PENDAFTARAN PASIEN

No. Dokumen :
No. Revisi : -
SOP Tanggal Terbit :
PT. ALINKA HEALTH CARE
Halaman :

PANACEA
CLINIC
Dr. Erica Lukman
Komp. Mal
Sp. THT-KL,
Balikpapan Baru
MQIH
Blok AB 2 No 17-
20,25

Pengertian Pendaftaran Pasien adalah prosedur bagi pasien yang ingin mendapatkan
pelayanan kesehatan di Panacea Clinic dengan cara mendaftarkan diri
atau keluarga yang akan berobat dan memilih pelayanan yang akan
dituju.
Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah petugas dalam melakukan
prosedur pelayanan pendaftaran pasien baik pasien baru maupun lama
agar berjalan dengan tertib dan lancar.
Kebijakan Keputusan Direktur Panacea Clinic No 005/PC-DIR/SK/IV/2020
tentang Layanan Klinis.
Referensi 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun
2014 tentang Klinik.
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun
2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik
Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi
Prosedur PROSEDUR UMUM PENDAFTARAN
1. Pasien mengambil nomor antrian.
2. Petugas memanggil nomor antrian sesuai urutan.
3. Pasien menyerahkan nomor antrian
4. Petugas mengucapkan salam dan menawarkan bantuan kepada
pasien
5. Petugas menanyakan apakah pasien peserta asuransi, perusahaan
atau umum
6. Petugas menanyakan apakah pasien pernah berobat
7. Petugas menanyakan kartu berobat jika pasien pernah berobat
8. Petugas menyiapkan rekam medis pasien
9. Petugas melekatkan nomor antrian pada rekam medis pasien.
10. Petugas melekatkan fotocopy kartu peserta pada form asuransi yang
telah ditandatangani pasien.
11. Petugas mengembalikan Kartu Berobat pasien.
12. Petugas mempersilahkan pasien untuk menunggu di ruang tunggu
poli yang dituju.
13. Petugas mendistribusikan berkas rekam medis pasien ke poli tujuan.

PROSEDUR KHUSUS PENDAFTARAN PASIEN BARU

PASIEN BARU UMUM
1. Petugas meminta pasien menunjukkan kartu identitas pasien.
2. Petugas menyampaikan kepada pasien untuk menunggu beberapa
waktu.
3. Petugas menginput data pasien baru pada billing sistem.
4. Petugas membuat status rekam medis baru untuk pasien.
5. Petugas mempersilahkan pasien mengisi data identitas di lembar
rekam medis
6. Petugas membuat Kartu Berobat baru untuk pasien.
7. Petugas meminta pasien untuk membaca informasi mengenai hak &
kewajiban pasien lalu menandatangani buku catatan pemberian
informasi hak dan kewajiban pasien.

PASIEN BARU BPJS

1. Petugas meminta pasien menunjukkan kartu peserta dan kartu
identitas.
2. Petugas menyampaikan kepada pasien untuk menunggu beberapa
waktu.
3. Petugas memeriksa status keaktifan pasien baru melalui P-care.
4. Petugas melakukan registrasi pasien ke database P-care BPJS
untuk Poli yang dituju.
5. Petugas membuat status rekam medis baru untuk pasien.
6. Petugas mempersilahkan pasien mengisi data identitas di lembar
rekam medis
7. Petugas membuat Kartu Berobat baru untuk pasien.
8. Petugas meminta pasien untuk membaca informasi mengenai hak &
kewajiban pasien lalu menandatangani buku catatan pemberian
informasi hak dan kewajiban pasien.

PASIEN BARU ASURANSI/PERUSAHAAN NON BPJS

1. Petugas meminta pasien menunjukkan kartu peserta dan kartu
identitas.
2. Petugas menyampaikan kepada pasien untuk menunggu beberapa
waktu.
3. Petugas memeriksa status keaktifan peserta asuransi.
4. Petugas membuat print out cakupan layanan yang ditanggung
5. Petugas memfotokopi identitas, kartu peserta manual/show card
6. Petugas menginput data pasien baru melalui data base masing-
masing asuransi.
7. Petugas membuat status rekam medis baru untuk pasien.
8. Petugas mempersilahkan pasien mengisi data identitas di lembar
rekam medis
9. Petugas membuat Kartu Berobat baru untuk pasien.
10. Petugas meminta pasien untuk membaca informasi mengenai hak &
kewajiban pasien lalu menandatangani buku catatan pemberian
informasi hak dan kewajiban pasien.

