Tanggal 1 Januari 2002 Rumah Sakit Jiwa Pusat Dr. Amino Gondohutomo Semarang berubah
nama menjadi Rumah Sakit Jiwa Daerah Dr. Amino Gondohutomo Semarang Provinsi Jawa Tengah
sesuai dengan SK Gubernur No. 440/09/2002, Febuari 2002.Sebagai Rumah Sakit Jiwa Daerah
milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, yang telah mendapatkan status penuh sebagai Rumah
Sakit BLUD (Badan Layanan Umum Daerah) maka RSJD Dr. Amino Gondohutomo Provinsi Jawa
Tengah berupaya secara terus menerus untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan meningkatkan
Rumah Sakit Jiwa Daerah Dr.Amino Gondohutomo Provinsi Jawa Tengah merupakan rumah
sakit tipe A. Saat ini RSJD Dr. Amino Gondohutomo telah lulus akreditasi SNARS dengan predikat
paripurna.
Visi, Misi dan Motto RSJD DR. AMINO GONDOHUTOMO
PROVINSI JAWA TENGAH
Visi :
Menuju Pelayanan Kesehatan Jiwa Paripurna yang Bermutu.
Misi :
1) Melaksanakan dan mengembangkan pelayanan Kesehatan jiwa paripurna.
2) Meningkatkan sarana, prasarana dan teknologi pelayanan.
3) Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia.
Motto
e. Menghitung Standar Tugas Penunjang (STP) Dan Factor Tugas Penunjang (FTP)
3. Menyediakan folder dokumen rekam medis yang didalamnya 4. Menyiapkan DRM rawat inap sesuai jenis penyakitnya
sudah terdapat formulir-formulir bagi pasien baru dan pasien
yang akan datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama) 5. Menjelaskan general consent (persetujuan umum) kepada
pasien/keluarga pasien
4. Mengarahkan keluarga pasien duduk di ruang tunggu untuk
menunggu panggilan berikutnya guna di mintai keterangan 6. Menghubungi ruang rawat inap lewat telepon, agar
perihal kondisi pasien sebelum di bawa ke UGD. mempersiapkan kamar yang telah dipesan oleh
pasien/keluarga.
5. Memberikan informasi pelayanan-pelayanan di rumah sakit bagi
yang membutuhkan.
Analisis Jabatan Rekam Medis
c. Assembling d. Koding dan Entri BPJS
1) Menerima pengembalian dokumen rekam medis rawat 1) Mencatat/meneliti/memberi/kode penyakit, tindakan yang
inap setelah selesai pelayanan ditulis oleh dokter sesuai dengan ICD-10 dan ICD-9, dan
kode sebab kematian secara manual/komputerisasi
2) Melakukan perakitan dokumen rekam medis sesuai
nomor urut formulir 2) Mencatat hasil pelayanan kedalam formulir indeks
penyakit, indeks tindakan medis, indeks operasi dan
3) Menyerahkan dokumen rekam medis ke bagian koding indeks sebab kematian secara manual/komputer
4) Menerima kembali dokumen rekam medis dari bagian 3) Menyimpan indeks sesuai peraturan yang ada.
koding
4) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan
5) Melakukan analisa kelengkapan secara kuantitatif kematian (mortalitas)
6) Membuat laporan ketepatan pengembalian dokumen 5) Melakukan entri data BPJS untuk proses klaim
rekam medis yang kembali 2x24 jam setelah pasien
pulang 6) Membuat laporan berkas BPJS yang untuk klaim/pending
klaim
7) Menyerahkan dokumen rekam medis ke bagian koding
dan indexing
Analisis Jabatan Rekam Medis
e. Analising/Reporting g. Filling
1. Mengumpulkan data kegiatan rumah sakit dari 1. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode
sensus harian yang dicatat /input ke dalam Terminal DigitFiling.
