NAMA : ANDI MAULINA

NIM : A031181329
MATA KULIAH : SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

SOAL KASUS 10-3

1. Apa penilaian keseluruhan Anda terhadap efektifitas sistem perencanaan Universal
Elektrik (UE) sebagaimana yang diterapkannya di Galvor?

a. Pegawai yang tidak terlatih dan professional

Sistem baru yang diminta oleh United Electrics membutuhkan pengetahuan yang
baru mengenai beberapa hal. Hal ini mengingat United electrics meminta pelaporan
yang cukup banyak (laporan laba bersih, laparan laba rugi, Neraca, Laporan
Perubahan dalam laba ditahan dll) dalam periode satu bulan selian itu ada 12 laporan
lainnya yang jarang diminta baik kuartalan semeteran atau tahunan. Sementara
selama ini Galvor Company hanya menyiapkan neraca dan laporan laba rugi setahun
sekali. Akuntansi biaya, penilaian persediaan, pengendalian piuatang konsumen,
penyusunan anggaran dsb tidak ada. Hal ini membutuhkan penyesuaian dan
karyawan yang mempunyai skilled yang baik mengenai akuntansi dan pelaporan.

b. Keterbatasan waktu dan uang

Dikarenakan laporan keuangan hanya menyiapkan neraca dan laporan laba rugi
setahun maka banyak data yang dibutuhkan untuk mengaplikasikan sistem yang ada,
oleh karena waktu banyak terbuang untuk mencari data mengenai laporan-laporan
terbaru. 80% dari waktu penuh mereka bekerja 55-60 jam seminggu digunakan untuk
memenuhi laporan-laporan yang baru.
Implementasi dari sistem pengendalian Biaya dan Produksi Universal secara lengkap
dalam suatu perusahaan dimana hal-hal tersebut tidak ada sebelumnya adalah tugas
yang sangat berat, yang melibatkan 8.000 standar waktu mesin dan 3.000 standar
perakitan serta membuat untuk 15.000 jenis komponen.

c. Sebenarnya tidak ada sistem

Pada tahun 1971 tersebut Latour merasa jika ia memiliki Galvor secara penuh maka ia
dapat mengaturnya dengan bebas. Sebagai pemilik/presiden, Latour selama
bertahun-tahun terus terlibat dalam setiap rincian dari operasi perusahaan, termasuk
menandatangani semua cek perusahaan.
 NAMA : ANDI MAULINA
NIM : A031181329
MATA KULIAH : SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

d. 80% waktunya digunakan untuk pelaporan

Implementasi dari sistem pengendalian Biaya dan Produksi Universal secara lengkap
dalam suatu perusahaan dimana hal-hal tersebut tidak ada sebelumnya adalah tugas
yang sangat berat, yang melibatkan 8.000 standar waktu mesin dan 3.000 standar
perakitan serta membuat untuk 15.000 jenis komponen.

e. Masalah Bahasa
Pada saat di wawancara tahun 1997, Barsac mneyatakan Kami tidak memiliki orang-
orang yang memahami sistem pelaporan dan tujuannya. Laporan-laporan ini semua
dalam bahasa inggris dan hanya sedikit orang saya yang berbicara bahasa Inggris.

f. Perbedaan Sistem Akuntansi

Demikian pula, metode akuntansi Amerika berbeda dengan prosedur- prsedur yang
biasa digunakan di Prancis. Masalah lain yang tidak terlalu serius berkaitan dengan
kebutuhan untuk mengonversi semua catatan internal kami, yang menggunakan
franc, menjadi dolar ketika melapor ke Universal.

2. Identifikasi serinci mungkin semua sistem dan teknik manajamen baru yang diharuskan
UE untuk diterapkan oleh Galvor. Khususnya telusuri berbagai langkah yang dilalui Galvor
dalam mempersiapkan rencana jangka panjang dan tahunnya.

a. Merubah dari system struktur yang sederhan ke system struktur yang sentralisasi
Seperti diketahui, pada awalnya Galvor adalah sebuah perusahaan keluarga dimana
pendirinya mempunyai kekuasaan yang sangat besar dan mengurus semuanya.
Awalnya sistem yang digunakan adalah sistem sederhana dimana Mr. latour
mengurus semuanya, dengan adanya akuisisi, maka sistem yang berlaku adalah
sistem pusat yaitu United Electrics.

