SURAT KEPUTUSAN

DIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH

PROBOLINGGO
NOMOR : 213/RSBAMN/SK/I/2015
TENTANG
PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DI LINGKUNGAN
RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGO
DIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGO

Menimbang

: a. bahwa untuk mewujudkan tertib administrasi dan penyeragaman sistem

administrasi perkantoran sesuai dengan perkembangan Rumah Sakit Royal
Progress, perlu mengatur Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin
Amanah Probolinggo;
b. bahwa sehubungan dengan hal tersebut pada huruf

a, diatas perlu

ditetapkan Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah

Probolinggo dengan Peraturan Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah
Probolinggo.
Mengingat

1.

Undang undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009

2.

Tentang Rumah Sakit;

Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 147/MENKES/PER/I/2010
Tentang Perijinan Rumah Sakit;

:
MEMUTUSKAN
Menetapkan

KESATU

: PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH

PROBOLINGGO TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DI
LINGKUNGAN

RUMAH

SAKIT

RUMAH

SAKIT

BERSALIN

AMANAH PROBOLINGGO;
KEDUA

: Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin

Amanah Probolinggo digunakan sebagai acuan dalam tertib administrasi di
1

KETIGA

lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo;

: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila dikemudian
hari ternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini akan diadakan
perbaikan sebagaimana mestinya.

Di tetapkan di

: Probolinggo

Pada Tanggal
: 02 Januari 2015
Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo

dr. Hj. Evariani

LAMPIRAN
Peraturan Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo
Nomor :
Tanggal : 02 Januari 2015

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo
diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi rumah sakit. Salah satu komponen
penting dalam ketatalaksanaan rumah sakit adalah administrasi umum. Ruang lingkup
administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim,
kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo sebagai salah
satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan
lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar
dalam naskah.
Keterpaduan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo
sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan
tugas Rumah Sakit secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman
Umum Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo sebagai
acuan dalam melaksanakan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah
Probolinggo.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo
dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di lingkungan
Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.
2. Tujuan

Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo
bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna
dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin
Amanah Probolinggo.
C. SASARAN
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata
naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo;
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur
lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;
4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah
Probolinggo yang efisien dan efektif;
D. ASAS
1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna
Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan,
penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan
bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan,
termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara penyelenggaraannya.
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format,
prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan kegiatan administrasi umum dan
unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata
naskah harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari
kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyempaian dan distribusi.
4

6. Asas Keamanan
Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan,
klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.

E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah
Probolinggo meliputi pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah, serta
kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan
penandatanganan naskah.
F. PENGERTIAN UMUM
1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang
mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah
(tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang dilakukan
antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo, secara
vertikal dan horisontal.
5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan oleh
Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo dengan pihak lain di luar lingkungan Rumah
Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.
6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional,
termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan stempel.
7. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada pada
seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
pada jabatannya.

8. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan
sistem tata berkas instansi bersangkutan.
9. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan.

BAB II
TATA NASKAH
A. JENIS
Naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo terdiri dari dua jenis,
yaitu :
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa
regulasi.
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupa surat.
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa
regulasi.
a. Peraturan Direktur;
Peraturan Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo adalah naskah yang
berbentuk peraturan, yang mengatur urusan RS Bersalin Amanah Probolinggo
untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan
perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam lingkungan
Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.
b. Keputusan Direktur;
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok
atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundangundangan, yaitu kebijakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas
umum dan pembangunan, misalnya: penetapan organisasi dan tata kerja Unit
Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran,
pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
c. Instruksi Direktur;
Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan
kebijakan.
d. Surat Edaran Direktur;
Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa
berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak.

e. Standar Prosedur Operasional;

Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian
petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif
tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja.
f. Perjanjian.
Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu
objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan
suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupa surat.
a. Surat Biasa;
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
b. Surat Keterangan;
Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang
untuk kepentingan kedinasan.
c. Surat Perintah;
Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat
perintah yang harus dilakukan.
d. Surat Izin;
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada
seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.
e. Surat Kuasa;
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada
pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya
melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di
dalamnya.

