Dokumentasi & Rekaman
Dokumentasi & Rekaman
&
REKAMAN
DOKUMENTASI
????????????????????????
2
REFERENSI
ISO/TR 10013:2001,
Guidelines for quality management system
documentation
3
ISI RMK YANG TERKAIT DENGAN
DOKUMENTASI & REKAMAN
1. Umum
2. Informasi Kegiatan
3. Sasaran Mutu
4. Persyaratan Teknis & Administrasi
5. Struktur Organisasi
6. Tugas, tanggung jawab dan wewenang
7. Bagan Alir Pelaksanaan Kegiatan
8. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
9. Jadwal Peralatan
10. Jadwal Material
4
ISI RMK
11. Jadwal Personil
12. Jadwal Arus Kas
13. Rencana & metoda verifikasi, validasi,
monitoring, evaluasi, inspeksi dan pengujian &
kriteria penerimaannya
14. Daftar Kriteria Penerimaan
15. Daftar Induk Dokumen
16. Daftar Induk Rekaman / Bukti Kerja
17. Lampiran
5
DOKUMENTASI :
1. Dokumentasi dalam SMM & Hyerarchy
2. Penerbit Dokumen
3. Kontribusi Dokumen
4. Harapan
5. Pengertian
6. Nilai Dokumen
7. Jenis Dokumen
8. Penyusunan dokumen
9. Keuntungan penggunaan dokumen
10. Sasaran Mutu, Prosedur & Instruksi Kerja
11. Pengendalian Dokumen
12. Proses Penyiapan Dokumentasi
13. Metoda persiapan penyusunan Dokumentasi
14. Rekaman
15. Pengendalian Rekaman
6
1. DOKUMENTASI DALAM SMM
Dokumen :
7
HIRARKI DOKUMENTASI
KEBIJAKAN MUTU
MANUAL
PROSEDUR/RENCANA
MUTU
INSTRUKSI KERJA
REKAMAN/BUKTI KERJA/RECORDS
2. PENERBIT DOKUMEN
9
DOKUMEN YANG DITERBITKAN OLEH
ORGANISASI
1. Peraturan Perusahaan
2. SOP Persiapan kegiatan
3. SOP Mobilisasi Personil dan Peralatan
4. SOP terkait kegiatan di lapangan : SOP Teknis &
SOP Manajerial
5. SOP Pemeriksaan
6. SOP PHO & FHO
7. Dst
10
DOKUMEN YANG DITERBITKAN OLEH
PENGGUNA JASA
11
DOKUMEN
PERATURAN & PERUNDANGAN
12
3. KONTRIBUSI DOKUMEN
KONSISTENSI PRODUK
13
4. H A R A P A N
14
5. PENGERTIAN
15
6. NILAI DOKUMENTASI
1. Memberikan kontribusi pada pencapaian kesesuaian
persyaratan pelanggan dan perbaikan mutu. Persyaratan
pelanggan (mutu) dalam setiap pelaksanaan kegiatan harus
didokumentasikan, karena akan digunakan sebagai kriteria
untuk memeriksa kesesuaian produk/hasil kegiatan.
Bentuk penjaminan kesesuaian karena
persyaratan pelanggan didokumentasikan
2. Proses kerja tertentu yang didokumentasikan sebagai acuan
kerja disusun dalam upaya untuk menjamin konsistensi
produk/hasil kegiatan.
Dokumen tersebut sangat membantu untuk memberikan
gambaran bagi personil baru dalam memahami proses-proses
kegiatan di organisasi dan dapat dijadikan bahan untuk
melatih para personil sesuai dengan kebutuhannya masing-
masing.
16
3. Mampu ulang dan mampu telusur. Bila proses-proses
kegiatan didokumentasikan dalam bentuk acuan kerja, maka
setiap pihak dapat dengan mudah menelusuri
urutan/tahapan dari proses-proses kegiatan tersebut.
Bila suatu saat terjadi kegagalan atau ketidaksesuaian,
maka dengan mudah akan dapat dilihat pada langkah /
proses mana terjadinya ketidaksesuaian.
17
7. JENIS DOKUMENTASI
Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu biasanya mencakup :
1. Kebijakan Mutu (Quality Policy) yaitu dokumen yang
berisikan pernyataan pimpinan puncak dalam
mengarahkan organisasi dalam hal mutu.
2. Sasaran Mutu (Quality Objective) yaitu dokumen yang
berisikan sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi
(fungsi-fungsi yang strategis) dalam hal mutu.
3. Pedoman Mutu (Quality Manual) yaitu dokumen yang
memberi informasi yang konsisten secara internal
maupun eksternal, tentang SMM yang dimiliki oleh suatu
organisasi.
4. Prosedur yang terdokumentasi yaitu dokumen yang
berisikan tentang urutan proses kegiatan yang melibatkan
berbagai fungsi di organisasi.
18
5. Instruksi Kerja yaitu dokumen yang berisi urutan kerja
yang dilakukan oleh satu fungsi di organisasi.
