makalah

ADMINISTRASI HUMAS dan KEPEGAWAIAN

Oleh:
KELOMPOK V

NURHIKMA
NURSAIDA
NURLINA
RAHMAWATI
RAYYA FAHREZA
RENDI
WALIDA

KELAS XII AP 1

SMKN 1 TINAMBUNG

TAHUN PELAJARAN 2017/2018

 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha
Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah Administrasi Humas dan Kepegawaian dengan baik.
Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan
dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu
kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah
berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.
Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada
kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu
dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar
kami dapat memperbaiki makalah ini.
Akhir kata kami berharap semoga makalah tentang etika profesi humas ini dapat
memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca.

Kelompok 4
 BABI
PENDAHULUAN
Salah satu permasalahan pendidikan yang dihadapi oleh bangsa Indonesia
adalah bagaimana meningkatkan mutu pendidikan di setiap jenjang, khususnya
jenjang sekolah dasar agar mampu bersaing di era global. Sekolah dasar sebagai
bagian dari pendidikan dasar dalam penyelengaraannya menggunakan manajemen
peningkatan mutu berbasis sekolah (MPMBS) dan sekolah berbasis masyarakat
(MBS).
Standar pelayanan minimal disusun bersifat makro sehingga perlu
diinterpretasikan dalam bentuk berbagai standar. Salah satu standar yang perlu
diperhatikan adalah administrasi sekolah yang juga merupakan salah satu laporan
dalam sistem pendidikan di sekolah. karena pendidikan tidak terlepas dari beberapa
komponen yang mana di antara komponen-komponen tersebut saling berkaitan satu
sama lainnya antara lain adalah pemerintah sekolah atau pendidik dan masyarakat.
kali ini penulis akan membahas secara khusus yaitu adrimistasi humas, untuk lebih
jelasnya maka penulis jelaskanpada bab-bab berikutnya.
 BAB II
PEMBAHASAN

ADMINISTRASI HUMAS dan KEPEGAWAIAN

A. Pengertian humas pendidikan

Humas merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam pengelolaan
pendidikan, karena keberhasilan suatu lembaga pendidikan juga sangat ditentukan
oleh berfungsi atau tidaknya humas pendidikan.
Dalam bahasa inggris humas disebut dengan “public relation”, oleh sebab itu
yamg menjadi dasar dari humas tersebut adalah komunikasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat diambil pengertian bahwa humas pendidikan
adalah serangkaian kegiatan organisasi untuk menciptakan hubungan yang harmonis
antara sekolah dengan masyarakat atau pihak-pihak tertentu di dalam maupun di luar
organisasi. Hubungan yang harmonis itu dimaksudkan agar sekolah mendapat
dukungan yang positif dalam usaha menciptakan kerjasama yang efektif dan efisien,
dalam usaha mencapai tujuan pendidikan dan pengajaran disekolah.i[1]
Hubungan yang harmonis itu ditandai oleh beberapa hal antara lain:
1. Adanya saling pengertian antara sekolah dengan pihak-pihak yang terkait.
2. Adanya kegiatan saling menbantu dan saling melengkapi antara sekolah
dengan masyarakat, yang dapat digunakan untuk kepentingan dan kemajuan
pendidikan disekolah.
3. Adanya kerjasama yang erat antara sekolah dengan pihak-pihak yang ikut
bertanggung jawab atas sukses nya pendidikan dan pengajaran di sekolah yang
bersangkutan.ii[2]
Adapun tujuan hubungan sekolah dengan masyarakat adalah sebagai berikut:
1. Untuk meningkatkan kualitas belajar dan pertumbuhan anak.
2. Untuk meningkatkan tujuan dan kualitas kehidupan masyarakat.
3. Untuk mengembangkan antusias atau semangat masyarakat dalam membantu
kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat.
Kepala sekolah sebagai pimpinan pendidikan di sekolah harus pandai-pandai
menyusun program yang dapat menampung berbagai aspirasi yang ada dalam
masyarakat. Dengan jalan demikian akan terjadi penyatuan variasi pendapat dalam
lingkungan masyarakat sehingga terbentuk pengertian yang utuh.
Ada beberapa jalan yang dapat ditempuh dalam membentuk “public opinion”
tersebut antara lain:
a. Tingkat kan pengertian masyarakat akan policy pendidikan di sekolah.
b. Tanamkan pengertian masyarakat tentang kebutuhan-kebutuhan sekolah.
c. Gali minat dan kebutuhan masyarakat akan pentingnya peningkatan diri nya.
d. Tunjuk kan kepada masyarakat akan kegiatan-kegiatan sekolah.
e. Dorong masyarakat dengan cara bijaksana untuk memahami dan membantu
kegiatan sekolah.
B. Komponen-Komponen Humas
Pada dasarnya inti dari kegiatan humas adalah proses komunikasi, sehingga
yang menjadi komponen-komponen atau elemen-elemen dari humas tersebut tidak
berbeda dengan komponen-komponen atau unsur-unsur dari komunikasi.
Komponen-komponen komunikasi tersebut meliputi:
a. Sumber berita atau “sender”
b. Pesan atau “message”
c. Media atau “channel”
d. Penerima berita atau “receiver”
e. Umpan balik atau “feed buck”
f. Tujuan atau “goal” iii[3]

