BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Peningkatan mutu pelayanan rumah sakit harus di landasi dengan pemahaman
yang benar tentang mutu pelayanan kesehatan, dimensi mutu , persepsi mutu dari
beberapa sudut pandang, pemahaman tersebut sangatlah mendasar dalam rangka
menumbuhkan kesadaran akan pentingnya komunikasi dan informasi baik di tingkat
manajemen maupun di tingkat professional lainnya,dengan bekal tersebut di
harapkan upaya peningkatan mutu pelayanan rumah sakit bukanlah sesuatu yang
dilakukan karena ikut-ikutan, atau keterpaksaan untuk memenuhi
aturan/kebijaksanaan tertentu, akan tetapi betul-betul dalam rangka mencapai
pelayanan yang berorientasi kepada pemenuhan harapan.
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di Lingkungan RSUD dr. Abdul Rivai
diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit.Salah satu
komponen penting dalam ketatalaksanaan RSUD dr. Abdul Rivai adalah administrasi
umum.Ruang lingkup administrasi umum meliputi Tata Naskah Dinas penamaan
lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Keterpaduan Tata Naskah Dinas di RSUD dr. Abdul Rivai sangat diperlukan untuk
menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas Rumah Sakit
secara berdaya guna dan berhasil guna.Untuk itu diperlukan Pedoman Umum Tata
Naskah Dinas di lingkungan RSUD dr. Abdul Rivai sebagai acuan dalam
melaksanakan Tata Naskah Dinas di lingkungan RSUD dr. Abdul Rivai.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di lingkungan RSUD dr. Abdul Rivai
dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di RSUD
dr. Abdul Rivai sehingga Tata Naskah Dinas yg sesuai dengan standar Akreditasi,
untuk mencapai kesamaan pengertian dalam penatalaksanaan system
pendokumentasian.

2. Tujuan

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di Lingkungan RSUD dr. Abdul Rivai
bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis dan keseragaman
penatalaksanaan sistem dokumen yang berhasil guna dan berdaya guna dalam
penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di RSUD dr. Abdul Rivai

C. SASARAN
Sasaran yang akan dicapai yaitu :
a) Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam
penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di Lingkungan RSUD dr. Abdul Rivai;
 b) Terwujudnya keterpaduan pengelolaan Tata Naskah Dinas dengan unsure
lainnya dalam lingkup administrasi umum;
c) Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;
d) Tercapainya penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di Lingkungan RSUD dr.
Abdul Rivai yang berdaya guna dan berhasil guna, efektif dan efisien;

D. ASAS
1) Asas Efektif dan Efisien
Dilakukanmelalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan ruang atau
lembar naskahdinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa
Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2) Asas Pembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah
dibakukan, termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara
penyelenggaraannya.
3) Asas Akuntabilitas
Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari
segiisi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan dan dokumentasi
4) Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan Tata Naskah Dinas terkait dengan kegiatan
administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5) Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan
organisasi, Tata Naskah Dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat
sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural,
kecepatan penyempaian dan distribusi.
6) Asas Keamanan
Tata Naskah Dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari
penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan,
kearsipan dan distribusi.

E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di penatalaksanaan sistem
dokumen meliputi :
1. Pengaturan tentang jenis
2. Bentuk
3. Penyusunan naskah
4. Kelengkapan naskah
5. Logo
6. Stempel
7. Amplop
8. Kewenangan penandatanganan naskah.

F. PENGERTIAN UMUM
1) Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi
2) kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
3) Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah)
yangmencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam
komunikasi.
4) Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi Tata
Naskah Dinas (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan
lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
5) Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang
dilakukan antar unit kerja di lingkungan penatalaksanaan sistem dokumen,
secara vertikal dan horisontal.
6) Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang
dilakukan oleh penatalaksanaan sistem dokumen dengan pihak lain di luar
lingkungan Rumah Sakit RSUD dr. Abdul Rivai.
7) Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk
redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan stempel.
8) Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada
pada seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab pada jabatannya.
9) Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah
berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan.
10) Akreditasiadalah pengakuan terhadap suatu lembaga yang diberikan oleh
badan yang berwenang setelah dinilai bahwa lembaga itu memenuhi syarat
kebakuan atau kriteria tertentu.
11) Kebijakanadalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan
dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara
bertindak (tentang pemerintahan, organisasi, dsb); pernyataan cita-cita, tujuan,
prinsip, atau maksud sebagai garis pedoman untuk manajeman dalam usaha
mencapai sasaran; garis haluan.
12) Identitas unit kerja adalah kode yang menunjukan nama unit kerja
dilingkungan RSUD dr. Abdul Rivai, yang susunannya mengacu pada Susunan
Organisasi dan Tata Kerja RSUD dr. Abdul Rivai
13) Format adalah bentuk dan ukuran naskah yang menggambarkan susunan
redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan cap dinas.
14) Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan (hanya mengatur sesuai
ketentuan).
15) Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana
sesuatu harus dilakukan, atau hal pokok yang menjadi dasar (pegangan,
petunjuk, dsb) untuk menetukan atau melaksanakan sesuatu.
16) Prosedur adalah tahap kegiatana untuk menyelesaikan suatu aktivitas, atau
metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.
17) Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat
instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja
rutin tertentu, atau langkah yang benar dan terbaik berdasarkan kesepakatan
bersama dalam melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang
dibuat oleh fasilitas pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.
18) Panduan Praktik Klinis (PPK) adalah bentuk SPO untuk standar pelayanan
Kedokteran, Keperawatan, Apoteker, Analis dan profesi lainnya yang disusun
oleh staf terkait dan dikoordinasikan oleh Komite.