b. Planning & Controlling System

Galvor diwajibkan membuat perencanaan secara periodic, yang nanti dilaporkan ke
manajemen pusat di Swiss. Berbagai jenis laporan harus disampaikan ke Pusan
kemudian di Analisa yang akan dilakukan berdasarkan analisa variance dimana
membandingkan perencaan dengan aktulannya.
 NAMA : ANDI MAULINA
NIM : A031181329
MATA KULIAH : SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

c. Galvor harus berubah sesuai dengan Perusahaan Induknya

Manajemen, pelaporan dan kegiatan Galvor, di berikan oleh perusahaan Induknya
yaitu United electrics. Maka Galvor harus beradaptasi dan emngikuti semua kebijakan
perusahaan induknya.

d. Tenaga Ahli untuk anak perusahaan yang baru.

Dikarenakan Galvor merupakan anak perusahaan yang baru dari United Electrics
maka United Electric mengirimkan manajemer ahlinya yaitu Mr. Barsac untuk
memperbaiki kondisi Galvor pasca akuisisi.

e. Keseragaman laporan dan sistem pengendalian

f. Sistem laporan dan sistem pengendalian yang harus mengikuti kebijakan

perusahaan

Langkah-langkah yang dilakukan oleh UE untuk Galvor :

1) Januari : Kantor Pusat Jenewa menetapkan tujuan untuk 2 tahun ke depan.

Setiap bulan Januari, kantor pusat Universal di Jenewa menetapkan tujuan tentatif
untuk dua tahun berikutnya bagi setiap unit operasi Eropanya. Ini merupakan
“gambaran pertama” – suatu usaha untuk menyediakan pernyataan yang luas dari
tujuan-tujuan yang akan memungkinkan tiap unit operasi untuk mengmbangkan
rincian Rencana Bisnis mereka.

2) Tujuan tentative di negosiasikan:

Dari bulan Januari sampai April, tujuan-tujuan tentatif ini dinegosiasikan antara
kantor pusat di Jenewa dengan manajemen operasi. Pertemuan formal diadakan
Jenewa untuk menyelesaikan perbedaan antara manjer operasi dan manajer lini
produk atau karyawan kantor pusat lainnya.

Negosiasi juga terjadi pada waktu yang sama untuk produk yang akan dihentikan.
Hennessy menjelaskan proses ini sebagai “latihan canggih yang meliputi analisis yang
hati-hati atas dampak terhadap biaya overhead dari penghentian satu produk serta
mengetahui biaya penyimpanan suatu barang dalam persediaan. Ini merupakan
 NAMA : ANDI MAULINA
NIM : A031181329
MATA KULIAH : SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

analisis yang baik dan dan suatu metode yang digunakan oleh Universaltal untuk
menekan kami.”

Selama bulan Mei, tujuan yang dinegosiasikan ditinjau ulang dan disetujui oleh
kantor pusat Universal Eropa di Jenewa dan kantor pusat korporat ddi Amerika
Serikat. Tinjauan-tinjauan final ini terutama fokus pada lima ukuran kunci yang
disebut diatas. Pada tahun 19766, tujuan untuk pengeluaran modal dan untuk total
jumlah karyawan diawasi secara ketat. tujuan yang disetuji merupakan dasar bagi
persiapan Rencana Bisnis.

3) Bulan Mei : tujuan disetujui

Selama bulan Mei, tujuan yang dinegosiasikan ditinjau ulang dan disetujui oleh
kantor pusat Universal Eropa di Jenewa dan kantor pusat korporat ddi Amerika
Serikat. Tinjauan-tinjauan final ini terutama fokus pada lima ukuran kunci yang
disebut diatas. Pada tahun 1976, tujuan untuk pengeluaran modal dan untuk total
jumlah karyawan diawasi secara ketat. tujuan yang disetuji merupakan dasar bagi
persiapan Rencana Bisnis.

4) June – July : Galvore mempersiapkan Rencana Bisnis

Rencana itu, menjelaskan secara rinci mengenai bagaimanaGalvor berusaha untuk
mencapai tujuannya untuk dua tahun kedepan. Rencana itu juga mencangkup suatu
prediksi, secara garis besar, untuk tahun ke-5 (misalnya, untuk tahun 1981 dalam
kasus di mana rencana disiapkan pada tahun 1976).

