FRONT OFFICE BAB II

Pertemuan ke – 3
By: Mutmainnah, SST. Par
 Tujuan Pembelajaran
• Setelah mempelajari materi tentang berkomunikasi
melalui telepon, peserta didik mampu :
1. Memahami ruang lingkup telepon operator
2. Memahami struktur organisasi telepon operator
3. Mengidentifikasi peralatan telepon operator
4. Mengidentifikasi formulir telepon operator
5. Menjelaskan cara mengelola telepon masuk
6. Menjelaskan cara menjawab telepon yang masuk
7. Menjelaskan cara mengelola panggilan telepon
8. Memahami tata cara melakukan telepon keluar
9. Memahami perhitungan dan cara pembayaran telepon
 A. RUANG LINGKUP TELEPON OPERATOR
• Telepon Operator merupakan salah satu seksi
yang berada di front office departemen dan
memiliki kedudukan yang sama dengan
petugas informasi , penerima tamu,
pemesanan kamar, pelayanan barang dan kasir
kantor depan. Di Hotel, sarana telepon
merupakan kunci utama sebagai penunjang
bisnis. Oleh karena itu penanganan sistem dan
layanan komunikasi di hotel dilakukan oleh
seksi khusus yang dikenal dengan operator
telepon.
 1. Tugas & Tanggung Jawab Telepon Operator
• Mengisi daftar hadir (time card) dan membaca
log book (buku catatan kejadian yang harus
ditindak lanjuti oleh petugas sift berikutnya)
• Menerima tugas dari sift sebelumnya dan
menyelesaikan masalah yang belum selesai
• Menjawab semua pembicaraan pertelponan
dengan nada sopan, ramah dan cekatan (cepat
mengerti)
• Mengadakan layanan sambungan telepon,
baik lokal, interlokal, maupun internasional
 1. Tugas & Tanggung Jawab Telepon Operator

• Mencatat semua biaya penyambungan telepon dan

membuat struk atau telepon bill
• Memberi pelayanan informasi tentang situasi luar dan
dalam hotel kepada tamu yang menginap dihotel melalui
jasa telepon
• Menangani keluhan tamu (Guest Komplain)
• Segera menghubungi bagian Engineering ketika terjadi
kerusakan pada salah satu alat komunikasi.
• Melayani permintaan tamu untuk di bangunkan pada pagi
hari (Morning Call) ataupun dibangunkan pada jam2
tertentu sesuai permintaan tamu (wake up call)
• Menyalakan musik slow di area lobby hotel ataupun lift
tamu
 2. Layanan yang diberikan oleh telepon operator

• Menangani/menjawab sambungan telepon

masuk (incoming call)
• Menangani/melakukan telepon keluar
(outgoing call
• Memberikan layanan pengiriman dan
penerimaan faksimile
• Memberikan layanan akses internet
• Memberikan layanan bangun pagi (wake up
call dan morning call
 2. Layanan yang diberikan oleh telepon operator

• Memberikan layanan informasi (hotline)

• Memberikan layanan pemutaran musik
• Merikan layanan konikasi telepon didalam
hotel (house call)
• Menangani panggilan telepon darurat dan
ancaman bom(emergensi call)