BAB II
 TATA NASKAH

A. Jenis Naskah Dinas

Naskah di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Abdul Rivai terdiri dari dua jenis,
yaitu:
a) Produk Hukum
Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk
hukum berupa regulasi.

a. Peraturan Direktur;
Peraturan Direktur RSUD dr. Abdul Rivai adalah naskah yang
berbentuk peraturan, yang mengatur urusan RSUD dr. Abdul Rivai
untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru, melaksanakan
peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan
sesuatu dalam lingkungan RSUD dr. Abdul Rivai Keputusan Direktur;
b. Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan
penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam
rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan
pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit
Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja
dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
b) Surat Dinas
Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum
berupa surat yang terdiri dari :
1) Instruksi Direktur;
Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau perintah tentang
pelaksanaan kebijakan.
2) Surat Edaran Direktur;
Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap
penting dan mendesak.
3) Perjanjian.
Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama
tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih
untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah
disepakati bersama.
4) Surat Biasa;
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan
sebagainya.
5) Surat Keterangan;
 Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal
atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
6) Surat Perintah;
Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan
dan memuat perintah yang harus dilakukan.
7) Surat Tugas Perjalanan Dinas;
Surat pernyataan pimpinan/pejabat atasan berwenang yang isinya
memberikan tugas kepada pejabat/pegawai untuk melaksanakan suatu
pekerjaan tertentu yang merupakan ruang lingkup tugasnya.
8) Surat Izin;
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin
kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan
sesuatu.
9) Surat Kuasa;
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari
pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna
bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum
mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.
10) Surat Undangan;
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya.
11) Surat Panggilan;
Surat Panggilan adalah Naskah yang dipergunakan untuk memanggil
pejabat instansi Pemerintah/Badan Hukum/Swasta/Perorangan, guna
diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan/persoalan.
12) Memorandum;
Memorandum adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang
pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan
pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memorandum
memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak
memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab
dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.Memorandum dibuat dengan
menggunakan kertas setengah folio.
13) Pengumuman;
Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan pada pegawai di lingkungan RSUD dr. Abdul Rivai
14) Laporan;
Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung
jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan
dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan
kepadanya.Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau
pegawai yang diserahi tugas.Laporan di RSUD dr. Abdul Rivai secara
 garis besar terdiri atas laporan kegiatan dan laporan pelaksanaan
program.
15) Surat Pengantar;
Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkat atau
informasi mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/
menyampaikan barang atau naskah.
16) Lembar Disposisi;
Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada
bawahan yang berisi informasi atau perintah.Lembar disposisi dibuat
diatas kertas ukuran ½ Kuarto.
17) Berita Acara;
Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat
pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-
lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan
maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.
18) Rekomendasi;
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan
atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan
yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.
19) Daftar Hadir;
Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan
mengetahui kehadiran seseorang.
20) Sertifikat Pelatihan;
Sertifikat pelatihan adalah bukti tertulis yang diterbitkan oleh
lembaga pelatihan atau rumah Sakit  sebagai bukti resmi seseorang
telah berhasil menyelesaikan suatu program pelatihan kerja tertentu.
21) Notulen.
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan
sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah
sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.
22) Memo Intern
Memo Intern adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang
pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan
pemberitahuan, atau permintaan pejabat .Memo Intern memuat hal yang
bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan
yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat
yang dituju

23) Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat instruksi /

langkah – langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja
rutin tertentu.
 24) Piagam
Piagam adalah sebuah media atau surat berisi tulisan pernyataan yang
bersifat resmi sebagai pemberian atau penghargaan
25) Telaahan staf
Telaahan staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara
lain berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saran-saran secara
sistematis.
26) Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskahdinas.
27) Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah
dinas sejak ditetapkan pencabutan tersebut.
28) Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap
tidak pernah dikeluarkan

c) Tata Kelola Naskas Dinas

Penerapan Tata kelola surat diRSUD dr. Abdul Rivai harus memperhatikan
beberapa hal sebagai berikut :

a) Penyelenggaraan naskah dinas dilaksanakan meliputi :

1. Pengelolaan surat masuk dilakukan melalui Unit penerima
menindaklanjuti surat masuk melalui tahapan:
- Unit penerima menindaklanjuti surat masuk melalui tahapan :
a) diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan
ke unit pengelola
b) unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat
dan arahan pimpinan; dan
c) surat masuk diarsipkan
- copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada
yang berhak
- alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang
berwenang
2. Pengelolaan surat keluar di lakukan melalui tahapan :
a) Konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi
sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing-
masing bidang dan bagian dalamrangka pengendalian
b) surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
diberi nomor, tanggal dan stempel oleh bagian tata usaha
c) surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera
dikirim; dan
d) surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha.
e) Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan
mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya
diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam
 menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang
bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft,
sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.
f) Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara
dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana
komunikasi resmi
g) Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang
bersangkutan :

a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah

surat diterima.
b. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat
diterima, dan
c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
h) Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal
pengirim surat yang berlaku di RSUD dr. Abdul Rivaidan segera
dikirim setelah ditandatangani.

i) Penggandaan/Salinan Surat hanya diberikan kepada yang berhak

dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang
dimaksud dalam “Tembusan”. Salinan surat dibuat terbatas hanya
untuk Kebutuhan sebagai berikut :
a. Salinan Tembusan adalah Salinan surat yang
disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional
terkait.
b. Salinan Laporan adalah salinan surat yang disampaikan
kepada pejabat yang berwenang, dan
c. Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang disimpan
untuk kepentingan pengelolaan arsip.
j) Penggandaan naskah dinas rahasia dilaksanakan dengan
mempertimbangkan aspek keamanan informasi.
k) Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan
lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.
l) Tingkat keamanan
a. Sangat Rahasia disingkat dengan code (SR), tingkat
keamanan isi surat yang tertinggi, sangat erat
hubungannya dengan keamanan dan keselamatan
RSUD dr. Abdul Rivai. Jika disiarkan secara tidak sah
atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan
membahayakan keamanan dan keselamatan RSUD dr.
Abdul Rivai.
b. Rahasia disingkat dengan code (R), tingkat keamanan isi
surat yang berhubungan erat dengan keamanan dan
keselamatan RSUD dr. Abdul Rivai. Jika disiarkan
 secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak
akan merugikan Rumah Sakit RSUD dr. Abdul Rivai.
c. Biasa disingkat dengan code (B), tingkat keamanan isi
suatu surat yang tidak termasuk dalam butir a sampai
dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat tersebut
dapat disampaikan kepada yang tidak berhak
mengetahuinya.
m) Kecepatan Penyampaian
a. Amat Segera/Kilat, surat harus diselesaikan/ dikirim /
disampaikan padahari yang sama dengan batas waktu
24 jam;
b. Segera, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan
dalam waktu 2 x 24 jam; dan
c. Biasa, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan
menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai
dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu 5 hari.
n) Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia dan
Rahasia) harus dijaga keamanannya. Tanda tingkat keamanan
ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas
setiap halaman surat. Jika surat tersebut dibuat salinan, cap tingkat
keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan
warna cap pada surat asli.
o) Penandatanganan dan penggunaan a.n, u.b, Plt, dan Plh

a. Penandatanganan naskah langsung oleh Direktur

Penandatanganan yang ditandandatangi langsung oleh
Direktur
Contoh :