komputer oleh unit pelayanan
2. Mengambil kembali dokumen rekam medis untuk
2. Merekap sensus harian sebagai dasar pembuatan beberapa keperluan
laporan kegiatan rumah sakit (RL.1)
3. Menyusutkan (meretensi) dokumen rekam medis dengan
3. Mengumpulkan data keadaan morbiditas dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit
mortalitas pasien rawat inap (RL.4a), dan data
4. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif
keadaan morbiditas pasien rawat jalan rumah sakit
dari dokumen rekam medis aktif
(RL.4b)
5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis
4. Mengumpulkan data kegiatan pelayanan rumah
sakit (RL.5.1 s/d RL.5.4) 6. Menyimpan dokumen Rekam Medis yang diabadikan
analisis dan reporting
(2) Petugas TPPRJ melakukan pendaftaran dengan meminjam (2) Petugas TPPRJ melakukan pendaftaran
KTP/KK/SIM/dll, untuk input kedalam SIMRS secara otomatis dengan meminjam KIB pasien.
E-Rekam Medis rawat jalan
(3) Petugas TPPRJ mencetak SEP dan lembar
(3) Petugas TPPRJ membuatkan KIB
bukti pelayanan (LBP) untuk diserahkan
(4) Petugas TPPRJ mencetak SEP dan lembar bukti pelayanan kepada poliklinik yang dituju.
(LBP) untuk pasien untuk diserakan kepada petugas poliklinik
yang dituju (4) Petugas TPPRJ mempersilahkan untuk
(5) Petugas TPPRJ memberikan informasi isi General Consent
menuju ke kasir terlebih dahulu
(6) Petugas TPPRJ mempersilahkan pasien/keluarga pasien untuk (5) Petugas tpprj meminjam dokumen Rekam
menuju ke kasir terlebih dahulu (bagi pasien tunai), sedangkan Medis lama ke bagian filing lewat telpon bila
pasien non tunai dipersilahkan ke poloklinik yang dituju ada permintaan dari dokter poliklinik
SOP Tempat Pendaftaran Pasien
a) Petugas TPPRI menerima surat perintah rawat inap yang dibuat oleh dokter poliklinik/IGD yang
dibawa keluarga/penanggung jawab pasien
c) Petugas TPPRI meminta keluarga penanggung jawab untuk menandatangani surat persetujuan
rawat inap dan surat pernyataan penjamin.
d) Petugas TPPRI memberikan informasi mengenai maksud dan tujuan pengambilan foto pasien
(dilakukan oleh TPPGD) untuk identitas, mencetak gelang identitas untuk diserahkan pada perawat
poliklinik/IGD.
e) Petugas TPPRI mencari ruang kamar rawat inap yang kosong dalam SIMRS sesuai kondisi pasien
yang telah ditetapkan dokter.
SOP Assembling
SOP Assembling
1) Petugas assembling menerima pengembalian dokumen Rekam Medis rawat inap dari petugas koding dengan
lembar ekspedisi.
2) Petugas assembling menulis tanggal pengembalian dokumen Rekam Medis rawat inap
3) Petugas assembling memisahkan DRM Rawat Inap dengan DRMrawat jalan atau IGD, kemudian DRM rawat inap
di rakit sedangkan dokumen rawat jalan atau IGD dilakukan analisis kelengkapan secara kuantitatif.
4) Petugas assembling mengembalikan DRM rawat jalan atau IGD yang kurang lengkap ke unit terlait (poliklinik/IGD)
dan menerimanya kembali setelah dilengkapi
6) Petugas assembling menyerakan DRM rawat inap yang sudah di entri ke bagian review kelengkapan DRM rawat
inap untuk dilakukan analisis secara kuantitatif.
SOP KODING ATAU INDEKSING
A. Pemberian kode diagnosis dokumen Rekam Medis Rawat B. Pemberian kode diagnosis dokumen Rekam Medis Rawat
Inap Jalan
(1) Petugas koding menerima dokumen Rekam Medis dari petugas 1) Petugas koding menerima dokumen Rekam Medis dari rawat
PJRM. jalan/IGD
(2) Petugas koding membuka lembaran RMI.18 (resume/ringkasan 2) Petugas koding memilah dokumen Rekam Medis berdasarkan
riwayat klinis pasien rawat inap) angka akhir nomor Rekam Medis.
