Sop Bem Ptki Medan Kementrian Perindustrian R1 (Revisi 2)

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
POLITEKNIK TEKNOLOGI KIMIA INDUSTRI

Periode 2020-2021
Sekretariat : Kampus Politeknik Teknologi Kimia Industri, Jl. Medan Tenggara VII, Kec. Medan Denai,
Medan, Sumatera Utara, Telp. 061.7867810, Kode Pos : 20228, bemptkimdn.blogspot.com/

ATURAN LEMBAGA BADAN EKSEKUTIF MAHASIWA

POLITEKNIK TEKNOLOGI KIMIA INDUSTRI MEDAN
Periode 2020/2021
PENDAHULUAN
Mahasiswa merupakan insan intelektual yang akan menjadi generasi penerus
bangsa di masa depan. Dalam mengembangkan dirinya, mahasiswa tidak hanya bisa
memanfaatkan ruang kuliah sebagai tempat belajar, berhimpun dalam organisasi
kemahasiswaan juga merupakan sarana belajar bagi setiap mahasiswa untuk bisa
mengembangkan kemampuan intelektual, kemampuan sosial dan kemampuan religiusnya.
Organisasi kemahasiswaan yang dibentuk oleh mahasiswa merupakan miniature state atau
student goverment yang melaksanakan tugas dan fungsi seperti sebuah negara. Konsekuensi
dari organisasi kemahasiswaan sebagai student government ialah segala aktivitasnya
merupakan aktivitas politik.
POLITEKNIK TEKNOLOGI KIMIA INDUSTRI MEDAN adalah perguruan
tinggi dibawah nanungan Kementerian Perindustrian Republik Indonesia. Dimana didalamnya
terdapat organisasi mahasiswa intra kampus yang disebut PEMA PTKI. Dalam PEMA PTKI
Medan terdapat Lembaga Besar salah satunya ialah BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
(BEM). BEM adalah lembaga tingkat operasional dikampus PTKI Medan, dimana ketuanya
disebut dengan Presiden Mahasiswa. BEM PTKI Medan memiliki beberapa struktur pengurus
yang berperan sebagai eksekutor mahasiswa PTKI Medan, yakni sebagai berikut :
1. Presiden Mahasiswa
2. Wakil Presiden Mahasiswa
3. Sekretaris Jenderal
4. Bendahara Umum
5. Menteri Dalam Kampus
6. Menteri Luar Kampus
7. Menteri Riset dan Teknologi
8. Menteri Komunikasi dan Informasi
9. Menteri Pemuda & Olahraga
10. Menteri Sosial & Budaya
Periode 2020-2021

BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Lembaga ini bernama : Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Teknologi Kimia Industri
Medan.
Pasal 2
Badan Eksekutif Mahasiswa PTKI Medan didirikan pada tanggal 06 Mei 2009 di Medan
sampai batas waktu yang tidak ditentukan.
Pasal 3
Bertempat Di Politeknik Teknologi Kimia Industri Medan, Jalan Medan Tenggara VII
Sumatera Utara.
Pasal 4
Badan Eksekutif Mahasiswa Berdasarkan AD/ART PEMA PTKI Medan
Pasal 5
Kekuasaan :
(1) Badan Eksekutif Mahasiswa adalah pemegang kekuasaan tingkat operasional yang di
pimpin oleh Presiden Mahasiswa dan bertanggung Jawab ke MPM PTKI Medan
Pasal 6
Susunan Kekuasaan :
(1) Sidang Pleno
(2) Rapat Pimpinan
(3) Rapat Kordinasi
(4) Rapat Kerja
Periode 2020-2021

Pasal 7
Struktur Organisasi :
MPM
DPM BPK
PRESMA/WAPRESMA
AGUS WIRANTO/ ALBERT M
SEKRETARIS JENDERAL BENDAHARA UMUM

DANIEL C.S LOUIS EUNIKE S
MENLU MENRISTEK MENSOSBUD MENDAK MENPORA MENKOMINFO

ADRIANTO S DEBY MARSELA CITRA FITRI NICHOLAS P JONATAL S DESI NATALIA
PADUAN SUARA MAHASISWA
KEBAKTIAN MAHASISWA KRISTEN

Johannes LumbanToruan
KUNGFU NAGA SAKTI

HIMPUNAN MAHASISWA MESIN HMJ UKM
JOSUA LUMBAN GAOL
GEMPALS
IKATAN MAHASISWA KATOLIK
BADAN KEROHANIAN ISLAM

Muhammad Khalis Tanjung
MAHASISWA
Periode 2020-2021

BAB III
TUGAS DAN WEWENANG
Pasal 7
Presiden Mahasiswa :
(1) Penanggungjawab Badan Eksekutif Mahasiswa PTKI Medan
(2) Mengorganisir dan Mengkordinir Kepengurusan secara umum
(3) Melakukan Komunikasi dengan pihak Birokrasi Kampus guna mensukseskan
program BEM
(4) Melakukan Komunikasi politik dan Memunculkan Seluruh warga Dalam Ruang
Lingkup kampus PTKI dengan pihak luar dan instansi terkait
(5) Dapat mendelegasikan kewewenangannya kepada seluruh pengurus sesuai dengan
pembagian tugas yang ada.
(6) Mengevaluasi kepengurusan dalam tanggungjawabnya.
(7) Dapat menentukan waktu tugas kepengurusannya sepanjang dapat
dipertanggungjawabkan.
(8) Selalu berkordinasi serta manajemen dengan Majelis Permusyawaratan Mahasiswa
PTKI Medan.
Wakil Presiden Mahasiswa :

(1) Pengganti Presiden Mahasiswa jika PRESMA berhalangan dengan tugas dan
wewenang
(2) Melaksanakan tugas sebagai Presiden mahasiswa harian.
(3) Mengkordinasikan menteri dalam melaksanakan tugas dan program kerja yang
disusun.
(4) Menyampaikan informasi ,memberikan masukan dan evaluasi kepada ketua BEM
terkait dengan berbagai perkembangan,persoalan,dan kebijakan BEM PTKI medan.
Sekretaris Jenderal :
(1) Bertanggung Jawab kepada Presiden Mahasiswa.
(2) Menjalankan fungsi kesekretariatan sebagai pusat administrasi.
(3) Bertanggung Jawab terhadap setiap surat masuk dan surat keluar
(4) Bertanggung Jawab terhadap seluruh inventaris Kesektretariatan dan aset Organisasi.
Periode 2020-2021

(5) Mengurus administrasi organisasi sesuai dengan yang digariskan dalam AD/ART serta
peraturan dan keputusan.
(6) Membantu presiden dalam memimpin dan menjalankan AD/ART serta segala
peraturan dan keputusan rapat kerja BEM PTKI Medan.
(7) Bertanggung jawab terhadap penyelengaraan rapat kepengurusan dan daftar hadir
(8) Merumuskan kebijaksanaan umum dalam bidang kesekretariatan dan administrasi
organisasi sebagai pusat komunikasi dan informasi
(9) Administrasi, berkordinasi kepada menteri-menteri dalam program-program yang
dijalankan.
Bendehara Umum :
(1) Menyusun rancangan anggaran penerimaan dan pengeluaran BEM PTKI Medan untuk
satu periode kepengurusan.
(2) Bersama Ketua dan wakil Ketua menjalankan kebijaksanaan keuangan.
(3) Mengawasi keuangan menteri-menteri dalam program-program nya
(4) Bertanggungjawab atas keluar masuk nya anggaran organisasi
(5) Bertanggung jawab atas administrasi keuangan organisasi,
(6) Membuat laporan keuangan organisasi secara berkala sehingga dapat diperiksa bila
diperlukan dan Menandatangani bukti-bukti pengeluaran dan penerimaan uang
Mentri Dalam Kampus
 Melakukan komunikasi yang sinergi dengan HMJ dan UKM