DIREKTUR,

Stemple

NAMA JELAS
NIP
b. Penandatangan menggunakan a.n
a.n. (atas nama, di tulis a huruf kecil dan n huruf kecil )
dipergunakan jika yang berwenang menandatangani
(pejabat setingkat dibawahnya) telah mendapat mandat
dari pejabat atasannya, dan pertanggungjawaban materi
surat tersebut tetap berada ditangan yang memberikan
mandat. Pejabat yang menandatangani dapat diminta
pertanggungjawabannya tentang isi surat dimaksud oleh
yang memberi mandat;

Contoh :
 a.n. DIREKTUR
Kabid/Kabag ………………

Stample

NAMA JELAS

NIP

c. Penandatanganan menggunakan u.b

Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis
pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara
atasan kepada pejabat dua tingkatdibawahnya.
Contoh :
a.n. DIREKTUR
Kabid/Kabag ………………
u.b. Ka. Sub. Bag. Umum dan Kepeg

Stample

NAMA JELAS
NIP

Tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada

penggunaan a.n dan u.b tetap berada pada pejabat
yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang
menerima pelimpahan wewenang harus
mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang
melimpahkan wewenang
d. Penggunaan “Plt”
Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat
sementara pada jabatan tertentu yang mendapat
pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas,
karena pejabat definitif belum dilantik
e. Penggunaan “Plh”
Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan
pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat
pelimpahan wewenang
p) Perubahan, Pencabutan, serta Pembatalan dan ralat,
Pengertian.
a. Yang dimaksud dengan perubahan adalah mengubah sebagian
dari suatu naskah dinas. Dalam hal ini harus dibedakan dengan
pengertian ralat yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah
ketik.
 b. Yang dimaksud dengan pencabutan adalah suatu pernyataan
tidak berlaku lagi suatu naskah dinas terhitung mulai saat
ditentukan dalam pencabutan tersebut.
c. Yang dimaksud dengan pembatalan adalah suatu pernyataan
yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas harus dianggap
tidak pernah dikeluarkan.
d. Tatacara mengubah, mencabut atau membatalkan naskah.
1. Naskah yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut
atau dibatalkan harus dengan naskah yang sama jenisnya.
Misalnya Peraturan harus dengan Peraturan.
2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan
dan pembatalan adalah pejabat yang semula
menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat
yang lebih tinggi kedudukannya.
3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik
dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah
dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.
q) Pendokumentasian standar prosedur operasional dalam
pengawasan dan pengendaliannya dikelola oleh bagian umum dan
kepegawaian dengan menugaskan petugas khusus:
Klasifikasi SPO di dokumentasi dalam folder:
1. SPO Baru
2. SPO Revisi
3. SPO lama yang sudah di cabut di dokumentasikan dengan di
beri tanda tinta / stempel merah

d) Ekspedisi Surat

Buku ekspedisi merupakan tanda bukti bahwa suatu surat telah dikirim dan atau
telah diterima sesuai dengan alamat tujuan surat. Buku Ekspedisi RSUD dr.
Abdul Rivai dibedakan menjadi Pendistribusian dan Pengiriman.

1. Pendistribusian adalah penyebaran surat masuk atau Surat Internal kepada

Pejabat dan atau unit kerja yang terkait, baik untuk Surat Internal biasa atau
hasil rekomendasi dan catatan disposisi dari Direktur.
2. Pengiriman surat adalah penyerahan surat keluar kepada nama dan alamat
yang dituju setelah melalui proses legalisasi surat (ditandatangani Direktur
atau Pejabat yang berwenang dan diberi Stempel RSUD dr. Abdul Rivai).

Setiap unit kerja di Rumah Sakit ‘RSUD dr. Abdul Rivai harus memiliki minimal 1
buku ekspedisi dan khusus di bagian sekretariat minimal ada 4 buku ekspedisi
yaitu:

1. Ekspedisi Dokumen/Barang,
2. Ekspedisi Surat Internal,
 3. Ekspedisi Surat Umum, dan
4. Ekspedisi Surat Khusus.

Secara umum Buku Ekspedisi memuat kolom-kolom yang berisi nomor urut,
tanggal, nomor surat dan perihal, alamat dan tujuan, tanda tangan dan
nama terang penerima.

Seiring dengan pemanfaatan teknologi, surat-surat yang sekiranya tidak butuh

dokumen asli, cukup di kirim melalui internet dengan email atau intranet ke
masing-masing unit terkait. Seperti ; surat undangan, hasil rapat, agenda RS
yang butuh diketahui unit terkait, dll dengan persetujuan pejabat yang terkait.

Administrasi pengiriman dengan segala aspeknya ini berada di bawah tanggung

jawab Pelaksana Ekspedisi yang dipertanggung jawabkan kepada sub bag
keuangan

e) Agenda Surat
Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian surat masuk dan keluar,
maka harus disiapkan Buku Agenda Surat dipisahkan kelompokan sesuai
dengan Indeks Penomorannya. yaitu :
1. Agenda Surat Masuk
Agenda Surat Keluar memuat nomor surat, tangal surat, perihal, tujuan surat,
kode Arsip, ditambah dengan fasilitas yang berguna untuk pengecekan arsip
yaitu : lokasi arsip.
2. Agenda Surat Keluar
Agenda Surat Internal memuat nomor surat, tanggal surat, Asal surat, Perihal
surat, tanggal terima, Kode Arsip, ditambah dengan fasilitas yang berguna
untuk pengecekan arsip yaitu : lokasi arsip dan isi disposisi.
3. Agenda Surat Khusus
Agenda Surat Keluar Khusus yang memuat yang memuat nomor surat,
tanggal surat, perihal, tujuan surat, masa berlaku surat khusus, kode surat,
jumlah ekspedisi, keterangan dan tempat arsip

