PROSEDUR

PENYUSUNAN INDIVIDUAL
DEVELOPMENT PLAN (IDP)
PEGAWAI
PADA APLIKASI LMS (Learning
Management System)
Nomor Dokumen : PSM/SCI–HC/43
PENDAHULUAN
TUJUAN
Prosedur ini memberikan kesempatan kepada pegawai untuk merencanakan pengembangan
kompetensinya sesuai dengan kebutuhan pekerjaan saat ini dan karir di masa yang akan
datang sehingga dapat menjadi salah satu referensi utama perusahaan dalam memberikan
pelatihan yang tepat sasaran dan bernilai tambah bagi perusahaan.

RUANG LINGKUP
Prosedur ini digunakan untuk seluruh Unit Kerja di Perusahaan.

Dalam Prosedur ini dijelaskan secara garis besar tahapan terkait dengan langkah – langkah :
1. Sebelum melakukan akses pada LMS
2. Pada saat melakukan akses pada LMS
3. Setelah melakukan akses pada LMS

Khusus untuk no 2. , secara lebih detail terdapat pada video tutorial penggunaan LMS
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI
Penyusunan IDP Pegawai meliputi:

1. Pengisian Individual Development Plan 2. Pengisian IDP untuk perencanaan

(IDP) dilakukan oleh masing-masing
pegawai (PT dan PTT Reguler) melalui
aplikasi Learning Management System
(LMS) yang telah disiapkan oleh
perusahaan
pengembangan kompetensi ini
dilakukan di setiap akhir tahun
(triwulan IV) yang kemudian akan
dimutakhirkan/disesuaikan kembali
di pertengahan tahun (triwulan II).

3. Mekanisme pengisian IDP di luar

4. Dalam pengisian IDP pada aplikasi LMS,
jadwal yang ditetapkan, ditetapkan
terdapat beberapa hal yang perlu
terpisah melalui Memorandum
diperhatikan, yaitu:
Divisi Human Capital

IDP Karir IDP Karir

IDP Gap
Jangka Jangka
Kompetensi
Pendek Panjang
IDP Gap Kompetensi, hal-hal yang harus dilakukan

1. Mempelajari kamus kompetensi 2. Mempelajari persyaratan 3. Berdiskusi antara atasan dan

perilaku PT Sucofindo baik definisi (matriks) kompetensi di posisi bawahan mengenai hasil penilaian
maupun indikator perilakunya. saat ini. kompetensi yang dimiliki.

4. Berdiskusi dengan atasan

mengenai pelatihan yang dianggap
paling tepat untuk meningkatkan
kompetensi terutama pada
kompetensi yang lebih rendah
dibandingkan yang disyaratkan.

5. Dalam aplikasi LMS, terdapat beberapa

6. Menginput kedalam
rekomendasi yang dapat dijadikan salah satu
aplikasi LMS mengenai
rujukan dalam peningkatan kompetensi pegawai.
pelatihan yang disepakati
Namun demikian, rekomendasi ini dapat disesuaikan
untuk dilaksanakan pada
berdasarkan hasil diskusi antara atasan dan
tahun berjalan
bawahan sebagaimana pada butir 4 di atas.
Penyusunan IDP karir jangka pendek, hal-hal yang harus dilakukan
1. Mempelejari posisi-posisi yang ada
di PT SUCOFINDO (Persero)
sesuai dengan peraturan
perusahaan terkait dengan
Organisasi maupun Nomenklatur
Jabatan
7. Menyusun rencana
pengembangan kompetensi yang
dibutuhkan untuk merealisasikan
rencana karir tersebut
2. Mempelajari matriks kompetensi untuk 3. Membandingkan kompetensi yang
mengetahui kompetensi pada posisi disyaratkan dengan kompetensi
yang berpotensi untuk dipilih. yang dimiliki.
4. Menyiapkan daftar posisi (shortlist)
yang dianggap memiliki
kompetensi posisi tujuan paling
mendekati dengan kompetensi
saat ini
6. Menginput kedalam aplikasi LMS
terkait dengan 3 (tiga) posisi jabatan
yang disepakati sebagai karir jangka
pendek. Karir Jangka Pendek
5. Mendiskusikan shortlist tersebut
merupakan karir yang dipersiapkan
dengan atasan
kompetensi dan diharapkan dapat
direalisasikan dalam jangka waktu 3
(tiga) tahun ke depan
Penyusunan IDP karir jangka panjang, hal-hal yang harus dilakukan

2. Mempelajari matriks
kompetensi untuk
1. Mempelejari Job Family dan Sub Job 3. Membandingkan kompetensi yang
mengetahui kompetensi
Family beserta pilihan posisi jabatan disyaratkan dengan kompetensi yang
pada posisi jabatan yang
yang ada di dalamnya. dimiliki.
ada dalam Job Family
dan Sub Job Family.