(3) Petugas koding membaca diagnosis yang ditulis dokter dengan 3) Petugas koding melakukan analisa kelengkapan DRM rawat
menggunakan standar ICD-10 jalan/IGD apabila ditemukan ada dokumen yang tidak
lengkap,dokumen tersebut akan dikembalikan ke unit terkait.
(4) Petugas koding mengkode tindakan/ prosedur yang telah
dilakukan dan ditulis oleh dokter maupun tenaga kesehatan 4) Petugas koding menerima pengembalian dokumen rawat jalan
lainnya menggunakan ICD-9 yang sudah dilengkapi.
(5) Petugas koding menginput kode diagnosis dan 5) Petugas koding memberi kode penyakit dan tindakan yang ditulis
tindakan/prosedur ke dalam SIM-RS. dokter sesuai peraturan yang ada
(6) Petugas koding menyerahkan DRM Rawat inap yang telah di 6) Petugas koding menginput kode diagnosis dan tindakan sesuai
koding ke bagain assembling dengan menggunakan buku standar ICD-10 dan ICD-9 ke dalam SIMRS.
ekpedisi.
SOP ANALISING REPORTING
a) Petugas Analisis Reporting memantau kepatuhan bangsal perawatan dalam pembuatan sensus
harian rawat inap setiap hari melalui SIMRS.
b) Petugas Analisis Reporting melakukan konfirmasi data sensus harian rawat inap ke bangsal rawat
inap yang belum di validasi sensus melalui Iphone Internal
c) Petugas Analising Reporting melakukan penarikan data hasil output sensus harian rawat inap dari
SIM RS untuk mengetahui hari perawatan, lama dirawat, dan BOR harian setiap hari dan laporan
RL.1, data kunjungan rawat jalan. Sebagai dasar laporan kinerja rumah sakit setiap awal bulan.
d) Petugas Analising Reporting membuat laporan internal dalam periode Bulanan, Triwulan, Semester
dan Tahunan dan sewaktu–waktu bila ada permintaan baik dari rumah sakit maupun dari instansi
lain.
SOP FILLING
B. Pengembalian/penyimpanan dokumen Rekam Medis
A. Pengambilan Dokumen Rekam Medis 1) Petugas filing menerima pengembalian dokumen Rekam Medis dari bagian
pengolahan data
1) Petugas filing mencetak stiker label dari SIMRS 2) Petugas filing melakukan verifikasi dokumen Rekam Medis lama dengan
untuk ditempelkan pada tracer buku ekpedisi
5) Petugas mendistribusikan dokumen Rekam Medis. 5) Petugas filing menyimpan dokumen Rekam Medis dengan nomor baru
pada roll opac dengan sistem penjajaran Terminal Digit Filling.
Manajemen risiko merupakan suatu cara organisasi dalam mengetahui risiko dalam pengelolaan organisasi. Sebagai suatu aspek yang
penting, manajemen risiko salah satu standar penilaian dalam akreditasi rumah sakit. Manajemen risiko Rekam Medis di RSJD Dr. Amino
Gondohutomo Semarang sebagai berikut:
Tabel 1. Manajemen Resiko di Unit Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang
Faktor Strategi
Faktor Risiko (Failure Mode) Akibat
Penyebab Penanganan
Kehilangan DRM - - -
Pada satu tahun terakhir (2021) risiko kebocoran informasi Rekam Medis, kegagalan mendapat Informed Consent, kesalahan pelabelan Rekam
Medis, dan kehilangan Dokumen Rekam Medis Belum pernah terjadi.
