MAKALAH

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Dosen Pengampu : Dr. Usman Ilyas, M.Pd.

Mata Kuliah : Administrasi Pendidikan

Disusun Oleh:

1. Satriyani Fauzi (21131010)

2. Ranti Drakel (21131024)
3. Fahria Soamole (21131077)
4. Andi Samar Gandi (21131011)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU PENDIDIKAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN)

TERNATE 2022

i
 KATA PENGANTAR

”Assalamualaikum Warrahmatullahi wabarakatuh”

Segala puji bagi Allah SWT yang naungan rahmat-Nya lebih luas dibanding
dunia dan seisinya. Berkat limpahan rahmat-Nya, kami bisa menyelesaikan
makalah yang berjudul “Administrasi Kepegawaian”. Selawat serta salam
semoga senantiasa tercurahlimpahkan kepada Nabi akhir zaman Muhammad SAW,
keluarga, sahabat serta seluruh umatnya.
Kami ucapkan terima kasih kepada bapak Dr. Usman Ilyas, M.Pd. yang telah
membimbing kami dalam mata kuliah fiqih sehingga kami mampu mengerjakan
makalah ini dengan baik.
Kami menyadari bahwa masih banyak kekeliruan dan kekurangan dalam
makalah ini,maka besar kiranya harapan kami untuk mendapat kritik dan saran yang
membangun demi kesempurnaan makalah ini. Dan kami berharap bahwa makalah
ini dapat menambah wawasan serta,dapat memberikan manfaat bagi semua
pihak,dan juga bagi diri kami sendiri.

Ternate, 22 September 2022

Kelompok IV

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................... ii

DAFTAR ISI ................................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................. 1
A. Latar Belakang .................................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................................. 2
C. Tujuan Penulisan ............................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN ............................................................................................... 3
A. Pengertian Administrasi Kepegawaian ............................................................. 3
B. Fungsi Administrasi Kepegawaian ................................................................... 4
C. Tujuan Administrasi Kepegawaian .................................................................. 6
D. Prinsip Administrasi Kepegawaian ................................................................... 7
E. Sistem Kepegawaian .......................................................................................... 7
F. Pendekatan Administrasi Kepegawaian ........................................................... 8
BAB III PENUTUP ....................................................................................................... 9
Kesimpulan ................................................................................................................ 9
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 10

iii
iv
 BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dasar sistem administrasi kepegawaian di negara Indonesia mengacu pada
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang
Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang
tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional untuk
mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern,
demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negari yang merupakan
unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang
menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan
kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang
1945.1
Pegawai merupakan sumber daya utama dalam suatu organisasi, mereka
dituntut untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Keberhasilan
suatu organisasi dalam mencapai tujuannya bergantung pada kinerja setiap
pegawainya. Keberhasilannya berasal dari proses pelaksanaan kerja dan hasil kerja
pegawai, maka proses kerja dapat dilihat dari baik tidaknya setiap pegawai
melaksanakan pekerjaan yang dibebankan kepada setiap pegawai dan hasil kerjanya
masing-masing.
Di Indonesia, sektor kepegawaian negara yang merupakan sub sistem dari
birokrasi secara keseluruhan, belum dijadikan sebagai fokus reformasi birokrasi.
Sebagai konsekuensinya, kualitas dan kinerja birokrasi dalam memberikan
pelayanan publik masih jauh dari harapan. Konsekuensi lainnya adalah masih
belum terciptanya budaya pelayanan yang beriorientasi kepada kebutuhan
pelanggan/customer (sevise delivery culture). Hal ini terkait dengan perkembangan
kebutuhan, keinginan dan harapan masyarakat yang semakin meningkat.
Masyarakat sebagai subjek pelayanan tidak ingin lagi dengan pelayanan yang
berbelit-belit, lama dan beresiko akibat rantai birokrasi yang berbelit-belit.

1
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8
Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.