 Menjaring aspirasi Mahasiswa dalam wilayah program
 Melaksanakan Program-program kerja BEM PTKI Medan
 Mempertanggung jawabkan kerja kepada Sekretaris Jenderal
Mentri Luar Kampus
 Melakukan konsolidasi dengan BEM,instansi di luar Ruang lingkup BEM PTKI guna
mensukseskan Program.
Periode 2020-2021

 Melakukan kerja sama yang sinergi dengan BEM,intansi luar guna memperkuat
dinamika organisasi dan Programatik.
 Mengkaji Isu-Isu Nasional yang strategis (politik,sosial,budaya,) untuk dinamisasi
Organisasi.
 Melaksanakan Program-Program BEM PTKI Medan
Mentri Riset dan Teknologi
 perumusan dan penetapan kebijakan di bidang penelitian, pengembangan,pengkajian,

dan penerapan, serta invensi dan inovasi
 pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di
lingkungan Kampus PTKI Medan
 pengelolaan barang milik BEM PTKI Medan menjadi tanggung jawab Menteri Riset
dan Teknologi
 Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan PTKI Medan
Mentri Komunikasi dan Informasi
 Melakukan dan Menggali Informasi secara luas dan akurat mengenai situasi Kampus
dan Luar kampus
 Mempublikasikan setiap Informasi Kampus secara akurat dan kritis kepada seluruh
elemen di PTKI Medan
 Mengembangkan,menyebarluaskan Informasi yang mengenai situasi Nasional kepada
seluruh elemen di PTKI Medan
 Memanfaatkan media yang komunikatif,berimbang sebagai pusat informasi
 Melaksanakan Program-Program BEM PTKI Medan
Mentri Pemuda dan Olahraga

Periode 2020-2021

 Pemegang kordinasi kegiatan mahasiswa dalam bidang olahraga

 Merealisasikan aspirasi mahasiswa untuk memajukan kegiatan di dalam
internal/eksternal kampus dalam bidang olahraga
 Mempertanggung jawabkan kerja kepada sekertaris jendral
Mentri Sosial dan Budaya
 Mengoordinasi dan memberikan saran dan masukan serta rekomendasi kepada Ketua
BEM terhadap pergerakan Sosial dan Budaya
 Memberikan tindakan, masukan, serta solusi dalam pergerakan Sosial dan Budaya
turun ke masyarakat Menaungi UKM
 Memberikan arahan dan solusi terhadap kegiatan Bakti Masyarakat PTKI,UKM,dan
HMJ
 Meningkatkan kepedulian mahasiswa terhadap kondisi sosial masyarakat
 Menaungi dan mengoordinasi semua kegiatan UKM dan HMJ
 Menjalin kerjasama dengan Stakeholder kemanusiaan atau pengabdian masyarakat
demi masyarakat
 Mengupayakan PTKI sebagai kampus tanggap bencana dengan mengikut sertakan
UKM dan HMJ
 Mengoordinasi, dan menciptakan peluang serta ikut serta dalam Forum Nasional
Sosial Masyarakat
PENGELOLAAN PROPERTI
Periode 2020-2021

Peraturan Di Ruang BEM PTKI Medan
• Setiap pengurus BEM berkewajiban untuk menjaga kebersiahan ruangan

BEM
• Setiap pengurus BEM berkewajiban untuk menjaga keteraturan ruang BEM
• Meletakkan sepatu secara rapi diluar ruangan BEM
• Menempel poster,Brosur,informasi ditempat yang sudah ditentukan
• Merapikan kembali tempat dan papan tulis setelah digunakan untuk rapat
• Setiap pengurus berkewajiban untuk menjaga setiap aset dan properti BEM,
dan menggunkan secara bijak
• Penggunaan printer didahulukan untuk kepentingan BEM
• Pengurus BEM berkewajiban merapikan Alat tulis yang telah
dipinjam/digunakan
• Peminjaman properti harus seijin SC dan mencatat di buku peminjaman
• Pengurus BEM berkewajiban untuk menciptakan lingkungan yang kondusif
Di Ruang BEM
• Pengurus BEM berkewajiban menciptakan budaya diskusi
• Pengurus BEM wajib untuk saling menghargai dan menghormati satu sama
lain
• Pengurus BEM dilarang keras melakukan tindakan atau apapun yang
menjurus SARA Atau Asusila
• Ruangan BEM tidak diperkenankan menjadi tempat untuk merokok dan
pemakaian/transaksi barang-barang terlarang (Narkoba)
• Pengurus BEM wajib mematuhi jam malam untuk Putri (20.00 wib) kecuali
untuk kepentingan yang mendesak dengan Ijin
SOP PENGGUNAAN ALAT TULIS
• Setiap pemakaian Alat tulis dengan seizin SC

• Setiap peminjam (Diperkenankan) mengambil sendiri
Periode 2020-2021

• Setiap peminjam (Wajib) menjaga Dan Merapikan
• Setiap peminjam (Wajib) mengembalikan ke tempat penyimpanan selesai
Dipakai
• Setiap peminjam yang merusak atau menghilangkan ,maka harus bertanggung
jawab dan menggantinya
• SC berhak menegur Pengurus BEM atau panitia yang tidak mengikuti aturan
penggunaan alat tulis
TATA CARA PEMINJAMAN PROPERTI BEM PTKI MEDAN
• Properti BEM adalah seluruh fasilitas, seperti yang telah diinventaris oleh
akademik
• Pengurus BEM ataupun pihak luar yang ingin meminjam properti diwajibkan
mengisi buku Peminjaman Properti. Dengan format sebagai berikut :
Jenis CP
Tanggal Tanggal PJ Penerima
No Propert Kegiatan Peminjam
Pinjam Pengembalian Pengembalian
i (Nama+telp)
• Peminjaman properti melalui ijin tertulis BPH

• Lama peminjaman properti BEM (Dikondisikan)
• Properti BEM yang telah selesai dipinjam, wajib dikembalikan ke tempat semula dengan
terlebih dahulu mengisi form pengembalian properti
• Peminjam wajib menjaga keutuhan dan kebersihan properti BEM yang dipinjam, apabila
terjadi kerusakan atau hilang, maka peminjam wajib memperbaiki atau mengganti
properti tersebut
• Khusus untuk peminjaman oleh pihak luar dan kepanitiaan BEM disertakan dengan surat
resmi peminjaman properti yang ditujukan kepada BPH
• Pengaturan peminjaman/pemakaian beberapa properti secara khusus diatur dalam
Pengaturan Properti
PENGGUNAAN PROPERTI
Periode 2020-2021

(Printer)
• Penggunaan untuk keperluan internal BEM tidak dikenakan biaya

• Penggunaan untuk keperluan kepanitiaan di bawah BEM dibuatkan anggaran
khusus dari panitia untuk pembelian tinta printer
• Penggunaan selain kedua poin di atas dikenakan biaya Rp 500.,00 / lembar
SOP ADMINISTRASI
Yang dapat mengeluarkan surat adalah :

• Presiden Mahasiswa/ Wakil Presiden Mahasiswa yang dibuat oleh Sekretaris
Jenderal
• Para Menteri dibuat oleh masing-masing Administrator
• Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris kepanitiaan Yang bersangkutan
Format Surat

Ketentuan:
• Format Kop surat seperti pada lampiran
• Menggunakan huruf Times New Roman
• Besar huruf 12
• Spasi untuk isi 1,5 spasi untuk bagian No, Lampiran, & Hal, lampiran 1 spasi,
dan kaki surat 1 spasi.
 Format umum surat tersebut adalah:

• Tanggal dikeluarkannya surat
 Disertai dengan tempat daerah. Terletak di bagian pojok kanan atas surat.
• Nomor
 Terletak di bagian kiri atas surat. Aturan penomoran surat adalah sebagai berikut :
• Untuk Presiden BEM dan Bidang-bidang
 (Nomor / Lingkup / Inisial kementerian/ Bulan / Tahun).
Periode 2020-2021

• Untuk Kepanitiaan
 (Nomor / Lingkup / inisial kegiatan/inisial kementerian/ Bulan / Tahun).
Keterangan :
•Nomor Surat
Setiap elemen yang membuat surat, mempunyai nomor surat tersendiri, untuk semua jenis
surat yang dikeluarkan.
No. [Nomor Urut Surat]/[Jenis Surat]/nama organisasi/[Bulan (Romawi)]/[Tahun]

Contoh: No.01/UND/BEM-ATK/I/2011
Untuk mengisi kolom jenis surat dapat disingkat

(SK:SURAT KEPUTUSAN)
• Lingkup surat meliputi:

• i (internal), jika surat ditujukan untuk internal ATK, contoh:, DIREKTUR,
UKM, dll.
• e (eksternal), jika surat ditujukan untuk eksternal ATK, contoh: Perusahaan,
DPR RI, dll.
• Inisial Kegiatan, Khusus untuk kepanitiaan kegiatan dan ditulis dengan
singkatan. Contoh: bedah kampus menjadi BK.
• KEMENTRIAN, menunjukkan nama Inisial kementrian yang mengeluarkan
surat.
• Bulan, menunjukkan bulan dikeluarkannya surat, ditulis dalam angka romawi.
• Tahun, menunjukkan tahun dikeluarkannya .
• Hal
 Menunjukkan hal yang disampaikan dalam surat secara singkat dan jelas.
• Lampiran
 Menunjukkan lampiran yang disertakan bersama surat, contoh: proposal, run down
acara, dll.
• Tujuan Surat
 Menunjukkan pihak yang dituju dalam surat, lengkap dengan gelar dan jabatannya.
• Isi surat
Periode 2020-2021

 Merupakan bagian inti surat, terdiri dari pembukaan, isi, dan penutup.
• Tanda Tangan
 Aturan peletakan tanda tangan adalah sebagai berikut:
• Untuk surat yang dikeluarkan oleh Ketua BEM
Presiden mahasiswa
Agus Wiranto Simanjuntak

NIM 18 02 059
• Untuk surat yangdikeluarkkan oleh sekretaris

Presiden mahasiswa sekretaris Jendral
Agus wiranto S Daniel Christian S

18 02 059 18 02 070
• Untuk surat yang dikeluarkan oleh menteri dan sifat biasa tanpa sepengetahuan presiden
Menteri ( )
Nama ( )
NIM ( )
• Untuk kegiatan kepanitiaan dari bem, contoh

Periode 2020-2021

Ketua pelaksana Seketaris kegiatan
Nama Nama
Nim Nim
Mengetahui
Pembantu direktur III Presiden mahasiswa
Nama Nama
Nim Nim
Untuk surat yang dikeluarkan oleh UKM
Ketua pelaksana sekretaris
Nama Nama

Nim Nim
Mengetahui
Deputi Ukm/Mendak Ketua Ukm
Nama Nama

Periode 2020-2021

Nim Nim
Menyetujui
Pembantu direktur III Presiden mahasiswa
Nama Nama

Nip Nim
Atas Nama
Bila dalam kondisi tertentu, orang yang berwenang tidak dapat menandatangani, maka dapat
digantikan oleh orang lain sesuai dengan hierarki posisinya dalam kepengurusan. Penulisan
diupayakan tetap diketik dan menyebutkan posisi serta nama orang yang meng-
atasnamakannya.
a.n Presiden
Wakil Presiden
Nama
Nim
Pengecapan
• Untuk surat yang dikeluarkan oleh Ketua BEM
 Cap BEM diletakkan di kiri tanda tangan presiden mahasiswa
• Untuk surat yang dikeluarkan oleh kementrien

 Cap BEM diletakkan di sebelah kiri tanda tangan sekretaris eksekutif badan eksekutif
mahasiswa
Periode 2020-2021

• Untuk kegiatan kepanitiaan
 Cap Kegiatan diletakkan di kiri tanda tangan Ketua Panitia. Cap BEM diletakkan di
kiri tanda tangan Presiden BEM
CAP BEM

• Pengecapan, penduplikatan dan penyimpanan Cap BEM adalah wewenang SC
• Peminjaman cap BEM harus seizin SC
• Jika dalam kondisi tertentu, Divisi (Mentri) / PJ piket harian tidak ada
ditempat, maka peminjam berhak melakukan pengecapan secara mandiri
• Setelah pemakaian, cap BEM wajib dikembalikan ke tempat semula. Apabila
cap BEM tidak dikembalikan ditempat semula peminjam akan dikenakan
sanksi denda sebesar Rp.5000,-
• Peminjam wajib menjaga keutuhan dan kebersihan cap BEM, apabila terjadi
kerusakan atau hilang, maka peminjam wajib menggantinya.
• Untuk kemudahan, cap BEM diduplikat hanya sebanyak 3 buah. 1 buah
tersedia di tempat cap, 1 buah disimpan ke Divisi sebagai cadangan, dan 1
buah untuk dipinjamkan kepada kepanitiaan. Dengan seijin KSB.
SOP SURAT KELUAR

• Surat keluar harus sesuai dengan SOP format surat.
• Setiap surat keluar harus diarsipkan dalam bentuk softcopy oleh masing-
masing pembuat surat dalam folder administrator kementrian
• “Daftar Surat Keluar" dengan format sbb:
Pihak
PJ yang Tgl
Waktu Tempat Tgl Kegiata No
pembuat menerima pembuata
kegiatan kegiatan kegiatan n surat
surat surat & n
alamatnya
SOP SURAT MASUK

• Setiap surat masuk wajib diletakkan di kotak surat masuk
Periode 2020-2021

• Surat masuk diarsipkan dalam “Buku Surat Masuk” dengan format sbb:
Pihak yang
Waktu Tanggal Tempat Jenis mengirim No No
Disposisi Kegiatan
Kegiatan kegiatan Kegiatan Surat surat & Surat Urut
alamatnya
• No urut surat ditulis di Pojok kanan atas surat, sesuai dengan arsip.
• Surat masuk didisposisikan kepada kementrian yang berkepentingan dengan
memberikan lembar disposisi pada kementrian ybs. Dengan format lembar
disposisi adalah sebagai berikut
No Urut Surat Disposisi untuk

No Surat
Nama kegiatan
Waktu Kegiatan
Tempat
Memo
Tanggal masuk surat

PJ disposisi (Ttd dan nama)
• Bila ada surat yang berupa undangan atau kegiatan yang perlu dihadiri oleh
BEM, tulis informasi yang ada di surat dengan format sbb:
No
Waktu/tempa Kegiatan /
Urut Disposisi Penyelenggara Hari/Tanggal
t Acara
surat
• Seluruh surat masuk diarsipkan pada “Folder Surat Masuk”. Bila ada yang
perlu melihat isi surat lebih detail, dapat mencatat atau mem-fotokopi, akan
tetapi tidak menyimpan surat tersebut.
SOP KEUANGAN
Periode 2020-2021

