Personnel Planning and

Recruiting
PRODI S1 SISTEM INFORMASI
FAKULTAS INFORMATIKA
INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM PURWOKERTO
2022
Capaian Pembelajaran
Mahasiswa mampu menjelaskan perencanaan dan peramalan angkatan
kerja, kebutuhan akan perkrutan yang efektif yang menggunakan
sumber kandidat internal, sumber kandidat luar, serta merekrut
angkatan kerja yang lebih beragam, dan mengembangkan dan
menggunakan formulir aplikasi.
Steps in Recruitment and Selection Process
Workplace Planning and Forecasting
⚫ Workplace (atau Employment atau Personnel) Planning adalah proses
menentukan posisi apa yang harus diisi dan bagimana cara mengisi posisi
tersebut. Termasuk semua posisi di perusahaan.
⚫ Strategy and Workforce Planning: Dalam kasus perusahaan baru,
workplace planning dibutuhkan karena untuk mengurangi biaya dalam
pencarian karyawan, mencari kadidat untuk posisi yang akan diisi
sehingga setiap perusahaan harus menciptakan sebuah strategi dalam
menentukan Workforce.
Forecasting
Berapa banyak orang yang kita butuhkan? keterampilan apa yang akan
kita butuhkan?
kebutuhan staf masa depan perusahaan mencerminkan permintaan untuk
produk atau jasanya, disesuaikan dengan perubahan tingkat perputaran dan
produktivitasnya perusahaan tersebut sesuai dengan tujuan strategisnya.

Personnel planning juga membutuhkan sebuah prediksi atau estimasi, ada

tiga :
1. Forecasting Personnel Needs (Labor Demand)
2. Forecasting supply inside candidates
3. Forecasting Supply outside candidates
Forecasting Personnel Needs (Labor Demand)
Pada bagian ini, seberapa banyak permintaan karyawan yang dibutukan dan ditempatkan pada
posisi apa? Dan biasanya disesuaikan dengan permintaan produk dan layanan serta memperhatikan
produktivitas, keuntungan, pengambilan keputusan untuk menaikan atau menurunkan produk dan
layanan sehingga pada akhirnya dapat memutuskan seberapa banyak permintaan karyawan yang
dibutuhkan dan ditempatkan pada posisi apa. Ada beberapa alat yang digunakan dalam
menentukan personnel need :
1. Trend Analysis
2. Ratio Analysis
3. The Scatter Plot
4. Markov Analysis
1. Trend Analisis →Mempelajari Variasi karyawan yang berkerja dalam
beberapa tahun kebelakang untuk memprediksi kebutuhan masa
depan
2. Ratio Analysis → Membuat perkiraan berdasarkan rasio antara (1)
beberapa faktor(jumlah pendapatan) dan (2) jumlah karyawan yang
diperlukan
3. The Scatter Plot →metode grafik yang digunakan untuk
mengidentifikasi hubungan antara dua variable
4. Markov Analysis → Dimana setiap karyawan akan berpindah posisi
sesuai dengan kemampuan mereka
Trend Analisis
• Tujuan trend analysis adalah untuk melihat kebutuhan karyawan di masa
mendatang tapi juga melibatkan faktor lain seperti produktivitas penjualan
• Contoh

Misalnya pada 5 tahun yg lalu jumlah teknisi ada 10, jika menggunakan
trend analysis pada tahun ini kita dapat mengetahui apakah ada penaikan
atau penurunan dari jumlah teknisi yang dibutuhkan
Ratio Analysis
membuat prakiraan berdasarkan rasio historis antara (1) beberapa
faktor penyebab (seperti volume penjualan), dan (2) jumlah karyawan
yang dibutuhkan (seperti jumlah sales).
Income perusahaan Rp 500.000.000
Jumlah sales: 100 orang
1: 5.000.000

Recruitment?

