Human Resources and Job Design

 Pengertian Perencanaan SDM dan Job Design

 Pengertian Perencanaan SDM

Sumber Daya Manusia merupakan kemampuan terpadu dari daya fikir dan juga
daya fisik yang dimiliki oleh setiap individu. Perilaku dan juga sifatnya sendiri
dipengaruhi oleh kondisi lingkungan dan juga keturunannya, sedangkan untuk motivasi
kerja dipengaruhi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasan dalam diri masing-masing.
Perencanaan Sumber Daya Manusia atau Human Resources Planning adalah fungsi
utama dari Manajemen SDM dimana pada proses ini dilakukannya peramalan kebutuhan
akan sumber daya manusia dari suatu organisasi untuk jangka waktu yang lama agar
perusahaan dapat mengambil langkah-langkah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Thomas H. Stone dalam bukunya Understanding Personel Management “Human
resource is the planning of forecasting future human resource needs of an organization so
that steps can be taken o ensure that these needs are met.” Perencanaan daya manusia
adalah proses peramalan kebutuhan akan sumber daya manusia dari suatu organisasi untuk
waktu yang akan datang agar langkah-langkah dapat diambil untuk menjamin bahwa
kabutuhan itu dapat dipenuhi. ( Hasibuan:2012)
Dari kedua pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa Human Resource
Planning merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau
perusahaan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan diwaktu
yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang
ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.

 Pengertian Job Design

Perancangan pekerjaan (job design) merupakan proses dimana manajer
memutuskan tugas pekerjaan individu dan otoritas. Job design merujuk pada tahap pertama
saat manajemen menciptakan suatu pekerjaan dengan merinci tugas dan tanggung
jawabnya. (Ivancevich et al, 2006)
Job design adalah pengorganisasian tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab ke dalam
suatu unit pekerjaan yang produktif (Mathis et al, 2004). Faktor penting yang dicermati dalam
job design adalah “content of jobs and the effect of jobs on employees.”
Job Design (desain pekerjaan) adalah suatu alat untuk memotivasi dan memberi
tantangan pada karyawan. Oleh karena itu perusahaan perlu memiliki suatu sistem kerja yang
dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dan efisien yang dapat
merangsang karyawan untuk bekerja secara produktif, mengurangi timbulnya rasa bosan dan
dapat meningkatkan kepuasan kerja, desain pekerjaan terkadang digunakan untuk menghadapi
stress kerja yang dihadapi karyawan (Sulipan, 2000).

Perancangan pekerjaan (job design) adalah proses menentukan tugas tugas spesifik
untuk dikerjakan, metode-metode yang dipakai dalam menjalanakn tugas-tugas tersebut,
dan cara pekerjaan yang bersangkutan berhubungan dengan pekerjaan lain dalam
organisasi (Mondy, 2008)
Berdasarkan beberapa definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Job Design
merupakan proses pengorganisasian pekerjaan kedalam suatu tugas. Job Design sendiri dibuat
untuk memadukan jenis pekerjaan yang tersedia dengan kualifikasi pekerja, agar dapat
mencapai kelayakan maksimal serta efisiensi antara orang dan pekerjaan baik dengan
mendesain pekerjaan baru atau mendesain pekerjaan-pekerjaan lama.

 Tujuan SDM dan Job Desain

 Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

1) Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua
jabatan dalam perusahaan.
2) Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan,
sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.
3) Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam
pelaksanaan tugas.
4) Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS)
sehingga produktivitas kerja meningkat.
5) Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.

6) Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi,

pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan
pemberhentian karyawan.
7) Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan
pensiun karyawan.
8) Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.

