LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI

“DIGITALISASI FILE KEPEGAWAIAN PADA

DINAS PARIWISATA KEPEMUDAAN DAN OLAHRGA”
KABUPATEN MANOKWARI

NAMA : OMBOLINA MERRI MARTINA MUKTIS

Kelas/ NDH : GOL. II ANGKATAN 2/ 25
JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM

1
 LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI

“DIGITALISASI FILE KEPEGAWAIAN PADA

DINAS PARIWISATA KEPEMUDAAN DAN OLAHRGA”
KABUPATEN MANOKWARI
2022

DI BUAT OLEH:
OMBOLINA MERRI MARTINA MUKTIS
NDH – 25 XXV

DIbimbing Oleh:
Mentor: SELINCE F. MUABUAY, SH
NIP. 640 021 117

Coach: ERNIATY DAHLAN, SE

NIP. 19770327 200501 2 001

2
 LEMBAR PERSETUJUAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

3
 LEMBAR PERSETUJUAN
HASIL PERBAIKAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

4
 KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkatnya hingga aktualisasi “
Digitalisasi File Kepegawaian Pada Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga Kabupaten
Manokwari” dapat selesai dengan baik dan tepat waktu.

Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah sebagai bagian dari tugas dalam pelaksanaan Pelatihan
dasar CPNS Pemerintah Kabupaten Manokwari tahun 2018. Aktualisasi secara substansi dimaksudkan
untuk meningkatkan kualitas Aparatir Sipil Negara dengan sikap perilaku ASN dan nilai dasar ASN.
Penyusunan laporan ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan tantangan, namun berkat
dorongan, bantuan, bimbingan, arahan dan doa dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan
rancangan ini. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih yang
setulus-tulusnya dan penghargan yang setinggi-tingginya kepada.
1. Bapak Hermus Indou, S.IP., MH selaku Bupati Manokwari yang memberikan kesempatan untuk
mengikuti Latihan Dasar CPNS;
2. Ibu Dra. Yuni Nurmalawati, M.Si selaku Kepala BPSDM Provinsi Sulawesi Tenggara beserta
jajarannya selaku penyelenggara Latihan Dasar CPNS;
3. Risma Ubudiyah, SE.,M.AP. selaku penguji atas saran dan motivasi dalam perancangan
aktualisasi;
4. Ibu Erniaty Dahlan, SE selaku coach atas semua inspirasi, dorongan, masukan danbimbingannya;
5. Bapak Immanuel H. Pangaribuan, S.Pd., M.Si selaku Kepala Dinas Pariwisata Kepemudaan dan
Olahraga Kabupaten Manokwari;
6. Bapak M u s a A h o r e n , S . S o s . , M . S i Sekretaris Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga
Kabupaten Manokwari;
7. Ibu Selince F. Muabuay, SH selaku mentor atas semua arahan, motivasi, dukungan, masukan dan
bimbingan sela pelaksanaan program aktualisas;
8. Pegawai Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga Kabupaten Manokwari atas dukungan dan
kerjasamanya;
9. Seluruh Widyaiswara yang telah membimbing dalam Pelatihan dan memberikan pengarahan terkait
materi BerAKHLAK dan Kedudukan Peran ASN dalam NKRI untuk dapat diinternalisasikan dan
diaktualisasikan di instansi;
10. Seluruh Panitia dan Binsuh secara umum yang telah membantu dan menfasilitasi kegiatan
Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan II
11. Keluarga besar peserta Latsar Kabupaten Manokwari Golongan II & III tahun 2018; dan
12. Seluruh keluarga besar saya, yang selalu mendukung dan mendoakan sepenuh hati demi
terciptanya rancangan aktualisasi ini.
Penulisan laporan aktualisasi ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, saran dan kritikan
yang konstruktif senantiasa diharapkan demi perbaikan dan kesempurnaan karya ini ke depan. Atas
perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Manokwari, November 2022
Penulis
5
 Ombolina Merri Martina Muktis

