PANDUAN

AUDIT INTERNAL

RUMAH SAKIT AWAL BROS 1

2022
Panduan Audit Internal
Penanggung Jawab Peninjauan Tanggal Terbit Tanggal Efektif
Komite Mutu 01 Maret 2022 1 Maret 2022
Penanggung Jawab Implementasi Penerbitan Revisi
Semua Departemen Ke- 1 Ke – 00

Riwayat Revisi
Revisi No Dokumen Ringkasan Perubahan
- - -

2
 KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT AWAL BROS PEKANBARU
NOMOR 138/RSAB-SK/DIR/III/2022
TENTANG
PANDUAN AUDIT INTERNAL
DI RUMAH SAKIT AWAL BROS

DIREKTUR RUMAH SAKIT AWAL BROS

Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan kepedulian dan kesadaran terhadap
keselamatan dan kesehatan kerja dan menghindari kecelakaan kerja,
perlu adanya sebuah kebijakan mengenai Audit Internal;
b. bahwa dalam upaya meninjau dan menilai kinerja K3, perlu di adanya
pedoman Audit Internal;
c. bahwa sehubungan dengan yang dimaksud pada huruf a dan b di atas,
maka perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit
Awal Bros ;
Mengingat : 1. Undang-Undang RI Nomor 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja.
2. Undang-Undang RI Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
3. Undang-Undang RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.
4. Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
5. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 66 Tahun 2016 Tentang
Keselamatan dan Kesehatan Kerja di Rumah Sakit.
6. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 475/Menkes/PER/V/1996
tentang Pengamanan Bahan Berbahaya Bagi Kesehatan.
7. Peraturan Menteri tenaga Kerja Nomor 5/Men/1996 tentang Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
8. Keputusan direktur Utama PT. Awal Bros Putra Medika
Nomor.134/RSAB-SK/DIR/IX/2019 tentang Pedoman Keselamatan
dan Kesehatan Kerja Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru.

3
 MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Pertama KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT AWAL BROS PANDUAN
AUDIT INTERNAL

Kedua : Panduan Audit Internal di Rumah sakit Awal Bros ditujukan kepada seluruh
karyawan terhadap semua jenis pekerjaan terutama pekerjaan tidak aman di
setiap proyek yang sedang berjalan

Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau kembali
bila dikemudian hari ada kekeliruan.

Ditetapkan di : Pekanbaru
Pada tanggal : 01 Maret 2022
Direktur

dr. Jimmy Kurniawan, MKK

4
 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………………….6
A. Latar Belakang ………………………………………………………………………………6
B. Ruang Lingkup………………………………………………………………………………6
C. Isitlah dan Singkatan………………………………………………………………………...7

BAB II TATALAKSANA ..............................................................................................................10

BAB III DOKUMENTASI .............................................................................................................15

5
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Audit digunakan untuk meninjau dan menilai kinerja serta efektivitas Sistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan. Audit internal dilaksanakan oleh Panitia Pembina
Keselamatan dan Kesehatan Kerja untuk mengetahui dimana Sistem Manajemen Keselamatan dan
Kesehatan Kerja telah diterapkan dan dipelihara secara tepat.
Pelaksanaan audit didasarkan pada hasil penilaian resiko dari aktivitas operasional
perusahaan dan hasil audit (audit-audit) sebelumnnya. Hasil penilaian resiko juga menjadi dasar
dalam menentukan frekuensi pelaksanaan audit internal pada sebagian aktivitas operasional
perusahaan, area ataupun suatu fungsi atau bagian mana saja yang memerlukan perhatian
manajemen Perusahaan terkait resiko K3 dan Kebijakan K3 Perusahaan.
Pelaksanaan audit internal mencakup seluruh area dan aktivitas dalam ruang lingkup
penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan. Frekuensi dan
cakupan audit internal juga berkaitan dengan kegagalan penerapan beberapa elemen dalam Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, ketersedian data kinerja penerapan sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, hasil tinjauan manajemen dan perubahan-
perubahan dalam manajemen Perusahaan. Pelaksanaan audit internal secara umum ialah minimal
satu kali dalam kurun waktu satu tahun dari audit internal sebelumnya