SISTEM KEUANGAN BEM PTKI Medan
• Sistem keuangan BEM mengadopsi sistim keuangan satu pintu yang memegang
keuangan dan mengkontrol keuangan adalah Bendahara
• Pelaksana dan pengelolaan keuangan untuk dilaksanakan oleh administrator dengan
kontrol dan auditing dari Bendahara
PENGELOLAAN KEUANGAN BEM
• Pengelola keuangan BEM adalah pihak yang berwenang mengatur keuangan BEM
yaitu Bendahara
• mengelola proses keluar masuknya uang BEM
• Sebagai pemegang kas BEM, kas operasiona BEM
• melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar BEM
• melakukan fungsi supervisi Kampus, melakukan otorisasi terhadap proses keluar-
masuknya uang untuk seluruh kegiatan BEM
• Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu kontrol
keuangan berkaitan dengan acara-acara kmeterian serta kepanitiaan-kepanitiaan di
bawahnya.
• Dalam melaksanakan tugasnya, Bendahara akan berkoordinasi dengan bendahara dari
masing-masing kepanitian dibawah BEM
LAPORAN KEUANGAN BEM
• Bentuk laporan keuangan BEM adalah laporan umum, laporan operasional

• Laporan untuk informasi internal akan dilaporkan setiap sebulan sekali berupa laporan
kas
Periode 2020-2021

• Laporan keuangan untuk transparansi eksternal akan diterbitkan setiap tiga bulan
sekali berupa neraca, laporan aktivitas keuangan, laporan arus kas serta catatan atas
laporan keuangan yang dipublikasikan melalui Mading BEM
• Publikasi atas laporan keuangan BEM juga akan dilakukan Via website yang
pengelolaannya akan dilakukan bekerja sama dengan MENKOMINFO
• Administrator (Bendahara) wajib membuat Laporan keuangan bidang secara berkala/
3 bulan sekali dalam bentuk : Laporan Sementara Penerimaan dan Penggunaan Dana
Anggaran
• Data pendukung pembukuan tetap berada pada yang bersangkutan. Dokumen
pendukung pembukuan per kegiatan/program beserta laporannya yaitu : form
permintaan dana,kwitansi tanda terima pengeluaran dana,bukti-bukti pengeluaran/bon
• Laporan keuangan dari masing-masing Mentri kemudian dikonsolidasi/digabung oleh
Bendahara menjadi Laporan Keuangan BEM
• Laporan keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan
Pertanggungjawaban tiap Mentri
SUMBER BEM
Sumber Dana BEM antara lain:
• Dana operasional dari akademi sesuai dengan dana yang tercantum yang telah
disetujui oleh pihak akademisi
• Surplus sharing dari kepanitiaan
• Dana BEM kepengurusan sebelumnya
PROSEDUR PERMINTAAN DAN PENGGUNAAN DANA

Syarat Pengajuan Permintaan Dana :
• Maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang di sahkan dalam rapat
kerja
• Diajukan Maksimal 30hari sebelum pelaksanaan kegiatan
Periode 2020-2021

• Membuat proposal untuk diajukan ke pihak direktur
Kepanitiaan internal
• Kepanitian internal adalah kepanitiaan yang memiliki anggaran keuangan BEM

sesuai dengan Proker
• Kepanitiaan wajib memberikan laporan keuangan kepada Bendahara,Sekretaris
eksekutif BEM ,selambat-lambatnya 10 hari kerja setelah kegiatan berakhir
• Kepanitain wajib menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban kepada pihak
Kemahasiswaan direktur selambat-lambatnya 10 hari setelah kegiatan berakhir
• Setiap keterlambatan dalam penyerahan laporan keuangan dikenakan Sanksi,
dikeluarkan dari dana pribadi (di luar dana sisa)
Kepanitiaan eksternal
• Kepanitian eksternal adalah kepanitiaan yang memiliki anggaran keuangan diluar

proker BEM (OSPEK)
• Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan akhir kepada BEM selambat-
lambatnya 15 hari kerja setelah kegiatan berakhir
• Setiap keterlambatan dalam penyerahan laporan keuangan tersebut akan dikenakan
denda 5000 rupiah / hari, dikeluarkan dari dana pribadi (di luar dana sisa)
• Panitia, pihak BEM dan pihak ketiga (cth: vendor, sponsorship, dll) wajib membuat
MoU / perjanjian bermaterai Rp. 6.000,- untuk penerimaan dan pengeluaran ≥ Rp. 1
juta / barang.
• Setiap kepanitiaan besar wajib membuat rekening yang ditandatangani oleh dua orang
(pihak kepanitiaan dan pihak auditor kepanitiaan)
PROSES PENGEMBALIAN DANA DAN PENYETORAN DANA

Periode 2020-2021

• Dana yang tidak habis pemakaiannya sesuai dengan anggaran (bila dana diterima
dimuka) wajib dikembalikan kepada Bendahara BEM
• Pengembalian dana dilakukan selambatnya ketika penyerahan LPJ Kegiatan termasuk
LPJ Keuangan dengan buktinya
• Penyetoran dana dilakukan oleh Ketua Kepanitiaan yang menghasilkan pembagian
dana sisa yang akan masuk ke dalam kas BEM
• Mekanisme penyetoran dana :Pihak yang mengembalikan dana/penyetor dana akan
mendapatkan bukti kwitansi penyerahan dana dan Salinan Lembar Penyetoran Kas
BEM
PROFIT DAN LOSS SHARING KEPANITIAAN

Profit Sharing
• Yang dimaksud dengan profit adalah net profit, yaitu keuntungan bersih setelah
dikurangi dana-dana operasional kepanitiaan yang dibebankan kepada Kepanitiaan
BEM
• Profit sharing digunakan utuk menutupi kekurangan kepanitiaan lain
• Sisa dana kegiatan harus sudah dilaporkan dan diserahkan ke Kas BEM 15 hari kerja
setelah berakhirnya kegiatan
LOSS SHARING
• Loss sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil
daripada pengeluarannya
• Persyaratan loss sharing sebagai berikut :
• Apabila adanya indikasi loss, maka Sekretaris Jenderal BEM berhak melakukan
intervensi hingga ke konsep acara terhadap kepanitiaan terkait untuk menghindari loss
• Apabila pihak panitia melihat adanya indikasi loss, panitia wajib melaporkan indikasi
adanya loss tersebut paling lambat H-15 hari kerja sebelum acara berlangsung

Periode 2020-2021

LAIN-LAIN :Hal-hal yang tidak boleh masuk dalam anggaran: team building dan
pembubaran
• Bukti-bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengeluaran
Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid.
Validitas bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran inilah yang akan diperiksa/dicek dalam
mekanisme auditing. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut.
Agar dapat dilaporkan dalam Laporan Keuangan, semua jenis pendapatan dan pengeluaran
harus disertai dengan
Bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam
Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang

• Bukti pemasukan merupakan tanda penerimaan uang yang diperoleh Bendahara BEM
Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan
laporan keuangan dengan informasi yang terdapat didalamnya sehingga memudahkan
pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
• Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MOU, kuitansi, tiket atau kupon.
• Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan alat tulis yang bersifat permanent
(pulpen, boxy, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca.
• Dokumen bukti penerimaan uang harus memiliki tulisan yang jelas tanpa coretan atau
tip-ex yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat didalamnya.
• Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang
signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca dengan
menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain).
• Setiap dokumen yang mendukung perjanjian dan bukti suatu penerimaan uang harus
disimpan rapi sehingga memudahkan kontrol apabila sewaktu-waktu dilakukan
pengawasan dan diberi kode. S untuk pemasukan P untuk pengeluara kemudian diikuti
nomor seri.
• S.001; S.002; S.003; P.001;P.002;dst
• MOU yang sah memiliki atribut sbb :
• Diberi nomor urut
• Tanggal penerimaan
Periode 2020-2021

• Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum
dengan jelas
• Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima
• Untuk penerimaan antara Rp. 250.000 – Rp.1.000.000 dilengkapi dengan materai
Rp.3.000,-
• Untuk penerimaan > Rp.1.000.000,- dilengkapi dengan materai Rp.6.000,-
• Kuitansi yang sah (juga digunakan untuk penerimaan donasi) memiliki atribut sbb :
• Tempat dan tanggal penerimaan uang
• Nama pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas beserta tanda tangan kedua
pihak
• Nominal uang terbilang dengan jelas
• Cap dan stempel dari panitia
• Tiket/kupon yang sah memiliki atribut sbb:
• Nominal uang terbilang dengan jelas
• Cap dan stempel dari panitia
• Dokumen bukti penerimaan uang dapat dinyatakan tidak sah oleh menteri
Keuangan ,Sekretaris eksekutif apabila dianggap memiliki unsur fraud (kecurangan),
setelah dilakukan prosedur audit (konfirmasi donatur/sponsor dan panitia).
• Pengecualian diberikan pada penerimaan yang benar-benar tidak bisa mendapatkan
dokumen bukti penerimaan uang dengan alasan yang jelas dan logis maka auditor,
setelah auditor mempertimbangkan dengan melakukan prosedur audit (penelusuran)
secara objektif.
Bukti Pengeluaran
• Dokumen bukti pengeluaran uang diharuskan ada untuk membuktikan eksistensi suatu
pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-
pihak yang berkepentingan
• Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, Struk, Kuwtansi dan Faktur
• Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat tulis yang bersifat permanent
(pulpen, boxy, spidol, tinta printer) dan mudah untuk dibaca
Periode 2020-2021

• Dokumen bukti pengeluaran uang harus memiliki tulisan yang jelas tanpa coretan atau
tip-ex yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat didalamnya.
• Dokumen bukti pengeluaran uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang
signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca dengan
menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain).
• Dokumen bukti pengeluaran uang harus memiliki hubungan dengan pelaksanaan
kegiatan, baik secara operasional maupun non-operasional dari kegiatan yang sedang
dilaksanakan, dan memiliki keterkaitan terhadap bidang/seksi yang membelinya.
• Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan
hal-hal sebagai berikut :
• Kepala (kop) surat
• Mencantumkan tanggal pengeluaran kas
• Jumlah pendapatan kas beserta deskripsinya yang jelas
• Cap lunas atau cap perusahaan
• Tanda tangan pihak yang berkepentingan
• Nama jelas pihak yang berkepentingan
• Bukti pembayaran yang bernilai ≥ Rp. 5 juta harus menyertakan stempel dan Nomor
Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan.
• Untuk pembuktian biaya telepon maka bukti tersebut harus mengungkapkan :
• Nama
• Jumlah biaya telepon
• Nomor telepon yang dituju
• Nama penelepon
• Siapa yang dituju
• Untuk keperluan apa
• Untuk pembuktian biaya telepon (voucher, kartu telepon) maka diwajibkan membuat
catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan mengungkapkan point (3), (4),
(5), dan (6)
• Untuk pengeluaran biaya bensin, ditetapkan sebagai berikut (per hari) :
• Memberikan bon dari SPBU apabila bensin diluar memberikan bon yang disahkan
pemilik toko.
• Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :

Periode 2020-2021

• Nama yang melakukan perjalanan dan tanda tangan
• Program kerja yang dilakukan
• Tanggal perjalanan
• Tujuan perjalanan
• Sarana serta biayanya
• Contoh:
• Nama : Agus wiranto simanjuntak
• Kegiatan : Rakornas
• Tanggal : 28 Desember 2020
• Tujuan : Universitas (BEBAS)
• Rute : kereta bisnis PP Rp180.000, bus (Rp15.000)
• Kuitansi yang dikeluarkan oleh bendahara ( menteri keuangan ) bukanlah suatu bukti
valid, bukti valid harus diperoleh dari panitia yang meminta reimbursment
(penggantian uang) serta melampirkan bon-bon pendukungnya seperti yang telah
dijelaskan sebelumnya. Kuitansi tersebut hanya merupakan dokumentasi bendahara
• Bendahara (menteri keuangan)dapat menggunakan kuitansi yang dibuatnya sebagai
bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang
valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus
jelas (sesuai syarat di atas)
• Kuitansi harus dilengkapi materai sebesar :
- Rp 3.000,00 untuk pengeluaran Rp 250.000,00 s/d Rp 1.000.000,00
- Rp 6.000,00 untuk pengeluaran di atas Rp 1.000.000,00
• Dalam setiap tanda bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan tambahan atau
catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika
hal tersebut terdapat dalam tanda bukti, maka tanda bukti tersebut dianggap tidak valid
• Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokkan beserta
bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi
FORMAT PROPOSAL dan LAPORAN KEGIATAN
Proposal
Periode 2020-2021

• Bagian pokok yang harus ada pada sebuah proposal

• Halaman Cover
• Halaman Pengesahan berisi tandatangan , seketaris dan ketua panitia kegiatan,
Presiden mahasiswa atk, dan PDIII.
• Nama kegiatan dan Tema kegiatan
• Pendahuluan, berisikan latar belakang diadakannya suatu kegiatan / acara.
• Tujuan, menjelaskan tujuan diadakannya kegiatan.
• Sasaran, menjelaskan sasaran / objek / peserta kegiatan.
• Waktu & Tempat diadakannya kegiatan
• Susunan acara, menjelaskan run down dan susunan acara beserta alokasi waktunya.
• Anggaran dana, menjelaskan tentang rencana pengeluaran dan perkiraan
pemasukan untuk operasional kegiatan.
• Susunan kepanitiaan, berisikan daftar susunan panitia inti pelaksana kegiatan.
• susunan kepanitian presiden mahasiswa menjadi penanggung jawab dan koordinator
kegiatan adalah menteri yang bersangkutan dengan kegiatan ybs
• Penutup
• Pengesahan, berisi tanda tangan pengesahan sesuai dengan ketentuan
• Kontrapretasi, khusus untuk proposal permohonan kerjasama/sponsorship
• Memberikan penjelasan tentang kelebihan yang didapat dari kerjasama tersebut
• Memberikan tawaran bentuk kerjasama
• Lampiran
• Pada bagian ini dapat disertakan lampiran-lampiran yang mendukung, misalnya untuk
kegiatan Desa Binaan, dapat disertakan foto-foto yang menggambarkan kondisi desa,
atau kegiatan Bedah Kampus dapat menyertakan foto-foto yang menunjukkan
kesuksesan Bedah Kampus di tahun sebelumnya
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