C. Jenis-Jenis Humas Pendidikan

Humas pendidikan melibatkan banyak unsur antara lain kepala sekolah, guru,
orang tua murid/siswa, masyarakat dan pemerintah. Dengan memperhatikan unsure-
unsur tersebut maka humas pendidikan dapat dikelompokkan kepada:
1. Ditinjau dari formal atau tidak formal komunikasi yang digunakan maka humas
pendidikan terdiri dari:
a. Komunikasi formal, yaitu komunikasi yang dilakukan secara resmi oleh petugas-
petugas yang ditunjuk oleh sekolah
b. Komunikasi informal, yaitu komunikasi yang dilakukan dalam suasana yang
tidak resmi, tidak melalui jalur –jalur sistimatis atau jalur- jalur yang telah
ditentukan
2. Dilihat dari arah komunikasi, maka humas pendidikan tersebut dapat
dikelompokkan sebagai berikut:
a. Kounikasi keatas atau “bottom up” yaitu komunikasi yang dilakukan oleh
bawahan atauorang yang lebih rendah kepada atasan atau orang yang lebih tinggi
kedudukan nya. Komunikasi ini lebih bnyak berbentuk laporan, keluhan atau
saran.
b. Komunikasi kebawah atau “top down” yaitu omunikasi yang dilakukanoleh
orang atau badan yang lebih tinggi kedudukan nya kepada orang yang lebih
rendah, atau dari atasan kepada bawahan. Komunikasi dalan bentuk ini
lebihbnyak dalm bentuk perintah, tugas, teguran, edaran an sebagainya
c. Komunikasi mendatar atau “horizontal” yaitu komunikasi yang dilakukan antara
orang atau badan yang setara atau sama derajat nya, misalnya komunikasi sesama
guru, sesame kepala sekolah, dan sebagainya.
3. Ditinjau dari hubungan nya dengan organisasi, maka komunikasi itu dapat
dikelompokkan kepada:
a. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi didalam lingkungan
organisasi atau sekolah yang bersangkutan.
b. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang terjadi antara satu oganisasi
dengan organisasi lainnya.iv[4]
D. Tujuan kerjasama sekolah dan masyarakat
Tujuan kerjasama antara sekolah dengan masyarakat adalah:
1. Meningkatkan pemahaman masyarakat tentang tujuan serta sasaran yang
ingin dicapai oleh sekolah.
2. Meningkatkan pemahaman sekolah tentang keadaan dan aspirasi masyarakat
tentang sekolah.
3. Menumbuh kembangkan kesadaran masyarakat mengenai pentingnya peran
pendidikan atau sekolah dalam pembangunan.
4. Membangun dan memelihara kepercayaan masyarakat untuk dapat
membantu sekolah.
5. Memberikan informasi kepada masyarakat tentang tanggung jawab sekolah
untuk memenuhi harapan masyarakat mengenai hal-hal yang mungkin
disumbangkan sekolah terhadap kepentingan masyarakat.
6. Mengusahakan dukungan dan bantuan dari masyarakat untuk memperoleh
sumber-sumber yang diperlukan dalam rangka memenuhi dan meningkatkan
keperluan sekolah.
7. Saling membantu dan mengasihi.
8. Sekolah dapat memperoleh bantuan keuangan atau bantuan lainnya demi
kemajuan sekolah.