6. Formulir yaitu dokumen yang digunakan untuk merekam
data yang diperlukan oleh SMM.
7. Rencana Mutu (Quality Plan) yaitu dokumen yang
menguraikan bagaimana SMM diterapkan pada suatu
produk, proyek atau kontrak tertentu
8. Spesifikasi (Specification) yaitu dokumen yang
menyatakan persyaratan
9. Dokumen Eksternal yaitu dokumen yang dibuat oleh
pihak luar organisasi tetapi digunakan sebagai acuan
untuk kegiatan di organisasi
10. Rekaman (Record) yaitu dokumen yang dapat memberi
bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil
yang dicapai
19
8. PENYUSUNAN DOKUMEN
Setiap organisasi dapat dengan bebas mengembangkan
dokumentasi tersebut , sejauh mana diperlukan dan jenis
medianya.
20
Dokumentasi dapat menggunakan berbagai
jenis media, seperti hard copy atau media
elektronik.
21
TUJUAN DAN KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN
DOKUMENTASI
1. Memberikan acuan untuk melakukan pekerjaan
2. Menyediakan sebuah kerangka operasi yang jelas dan
efisien
3. Menyediakan dasar pelatihan bagi pegawai baru dan
pelatihan kembali yang berkala bagi pegawai yang lama
4. Menyediakan dasar pengauditan (dijadikan kriteria audit )
5. Menyediakan informasi bagi kelompok cross-functional
sehingga mereka lebih mengerti interrelationships
6. Membantu para pegawai untuk mengerti peran mereka
dalam organisasi, jadi dapat memberikan peningkatan dalam
tujuan dan kepentingan pekerjaan mereka
7. Menyediakan pengertian bersama antara pegawai dan
manajemen
22
KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN
MEDIA ELEKTRONIK
23
10. SASARAN MUTU
24
Contoh :
25
11. PROSEDUR & INSTRUKSI KERJA &
FORMULIR
26
PROSEDUR
1. Struktur dan Format
Struktur dan format dari prosedur yang didokumentasikan
(baik dalam bentuk hard copy atau media elektronik) harus
dijelaskan oleh organisasi dalam bentuk tulisan, bagan alir,
tabel atau kombinasi lainnya.
Prosedur yang didokumentaskan harus berisikan informasi
yang diperlukan dan juga harus mempunyai identifikasi yang
berbeda.
Prosedur yang didokumentasikan akan menjadi referensi bagi
instruksi kerja, yang menjelaskan bagaimana suatu kegiatan
dilakukan.
Merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
suatu fungsi tertentu di suatu organisasi (Siapa, apa, kenapa,
dimana, kapan 5 W)
Merupakan penjabaran lebih rinci dari Pedoman Mutu yang
bertujuan untuk memberikan penjelasan bagaimana sesuatu
fungsi melaksanakan hal-hal yang ditulis dalam Pedoman
Mutu.
Merupakan sarana bagi manajemen untuk
mengkomunikasikan apa yang harus dikerjakan oleh masing-
masing pegawai dan kapan dilaksanakannya.
Prosedur yang didokumentasikan secara umum menjelaskan
kegiatan-kegiatan yang mengatur beberapa fungsi yang
berbeda, sedangkan instruksi kerja secara umum hanya
mengatur bagaimana kegiatan dilakukan oleh hanya satu
fungsi saja.
Merupakan sarana untuk menyimpan pengetahuan yang
diperoleh organisasi
Menjaga agar operasi dapat tetap berlangsung, meskipun
terjadi penggantian personil dan merupakan alat untuk
pelatihan bagi personil baru.
Mencegah proses yang berubah tidak terkendali.
Memberikan referensi dalam melakukan penilaian terhadap
suatu proses kegiatan.
Harus bersifat dinamis mengikuti situasi & kondisi organisasi.
Yang baik adalah sederhana dan dapat diterapkan.
2. Isi Prosedur antara lain :
1. Judul
Judul harus jelas dalam mengidentifikasikan prosedur.
2. Tujuan
Tujuan dari prosedur harus tegas.
3. Lingkup
Lingkup dari prosedur, baik aktivitas maupun wilayah yang
akan dicakupdan wilayah-wilayah yang belum, semuanya
harus dijelaskan.
4. Tanggung jawab dan wewenang
Tanggung jawab dan wewenang dari fungsi orang atau
organisasi, juga hubungan internalnya yang diasosiasikan
dengan proses dan aktivitas dalam prosedur, harus
diidentifikasi.
5. Penjelasan kegiatan
Tingkat kerincian sangat beragam tergantung pada kerumitan
aktivitas, metoda yang digunakan, dan tingkat keahlian dan
pelatihan dari pegawai yang penting bagi mereka untuk
menyelesaikan aktivitas mereka.
