita

(dr. Nabil A. Samandari, MH.Kes)

TATA NASKAH 48