E. Prinsip-prinsip Hubungan Sekolah dan Masyarakat

Ada beberapa prinsip hubungan sekolah dan masyarakat antara lain:
1. Mengetahui masalah pendidikan secara meyakinkan, singga tidak terjadi kesimpang
siuran dalam melakukan pekerjaan disekolah.
2. Melaksanakan program pendidikan dengan baik dan bersahabat dengan masyarakat.
3. Ketahui keadaan masyarakat, yang meliputi sikap, problem, sumber-sumber yang
ada dalm masyarakat.
4. Lakukan survey tentang masyarakat untuk menghimpun informasi.
5. Lengkapi bahan-bahan dan dokumen-dokumen tentang keadaan masyarakat.
6. Lakukan kunjungan kerumah , untuk mengetahui perkembangan anak dan informasi
tentang masyarakt.
7. Layani masyarakat dengan sebaik-baik nya.
8. Ikut sertanya sekolah dalam kegiatan masyarakat.v[5]

Disamping prinsip-prinsip di atas, ada juga yang mengemukakan beberapa

prinsip lainnya yang harus dipunyai oleh humas pendidikan tersebut:
1. Prinsip otoritas
2. Prinsip kesederhanaan
3. Prinsip sensivitas
4. Prinsip kejujuran
5. Prinsip ketepatan
F. Penyelenggaraan humas pendidikan
Penyelenggaraan humas pendidikan dapat dilihat dari dua segi, yaitu dari segi
proses dan dari segi jenis kegiatan.
1. Dari Segi Proses
Dari segi proses, humas pendidikan meliputi kegiatan:
a. Perencanaan program.
Dalam merencanakan humas pendidikan perlu dipertimbangkan beberapa hal,
antara lain: dana yang tersedia, keadaan masyarakat, areal jangkauan, sarana serta
media dan teknik yang digunakan. Untuk itu dapat dilakukan beberapa kegiatan
antara lain:
1. Mengembangkan kebijaksanaan
2. Perlu memahami kegiatan masyarakat
3. Menentukan sasaran dan jenis kegiatan
4. Menentukan kriteria

b. Pengorganisasi
Perlu disusun hubungan sekolah dan masyarakat secara baik dan terencana.
Hubungan ini harus dikoordinasikan oleh kepala sekolah dengan pihak-pihak terkait.

c. Pelaksanaan
Dalam pelaksanaan yang perlu diperhatikan adalah adanya koordinasi antara
bagian-bagian yang terkait dalam melakukan kegiatan humas tersebut. Begitu juga
dalam penggunaan waktu perlu adanya sinkronisasi dengan perencanaan yang telah
dibuat.

d. Evaluasi
Evaluasi dapat dilakukan untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi usaha
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

2. Dari segi kegiatan

Dari segi kegiatan, humas tersebut dapat dilakukan melalui beberapa cara:
a. Tatap muka
Teknik tatap muka tersebut dapat berupa:
1. Tatap muka kelompok
2. Tatap muka individual
3. Kunjungan ke sekolah
4. Kunjungan kerumah murid

b. Laporan kepada orang tua

Laporan sekolah kepada orang tua dapat berupa buku rapor, yaitu buku
kemajuan- kemajuan hasil belajar anak di sekolah.
c. Publikasi sekolah
Publikasi sekolah adalah kegiatan memberikan informasi kepada orang
tua/wali murid dan pihak-pihak yang membutuhkan tentang kegiatan-kegiatan yang
telah dan yang akan dilakukan sekolah. Kegiatan ini dimaksud agar sekolah dapat
dukungan positif dari orang tua/wali kelas dan dari masyarakat pada umumnya.

Administrasi Kepegawaian

1. Pengertian Administrasi Kepegawaian

Istilah administtrasi kepegawaian atau personel administration di Amerika Serikat
dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel
Management dipergunakan untuk bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan
menggunakan manajemen kepegawaian (personnel management) baik dalam bidang
pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.Untuk memahami pengertian
Administrasi kepegawaian mari kita lihat pendapat beberapa pakar tentang
administrasi kepegawaian :