PROSEDUR KHUSUS PENDAFTARAN PASIEN LAMA

PASIEN LAMA UMUM
1. Petugas meminta pasien menunjukkan kartu identitas dan kartu
berobat.
2. Petugas melakukan identifikasi data pasien di billing system
3. Petugas melakukan registrasi pasien melalui billing system untuk
Poli yang dituju.
PASIEN LAMA BPJS
1. Petugas meminta pasien menunjukkan Kartu peserta, kartu identitas
dan kartu berobat.
2. Petugas melakukan identifikasi data pasien di database P-care.
3. Petugas melakukan registrasi pasien melalui database P-care BPJS
untuk Poli yang dituju.

PASIEN LAMA ASURANSI/PERUSAHAAN NON BPJS

1. Petugas meminta pasien menunjukkan Kartu peserta, kartu identitas
dan kartu berobat.
2. Petugas melakukan identifikasi data pasien di billing system
3. Petugas memeriksa status keaktifan peserta perusahaan melalui
database dan status keaktifan peserta asuransi melalui mesin EDC
(Electronic Data Capture) atau melalui website
4. Petugas membuat print out cakupan layanan yang ditanggung
5. Petugas memfotokopi identitas, kartu peserta manual/show card
6. Petugas menyimpan kartu peserta asuransi yang menggunakan
sistem/website
7. Petugas melakukan registrasi pasien melalui billing system untuk
Poli yang dituju.

PASIEN LAMA YANG TIDAK MEMBAWA KARTU TANDA

BEROBAT (KTB)
1. Petugas menanyakan kartu tanda berobat pasien (KTB)
2. Pasien menyampaikan tidak membawa kartu tanda berobat (KTB)
3. Petugas meminta pasien menunjukkan kartu peserta dan kartu
identitas.
4. Petugas menyampaikan kepada pasien bahwa dengan tidak
membawa kartu berobat, maka pasien harus menunggu proses
pencarian data pasien
5. Petugas menginput nama pasien pada billing system untuk dapat
mengakses ke data rekam medis pasien.
6. Petugas mengidentifikasi pasien berdasarkan data di kartu peserta
dan kartu identitas.
 7. Petugas melakukan registrasi pasien pada billing system.
8. Petugas membuatkan kartu berobat yang baru dan mengisi nomor
rekam medis pasien
9. Petugas meminta pasien untuk menandatangani form peserta
BPJS/Asuransi/Perusahaan
10. Petugas mencari rekam medis pasien berdasarkan nomor rekam
medis sesuai dengan nomor rekam medis yang tertulis di kartu
berobat.
Diagram Alir PROSEDUR UMUM PENDAFTARAN
Pasien mengambil nomor antrian

Petugas memanggil nomor antrian

Pasien menyerahkan nomor antrian

Petugas mengucapkan salam dan

menawarkan bantuan

Petugas menanyakan apakah pasien

peserta asuransi, perusahaan atau
umum

Petugas menanyakan apakah pasien

pernah berobat

Petugas menanyakan kartu berobat

Petugas menyiapkan rekam medis

pasien

Petugas melekatkan nomor antrian

pada rekam medis

Petugas melekatkan fotocopy kartu

peserta pada form asuransi

Petugas mengembalikan Kartu

Berobat pasien
 Petugas mempersilahkan pasien untuk
menunggu di ruang tunggu

Petugas mendistribusikan berkas

rekam medis

PROSEDUR KHUSUS PENDAFTARAN PASIEN BARU

PASIEN BARU UMUM
Petugas meminta pasien
menunjukkan kartu identitas pasien

Petugas menyampaikan kepada

pasien untuk menunggu

Petugas menginput data pasien baru

pada billing sistem

Petugas membuat status rekam medis

Petugas mempersilahkan pasien

mengisi data identitas

Petugas membuat Kartu Berobat baru

Petugas meminta pasien untuk membaca

informasi mengenai hak & kewajiban pasien lalu
menandatangani buku catatan pemberian
informasi hak dan kewajiban pasien

PASIEN BARU BPJS

Petugas meminta pasien menunjukkan kartu
peserta dan kartu identitas

Petugas menyampaikan kepada

pasien untuk menunggu
 Petugas memeriksa status keaktifan
pasien baru melalui P-care

Petugas melakukan registrasi pasien

ke database P-care BPJS

Petugas membuat status rekam medis

baru

Petugas mempersilahkan pasien

mengisi data identitas

Petugas membuat Kartu Berobat baru

Petugas meminta pasien untuk membaca

informasi mengenai hak & kewajiban pasien
lalu menandatangani buku catatan
pemberian informasi hak dan kewajiban
pasien