Selain agenda diatas, dilengkapi juga dengan agenda surat yang terkait dengan
perijinan RS, panduan / standar prosedur operasional, Kebijakan Umum dan
Pedoman Kegiatan
f) Penyimpanan Surat Dan Dokumen ( Arsip)
Organisasi pengarsipan RSUD dr. Abdul Rivai menggunakan sistem
Sentralisasi Berganda, dimana semua arsip asli (otentik) atau salinan satu
berada dibawah tanggung jawab Sekretariat dalam hal ini oleh Pelaksana Arsip,
sedangkan dimasing-masing Unit Kerja memiliki arsip salinan dua, yang terkait
dengan Unit Kerjanya.
Sistem ini sesuai dengan kondisi RSUD dr. Abdul Rivai dan mengacu pada
tuntutan kelengkapan dokumentasi bagi akreditasi Rumah Sakit.
Dengan modernisasi dan era komputerisasi, penyimpanan surat dan dokumen
di Rumah Sakit RSUD dr. Abdul Rivai adalah dengan Personal Computer (PC)
dalam bentuk flash disk dan hard disk, selain itu juga kini disajikan dalam
digital arsip.
Setidaknya ada 3 macam pengarsipan yang diberlakukan di Sekretariatan
yaitu :
1. Arsip di Personal Komputer Sekretariat
Ketentuannya sebagai berikut :
1) Arsip Penting
Arsip Penting dalam PC diberikan protect documensesuai dengan
kepentingan arsip tersebut dengan cara sebagai berikut :
a. Tracked Changes
Dapat ditampilkan, dicetak dan dicopy, ketika ditambah dan
dihapus akan memberi identitas tambahan berupa garis bawah dan
memberi identitas penghapusan berupa garis yang menusuk huruf ),
protect documen ini cocok untuk arsip penting konsep antar Institusi,
sehingga usulan tambahan dan perubahan ditengarai garis bawah
(under line) sedangkan penghapusan dan pengurangan kalimat
yang tidak diharapkan ditengarai dengan garis menusuk huruf
(strikethrough).
b. Commenst
Dapat ditampilkan, dicetak dan dicopy, tetapi tidak dapat
ditambah dan dihapus), protect documen ini cocok untuk arsip
penting yang sudah setujui oleh Direktur. Hal ini untuk mengindari
penambahan atau penghapusan yang tidak diinginkan, sehingga
mengurangi kesalahan dan kekeliruan dalam menyajikan print out
yang baru bagi dokumen yang telah dan pernah disyahkan dengan
di tanda tangani Direktur dan distempel
c. Form
Dapat ditampilkan dan dicetak, akan tetapi tidak dapat dicopy,
ditambah dan dihapus), protect documen ini sangat cocok untuk
arsip penting atau arsip rahasia yang tidak boleh dicontoh
formatnya.
Dari ketiga jenis protect documen tersebut di atas, semua
dipakai dengan menggunakan password sebagai pengaman
dokumen. Dengan demikian, hanya pemberi password yang
dapat mengetahui merubahnya
2) Arsip Rahasia
Arsipyang disimpan dalam PC dapat diamankan dengan
menggunakan password to open, dan apabila masih ragu-ragu
terhadap sekuritasnya maka dapat ditambah dengan password to
 modify, sehingga dokumen tersebut tidak dapat dibaca kecuali oleh
yang mengetahui password tersebut.

3) Arsip Biasa
Arsip Biasa dalam PC dapat dipertahankan keberadaannya sampai
dengan setahun atau setelah proses arsip otentik betul-betul sudah
tertata sesuai dengan sistem pengarsipan dan akan dilakukan backup
data pada akhir tahun

Arsip Biasa dalam PC dapat dipertahankan keberadaannya sampai

dengan setahun atau setelah proses arsip otentik betul-betul sudah
tertata sesuai dengan sistem pengarsipan dan akan dilakukan backup
data pada akhir tahun.

2. Arsip Otentik (asli)

Ada 2 macam teknis penyimpanan suatu arsip, yaitu penyimpanan warkat
yang masih dalam proses (file pending) dan penyimpanan warkat yang
sudah selesai diproses ( file tetap ).
a. Penyimpanan Sementara (file pending)
File Pending adalah file atau dokumen yang belum tuntas
prosesnya.Untuk itu file atau dokumen tersebut disimpan dalam Map
atau Box File beserta hal-hal yang terkait dengan dokumen tersebut,
sementara sambil menunggu prosesnya selesai. Penyimpanan
sementara ini dilakukan sampai dengan jangka waktu 3 bulan paling
lama dalam suatu filing kabinet khusus, agar mudah mengambilnya
sewaktu-waktu dibutuhkan
b. Penyimpanan Tetap
File yang telah selesai diproses dan distribusikan kepada yang
berkepentingan atau alamat yang dituju pada surat atau tujuan hasil
disposisi Direktur. Penyimpanan file tetap di RSUD dr. Abdul Rivai
menggunakan metode INSTITUSIONALIS, dimana arsip disimpan
berdasarkan ASAL dan TUJUAN surat.
Dalam bentuk Arsip Otentik, penyimpanan surat dan dokumen
dikelompokkan kedalam katagori; Vital, Penting, Rahasia dan Biasa.
a. Arsip VITAL adalah dokumen yang berlaku selamanya dan kemungkinan
adanya perubahan terhadap isi dokumen tersebut sangat tidak mungkin.

Dokumen ini meliputi : Sertifikat Tanah, Master Plan, Strategic Plan,

Program Pengembangan SDI Jangka Panjang, Ijin Operasional Rumah
Sakit, dan hal-hal yang sejenis.

b. Arsip PENTING adalah dokumen yang berlaku minimal 3 tahun normatif

atau berupa Surat Keputusan, Kebijakan dan atau Ketentuan yang
mengikat dalam organisasi RSUD dr. Abdul Rivai.
 c. Arsip RAHASIA adalah dokumen yang hanya boleh diketahui kalangan
terbatas atau dengan ketentuan kode etik mengatur kerahasiaannya,
seperti File Kekaryawanan, Status Rekam Medis, Data Keuangan, dan
hal-hal yang terkait dengan suatu aturan tertentu.

d. Arsip BIASA adalah dokumen yang bersifat dan berjangka waktu tertentu
dan tidak merupakan perwujudan dari suatu proses tertentu.