Felix A. Nigro mengatakan bahwa Personel administration is the art of selecting

new employees and making use of old ones in such manner that the maximum quality
and quantity of out put and service are obtained from the
working force (administrasi kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru
dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari pegawai-
pegawai itu diperoleh mutu dan jumlah hasil yang maksimum). Fungsi-fungsi atau
kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi:
a. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian
termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang
ditentukan dengan jelas dan tegas.
b. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan
mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
c. Penarikan tenaga kerja yang baik.
d. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap
dan penempatanya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
e. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan
pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk
kenaikan pangkat.
f. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan
meningkatakan hasil kinerja dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap
g. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.
 Glen O. Stahl merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan
yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari organisasai. Fungsi-fungsi tesebut
meliputi:
a. Penentuan yurisdiksi
b. Pengusahaan tenaga kerja
c. Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar-daftar dari calon-calon yang
lulus ujian.
d. Penyelenggaraan riset kepegawaian
e. Penyelenggaraan latihan jabatan
f. Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai
g. Pemeliharaan rencana yang membangun hubungan masyrakat.

Sementara itu Arifin Abdulrachman mengatakan bahwa administarsi

kepegawaian adalah salah satu cabang dari administrasi Negara yang berkaitan
dengan segala persoalan-persoalan mengenai pegawai-pegawai Negara. Kegiatan-
kegiatan administrasi kepegawaian meliputi:
a. analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan efaluasi jabata
b. rekrutmen, ujian dan penempatan
c. training
d. penggajian
e. employee counseling
f. personnel relation
g. disipilin dan moral
h. catatan kepegawaian
Burhannudin A.Tayibnapis (1994,26) memberi batasan batasan administrasi
kepegawaian sebagai upaya memperoleh pegawai negeri sipil yang setia dan loyal
pada pancasila,Undang – Undang Dasar 1945, cakap dan terampil serta jujur dan
berdisiplin dalam melaksanakan pokok pemerintahan dan pembangunan
Paul pigos dan Charles A Myers dalam personnel
administrationmemberikan definisi adminisrasi kepegawaian sebagai seni
memperoleh, memajukan, dan memilihara kecakapan kekuatan kerja sedemikian
rupa untuk menyelesaikan fungsi-fungsi dan tujuan organisasi dengan efisiensi dan
ekonomis yang maksimum.
Menurut Lawrence A. Appley, manajamen administrasi kepegawaian adalah
satu, tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian mula-mula
menjadi bagian dari manajamen ilmiah terutama dalam hubunganya
dengan employment, ujian, penempatan, penentuan upah, dan penilaian hasil kerja.
Pada sisi lain manajamen yang baik berarti memperoleh hasil yang efektif melalui
orang-orang.
 Jadi administrasi kepegawaian adalah proses pelaksanaan kerja sama yang
didukung oleh sekelompok orang yang bekerja sama tersebut dan memiliki tujuan
yang ingin dicapai secara bersama-sama.

I. Formasi Kepegawaian
Pegawai merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan baik
perusahaan negara maupun perusahaan swasta. Walaupun sedimikian canggaihnya
tehnologi saat ini, tanpa kehadiran pegawai semua itu belum mempunyai arti apa-
apa. Karena sangat pentingnya pegawai dalam suatu perusahaan, maka untuk ini
dapat digunakan berbagai system formasi kepegawaian, antara lain sistem kawan,
sistem kecakapan, dan sistem karier.
A. Sistem Formasi Kawan (Patronage System)
Sistem kawan merupakan suatu sistam kepegawaian yang bersifat
subyektif,artinya pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan pribadi
antara pihak yang mengangkat dengan yang diangkat. Sistem kepegawaian yang
subyektif ini dapat dibedakan antara yang bersifat politis dengan yang bersifat
nonpolitis. Sistem yang bersifat politis dikenal dengan istilah spoil system, diambil
dari ucapan senator Wiliam L. Mercy dari New York: To the victor belongs the
spoilof war (semua rampasan perang menjadi milik yang menang). Menurut sisitem
ini pengangakatan seseorang didasarkan atas jasanya terhadap kemenangan partai.
Sistem kepegawaian yang bersifat nonpolitis biasa dikenal dengan istilah
“nepotisme”. Kata nepotisme berasal dari kata Inggris nepotism, yang akar katanya
nepos atau kemenakan.
B. Sistem Formasi Kecakapan (Merit System)
Berbeda dengan sistem kawan, sistem kecakapan bersifat obyektif.
Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki. Ukuran
awal untuk mengetahui kecakapan seorang calon pegawai antara lain adalah ijazah
yang dimiliki atau hasil tes yang dicapainya. Dalam praktek kepegawaian, sistem ini
bukan saja dipergunakan pada pengangkatan pertama seorang pegawai, tetapi juda
pada proses kepegawaian berikutnya, antara lain untuk menentukan kenaikan gaji,
kenaikan tingkat, dan sebagainya.