 Tujuan Job Design

Desain pekerjaan mutlak dimiliki oleh setiap perusahaan karena dalam desain pekerjaan
yang dilakukan adalah merakit sejumlah tugas menjadi sebuah pekerjaan agar pekerjaan yang
dilakukan menjadi terarah dan jelas. Menurut (Sunarto, 2005) desain pekerjaan memiliki tujuan
agar :
 a. Efisiensi operasional, produktifitas dan kualitas pelayanan menjadi optimal.

b. Fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja secara horizontal dan

hirarki.

c. Minat, tantangan, dan prestasi menjadi optimal.

d. Tanggung jawab tim ditetapkan sedemikian rupa, sehingga bisa

meningkatkan kerja sama dan efektifitas tim.
e. Integrasi kebutuhan individu karyawan dengan kebutuhan organisasi

 Metode Job Design

Setiap organisasi atau perusahaan mempunyai cara tersendiri dalam membuat desain
pekerjaan untuk seluruh anggota sesuai bagiannya masing-masing. Dalam membuat desain
pekerjaan komunikasi antara atasan dan bawahan harus diperhatikan karena desain pekerjaan
dalam suatu organisasi dan proses komunikasi adalah hal yang tidak dapat dipisahkan (Sunarto,
2005). Inti dalam membuat desain pekerjaan adalah bagaimana membuat semua pekerjaan yang
ada disusun secara sistematis. Desain pekerjaan membantu dalam menjelaskan pekerjaan apa
yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut, berapa banyak pekerjaan
yang harus dilakukan dan bagaimana ketentuan yang harus dijalankan sehingga pekerjaan dapat
diselesaikan (Sunarto, 2005). Dalam job design terdapat 3 metode, yaitu job rotation, job
enlargement, dan job enrichment. Suatu organisasi tidak harus menggunakan ketiga metode
job design secara bersamaan tergantung kondisi organisasi tersebut. Berikut gambaran
umum tentang job rotation, job enlargement, dan job enrichment.
1. job rotation strategi di mana karyawan akan mengerjakan pekerjaan lain atau
tugas yang berbeda dan belum pernah dikerjakan sebelumnya.
2. job enlargement bertujuan untuk memperluas isi pekerjaan karyawan secara
horizontal, artinya karyawan akan diberikan tugas yang lebih banyak, di mana
perluasan tersebut tetap dalam satu level pekerjaan pokoknya.
3. job enrichment pada dasarnya job enrichment bertujuan untuk memperluas
pekerjaan karyawan secara vertikal, artinya karyawan akan diberi tugas yang
levelnya di atas pekerjaan pokoknya saat ini.
job enrichment lebih menekankan pada kualitas, sedangkan job enlargement
lebih menekankan pada kuantitas.
 Job Rotation Job Enlargement Job Enrichment
Pekerjaan
Sempit Sempit Luas
 Definisi
Berulang-ulang Berulang-ulang Berubah
 Sifat Terbatas Terbatas Banyak

 Kompleksitas Beberapa Beberapa Banyak

 Variasi
Pengambilan Terbatas Terbatas Besar

Keputusan
Tanggung Jawab Terbatas Terbatas Besar
Beban Horizontal Horizontal Vertikal

 Proses pelaksanaan dari SDM

Proses adalah metode atau cara sistematis dalam melakukan atau menangani suatu
kegiatan. Untuk memperoleh, mempertahankan, dan mengembangkan sumber daya manusia
yang potensial, perusahaan harus melakukan serangkaian proses manajemen sumber daya
manusia yang dimulai dari tahap perencanaan SDM, rekrutmen, seleksi, perjanjian kerja,
orientasi dan penempatan, pelatihan dan pengembangan karyawan, penilaian kinerja, imbal jasa
sampai dengan pemutusan hubungan kerja (PHK).

 Manfaat Job Desain

Manfaat desain pekerjaan sangat besar. Desain pekerjaan merupakan faktor penting
dalam manajemen terutama manajemen operasi karena selain berhubungan dengan
produktifitas juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan perusahaan
(Sulipan, 2000).

