RANCANGAN A K T U A L I S A S I

DIGITALISASI PENGARSIPAN DATA PEGAWAI NEGERI SIPIL MELALUI

PEMBUATAN BANK DATA PEGAWAI PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KABUPATEN PADANG LAWAS UTARA
Nama : Yudi Adi Dirya Pandia, S.M
Coach : Ir. Rita Mindayani, M.Si
Mentor : Muhammad Rizal Siregar, SE, MM
Penguji : Gadis Melani Rusli, SH

BPSDM PROVINSI SUMATERA UTARA 2023

 Latar Belakang
• Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2021 Tentang Pelatihan
Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil, setiap CPNS wajib mengikuti pelatihan dasar CPNS dengan tujuan
. untuk mengembangkan kompetensi CPNS.

• Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang mempunyai tugas melakukan urusan persuratan, urusan
tata usaha, kearsipan, urusan kepegawaian, urusan perlengkapan, rumah tangga, fasilitasi barang
milik negara, barang milik daerah, dan administrasi jabatan fungsional, diluar itu juga menjalankan
. media sosial Dukcapil Padang Lawas Utara dalam memberikan infromasi bagi masyarakat

• Teknologi merupakan salah satu unsur penting dalam bekerja sebagai ASN, kemajuan teknologi akan
berjalan sesuai dengan kemajuan ilmu pengetahuan. Setiap inovasi diciptakan untuk memberikan
manfaat positif bagi kehidupan manusia.
.

• Tidak adanya pengelolaan arsip dan data penting pegawai secara digital
• Tidak tertatanya Dokumen-Dokumen Arsip.
. • Pengelolaan Media Sosial yang belum optimal sebagai sarana pengetahuan tentang adminduk
 Identifikasi Isu
1 2 3
Belum Adanya Digitalisasi Pengarsipan
Kurang Tertatanya Dokumen- Belum Optimalnya Pemanfaatan
Data Pegawai Negeri Sipil Melalui
Dokumen Arsip di Disdukcapil media Sosial sebagai sarana
Pembuatan Bank Data Pada Sub
Kabupaten Padang Lawas Utara Informasi Pentingnya Dokumen
Bagian Umum dan Kepegawaian
Kependudukan di Disdukcapil
Disdukcapil
Padang Lawas Utara
Kabupaten Padang Lawas Utara

Postingan (Bulan)
Akun
No Media
Februari Maret April
Sosial

1 Instagram 11 1 0
2 Facebook 13 2 1
 Analisis Isu dengan Metode APKL
Isu A P K L KETERANGAN

Belum Adanya Digitalisasi Pengarsipan

Data Pegawai Negeri Sipil Melalui
Pembuatan Bank Data Pegawai Pada
Memenuhi
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Syarat
Disdukcapil Kabupaten Padang Lawas
Utara

Kurang Tertatanya Dokumen-

Dokumen Arsip di Disdukcapil Memenuhi
Kabupaten Padang Lawas Utara Syarat

Belum Optimalnya Pemanfaatan

media Sosial sebagai sarana
Informasi Pentingnya Dokumen Memenuhi
Kependudukan di Disdukcapil Syarat
Padang Lawas Utara
 A n a l i s i s I s u d e n g a n M e t o d e USG
Ni l ai
Isu U S G PERINGKAT
Total

Belum Adanya Digitalisasi

Pengarsipan Data Pegawai Negeri
Sipil Melalui Pembuatan Bank
Data Pegawai Pada Sub Bagian I
Umum dan Kepegawaian 5 5 4 14
Disdukcapil Kabupaten Padang
Lawas Utara

Kurang Tertatanya Dokumen-

Dokumen Arsip di Disdukcapil 4 3 5 12 II
Kabupaten Padang Lawas Utara

Belum Optimalnya Pemanfaatan media

Sosial sebagai sarana Informasi
Pentingnya Dokumen Kependudukan di 3 4 4 11 III
Disdukcapil Padang Lawas Utara
 ANALISIS FISHBONE
Machine Man

Belum adanya Tidak

Media adanya pegawai yang
Penyimpanan memiliki kompetensi terkait
Online arsip terutama arsip digital

Belum Adanya Digitalisasi Pengarsipan

Data Pegawai Negeri Sipil Melalui
Pembuatan Bank Data Pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian Dinas
Dokumen Mudah Masih disimpan Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Mudah Rusak dan Hilang secara manual Kabupetan Padang Lawas Utara

Dokumen tidak dapat

masih menggunkan kertas dapat diakses dimana saja
(Hardcopy)
Membutuhkan
waktu yang lama dalam
Material pencarian Dokumen