7. Menyusun rencana pengembangan

kompetensi yang dibutuhkan untuk 4. Menyiapkan daftar Job Family dan
merealisasikan rencana karir tersebut. Sub Job Family (shortlist) yang
dianggap memiliki kompetensi posisi
tujuan paling mendekati dengan
kompetensi saat ini..

6. Menginput kedalam aplikasi LMS terkait dengan 3

(tiga) Job Family dan Sub Job Family yang
disepakati sebagai karir jangka panjang. Karir 5. Mendiskusikan shortlist tersebut
Jangka Pendek merupakan karir yang dipersiapkan dengan atasan
kompetensi dan diharapkan dapat direalisasikan
dalam jangka waktu 4 (empat) sampai dengan 10
(sepuluh) tahun ke depan.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ATASAN PEGAWAI
Verifikasi Dokumen IDP Oleh Atasan Langsung

Melakukan Verifikasi

2. Memastikan kembali apakah

1. Membaca Form IDP yang pilihan rencana karir yang dituju 3. Membandingkan rencana karir
dibuat oleh pegawai yang realistis dengan pegawai dengan kebutuhan
bersangkutan mempertimbangkan kompetensi organisasi
pegawai dan kinerja sebelumnya

4. Memastikan rencana
5. Mengarahkan dan
pengembangan kompetensi
memfasilitasi terkait dengan
yang telah dibuat oleh bawahan
pengembangan pegawai di luar
tepat untuk meningkatkan
aplikasi LMS seperti coaching &
kompetensi dan kinerja di posisi
mentoring dan on the job
saat ini dan/atau karir di masa
learning
yang akan datang.
 Memberikan Persetujuan
(Approval)
Apabila atasan sudah
menyetujui semua usulan
pegawai, maka atasan dapat
memberikan persetujuan
usulan IDP pegawai di
aplikasi LMS. Apabila terdapat
hal yang perlu direvisi lebih
lanjut, usulan IDP dapat ditolak
oleh atasan pegawai
Atasan Melakukan
Monitoring IDP Pegawai
Monitoring pengembangan
kompetensi pegawai oleh
atasan akan disejalankan
dengan aktivitas evaluasi
peningkatan kompetensi oleh
Divisi HC dan SCLD
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI ADM HC DIVISI /
PDOS SBU/DUKBIS CABANG.
Verifikasi Dokumen IDP di fungsi Adm HC Divisi / PDOS
SBU/Dukbis Cabang.

Berdasarkan usulan rencana pengembangan kompetensi dari

pegawai dan atasan pegawai tersebut, pejabat yang berwenang
terhadap fungsi HC di Unit Kerja (Adm HC Divisi/ PDOS SBU/ Dukbis
Cabang) tersebut akan menindaklanjuti sesuai hal berikut:
Penyusunan Prioritas Pengembangan Kompetensi

Fungsi Adm. HC Divisi/PDOS SBU/Dukbis Cabang melakukan Analisa prioritas

pelaksanaan pelatihan dengan mempertimbangkan dampak maksimal pelatihan yang
diajukan terhadap perusahaan.

Analisa perioritas pelatihan ini dapat dilakukan dengan memperhatikan:

Kesuaian
pelatihan untuk
Kesesuaian
Kesesuaian meningkatkan Kesesuaian
pelatihan
pelatihan kinerja pelatihan
terhadap posisi
dengan strategi pegawai baik dengan
jabatan saat ini
bisnis untuk saat ini rencana
dan/atau posisi
perusahaan. maupun di suksesi jabatan
jabatan tujuan.
masa yang
akan dating.
 Permintaan persetujuan Kepala Unit Kerja
Verifikasi Ketersediaan Anggaran Pelatihan
Fungsi Adm. HC Divisi/PDOS SBU/Dukbis
Fungsi Adm. HC Divisi/PDOS SBU / Dukbis
Cabang perlu untuk meminta persetujuan
melakukan verfikasi dengan membandingkan
Kepala Unit Kerja mengenai rencana pelatihan
ketersediaan anggaran pelatihan di unit kerja
yang akan diinput dalam aplikasi LMS.
dengan rekapitulasi kebutuhan pengembangan
Mekanisme permintaan persetujuan dapat
kompetensi seluruh pegawai di Unit Kerja
dilakukan secara offline (dil luar aplikasi LMS)
tersebut serta prioritas pelatihan sebagaimana
baik melalui email, risalah rapat, dll sepanjang
butir 5.3.1
dapat terdokumentasi dengan baik

Memberikan Persetujuan (Approval)

Apabila Kepala Unit Kerja sudah menyetujui, maka Fungsi Adm. HC Divisi/PDOS SBU/ Dukbis
Cabang dapat memberikan persetujuan usulan IDP pegawai di aplikasi LMS. Apabila terdapat
hal yang perlu direvisi lebih lanjut, usulan IDP dapat ditolak oleh Fungsi Adm. HC Divisi/PDOS
SBU Dukbis Cabang.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DIVISI HC.