B. Ruang Lingkup

Prosedur ini ditetapkan untuk memberikan aturan penuh untuk pengawasan dan inspeksi
Komite K3RS, memperkuat pengelolaan Komite K3RS, standarisasi dan menajemen audit internal
system Komite K3RS, memverifikasi kepatuhan dan efektivitas system dan melakukan perbaikan
berkesinambungan dari system.
Prosedur mencakup cara, cakupan, isi dan persyaratan pengawasan dan pemeriksaan
Komite K3RS serta waktu, frekuensi, basis dan implementasi.
Prosedur ini berlaku untuk pengelolaan pengawasan, inspeksi dan audit internal Rumah Sakit.

6
C. Istilah dan Singkatan

1. Pengawasan dan pemeriksaan Komite K3RS

Adalah pemeriksaan dan verifikasi pelaksanaan berbagai sistem pengelolaan Komite K3RS yang
dibentuk oleh Rumah Sakit. Pengawasan dan pemeriksaan Komite K3RS meliputi inspeksi Komite
K3RS setiap project dan survei yang diselenggarakan oleh pemimpin project menager. Inspeksi
Komite K3RS yang komprehensif oleh Rumah Sakit.

2. Inspeksi Komite K3RS menyeluruh

Adalah pemeriksaan diselenggarakan bersama oleh beberapa departemen manajemen terkait.

3. Pemeriksaan khusus
Adalah inspeksi pada disiplin khusus, termasuk inspeksi keselamatan pada peralatan khusus dan
inspeksi profesional terhadap keselamatan kebakaran.

4. Audit internal
Audit internal, juga dikenal sebagai audit pihak pertama, mengacu pada inspeksi sistem
manajemen perusahaan yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk tujuan memverifikasi apakah
sistem tersebut dijalankan terus-menerus sesuai dengan persyaratan operasi yang terkait. Audit
internal terdiri dari audit seluruh proses dan audit khusus.

5. Audit seluruh proses

Adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh departemen yang bertanggung jawab atas sistem untuk
semua kegiatan yang tercakup oleh sistem.

6. Audit khusus
Hal ini mengacu pada inspeksi pada disiplin dan departemen tertentu untuk tujuan khusus
manajemen dan sesuai dengan persyaratan tertentu, seperti penyidikan terhadap kecelakaan dan
insiden, audit terhadap pelaksanaan pelatihan dilokasi.

7
C. Istilah dan Singkatan

1. Pengawasan dan pemeriksaan Komite K3RS

Adalah pemeriksaan dan verifikasi pelaksanaan berbagai sistem pengelolaan Komite K3RS yang
dibentuk oleh Rumah Sakit. Pengawasan dan pemeriksaan Komite K3RS meliputi inspeksi Komite
K3RS setiap project dan survei yang diselenggarakan oleh pemimpin project menager. Inspeksi
Komite K3RS yang komprehensif oleh Rumah Sakit.

2. Inspeksi Komite K3RS menyeluruh

Adalah pemeriksaan diselenggarakan bersama oleh beberapa departemen manajemen terkait.

3. Pemeriksaan khusus

Adalah inspeksi pada disiplin khusus, termasuk inspeksi keselamatan pada peralatan khusus dan
inspeksi profesional terhadap keselamatan kebakaran.

4. Audit internal

Audit internal, juga dikenal sebagai audit pihak pertama, mengacu pada inspeksi sistem
manajemen perusahaan yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk tujuan memverifikasi apakah
sistem tersebut dijalankan terus-menerus sesuai dengan persyaratan operasi yang terkait. Audit
internal terdiri dari audit seluruh proses dan audit khusus.

5. Audit seluruh proses

Adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh departemen yang bertanggung jawab atas sistem untuk
semua kegiatan yang tercakup oleh sistem.