Income Rp 5000.000 Additional

Income Rp
30.000.000
scatter plot
dua variabel yg saling berkaitan misallnya jumlah Kasur di rumah sakit
dengan jumlah perawat di rumah sakit. Apabila jumlah Kasur dirumah
sakit bertambah maka jumlah perawat juga akan bertambah. (1,200
Kasur perkiraannya dibutuhkan sekitar 1210 perawat)
Markov analysis

Misalnya Gaby sudah bekerja selama 5 tahun diperusahaan A karena

selama ini kemampuan Gaby dalam berkerja dinilai baik maka, gaby
kemungkinan dapat dipindahkan ke posisi yang lebih atas daripada
posisi dia sekarang. Misalnya contoh lain, dosen dari pengajar menjadi
kepala prodi
Forecasting the Supply inside candidates

• Memprediksi persedian kandidat dari dalam perusahaan yang

biasanya dilakukan oleh perusahaan dengan melihat kualifikasi (skill)
dari masing-masing kadidat yang nantinya dapat dipindakan atau
dipromosikan.

• Hal ini dapat dihitung secara manual maupun menggunakan sebuah

sistem.
Manual System and Replacment Charts
Perusahaan kecil biasanya memakai sistem manual untuk melihat kualifikasi karyawan dan
informasi yang didapatkan biasanya berupa kemampuan, Bahasa, pengalaman, minat karir,
latar belakang pendidikan. Biasanya juga menggunakan Personnel Replacement charts
untuk sistem manualnya.
Computerized Skills Inventories
Jika dalam perusahaan kecil memakai sistem manual, berbeda dengan
perusahaan besar, perusahaan besar tidak dapat menggunakan sistem
manual karena karyawannya sangat banyak bisa sampai ribuan orang, oleh
karena itu mereka memakai software untuk melihat potensi karyawan.
Contoh : surveyAnalytic’s skill inventory software

Dalam memakai software sistem data yang

termasuk yaitu code pengalaman kerja,
pengetahuan tentang produk, latar
belakang pendidikan, hubungan karyawan
dengan karyawan yang lain, pengalaman
bidang industry. Kerahasiaan data harian
dijaga oleh perusahaan
Forecasting the Supply of Outside Candidates
• Jika perusahaan tidak menemukan kandidat yang cocok dari dalam
perusahaan atau kekurangan jumlah kadidat, mencari kandidat dari luar
dapat dilakukan untuk mengisi kekosongan tersebut.
• Cara menemukan kadidat dari luar perusahaan dapat dilakukan secara
mudah melalui website perusahaan atau online form.Dalam menentukan
kandidat dari luar perusaahan juga dilihat dari kondisi dari luar perusahaan
dan jumlah data demografis yang tersedia
The Need For Effective Recruiting
Why Recruting is Important?
Alasan kenapa dalam proses rekrutmen penting karena untuk
menemukan kandidat yang pas untuk mengisi posisi yang dibutukan
adalah proses yang sulit. Survei pada tahun menemukan bahwa 40%
perusahaan mengatakan sulit menemukan kandidat yang cocok untuk
mengisi bagian yang dibutuhkan.
The Need For Effective Recruiting
What makes recruiting a challenge?
• Penggunaan metode perekrutan disetiap perusahaan berbeda-beda
tergantung dengan jenis perekrutannya
• Undang-undang tenaga kerja membuat saat proses rekrutmen tidak bisa
bebas bertanya dan melakukan hal apapun