Method

Berdasarkan hasil analisis fishbone yang telah dilakukan sebagai mana terlampir pada gambar di atas didapat beberapa
penyebab dari isu tersebut antara lain Belum adanya Tidak Media Penyimpanan Online adanya pegawai yang memiliki
kompetensi, terkait arsip terutama arsip digital, Dokumen Mudah Rusak dan Hilang, Dokumen Masih Menggunakan
Menggunakan Kertas (Hardcopy), Masih disimpan secara Manual, Tidak dapat diakses dimana saja, dan Membutuhkan
waktu yang lama dalam pencarian dokumen.
 GAGASAN KREATIF
Melakukan Sosialisasi
Melakukan Menyiapkan dan Merancang dan Terkait Aplikasi, Hak
Mengupload Akses, dan Tata Cara
Pengumpulan dan Membuat Data Membuat Dokumen Pada Akses Aplikasi
Pengklsifikasian Hardcopy Kedalam Aplikasi Bank Aplikasi GoogleSheet Kepada
Data PNS Softcopy Data Melalui Seluruh PNS di Dukcapil
Appsheet Padang Lawas Utara
Google

01 02 03 04 05

DIGITALISASI PENGARSIPAN DATA PEGAWAI NEGERI SIPIL MELALUI

PEMBUATAN BANK DATA PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KABUPATEN PADANG LAWAS UTARA
 1. Melakukan Pengumpulan dan Pengklasifikasian Data PNS

Kontribusi terhadap
tujuan dan sasaran
Tahapan Kegiatan Output
organisasi
Dengan melakukan
1. Melapor dan 1. Terkumpulnya semua 21 data
pengumpulam
berkonsultasi kepada PNS untuk di Upload ke aplikasi
pengklasifikasian data akan
Mentor 2. Tersusunnya 21 data PNS berupa
berkontrinusi terhadap tujuan
2. Meminta bantuan Hardcopy dan Softcopy
organisasi yaitu terwujudnya
rekan kerja untuk tatakelola penyelenggraan
membantu melakukan administrasi yang berkualitas
pengumpulan Data
dan pengklasifikasian Penguatan Nilai
Data (Berupa Keterkaitan Subtansi Mata Organisasi
Dokumen Penting Pelatihan
dalam bentuk Dengan melakukan
hardcopy dan Core Value ASN Berakhlak pengumpulam
softcopy). (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, pengklasifikasian data akan
3. Kompeten, Harmonis, Adaptif, menguatkan nilai organisasi
Mengelompokkan dan Kolaboratif) serta Smart dan yaitu Cepat, Tepat, Akurat,
Menyusun data Manajemen ASN dan Dapat
berupa hardfile Dipertanggungjawabkan
berdasarkan Bidang.
4. Mengelompokkan dan
Menyusun data
 Menyiapkan dan Membuat Data Hardcopy Kedalam Softcopy

Kontribusi terhadap
tujuan dan sasaran
Tahapan Kegiatan organisasi
Output
1. Melapor dan Menyiapkan dan Membuat
berkonsultasi kepada Data Hardcopy Kedalam
Mentor Tersedianya Semua data/dokumen 21
PNS sudah dibuat dalam bentuk Soft File akan berkontrinusi
2. Meminta bantuan rekan
kerja untuk membantu Softcopy dalam bentuk pdf terhadap tujuan organisasi
melakukan scan berkas yaitu terwujudnya tatakelola
hardfile menjadi softfile penyelenggraan administrasi
(Dokumen Digital). yang berkualitas
3. Melakukan Scan Dokumen
Hardcopy dari hardfile
menjadi softfile.
4. Menyusun dan membuat Keterkaitan Subtansi Mata
Penamaan pada Dokumen
Penguatan Nilai
Pelatihan
Berdasarkan Nama dengan Organisasi
membuat folder masing-
Core Value ASN Berakhlak
masing dengan nama PNS Menyiapkan dan Membuat
yang bersangkutan dan (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel,
Data Hardcopy Kedalam
menempatkannya pada Kompeten, Harmonis, Adaptif)
Soft File akan menguatkan
folder sementara serta Smart dan Manajemen ASN
nilai organisasi yaitu Cepat,
berdasarkan bidang untuk
memudahkan pengupload- Tepat, Akurat, dan Dapat
an Dipertanggungjawabkan
 Merancang dan Membuat Aplikasi Bank Data Melalui Appsheet Google
Kontribusi terhadap
tujuan dan sasaran
Tahapan Kegiatan organisasi
1. Melapor dan berkonsultasi
Output
Merancang dan Membuat
kepada Mentor Aplikasi Bank Data Melalui
2. Mencari Refrensi dan Tersedianya Aplikasi dan 21 data
mempelajari di Internet pegawai sudah bisa dipakai dan siap Appsheet Google akan
tentang Google Appsheet untuk proses mengupload berkontrinusi terhadap
3. Merancang Aplikasi tujuan organisasi yitu
Appsheet melalui Google terwujudnya tatakelola
untuk pembuatan penyelenggraan administrasi
Digitalisasi Dokumen yang berkualitas
Melalui Bank Data
4. Membuat Aplikasi Melalui
Google Apsheet serta Keterkaitan Subtansi Mata
membuat penamaan Pelatihan Penguatan Nilai
didalam subjek aplikasi Organisasi
sesuai nama-nama PNS dan
Core Value ASN Berakhlak Merancang dan Membuat
terlebih dahulu
memasukkan Nama, NIP, (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Aplikasi Bank Data
dan Foto untuk Kompeten, Harmonis, Adaptif, Melalui Appsheet Google
memudahkan pada saat Kolaboratif) serta Smart dan akan menguatkan nilai
pengupload-an Manajemen ASN organisasi yaitu Cepat,
data/dokumen kepegawaian Tepat, Akurat, dan Dapat
Dipertanggungjawabkan
 Mengupload Dokumen Pada Aplikasi Google Appsheet