Manfaat Job Design, menurut (Sunarto, 2005) desain pekerjaan memiliki manfaat
yaitu:

1. Efisiensi operasional, produktifitas dan kualitas pelayanan menjadi optimal.

2. Fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja secara horizontal
dan hirarki.
3. Minat, tantangan, dan prestasi menjadi optimal.
4. Tanggung jawab tim ditetapkan sedemikian rupa, sehingga bisa meningkatkan kerja
sama dan efektifitas tim.
5. Integrasi kebutuhan individu karyawan dengan kebutuhan
organisasi

Manfaat lain dari Job Design, berikut :

1. Job design diadakan dengan maksud “ To Increase motivation of individual and work
performance”
2. Pekerjaan (Job) merupakan fondasi untuk produktivitas organisasi dan kepuasan
karyawan. Sehingga, job design tidak dapat dipisahkan dengan masalah produktivitas
organisasi dan kepuasan kerja karyawan.
3. Karakteristik pekerjaan yang dicermati dalam job design sedikit banyak
4. Bepengaruh kepada kinerja karyawan. Job design mempengaruhi produktivitas dan
quality of working lyfe. Job design juga menempati posisi sentral yang
mempertemukan karyawan dengan organisasi/perusahaan tempat mereka bekerja.
5. Job design yang buruk atau pekerjaan yang dirancang dan dibangun buruk akan
mengakibatkan produktivitas rendah, employe turnover, absenteeism, keluhan
ketidakpuasaan kaaryawan, sabotase, pemogokan karyawan, pengunduran diri, dan
masalah lain-lian.
6. Job design mengintegrasikan subtansi pekerjaan (Job content), kualifikasi dan
imbalan untuk masing - masing pekerjaan sesuai kepentingan karyawan dan
organisasi.
7. Job design seringkali menjadi kunci penting yang memastikan karyawan termotivsi
atau sebaliknya.

Faktor yang mempengaruhi Job Design, berikut :

1. Individu
Memiliki perbedaan sikap, sifat, karakter, pandangan, persepsi, sosial budaya, norma
yang berbeda untuk setiap individunya dalam organisasi yang sama.
Peran individu dalam organisasi sama pentingnya dengan pekerjaan sehingga SDM
menjadi fokus perhatian para Manajer.
2. Teknologi yang digunakan
Teknologi berdampak pada desain pekerjaan. Jenis pekerjaan, alat yg digunakan, tata
letak, dan teknik untuk menghasilkan output merupakan kendala yg menghambat
kelancaran pekerjaan.
3. Biaya atau Anggaran
Anggaran merupakan variabel yang krusial di tiap organisasi. Manajemen harus
berpijak dari sisi ekonomis organisasi. Sumber daya yang representatif, harus
direncanakan sebagai awal keberhasilan organisasi. Manajemen harus secara kontinu
menyelaraskan manfaat desain pekerjaan dengan pertimbangan biaya.
4. Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang tepat akan memberikan dampak yang besar bagi organisasi/
perusahaan.
5. Variabel Internal
Meliputi : (a) Manajemen, (b) Karyawan, (c) Stakeholder, (d) Serikat Pekerja

 Pendekatan Job Design, berikut :