PASIEN BARU ASURANSI/PERUSAHAAN NON BPJS

Petugas meminta pasien menunjukkan kartu
peserta dan kartu identitas

Petugas menyampaikan kepada

pasien untuk menunggu

Petugas memeriksa status keaktifan

peserta asuransi

Petugas membuat print out cakupan

layanan yang ditanggung

Petugas memfotokopi identitas, kartu

peserta manual/show card

Petugas memfotokopi identitas, kartu

peserta manual/show card
 Petugas membuat status rekam medis
baru untuk pasien

Petugas mempersilahkan pasien

mengisi data identitas

Petugas membuat Kartu Berobat baru

Petugas meminta pasien untuk membaca

informasi mengenai hak & kewajiban pasien
lalu menandatangani buku catatan
pemberian informasi hak dan kewajiban
pasien

PROSEDUR KHUSUS PENDAFTARAN PASIEN LAMA

PASIEN LAMA UMUM
Petugas meminta pasien menunjukkan kartu
identitas dan kartu berobat

Petugas melakukan identifikasi data

pasien di billing system

Petugas melakukan registrasi pasien melalui

billing system

PASIEN LAMA BPJS

Petugas meminta pasien menunjukkan Kartu
peserta, kartu identitas dan kartu berobat.

Petugas melakukan identifikasi data

pasien di database P-care

Petugas melakukan registrasi pasien melalui

database P-care BPJS untuk Poli yang
dituju
PASIEN LAMA ASURANSI/PERUSAHAAN NON BPJS
Petugas melakukan registrasi pasien melalui
database P-care BPJS untuk Poli yang
dituju

Petugas melakukan identifikasi data

pasien di billing system

Petugas memeriksa status keaktifan

peserta perusahaan melalui database
dan status keaktifan peserta asuransi
melalui mesin EDC (Electronic Data
Capture) atau melalui website

Petugas membuat print out cakupan

layanan yang ditanggung

Petugas memfotokopi identitas, kartu

peserta manual/show card

Petugas menyimpan kartu peserta

asuransi yang menggunakan
sistem/website

Petugas melakukan registrasi pasien melalui

billing system untuk Poli yang dituju

PASIEN LAMA YANG TIDAK MEMBAWA KARTU TANDA

BEROBAT (KTB)
Petugas menanyakan kartu tanda berobat
pasien (KTB)

Pasien menyampaikan tidak

membawa kartu tanda berobat (KTB)

Petugas meminta pasien

menunjukkan kartu peserta dan kartu
identitas
 Petugas menyampaikan kepada
pasien bahwa dengan tidak membawa
kartu berobat, maka pasien harus
menunggu proses pencarian data
pasien

Petugas menginput nama pasien pada

billing system

Petugas mengidentifikasi pasien

berdasarkan data di kartu peserta dan
kartu identitas

Petugas melakukan registrasi pasien

pada billing system

Petugas membuatkan kartu berobat

yang baru dan mengisi nomor rekam
medis pasien

Petugas meminta pasien untuk

menandatangani form peserta
BPJS/Asuransi/Perusahaan

Petugas mencari rekam medis pasien

berdasarkan nomor rekam medis sesuai
dengan nomor rekam medis yang tertulis di
kartu berobat

Unit Terkait 1. Pendaftaran

2. Poli Umum
3. Poli Gigi
4. Poli KIA
5. Poli Gizi
Riwayat Perubahan Dokumen

Yang Dirubah Isi Perubahan TanggalPerubahan

 PENDAFTARAN PASIEN
No. Dokumen :
No. Revisi : -
DAFTAR Tanggal Terbit :
TILIK Halaman : 1/1
PT. ALINKA HEALTH CARE

PANACEA Direktur,
CLINIC
Komp. Mal Dr. Erica Lukman
Balikpapan Baru Sp. THT-KL,

Blok AB 2 No 17- MQIH

20,25

Unit :
Nama Petugas :
Tanggal :
Pelaksanaan
No. LangkahKegiatan Ya Tidak
1. Apakah pasien mengambil nomor antrian?
2. Apakah petugas memanggil nomor antrian sesuai urutan?
3. Apakah pasien menyerahkan nomor antrian?
4. Apakah petugas mengucapkan salam dan menawarkan bantuan
kepada pasien?
5. Apakah petugas menanyakan apakah pasien peserta asuransi,
perusahaan atau umum?
6. Apakah petugas menanyakan apakah pasien pernah berobat?
7. Apakah petugas menanyakan kartu berobat jika pasien pernah
berobat?
8. Apakah petugas menyiapkan rekam medis pasien?
9. Apakah petugas melekatkan nomor antrian pada rekam medis
pasien?
10. Apakah petugas melekatkan fotocopy kartu peserta pada form
asuransi yang telah ditandatangani pasien?
11. Apakah petugas mengembalikan Kartu Berobat pasien?
12. Apakah petugas mempersilahkan pasien untuk menunggu di
ruang tunggu poli yang dituju?
13. Apakah petugas mendistribusikan berkas rekam medis pasien ke
poli tujuan?
Compliance Rate (CR) : ………………%

Balikpapan,--

Pelaksana Auditor

……………………………
NIP.