5) August: Pertemuan di Jenewa untuk meninjau Rencana Bisnis

Pada pertengahan musim panas, Rencana Bisnis lengkap diajukan ke kantor pusat
Universal; dan pada awal musim gugur, pertemuan diadakan di Jenewa untuk
meninjau kembali Rencana Bisnis dari setiap perusahaan. Setiap rencana harus
dijustifikasi dan dipertahankan dalam pertemuan ini, yang dihadiri oleh eksekutif
senior baik dari Universal Eropa maupun kantor pusat Amerika oleh manajer umum
serta manajer fungsional dari banyak unit operasional. Universal memandang
pertemuan-pertemuan ini sebagai elemen penting dalam usahanya yang terus-
 NAMA : ANDI MAULINA
NIM : A031181329
MATA KULIAH : SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

menerus untuk mendorong manjemen operasi guna membagi pengalaman mereka

dalam memecahkan masalah- masalah umum.

6) September: Persetujuan Rencana Bisnis

Pada bulan September 1976, prediksi tahun 1977 untuk penjualan dan laba bersih
dalam Rencana Bisnis Galvor disetujui; tetapi prediksi tahun akhir untuk total
karyawan dan total aktiva dikurangi masing- masingsekitar 9 persen dan 1 persen.
Untuk pengeluaran modal Galvor untuk tahun itu dipotong 34 persen, suatu
pengurangan merupakan yang terutama disebabkan oleh batasan yang ditetapkan
oleh Universal untuk semua unit operasi di seluruh perusahaan tersebut

7) Oktober: Permintaan perubahan rencana bisnis

Perubahan kecil antara prediksi hasil kunci keseluruhan dalam Rencana Bisnis
dengan yang dicerminkan secara lebih rinci dalam anggaran tidak diperbolehkan.
Permintaan untuk perubahan besar harus diserahkan ke Jenewa sebelum
pertengahan bulan Oktober

8) November: Pembuatan Anggaran untuk tahun berikutnya

Rencana Bisnis yang disetujui menjadi dasar untuk anggaran tahun berikutnya, yang
harus diserahkan ke Jenewa pada pertengahan November. Desain umum dari
anggaran menyerupai desain Rencana Bisnis, kecuali bahwa berbagai variasi jumalah
dolar, yang disajikan dalam Rencana Bisnis secara tahunan, dirinci menjadi per bulan.

3. Apa evaluasi Anda tentang efektivitas dari hubungan kerja antara Hennessy dan eksekutif
UE di Jenewa? Apa yang dapat Anda simpulkan dari teleks tentang otonomi Hennessy
sebagai direktur utama?

 Komunikasi dilakukan sebagai wujud hubungan kerja antara atasa bawahan.

Dimana kantor pusat meminta laporan kepada pihak Galvor kemudian Galvor
memberikan laporan kepada kantor pusat. Kantor pusat menganalisanya
kemudian menetapkan kebijakan.
 Kantor pusat memberikan otonomi yang terbatas kepada Galvor.
 NAMA : ANDI MAULINA
NIM : A031181329
MATA KULIAH : SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

 Ini dilihat dari beberapa hal yang dilaporkan kemudian diberikan langkah solusi
dimana kondisi tersebut pihak Galvor harus mencapainya.

4. Lihat sistem tersebut melalui sudut pandang Galvor. Seumpama Galvor merupakan
perusahaan yang independen. Jika Anda adalah konsultan untuk Galvor, bagaimana
praktik perencanaan dan pengendalian manajemen yang Anda sarankan untuk
perusahaan tersebut berbeda dengan yang diharuskan oleh UE?

a. Sistem simple
Hal ini berkaitan dengan kondisi perusahaan. Dapat dilihat dari penjualan dimana
Boudry, kontroler dari Universal Eropa, mengakui bahwa biaya dari sistem
perencanaan dan pelaporan tersebut adalag tinggi, khususnya untuk unit-unit yang
lebih kecil. Sistem ini dirancang untuk perusahaan besar. Bodri berfikir bahwa volume
penjualan tahunan minimum untuk unit individual guna mendukung sistem tersebut
adalah sekirat 15 juta; tetapi, kami lebih menyukai paling sedikit $30 juta. Dengan
standar ini, Galvor tidak termasuk di dalamnya. Kami tidak mengetahui jika biaya dari
sistem ini memebani dalam hal bahwa sistem tersebut memerlukan informasi yang
tidak sepadan dengan biayanya.