Periode 2020-2021

• Bagian Depan
• Halaman Judul
• Halaman pengesahan
• Kata Pengantar
• Berisi pengantar dari pelaksana kegiatan dan ucapan terima kasih.
• Daftar Isi
• Ringkasan
• Terdiri atas 1 halaman berisi ringkasan dari kegiatan yang telah dilaksanakan, yang
terdiri dari 3 alenia. Alenia pertama berisi latar belakang kegiatan dan tujuan kegiatan,
alenia kedua berisi metode kegiatan (misalnya seminar, lomba, dan sebagainya), dan
alenia ketia berisi hasil pelaksanaan kegiatan dan kesimpulan.
• Bagian Pokok
• BAB I Pendahuluan
• Memuat latar belakang masalah, tujuan, dan manfaat kegiatan.
• BAB II Pelaksanaan Kegiatan
• Berisi gambaran secara jelas dan sistematis tentang kegiatan yang telah dialksanakan,
meliputi
• Persiapan kegiatan, yaitu kegiatan – kegiatan yang dilakukan sealama menyiapkan
kegiatan, misalnya : rapat, penyususnan panitia, pembuatan dan penyebaran
pamphlet/undangan, konfirmasi dengan pembicara, persiapan tempat, dan sebagainya.
• Pelaksanaan kegiatan, memuat secara sistematis kegiatan yang berlangsung.
Misalnya : peserta kegiatan, waktu dan temapat kegiatan, pokok-pokok kegiatan
(pembukaan, presentasi pembicara, sesi tanya jawab, dan penutupan). Dibuat dalam
bentuk berurutan dan narasi (jika memang perlu dinarasikan)
• Hasil kegiatan, memuat hasil-hasil yang telah dicapai dalam pelaksanaan kegiatan.
Hal ini mencerminkan indicator keberhasilan dari suatu pelaksanaan kegiatan
• Evaluasi kegiatan, berisi evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan, hambatan
– hambatan yang dijumpai dalam pelaksanaan kegiatan, serta upaya
penanggungalangan yang dilakukan.
• BAB III
• Kesimpulan dan Saran
• Bagian Akhir
Periode 2020-2021

• Memuat lampiran – lampiran, antara lain : laporan keuangan (hanya berupa daftar
pengeluaran tanpa disertai bukti-bukti pengeluaran), daftar hadir peserta dan panitia,
foto kegiatan, dan lain – laian sesuai dengan kegiatan yang telah dilaksanakan.
• Bukti – bukti keuangan dibendel tersendiri terpisah dari laporan kegiatan

akademik disertai dengan cover tanpa perlu dijilid.
• Tata Cara Penyusunan dan Penulisan laporan

• Laporan ditulis dalam kertas ukuran kuarto A4 (21 cm x 29,7 cm) jenis HVS 70 g dan
tidak bolak balik.
• Laporan dijilid rapi menggunakan sampul dari kertas Buffalo atau sejenisnya.
• Tulisan pada sampul sama dengan halaman judul.
• Laporan dapat diketik dengan huruf Times New Roman font 12, atau Arial 11, atau
Tahoma 11, dengan spasi 1,5.
• Batas Pengetikan 4,4,3,3.
• Alinea baru dibuat pada ketukan yang ke-7 dari batas tepi kiri.
• Judul Bab diketik dengan huruf besar (capital) semua dan diatur supaya letaknya
simetris di tengah dengan jarak 4 cm dari tepi atas tanpa diakhiri dengan titik.
• Judul sub judul beserta nomornya diketik mulai dari tepi kiri (rata kiri), semua kata di
awali dengan huruf besar (kecuali kata penghubung dan kata depan), dan semua
diketik dengan huruf tebal (bold) tanpa diakhiri titik. Kalimat pertama sesudah anak
sub bab dimulai dengan alinea baru.
• Judul anak sub bab ditulis diketik mulai dari tepi kiri dan dicetak tebal, tetapi hanya
huruf pertama saja yang berupa huruf besar, tanpa diakhiri dengan titik.
• Jika judul sub bab lebih dari 5 baris dituliskan dengan spasi 1 atau rapat dengan baris
sebelumnya.
• Penomoran halaman
• Penomoran halaman dimulai dari bagian pokok yang memuat judul. Nomor halaman
ditempatkan di sebelah kanan bawah menggunakan angka Arab. Pada halaman
sampul, halam pengesahan, kata pengantar, daftar isi, dan ringkasan penomoran
halaman digunakan huruf Romawi kecil.
Periode 2020-2021

SOP PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI
• Publikasi BEM adalah segala bentuk sarana sosialisasi yang dikeluarkan oleh BEM
POLIKTEKNIK TEKNOLOGI KIMIA INDUSTRI.
• Publikasi BEM terdiri atas publikasi umum dan publikasi kegiatan atau kepanitiaan
BEM (Contoh publikasi umum : Ucapan Selamat untuk kepada presma , ucapan turut
berduka cita, dll. Contoh Publikasi kegiatan / kepanitiaan : OWK,dll).
• Publikasi umum dikeluarkan oleh MENKOMINFO, sedangkan publikasi kegiatan
ataupun kepanitiaan BEM dikeluarkan oleh , kementerian, ataupun kepanitiaan yang
bersangkutan.
• Setiap publikasi yang dikeluarkan oleh , kementerian,lembaga,ukm ataupun
kepanitiaan BEM harus mendapatkan pengesahan terlebih dahulu untuk disesuaikan
dengan SOP media.
• Publikasi yang telah disahkan selanjutnya mendapatkan tanda tangan dari
kementerian MENKOMINFO pada salah satu sampel nya untuk dijadikan arsip.
• Setiap publikasi BEM yang dipublikasikan, harus memenuhi standar sebagai berikut:
• Memuat logo BEM ,ATK,KEMENPRIN dengan proporsi 10% dari luas media
publikasi yang digunakan.
• Pembuatan media publikasi menggunakan software desain, seperti corelDraw, free
hand, illustrator,dll.
• Khusus media berupa pamflet dan poster, minimal berukuran A4.
• Setiap informasi harus didukung dengan fakta yang kuat.
• Publikasi umum BEM maksimal dipublikasikan tiga hari setelah informasi yang
terkait didapatkan.
• Penyebaran publikasi kegiatan ataupun kepanitiaan BEM harus memperhatikan hal-
hal sebagai berikut;
• Cakupan kegiatan sempit yaitu peserta spesifik, institusi khusus
• Minimal publikasi yang dikeluarkan berupa:
• Poster/pamflet 10 lembar di kampus
• website
• Leaflet jika dibutuhkan
• Cakupan kegiatan sedang yaitu dalam lingkup daerah
Periode 2020-2021

• Spanduk 1 buah
• Pamflet/poster 10 lembar di kampus
• Leaflet 1500 buah
• Website, dan sebainya
• Cakupan kegiatan luas yaitu provinsi
• Baliho 1 buah
• Spanduk 2 buah
• Pamflet/poster 20 lembar di kampus
• Leaflet 1000 lembar
• Website & sebagainya
• Penyebaran publikasi BEM harus memperhatikan tempat-

tempat strategis sebagai berikut :
• Spanduk/baliho: tempat pemasangan baliho dan spanduk yang telah disediakan
kampus
• Poster/pamflet: Mading-mading , sepanjang jalan Publikasi yang disebarkan harus
dilakukan langsung oleh pengurus BEM ataupun panitia yang bersangkutan (tidak
diserahkan ke lembaga formal ).
• Setiap kegiatan ataupun acara BEM harus didokumentasikan oleh biro, kementerian,
dan kepanitiaan yang terkait, minimal dengan menggunakan digital camera atau
handycam.
• Setiap dokumentasi foto maupun film BEM yang dihasilkan biro, kementerian, dan
kepanitiaan, harus diserahkan salinan softcopynya ke Biro Media cetak dan media
elektronik.
MEKANISME IJIN KETIDAK HADIRAN

1.Kriteria izin mutlak
Setiap pengurus berhak mendapatkan izin untuk tidak mengikuti kegiatan- •
:kegiatan BEM , apabila memiliki alasan sebagai berikut
• Sakit
• Menjaga keluarga yang sakit (jika tidak ada orang lain yang bisa menggantikan);
• Ujian atau aktivitas akademis lain yang memiliki sanksi akademis yang jelas;
Periode 2020-2021