BAB I. PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG
Untuk melaksanakan cita-cita bangsa dan mencapai tujuan Bangsa Indonesia, Aparatur Sipil Negara (ASN)
memiliki peranan yang amat penting sehingga pelaksanaan fungsi dan tugas Aparatur Sipil Negara (ASN) diatur
dalam UU No.5 tahun 2014 yaitu sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik dan perekat dan pemersatu
bangsa. Terbitnya undang-undang tersebut, secara signifikan telah mendorong kesadaran PNS untuk menjalankan
profesinya sebagai ASN yang berlandaskan pada nilai dasar; kode etik dan kode perilaku; komitmen; integritas moral
dan tanggung jawab pada pelayanan publik; kompetensi yang diperlukan sesuai dengan bidang tugas; dan profesional
jabatan. Sehingga untuk membentuk karakter ASN yang memiliki integritas, profesional, dan netral, maka ASN wajib
mengikuti pelatihan dasar guna menanamkan nilai-nilai BerAKHLAK yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel,
Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif.
Aparatur Sipil Negara (ASN) hendaknya mampu memahami dan mengimplementasikan nilai-nilai dasar profesi
ASN dengan baik dalam menjalankan tugas dan perannya sebagai ASN. Untuk mewujudkan fungsi-fungsi ini maka
diperlukan sosok ASN yang profesional, yaitu ASN yang mampu memenuhi standar kompetensi jabatannya sehingga
tugas jabatannya dilaksanakan dengan efektif dan efisien.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat yang tertulis atau yang tercetak yang
dapat dipakai sebagai bukti keterangan. Dokumen bersifat penting karena dapat berfungsi sebagai bukti, klarifikasi,
dan studi. Dokumen kepegawaian adalah dokumen di bidang kepegawaian yang ditetapkan oleh pejabat yang
berwenang. Dokumen kepegawaian merupakan dokumen yang sangat penting karena memiliki nilai guna dan jangka
waktu penggunaannya selama pegawai yang bersangkutan masih aktif. Dokumen kepegawaian mengandung berbagai
informasi pegawai sebagai penunjang proses administrasi.
Dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, dunia kini memasuki era revolusi industri
4.0, yakni menekankan pada pola digital economy, artificial intelligence, big data, robotic, dan lain
sebagainya atau dikenal den fenomena disruptive innovation. Adanya fenomena tersebut membuat ASN
harus beradaptasi dengan cepat agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal. Pemanfaatan teknologi
banyak membantu meningkatkan kinerja pegawai. Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip
atau dokumen di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Undang-Undang No.11 Tahun 2008
Tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, telah memberi peluang
bagi organisasi atau lembaga, perorangan untuk mengelola arsip atau dokumen secara elektronik.
Pengelolaan arsip dokumen secara digital merupakan proses perubahan penyimpanan dokumen yang tadinya
disimpan secara fisik kemudian berubah menjadi penyimpanan secara digital dan untuk meminimalisir penggunaan
sarana dan prasana dalam proses penyimpanan arsip maka dilakukan digitalisasi arsip. Arsip digital adalah arsip yang
diciptakan dalam bentuk elektronik. Arsip digital dapat berasal dari arsip tercetak yang dikonversi menjadi digital atau
arsip yang memang “lahir” dalam bentuk digital.
Seperti halnya pengelolaan file dokumen kepegawaian di Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga pada Sub
6
Bidang Umum dan Kepegawaian yang belum optimal karena masih menggunakan sistem manual.
Belum terdigitalisasinya dokumen kepegawaian akan berdampak pada resiko kehilangan data, arsip semakin
lama semakin menumpuk hingga membutuhkan media penyimpanan yang besar serta lambatnya pencarian data
berkas untuk keperluan pembuatan laporan dan sebagainya sehingga mengakibatkan kinerja pegawai menjadi tidak
efektif dan efisien. Dengan dilakukannya digitalisasi arsip diharapkan dapat mengoptimalkan penyimpanan arsip
sehingga arsip dapat dengan mudah ditemukan.
Pelaksanaan digitalisasi arsip dokumen kepegawaian juga sedikit banyak mendukung program pemerintah di
tengah kondisi pandemik Covid-19 saat ini. Penggunaan arsip manual harus diberikan secara langsung, sementara
arsip digital apabila diperlukan hanya perlu dikirimkan melalui media elektronik atau pada saat staf pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian membutuhkan arsip dokumen kepegawaian dapat mengunduh langsung data yang
diperlukan pada aplikasi dan tidak perlu meminta secara langsung kepada pegawai yang bersangkutan.
Berdasarkan permasalahan tersebut, maka penulis tertarik untuk mengangkat rancangan aktualisasi yang berjudul
“ Digitalisasi File Kepegawaian Pada Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga Kabupaten Manokwari ” .

2. Tujuan Aktualisasi
a. Tujuan Umum

Teraktualisasinya nilai-nilai dasar ASN yaitu BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel,

Kompeten, Harmoni, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) dan Kedudukan Peran ASN dalam mewujudkan
Smart Governance dalam pelaksanaan tugas sebagai Analis Manajemen Perkantoran di Sub. Bidang
Umum dan Kepegawaian Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga.
b. Tujuan Khusus

Terwujudnya pengelolaan arsip dokumen kepegawaian secara optimal melalui digitalisasi pada Sub.
Bidang Umum dan Kepegawaian Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga Kabupaten
Manokwari

3.Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari kegiatan aktualisasi ini yaitu :
a. Manfaat Bagi Penulis
1. Memberikan pelayanan arsip dokumen kepegawaian yang efektif dan efisien
2. Meningkatkan kinerja penulis dalam menyelesaikan tugas dan fungsinya
3. Dapat mengaktualisasikan Nilai-Nilai Dasar ASN dalam melaksanakan kegiatan
b. Bagi Unit Kerja

1. Meningkatkan kinerja instansi

2. Terwujudnya tertib administrasi kepegawaian

3. Ikut serta mewujudkan Good Governance

7
 4. Sebagai sumber informasi terkait penerbitan surat keputusan yang baru

5. Menjadi bukti akuntabilitas kinerja instansi

6. Memperbaiki kualitas pelayanan terhadap seluruh pegawai.

c. Bagi Masyarakat/stakeholder
1. Memberikan kemudahan dalam pencarian arsip dokumen kepegawaian
2. Mengurangi resiko hilang dan rusaknya arsip dokumen kepegawaian

4.Ruang Lingkup Kegiatan Aktualisasi

a. Ruang Lingkup
Ruang lingkup rancangan aktualisasi dalam pelaksanaan Pelatihan Dasar CPNS Golongan II
Angkatan I Lingkup Pemerintah Kabupaten Manokwari tahun 2018 ini meliputi salah satu tugas dan fungsi
penulis sebagai analis manajemen perkantoran. Dokumen kepegawaian yang akan didigitalisasi adalah
dokumen yang terdiri dari kartu pegawai, ijazah terakhir, SK CPNS, SK PNS, SK Jabatan, SK Kenaikan
Pangkat dan Kenaikan Gaji Berkala. Jumlah pegawai yang akan didigitalisasi arsip dokumennya adalah
sebanyak 49 PNS aktif di Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga Kabupaten Manokwari.

B. Waktu Dan Tempat Pelaksanaan Aktualisasi

Adapun waktu dan tempat pelaksanaan aktualisasi yaitu tanggal 29 September sampai
dengan tanggal 19 Oktober 2022, bertempat di BPSDM Provinsi Papua Barat.