f. Surat Undangan;
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada
alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu, misalnya rapat, pertemuan,
dan sebagainya.
g. Surat Panggilan;
Surat Panggilan adalah Naskah yang dipergunakan untuk memanggil pejabat
instansi Pemerintah/Badan Hukum/Swasta/Perorangan, guna diminta keterangan
mengenai sesuatu permasalahan/persoalan.
h. Memorandum;
Memorandum

adalah

bentuk

naskah

intern

yang

dibuat

oleh

seorang

pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan,

pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memorandum memuat hal yang bersifat
rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan
dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memorandum
dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio.
i. Pengumuman;
Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada
pegawai di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.
j. Laporan;
Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban
seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan
tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani
oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas.
k. Surat Pengantar;
Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkat atau informasi
mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan
barang atau naskah.
l. Lembar Disposisi;
Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan
yang berisi informasi atau perintah. Lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran
folio.

m. Berita Acara;
Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas
sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan
baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan
pimpinan.
n. Telaahan Staf;
Telaahan Staf adalah Naskah yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat
analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-saran tentang sesuatu
masalah.
o. Rekomendasi;
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan
dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan
bahan pertimbangan oleh atasan.
p. Daftar Hadir;
Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui
kehadiran seseorang.
q. Sertifikat Pelatihan;
Sertifikat Pelatihan adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan.
r. Notulen.
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang,
rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan
pengambilan Peraturan serta penutupan.
B. BENTUK
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa
regulasi.
a. Peraturan Direktur
Bentuk dan susunan naskah peraturan Direktur adalah sebagai berikut :
1) Kepala
a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar logo Rumah
Amanah.

10

Sakit Bersalin

b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis simetris
dengan huruf kapital ditebalkan.
c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf kapital di bawah kata Peraturan
ditebalkan.
Penomoran Naskah Peraturan Direktur
01/ RSBAMN/SK / I / 2015
Tahun penerbitan
surat
Bulan penerbitan
surat
Singkatan untuk
jenis surat
Singkatan rumah sakit
Nomor urut penerbitan
surat berdasarkan jenis

d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf capital ditebalkan.

e) Judul peraturan ditulis dengan huruf capital ditebalkan.
f) Nama jabatan yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf capital
ditebalkan.
2) Pembukaan
1. Jabatan pembentuk peraturan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin
serta ditulis dengan huruf kapital.
2. Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok
pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan.
Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan
tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di bagian kiri;
(2) Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan
perundang-undangan

yang

memerintahkan

pembuatan

peraturan

tersebut. Peraturan perundang - undangan yang menjadi dasar hukum

adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
11

Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan

kata menimbang.
3. Diktum
(1) Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf
kapital, serta diletakkan di tengah margin;
(2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan
ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata
Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca
titik dua;
(3) nama peraturan sesuai dengan judul (kepala) tanpa RI, seluruhnya ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.
3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam
diktum-diktum, misalnya :
KESATU :
KEDUA :
dst
b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan, pembatalan, pencabutan
ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halaman
terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan.

4) Kaki
Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat
penanda tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas
tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama
lengkap pejabat yang menandatangani.
5) Penandatanganan.
Peraturan Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah
Probolinggo.

12

Kop rumah sakit

SURAT KEPUTUSAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGO
NOMOR : 142/RSBAMN/SK/VI/2012
Nomor SK
kepala
TENTANG
REVISI PEDOMAN POLA KETENAGKERJAAN
DI RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGO

judul

DIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGO,

Menimbang

a. .......;
b. .......;
c. ...... .

Mengingat

Pembuka
an

1. ........;
2. .......;
3. ........;
4. ........;
rumah
5. Kop
..........
. sakit

Memperhatikan : MEMUTUSKAN
Menetapkan

KESATU
KEDUA
KETIGA
KEEMPAT
KELIMA

:
:
:
:
:

.....;
.....;
..... ;
..... ;
Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan

Di tetapkan di

Batang
tubuh

: Probolinggo

Pada Tanggal
: 02 Januari 2015
Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah
Probolinggo
kaki

penandatan
gan
dr. Hj. Evariani

13

b. Standar Prosedur Operasional

Format SPO sesuai dengan lampiran Surat Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialistik
nomer YM.00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SPO.
Format SPO sebagai berikut :
RUMAH SAKIT
BERSALIN
AMANAH
PROBOLINGGO

JUDUL SPO

Nomor Dokumen
No./RSBAMN/SPO/01/I/20
15

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)