b. Informal
Dikarenakan volume perusahaan yangmasih kecil, maka komunikasi antara para
manajer dapat dilakukan secara informal. Komunikasi ini bertujuan untuk mengatasi
permasalahan-permasalahan yang timbul dalam kegiatan perusahaan.

c. De sentralisasi
Perusahaan dapat membuat responsibility centre dimana dalam responsibility centre
ini ada manajer yang bertanggung jawab. Sehingga tidak setiap maslaah muncul
dalam rapat dan penyelesaian permasalahan dapat dilakukan dengan cepat.

d. Staff perencanaan yang lebih sedikit

Dalam struktur organisasi controller terdapat 41 pegawai dibawha controller. Hal ini
terlalu banyak. Perlu adanya pengurangan pegawai di bawah controller.
 NAMA : ANDI MAULINA
NIM : A031181329
MATA KULIAH : SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

e. Pelaporan Dilakukan 4 bulan sekali

Pelaporan yang sekarang adalah satu bulan sekali. Hal ini sangat tiak efektif dimana
lebih dari 80% jam pegawai digunakan untuk mengerjakan laporan.

f. Training dalam 2 bahasa

Bahasa adalah hal yang sangat penting. Untuk menyesuaikan dengan perkembangan
jabatan maka para pegawai harus mengerti minimal 2 bahasa yaitu perancis dan
inggris.

5. Lihat sistem tersebut dari sudut pandang UE. Bagaimana pemaksaan UE atas praktik
perencanaan dan kontrol yang berbeda dari yang diperlukan oleh Galvor yang idependen
dapat dijustifikasi?

Galvor United Electrics

 Tidak ada laporan keuangan  Sistem Pelaporan setiap bulan

operasional selama 2 tahun. Laporan
keuangna hanya rugi laba dan neraca
dan tidak ada sistem pelaporan

 Kerahasian Laporan keuangan terus  Setiap keputusan diambil oleh

dipertahankan Manajemen Puncak

 Data Keuangan – hanya Neraca dan Laporan setiap bulan yaitu :

Rugi Laba yang dilaporkan setahun  Laporan laba bersih
sekali  Rugi Laba
 Neraca
 Perubahan laba ditahan
 Laporan Arus Kas
 dll

 Tidak perencanaan dan  Sistem Perencanaan dan

Pengendalian pengendalian yang ketat

6. Sampai sejauh mana sebaiknya organisasi internasional besar seperti UE mengandalkan

pada sistem pelaporan dan pengendalian yang komprehensif untuk mencapai tujuan
strateginya?
 NAMA : ANDI MAULINA
NIM : A031181329
MATA KULIAH : SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

 Sistem Pelaporan keuangan harus menjadi dasar dalam setiap keputusan

Laporan keuangan menjadi ukuran yang objektif dalam menentukan langkah
strategi bagi perusahaan untuk mencapai targetnya.

 Mengerjakan Laporan kwartalan

Laporan bulanan adalah hal yang baik bagi perusahaan. Akan tetapi waktunya
terlalu cepat sehingga para manajer hanya berkonstrasi pada laporan. Oleh
karena itu laporan secara kwartalan menjadi dasar anak perusahaan untuk
melaporkan aktivitasnya ke pusat.

7. Apa perubahan spesifik, jika ada yang akan Anda buat dalam sistem perencanaan UE?
Dalam sistem manajemen lainnya? Jika proses manajemen memerlukan perbaikan,
bagaimana Anda akan mengubahnya?

 Dengan keharusan membuat laporan sebanyak lebih dari 10 laporan, maka

seharusnya Perusahaan induk memberikan kemudahan, misalnya kelonggaran
waktu atau pengurangan jenis laporan.

 Peramalan bisnis harus dilakukan untuk waktu yang lebih lama.

Dalam hal perusahaan yang baru dengan adaptasi sistem yang baru, maka
peramalan bisnis dilakukannya menyesuaikan dengan adaptasi sistem yang baru.
Jika tidak maka hal ini bisa mempengaruhi perusahaan baik secara anggaran
maupun target.