Kontribusi terhadap
Tahapan Kegiatan tujuan dan sasaran
Output organisasi
1. Melapor kepada mentor
tentang rancangan Menyiapkan dan
kegiatan Tersedianya Dokumen-dokumen 21 Membuat Data
PNS yang sudah di upload pada Hardcopy Kedalam
2. Berkoordinasi dengan
dengan rekan PNS jika ada aplikasi dalam bentuk pdf Soft File akan
dokumen penting lainnya berkontrinusi
yang ingin digitalisasi. terhadap tujuan
organisasi yitu
3. Mengupload
terwujudnya
Dokumen Sesuai
Penamaan yang sudah
tatakelola
dibuat pada saat aplikasi Keterkaitan Subtansi Mata penyelenggraan
dibuat Pelatihan administrasi yang
berkualitas
4. Memeriksa kembali Hasil
Core Value ASN Berakhlak
Upload untuk memastikan Penguatan Nilai
seluruh dokumen/data
(Berorientasi Pelayanan, Akuntabel,
Organisasi
sudah di Upload pada Kompeten, Harmonis, Adaptif,
Kolaboratif) serta Smart dan Menyiapkan dan
aplikasi dan sesuai
memastikan upload Manajemen ASN Membuat Data
dokumen sudah sesuai Hardcopy
dengan tempatnya. Kedalam Soft File
akan
 Melakukan Sosialisasi Terkait Aplikasi, Hak Akses, dan Tata Cara Akses
Aplikasi GoogleSheet Kepada Seluruh PNS di Dukcapil
Kontribusi terhadap
Tahapan Kegiatan tujuan dan sasaran
1. Menyiapkan Bahan Sosialisasi untuk Output organisasi
dipaparkan pada Sosialisasi Terkait Melakukan Sosialisasi Terkait
Aplikasi, Hak Akses, dan Tata Cara Aplikasi, Hak Akses, dan Tata
Akses Aplikasi GoogleSheet Kepada Terlaksananya Sosialisai dan Seluruh Cara Akses Aplikasi
Seluruh PNS PNS di Disdukcapil Padang Lawas GoogleSheet Kepada Seluruh
Utara sudah memahami pemakaian PNS di Dukcapil akan
2. Melapor dan berkonsultasi kepada
Aplikasi dan tata cara Aksesnya berkontrinusi terhadap tujuan
Mentor terkait Bahan Sosialiasi
organisasi yitu terwujudnya
3. Menyiapkan Tempat dan Membuat tatakelola penyelenggraan
Absen daftar hadir administrasi yang berkualitas
4. Membuat undangan internal melalui
pengumuman via WA grup Keterkaitan Subtansi Mata
5. Mensosialisasikan dan Pelatihan
menjelaskan kepada seluruh PNS di
Penguatan Nilai
Dukcapil Padang Lawas Utara Terkait Core Value ASN Berakhlak Organisasi
Aplikasi, Hak Akses, dan Tata Cara (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Melakukan
Akses Aplikasi GoogleSheet Kepada Kompeten, Harmonis, Adaptif, Sosialisasi Terkait
Seluruh PNS di Dukcapil Padang
Kolaboratif) serta Smart dan Aplikasi, Hak
Lawas Utara. Akses, dan Tata
Manajemen ASN
6. Membuka sesi Tanya-jawab pada saat Cara Akses
sosialisasi Aplikasi
GoogleSheet
Kepada Seluruh
 Jadwal Rancangan Kegiatan
Bulan
NO KEGIATAN
Mei Juni
IV V I II III

1 Melakukan Pengumpulan dan Pengklsifikasian Data PNS

2 Menyiapkan dan Membuat Data Hardcopy

Kedalam Softcopy

3 Merancang dan Membuat Aplikasi Bank Data Melalui

Appsheet Google

4 Mengupload Dokumen Pada Aplikasi Google Appsheet

Melakukan Sosialisasi Terkait Aplikasi, Hak Akses,

5 dan Tata Cara Akses Aplikasi GoogleSheet
Kepada Seluruh PNS di Dukcapil
Terimaksih