Penataan dari arsip otentik ini diatur secara terpisah, dimana satu dengan
yang lainnya berbeda tempatnya.Jika tidak memungkinkan yang demikian
dapat digolongkan menjadi 2 (dua) tempat. Arsip Vital, Penting dan Rahasia
dapat jadi satu dalam satu tempat dengan rak bersusun, sedangkan Arsip
Biasa disendirikan.

3. Arsip Digital
Seiring dengan tuntunan modernitas serta ditunjang dengan fasilitas scanner,
maka arsip-arsip tertentu di scan dan dimasukkan sebagai arsip digital.
Adapun arsip tertentu tersebut adalah :
1. Arsip yang tergolong VITAL yaitu dokumen yang berlaku selamanya
dan kemungkinan adanya perubahan terhadap isi dokumen tersebut
sangat tidak mungkin. Adapun dokumen ini meliputi : Sertifikat Tanah,
Hasil Kalibrasi, Master Plan, Strategic Plan, Program Pengembangan
SDI Jangka Panjang, Ijin Operasional Rumah Sakit, dan hal-hal yang
semisal
2. Arsip PENTING yaitu dokumen yang berlaku minimal 3 tahun normatif
atau berupa Surat Keputusan, Kebijakan dan atau Ketentuan yang
mengikat dalam organisasi Rumah Sakit ‘RSUD dr. Abdul Rivai
3. Arsip RAHASIA yaitu dokumen yang hanya boleh diketahui kalangan
terbatas atau dengan ketentuan kode etik mengatur kerahasiaannya,
seperti File Kekaryawanan, Hasil Audit Keuangan, dan hal-hal yang
terkait dengan suatu aturan tertentu
 BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Kaidah Penulisan

Kaidah Penulisan naskah surat mengikuti atauran yang berlaku dengan ketentuan
sebagai berikut :

a) Penggunaan Kop / Kepala Surat

Kop Naskah Dinas menggunakan:

a. Lambang /Logo Pemerintah Kabupaten Berau dan ditempatkan
dibagian sebelah kiri dan logo RSUD dr. Abdul Rivai di bagian sebelah
kanan untuk Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan ProdukHukum
dan Surat Dinas;
b. Diantara logo mencantumkan

Baris 1 : “PEMERINTAH KABUPATEN BERAU” Ukuran tulisan 16

Baris 2 : “ RUMAH SAKIT UMUM DAERAH dr. ABDUL RIVAI”Ukuran
tulisan 14
Baris 3 : Alamat rumah sakit” Jalan Pulau Panjang No 276 Kode Pos
77311 telp (0554) 21359 fax 21359” ukuran tulisan 10
Baris 4 : Alamat Website “rsuddrabdulrivai.co.id dan alamat Email :
rsuddrabdulrivai@gmail.com ukuran tulisan 10
Baris 5 : ”TANJUNG REDEB” ukuran tulisan 14

b) Penggunaan Kertas

Kertas yang digunakan untuk Tata Naskah Dinas sebagai berikut :

1. Produk hukum atau untuk digunakan dalam jangka waktu yang lama
adalah HVS ukuran F4 - 80 gram atau sejenis
2. Surat Dinas menggunakan kertas HVS ukuran F4-70 dan sejenisnya
3. Laporan dan makalah piper menggunakan A5
dan Kop Surat berlogo Kabupaten Berau dan logo Rumah Sakit di lengkapi
nama RSUD dr. Abdul Rivai untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan
dan dokumen pelaporan;

