BAB 7

KOMUNIKASI ORGANISASI

OBJEKTIF BAB

Selepas mempelajari bab ini, anda seharusnya dapat:

1. Menjelaskan definisi konsep komunikasi organisasi.
2. Menerangkan peranan komunikasi dalam organisasi.
3. Mengenal pasti ciri-ciri penting dalam komunikasi organisasi.

7.1 PENGENALAN

Komunikasi memainkan peranan penting dalam organisasi. Kakitangan

sesebuah organisasi akan berkomunikasi dengan rakan sekerja mereka
untuk membincangkan tugasan harian. Lazimnya komunikasi yang
berlaku dalam organisasi melibatkan pertukaran dan proses koordinasi
maklumat. Tugasan harian dalam organisasi dapat dijalankan dengan
efektif apabila komunikasi organisasi yang berkesan dipraktikkan.
Namun begitu kecekapan sesebuah organisasi tidak hanya bergantung
kepada kemahiran komunikasi tetapi juga faktor lain seperti kepimpinan,
sistem dan prosedur, teknologi dan budaya yang turut menyumbang
kepada keberkesanan pengurusan organisasi.

Dalam program pendidikan jarak jauh ini anda akan berpeluang

menjurus dalam bidang komunikasi organsisasi. Apakah yang anda
faham tentang komunikasi organisasi?

7.2 TAKRIFAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Menurut Samsuddin (1993), komunikasi adalah proses pengiriman,

penyebaran, pemindahan dan tindak balas. Selain itu, terdapat takrifan
lain oleh Bovee dan Thill (2000) yang menyatakan komunikasi adalah
suatu proses penghantaran dan penerimaan maklumat. Komunikasi
menjadi efektif apabila individu yang berkomunikasi dapat berkongsi
kefahaman, merangsang pihak lain dan bertindak balas serta
menggalakkan pihak lain terus berfikir.

101
Menurut Greenberg dan Baron (2000), organisasi bermaksud struktur
dalam sistem sosial yang mengandungi kumpulan-kumpulan dan
individu-individu yang saling bekerjasama untuk mencapai objektif yang
ditetapkan. Manakala menurut Saodah, Narimah dan Mohd Yusof
(2003), menyatakan organisasi mengandungi kumpulan-kumpulan dan
juga individu-individu yang bekerjasama bagi mencapai matlamat.

Komunikasi organisasi membawa maksud satu proses pembentukan dan

pertukaran mesej antara jaringan hubungan yang saling bergantungan
untuk menangani persekitaran yang saling tidak menentu (Goldhaber,
1993). Conrad (1994) pula menyatakan ia adalah satu proses yang
menyebabkan individu-individu saling bertindak balas, membentuk,
mengekal dan menguruskan makna melalui tanda-tanda lisan dan simbol
dalam keadaan tertentu. Selain itu, Muhd. Mansur (1998) menyatakan
komunikasi organisasi adalah proses pengumpulan maklumat yang tepat
oleh ahli-ahli mengenai organisasi dan perubahan yang terjadi dalam
organisasi itu sendiri.

Berdasarkan pelbagai takrifan yang diberikan oleh sarjana komunikasi

dapat disimpulkan bahawa komunikasi organisasi merupakan salah satu
cara untuk melihat bagaimana sesuatu kerja diuruskan melalui amalan
komunikasi di kalangan kakitangan organisasi yang terlibat secara
langsung ataupun tidak langsung dengan organisasi.

7.3 KOMPONEN KOMUNIKASI ORGANISASI

Antara komponen-komponen penting yang terdapat dalam komunikasi

organisasi ialah seperti berikut:

7.3.1 Sistem Pengurusan

Sistem pengurusan komunikasi organisasi terbahagi kepada tiga

pendekatan iaitu klasik, hubungan manusia dan sumber manusia.
Pendekatan klasik melihat organisasi sebagai mesin atau alat untuk
mencapai sesuatu matlamat khusus. Kakitangan menjalankan tugas
mereka adalah berdasarkan arahan pihak atasan dan menyebabkan
komunikasi formal. Pendekatan hubungan manusia melihat manusia
sebagai komponen utama dalam organisasi yang mempunyai perasaan,
emosi dan keupayaan untuk mencapai potensi jika dibimbing.
Pendekatan hubungan manusia menyebabkan komunikasi yang terbentuk
lebih bersifat tidak formal dan amalan komunikasi dua hala dapat
dipraktik dengan terbuka. Manakala pendekatan sumber manusia
mewujudkan gabungan komunikasi formal dan tidak formal dalam
organisasi itu. Ketiga-tiga pendekatan ini haruslah digabungkan untuk
menjadikan sistem pengurusan organisasi lebih efektif.