8
 BAB. II

NILAI NILAI DASAR ASN

Dalam melaksanakan tugasnya sebagai abdi negara, ada beberapa nilai-nilai dasar yang harus
dimiliki oleh Aparatus Sipil Negara (ASN) diantaranya:

2. Nasionalisme
Yakni pandangan atau Paham kecintaan manusia terhadap bangsa dan tanah airnya yang
didasarkan pada nilai-nilai Pancasila. Adapun nilai nilai yang terkandung di dalam nasionalisme di
bagi atas 5 Pancasila dengan butir-butirnya sebagai berikut:
a. Sila Pertama: (Ketuhanan yang maha esa)
 Percaya dan taqwa kepada Tuhan yang maha esa sesuai dengan agama dan
keprcayaan masing-masing.
 Hormat menghormati dan bekerja sama antar pemelung agama.
Saling menghormati kebebasan menjalankan ibadah sesuai dengan agama dan
kepercayaan.
 Tidak memaksakan suatu agama dan kepercayaan kepada orang lain

a. Sila Kedua: (Kemanusiaan yang adil dan beradab)

 Berani membela kebenaran dan keadilan
 Mengakui persamaan hak dan persamaan kewajiban antar sesama manusia •
Mencintai sesama manusia
 Mengembangkan sikap tenggang rasa
 Tidak semena-mena terhadap orang lain
b. Sila Ketiga: (Persatuan Indonesia)
 Menempatkan kesatuan, persatuan, kepentingan dan
 keseimbangan bangsa dan Negara di atas kepentingan pribadi dan golongan
 Rela berkorban untuk kepentingan bangsa dan Negara
 Cinta tanah air dan bangsa
 Bangga sebagai bangsa Indonesia, bertanah air Indonesia
 Memajukan persatuan dan kesatuan bangsa yang ber bhineka tunggal ika
c. Sila Keempat: (Kerakyatan yang dimpimpin oleh hikmat kebijaksanaan dalam
permusyawaratan perwakilan)
 Mengutamakan kepentingan Negara dan masyarakat
 Tidak memaksakan kehendak kepada orang lain
 Mengutamakan musyawarah dalam mengambil keputusan untuk kepentingan
bersama.
 Musyawarah untuk mencapai mufakat diliputi semangat kekeluargaan
d. Sila Kelima: (Keadilan social bagi seluruh rakyat Indonesia)
 Mengembangkan perbuatan yang luhur yang mencerminkan sikap dan suasana
kekeluargaan gotong royong.
 Bersikap adil
 Menjaga keseimbangan antara hak dan kewajiban
 Menghormati hak-hak orang lain
 Suka memberi pertolongan kepada orang lain
9
 1. Etika Publik
Etika Publik Yakni tata krama/sopan santun dalam berkelakuan sesuai lingkungan
setempat, adapun nilai-nilai dasar etika public sebagaimana tercantum dalam Undang-
undang ASN, yaitu:

a. Memegang teguh nilai-nilai dalam ideologi Negara Indonesia;

b. Setia dan mempertahankan UUD 1945;
c. Menjalankan tugas secara profesional dan tidak berpihak;
d. Membuat keputusan berdasarkan prinsip keahlian;
e. Menciptakan lingkungan kerja yang non diskriminatif;
f. Memelihara dan menjunjung tinggi standar etika luhur;
g. Mempertanggungjawabkan tindakan dan kinerjanya kepada publik;
h. Memiliki kemampuan dalam melaksanakan kebijakan dan program
pemerintah
i. Memberikan layanan kepada publik secara jujur, tanggap, cepat, tepat,
akurat, berdaya guna, berhasil guna, dan santun;
j. Mengutamakan kepemimpinan berkualitas tinggi;
k. Menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerjasama;
l. Mengutamakan pencapaian hasil dan mendorong kinerja pegawai
m. Mendorong kesetaraan dalam pekerjaan;
n. Meningkatkan efektifitas sistem pemerintahan yang demokratis sebagai
perangkat sistem karir.
1. Komitmen Mutu
Berbicara komitmen mutu sama dengan membahas tugas dan tanggung jawab ASN
yang harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab, dilaksanakan secara optimal
sehingga tercipta kepuasan stakeholders. Aspek utama yang menjadi target
stakeholder adalah layanan yang berkomitmen pada mutu melalui penyelenggara
secara efektif dan efisien. Kepuasan pelanggan tetap menjadi fokus inovasi dan target
perubahan. Nilai-nilai dasar orientasi mutu adalah sebagai berikut:
a. Mengedepankan komitmen terhadap kepuasan customers;
b. Memberikan layanan yang menyentuh hati, untuk menjaga dan
memelihara agar customer tetap setia;
c. Menghasilkan produk/jasa yang berkualitas tinggi:
d. Tanpa cacat, tanpa kesalahan, dan tidak ada pemborosan;
e.
Beradaptasi dengan perubahan yang terjadi, baik berkaitan dengan
pergeseran tuntutan kebutuhan customer/ clients maupun perkembangan
teknologi;
f. Menggunakan pendekatan ilmiah dan inovatif dalam pemecahan masalah
dan pengambilan keputusan;

10
 g. Melakukan upaya perbaikan secara berkelanjutan melalui berbagai cara,
antara lain: pendidikan, pelatihan, pengembangan ide kreatif, kolaborasi,
dan benchmark

4. Anti Korupsi
Korupsi adalah perilaku pejabat publik, politikus atau pegawai negeri yang secara
tidak wajar dan ilegal memperkaya diri atau memperkaya orang-orang di dekatnya
dengan jalan menyalahgunakan kekuasaan publik yang dipercayakan kepada mereka.
Olehnya itu, perlu ditanamkan kesadaran menyeluruh pada setiap individu untuk
mencegah prilaku korupsi dengan memegang komitmen integritas.
Adapun nilai anti korupsi sebagai berikut:

• Jujur, mengatakan dengan apa adanya tanpa ada pengurangan atau

melebihkan dari apa yang didengar, dibuat, dan dilihat.
• Peduli, sebuah sikap keberpihakan kita untuk melibatkan diri dalam
persoalan, keadaan atau kondisi yang terjadi di sekitar kita. Orang-orang
peduli adalah mereka yang terpanggil melakukan sesuatu dalam rangka
memberi inspirasi, perubahan, kebaikan kepada lingkungan di sekitarnya.
• Mandiri, sikap untuk tidak menggantungkan keputusan kepada orang lain.
Independen, tanpa ada tekanan dari pihak manapun juga.
• Disiplin, taat dan patuh terhadap nilai-nilai yang dipercaya merupakan
tanggung jawabnya.
• Berani, mempunyai hati yang mantap dan rasa percaya diri yang besar
dalam menghadapi bahaya, kesulitan, dsb.
• Kerja keras, kegiatan yang dikerjakan secara sungguh-sungguh tanpa
mengenal lelah atau berhenti sebelum target kerja tercapai dan selalu
mengutamakan atau memperhatikan kepuasan hasil pada setiap kegiatan
yang dilakukan.
• Tanggung jawab, wajib menanggung segala sesuatu, sehingga
berkewajiban menanggung, memikul jawab, menanggung segala
sesuatunya atau memberikan jawab dan menanggung akibatnya.
•
Sederhana, membebaskan segala ikatan yang tidak di perlukan. Berbeda
dengan kemiskinan, kesederhanaan merupakan suatu pilahan, keputusan
untuk menjalani hidup yang berfokus pada apa yang benar-benar berarti.
Adil, selalu bersikap imparsial, suatu sikap yang tidak memihak kecuali
kepada kebenaran

11
 KEDUDUKAN DAN PERAN PNS dalam NKRI

• Manajemen ASN

Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai
negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada
instansi pemerintah, sedangkan yang dimaksud Manajemen Pegawai Negeri Sipil
adalah pengelolaan pegawai negeri sipil untuk menghasilkan pegawai negeri sipil yang
profesional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, bersih dari
praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Dalam Konsep Manajemen ASN ini dikenal
apa yang disebut dengan sistem merit. Sistem Merit adalah kebijakan dan manajemen
ASN yang berdasarkan pada kualifikasi, kompetensi, dan kinerja secara adil dan
wajar dengan tanpa membedakan latar belakang politik, ras, warna kulit, agama, asal
usul, jenis kelamin, status pernikahan, umur, atau kondisi kecacatan. Pegawai
Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Pegawai ASN adalah pegawai negeri
sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat
pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau
diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundangundangan
sedangkanPegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara
Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai ASN secara tetap
oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.
Manajemen PNS meliputi: penyusunan dan penetapan kebutuhan; pengadaan;
pangkat dan Jabatan; pengembangan karier; pola karier; promosi; mutasi; penilaian
kinerja; penggajian dan tunjangan; penghargaan; disiplin; pemberhentian; jaminan
pensiun dan jaminan hari tua; dan perlindungan.
• Whole Of the Government

WoG (Whole of Government) didefinisikan sebagai “Suatu model pendekatan

integratif fungsional satu atap” yang digunakan untuk mengatasi wicked problems
yang sulit dipecahkan dan diatasi karena berbagai karakteristik atau keadaan yang
melekat antara lain:
tidak jelas sebabnya, multi dimensi, menyangkut perubahan perilaku. Salah satu
bentuk penerapan WoG pada pelayanan publik adalah e-Government. E- government
adalah tata kelola pemerintahan (governance) yang diselenggarakan secara
terintegrasi dan interaktif berbasis teknologi IT, agar hubungan-hubungan antara
pemerintah, pelaku bisnis dan masyarakat dapat berlangsung lebih efisien, efektif,
produktif dan responsif. Hasil atau manfaat yang diperoleh melalui e-government
antara lain adalah:

12
a. Terselenggaranya tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), efisien
dan efektif.
b. Hemat anggaran dan tepat waktu.
c. Transparan sehingga peluang terjadinya kecurangan (fraud), suap dan korupsi
akan banyak berkurang.
d. Tingkat akurasi (ketepatan) dan kualitas pelayanan meningkat dan tingkat
kesalahan berkurang.
e. Kemudahan akses dan kenyamanan pelayanan meningkat sehingga kepuasan
public juga meningkat

13
 BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI
A. GAMBARAN PROSES PENETAPAN ISU DAN DAMPAKNYA JIKA ISU TIDAK
DISELESAIKAN
1. DESKRIPSI ISU
a. Belum adanya penyimpanan data file kepegawaian secara digitalisasi di Bidang Tata Usaha
b. Kurangnya tenaga SDM (Sumber Daya Manusia) Yang berkompetensi di Bidang Tata
Usaha

c. Kurangnya Sarana prasarana yang mendukung di Bidang Tata Usaha

Tabel 1. Analisis Dampak

Analisis Dampak Isu Deskripsi
Ruang Penyebab
Keterkaitan Isu
No Isu Kondisi Saa\
Lingkup Isu Tidak Segera Dengan Materi
tti ini Segera Ditangani Agenda III
Ditangani
1 Belum adanya Bidang Tata Manajemen ASN
penyimpanan data Usaha Dinas
file kepegawaian Pariwisata
secara digitalisasi di Kepemudaan dan
Bidang Tata Usaha Olahraga
2 Kurangnya tenaga Bidang Tata Smart ASN :
SDM (Sumber Daya Usaha Dinas
Manusia) yang Pariwisata
berkompetensi di Kepemudaan dan
Bidang Tata Usaha Olahraga
3 Kurangnya sarana Bidang Tata
prasarana yang Usaha Dinas
mendukung di Bidang Pariwisata
Tata Usaha Kepemudaan dan
Olahraga

14
2. PENETAPAN CORE ISSUE
Tabel. 2 Penetapan Core Issue dengan Teknik APKL
ISU A P K L Jumlah Prioritas