c) Pengetikan sarana administrasi dn komunikasi perkantoran

Pengetikan dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2.5 ; 4.5 ; 3.5

; 2.5 cm.
 b. Jenis huruf yang digunakan adalah Arial 11 atau disesuaikan dengan
kebutuhan dan lebar spasi sebesar 1 atau 1,5 spasi sesuai
kebutuhan.
c. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style) dengan
sedikit penyesuaian yaitu posisi rata kiri kecuali untuk penulisan
tanggal posisi yang digunakan adalah posisi rata kanan dan
penulisan judul pada jenis surat tertentu maka yang digunakan
adalah posisi sejajar di tengah.
d. Pemakaian huruf tebal diatur sendiri tergantung pada jenis surat.
e. Sedangkan istilah asing diketik dengan huruf miring.
f. Pemberian nomor halaman diletakkan di bagian bawah dengan
posisi
d) Bentuk dan Stempel RSUD dr Abdul Rivai
Stempel yang diakui sebagai stempel RSUD dr. Abdul Rivai terdiri dari 1
bentuk, yaitu :
1. Bentuk
Stample RS berbentuk lingkaran bertuliskan Pemerinta Kabupaten yang
berbentuk setengah lingkaran di bagian tepi atas Stample dan di beri
skat bintang tulisan RSUD dr. Abdul Rivai mendatar di bagian tengah,
dan Tulisan Berau ada di bawah membentuk setengah lingkaran yang
letaknya di bagian tepi bawah
2. Warna
Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian stempel adalah warna
ungu
3. Penerbitan
Sekretariat sebagai stempel jabatan di Umum dan Kepegawaian
e) Penulisan Alamat Surat
1. Penulisan alamat surat dibuat secara lengkap didalam naskah dinas
maupun dalam amplop surat harus sama;
2. Penulisan nama jabatan tidak menggunakan sebutan bapak atau ibu
f) Jenis dan kewenanganan penandatanganan naskah dinas di bagian bawah
RSUD dr Abdul Rivai
1. Direktur RSUD dr. Abdul Rivai menandatangani naskah di lingkungan
Rumah Sakit dalam bentuk dan susunan regulasi serta dalam bentuk
surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atas pelaksanaan dari
peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi;
2. Kewenangan menandatangani naskah yang bersifat teknis dapat
dilaksanakan oleh KaTU,Kabid Dan Kasi;
3. Naskah di lingkungan RSUD dr. Abdul Rivai sebagaimana dimaksud
pada huruf a dan b diatas, ditujukan untuk kebutuhan komunikasi internal
dan eksternal RSUD dr. Abdul Rivai
4. Penandatanganan dengan menggunakan tinta warna hitam.
g) Pembubuhan Paraf
 Naskah di lingkungan RSUD dr. Abdul Rivai sebelum ditandatangani oleh
Direktur terlebih dahulu diteliti dan diparaf oleh maksimal tiga orang sesuai
tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya ( 2 pejabat
dibawahnya dan 1 pejabat pengusul), yakni 2 paraf disebelah kiri bawah
dan atas, dan disebelah kanan bawah dari nama yang berwenang
menandatangani naskah dengan menggunakan tinta warna hitam. Khusus
untuk perjanjian paraf dibubuhkan disetiap lembar pada kanan bawah
Penggunakan Kotak berjenjang yaitu berisikan mulai dari yang mengetik
sampai atasan langsung yang mengoreksi terakhir atau jabatan dibawah
yang tanda tangan lnagsung
h) Pembubuhan Stempel
Stempel RSUD dr. Abdul Rivai dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi
kiri tanda tangan pejabat penanda tangan surat
i) Penggunaan Nomor Induk Pegawai (NIP)
Pencantuman Nomor Induk Pegawai diletakkan dibawah nama jelas
j) Penomoran Surat
Nomenklatur surat mengikuti kaidah penulisan sebagai berikut :
1) Produk hukum dan surat dinas keluar dari rumah sakit menurut
masing-masing Bagian/Bidang kodenya sebagai berikut :
1. TU-1 : Kepegawaian
2. TU-2 : Keuangan
3. Tu-3 : Perencanaan
4. PBMI-1 : Kasi Pengembangan Baku Mutu
5. PBMI-2 : Kasi Pengembangan informasi dan Pemasaran
6. YM-1 : Kasi Ketenagaan, Mutu Pel. Medik dan Penunjang
Medik
7. YM-2 :Kasi Prasarana, Sarana Medik dan penunjang Medik
8. KEP-1 :Kasi Mutu pelayanan dan asuhan Keperawatan
9. KEP-2 :Kasi Ketenagaan dan logistic keperawatan
2) Keputusan Direktur : 445/ ……/SK/TU-1/I/2020
1. Kolom I : Kode SKPD Rumah Sakit (445)
2. Kolom II : Nomor surat (……)
3. Kolom III : Kode Jenis Surat (SK,PD,SPO )
4. Kolom IV : Bagian/Bidang ( TU-1,PBMI-1 dll)
5. Kolom V : Bulan ( I, II, dst)
6. Kolom VI : Tahun (2020, 2021 dst )

3) Pedoman :445/…. ..../PD/TU-I/ FM/I/2020

1. Kolom I : Kode SKPD Rumah Sakit (445)

2. Kolom II : Nomor surat (……)
3. Kolom III : Kode Jenis Surat (SK,PD,SPO )
4. Kolom IV : Bagian/Bidang ( TU-1,PBMI-1 dll)
 5. Kolom V : Instalasi/Unit/Ruangan
6. Kolom VI : Bulan ( I, II, dst)
7. Kolom VII : Tahun (2020, 2021 dst )

4) SPO : 445/……./SPO/TU-I/FM/I/2020
1. Kolom I : Kode SKPD Rumah Sakit (445)
2. Kolom I : Nomor surat (……)
3. Kolom III : Kode Jenis Surat (SK,PD,SPO )
4. Kolom IV : Bagian/Bidang ( TU-1,PBMI-1 dll)
5. Kolom V : Instalasi/Unit/Ruangan
6. Kolom VI : Bulan ( I, II, dst)
7. Kolom VII : Tahun (2020, 2021 dst )

5) Surat Dinas : 445/……./TU-I/I/2020

1. Kolom I : Kode SKPD Rumah Sakit (445)
2. Kolom II : Nomor surat (……)
3. Kolom IV : Bagian/Bidang ( TU-1,PBMI-1 dll)
4. Kolom V : Bulan ( I, II, dst)
5. Kolom VI : Tahun (2020, 2021 dst )
Khusus surat dinas tidak memakai kode jenis surat

6) Surat intern dalam rumah sakit yang di keluarkan masing- masing

bagian/ unit adalah:
Sama dengan penomoran surat dinas namun untuk membedakan
asal surat maka ada kode bagian atau unit yang di letakan di
belakang bagian/ bidang sebagai mana contoh di bawah ini

Surat antar unit / bagian : 445/……./TU-I/FM/I/2020

1. Kolom I : Kode SKPD Rumah Sakit (445)

2. Kolom II : Nomor surat (……)
3. Kolom III : Bagian/Bidang ( TU-1,PBMI-1 dll)
4. Kolom IV : Instalasi/Ruangan/Unit
5. Kolom V : Bulan ( I, II, dst)
6. Kolom VI : Tahun (2020, 2021 dst )

Kode Instalasi/Ruangan/Unit sebagai berikut :

1. FM : Instalasi Farmasi
2. RM : Instalasi Rekam Medik
3. RJ : Instalasi Rawat Jalan
4. RI : Instalasi Rawat Inap
5. LB : Instalasi Laboratorium
6. RD : Instalasi Radiologi
 7. GZ : Instalasi Gizi
8. IP : Instalasi IPSRS
9. KJ : Instalasi Kamar Jenazah
10. CU : Ruang ICU
11. OK : Ruang OK
12. GD : Ruang IGD
13. ED : Ruang Edelwise
14. BG : Ruang Bougenvile
15. PK : Ruang PK, Crisant, Ponek
16. PR : Ruang Perinatalogi
17. PB : Ruang Plamboyan
18. AM : Ruang Anggrek Melati
19. TR : Ruang Teratai
20. DL : Ruang Dahlia
21. TL : Ruang Tulip
22. CD : Unit CSSD
23. AM : Unit Ambulance

7) Isi / materi

Materi atau isi naskah dinas disesuikan dengan maksud dan

tujuan naskah dinas, bila :
1. Produk hukum maka menggunakan kaidah penulisan
produk hukum berupa dasar pertimbangan hukum dan
produk hukum yang di hasilkan
2. Surat Dinas berisi penyampaian suatu kabar, permintaan,
dan lainnya sebagaimana maksud dan tujuan yang akan
disampaikan.
B. Bentuk