102
7.3.2 Iklim dan Budaya Organisasi

Iklim dan budaya dalam sesebuah organisasi mempengaruhi komunikasi

organisasi secara langsung. Iklim adalah tanggapan mengenai nilai-nilai
yang wujud dalam sesuatu organisasi itu. Iklim organisasi sentiasa
berubah-ubah dan mempengaruhi tingkah laku kakitangan sesebuah
organisasi tersebut. Manakala budaya pula merujuk kepada perkongsian
andaian asas yang dipelajari dan diamalkan oleh ahli kumpulan semasa
menyelesaikan masalah. Apabila sesuatu budaya itu dipraktikkan
berterusan maka semakin sukar untuk diubah.

7.3.3 Jaringan Komunikasi

Jaringan komunikasi adalah struktur sosial yang tercipta melalui

komunikasi antara individu dan kumpulan dalam organisasi. Peranan
yang dimainkan oleh individu atau kumpulan dalam organisasi
membentuk arah aliran maklumat seperti komunikasi ke bawah,
komunikasi ke atas, komunikasi bersilang dan khabar angin.

7.3.4 Buatputusan

Menurut Grenberg dan Baron (2000), buatputusan adalah satu proses

membuat keputusan daripada pelbagai alternatif dalam menyelesaikan
sesuatu masalah. Terdapat tiga elemen yang membataskan proses
komunikasi semasa proses buatputusan iaitu hubungan dalam kumpulan,
struktur hierarki dan pertimbangan politik.

7.3.5 Konflik, Kuasa dan Politik

Peranan komunikasi dalam menguruskan konflik, kuasa dan politik

begitu penting sekali. Kecekapan sesuatu komunikasi dapat menangani
konflik yang wujud, malah kuasa dapat digunakan dengan sewajarnya dan
politik organisasi dapat dielakkan.

7.3.6 Kepimpinan

Kepimpinan adalah tindakan atau peranan yang dimainkan oleh

seseorang pemimpin dalam membantu ahli organisasi menjayakan
sesuatu matlamat (Cragan & Wright, 1999). Keberkesanan sesuatu
kepimpinan adalah bergantung kepada sifat kepimpinan yang ditonjolkan
oleh seorang ketua dan amalan komunikasi bersama subordinatnya.

7.3.7 Etika Komunikasi Organisasi

Etika komunikasi organisasi adalah tindakan baik atau buruk organisasi

dalam melaksanakan tanggungjawab moral dan kewajipannya. Ia

103
dipengaruhi oleh sistem nilai diri, sistem nilai organisasi dan piawai
profesionalisme organisasi.

7.3.8 Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

ICT dalam organisasi membantu meningkatkan produktiviti kerja dan

memantapkan sesebuah organisasi sekiranya digunakan secara positif.
ICT yang digunakan dalam sesebuah organisasi memberikan kesan
positif seperti

(i) Membolehkan lebih banyak maklumat diproses,

disimpan, dihantar dan ditapis dengan pantas dan kos
yang efektif.
(ii) Membolehkan maklumat didapati daripada pelbagai
sumber dari seluruh negara tanpa sempadan masa.
(iii) Interaksi antara subordinat dan juga pihak pengurusan
menjadi lebih mudah dengan penggunaan e-mel.
(iv) Meningkatkan daya saing setiap organisasi dan warganya.

Kesemua komponen yang dibincangkan saling melengkapi antara satu

sama lain dalam memastikan pengurusan komunikasi organisasi berjalan
lancar.

SOALAN DALAM TEKS

1. Apakah faedah teknologi maklumat dan komunikasi

(ICT) terhadap komunikasi organisasi?

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

Sila kunjung laman web:

www.afirstlook.com/lin
ks.cfm?expand=3 yang
mengandungi artikel
berkaitan dengan teori
dan pelbagai pendekatan
dalam komunikasi
organisasi.

104
7.4 PERANAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Menurut Goldhaber (1993), peranan asas komunikasi organisasi adalah

proses pengarahan agar tindakan kerja dapat dilaksanakan, koordinasi
tindakan dapat dicapai, membina persahabatan serta membentuk rasa
dipercayai dan diterima oleh organisasi. Keempat-empat peranan ini jika
dapat dilaksanakan dan dipraktikkan maka akan wujud perkongsian
maklumat yang sistematik. Kesan yang akan didapati ialah ia akan
meningkatkan prestasi kerja warga organisasi dan secara tidak langsung
meningkatkan produktiviti organisasi itu.

7.4.1 Proses Pengarahan Agar Tindakan Kerja Dilaksanakan

Dalam organisasi pihak atasan akan mengarahkan sesuatu aktiviti dan

tugas untuk dilaksanakan oleh kakitangan bawahan. Oleh yang demikian
komunikasi memainkan peranan yang penting bagi memastikan setiap
arahan ini sampai kepada kakitangan bawahan. Arahan yang dikeluarkan
ini sama ada ianya berbentuk memo, surat, e-mel dan sebagainya.
Komunikasi yang bersesuaian perlu digunakan bagi melancarkan
pengarahan yang ingin dilaksanakan agar tidak menimbulkan rasa kurang
senang kakitangan bawahan semasa menerima arahan tersebut.

7.4.2 Koordinasi Tindakan Dapat Dicapai

Kebanyakan organisasi ditubuhkan adalah bertujuan untuk mendapatkan

keuntungan. Justeru itu proses untuk mencapai keuntungan perlu
dikoordinasikan meliputi komponen struktur organisasi, aplikasi
teknologi, pembangunan sistem dan prosedur, sumber manusia dan
budaya organisasi yang wujud dalam organisasi. Apabila kelima-lima
komponen ini dapat dikoordinasikan dengan lancar melalui proses
komunikasi yang efektif segala maklumat yang perlu disampaikan dapat
diterima dengan jelas, tepat, terperinci dan telus.

7.4.3 Membina Persahabatan

Komunikasi dalam organisasi bukan semata-mata untuk menjalankan

tugas dan aktiviti yang telah ditentukan oleh majikan sahaja tetapi
komunikasi juga dibentuk untuk mewujudkan jaringan perhubungan
antara rakan sekerja dan juga pihak atasan. Apabila wujud jaringan
perhubungan yang harmoni di kalangan kakitangan maka suasana tempat
kerja lebih aman dan selesa tanpa sebarang konflik peribadi. Oleh yang
demikian, hubungan persahabatan yang wujud ini dapat menimbulkan
semangat sepunya antara mereka dan membantu mengukuhkan semangat
cintakan organisasi.

105
7.4.4 Membentuk Rasa Dipercayai dan Diterima oleh Organisasi

Komunikasi yang berlangsung secara telus dapat menimbulkan rasa

dipercayai dan dihargai antara majikan – pekerja. Oleh yang demikian,
konflik, perbalahan kecil, rasa tidak puas hati dapat ditangani dengan baik
melalui perbincangan dan interaksi sosial yang harmonis. Apabila wujud
perasaan rasa dipercayai, maka secara tidak langsung akan wujud
semangat setia kawan dan cintakan organisasi.

SOALAN DALAM TEKS

2. Berikan empat peranan komunikasi organisasi

menurut Goldhaber (1993).

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

Sila kunjungi laman web

www.communicationideas.
com/ yang mengandungi
pelbagai artikel mengenai
komunikasi organisasi,
komunikasi korporat,
kemahiran komunikasi dan
pelbagai panduan
profesional dalam
menjayakan strategi
komunikasi.

7.5 KEPENTINGAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Kepentingan komunikasi organisasi dapat dilihat menerusi tiga aspek

iaitu hubungan dalaman organisasi, hubungan dengan pihak luar
organisasi dan antara individu dalam organisasi.

7.5.1 Hubungan Dalaman Organisasi

Setiap warga organisasi saling berhubungan dan berkomunikasi untuk

memenuhi visi, misi dan objektif yang telah ditetapkan oleh organisasi.
Pandangan kedua-dua belah pihak, majikan dan pekerja perlu sentiasa

106
diambil kira dalam merancang sesuatu tugasan. Dalam konteks ini
komunikasi memainkan peranan penting dalam menjalinkan hubungan
baik antara pihak atasan dan pihak bawahan. Komunikasi yang telus dan
ikhlas akan mewujudkan persekitaran hubungan dalaman organisasi yang
saling percaya-mempercayai antara satu sama lain. Situasi kondusif secara
tidak langsung akan dapat meningkatkan prestasi kerja dan produktiviti
organisasi tersebut.

7.5.2 Hubungan dengan Pihak Luar Organisasi

Komunikasi memainkan peranan penting dalam memastikan hubungan

antara agensi kerajaan, publik, pelanggan, pembekal, media dan pelbagai
pihak luaran terjalin dengan baik dan berterusan. Sebagai contoh, pihak
Telekom Malaysia Berhad yang sentiasa membuat iklan berkonsepkan
kemanusiaan, menyebarkan risalah tentang promosi yang ditawarkan dan
sebagainya kepada pelanggan. Selain berorientasikan keuntungan,
hubungan organisasi dengan pihak luar juga adalah atas dasar memenuhi
tanggungjawab sosial. Justeru itu, organisasi perlu menggerakkan aktiviti
komunikasi bagi memastikan kewujudan organisasi dirasai oleh
masyarakat. Contohnya program Karnival TV3 SureHeboh yang berjaya
mendekatkan masyarakat dengan pihak pengurusan TV3.

7.5.3 Hubungan antara Individu dalam Organisasi

Komunikasi bukan sahaja penting dalam menyampaikan arahan tugasan

tetapi juga penting dalam pembinaan hubungan antara individu dalam
organisasi. Komunikasi yang terjalin antara individu dalam organisasi
melibatkan perkongisan maklumat dan perasaan sesama mereka. Sebagai
manusia, kita mempunyai kelebihan untuk berkomunikasi dan
memberikan pendapat serta berkongsi pandangan dengan orang lain.
Justeru itu, hubungan formal dan hubungan sosial antara individu dalam
organisasi yang seimbang dapat mewujudkan suasana kerja tanpa tekanan
(stress). Keseronokan dan kepuasan kerja di kalangan individu adalah
faktor penting yang perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan
organisasi kerana kepuasan kerja dan hubungan akan meningkatkan
motivasi individu.

7.6 RUMUSAN

Kepentingan komunikasi dalam organisasi adalah teras utama dalam

memastikan sesebuah organisasi itu berjaya mencapai matlamatnya.
Komunikasi yang efektif membolehkan warga organisasi menguruskan
organisasi dengan lebih cekap dan tersusun. Komunikasi organisasi yang
positif perlu dipupuk, dibaik pulih dari semasa ke semasa agar organisasi
itu dapat berkembang maju seiring dengan perkembangan globalisasi.

107
Justeru itu, kepentingan komunikasi dalam organisasi semakin mendapat
perhatian di kalangan syarikat swasta dan organisasi sektor awam.
Sehubungan itu, anda akan didedahkan dengan maklumat dan
perbincangan yang lebih mendalam tentang bidang Komunikasi
Organsasi apabila mengikuti kursus Pengantar Komunikasi Organisasi.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

1. Berikan contoh komunikasi organisasi yang berjaya menyelesaikan

masalah konflik dalaman antara pekerja sesebuah organisasi
daripada pengalaman anda sendiri.

2. Bagaimana sebuah organisasi dapat mencapai tahap produktiviti

yang tinggi dan peningkatan keuntungannya.

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

1. Antara faedah teknologi maklumat dan komunikasi dalam

komunikasi organisasi ialah

(i) Membolehkan lebih banyak maklumat diproses,

disimpan, dihantar dan ditapis dengan pantas dan
kos yang efektif.
(ii) Membolehkan maklumat didapati daripada pelbagai
sumber dari seluruh negara tanpa sempadan masa.
(iii) Interaksi antara subordinat dan juga pihak
pengurusan menjadi lebih mudah dengan
penggunaan e-mel.
(iv) Meningkatkan daya saing setiap organisasi dan
warganya.

2. Menurut Goldhaber (1993) peranan asas komunikasi adalah

proses pengarahan agar tindakan kerja dapat dilaksanakan,
koordinasi tindakan dapat dicapai, membina persahabatan serta
membentuk rasa dipercayai dan diterima oleh organisasi.

108