6. Audit khusus

Hal ini mengacu pada inspeksi pada disiplin dan departemen tertentu untuk tujuan khusus
manajemen dan sesuai dengan persyaratan tertentu, seperti penyidikan terhadap kecelakaan dan
insiden, audit terhadap pelaksanaan pelatihan dilokasi.

8
D. Tanggung Jawab
Prosedur berada di bawah pengelolaan terpusat oleh Komite K3RS yang harus bertanggung
jawab untuk mempersiapkan dan merevisi prosedur, mengatur perumusan standar Komite K3RS di
Project, memimpin untuk mengatur komprehensif inspeksi Komite K3RS dan pemeriksaan khusus
dan evaluasi Komite K3RS dll, dan mengatur audit seluruh proses internal perusahaan.

9
 BAB II
TATA LAKSANA

E. Manajemen Konten

1. Frekuensi dari inspeksi dan audit internal

1.1. Frekuensi inspeksi

a. Para anggota pimpinan perusahaan harus pergi ke lokasi project untuk melakukan
pemeriksaan K3RS setidaknya sekali setiap dalam 1 tahun;

b. Orang yang bertanggung jawab atas proyek harus mengatur pengawasan keselamatan
dan pemeriksaan setidaknya sekali setiap minggu, dan orang yang bertanggung jawab
dari mengorganisi pengawasan keselamatan dan inspeksi setiap hari;

e. Setiap karyawan di setiap project rumah sakit akan melakukan turin inspeksi setiap hari
berdasarkan "Ketentuan Komite K3RS Inspeksi Setiap unit".

1.2. Frekuensi audit internal

 Pemeriksaan seluruh proses harus dilakukan setidaknya sekali setiap tahun,

meliputi semua departemen dan yang terlibatdalam sistem.

 Bila ada perubahan yang signifikan terhadap struktur organisasi, kecelakaan

kualitas teknik, kecelakaan dan peralatan fasilitas kecelakaan maka departemen
yang berwenang harus mengatur pelaksanaan pemeriksaan khusus berdasarkan
pembagian tanggung jawab dan persyaratan dari para pemimpin.

2. Inspeksi dan pengawasan

2.1 Persyaratan inspeksi komprehensif K3RS dan pemeriksaan khusus

a. Pembentukan rencana inspeksi: setiap sebelum pemeriksaan, “Rencana Inspeksi K3RS

harus ditetapkan.

b. Pembentukan checklist: setiap sebelum pemeriksaan, inspektur harus menetapkan daftar

yang didasarkan pada situasi praktis dan checklist terutama harus mencakup aspek-
aspek berikut:

 Manajemen: pemegang sertifikat, kinerja inspeksi, pelaksanaan sistem

pertemuan, manajemen kecelakaan dan insiden, latihan darurat, pelaksanaan
analisis keselamatan kerja dan kerja sistem persetujuan izin, dan inventarisasi
peralatan / fasilitas;

10
  Site : manajemen visual, operasi dan pemeliharaan peralatan produksi utama /
fasilitas, kebersihan dan kerapian tempat, kondisi fasilitas kunci sling dan
riggings, fasilitas keselamatan dan peralatan pemadam kebakaran, pengelolaan
dan penggunaan bahan kimia berbahaya, sumber radiasi dan bahan peledak, dll
 Operasi utama: karyawan mengenakan dan penggunaan peralatan pelindung dan
peralatan pelindung khusus, pemahaman dan penerapan standar prosedur
operasi, pemahaman pengetahuan tanggap darurat tentang pekerjaan, dan
partisipasi dalam latihan darurat.

c. Saat melakukan pemeriksaan K3RS di tempat kerja, perusahaan akan mengatur tes pada
karyawan rumah sakit dengan pemeriksaan dan pertanyaan, fokus pada pemahaman
mereka terhadap prosedur kebakaran, keselamatan Bahan Berbahaya dan Beracun, alur
evakusi, pelaporan kecelakaan.

d. Selama pemeriksaan lapangan, komunikasi dengan karyawan harus diperkuat.