Untuk penulisan naskah dinas ada beberapa bentuk yaitu :

a) Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum

1. Peraturan dan Keputusan Direktur

Bentuk dan susunan naskah Peraturan dan Keputusan Direktur adalah sebagai
berikut :

1) Kepala

1. Kop Naskah
2. Kata Keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis
simetris, diletakkan ditengah margin serta ditulis dengan huruf kapital.
3. Nomor Keputusan ditulis dengan huruf kapital di bawah kata Peraturan.
 4. Penomoran Naskah Peraturan Direktur

445/ 020 /SK/TU-I / II / 2014

Tahun

Bulan
Kode Bidang/Bagian
Jenis Surat
Nomor Surat
Kode Rumah Sakit

2) Kata penghubung tentang ditulis simetris, diletakkan ditengah marginserta

ditulis dengan huruf kapital.
3) Judul peraturan ditulis simetris, diletakkan ditengah margin serta ditulis
dengan huruf kapital.

4) Pembukaan

1. Nama jabatan yang menetapkan peraturan ditulis simetris, diletakkan

ditengah margin serta ditulis dengan huruf kapital.
2. Konsiderans
1. Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-
pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
peraturan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital
diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di bagian kiri;
2. Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan
peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan
peraturan tersebut. Peraturan perundang - undangan yang menjadi
dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau
lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak
lurus dengan kata menimbang.

5) Diktum

1. Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan

huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin;
 2. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan
disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat,
huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri
dengan tanda baca titik dua;
3. nama peraturan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.

6) Batang Tubuh
1. Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan
dalam diktum-diktum, misalnya :
KESATU :........................................
KEDUA :............................................
KETIGA :............................................
KEEMPAT :............................................
2. Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan, pembatalan,
pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
3. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada
halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
peraturan.

7) Kaki

Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat

penanda tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri
atas tempat dan tanggal penetapan yang terdiri atas nama tempat,
tanggal,bulan dan tahun dan nama , tanda tangan lengkap pejabat yang
menandatangani dan stempel jabatan.

8) Penandatanganan

Peraturan Direktur ditandatangani oleh Direktur RSUD dr. Abdul Rivai

dengan mencantumkan Nomor dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sub
Bag Umum Dan Kepegawaian

9) Lampiran-lampiran

1. Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomer peraturan.

2. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Direktu
Format Naskah Surat Keputusan Direktur

KEPUTUSAN DIREKTUR
Nomor : 445/ /SK/TU-1/I/2020

TENTANG

PANITIA PELAKSANAAN PELATIHAN MANAGEMEN REKAM MEDIK

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH dr. ABDUL RIVAI, BERAU

Menimbang : a. bahwa…………..……………… ……………………………………;

b. bahwa……………………………………………………………....…;
dan seterusnya…………………………………………………………;
Mengingat : 1. Undang-Undang……………………………………...........................;
2. Praturan Pemerintah…………………………………………………..;
3. dan seterusnya ………………………………………………………..;

MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD dr. ABDUL RIVAI TENTANG ……...;

KESATU : ………… ;

KEDUA : ;

KETIGA : ;

KEEMPAT : ……………………………………………………………………….;

Ditetapkan di :Tanjung Redeb

Pada Tanggal :

Direktur,
a) Naskah Surat Dinas
A. Surat Edaran
Bentuk dan susunan naskah dinas surat edaran adalah sebagai berikut :
1) Kepala
1. Kop naskah
2. Tulisan surat edaran ditulis simetris dengan huruf kapital.
3. Nomor surat edaran ditulis dengan huruf kapital.
4. Nomorditulis dengan huruf kapital di bawah kata Peraturan.
5. Penomoran Naskah Peraturan Direktur

445/ 020 / TU-I / II / 2014

Tahun

Bulan
Kode Bagian/Bidang
Nomor Surat

Kode Rumah Sakit

6. Kata penghubung tentang ditulis simetris, diletakkan ditengah margin

serta ditulis dengan huruf kapital.
7. Judul (kepala) surat edaran ditulis simetris, diletakkan ditengah
margin serta ditulis dengan huruf kapital.
2) Batang
Batang tubuh surat edaran memuat pemberitahuan tentang hal tertentu
yang dianggap mendesak
3) Kaki
Kaki sebelah kanan bawah memuat:
Kaki instruksi memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun yang
terdiri atas Hijriyah dan Masehi, nama jabatan, tanda tangan pejabat,
nama lengkap pejabat yang memberi insruksi, dan stempel jabatan .

4) Penandatanganan.

Surat Edaran Direktur ditandatangani oleh Direktur RSUD dr. Abdul Rivai
dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sub Bag Umum & Kepegawaian
 SURAT EDARAN

NOMOR : 445/ …........./…....../…...../………/

TENTANG

……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
……

……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
………

……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…….

Ditetapkan di :Tanjung Redeb

Pada Tanggal :
Direktur,

Nama jelas
NIP.
B. Standar Prosedur operasional (SPO)

Bentuk dan susunan naskah standar prosedur operasional adalah sebagai

berikut.

1) Kepala

(1)Kepala sebelah kiri memuat

(1)Kop naskah standar prosedur operasional terdiri atas gambar

logo RSUD dr. Abdul Rivai dan nama RSUD dr. Abdul Rivai

(2)Tulisan Standar Prosedur Operasionaldicantumkan di bawah

logo Kabupaten Berau dan nama RSUD dr. Abdul Rivai

(2)Kepala sebelah kanan memuat

1) Judul standar prosedur operasional yang ditulis dengan huruf

kapital.

2) Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan Halaman dicantumkan

secara simetris dibawah judul

3) Penomoran dokumen

445 / / SPO / UNIT / III/2014

Tahun

Bulan

Unit Terkait

Jenis Surat

Nomor Surat
Kode Rumah Sakit
 4) Tanggal Terbit dicantumkan dibawah nomor dokumen.

5) Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan

standar prosedur operasional dicantumkan dibawah nomor
revisi dan halaman

2) Batang Tubuh

Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri atas pengertian, tujuan,

kebijakan, prosedur, dan unit terkait.

Judul SPO

RSUD dr. Abdul Rivai No. Dokumen No. Revisi Halaman

Kabupaten Berau

……………… …………… ………………….