Organizing How to Recruit

Dalam posisi ini, Human Resource Development (HRD) memegang peran
untuk mengatur cara merekrut sesuai dengan kebutuhan perusahaan. HRD
juga harus mengetahui Pertanyaan yang akan diberikan kepada setiap
kadidat karyawan yang diharapkan
Internal Sources of Candidates
Finding internal Candidates
Cara menemukannya dengan berdasarkan penempatan kerja dan skill yang
dia punya serta bisa menggunakan Job Posting atau mempublikasi
kebutuhan karyawan kepada semua karyawan melalui papan bultin di
perusahaan atau website perusahaan
Rehiring
Rehiring atau memperkerjakan kembali karyawan yang telah dikeluarkan dari
perusahaan dapat dilakukan untuk menemukan kandidat yang dibutukan.
Keuntungannya perusahaan sudah mengetahui kualitas karyawan tersebut
tapi kekurangannya adalah karyawan yang kembali diperkerjakan biasanya
meninggalakan kesan buruk terhadap perusahaan.
Internal Sources of Candidates
Succession planning adalah proses untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengembangkan perusahaan untuk menaikan
kinerja perusahaan dengan menggunakan 3 cara :

Identify Key Need → mengidentifikasi kebutuhan posisi yang dibutuhkan untuk perusahaan dalam masa mendatang

Develop Inside Candidates → menciptakan kandidat (Inside or Outside) untuk mengisi posisi yang ada dengan melakukan
pelatihan, job rotation, dsb

Assess and Choose (Menilai dan Memilih) → setelah merasa cocok dengan kandidat, dipilih dan ditempatkan pada posisi
yang ditentukan

Pro and Kontra : Dalam menggunakan sumber internal terdapat keuntungan dan kerugian. Keuntungannya karyawan yang
ingin dipakai sudah diketaui kelebihan dan kekurangannya dan setidaknya karyawan harus komitmen berkerja dan dapat
pelatihan. Sedangkan kekurangannya adalah karyawan yang ditolak menjadi tidak puas, membuang-buang waktu mencari
dari sumber internal.
Outside Sources Of Candidates
Recruiting Via the Internet
Selain dari dalam, kadidat juga bisa dilakukan diluar dengan
menggunakan via internet atau website perusahaan
• Other Online Recruiting Practices
selain itu juga dapat menggunakan situs yang berpotensial seperti
facebook, Twitter,linkedin dan sosial media lainnya
• The Dot-Jobs Domain
langsung menuju website yang tergabung dalam misalnya
www.disyneyland.jobs
• Virtual Jobs Fair
sama seperti job fair biasa tapi bedanya ini melalui sistem online
• Using Applicant Tracking
Applicant tracking system adalah sistem online yang membantu,
mengumpulkan, mengelola pelamar.
Pro and Cons
Dalam penggunaan internet sebagai media rekrutmen memiliki
kelebihan dan kekurangan. Kelebihannya adalah respon cepat, waktu
relative lama, dan biayanya murah. Kekurangannya terdapat pada
bagian banyaknya resume yang masuk dan sedikitnya
IMPROVING ONLINE ADS
Inneffective:
• Penggunaan banyak singkatan (65K,
min. etc)
• Tidak menjelaskan secara detail
tentang kenapa para pencari kerja
membutuhkan pekerjaan tersebut
Solusi:
Harus membuat kalimat yang menarik
perhatian pembaca
Gunakan lebih banyak tempat untuk
memberikan informasi tentang
pekerjaan secara lebih lengkap
Alamat website disediakan dalam link
yang langsung dapat diakses dalam
oneclick
Adversting
• Selain melalui internet, pencarian
kandidat juga dapat dilakukan melalui
iklan.
• Iklan tersebut dapat berupa iklan di Local
paper, Wall street journal, bahkan bisa
juga di professional journal seperti
American Psychologist, Sales
Management, Women Wear Daily.
CONSTRUCTING (WRITING) THE AD
Dalam menulis sebuah iklan harus sesuai dengan AIDA,
Perhatian (Attention), Menarik (Intrest), Keinginan (Desire),
dan tindakan (Action).
Apakah iklan disamping mengundang perhatian pembaca?
(attention)
“the next key player” membatu mengundang perhatian
Membangun perhatian (interest) pada pekerjaan
“Are you looking to make an impact?”
Membuat keinginan (desire)
dengan spotlighting kata kata seperti travel or challenge
Yang terakhir Action
Di dalam iklan bisa menggunakan kata seperti “call today”
untuk mengundang Tindakan dari pembacanya
 Employment Agencies