1. Pendekatan Mekanistik
Dengan menggunakan pendekataan mekanistik yang juga dirujuk sebagai pendekatan
manajamen ilmiah, para perancang kerja berusaha keras untuk merancang kerja
sehingga tugas – tugas dapat dilaksanakan seefisien mungkin. Tugas ini dapat
membantu dalam melakukan penelitian tentang gerak dan waktu serta sistem
pembayaran insentif, masing – masing dengan tujuan memperoleh produktivitas tinggi.
Biasanya, inti pekerjaan melibatkan hampir seluruh kegiatan fisik, bukan kegiatan
mental. Demi efisien, kerja seringkali dibagi- bagi ke dalam tugas – tugas kecil,
sederhana, distandarkan, dan dilakukan secara berulang – ulang oleh satu orang.
Sebagai akibatnya, individu dan masing – masing kerjanya menjadi sangat khusus.
2. Pendekatan Faktor Manusia
Pendekatan ini diperhitungkan dalam perencanaan kerja termasuk dimensi fisik dari
tubuh manusia, prinsip -prinsip mekanis yang mengatur gerak tubuh dan fisiologi.
Mengetahui dimensi – dimensi tubuh manusia akan mempermudah pembuatan desain
peralatan yang digunakan dalam kerja. Tujuan pelakansaan ini adalah mendesain
peralatan yang cocok dengan seluruh bagian tubuh fisik yang ada pada orang yang
akan menggunakan peralatan tersebut. Pendekatan ini serinng kali disebut ergonomi.
Ergonomi adalah komponen kegiatan dalam ruang lingkup hiperkes yang antara lain
meliputi penyerasian pekerjaan terhadap tenaga kerja secara timbal balik untuk
efisiensi dan kenyamanan kerja dalam desain pekerjaan.
3. Pendekatan Motivasi
Pendekatan ini dimulai dengan asumsi bahwa kerja dapat dirancang untuk merangsang
motivasi karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja. Asumsi ini tidak bertentangan
dengan pendekatan factor manusia, namun bertentangan dengan pendekatan
mekanistik. Ada dua jenis pendekatan motivasi , yaitu :
a. Pendekatan Motivasional Individu Kontemporer
Karyawan yang menghargai makna, menghargai tanggung jawab, dan
mengetahui hasilnya, bagi Job Enrichment untuk menyediakan karakteristik
kerja ini akan meberikan hasil kerja dan hasil individu yang positif.
b. Pendekatan Kontemporer Tim
Jika pendekatan kontemporer individu dan pendekatan ilmiah merancang kerja
untuk setiap individu, maka pendekatan kontemporer tim merancang kerja untuk
kelompok – kelompok individu. Rancangan tim ini secara umum menunjukan
suatu perhatian terhadap kebutuhan social individu serta kendala -kendala
teknologi. Tim – tim karyawan seringkali merotasi kerja dan mungkin mengikuti
produk yang sedang mereka kerjakan samapai pada tahap akhir proses. Dalam
rancangan kontemporer tim, masing – masing karyawan belajar menangani
banyak tugas, Sebagian diantaranya membutuhkan ketrampilan yang berbeda.
Ketika dihadapkan pada keputusan ini tim umumnya mencoba melibatkan semua
anggotanya.Jadi, tim dapat memuaskan sejumlah pilihan pada pencapaian dan
pemenuhan tugas dan sejumlah pilihan pada interaksi social.Jika anggota itm
bekerja sama dengan baik, keputusan dan perilaku tim menghasilkna keluara
(output) yang lebih besar.
 Penerapan Human resources dan job design dalam suatu perusahaan secara
umum dan penerapan nya pada PT CHANDRA
Dalam penelitian ini terdapat, jabatan yang akan dianalisa yaitu supervisor,
konsultan produk, staf administrasi gudang, stoker (auditor gudang), kasir dan SPG (Sales
Promotion Girl) atau SPM (Sales Promotion Man). Aspek yang dianalisa meliputi tugas,
wewenang, tanggung jawab, tujuan jabatan, keahlian yang dibutuhkan, pendidikan yang
dimiliki dan kemampuan dasar yang harus dimiliki. Berikut ini merupakan hasil analisa
dan desain pekerjaan yang telah dilakukan:
 1. Supervisor
Untuk topik keahlian yang dibutuhkan, pendidikan dan kemampuan dasar termasuk
dalam golongan spesifikasi pekerjaan. Berikut merupakan keahlian yang dibutuhkan
supervisor, yaitu mampu berkomunikasi dengan baik, cekatan dalam segala hal
menyangkut kegiatan toko, bisa memimpin bawahannya, dan giat bekerja. Pendidikan
yang dibutuhkan supervisor, adalah Diploma atau S1(Sarjana). Kemampuan dasar yang
harus dimiliki supervisor, yaitu komunikasi, angka, analitikal dan hubungan dengan orang
lain.