STANDAR PROSEDUR
Tanggal Terbit Ditetapkan
OPERASIONAL Direktur

……………….
NAMA JELAS

PENGERTIAN ………………………………………………..

TUJUAN ………………………………………………..

KEBIJKAN ………………………………………………..

PROSEDUR 1. ……………………………………………..

2. ……………………………………………..

3. dst………………………………………….

UNIT TERKAIT A………………………………………………

C. Perjanjian

Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai berikut

1) Kepala naskah perjanjian

1. Tulisan “Perjanjian Kerjasama” yang ditempatkan ditengah

lembar naskah dinas;
2. Di bawah perjanjian memuat kedua belah pihak yang bekerka
sama
3. Kata penghubung tentang ditulis simetris, diletakkan ditengah
margin serta ditulis dengan huruf kapital.
4. Perihal kerjasama di tulis simetris , diletakkan ditengah margin
serta ditulis dengan huruf kapital.

Nomor surat perjanjian memuat nomor surat keluar dari masing-

masing pihak yang berkerjasama;

445/ 020 / TU-I / II / 2020

Tahun

Bulan

Nomor Surat

Kode Bagian/Bidang
Kode Rumah Sakit

2) Isi naskah perjanjian

a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan;
b) Nama, pangkat, pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang terlibat
dalam perjanjian;
c) Pengertian dan istilah;
d) Ruang lingkup perjanjian;
e) Isi perjanjian, dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi
dalam pasal-pasal dan dikemukakan yang menyangkut hak dan
kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak bertentangan
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
f) Masa berlakunya perjanjian ;
g) Force Majeure;
h) Penyelesaian-penyelesaian;
i) Sanksi – sanksi Hukum;
 j) Penutup
3) Bagian akhir naskah perjanjian
a) Tulisan “PIHAK PERTAMA – PIHAK KEDUA” ;
b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
d) Materai cukup (6.000,-);
e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan;
f) Stempel Jabatan/Instansi;

Logo
PERJANJIAN KERJASAMA
ANTARA Pihak
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr. ABDUL RIVAI, BERAU

DENGAN
PT. ………………………………………
Tentang
PELAYANAN KESEHATAN

NOMOR : Agenda Pihak Pertama

NOMOR : Agenda Pihak Kedua

Pada hari ini ………….. tanggal .................. bulan …………tahun ……………………….

(tanggal/bulan /tahun) bertempat di Tanjung Redeb, Kabupaten Berau, Kalimantan Timur,
telah dibuat Perjanjian kerjasama tentang Pelayanan Kesehatan (untuk selanjutnya
disebut “ Perjanjian”) oleh dan antara:

1. ………………….., selaku Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Abdul Rivai
berkedudukan di Jln. Pulau Panjang Nomor 256, Tanjung Redeb, berdasarkanSurat
Keputusan Bupati N0 :……………………, demikian mewakili Direksi, dari dan oleh
karena itu bertindak untuk dan atas nama Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Abdul
Rivai.

- - - - - - - - - - - - - Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA- - - - - - - - - - - - - -

2. ……………….,bertindak selaku Direktur/Pimpinan PT………………., berkedudukan

d………………,demikian mewakili Direksi, dari dan oleh karena itu bertindak untuk
dan atas nama PT. ………………………………
- - - - - - - - - - - - - Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Pengertian dan Istilah

Isi Perjanjian
Pasal 1
Pasal 2

Penutup
 …………………………………………………………………………………………….

PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA

Matrai 6000

Nama Nama
Jabatan Jabatan

Pihak II Paraf1 Paraf2 Paraf3 Paraf4 Pihak I Paraf1 Paraf2 Paraf3 Paraf4

D. Surat Biasa

Bentuk dan susunan surat dinas adalah sebagai berikut.

1) Kepala
1. Kop naskah;
2. Tanggal pembuatan surat di letakkan di sebelah kanan atas;
3. Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri;
4. Penomoran naskah surat biasa

445/001/TU-I/1/2014

Tahun
Bulan

Kode
Bagian/Bidang
Nomor Surat

Kode Rumah Sakit

Kata Kepada Yth ditulis tegak lurus di bawah kata Perihal.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka yang diawali dengan
“dengan Hormat”, isi dan penutup.
 3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a. nama jabatan;
b. tanda tangan;
c. nama lengkap;
d. NIP
e. stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan;
f. paraf bawahan langsung dari pejabat penanda tangan surat di
sebelah kiri nama jabatan penanda tangan;
g. tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima tembusan.

Format Naskah Surat Biasa

Nomor : 445/………/TU-1/bulan / tahun

Lampiran : ………………………………...
Hal : …………………………………

Kepada Yth : .
……………………...

Dengan Hormat,

…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………

…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
……………………..

……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………..

Tanjung Redeb,Tanggal
Nama Jabatan,

Nama Jelas

NIP
 Untuk Surat Dinas yang lain seperti :
1. Instruksi
2. Surat Keterangan
3. Surat Perintah
4. Surat ijin
5. Surat Perintah Tugas
6. Surat Perintah Perjalanan Dinas
7. Surat Kuasa
8. Surat undangan
9. Surat Perintah Melaksanakan Tugas
10. Surat Panggilan
11. Nota Dinas
12. Lembar Disposisi
13. Telaahan Staf
14. Pengumuman
15. Laporan
16. Rekomendasi
17. Surat Pengantar
18. Berita Acara
19. Notulen
20. Memo
21. Daftar Hadir
22. Piagam
23. Sertifikat
dapat di lihat dalam lampiran pedoman ini
 BAB IV
PENUTUP

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas ini ditetapkan sebagai pedoman dalam
penyelenggaan kegiatan administrasi perkantoran di RSUD dr. Abdul Rivai,Tata Naskah
Dinas ini merupakan peraturan/regulasi yang harus dilaksanakan oleh semua
pihak di RSUD dr. Abdul Rivai. Tata Naskah Dinas ini diharapkan akan bisa
membantu dalam menyusun naskah-naskah baik secara internal maupun
eksternal. Sangat dimungkinkan adanya revisi dan perbaikan dari Tata Naskah
Dinas ini di waktu yang akan datang dalam waktu selambat-lambatnya dalam
waktu 5 tahun.