• Hal lain yang telah melalui pertimbangan dan persetujuan dari Presiden mahasiswa
, Wakil Presiden mahsiswa , atau Ketua Biro/ kementerian yang bersangkutan.
Alur Perizinan .2
• Untuk rapat atau kegiatan-kegiatan internal kementerian izin disampaikan kepada
Menteri kementerian yang bersangkutan atau yang mewakili
• Untuk rapat koordinasi , izin disampaikan kepada Sekretataris eksekutif
• Untuk rapat pimpinan, izin disampaikan kepada Presiden mahasiswa atau Wakil
Presiden mahasiswa
• Untuk rapat dengar pendapat, izin disampaikan kepada Menteri yang akan
dilaporkan kepada Sekretaris jenderal
• Untuk kegiatan-kegiatan umum BEM yang melibatkan semua pengurus, izin
disampaikan melalui struktur di atasnya.
• untuk rapat khusus ,izin kepada menteri masing-masing,yang akan dilaporkan ke
seketaris eksekutif
Mekanisme penyampaian izin .3
izin disampaikan langsung atau di wakilkan oleh orang yang diberi mandat
MEKANISME PENGHARGAAN DAN HUKUMAN
Penghargaan :
Kriteria
• Tanggungjawab; Berkaitan dengan pelaksanaan tanggung jawab setiap pengurus
BEM
• Keterlibatan; Berkaitan dengan keterlibatan pengurus dalam kegiatan-kegiatan
BEM
• Kedisiplinan; Berkaitan dengan kedisplinan pengurus dalam mematuhi tata tertib
organisasi, SOP, dan peraturan tertulis lainnya dalam BEM

Hukuman
Kriteria
Periode 2020-2021

• Tanggungjawab; Berkaitan dengan pelaksanaan tanggung jawab setiap pengurus
BEM
• Keterlibatan; Berkaitan dengan keterlibatan pengurus dalam kegiatan-kegiatan
BEM
• Aktivitas Pencemaran nama baik, meliputi:
• Penyalahgunaan nama BEM untuk kepentingan di luar BEM
• Melakukan tindakan asusila/amoral

Tahapan
Tanggung jawab :
Jika terdapat pengurus yang tidak melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya
tanpa alasan yang jelas, tahapan sanksi yang akan dilakukan:
• Mekanisme pemanggilan oleh BPH (mengkonfirmasi kesalahan, cek dan ricek)

• Jika tidak ada perubahan selama dalam jangka waktu dua minggu, pengurus yang
bersangkutan akan dinon-aktifkan selama 2 pekan sejak ditetapkan hukuman,
dilandasi dengan surat keputusan Presiden mahasiswa.
Keterlibatan :
• Tahapan sanksi yang akan dilalui oleh pengurus yang tidak mengikuti 50%
kegiatan BEM baik yang internal maupun eksternal kementerian dalam jangka
waktu 3 bulan adalah:
• Teguran lisan dan pengingatan oleh BPH
• Surat Peringatan 1 atau teguran tertulis dari Ketua BEM , jika dalam jangka waktu
satu bulan setelahnya masih belum ada perubahan sikap oleh pengurus yang
bersangukutan
• Surat Peringatan 2 atau teguran tertulis kedua dari Ketua BEM , jika dalam jangka
waktu 2 pekan seelah Surat Peringatan 1 masih belum ada perubahan sikap dari
pengurus yang bersangkutan
Periode 2020-2021

• Penon-aktifan atau pencabutan hak sebagai pengurus selama 3 bulan, jika masih
belum ada perubahan sikap dari pengurus yang bersangkutan.
Pencemaran nama baik :
• Tidak ada tahapan untuk kasus ini. Pengurus yang bersangkutan akan langsung
dikenakan pemutihan.
SOP PELAKSANAAN KEGIATAN BEM
• Persiapan
• Kegiatan adalah program yang telah ditetapkan dalam proker
• Pembuatan konsep maksimal 2 bulan sebelum pelaksanaan, yang di buat oleh PJ
program.
• Pembentukan panitia maksimal 50 hari sebelum kegiatan.
• Pembuatan proposal untuk bagian kemahasiswaan ataupun sponsor dibuat
maksimal 1 bulan sebelum pelaksanaan.
• Persiapan administratif lain:
• Surat untuk pembicara. TOR
• Surat untuk pejabat yang akan memberikan sambutan (presiden mahasiswa , PD
III, DIREKTUR)
• Surat permohonan kerjasama dan proposal untuk sponsor
• surat undangan ke birokrat (Direktur, PD I, PD II, PD III, Kabag Kemahasiswaan,
jajaran akademisi)
• surat undangan sesuai dengan list yang di buat panitia.
• surat peminjaman barang, tempat, kendaraan yang dibutuhkan (buat list kebutuhan
perlengkapan) ditujukan direktur dengan tembusan biro rumah tangga,dan
disetujui oleh PDIII
• surat peminjaman tempat khusus auditorium ,dan bus langsung kepengelola
• surat perijinan ke kepolisian (bila perlu)
• surat perijinan pemasangan spanduk
Periode 2020-2021

• jangan lupa pencatatan arus keluar masuk dana tetap dicatat sampai kepanitiaan
berakhir
• publikasi di media cetak, radio, tv, internet (hub menkominfo)
• persiapan H-1
• fiksasi pembicara, moderator, tamu undangan,MC, notulensi, peserta, tempat
penyelenggaraan, tempat transit untuk pembicara,among tamu, konsumsi, dan
kesiapan barang-barang lain yang dibutuhkan.
• Penyipan administratif Curiculum vitae, presensi (panitia, peserta, undangan,
wartawan ), makalah, seminar kit, juknis untuk seluruh penyelenggara,
• Pelaksanaan
• Pastikan semua yang dibutuhkan ada di lokasi
• Perangkat Seminar : MC, Moderator, Among tamu, Notulensi, Pemberi sambutan
• Kenang-kenangan dan ucapan terimakasih untuk pembicara dan moderator (pihak
terkait)
• Press release dan penyambutan untuk wartawan
• Jangan sampai luput, ruang transit pembicara atau tamu undangan dipersiapan.
Adapun yang harus ada; snack prasmanan, (makan kalau perlu)
• Ingat notulensi kegiatan, sebagai sumber belajar dan evaluasi untuk generasi
penerusmu.
• Siapkan kotak pesan, kesan dan saran dari peserta.
• Paska Pelaksanaan
• LPJ, laporan maksimal 2 minggu setelah kegiatan
• Kembalikan perlengkapan dan properti yang digunakan seperti semula
SOP seluruh kementerian bem
• Setiap ingin mengambil keputusan dan mengeluarkan kebijakan harus melakukan

konsolodasi terlebih dahulu dengan menteri koordinator masing-masing.
• Setiap menteri berhak menegur jajaran yang berada dibawahnya.
• Setiap menteri harus melakukan pertemuan dengan menko dan jajaranya 2 minggu
satu kali untuk dilaporkan ke presiden mahasiswa pada rapat koordinasi
SOP UKM
Periode 2020-2021

• Setiap ukm harus melakukan koordinasai dengan deputi ukm/menteri dalam negeri
satu bulan satu kali
• Setiap ingin melakukan kegiatan harus berkoordinasi dengan deputi ukm/mendagri
guna terciptanya kegiatan yang sinergis
• Setiap ingin melakukan kegiatan proposal selambat-lambatnya sebelum 30 hari
kegiatan dilaksanakan
• Kembali ke SOP PELAKSANAAN KEGIATAN BEM
• Mengikuti SOP bem yang berhubungan dengan organisasi yang berada dibawah
naungan BEM
LAMPIRAN 1
Lampiran 1a
Form Permintaan Dana
Badan Eksekutif Mahasiswa
MEMO RANDUM KEUANGAN

Nomor : …………………………………
Periode 2020-2021

Kepada : BENDAHARA

Dari : KEMENTERIAN ………….
Perihal : NOTA KEUANGAN
Lampiran : ….. lembar
Nama Program Kerja : ........................................
Sehubungan dengan pelaksanaan program yang telah disusun dan disetujui pada Rapat Kerja
………….mohon kiranya dapat dikeluarkan biaya sebesar Rp ……………………...
(………………........................................................ rupiah) dengan rincian sebagai berikut :
No Uraian Besarnya
Anggaran
Total
Atas persetujuan Saudara/i kami ucapkan terima kasih.
Medan………………
Menteri keuangan Administrator ..................
(.....nama terang.........) (.........nama terang..........)