Nomor Revisi
0

Halaman
1/1

Ditetapkan
Direktur Rumaha Sakit Berszlin
Amaanah Probolinggo

Tanggal Terbit
Tgl/Januari/Tahun

dr.Hj. Evariani
PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
Penjelasan :
Penulisan SPO yang harus tetap di dalam tabel/ kotak adalah : nama RS danlogo, judul SPO,
SPO, no dokumen, no revisi, tanggal terbit dan tanda tangan Direktur RS, sedangkan untuk
pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/tabel.
Petunjuk Pengisian SPO
a. Kotak Heading:
masing-masing kotak (Rumah Sakit, Judul SPO, No. dokumen, No. Revisi, Halaman, Prosedur
Tetap, Tanggal terbit,Ditetapkan Direktur) diisi sebagai berikut :
1. Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading
harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat : Kotak
Nama RS, Judul SPO, No. Dokumen, No.Revisi dan Halaman.
2. Kotak RS diberi nama RS dan logo RS (bila RS sudah mempunyai logo).
3. Judul SPO : diberi judul/nama SPO sesuai proses kerjanya.
4. No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di RS yang
bersangkutan, yang dibuat sistematis agar ada keseragaman.
14

5. No. Revisi : diisi dengan status revisi, dianjurkan menggunakan huruf. Contoh : dokumen
baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga
dengan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi
pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.
6. Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SPO tersebut.
Misalnya : halaman pertama: 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.
7. SPO diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan RS, misalnya : SPO,
prosedur, prosedur tetap, petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja dan sebagainya.
8. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SPO
tersebut.
9. Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelasnya.
b. Isi SPO
1. Pengertian:
berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian.
2. Tujuan:
berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : Sebagai acuan penerapan langkahlangkah untuk ...................................
3. Kebijakan:
berisi kebijakan Direktur/Pimpinan RS yang menjadi dasar dibuatnya SPO tsb. Dicantumkan
kebijakan yang mendasari SPO tersebut, kemudian diikuti dengan peraturan/keputusan dari
kebijakan terkait.
4. Prosedur:
bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk
menyelesaikan proses kerja tertentu.
5. Unit terkait:
berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.
2.1 TATA CARA PENGELOLAAN SPO
1. RS agar menetapkan siapa yang mengelola SPO
2. Pengelola SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO RS
3. Pengelola SPO agar membuat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan,
penyimpanan, evaluasi dan revisi SPO
15

2.2 TATA CARA PENYUSUNAN SPO

1. Hal-hal yang perlu diingat :
-

Siapa yang yang harus menulis atau menyusun SPO

Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SPO.
Bagaimana SPO dapat dikenali.
Bagaimana memperkenalkan SPO kepada pelaksana dan unit terkait.
Bagaimana pengendalian SPO nya (nomor, revisi dan distribusi).

2. Syarat penyusunan SPO :

-

Identifikasi kebutuhan yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini
sudah ada SPO belum dan bila sudah ada agar diidentifikasi, apakah SPO masih efektik

atau tidak.
Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan
tersebut atau oleh unit kerja tersebut, Tim atau panitia yang ditunjuk oleh
Direktur/Pimpinan RS hanya untuk menganggapi dan mengkoreksi SPO tersebut. Hal
tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh

dengan adanya keterlibatan pesonel/unit kerja dalam penyusunan SPO.

SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar
mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim/Panitia diminta

memberikan tanggapan.
Didalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan
mengapa. SPO jangan menggunakan kalimat majemuk. Subyek, predikat dan obyek

harus jelas.
SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal

pemakai.
SPO harus jelas ringkas dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka
harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO
profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti
perkembangan IPTEK dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.

3. Proses penyusunan SPO

-

SPO disusun dengan menggunakan format SPO sesuai dengan lampiran Surat Edaran
Direktur Pelayanan Medik Spesialistik nomer YM.00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001,

perihal bentuk SPO.

Penyusunan SPO dapat dikelola oleh suatu Tim/panitia dengan mekanisme sebagai

berikut :
1. Pelaksana atau unit kerja menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait.
2. SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke Tim/Panitia SPO.

16

3. Fungsi Tim/Panitia SPO :

- Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki terhadap SPO yang telah disusun
-

oleh pelaksana/unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan.

Sebagai koordinator dari SPO yang sudah dibuat oleh masing-masing unit kerja sehingga

tidak terjadi duplikasi SPO/tumpang tindih SPO antar unit.

Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan di tanda tanagni oleh Direktur RS
Peyusunan SPO dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SPO. Untuk SPO
pelayanan dan SPO admnistrasi, untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa
dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan
dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SPO Profesi identifikasi
kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit
kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO maka di suatu unit kerja dapat diketahui
berapa banyak dan macam SPO yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi
kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian pada
standar akreditasi rumah sakit, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang
dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SPO minimal yang harus ada di rumah sakit.
Sedangkan identifikasi SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit

kerja adalah seluruh SPO secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut.
Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh
pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow
chart dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak
sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses.