Belum adanya penyimpanan data file 5 4 4 5 18 I

kepegawaian secara digitalisasi di
Bidang Tata Usaha
Kurangnya tenaga SDM (Sumber Daya 4 4 3 4 15 II
Manusia) yang berkompetensi di
Bidang Tata Usaha
Kurangnya sarana prasarana yang 3 3 5 3 14 III
mendukung di Bidang Tata Usaha

Dengan metode APKL diatas, maka diputuskan bahwa isu Kurangnya Berdasarkan hasil
analisis isu dengan menggunakan metode APKL, maka isu prioritas yang terpilih adalah
belum optimalnya pengelolaan arsip kepegawaian pada Sub Bidang Umum dan Kepegawaian
Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga. file kepegawaian menjadi prioritas utama
diantara isu yang lain. Isu ini diberikan nilai 5 untuk Aktual karena isu ini benar-benar terjadi.
Problematik dengan nilai 5, karena masalah ini merupakan masalah yang kompleks dan
membutuhkan penyelesaian yang komprehensif. Kekhalayakan 4 karena menyangkut masa
depan SDM di Indonesia, kelayakan 5 karena isu ini realistis dan dapat dicari penyelesaiannya.

15
3. Penentuan Penyebab Core Issue

a. Belum adanya penyimpanan data file kepegaian secara digitalisasi di tata bidang usaha Dengan perkembangan teknologi

yang pesat harusnya berdampak pula pada pengelolaan file kepegawaian. Dalam melakukan pengelolaan arsip, Dinas

Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga masih melakukan pengelolaan data file kepegaian secara manual. Adapun belum

digunakannya teknologi dalam pengelolaan arsip dapat dilihat pada proses penyimpanan arsip yang masih dilakukan secara

digital.

b. Kurangnya tenaga SDM ( Sumberdaya Manusia ) dalam menerapkan arsip berbasis digital. Digitalisasi arsip merupakan

pengalih media arsip dari arsip berbentuk fisik menjadi bentuk digital. Digitalisasi arsip ini bertujuan untuk melakukan

penyelamatan arsip dari kerusakan fisik arsip. selain itu dengan terdigitalisasinya arsip memudahkan dalam mengakses

kembali arsip yang dibutuhkan. Kurangnya kesadaran akan pentingya digitalisasi arsip membuat arip arsip belum

terdigitalisasi dan tidak terkelolanya arsip dengan baik. Adapun masalah yang ditimbulkan yaitu arsip yang rusak tidak bisa

terbaca atau digunakan, dan juga tidak efisien dalam melakukan temu kembali arsip, membutuhkan waktu yang lama dalam

mencari arsip.

c. kurangnya sarana prasarana yang mendukung bidang tata usaha Pada Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga tidak

memiliki arsiparis oleh karena itu hal ini menyebabkan tidak adanya tenaga ahli dalam melakukan pengelolaan arsip

khususnya arsip digital.

B. RANCANGAN AKTUALISASI
Unit Kerja : - Digitalisasi file kepegawaian di Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga
Identifikasi isu : - Belum adanya penyimpanan data file kepegawaian secara digitalisasi di Bidang Tata Usaha
- Kurangnya tenaga SDM (Sumber Daya Manusia) yang berkompetensi di Bidang Tata
Usaha
- Kurangnya sarana prasarana yang mendukung di Bidang Tata Usah

Isu yang diangkat : Belum adanya penyimpanan data file kepegawaian secarandigitalisasi di Bidang Tata Usaha
Gagasan pemecah isu : Digitalisasi File Kepegawaian di Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga

Tabel. 3 Matriks Rancangan Aktualisasi

Keterkaitan Kontribusi Penguatan
Tahapan Output /
No Kegiatan Substansi Mata terhadap Visi / Nilai
Kegiatan Hasil
Pelatihan Agenda II Misi Organisasi Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1 Melakukan Manajemen ASN dan Smart ASN Visi : Terwujudnya - SOPAN
pengumpulan file 1. Koordinasi Dokumentasi Akuntabel : Masyarakat SANTUN
kepegawaian dengan Melaksanakan tugas Manokwari Yang Berkualitas
pimpinan
dengan jujur, Berbudaya, Maju, bertanggun
bertanggung jawab, Mandiri, Aman,
g jawab,
cermat, disiplin, dan Damai dan Sejahtera”
berintegritas tinggi berinovasi
Harmonis :
1. Misi : -
Membangun Meningkatka
lingkungan kerja n kualitas
yang kondusif hidup
Kolaboratif : masyarakat
Memberi dengan
kesempatan kepada peningkatan
kualitas
daya untuk tujuan pendidikan,
Bersama kesehatan,
serta
pemberdayaa
n ekonomi
masyarakat.
2. meningkatka
n tata kelola
pemerintahan
yang baik
melalui
peningkatan
kualitas
birokrasi
dalam
memberikan
pelayanan
prima bagi
masyarakat.
17
3. Meningkatka
n
ketersediaan
infrastruktur
dan
keterpaduan
tata ruang
wilayah
4. Memantapka
n
pembanguna
n kampung
5. memberikan
kepastian
hukum bagi
pribadi,
kelompok
dan lembaga,
baik
pemerintahan
maupun
swasta dari
berbagai
tuntutan ganti
rugi tanah
dan
pemalangan.
6. Memberikan
jaminan
keamanan
dan
kenyamanan
bagi seluruh
lapisan
masyarakat.
7. Meningkatka
n kerukunan
antar umat
beragama.