1
B. Rumusan Masalah
1. Apa saja yang termuat dalam administrasi kepegawaian?
C. Tujuan Penulisan
1. Menjelaskan apa saja yang termuat dalam administrasi kepegawaian.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Kepegawaian

Definisi administrasi menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia merupakan
usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi. Sedangkan kepegawaian menurut Kamus
Lengkap Bahasa Indonesia yaitu yang berhubungan dengan pegawai (orang yang
bekerja) pada pemerintah/perusahaan.
Adapun menurut para ahli, definisi administrasi kepegawaian adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian dari pengadaan,
pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemberhentian
karyawan, dengan maksud terwujudnya tujuan perusahaan individu, karyawan dan
masyarakat.
Administrasi kepegawaian menurut Hendry adalah pengurusan, pengaturan
dan manajemen tentang kebijakan publik untuk masyarakat luas dan beberapa pihak
yang berkepentingan dalam birokrasi pemerintahan. 2
Adapun menurut Arifin Abdurrahman adalah salah satu cabang dari pada
administrasi negara yang bersangkutan dengan segala persoalan pegawai negara. 3
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014
tentang Aparatur Sipil Negara menjelaskan bahwa jabatan administrasi adalah
sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan publik
serta administrasi pemerintahan dan pembangunan.
Pegawai merupakan kekayaan utama suatu perusahaan, karena tanpa
keikutsertaan mereka, aktivitas tidak akan terjadi. Kepegawaian merupakan suatu
badan yang mengurusi administrasi pegawai. Di mana keberadaan kepegawaian ini
hanya lebih berfungsi pada urusan administrasi seperti pengangkatan, kepangkatan,
pengajian, mutasi, pemberhentian, dan pensiun.

2
Harbani Pasolong, Teori Administrasi Publik, (Bandung: Alfabeta, 2016) Cetakan ketujuh
Agustus 2016, h. 151.
3
Ibid. h. 151.

3
B. Fungsi Administrasi Kepegawaian
Fungsi administrasi kepegawaian terbagi menjadi dua, yaitu fungsi
manajerial dan fungsi operatif (teknis).
1. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial merupakan fungsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang
menggunakan pikiran, meliputi perencanaan pegawai, pengorganisasian pegawai,
pengarahan pegawai, dan pengendalian pegawai.
a. Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai merupakan proses penentuan kebutuhan pegawai di
masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi
terkait kebutuhan pegawai. Proses perencanaan pegawai salah satunya dapat
dilakukan dengan melihat data kepegawaian. Misalnya, dari data kepegawaian,
diketahui tiga orang yang akan pensiun tahun depan. Maka, perusahaan dapat
segera melakukan perencanaan pegawai untuk mengisi posisi yang akan kosong
tersebut.
b. Pengorganisasian Pegawai
Pengorganisasian pegawai merupakan suatu langkah untuk menentukan,
menetapkan, serta mengatur macam-macam kegiatan, seperti pembagian tugas,
wewenang, dan pendelegasian. Pengorganisasian pegawai akan membentuk sebuah
struktur organisasi di mana menyebabkan setiap pegawai akan memiliki posisi dan
fungsinya masing-masing.
c. Pengendalian Pegawai
Pengendalian pegawai merupakan proses pengukuran dan penilaian kinerja
pegawai selama bekerja. Salah satu bentuk pengendalian pegawai adalah
melakukan pengawasan terhadap pegawai. Misalnya, dalam usaha pengendalian
kedisiplinan pegawai, perusahaan membuat standar jam kerja, mulai dari jam
masuk kantor, jam pulang kantor, dan jam istirahat.
2. Fungsi Operatif (Teknis)
Fungsi operatif (teknis) merupakan fungsi yang berkaitan dengan kegiatan
yang dilakukan secara fisik, meliputi pengadaan pegawai, pengembangan pegawai,