C. Sistem Formasi Karier (Career System)

 Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi pegawai karena
pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk mengembangkan bakat serta kecakapan
terbuka selama pegawai mampu bekerja. Pangkatnyapun dapat dinaikkan setinggi
mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari system kepegawaian yang
berdasarkan kecakapan.

III. PENGADAAN PEGAWAI

1. Perencanaan dan Rekrutmen
Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan
pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu
perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan
jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan
serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan
masing-masing unit beserta kualifikasinya.
Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang
memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai
macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa
hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan
sumber daya manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara
terdapat ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun
2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.
Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh
suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam
jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus
dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya
dengan baik dan tepat pada waktunya.

2. Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan

Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari
sekian banyak pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses
pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang
telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum
yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama
bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang
 memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai
tersebut.
Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi,
pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah
program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan
baru, orientasi juga perlu. Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang
akan dikerjakannya.

IV. Cara Penanganan dan Pemeliharan Dokumen Administrasi Kepegawaian

1. Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian
Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut :
a. Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di
klasifikasikan penghimpunannya.
b. Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan
tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca,
dikirim, dan disimpan.
c. Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan
keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
d. Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan
berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
e. Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan
alat dan perantara.
f. Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu
dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan
suatu saat jika diperlukan.

2. Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan
dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan
dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung
dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b. Data Digital
 Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen
atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik. Menurut Sri
Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat Pengelolaan Data
Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan kepegawaian Negara Edisi XIV
November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record Management
(ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi takah
(tata naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis
elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian (scaning),
identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap file image dari hasil
scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan
memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate akan
berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik,
transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal
bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan
dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu
dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi
pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian
permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian
kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data
digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh
system komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat,
karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk
Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka
akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan
setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up
yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika
dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada
penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada
 proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan
dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible
dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai
kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak
cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian
dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian
oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital.
Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan
teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang
mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang
lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi
dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang
pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara
menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis
dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
 BAB II
PENUTUP

KESIMPULAN

Dari pembahasan di atas maka dapat kami simpulkan bahwa humas

pendidikan adalah serangkaian kegiatan organisasi untuk menciptakan hubungan

yang harmonis antara sekolah dengan masyarakat atau pihak-pihak tertentu di dalam

maupun di luar organisasi. Hubungan yang harmonis itu dimaksudkan agar sekolah

mendapat dukungan yang positif dalam usaha menciptakan kerjasama yang efektif

dan efisien, dalam usaha mencapai tujuan pendidikan dan pengajaran di sekolah.

Humas pendidikan melibatkan banyak unsur antara lain kepala sekolah, guru,

orang tua murid/siswa, masyarakat dan pemerintah. Adapun tujuan hubungan

sekolah dengan masyarakat adalah sebagai berikut:

- Untuk meingkat kan kualitas belajar dan pertumbuhan anak.

- Untuk meningkat kan tujuan dan kualitas kehidupan masyarakat.
- Untuk mengembang kan antusias atau semangat masyarakat dalam membantu

kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat.

 DAFTAR PUSTAKA

Asnawir, Administrasi Pendidikan, IAIN IB Pres Padang, (Padang, 2005) cet. 1

Purwanto, Ngalim. Administrasi pendidikan dan supervise pendidikan. Bandung: PT

Remaja Rosda Karyta, 2007

Diposting 12th September 2014 oleh zon moris

i[1]
Asnawir, Administrasi Pendidikan, IAIN IB Pres Padang, (Padang, 2005) cet. 1, h. 333-334
ii[2]
Ibit. H. 335
iii[3]
Ibit. H. 337
iv[4]
ibit. H. 338-340
v[5]
Purwanto, Ngalim. Administrasi pendidikan dan supervise pendidikan. Bandung: PT
Remaja Rosda Karyta, 2007H. 348-349