1.

Menambahkan Kode Akun

Saat Anda menyajikan anggaran kepada sebagian besar audiens, Anda tidak perlu menunjukkan
kode akun. Para eksekutif benar-benar tidak peduli bahwa kode akun untuk pembelian
komputer baru adalah 102. Namun, akuntansi peduli. Anda dapat meletakkan nomor kode akun
di baris dan kolomnya sendiri dan menyembunyikannya sebelum mencetak kecuali jika kami
memberikan anggaran ke departemen akuntansi. Kemudian Anda dapat mengungkapkan kolom
dan baris kode akun tersembunyi saat Anda mengirimkan anggaran ke akuntansi. Anda
mungkin juga ingin menampilkan kode akun saat melacak anggaran. Faktur dan dokumen
pengeluaran lainnya akan menunjukkan kode akun. Jika kami menunjukkan kode akun saat
bekerja dengannya, mudah untuk memverifikasi bahwa dana telah diterapkan ke sub-akun
yang benar. Terkadang, Anda mungkin perlu membuat presentasi anggaran terpisah untuk kode
akun tertentu. Mungkin sebuah proyek melebihi anggaran atau beberapa dana salah alokasi.
Dengan membuat spreadsheet terpisah untuk satu kode akun, Anda dapat fokus pada masalah
dan memutuskan cara mengatasinya. Ada satu waktu lagi ketika kode akun berguna. Saat Anda
melacak anggaran, seperti yang dijelaskan dalam Bab 9, Anda pasti ingin melihat kode akun.
Dengan begitu, saat Anda melihat faktur, Anda dapat dengan cepat membandingkan kode akun
dengan anggaran untuk memastikan Anda mengeposkan pengeluaran ke item baris yang tepat.

2. Mempersiapkan Presentasi Anggaran

Ketika Anda mempersiapkan presentasi anggaran, Anda harus mengubah fokus Anda dari
mendapatkan anggaran yang tepat menjadi membuat anggaran yang relevan dan jelas. Anda
perlu memikirkan tujuan presentasi dan minat audiens Anda. Berdasarkan itu, Anda
memutuskan apa yang akan disertakan, berapa banyak yang akan disertakan, bagaimana
menangani perkiraan rentang, dan format presentasi. Presentasi bisa sesederhana pengiriman
dokumen dua atau beberapa halaman. Atau mungkin yang terbaik untuk menyiapkan tayangan
slide menggunakan alat seperti Microsoft PowerPoint. Selain presentasi tercetak, Anda juga
harus mempersiapkan diri untuk memberikan presentasi anggaran secara lisan pada
pertemuan. Ini membantu orang memahami pekerjaan yang Anda rencanakan dan uang yang
Anda butuhkan dan memberi mereka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan tentang apa
pun yang tidak mereka pahami.

Apa yang Harus Disertakan untuk Audiens yang Berbeda

Ada tiga pertanyaan untuk diajukan saat menyiapkan presentasi anggaran:
• Siapa yang akan menghadiri presentasi?
• Mengapa mereka ingin melihat anggaran? Mengapa mereka ingin berbicara dengan Anda?
Apa yang mereka khawatirkan?
• Apa hasil pertemuan itu?

Siapa yang akan menghadiri presentasi?

Akankah audiensnya sebagian besar terdiri dari eksekutif dengan fokus pada bisnis atau orang
keuangan dan akuntansi dengan fokus pada uang? Jika fokusnya adalah pada bisnis, maka
masalahnya akan lebih banyak tentang produktivitas dan kesuksesan. Jika fokusnya adalah pada
keuangan, maka masalahnya lebih cenderung pada pemotongan biaya atau kontrol keuangan.
Kontrol keuangan dapat mencakup masalah seperti memastikan bahwa uang dibelanjakan
sesuai rencana dan bahwa ada sedikit kerugian persediaan atau tidak ada penggunaan dana
yang tidak tepat.

Mengapa mereka ingin melihat anggaran? Apa kekhawatiran terbesar?

Jika Anda tidak yakin, tanyakan kepada mereka melalui telepon atau email. Bukan masalah
mengakui bahwa Anda tidak tahu; masalahnya muncul tanpa persiapan. Berikut beberapa hal
yang dapat Anda sebutkan saat menanyakan alasan presentasi: • Kajian rutin untuk
memastikan pemahaman anggaran dan rencana kerja yang kemungkinan akan disetujui. •
Tinjauan yang cermat terhadap anggaran dan rencana kerja atau rencana proyek yang penting
bagi keberhasilan bisnis. • Tinjauan yang cermat terhadap anggaran untuk melihat apakah
anggaran tersebut dapat dikurangi. • Sebuah tinjauan kompetitif di mana uang yang terbatas
didistribusikan ke anggaran yang berbeda. Setelah mengetahui tujuan rapat, Anda dapat
merancang presentasi dan agenda untuk memenuhi tujuan rapat.

Apa hasil pertemuan itu?

Akankah hanya ada berbagi informasi dan penjelasan? Atau akan ada keputusan saat rapat atau
menyusul dalam waktu dekat? Apakah hanya jumlah anggaran total untuk departemen yang
akan diputuskan atau akankah setiap item baris ditinjau? Apakah rencana proyek dan tujuan
proyek ditinjau secara bersamaan? Agenda tertulis membuat rapat menjadi lebih mudah,
terutama jika agenda itu menyatakan tujuan yang jelas dan meminta orang untuk membaca
materi terlebih dahulu. Orang-orang lebih cenderung datang ke rapat dan rapat lebih mungkin
berjalan tepat waktu. Anda dapat menelusuri agenda dan menyelesaikan topik dengan segera.