e. Inspektur harus hati-hati mengisi "Catatan Pengawasan dan Pemeriksaan Komite K3RS,
dimana masalah ditemukan di dilokasi harus diilustrasikan dengan gambar terkait, dan
setelah menerima catatan pemeriksaan oleh departemen audit, pemimpin rig harus
menetapkan orang yang bertanggung jawab untuk perbaikan dari masalah yang
ditemukan dan menetapkan rencana perbaikan dan target waktu, dan perbaikan harus
disampaikan kepada departemen inspeksi untuk referensi. Langkah-langkah perbaikan
harus diambil di lokasi pada waktu yang tepat, dan perbaikan wajib dilaporkan secara
mingguan ke departemen inspeksi yang akan menempatkan dokumen tentang
penyelesaian perbaikan pada catatan dan file. Bila terjadi bahaya tidak dapat diperbaiki
di lokasi, rig harus segera melaporkannya kepada perusahaan dan membangun mitigasi
risiko yang sesuai dan tindakan pengendalian pada perusahaan untuk memperbaiki
dengan cara terpusat.

11
3. Audit Internal

3.1. Rencana audit

a. Untuk rencana audit, tujuan audit, ruang lingkup, dasar dan jadwal dll harus ditetapkan
dan personil yang sesuai harus ditugaskan untuk membentuk tim audit;

b. Sehubungan dengan seluruh proses audit, Departemen Komite K3RS harus

mempersiapkan rencana audit internal yang harus disetujui oleh manajer dari
perusahaan sebelum diimplementasikan, rencana audit disampaikan ke departemen
audit dan / atau rig satu minggu di muka;

c. Sehubungan dengan audit khusus, departemen yang bertanggung jawab atas perusahaan
harus menyiapkan rencana audit yang harus disetujui oleh pemimpin yang bertanggung
jawab sebelum diimplementasikan, dan rencana audit khusus disampaikan kepada
departemen audit dua hari sebelumnya;

d. Setiap perubahan rencana audit harus disampaikan dengan pengisian dan setiap
perubahan pada ruang lingkup audit, dasar, pemeriksaan ketua tim, waktu audit dan
jadwal tunduk pada persetujuan dari pemberi persetujuan asli.

4. Verifikasi kualifikasi auditor internal

a. Seorang auditor internal sistem harus dikualifikasi dengan berpartisipasi pelatihan

untuk Komite K3RS sistem auditor internal dan memperoleh dokumen otorisasi audit
yang ditandatangani dan dikeluarkan oleh manajer dari Perusahaan;

b. Dalam hal terjadi perubahan atau revisi sistem, auditor internal asli perusahaan harus
dilatih lagi untuk mendapatkan dokumen otorisasi audit yang ditandatangani dan
dikeluarkan oleh manajer dari Perusahaan.

5. Proses Audit

a. Persiapan Audit
1) Pemimpin tim untuk seluruh proses audit akan ditunjuk oleh manajer dari
perusahaan sementara auditor internal oleh ditunjuk oleh Departeme Komite
K3RS . Pemimpin tim audit khusus akan ditunjuk oleh pemimpin
pengorganisasian dan departemen pelaksanaan sementara auditor internal oleh
pengorganisasian departemen.

12
2) Sebelum audit dilakukan, ketua tim audit akan mengatur anggota tim audit untuk
mengadakan pertemuan untuk menentukan rencana audit, jadwal dan divisi pekerjaan dan
mengusulkan persyaratan audit ;

3) Para anggota tim audit harus membentuk "Checklist Sistem Audit" berdasarkan
tanggung jawab tertentu dan isi kerja departemen audit dan/atau organisasi, dan mengacu
pada dokumen sistem, prosedur operasi standar dan standar yang sesuai, daftar tersebut
harus ditinjau dan disetujui oleh pemimpin tim pemeriksaan dengan ditanda tangan.