Aspek-aspek berikut ini harus dipertimbangkan dalam
penetapan suatu prosedur :
a. Menetapkan kebutuhan organisasi, pelanggan dan
pemasoknya.
b. Menjelaskan proses-proses dengan istilah teks atau flow
chart yang berhubungan dengan syarat aktivitas.
c. Menentukan apa yang akan dikerjakan, oleh siapa atau
oleh fungsi organisasi yang mana, kenapa, kapan,
dimana dan bagaimana.
d. Menjelaskan kontrol proses dan kontrol dari aktivitas yang
telah diidentifikasi.
e. Menetapkan sumber daya untuk penyelesaian aktivitas
(bisa berupa personel, pelatihan, peralatan, material).
f. Menetapkan dokumentasi yang sesuai yang berhubungan
dengan syarat aktivitas.
g. Menetapkan input dan output proses
6. Rekaman
Rekaman yang berhubungan dengan aktivitas dalam
penjelasan kegiatan harus ditetapkan. Bila rekaman berbentuk
Formulir, maka rekaman ini harus applicable..
7. Lampiran
Lampiran berisi informasi pendukung terhadap prosedur
harus ada, seperti tabel, grafik, flow chart dan formulir.
8. Review, pengesahan dan revisi
Bukti dari review dan pengesahan, status dan tanggal revisi
dari prosedur harus ditunjukan.
9. Identifikasi perubahan
Dalam praktek, keaslian perubahan harus diidentifikasi
dalam dokumen.
INSTRUKSI KERJA
1. Struktur dan format
Instruksi kerja harus dikembangkan dan dipertahankan
untuk menjelaskan pelaksanaan semua pekerjaan yang
mungkin akan terpengaruhi karena kurangnya instruksi.
Instruksi kerja harus memiliki judul dan identifikasi yang
berbeda.
Struktur, format dan tingkat kerincian yang digunakan
dalam instruksi kerja harus ditujukan kepada kebutuhan
dari personel organisasi dan tergantung pada kerumitan
tugasnya, metoda yang digunakan, pelatihan yang sudah
dijalani, dan keahlian dan kualifikasi dari personel.
2. Struktur Instruksi Kerja.
a. Daftar isi
Instruksi kerja harus menjelaskan aktivitas yang kritis, uraian
yang tidak lagi memberi kontrol pada aktivitas harus
dihindarkan.
(Dengan adanya pelatihan bagi para pegawai untuk mengerjakan tugasnya dengan
benar dan informasi2 penting, akan dapat mengurangi kebutuhan instruksi kerja,).
b. Jenis-jenis instruksi kerja
Walaupun tidak ada syarat struktur atau format tertentu dari
instruksi kerja, instruksi kerja harus dapat menyampaikan
tujuan dan lingkup pekerjaan dan objektivitas.
Instruksi kerja harus berupa suatu rangkaian dari operasi,
yang secara akurat merefleksikan syarat dan aktivitas yang
relevan. Untuk mengurangi kebingungan dan ketidakpastian,
sebuah format yang konsisten atau struktur, harus dibuat
dan dipertahankan.
c. Review, pengesahan dan revisi
Organisasi harus menyediakan bukti yang jelas dari review,
pengesahan instruksi kerja dan tanggal revis
d. Rekaman
Rekaman dari instruksi kerja harus ditetapkan. Identifikasi
perubahan serta keaslian perubahan harus diidentifikasi
dalam dokumen.
38
CONTOH
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
1. untuk menyetujui dokumen mengenai kecukupannya sebelum
dikeluarkan
2. untuk meninjau dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan
menyetujui kembali
3. untuk memastikan bahwa perubahan dan status dokumen revisi
terbaru diidentifikasi
4. untuk memastikan bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk
digunakan
5. untuk memastikan bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah
dikenal
6. untuk memastikan bahwa dokumen berasal dari luar yang ditentukan
oleh organisasi, telah diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan.
7. untuk mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak
dikehendaki
39
12. PROSES PENYIAPAN DOKUMENTASI
40
13. METODE PERSIAPAN PENYUSUNAN
DOKUMENTASI SMM
Langkah-langkah untuk menyusun dokumen SMM:
1. Pilih dan tetapkan jenis dokumen SMM yang akan
digunakan dan buat standar formatnya
2. Kumpulkan informasi atau referensi yang sudah ada dan
proses-proses yang sudah ada pengaturannya seperti
formulir-formulir yang berlaku, laporan-laporan, peraturan
dan perundangan lainnya yang digunakan sebagai acuan
kerja.
3. Lakukan pelatihan kepada personil yang akan terlibat
dalam penyusunan dokumen SMM.
43
REKAMAN YANG HARUS DIKENDALIKAN ANTARA LAIN :
44
15. PENGENDALIAN REKAMAN
45
Ketentuan dalam pengendalian rekaman menyangkut:
46
CONTOH PENYIMPANAN
1. Label
2. Daftar Isi
3. Nomor Rekaman
4. Pengendalian Pendistribusian Rekaman
5. Daftar Induk Rekaman
47
TERIMA KASIH
48