18
 berbagai pihak untuk
berkontribusi Loyal :
Menjaga nama baik
sesame ASN,
Pimpinan, Instansi
dan Negara
2. Memilah file Dokumentasi Berorientasi
kepegawaian pelayanan :
Memahami dan
berdasarkan nama
memnuhi kebutuhan
pegawai masyarakat
Kompeten:
Melaksanakan tugas
dengan kualitas
terbaik
Adaptif :
Terus berinovasi dan
mengembangkan
kreativitas
3. Memberikan nama Dokumentasi Berorientasi
pegawai dari hasil pelayanan :
Memahami dan
pemilahan data
memnuhi kebutuhan
pegawai masyarakat
Akuntabel :
Menggunakan
kekayaan dan barang
milik negara secara
bertanggung jawab,
efektif, dan efisien
Kompeten: Membantu
orang lain belajar
Kolaboratif
Menggerakkan
pemanfaatan
berbagai sumber
Deskripsi KOLOM 5
Kegiatan : Melakukan pengumpulan file kepegawaian
Tahapan Kegiatan 1 : Koordinasi dengan pimpinan hal ini perlu di lakukan agar pimpinan tau perkembangan rancangan
Tahapan Kegiatan 2 : Memilah file kepegawaian berdasarkan nama pegawai agar pada saat memindai data tidak ada yang tercecert
Tahapan Kegiatan 3 : Memberikan nama pegawai dari hasil pemilahan data pegawai agar mempermudah pada saat pencarian
DESKRIPSI KOLOM 6
Visi Misi : Menjadi perpanjang tangan Dinas dalam

mengaplikasikan Tupoksi guna pencapaian Visi OPD yaitu Peningkatan Mutu/Kualitas kantor lebih inovasi Meningkatkan
Manajemen asn yang baik dan menyelengarakan Tata Pemerintahan yang Baik (Good Local Governance

DESKRIPKSI KOLOM 7
Pada saat melakukan kegiatan pengumpulan file / data pegawai di perlukan sikap sopan santun dalam bertemu
19
atasan pada saat melakukan koordinasi dengan atasan agar di terima dengan baik dan di berikan masukan yang
baik pula demikin juga dala memilah file kepegawaian di perlukan sikap tanggung jawab agar tidak ada file yang
hilang perlu inovasi dalam menangai file mulai dari memisahkan sesui abjad dan di susun sesui no / abjad.

20
 Keterkaitan Kontribusi Penguatan
Tahapan Output /
No Kegiatan Substansi Mata terhadap Visi / Nilai
Kegiatan Hasil
Pelatihan Agenda II Misi Organisasi Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
2 Melakukan Manajemen ASN dan Smart ASN Visi : - Berorientasi
Digitalisasi File 1. Koordinasi Dokumentasi Akuntabel : Misi pelayanan
Pegawai dengan Melaksanakan tugas - Akuntabel
pimpinan
dengan jujur, - Kompeten
bertanggung jawab,
- Harmonis
cermat, disiplin, dan
berintegritas tinggi - Loyal
Harmonis : - Adaptif
Membangun - Kolaboratif
lingkungan kerja
yang kondusif
Kolaboratif :
Memberi
kesempatan kepada
berbagai pihak
untuk berkontribusi
Loyal :
Menjaga nama baik
sesame ASN,
Pimpinan, Instansi
dan Negara
2. Menyiapkan Dokumentasi Berorientasi
data pegawai pelayanan :
Memahami dan
memnuhi kebutuhan
masyarakat
Kompeten:
Melaksanakan tugas
dengan kualitas
terbaik
Adaptif :
Terus berinovasi dan
mengembangkan
kreativitas
3. Melakukan scan Dokumentasi Berorientasi
memindai data pelayanan :
pegawai
Ramah, cekatan,
solutif, dan dapat
diandalkan
Akuntabel :

21
 Menggunakan kekayaan
dan barang milik negara
secara bertanggung
jawab, efektif, dan
efisien
Kompeten: Membantu
orang lain belajar
Kolaboratif
Menggerakkan
pemanfaatan berbagai
sumber daya
untuk tujuan
Bersama

4. Menyimpan ke Dokumentasi
dalam folder sesuai Screenshoot
nama
Deskripsi KOLOM 5
Kegiatan : Melakukan Digitalisasi File Pegawai
Tahapan Kegiatan 1 : Koordinasi dengan pimpinan hal ini perlu di lakukan agar pimpinan tau perkembangan rancangan dan dapat
memberikan masukan guna kelancaran aktualisasi
Tahapan Kegiatan 2 : Menyiapkan data pegawai Dalam Meyiapakan dokumen untuk di kerjakan di butuhkan ketelitian dan harus di
kerjakan dengan bertanggung jawab (di karenakan banyaknya file sehingga harus di pisahkan sesuai
dengan Abajd untuk mempermudah ketika mulai memindai dokumen
Tahapan Kegiatan 3 : Melakukan scan memindai data pegawai Mengscan (memindai) dokomen tahapan ini membutuhkan kesabaran
dan kehatihatian di karenakan sering terjadi eror bahkan tidak terbacanya hasil Scan (memindai) perlunya
kesabaran dalam memindai agar dokumen tersebut dapat terbaca dengan baik sehingga dapat di ubah
dalam format pdf dan terbaca. di butuhkan kehati-hatian untuk mendapatkan kwalitas yang baik
Tahapan Kegiatan 4: menyimpan ke dalam folder sesui nama Meyimpan file sesui folder dalam menyimpan file dibutuhkan
ketelitian agar file yang di simpan tidak tertukar dengan file milik ASN yang lain, dalam hal ini harus di
lakukan dengan bertanggung jawab
DESKRIPSI KOLOM 6
Visi Misi : mengaplikasikan Tupoksi guna pencapaian Visi OPD yaitu Peningkatan Mutu/Kualitas kantor lebih inovasi Meningkatkan Manajemen
asn yang baik dan menyelengarakan Tata Pemerintahan yang Baik (Good Local Governance

DESKRIPKSI KOLOM 7

Pada saat melakukan kegiatan pengumpulan file / data pegawai di perlukan sikap sopan santun dalam bertemu atasan pada saat
melakukan koordinasi dengan atasan agar di terima dengan baik dan di berikan masukan yang baik pula demikian pula pada saat
menyiapkan file,memindai/mengScan dan mnenyimpan file sangan di butuhkan ketelitian dan kompeten agar semua yang di jalankan
pada kegiatan ke 2 ini dapat berjalan dengan baik tampa adanya kendala.