4) Setelah menerima rencana audit, departemen audit (organisasi) harus membuat

persiapan yang baik untuk audit, termasuk mengidentifikasi tempat audit, mempersiapkan
bahan dan catatan, dll

b. Pertemuan Pembukaan

Pertemuan pembukaan harus dipimpin oleh pemimpin tim audit dengan pertemuan oleh
seluruh anggota tim audit serta penanggung jawab dan personil yang terkait dari
departemen audit (organisasi). Sehubungan dengan kebutuhan untuk mengatur
pertemuan pembukaan, terserah keputusan yang dibuat oleh pemimpin tim audit atas
dasar situasi praktis.

Pertemuan pembukaan meliputi :

1) Memperkenalkan anggota tim audit ;

2) Mewakili rencana audit dan mengklarifikasi setiap bagian terbatas dalam rencana
audit;

3) Menjelaskan cara audit dan hal-hal yang dibutuhkan selama audit ;

4) Mendefinisikan isi kerjasama departemen (organisasi) harus diberikan

5) Menentukan pendampingteam audit dan tanggung jawabnya.

c. Pelaksanaan audit

1) Auditor harus mengumpulkan bukti-bukti obyektif untuk item pemeriksaan yang

ditentukan dan mengikuti persyaratan inspeksi dari "Sistem Checklist Audit" ;

2) Para personil departemen audit (organisasi) akan memberikan catatan terkait dan
dokumen sesuai dengan persyaratan audit ;

3) Auditor harus benar benar menyimpan catatan selama audit, dan ketika audit
selesai, tim audit akan mengatur diskusi untuk membuat keputusan, dan membuat
daftar ketidaksesuaikan

13
 d. Pertemuan Penutup

Pertemuan penutup akan dipimpin oleh pemimpin tim audit yang dengan pertemuan
oleh anggota tim audit serta penanggung jawab dan terkait personil Departemen audit
(organisasi); sehubungan dengan seluruh proses audit, mengadakan pertemuan
penutupan adalah wajib, sementara sehubungan dengan audit khusus, terserah dengan
keputusan yang dibuat oleh pemimpin tim audit atas dasar situasi praktis . Pertemuan
penutupan meliputi :

1) Pelaporan dan menjelaskan ketidaksesuaian ;

2) Mewakili Laporan Audit Sistem dan bertukar gagasan tentang masalah dan
persyaratan terkait;

3) Klarifikasi tanggal pengiriman laporan audit sistem ;

4 ) Daftar ketidaksesuaian harus ditandatangani dan dikonfirmasi oleh Departemen

audit (organisasi) sebelum didistribusikan ke Departemen (organisasi) bertanggung
jawab atas ketidaksesuaian tersebut .

6. Laporan Audit

a. Seluruh proses-laporan audit harus ditandatangani oleh ketua tim audit sebelum
diserahkan kepada manajer dari perusahaan untuk mendapatkan persetujuan dan
disampaikan kepada para pemimpin dan Departemen (organisasi) terkait;

b. Laporan audit khusus harus ditandatangani oleh ketua tim audit sebelum diserahkan
kepadapemimpinyang bertanggung jawabdan disampaikan ke Departemen audit dan
Departemen terkait.

7. Perbaikandan pengawasan ketidaksesuaian

a) Departemen yang bertanggung jawab dan organisasi harus menganalisis dan

mengidentifikasi penyebab ketidak sesuaian dan mengembangkan langkah-langkah
perbaikan yang sesuai;

b) Tidak ada ukuran perbaikan harus dilaksanakan tanpa persetujuan oleh Departemen
audit;

c) Ketika langkah-langkah perbaikan yang dilaksanakan, Departemen yang

bertanggung jawab wajib menyerahkan hasil pelaksanaan bersama-sama dengan
bukti-bukti terkait ke profesional mengatur audit untuk verifikasi;

d) Departemen profesional mengorganisir audit harus menjaga daftar ketidaksesuaian

dan bahan perbaikan yang sesuai.