Contoh : diagram kotak untuk pembelian bahan yang digunakan di RS.

PEMILIHAN
PEMASOK
MENEMPATKAN DI GUDANG
MENGKOMUNIKASIKAN
PERSYARATAN
PENERIMAAN BARANG
17
PERIKSA BARANG

Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing- masing kotak dan dibuat
alurnya.
-

Semua SPO harus ditandatangani oleh Direktur/Pimpinan RS.

Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, sebagian memerlukan uji coba
Agar SPO adapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO
tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu
dilakukan pelatihan.

2.3 TATA CARA PENOMORAN SPO

1. Semua SPO harus diberi nomor
2. RS agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk SPO.
3. Pemberian nomor bisa mengikuti tata persuratan RS atauketentuan penomoran yang
khusus untuk SPO (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem digit).
Pemberiannomor sebaiknya secara sentral.
4. Kode-kode yang dpergunakan untuk pemberian nomor :
a. Nomer urut SPO adalah urutan nomer SPO di dalam unit kerja.
b. Kode unit kerja : masing-masing unit kerja di RS mempunyai kode sendri-sendiri,
kode bisa berbentuk angka
c.
Kode
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12

Unit
Administrasi & Manajemen
Rekam Medis
ISFAR
Sterilisasi & Laundry
Pelayanan Medik
Keperawatan
UGD
Cleaning Servis
Gizi & Dapur
Poli Obgyn
Poli Anak
Laboratorium
18

d. Contoh penomoran SPO di Instalasi Gawat Darurat : 08.03.15 (artinya SPO dari
Instalasi Gawat Darurat dengan nomer urut SPO = 15) atau g.c.15 (bila
penomoran dengan huruf)
Contoh penomoran SPO lainnya :
Penomoran Standar Prosedur Operasional
01/ RSBAMN/SPO / 01/I/2015

Tahun penerbitan
surat
Bulan penerbitan
surat
Kode unit
Singkatan untuk
jenis surat
Singkatan rumah sakit
Nomor urut penerbitan
surat berdasarkan jenis

2.4 TATA CARA PENYIMPANAN SPO

1. Yang dimaksud penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut disimpan.
2. SPO asli agar disimpan di sekretariat Tim akreditasi RS atau Bagian sekretariat RS,
sesuai dengan kebijakan yang berlaku di RS tersebut tentang tata cara pengarsipan
dokumen. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan dokumen
sehingga mudah dicari kembai bila diperlukan.
3. SPO foto copy ada di simpan di masing-masing unit kerja dimana SPO tersebut
dipergunakan. Bila SPO tersebut sudah tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan lagi
karena di revisi atau hal lainnya maka unit kerja wajib mengembalikan SPO yang sudah
tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim Akreditasi/Bagian sekretariat RS sehingga di
unit kerja hanya ada SPO yang masih berlaku saja. Sekretariat Tim Akreditasi/Bagian
sekretariat RS dapat memusnahkan foto copy SPO yang tidak berlaku tersebut, namun
untuk SPO nya yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai
ketentuan dalam pengarsipan dokumen di RS.

19

4. SPO di unit kerja harus harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil
dan mudah dibaca oleh pelaksana.
2.5 TATA CARA PENDISTRIBUSIAN SPO
1. Yang dimaksud dengan distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO kepada
unit kerja dan atau pelaksana yang memerlukan SPO tersebut agar dapat sebagai panduan
dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh Tim Akreditasi RS atau
Bagian sekretariat RS sesuai kebijakan RSdalam pengendaian dokumen.
2. Distribusi harus memakai buku ekspedisi dan atau formulir tanda terima
3. Distribusi SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit
kerja. Hal tersebut tergantung jenis SPO tersebut, bila SPO tersebut merupakan acuan
untuk melakukan kegiatan di semua unit kerja maka SPO ddistribusikan ke semua unit
kerja. Namun bila SPO tersebut hanya untuk unit kerja tertentu maka distribusi SPO
hanya untuk unit kerja tertentu tersebut dan unit terkait yang tertulis di SPO tersebut.
4. Bagi rumah sakit yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SPO bisa melalui
intranet dan diatur kewenangan otorisasi di setiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat
mengetahui batas kewenangan dalam membuka SPO.