22
 Keterkaitan Kontribusi Penguatan
Tahapan Output /
No Kegiatan Substansi Mata terhadap Visi / Nilai
Kegiatan Hasil
Pelatihan Agenda II Misi Organisasi Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
3 Membuat daftar Manajemen ASN dan Smart ASN Visi : - Berorientasi
arsip alih media 1. koordinasi dengan dokumentasi Akuntabel : Misi: pelayanan
pimpinan Melaksanakan tugas - Akuntabel
dengan jujur, - Kompeten
bertanggung jawab,
- Harmonis
cermat, disiplin, dan
- Loyal
berintegritas tinggi
- Adaptif
Harmonis :
Membangun lingkungan - Kolaboratif
kerja
yang kondusif
Kolaboratif : Memberi
kesempatan kepada
berbagai pihak
untuk berkontribusi
Loyal :
Menjaga nama baik
sesame ASN, Pimpinan,
Instansi
dan Negara

2. Membuat table Dokumentasi Berorientasi

daftar arsip alih media pelayanan : Memahami
di MS Excel
dan
memnuhi kebutuhan
masyarakat
Kompeten:

23
 Melaksanakan tugas
dengan kualitas terbaik
Adaptif :
Cepat menyesuaikan diri
dengan
perubahan

3. Mencetak Dokumentasi Berorientasi

daftar arsip alih Daftar alih pelayanan

Ramah,cekatan,
media media arsip
solutif,dan dapat
diandalkan Kompeten:
Membantu orang lain
belajar
Kolaboratif
Menggerakkan
pemanfaatan berbagai
sumber daya untuk
tujuan Bersama
Adaptif :
Cepat menyesuaikan diri
dengan
perubahan

Deskripsi KOLOM 5
Kegiatan : Membuat daftar arsip alih media
Tahapan Kegiatan 1 : koordinasi dengan pimpinan Koordinasi dengan pimpinan hal ini perlu di lakukan agar pimpina tau
perkembangan rancangan dan dapat memberikan masukan guna kelancaran kegiatan ini
Tahapan Kegiatan 2 : Membuat table daftar arsip alih media di MS Excel tahapan ini di perlukan harus di lakuikan dengan kompeten
agar tidak terjadi salah penginputan nama maupun dokumen lain
Tahapan Kegiatan 3 : Mencetak daftar arsip alih media perlu ketelitian agar hasil lebih baik dan tidak ada kendala uintuk kegiatan
ini

DESKRIPSI KOLOM 6

Visi Misi : mengaplikasikan Tupoksi guna pencapaian Visi OPD yaitu Peningkatan Mutu/Kualitas kantor lebih inovasi Meningkatkan Manajemen
asn yang baik dan menyelengarakan Tata Pemerintahan yang Baik (Good Local Governance

DESKRIPKSI KOLOM 7
Pada saat melakukan kegiatan pengumpulan file / data pegawai di perlukan sikap sopan santun dalam bertemu atasan pada saat
melakukan koordinasi dengan atasan agar di terima dengan baik dan di berikan masukan yang baik pula demikian pada saat
membuat tabel dan mencetak daftar alih media pun perlu kehatihatian agar hassil yang di dapat memuaskan

24
 Tahapan Output / Keterkaitan Kontribusi Penguatan
No Kegiatan Kegiatan Hasil Substansi Mata terhadap Visi / Nilai
Pelatihan Agenda II Misi Organisasi Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
4. Melakukan Manajemen ASN dan Smart ASN Visi : - Berorientasi
sosialisasi tentang 1. koordinasi dokumentasi Akuntabel : Misi: pelayanan
Digitalisasi File dengan Melaksanakan tugas - Akuntabel
dengan jujur, - Kompeten
Kepegawaian pimpinan
- Harmonis
bertanggung jawab,
- Loyal
cermat, disiplin, dan - Adaptif
berintegritas tinggi - Kolaboratif
Harmonis :
Membangun lingkungan
kerja
yang kondusif
Kolaboratif : Memberi
kesempatan kepada
berbagai pihak
untuk berkontribusi
Loyal :
Menjaga nama baik
sesame ASN, Pimpinan,
Instansi
dan Negara

2. Menyiapkan Dokumentasi Berorientasi

ruangan sosialisasi, Power point
pelayanan :
membuat bahan
sosialisasi Memahami dan
memnuhi kebutuhan
masyarakat
Kompeten:

25
 Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik
Adaptif :
Cepat menyesuaikan diri dengan
perubahan

3. Melakukan sosialisasi Dokumentasi Berorientasi pelayanan

Daftar Hadir Ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan Kompeten: Membantu
orang lain belajar
Kolaboratif Menggerakkan pemanfaatan berbagai sumber daya untuk tujuan
Bersama
Adaptif :
Cepat menyesuaikan diri dengan
perubahan

Deskripsi KOLOM 5
Kegiatan : Melakukan sosialisasi tentang Digitalisasi File Kepegawaian
Tahapan Kegiatan 1 : : koordinasi dengan pimpinan Koordinasi dengan pimpinan hal ini perlu di lakukan agar pimpina tau perkembangan
rancangan dan dapat memberikan masukan guna kelancaran kegiatan ini
Tahapan Kegiatan 2 : Menyiapkan ruangan sosialisasi, membuat bahan sosialisasi di butuhkan kolabirasi dan sopan santun pada saat meminta
bantuan rekan dalam menyipakan ruangan serta melakukan pemberitahuan dengan sopan kepada PNS kantor agar
bersedia mengikuti tahapan sosialisasi
Tahapan Kegiatan 3 : Melakukan sosialisasi pada saatr melakukan sosialisasi juga penyampaian harus dengan bahasa yang sopan dan santun
sehinggan rekan rekan ASN dapat menerima hasil sosialisasi tersebut dengan baik
DESKRIPSI KOLOM 6