Berikut merupakan tugas supervisor, yaitu membuat laporan penjualan tiap bulan
dan mengevaluasi hasil kerja bawahannya, mengorder barang, membuat price tag
barang baru, briving pegawai, mengontrol kebersihan barang display, mengurus
keluhan konsumen, training pegawai, bertemu dengan distributor dan melaporkan
kinerja pegawai kepada direktur.
Tujuan supervisor, adalah mengkoordinasikan barang untuk disuplai dari gudang ke
toko, menjaga kestabilitas toko agar selalu kondusif dan memaksimalkan penjualan
perusahaan dan melaporkan hasil pengjualan SPG atau SPM kepada bapak marthin.
2. Konsultan Produk
Untuk topik keahlian yang dibutuhkan,pendidikan dan kemampuan dasar termasuk
dalam golongan spesifikasi pekerjaan. Berikut merupakan keahlian yang dibutuhkan
konsultan produk, yaitu mampu menganalisa konsumen, menghafal produk, dan mampu
berkomunikasi dengan baik. Pendidikan yang dibutuhkan konsultan produk, adalah SMA
(Sekolah Menengah Atasa), Diploma atau S1 (Sarjana). Kemampuan dasar yang harus
dimiliki komunikasi, angka, analitikal dan hubungan dengan orang lain.
Berikut merupakan tugas konsultan produk, yaitu meyakinkan konsumen agar membeli
produk, mampu menggantikan tugas SPM atau SPG yang tidak hadir, memastikan
kebersihan barang display, memberikan pengarahan tentang informasi produk kepada SPM
atau SPG dan menstok barang. Wewenang konsultan produk, yaitu mengatur barang
display agar terlihat rapi, melaporkan SPM atau SPG yang melakukan kesalahan kepada
atasan, dan menggunakan komputer dalam input data konsumen dan barang
Tujuan kerja konsultan produk, yaitu menjelaskan kepada bawahan tentang spesifikasi
produk baru, memenuhi target penjualan dan dapat menggantikan tugas SPM atau SPG
yang tidak hadir komunikasi, angka, dan riset.
 3. Stoker
Untuk topik keahlian yang dibutuhkan, pendidikan dan kemampuan dasar termasuk
dalam golongan spesifikasi pekerjaan. Berikut merupakan keahlian yang dibutuhkan,
yaitu dapat mengoperasikan komputer dan program Microsoft excel dan Microsoft word
dan memasukkan data kedalam program komputer. Pendidikan yang harus stoker
dibutuhkanS1 (Sarjana). Kemampuan dasar yang harus dimiliki stoker analitikal, angka
dan riset.
Berikut merupakan tugas stoker, yaitu mengaudit barang, membuat laporan
sirkulasi barang, mengatur semua stok barang gudang dan toko. Wewenang stoker,
yaitu menyuruh pihak yang bersangkutan membantu membereskan laporan
pemasukkan data barang yang salah, mengontrol sirkulasi barang, dan melaporkan
segala kegiatan ke manajer.
Tujuan jabatan stoker, yaitu sebagai auditor untuk me mastikan ketersediaan barang,
memastikan bahwa data benar-benar sesuai dengan fisik barang dan melaporkan keadaan
sirkulasi barang kepada pimpinan.
4. Kasir
Untuk topik keahlian yang dibutuhkan,pendidikan dan kemampuan dasar termasuk
dalam golongan spesifikasi pekerjaan. Berikut merupakan keahlian yang dibutuhkan
kasir,yaitu administrasi, berhitung, dan mampu mengoperasikan komputer. Pendidikan
yang dibutuhkan kasir, adalah SMA (Sekolah Menengah Atas) dan Diploma. Kemampuan
dasar yang harus dimiliki kasir, adalah komunikasi, hubungan dengan orang lain, analitikal
dan angka.
Berikut tugas kasir, yaitu melayani pembayaran konsumen, mencatat pengeluaran
dan pemasukan toko, melaporkan hasil setoran toko tiap hari kepada atasan, mengurus
piutang, membuat nota pengiriman dan mutasi barang, mengecek penggunaan mesin
credit card, membuat laporan mutasi barang beban toko (listrik dan pajak toko) dan
memastikan semua nota pengiriman barang sudah diberikan kepada staf gudang.
Tujuan jabatan kasir, adalah untuk mengolah kas toko, serta melayani pembayaran
konsumen.