Periode 2020-2021

Lampiran 1
Form Laporan Pertanggungjawaban

Penggunaan Dana

Politeknik Teknologi Kimia Industri
MEMORANDUM KEUANGAN
Nomor : ……………………………….
Kepada : MENTERI KEUANGAN

Dari : KEMENTERIAN ……………………
Perihal : LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN
Bersama ini kami sampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan program kerja ………
beserta dokumen-dokumen pendukungnya sebagai berikut :
Hari/Tgl Uraian No Bukti Jumlah

Diterima dari Bendahara
Umum
Rincian Pengeluaran :
SURPLUS/DEFISIT
Atas persetujuan Saudara/i kami ucapkan terima kasih.
Medan, ………………

Menteri Administrator
(Nama terang) (nama terang)

Periode 2020-2021

Hasil Pemeriksaan Bendahara Umum :
[ ] disetujui tanpa catatan
[ ] disetujui dengan catatan
[ ] tidak disetujui dengan catatan
Lampiran 2
Form Laporan
Penggunaan Dana

Politeknik Teknologi Kimia Industri Medan
MENTERI ……………………
Surplus/
No. Program Kerja Anggaran Realisasi Defisit Keterangan
1
2
Periode 2020-2021

JUMLAH
Yogyakarta, ………………

Menteri Administrator
(Nama terang) (nama terang)
Lampiran 3
Periode 2020-2021

halaman judul
PROPOSAL KEGIATAN
JUDUL KEGIATAN
Disusun Oleh :
Nama Departement
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA POLIKTEKNIK TEKNOLOGI KIMIA INDUSTRI
Bulan, tahun
Periode 2020-2021

Lampiran 4
Halaman pengesahan
HALAMAN PENGESAHAN PROPOSAL KEGIATAN
• Judul Kegiatan :

• Ketua Pelaksana
• Nama :
• NIM :
• Prodi/ Jurusan :
• Bentuk Kegiatan :
• Biaya Kegiatan :
• Dana AKADEMIK : Rp
• Sumber lain : Rp
(sebutkan bila ada)
Jumlah : Rp … (…penulisan dengan huruf …)
Medan, tgl bln thn

Presiden mahasiswa Ketua Pelaksana
Agus Wiranto Simanjuntak

Nim . 18 02 059
Mengetahui,
Pembantu direkur III
Periode 2020-2021

Nama
NIP
Lampiran 5
Rincian Anggaran
Pemasukan
Dana Kemahasiswaan Rp 902.000,00
Pengeluaran
Acara
Sewa Angkringan 500.000,00
Snack Pembicara 3 x Rp 5.000,00 Rp 15.000,00
Kenang-kenangan Pembicara 3 x Rp 35.000,00 Rp 105.000,00
Moderator Rp 50.000,00
Pamflet Sosialisasi 1 rim x Rp 50.000,00 Rp 50.000,00
Kesekretariat
Kertas 1 Rim Rp 25.000,00
Materai 2 x Rp 6.500,00 Rp 13.000,00
Map batik 4 x Rp 1.500,00 Rp 6.000,00
Foto kopi Rp 23.000,00
Humas
Transportasi Rp 20.000,00
Sewa tikar 10x Rp 3.000,00 Rp 30.000,00
Dokumentasi Rp 50.000,00
LPJ Kegiatan 3 x Rp 5.000,00 Rp 15.000,00
Jumlah 902.000,00
Saldo Rp 0,00
Presiden mahasiwa Bendahara Umum

Periode 2020-2021

Agus Wiranto Simanjuntak Nama
Nim 18 02 070 Nim

Sop Bem Ptki Medan Kementrian Perindustrian R1 (Revisi 2)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop Bem Ptki Medan Kementrian Perindustrian R1 (Revisi 2)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

POLITEKNIK TEKNOLOGI KIMIA INDUSTRI

ATURAN LEMBAGA BADAN EKSEKUTIF MAHASIWA

SEKRETARIS JENDERAL BENDAHARA UMUM

MENLU MENRISTEK MENSOSBUD MENDAK MENPORA MENKOMINFO

PADUAN SUARA MAHASISWA

KEBAKTIAN MAHASISWA KRISTEN

KUNGFU NAGA SAKTI

IKATAN MAHASISWA KATOLIK

BADAN KEROHANIAN ISLAM

Wakil Presiden Mahasiswa :

Mentri Dalam Kampus

 Melakukan komunikasi yang sinergi dengan HMJ dan UKM

Mentri Luar Kampus

Mentri Riset dan Teknologi

 perumusan dan penetapan kebijakan di bidang penelitian, pengembangan,pengkajian,

Mentri Komunikasi dan Informasi

Mentri Pemuda dan Olahraga

 Pemegang kordinasi kegiatan mahasiswa dalam bidang olahraga

Mentri Sosial dan Budaya

Peraturan Di Ruang BEM PTKI Medan

• Setiap pengurus BEM berkewajiban untuk menjaga kebersiahan ruangan

SOP PENGGUNAAN ALAT TULIS

• Setiap pemakaian Alat tulis dengan seizin SC

TATA CARA PEMINJAMAN PROPERTI BEM PTKI MEDAN

• Peminjaman properti melalui ijin tertulis BPH

• Penggunaan untuk keperluan internal BEM tidak dikenakan biaya

Yang dapat mengeluarkan surat adalah :

Format Surat

 Format umum surat tersebut adalah:

No. [Nomor Urut Surat]/[Jenis Surat]/nama organisasi/[Bulan (Romawi)]/[Tahun]

Untuk mengisi kolom jenis surat dapat disingkat

• Lingkup surat meliputi:

• Untuk surat yang dikeluarkan oleh Ketua BEM

Presiden mahasiswa

Agus Wiranto Simanjuntak

• Untuk surat yangdikeluarkkan oleh sekretaris

Agus wiranto S Daniel Christian S

• Untuk kegiatan kepanitiaan dari bem, contoh

Pembantu direktur III Presiden mahasiswa

Untuk surat yang dikeluarkan oleh UKM

Ketua pelaksana sekretaris

Nama Nama

Deputi Ukm/Mendak Ketua Ukm

Nama Nama

Pembantu direktur III Presiden mahasiswa

Nama Nama

• Untuk surat yang dikeluarkan oleh kementrien

CAP BEM

SOP SURAT KELUAR

SOP SURAT MASUK

No Urut Surat Disposisi untuk

Tanggal masuk surat

PENGELOLAAN KEUANGAN BEM

LAPORAN KEUANGAN BEM

• Bentuk laporan keuangan BEM adalah laporan umum, laporan operasional

Sumber Dana BEM antara lain:

PROSEDUR PERMINTAAN DAN PENGGUNAAN DANA

• Kepanitian internal adalah kepanitiaan yang memiliki anggaran keuangan BEM

• Kepanitian eksternal adalah kepanitiaan yang memiliki anggaran keuangan diluar

PROSES PENGEMBALIAN DANA DAN PENYETORAN DANA

PROFIT DAN LOSS SHARING KEPANITIAAN

• Bukti-bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengeluaran