Anda di halaman 1dari 25

STUDI KASUS: PRIVATE FITNESS INC.

Limpat Luhung Pangarso/ C1F015031


Muhammad Yusuf Hidayat/ C1F015039
Icon

Icon

Ayu Fitriani/ C1F015026


Fitria Nur Hidayah/ C1F015055

Gadis Fithri Afiana/ C1F015056

STAR BPKP BATCH 3

Icon

Icon

Surya Hananta Aji Setiawan/ C1F015063

STUDI KASUS: PRIVATE FITNESS INC.

Aku tidak tahu berapa banyak uang yang hilang akibat ulah Kate. Kate adala
h kawan lama yang kupikir dapat dipercaya sampai akhirnya terbukti salah. S
ekarang aku harus memutuskan apakah harus memecat dia atau tidak. Kem
udian aku harus mencari cara agar bisnisku dapat bekerja efektif tanpa aku h
arus ikut campur secara penuh didalamnya.
Rosemary Worth, Private Fitness Inc. Owner

Latar Belakang
Private Fitness merupakan klub kebugaran tubuh skala kecil yang berlokasi di Ran
cho Palos Verdes, California.
Jasa yang ditawarkan: pelatihan kebugaran tubuh privat dan berbagai kelas kebu
garan tubuh termasuk aerobik, spinning, body sculpting, air boxing, kickboxing, hip
hop, step and pump, dynamic stretch, pilates dan yoga.
Tarif: $50 perjam untuk biaya instruktur dan fasilitas selama jam sibuk dan $35 p
erjam selama jam sepi. Harga untuk pelajar dipatok $12 perjam.
Beberapa diskon ditawarkan kepada pelanggan yang melakukan pembayaran di
muka.

Latar Belakang
Rosemary menghabiskan sebesar $150.000 untuk menyewa dan mere
novasi bekas bangunan.
Klub terdiri dari empat area, ruang latihan, ruang dengan peralatan aer
obik (treadmill, stair climbers, stationary bicycles, cross-country ski machin
e, dll), ruang dengan peralatan angkat berat, ruang loker pria dan wanit
a dan sebuah ruang kantor.
Rosemary memiliki lima instruktur yang dia kenal untuk menjalankan k
elas dan sesi latihan. Setiap instruktur dibayar dengan komisi, sebesar
20% hingga 50% dari pendapatan, tergantung pengalaman dan kemam
puannya untuk membawa pelanggan baru
4

Pokok Permasalahan
Rosemary perlahan menyadari bahwa Kate telah mencuri dari klub milikn
ya. Dengan dua bukti sebagai berikut:
Rosemary melihat ada $60 di mesin kasir, namun pada saat ia kembali
ke mesin tersebut, hanya tersisa $20, dan saat ia menanyakan Kate soa
l uang tersebut, Kate menyangkal bahwa pernah ada $60 pada mesin k
asir
Kate telah berhasil membawa beberapa pelanggan kelas privat untuk j
am 1.00 hingga 2.00 siang di hari Senin, Kamis dan Jumat yang ditanga
ni langsung oleh Kate sendiri. Namun saat Rosemary melakukan penge
cekan, tidak ada penghasilan yang masuk dari pelanggan baru tersebu
t.
5

Pertanyaan Permasalahan
1
2
3
4

Haruskah Rosemary memberi maaf pada Kate atau memecatnya?

Bagaimana Rosemary dapat memastikan akan memperoleh semua


pendapatan bisnisnya tanpa harus berada di klub sepanjang waktu?

Haruskah ia tetap mempercayakan Kate yang berjanji untuk tidak


mencuri lagi, tetap pada posisi manajer? Ataukah ia harus merekrut
salah satu dari instrukturnya atau mungkin non instruktur menjadi
manajer?
Apakah terdapat prosedur dan pengendalian yang seharusnya digunakan
untuk melindungi aset bisnisnya?
6

Haruskah Rosemary memberi maaf pada Kate atau memecatnya?


Kesalahan Kate:
a. Diduga mencuri uang dalam laci
b. Tidak menyetorkan uang dari pelanggan

Pertimbangan :
a. Kate adalah valuable Instructor
b. Usaha marketing Kate cukup efektif
c. Kate dapat mencuri juga disebabkan karena lemahnya internal control dan pengawasan pemilik

Alternatif penyelesaian:
a. Memaafkan Kate dengan pertimbangan keahlian dan kerja bagus Kate selama ini atau
b. Memecat Kate karena integritas Kate rendah

Penyelesaian yang disarankan:


Memaafkan Kate dengan pertimbangan keahlian dan kerja bagus Kate selama ini disertai:
1. memberikan peringatan kepada Kate
2. mencopot Kate dari posisi manajer dan memperkerjakan Kate sebagai instruktur penuh
3. meminta Kate mengembalikan uang yang belum disetor, bisa dengan pemotongan gaji tiap bulannya

Bagaimana mengamankan pendapatan klub?


Masalah utama:
1. Pencurian uang klub
2. Pelanggan baru dan pendapatannya tidak tercatat karena pelanggan membayar langsung kepada
instrukturnya

Penyebab:
3. Lemahnya internal control karena:
a. perangkapan jabatan oleh Kate sebagai manajer dan instruktur yang mempunyai wewenang
terlalu banyak seperti mengelola fasilitas, mengatur jadwal, menerima pembayaran, menyimpan
kas, dan menyelenggarakan pembukuan.
b. lemahnya pengawasan karena pemilik tidak bisa standby di klub sepanjang waktu
4. Tidak ada kartu membership dan harga spesial member sehingga pelanggan enggan mendaftarkan
keanggotaannya dan memilih bertransaksi langsung dengan instruktur yang memberikan iming-iming
harga lebih murah sebagai pengganti diskon.

Bagaimana mengamankan pendapatan klub?


Kendala pengawasan:
1. Rosemary tidak bisa hadir di klub setiap saat karena harus mengurus keluarga
2. Keterbatasan pendanaan karena Private Fitness masih merupakan klub kecil

Solusi jangka pendek:


1. Menambah staf baru yaitu satu orang sebagai manajer dan satu orang sebagai
reseptionis sekaligus kasir.
Kelebihan:
a. Pengendalian intern menjadi lebih kuat
b. Terdapat pemisahan fungsi penerima kas dan pembukuan sehingga memacu praktik yang
lebih sehat
c. Adanya kontrol silang antara recepsionis / kasir sebagai pencatat data pengunjung, pemegang
kas dan manajer sebagai pengelola bisnis, penyelenggaran pembukuan
d. Rosemary tidak perlu harus sering-sering datang ke klub untuk melakukan pengawasan
Kelemahan: menambah beban operasi perusahaan

Bagaimana mengamankan pendapatan klub?

2. Memperketat pengendalian dengan:


a.

Pembuatan kartu membership klub

b.

Pemberian harga khusus untuk pelanggan yang mempunyai kartu membership

c.

Pemberian bonus bagi instruktur atas pelanggan yang dibawanya

d.

Larangan kepada instruktur untuk menerima pembayaran dari pelanggan secara


langsung

e.

Penggunaan locked cash box

f.

Kas tunai harus disetor ke bank minimal tiga hari sekali

g.

Membuat struk tiga rangkap masing-masing untuk:


Klien untuk dibawa pulang, dikumpulkan dan ditukarkan untuk diskon/latihan gratis
Instruktur evaluasi komisi
Kantor akuntansi dan pembukuan

10

Bagaimana mengamankan pendapatan klub?


Solusi jangka panjang: Pemasangan CCTV
Kelebihan:

Kekurangan:

a. Meningkatkan keamanan

a. Investasi untuk pembelian CCTV,

penggunaan fasilitas dan peralatan


b. Mengurangi potensi kecurangan dan
pencurian oleh karyawan
c. Meningkatkan image positif

peralatan pendukung, instalasi dan


pelatihan cukup besar
b. Menambah pengeluaran untuk
pemeliharaan

pelanggan dengan membuat area


menjadi lebih aman dan nyaman

11

Siapa yang lebih baik mengisi posisi manajer?


Pilihan:
1. Tetap mempertahankan Kate pada
posisi manajer
Positif:
a. Kate sudah memahami Private Fitness dengan
baik dan strategi marketingnya bagus

2. Menunjuk instruktur lain sebagai


manajer
Positif:
a. Instruktur yang sudah ada sudah memahami
Private Fitness dengan baik
b. Tidak ada tambahan pengeluaran untuk
memperkerjakan manajer baru
Negatif:

b. Tidak ada tambahan pengeluaran untuk


memperkerjakan manajer baru

c. Perlu waktu untuk mengajari dan melatih instruktur


tsb tentang tugas-tugas manajer

Negatif:

d. Belum tentu instruktur yang ada mempunyai


keahlian yang diperlukan seorang manajer dan
integritas yang tinggi

Terdapat kemungkinan Kate akan mengulangi


perbuatan curangnya lagi

e. Terdapat kemungkinan kasus Kate akan terulang


kembali pada manager-instruktur baru

12

Siapa yang lebih baik mengisi posisi manajer?


3. Memperkerjakan manajer baru yang profesional
Positif:

Negatif:

a) Operasi bisnis dapat dikelola secara benar dan

a) Menambah beban gaji perusahaan

efektif
b) Skedul instruktur dan karyawan diatur secara
baik
c) Fasilitas dapat terpelihara lebih baik

b) Kate mungkin akan berkonfrontasi dengan


Rosemary terkait pencopotan jabatannya,
hal ini dapat mengganggu persahabatan
mereka

d) Target dan pertumbuhan jumlah pelanggan


dapat diukur dan ditetapkan secara rasional

Kesimpulan:

Dari pilihan 1, 2 dan 3, pilihan yang paling tepat bagi Rosemary adalah pilihan nomor 3
yaitu memperkerjakan manajer profesional untuk menghandel bisnis Private Fitness

13

PROSEDUR PENGAMANAN ASET BISNIS


Rosemary dapat menyusun Control System untuk Private Fitness yang terd
iri dari
1. Result Control
2. Action Control
3. Personnel and cultural control

14

RESULT CONTROL
NO

KEGIATAN

Performance dimension

Measuring

Setting performance

Providing rewards or

performance on these

targets

punishment

Result control dalam hal

dimension
Kesesuaian instruktur dan karyawan lainnya Ketepatan pelaksanaan Seluruh

Scheduling system.

dengan jam tugas yang telah tersedia

scheduling

kelas

dengan

jenis

kelas

yang

kegiatan

Kesesuaian anatara jadwal perawatan dan apakah


pembersihan fasilitas dengan jadwal yang dengan
ditetapkan

Kesesuaian antara kapastas clients dengan

Kesesuaian

antara

penambahan

clients

instruktur
sudah
jadwal

ditentukan

ruang dan instruktur yang ada

dan

sedang serta daftar pelaksanaan

diadakan

dengan sesuai

dengan

melihat daftar hadir dari yang ditentukan

Kesesuaian ruang yang digunakan untuk instruktur

ruang,

peralatan, atau instruktur yang dibutuhkan


dengan penambahan clients diatas kapasitas

diberikan

system melaksanakan kegiatan kepada instruktur yang

Kesesuaian jenis kelas dengan jadawal yang ditentukan


telah ada

instruktur Reward

sesuai
yang

jadwal melaksanakan
pekerjaannya
dengan

sesuai

jadwal

yang

diberikan

berupa

pemilhan

instruktur

terbaik.

RESULT CONTROL
NO

KEGIATAN

Performance dimension

Measuring

Setting performance

Providing rewards or

performance on these

targets

punishment

dimension
Result control dalam hal kesesuaian jumlah clients yang menghadiri Ketepatan

Terlindunginya

revenue system

kelas dan private workouts dengan jumlah pelaksanaan

pendapatan

pendapatan

kas dari kemungkinan dengan sengaja tidak

yang

diterima

pada

tersebut

hari pengendalian
pendapatan
melalui

diukur hilangnya

dipatuhinya tersebut.

diterima dengan kinerja instruktur

berupa kepada karyawan yang

kas membukukan
pendapatan

sesuai

prosedur penerimaan

dengan aturan yang

pendapatan

berlaku

yang

berlaku
Result control dalam hal kesesuaian antara gaji atau upah yang Pengukuran terhadap kesesuaian
payroll system

Punishment diberikan

pembayaran
diukur

gaji dengan

berdasarkan instruktur

gaji Punishment diberikan


kinerja kepada karyawan yang
salah

memberikan

kinerja instruktur yang

data kunjungan clients

didasarkan pada data

dan

kunjungaan klien dan

kegiatan

data

rekap
instruktur

RESULT CONTROL

NO

KEGIATAN

Performance dimension

Result control dalam hal pengeluaran


pengeluaran

biaya

operasional

biaya seefektif mungkin

operasional

Measuring

Setting performance

Providing rewards or

performance on these

targets

punishment

dimension
dapat Tidak
adanya pengeluaran
tunggakan

biaya- operasional

biaya

terkait efisien

yang

Penyusunan
jangka

rencana Target

pendek

jangka panjang

tersusunnya

rencana

dan pendek maupun jangka panjang

jangka Pengukuran
ditentukan

biaya

RPJM

manajemen
baru

operasional
dari

menyusun terpenuhinya

target

Manajemen
dengan dapat

karyawan

dengan benar
baru Reward

direalisasikannya RPJP target-taget


dan

yang kepada

yang tidak mengelola

kegiatan operasional
5

biaya Punishment diberikan

dalam ini diberikan kepada

oleh RPJP maupun RPJM manajemen


yang yang
perencanaan

berisi berupa
untuk

kesempatan
memimpin

kapasitas, peramalan perusahaan


laba

baru

dan tercapainya

hingga
target

Prosedur Pengendalian :ACTION CONTROL


Action Control adalah bentuk paling langsung dari pengemdalian manajemen kare
na meliputi pengambilan langkah-langkah tertentu untuk memastikan karyawan
bertindak sesuai dengan keinginan perusahaan dengan membuat tindakan karya
wan sendiri sebagai fokus pengendalian.
Action control sendiri memiliki empat bentuk dasar yaitu:
1. Pembatasan perilaku
2. Penilaian pratindakan
3. Akuntabilitas tindakan
4. Redudansi

18

ACTION CONTROL : Behavioral constraits


1. Melakukan pemisahan tugas dan otoritas, dimana manager, kasir dan resepsionis penc
atat pelanggan yang datang dilakukan oleh orang yang berbeda. Masalah dalam Privat
Fitness adalah tidak adanya pemisahan tugas dan otoritas, sehingga Kate dapat dengan
mudah melakukan kecurangan.
2. Instruktur memberikan pelatihan sesuai dengan jadwal/shift kerja yang disusun manaje
r
3. Instruktur dilarang menerima pembayaran langsung dari pelanggan
4. Kasir tidak boleh menyimpan uang tunai terlalu lama
5. Melakukan rekam data elektronik
Customer datang dan datanya dicatat oleh resepsionis
Pembayaran ke kasir juga direkam secara elektronik
Customer mendapatkan struk yang tercetak langsung dari komputer
setiap computer diberi password masing-masing dan hanya pemegang otoritas
yang dapat mengakses komputer tersebut
Penggunaan locked cash box

19

ACTION CONTROL:Preaction reviews


Melakukan evaluasi dan penilaian lebih dalam teknik marketing
manajer untuk dapat diambil untuk memaksimalkan pendapat pe
rusahaan dengan mendapat lebih banyak pelanggan.

20

ACTION CONTROL: Action accountability


1. Di Privat Fitness harus ada peraturan yang jelas mengenai fungsi dan regulasi yan
g berlaku di Privat Fitness, apa yang menjadi aturan kerja, kebijakan dan prosedu
r serta kode etik perusahaan. Semua hal tersebut harus dikomunikasikan kepada
para karyawan Privat Fitness, selanjutnya Rosemary harus mengobservasi apakah
karyawannya tersebut telah mengikuti aturan tersebut, serta memberi imbalan (b
onus) jika karyawan tersebut memberi manfaat lebih bagi perusahaan dan memb
erikan hukuman atau Punishment jika melakukan kesalahan atau merugikan per
usahaan dengan sengaja.
2. Di perusahaan privat fitness juga perlu dipasang CCTV agar segala kegiatan dala
m perusahaan dapat termonitor dengan baik.

21

ACTION CONTROL : Redudancy


Dalam kasus ini, penambahan instruktur lagi mungkin akan terasa terlalu
berat untuk awal bisnis Rosemary, ini dapat diatasi dengan mengkondisik
an para instruktur juga membantu memback-up tugas instruktur yang lai
n.

22

PERSONNEL CONTROL
Tujuan: Membangun kesadaran bagi setiap individu untuk mengendalikan diri sendiri (self control) dan berlaku jujur

Job Design & Provision of nec


essary resources

Training

Selection and placeme


nt

Design pekerjaan sesuai dengan keahlian kar


yawan yg direkrut
Memberikan kesempatan karyawan untuk be
rkembang

Menyediakan informasi mengenai tindakan atau hasil yang dii


nginkan dan bagaimana tugas harus dikerjakan

1. Memperketat perekrutan instruktur dan karyawan dengan pengecekan latar bel


akang (background checks) seperti pendidikan, keterampilan, sertifikasi instruktu
r, pengalaman kerja dan kepribadian
2. Memperkerjakan manajer profesional yang berkompeten di bidang manajerial, k
euangan dan pemasaran
3. Instruktur ditempatkan sesuai keahlian dan spesialisasinya

23

CULTURAL CONTROL

Tujuan: Mendorong karyawan untuk men


gawasi perilaku karyawan lainnya

Codes of conduct : Membuat dan mensosialisasikan peraturan tertulis,


nilai, motto dan komitmen Private Fitness

Group-based rewards: Memberikan reward atas capaian bersama selur


uh anggota grup baik instruktur, staf administrasi maupun manajer

Intra-organizational transfers: Pembagian shift kerja, setiap instruktur di


minta untuk mentransfer ilmunya ke instruktur lain sehingga bila salah s
atu instruktur berhalangan hadir, tugasnya dapat digantikan oleh instrukt
ur lain

Physical and social arrangements: mengatur tata letak ruangan, penampi


lan, kebugaran instruktur dan cara berbicara dengan klien

Tone at the top : pemilik dan manajer memberikan contoh yang baik kep
ada bawahannya.

24

TERIMA KASIH

25