4
kompensasi pegawai, integrasi pegawai, pemeliharaan pegawai, dan pensiunan
pegawai.
a. Pengadaan Pegawai
Pengadaan pegawai merupakan kegiatan penyediaan pegawai yang dapat
dilakukan melalui proses rekrutmen (seleksi pegawai) atau penarikan pegawai yang
telah ada sebelumnya untuk menjalankan tugas pada posisi tertentu. Misalkan,
dalam sebuah divisi, terdapat satu posisi yang kosong. Maka, posisi yang kosong
ini dapat diisi dengan pegawai baru melalui proses seleksi atau diisi dengan pegawai
lama yang sebelumnya menempati divisi yang berbeda, tapi masih memiliki jenis
pekerjaan (jib description) yang relatif sama.
b. Pengembangan Pegawai
Pengembangan pegawai merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan
untuk meningkatkan kemampuan kerja (kompetensi), para pegawai agar sesuai
dengan tuntutan pekerjaan yang dilakukan. Kegiatan ini bisa berupa pelatihan soft
skill maupun hard skills dalam bentuk seminar, training, konseling, bahkan ada
juga perusahaan yang menyediakan beasiswa pendidikan untuk pegawai.
c. Kompensasi Pegawai
Kompensasi pegawai merupakan imbalan atau balas jasa yang diberikan
perusahaan kepada pegawai atas kinerja yang mereka berikan. Kompensasi ini
dapat diberikan dalam bentuk upah, tunjangan, bonus, dan fasilitas lainnya. Dengan
memberikan kompensasi kepada pegawai, perusahaan juga dapat memotivasi para
pegawai agar bekerja jauh lebih giat.
d. Integrasi Pegawai
Integrasi pegawai merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menyatukan
pegawai agar dapat bekerja dengan efektif. Integrasi pegawai sangat penting untuk
dilakukan supaya bisa mencapai hasil yang baik bagi perusahaan maupun semua
pihak yang ada didalamnya. Pasti setiap anggota memiliki pemikiran dan keinginan
yang berbeda-beda. Jika tidak ada kesatuan dan kerja sama yang baik, pasti tujuan
perusahaan itu pun akan sulit dicapai.

5
 e. Pemeliharaan Pegawai
Pemeliharaan pegawai merupakan usaha untuk mempertahankan atau
meningkatkan kondisi fisik, mental, dan sikap para pegawai. Tujuannya, agar para
pegawai tetap loyal dan dapat bekerja secara produktif untuk menunjang
tercapainya tujuan perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan bisa memberlakukan
jam kerja sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Jadi tidak boleh yang
namanya eksploitasi tenaga kerja.
f. Pensiunan Pegawai
Pensiunan pegawai merupakan bentuk balas jasa yang diberikan perusahaan
berupa tunjangan hari tua kepada pegawai atas pengabdian yang telah dilakukan.
Nantinya, tunjangan ini akan diberikan ketika pegawai tersebut sudah berakhir
masa kerjanya karena pensiun. 4
C. Tujuan Administrasi Kepegawaian
Efisiensi, efektifitas dan produktivitas suatu organisasi untuk mencapai
tingkat setinggi-tingginya ialah merupakan tujuan utama administrasi.
Tujuan administrasi kepegawaian yaitu sebagai berikut:
1. Memperkuat suatu sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta
pemenuhan atau rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan yang
tersedia.
2. Mengembangkan suatu sistem manajemen informasi kepegawaian
3. Meningkatkan suatu kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan
kompetensi sesuai tugas pokok dan fungsi yang akan dilaksanakan
melalui pendidikan dan latihan, peningkatan pendidikan formal dan
meningkatkan keterampilan teknik dan fungsional aparatur pemerintah.
4. Terwujudnya penataan pegawai sesuai dengan kompetensi jabatan dan
syarat jabatan serta memperhatikan pola karir.
5. Peningkatan pembinaan pegawai untuk dapat meningkatkan akuntabilitas
dan kesejahteraan pegawai.

4
Hani Ammariah, https://www.ruangguru.com/blog/konsep-dasar-fungsi-dan-prinsip-
administrasi-kepegawaian,diakses pada tanggal 24 September 2022 pukul 22:00 WIT.