2.6 TATA CARA EVALUASI

1. Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal 3 tahun sekali.
2. Evaluasi SPO dilakukan oleh masing-masing unit kerja yang dipimpin oleh kepala unit
kerja.
3. Hasil evaluasi : SPO masih tetap bisa dipergunakan atau SPO perlu diperbaiki/direvisi.
Perbaikan/revisi bisa isi SPO sebagaian atau seluruhnya.
4. Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila :
a. Alur di SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
b. Adanya perkembagan IPTEK
c. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru.
d. Adanya perubahan fasilitas
5. Pergantian direktur/pimpinan RS, bila SPO memang masih sesuai/dipergunakan maka
tidak perlu di revisi.

20

BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Penerapan Tata Persuratan di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo harus
memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:
1.

Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus

dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.

2.

Koordinasi

antar

pejabat

terkait

hendaknya

dilakukan

dengan

mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi
dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi,
pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga
perbaikan pada konsep final dapat dihindari.
3.

Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan

prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.

21

4.

Batas waktu jawaban surat

disesuaikan dengan sifat surat yang

bersangkutan :
a.

Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat

diterima.

b.

Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima, dan

c.

Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.

5.

Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat

yang berlaku di Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo dan segera dikirim setelah
ditandatangani.

6.

Penggandaan/Salinan Surat hanya diberikan kepada yang berhak dan

memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam Tembusan.
Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut :
a. Salinan Tembusan adalah Salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara
fungsional terkait.
b. Salinan Laporan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang
berwenang, dan.
c. Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang disimpan untuk kepentingan pengelolaan
arsip.

7.

Tembusan surat disampaikan kepada

unit kerja terkait, sedangkan

lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.

8.

Tingkat Keamanan.
a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat yang tertinggi, sangat erat
hubungannya dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Bersalin Amanah
Probolinggo. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak,
akan membahayakan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Bersalin Amanah
Probolinggo.
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat yang berhubungan erat dengan
keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo. Jika
disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan
Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.

22

c. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat yang tidak termasuk dalam butir
a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat tersebut dapat disampaikan
kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
9.

Kecepatan penyampaian.
a.Amat Segera/Kilat, surat harus diselesaikan/ dikirim / disampaikan pada hari yang sama
dengan batas waktu 24 jam;
b. Segera, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan
c.Biasa, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan menurut yang diterima oleh
bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu 5 hari.

10.

Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia)

harus dijaga keamanannya. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik),
berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat. Jika surat tersebut
dibuat salinan, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama
dengan warna cap pada surat asli.

11.

Penggunaan Kertas Surat.

Kertas yang digunakan adalah HVS ukuran A4 - 80 gram dan berlogo Rumah Sakit
Bersalin Amanah atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan suratmenyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan;

12.

Cover Dokumen
a.

Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan ukuran 16 dan lebar
spasi sebesar 1 spasi.

b.

Gambar depan yang digunakan adalah logo Rumah Sakit Bersalin Amanah tepat di
tengah halaman

c.

Bagian kaki cover di tulis Rumah Sakit Bersalin Amanah disertai dengan alamat
rumah sakit

13.

Pengetikan sarana adminstrasi dan komunikasi perkantoran

a. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 4;3;3;4

23

b. Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan ukuran 12 dan lebar
spasi sebesar 1 spasi.
c. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style) dengan sedikit
penyesuaian yaitu posisi rata kiri kecuali untuk penulisan tanggal posisi yang
digunakan adalah posisi rata kanan dan penulisan judul pada jenis surat tertentu maka
yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah.
d. Pemakaian huruf tebal diatur sendiri tergantung pada jenis surat.
B. Bentuk Stempel Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo
Stempel yang diakui sebagai stempel Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo, yaitu :
Contoh scan

JUDUL BUKU
JUDUL BUKU
JUDUL BUKU

24

Cover
Panduan/
Program

RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGO

Jl. Dr. Saleh 43 Probolinggo Telp. (0335) 423487 Fax. (0335) 423487
, Email: klinikamanah@yahoo.co.id
PROBOLINGGO
Tahun 2015

JUDUL BUKU
JUDUL BUKU
JUDUL BUKU

25

Cover
Pedoman

RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGO

Jl. Dr. Saleh 43 Probolinggo Telp. (0335) 423487 Fax. (0335) 423487
, Email: klinikamanah@yahoo.co.id
PROBOLINGGO
Tahun 2015

Di tetapkan di

: Probolinggo

Pada Tanggal
: 02 Januari 2015
Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah
Probolinggo

dr. Hj. Evariani

26