KODE PENYAKIT REPRODUKSI
KODE ICD X
NO DIAGNOSIS UTAMA ANALISIS
LMK ICD X
Maternal Care For Poor Fetal Growth
1. O36.5 O36.5 SESUAI
SESUAI
2. Severe Pre-Eclampsia O14.1 O14.1
Maternal Care Due To Urine Scar From
3. Previous Surg O34.2 O34.2 SESUAI
KODE ICD X
N
DIAGNOSIS UTAMA ANALISIS
O LMK ICD X
Untuk Kodefikasi Penyakit Kongenital Dan
Fetus And Newborn Affected By
Caesarean Delivery Malformasi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo
1 P03.4 P03.4 SESUAI
Semarang sejauh ini belum pernah terjadi.
Other Low Brith Weight
2 P07.1 P07.1 SESUAI
Dehydration Of Newborn
6 P74.1 P74.1 SESUAI
Respiratory Distress Of
Newborn, Unspesified
7 P22.9 P22.9 SESUAI
KODE ICD IX
TINDAKAN/
NO ICD ANALISIS
KODE ICD IX PROSEDUR LMK
IX
TINDAKAN/
NO ANALISIS Dilation And
PROSEDUR ICD Curettage For
LMK
IX Termination Of
1. 69.01 69.01 SESUAI
Pregnancy
Excision Of
Varicocele And
Other Bilateral
Hydrocele Of
1. Destruction Or
Spermatic 63.1 63.1 SESUAI Occlusion Of
2. 66.39 66.39 SESUAI
Fallopian Tubes
KODE ICD IX
TINDAKAN/
NO ANALISIS
PROSEDUR LMK ICD IX
6
Episiostomy 73.6 73.6 SESUAI
Semarang
Waktu penyediaan DRM rawat inap 15 menit dari pasien diputuskan untuk rawat inap oleh dokter sampai
DRM RI untuk di lengkapi dan dikembalikan lagi ke IGD.
Pengisian Rekam medis di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang yang di lakukan oleh dokter dalam
mutu pelayanan setelah pasien di rawat selama 1X24 jam.
KESIMPULAN
1. Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis
Perencanaan SDM di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang dibagian unit rekam Medis khususnya di
bagian koding dengan mengunakan perhitungan metode ABK Kes sudah sesuai dengan jumlah SDM yang
ada yaitu 3 petugas. Berdasarkan hasil yang diperolah dari analisis jabatan setiap bagian unit Rekam Medis
di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang dalam melaksankan pekerjaan sudah sesuai dengan tupoksi
yang ada. Tata ruang Rekam Medis di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah sesuai dengan teori
dan alat-alat kantor sudah tersedia sesuai kebutuhan tenaga Rekam Medis. Meja dan kursi kerja ergonomi
Rekam Medis di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah sesuai dengan teori dan kenyamanan
petugas rekam medis.
Petugas Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang melaksanakan tugasnya di unit Rekam
Medis berdasarkan SPO, karena SPO merupakan alat pengendalian layanan yang diberikan pasien dalam hal
layanan kesehatan dan pelayanan administrasi.
KESIMPULAN
Manajemen risiko Rekam Medis di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang pada satu tahun terakhir 2021
risiko kebocoran informasi Rekam Medis, kegagalan mendapat Informed Consent, kesalahan pelabelan
Rekam Medis, dan kehilangan Rekam Medis belum pernah terjadi.
5. Laporan SPM di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang pada untuk rata-rata waktu alur DRM rawat
inap yaitu kurang lebih 14 menit. Hal tersebut sudah sesuai dengan SPM yang berlaku di rumah sakit. Jadi,
SPM waktu tunggu pasin dan penyediaan DRM RJ, RI dan pengisian Rekam Medis 24 jam setelah dirawat
sudah tercapai.
SARAN
Pengelolaan Rekam Medis dan informasi kesehatan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo semarang
sudah sesuai dengan SPO maupun akreditasi rumah sakit yang ditetapkan, untuk itu pengelolaan
Rekam Medis di RSJD Dr. Amino Gondohutomo semarang perlu dipertahankan dan ditingkatkan
kembali.
TERIMA KASIH