14
 BAB II
DOKUMENTASI

1. Dokumen prosedur terkait

2. Hukum, peraturandan standar yang relevan

3. Dokumen teknisyang relevan

4. Catatan yang relevan

RSAB/MUTU/001/AI/2022/Rev.00 Rencana Pemeriksaan Komite K3RS

RSAB/MUTU/002/AI/2022/Rev.00 Catatan Pengawasan dan Pemeriksaan Komite K3RS

RSAB/MUTU/003/AI/2022/Rev.00 Pemberitahuan Perubahan Audit

RSAB/MUTU/004/AI/2022/Rev.00 Sistem Checklist Audit

RSAB/MUTU/005/AI/2022/Rev.00 Laporan Ketidaksesuaian

RSAB/MUTU/006/AI/2022/Rev.00 Daftar Masalah

RSAB/MUTU/007/AI/2022/Rev.00 Pengendalian Inspeksi dan Penerimaan

15
 RENCANA INSPEKSI (AUDIT) KOMITE K3RS

Tujuan

Departemen audit

Waktu
Aggota Tim Audit

Dasar

Uraian

RSAB/MUTU/001/AI/2022/Rev.00

16
 CATATAN INSPEKSI DAN PENGAWASAN KOMITE K3RS

Yang diaudit : Waktu audit :

Uraian Tingkatan Foto Penanggung Rencana waktu Rencana Waktu actual Foto setelah
No.
permasalahan masalah permasalahan jawab perbaikan penyelesaian perbaikan penyelesaian perbaikan

RSAB/MUTU/002/AI/2022/Rev.00

17
 CATATAN PERUBAHAN INSPEKSI (AUDIT)

Kepada semua departmen, dengan ini kami ingin membuat perubahan berikut sesuai dengan rencana
audit dari dikeluarkan tanggal :
Item perubahan
Uraian

Sebelum perubahan Setelah perubahan

Waktu perubahan Dirubah dari tanggal Dirubah dari tanggal
sampai tanggal sampai tanggal

Perubahan personil

Perubahan lain-lain

Dibuat oleh: Ditinjau oleh: Disetujui oleh:

Tanggal: Tanggal: Tanggal:

Disimpan oleh: Departemen terkait Waktu penyimpanan: 1 tahun

RSAB/MUTU/003/AI/2022/Rev.00

18
 CHECKLIST SISTEM AUDIT

Departemen audit (organisasi):

Evaluasi
Klausul sistem dokumen atau
Uraian Lampiran
nomor dari standar
Sesuai Tidak sesuai

Dibuat oleh: Tanggal: Diterima oleh: Tanggal:

Disimpan oleh: Departemen terkait Waktu penyimpanan: 3 tahun

RSAB/MUTU/004/AI/2022/Rev.0

19
 LAPORAN KETIDAKSESUAIAN

Department yang
Nama yang diaudit
diaudit

Personil
Auditor
pendamping

ISO 9001:2008 ISO14001:2004

Kriteria audit
OHSAS 18001: 2007  Lain-lain
Uraian dari ketidaksesuaian:

Tingkat keparahan  Serius  Normat

Auditor: Confirmed by person in charge of the auditee department:

MM DD YY MM DD YY
Analysis of causes of the nonconformity, rectifying measures and expected
completion date:

Penanggung jawab: Tanggal:

Kesimpulandari verifikasiefektivitas langkah-langkahperbaikan:

Diaudit oleh: Tanggal:

Disimpan oleh: Departemen terkait Waktu penyimpanan: 3 tahun

RSAB/MUTU/005/AI/2022/Rev.00

20
 DAFTAR PERMASALAHAN

Audit department:

Langkah-langkah Penanggung Waktu

No. Uraian Dasar Alasan
perbaikan jawab perbaikan penyelesaian

Auditor: Departemen Audit: Tanggal:

RSAB/MUTU/006/AI/2022/Rev.00

21
 LAPORAN INSPEKSI (AUDIT)

Tanggal
Departemen yang diaudit

Ketua:
Auditor

Anggota:

Laporan audit: (lampiran terdapat di bawah)

Paraf ketua tim audit:

Tanggal:
Disetujui:

Tanggal
Disimpan oleh: Departemen terkait Waktu penyimpanan: 3 tahun

RSAB/MUTU/008/AI/2022/Rev.00

22