TUGAS RUTIN 4 OTOMASI PERKANTORAN

Dosen Pengampu : Dra. Gartima Sitanggang, M.Si.

Nama : Albert Matondang

NIM :7203144009
Kelas : ADP-A /2020

PROGRAM STUDI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

2023/2024
1. Mesin Penomor

Digunakan untuk memberi nomor urut dan nomor rangkap pada kartu, faktur, formulir dan
kupon obligasi. Berdasarkan bentuk angkanya dapat dibedakan menjadi dua :
a) mesin penomor kecil, bentuk dan ukkurannya kecil dan hanyaterdiri dari empat
sampai enam digit.
b) Mesin penomor besar bentuk dan ukurannya besar dab terdiri dari tujuh digit.
2. Mesin Penghancur Dokumen

Mesin penghancur kertas merupakan sebuah mesin yang memang wajib ada dalam sebuah kantor
pada umumnya. Karena dengan adanya mesin tersebut kita bisa mengurangi tumpukan berkas
yang sudah tidak terpakai lagi pada lemari penyimpanan kantor. Selain itu kita bisa mengurangi
resiko penggunaan berkas penting untuk hal jahat.
Misalnya saja ada sebuah dokumen penting yang sudah tidak terpakai lagi sebaiknya segera
masukkan pada mesin penghancur kertas sehingga berkas tersebut aman dan tidak akan bisa
digunakan orang untuk kejahatan yang bisa merugikan kantor anda. Mesin penghancur kertas
sendiri memiliki jenis yang sangat beragam sekali. Mulai dari mesi yang memiliki fungsi biasa
saja hingga sebuah mesin penghancur kertas yang memiliki banyak fitur lainnya. Semua itu
tergantung anda ingin menggunakan yang mana, namun sebaiknya sesuaikan saja dengan
kebutuhan kantor anda.

3. Mesin Pembuka Surat

Alat ini memiliki fungsi untuk memudahkan kamu ketika membuka sampul surat. Cara
membukanya cukup unik, yaitu dengan memotong pada bagian pinggir sampul surat tersebut.
Berdasarkan komponennya sendiri, Alat pembuka surat dibagi menjadi dua kategori, yaitu:
a) Alat Pembuka Surat Listrik (elektrik letter opener) – Jenis pembuka surat yang satu ini
digerakkan menggunakan tenaga listrik. Komponen alatnyapun bersifat mekanis.
b) Alat Pembuka Surat Elektronik (electronic letter opener) – Jenis pembuka surat yang satu
ini digunakan sumber tenaga baterai. Komponennyapun bersifat elektronis.
4. Mesin Dikte

Mesin penyalin dikte pada umumnya digunakan sekretaris untuk menyalin bahan rekaman kaset
dari pimpinannya. Mesin ini sangat menghemat waktu seorang pimpinan maupun sekretaris,
karena pimpinan dapat membuat rekaman dimanapun dia berada
5. Mesin Pelipat Surat

Jika pekerjaan yang berkenaan dengan melipat surat-surat atau dokumen-dokumen cukup banyak
maka mesin ini dapat digunakan mesin ini dioperasikan dengan elektronik secara otomatis akan
melipat kertas-kertas tersebut. Posisinya dapat berupa lipatan tunggal dan ganda, kertas-kertas
digerakkan oleh mesin yang dapat melipat kertas-kertas ke dalam baris atau jajaran yang tepat.

6. Mesin Pemberi Perangko

Mesin pencetak perangko memiliki beberapa keuntungan dalam pemakaiannya yaitu:

a) Lebih mudah, karena nilai perangko dicetak seketika untuk surat-surat (dalam negeri
maupun luar negeri)
b) Lebih aman, tidak ada resiko pemborosan perangko atau materi kerana hilang atau rusak
c) Lebih cepat, karena tanpa ada pekerjaan memilih perangko, membasahi, menempel serta
tanpa cap di kantor pos
d) Memberi nilai ganda, dapat dilengkapi dengan cap logo atau alat pesan promosi yang
bermanfaat bagi perusahaan tanpa ada tambahan biaya
7. Papan tulis penyalin