5. Staf Gudang
Untuk topik keahlian yang dibutuhkan,pendidikan dan kemampuan dasar termasuk
dalam golongan spesifikasi pekerjaan. Berikut merupakan keahlian yang dibutuhkan staf
gudang, yaitu dapat mengoperasikan program komputer microsoft SQL, microsoft word
 dan microsoft excel serta mengaudit barang. Pendidikan staf gudang, adalah D1 (diploma).
Kemampuan dasar yang harus dimiliki staf gudang, adalah komunikasi, hubungan dengan
orang lain, angka dan teknikal.
Berikut merupakan, tugas untuk staf gudang, yaitu membuat laporan sirkulasi barang
gudang. memastikan bahwa barang gudang perlu untuk dimutasi atau tidak. menstok
barang gudang. menyusun rute pengiriman barang. mengurus absensi supir dan mengecek
kelayakan barang. dan mengecek produk yang dianggap sebagai produk andalan.
Tujuan staf gudang, yaitu mengawasi dan memastikan stok barang gudang.
melakukan proses tutup buku gudang. pengadaan barang gudang untuk stok. memonitoring
kondisi barang dan gudang. mengawasi pendistribusian barang.
6. SPM (SPM atau SPG Promotion Man) atau SPG (SPM atau SPG Promotion Girl)
Untuk topik keahlian yang dibutuhkan,pendidikan dan kemampuan dasar termasuk
dalam golongan spesifikasi pekerjaan.
Berikut merupakan keahlian yang dibutuhkan konsultan produk, yaitu mampu
menganalisa konsumen, menghafal produk, dan mampu berkomunikasi dengan baik.
Pendidikan yang dibutuhkan konsultan produk, adalah SMA (Sekolah Menengah Atasa),
Diploma atau S1 (Sarjana). Kemampuan dasar yang harus dimiliki komunikasi, angka,
analitikal dan hubungan dengan orang lain.
Berikut merupakan tugas SPM atau SPG, yaitu menjaga kebersihan barang
display, membuat price tag barang, mempromosikan barang, memenuhi target
penjualan, menstok barang, membuat cacatan penjualan barang, mengecek harga
(melihat perubahan).
Tujuan SPM atau SPG, adalah menutupi target penjualan dan menawarkan produk
kepada konsumen.

Kesimpulan

Human resources merupakan proses merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan
kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien. Yang bertujuan untuk mewujudkan visi dan
misi organisasi agar tercapai dengan strategi - strategi yang efektif dan efisien sehingga
kuantitas dan kualitas dari SDM yang dibutuhkan terpenuhi. Job design merupakan proses
menentukan tugas tugas spesifik untuk dikerjakan, metode - metode yang dipakai dalam
menjalankan tugas - tugas tersebut, dan cara pekerjaan yang bersangkutan berhubungan
dengan pekerjaan lain dalam organisasi. Yang bertujuan untuk menentukan tugas pada setiap
 individu agar mempunyai tanggung jawab masing - masing sehingga dapat mencapai tujuan
secara optimal yang dimana menjelaskan tentang ketentuan - ketentuan pelaksanaan
pekerjaan.

SUMBER :
https://www.psychologymania.com/2013/01/manfaat-desain-pekerjaan.html
https://www.academia.edu/37274290/PERENCANAAN_SUMBER_DAYA_MANUSIA_D
AN_JOB_DESIGN
https://irrineayu.wordpress.com/2015/04/03/job-design-pengertian-tujuan-unsur-metode-dan-
faktor-penentu/
https://media.neliti.com/media/publications/35913-ID-analisa-pekerjaan-dan-desain-
pekerjaan-pada-pt-chandra-elc-di-sidoarjo.pdf