Public Agencies Nonprofit Agencies Private Agencies

Lembaga ketenagakerjaan publik yang Lembaga penyaluran calon Lembaga berbayar yang menyediakan
dijalankan oleh pemerintahan. tenaga kerja yang tidak jasa pencarian tenaga kerja yang sesuai
mengambil keuntungan. kebutuhan dan persyaratan yang sudah
ditentukan oleh sebuah perusahaan.
On-Demand Recruting Services
Outsourcing
Karyawan yang disediakan oleh
Perusahaan penyedia jasa tenaga
kerja yang menggunakan sistem
kontrak untuk melakukan
pekerjaan tertentu.
Executive Recruiters
Executive recruiters atau
Headhunters merupakan
penyedia perekrutan jangka
pendek untuk mendukung
proyek tertentu.

On-Demand Recruting Services

Offshoring
Jasa bantuan perekrutan jangka
Tenaga kerja yang datang dan
pendek untuk mendukung
pergi ke luar negri untuk
proyek tertentu yang dibayar
menopang bisnis perusahaan
perwaktu atau per proyek.
tersebut
 College Recruiting
College Recruiting
Mengirimkan perwakilan dari perusahaan ke kampus untuk menyeleksi pelamar dan membuat
penggabungan pelamar dari kelas kelulusan.

On-Campus Recruiting
GoalsAda 2 tujuan utama dari rekrutmen kampus yaitu menarik calon tenaga kerja yang baik dan
mempertimbangkan kelayakan calon tenaga kerja secara lebih lanjut.

The On-Site Visit

Perusahaan mengundang calon tenaga kerja untuk melakukan kunjungan ke kantor atau tempat yang
sudah ditentukan.

Internships
Banyak tenaga kerja yang mendapatkan pekerjaan dari kegiatan magang.
Recruiting a More Diverse Workplace
Single Parents
Untuk menarik minat dan membuat karyawan tetap
tinggal perushaan yang perlu dilakukana dalah
menjadikan tempat kerja bersahabat untuk mereka.

The Disabled
Setiap wilayah memiliki layanan penyedia informasi
pekerjaan untuk merekrut kaum difabel.

Older Workers
Saat memberikan iklan lowongan kerja untuk para
usia lanjut harus menekanan bahwa jadwal fleksibel
dan persamaan kesempatan bekerja pada sebuah
perushaaan
 Developing And Using Application Forms
Purpose of Application Forms
• Application Form biasanya menjadi tahap pertama dalam proses
penyaringan.
• Application form merupakan formulir yang menyediakan informasi
tentang pendidikan, pengalaman kerja dan skill yang dipunya.

Tinjau Ulang terhadap formulir calon karyawan untuk memastikan

bahwa para calon karyawan mematuhi Undang-Undang Ketenagakerjaan
yang ada.Pertanyaan yang harus diperhatiakan adalah
• pendidikan
• catatan penangkapan
• beri tahu jika terjadi keadaan darurat
• keanggotaan dalam organisasi
• cacat fisik
• status pernikahan
• perumahan
 Using Application Forms to Predict Job Performance

• Beberapa pengusaha menganalisis informasi aplikasi (“biodata”)

untuk memprediksi masa kerja dan kinerja karyawan.
• Dalam sebuah penelitian, para peneliti menemukan bahwa pelamar
yang memiliki masa kerja lebih lama dengan perusahaan sebelumnya
cenderung tidak berhenti, dan juga memiliki kinerja yang lebih tinggi
dalam waktu 6 bulan setelah dipekerjakan.
Tugas
• Carilah 3* lowongan pekerjaan online di media sosial atau website; lakukan Analisa
efektifitas dari iklan tersebut!

• Carilah bagian mana yang kurang efektif dan ubahlah iklan tersebut menggunakan
konsep AIDA!

* no plagiarism