Visi Misi : mengaplikasikan Tupoksi guna pencapaian Visi OPD yaitu Peningkatan Mutu/Kualitas kantor lebih inovasi Meningkatkan Manajemen asn yang
baik dan menyelengarakan Tata Pemerintahan yang Baik (Good Local Governance

DESKRIPKSI KOLOM 7
Pada saat melakukan kegiatan pengumpulan file / data pegawai di perlukan sikap sopan santun dalam bertemu atasan pada saat melakukan
koordinasi dengan atasan agar di terima dengan baik dan di berikan masukan yang baik pula demikian juga pada
saat menyipakan ruangan dan melekauan seosialasi harus dengan bahasa yang sopan dan santun agar apa yang
si sampakan bisa di terima dengan baik dan mendapata masukan yang baik pula.

26
 BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI

C. MATRIK REKAPITULASI RENCANA HABITUASI (BerAKHLAK)

Tabel 4. Matriks Nilai-Nilai Dasar ASN
KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN
NO NILAI PANDUAN PERILAKU 1 2 3 TOTAL
DASAR 1 2 3 1 2 3 1 2 3
1 Berorientasi Memahami dan 3
Pelayanan memenuhi kebutuhan
masyarakat
Ramah, cekatan, solutif, 2
dan dapat diandalkan
Melakukan perbaikan
tiada henti
2 Akuntabel Menggunakan kekayaan 2
dan barang milik negara
secara bertanggung
jawab, efektif, dan efisien
Melaksanakan tugas 4
dengan jujur,
bertanggung jawab,
cermat, disiplin, dan
berintegritas tinggi
3 Kompeten Membantu orang lain 2
belajar
Melaksanakan tugas 4
dengan kualitas terbaik
4 Harmonis Membangun lingkungan 4
kerja yang kondusif
5 Loyal Menjaga nama baik 4
sesama ASN, Pimpinan,
Instansi, dan Negara
6 Adaptif Cepat menyesuaikan diri 2
menghadapi perubahan
Terus berinovasi dan 2
mengembangkan
kreativitas
Bertindak proaktif
7 Kolaboratif Memberi kesempatan 4
kepada berbagai pihak
untuk berkontribusi

27
 Menggerakkan 3
pemanfaatan berbagai
sumber daya untuk
tujuan bersama

Tabel 5. Matriks Peran dan Kedudukan ASN

PERAN DAN KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN
NO KEDUDUKAN ASN 1 2 3 TOTAL

1 Manajemen ASN 3
2 Smart ASN 3

Tabel 6. Matriks Kaitan Visi dan Misi Organisasi

Kaitan Visi dan Misi Organisasi Kegiatan Kegiatan Kegiatan Total
1 2 3
Visi

Misi 1.

2.

3.

4.

28
D. TIMELINE PELAKSANAAN AKTUALISASI
Tabel 7. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

No Kegiatan Oktober

01
02
03
05
06
07
08
09

18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
04
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24

1.

2.

3.

1.

27
 2.

3.

4.

3
1.

2.

3.
 DAFTAR ARSIP ALIH MEDIA
UNIT PENGOLAH : SDM dan UMUM

KETERANGAN
N JUMLAH KURUN JENIS TINDAKAN
JENIS ARSIP WAKTU
O ARSIP WAKTU ALIH MEDIA
PELAKSANAAN
1 2 3 4 5 6
1) Personal File Musa Ahoren
1. DAFTAR RIWAYAT HIDUP & DATA
KELUARGA
AKTE NIKAH 2 lbr 1992 PDF 22 Oktober 2021
BIODATA
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DATA KEPEGAWAIAN
DATA PEGWAI NEGERI SIPIL
KARPEG
KARTU KELUARGA
KTP
PENDATAAN ULANG PNS
TASPEN

2. IJAZACH
SI 2 lbr 2001 PDF 23 Oktober 2022
S2

3. SERTIFIKAT
PRAJABATAN

BAB V
 PENUTUP

KENDALA / MASALAH DALAM KEGIATAN

Dalam pelaksanaan kegiatan ditemui adanya masalah atau kendala yang menghambat kendala pelaksanaan
setiap tahapan kegiatan. Masalah yang ditemui selama melaksanakan aktualisasi adalah:
 Tidak tersedianya fasilitas pendukung untuk melaksanakan aktualisasi di kantor
 Tidak tersedianya data / file kepegawaiaan yang tersimpan di kantor baik dalam bentuk soft copy
maupun hardcopy

 Adapaun dampak dari penerapan nilai nilai dasar PNS dalam agenda habituasi adalah
 1. Menjadikan ASN yang berkarakter dan professional dalam mengerjakan Kegitan digitalisasi sehingga
meningkatkan mutu dan Kualitas Sebagai seorang pengadministrasian umum Kantor ditituntut untuk
bisa berinovasi sehingga bisa mengaplikasikan visi dan misi organisasi.

 E. RENCAN TINDAK LANJUT
 * Peserta mempunyai rencana tindak lanjut untuk membuat inovasi dalaman peyimpanan bukan hanya
data Kepegawaiaan tapi surat surat baik surat masuk dan keluar dan pengarsipan file yang lain pun
harus di lakukan digitalisasi dan di simpan dalam penyimpanan seperti google documet dan sejenisnya
guna efisensi dalam pencarian dan hemat WAK

KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang diambil berdasarkan capaiaan aktualiasasi yaitu: Kegiatan aktualisasi berlangsung
sesui dengan jadwal yang di tentukan mengguanakan fasilitas milik sendiri untuk menunjang pekerjaan kantor
Nilai nilai ANEKA dan Peran Dan Keduduka ASN telah terkatualisasi dalam setiap tahapan kegiatan