Verifikasi Kelengkapan Dokumen IDP
Divisi HC melakukan verifikasi
kelengkapan dokumen IDP yang sudah diapprove
oleh Adm HC Divisi /PDOS SBU/Dukbis Cabang.
disampaikan oleh Unit Kerja dengan strategi bisnis
Memberikan Persetujuan (Approval)
Setelah melakukan verifikasi terhadap usulan
Unit Kerja, Divisi HC melalui Kepala Sub Bagian
Pelatihan dapat memberikan persetujuan terhadap
usulan tersebut. Apabila terdapat hal yang perlu
direvisi lebih lanjut, usulan IDP dapat ditolak oleh
Divisi HC
Verifikasi Kesesuaian Pelatihan dengan Strategi
Korporat
Divisi HC akan melakukan analisa dengan
memperhatikan kesesuaian usulan yang
secara korporat.
Verifikasi Ketersediaan Anggaran Pelatihan
Perencanaan pengembangan kompetensi di
masing-masing Unit Kerja sudah disesuaikan
dengan alokasi anggaran. Meskipun demikian,
fungsi Divisi HC tetap perlu memperhatikan lagi
kesesuaian anggaran dengan usulan Unit Kerja.
Apabila diperlukan, Divisi HC dapat memberikan
rekomendasi kepada Unit Kerja mengenai
pengelolaan anggaran pelatihan.
PENYUSUNAN LEARNING NEED ANALYSIS (LNA)
KORPORAT
Persiapan Data

Data IDP dari seluruh Unit Kerja akan menjadi salah satu Penanggung Jawab
referensi utama dalam penyusunan LNA Korporat oleh Divisi Aktivitas ini adalah
HC. LNA Korporat ini kemudian diserahkan ke SCLD sebagai
vendor pelaksana pelatihan untuk kemudian dibuat menjadi DIVISI HC
kalender pelatihan dan rencana biaya pelatihan. Penyampaian
LNA Korporat ke SCLD akan dilakukan maksimal pada bulan
Februari.
 Penyusunan Kalender Pelatihan

Berdasarkan data LNA Korporat yang dimiliki, SCLD akan menyiapkan

rencana pelaksanaan pelatihan dengan memperhatikan, diantaranya: Penanggung
Jawab Aktivitas
ini adalah

SCLD

Penyelerasan
pelatihan dengan
Pengelompokan Pencarian
rencana
pelatihan dari vendor yang
pelatihan
seluruh Unit dapat
korporat yang
Kerja yang memberikan nilai
dilakukan oleh
memiliki optimal dengan
Kantor Pusat
kesamaan jenis harga yang lebih
(SBU/ Divisi/
pelatihan. terjangkau
SPI/ Unit PKBL/
Unit Halal)
Persetujuan atas Kalender Pelatihan

Divisi HC akan melakukan validasi akhir atas draft Kalender Pelatihan Penanggung Jawab
yang disiapkan oleh SCLD dengan memperhatikan diantaranya, Aktivitas ini adalah
strategi bisnis korporat, prinsip-prinsip optimalisasi anggaran (Contoh:
strategi efisiensi), metode pengembangan kompetensi dengan strategi DIVISI HC
pengembangan kompetensi Divisi HC (Contoh: Formal Learning,
Mentoring, Penugasan, dll).
Persetujuan atas Kalender Pelatihan berada pada Kepala Divisi
Human Capital.
Monitoring
Penanggung Jawab
Dengan disetujuinya Kalender Pelatihan, maka Divisi HC, SCLD, fungsi Aktivitas ini adalah
HC Unit Kerja, Atasan Pegawai, dan Pegawai dapat melihat jadwal
pelaksanaan pelatihan di dalam aplikasi LMS. Fungsi Adm
Untuk pelatihan yang telah disetujui dan terjadwal, tidak dapat HC/PDOS/
dibatalkan di dalam aplikasi LMS. Apabila terdapat hal yang mendesak, DUKBIS /Pegawai
pembatalan hanya dapat dilakukan secara offline (di luar aplikasi LMS) di Unit Kerja
melalui email pembatalan ke Divisi Human Capital.
TERIMA
KASIH