6
 6. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka untuk
meningkatkan kapasitas pemerintah daerah guna mewujudkan tata
pemerintah yang baik “Good Governance”.
D. Prinsip Administrasi Kepegawaian
Prinsip dalam administrasi meliputi sebagai berikut:
1. Prinsip wewenang dan tanggung jawab
2. Prinsip the right man on the right place
3. Prinsip equal pay for equal work
4. Prinsip kemanusiaan
5. Prinsip demokrasi
6. Prinsip efisien dan produktivitas kerja
7. Prinsip kesatuan tujuan
8. Prinsip kesatuan arah
9. Prinsip komando
10. Prinsip disiplin
E. Sistem Kepegawaian
Pegawai merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan baik
perusahaan negara maupun perusahaan swasta. Walaupun sedemikian canggih
teknologi saat ini, tanpa kehadiran pegawai semua itu belum mempunyai arti apa-
apa. Karena sangat pentingnya pegawai dalam suatu perusahaan, maka untuk itu
dapat digunakan berbagai sistem kepegawaian, antara lain:
 Sistem Kawan (Patronage System)
Sistem kawan merupakan suatu sistem yang bersifat subyektif, artinya
pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan pribadi antara
pihak yang mengangkat dengan yang diangkat.
 Sistem Kecakapan (Merit System)
Berbeda dengan sistem kawan, sistem kecakapan bersifat objektif.
Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki.
Ukuran awal untuk mengetahui kecakapan seorang calon pegawai antara
lain adalah ijazah yang dimiliki atau hasil tes yang dicapainya.

7
  Sistem Karier (Career System)
Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi pegawai karena
pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk mengembangkan bakat serta
kecakapan terbuka selama pegawai mampu bekerja. Pangkatnya pun dapat
dinaikkan setinggi mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari
sistem kepegawaian yang berdasarkan kecakapan.
 Sistem Prestasi Kerja
Sistem prestasi kerja adalah suatu sistem kepegawaian dimana
pengangkatan seseorang untuk menduduki suatu jabatan atau naik pangkat
berdasarkan atas kecakapan dan prestasi yang dicapai oleh pegawai yang
diangkat. Kecakapan tersebut harus dibuktikan dengan lulus dalam ujian
dinas dan prestasi dibuktikan secara nyata.
F. Pendekatan Administrasi Kepegawaian
1. Pendekatan kepartaian
Pendekatan ini terutama didasarkan atas perjuangan kaum politikus.
Pengangkatan seseorang untuk memangku jabatan berdasarkan atas
perjuangan partai.
2. Pendekatan daya guna
Pendekatan ini terutama didasarkan atas daya guna, maksudnya
pengangkatan seseorang untuk memangku jabatannya didasarkan atas
kecakapan atau keahliannya.
3. Pendekatan hubungan antar manusia
Pendekatan ini timbul sebagai akibat yang tidak memuaskan dari
pendekatan daya guna yang kurang memperhatikan faktor hubungan antar
manusia dalam administrasi. Dengan pendekatan hubungan antar manusia
ini tidak berarti bahwa faktor kecakapan ditinggalkan. Hanya pada
pendekatan ini perhatian lebih banyak dicurahkan kepada faktor
hubungan antar manusia.

8
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Definisi administrasi menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia merupakan

usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi. Sedangkan kepegawaian menurut Kamus
Lengkap Bahasa Indonesia yaitu yang berhubungan dengan pegawai (orang yang
bekerja) pada pemerintah/perusahaan. Fungsi administrasi kepegawaian terbagi
menjadi dua, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif (teknis). Efisiensi,
efektifitas dan produktivitas suatu organisasi untuk mencapai tingkat setinggi-
tingginya ialah merupakan tujuan utama administrasi. Prinsip dalam administrasi
meliputi; Prinsip wewenang dan tanggung jawab, Prinsip the right man on the right
place, Prinsip equal pay for equal work, Prinsip kemanusiaan, Prinsip demokrasi,
Prinsip efisien dan produktivitas kerja, Prinsip kesatuan tujuan, Prinsip kesatuan
arah, Prinsip komando, Prinsip disiplin. Sistem pegawai meliputi; sistem kawan,
sistem kecakapan, sistem karier, dan sistem prestasi kerja. Sedangkan pendekatan
administrasi kepegawaian meliputi; pendekatan kepartaian, pendekatan daya guna,
dan pendekatan hubungan antar manusia.

9
 DAFTAR PUSTAKA
.
Harbani Pasolong, Teori Administrasi Publik, (Bandung: Alfabeta, 2016) Cetakan
ketujuh Agustus 2016.
Hani Ammariah, https://www.ruangguru.com/blog/konsep-dasar-fungsi-dan-
prinsip-administrasi-kepegawaian,diakses pada tanggal 24 September 2022
pukul 22:00 WIT.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang
Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.

10