LAPORAN OBSERVASI PRAKTIK PENGELOLAAN

PENDIDIKAN DI MTS MA’ARIF UDANAWU TAHUN

AKADEMIK2023/2024

Oleh :

Jazuli Ahmad
NIM : 126207203122

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN

UIN SAYYID ALI RAHMATULLAH TULUNGAGUNG
2023
LAPORAN OBSERVASI PRAKTIK PENGELOLAAN
PENDIDIKAN DI MTS MA’ARIF UDANAWU
TAHUN AKADEMIK 2023/2024

Disusun untuk melengkapi

tugas dan memenuhi syarat
mata kuliah Magang I

Oleh :

Jazuli Ahmad

NIM : 126207203122

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN

UIN SAYYID ALI RAHMATULLAH
TULUNGAGUNG
2023

ii
iii
 DAFTAR ISI

COVER.......................................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN ............ Kesalahan! Bookmark tidak ditentukan.

DAFTAR ISI ............................................................................................... iv

DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. vi

BAB I..............................................................................................................1

PENDAHULUAN .........................................................................................1

A. Latar Belakang Observasi ..................................................................1

B. Tujuan Observasi ................................................................................2

C. Ruang Lingkup Observasi ..................................................................3

BAB II............................................................................................................4

HASIL OBSERVASI DAN REFLEKSI ....................................................4

A. Waktu dan Tempat Observasi ............................................................4

B. Hal-hal yang diobservasi ....................................................................4

C. Rancangan Praktik Pengelolaan Pendidikan ......................................5

D. Pelaksanaan Praktik Pengelolaan Pendidikan ....................................7

1. Perencanaan Manajemen Kepeserta didikan ......................................7

2. Mekanisme Penerimaan Peserta didik Baru .......................................8

3. Pengisian Buku Induk ........................................................................9

4. Mutasi Peserta Didik ........................................................................10

5. Administrasi buku Leger (surat tanda tamat belajar) .......................11

E. Masalah-masalah Praktik Pengelolaan Administrasi Kepeserta

iv
 didikan dan Cara Mengatasinya ........................................................11

BAB III ........................................................................................................14

PENUTUPAN .............................................................................................14

A. Kesimpulan .......................................................................................14

B. Saran .................................................................................................14

LAMPIRAN ................................................................................................16

v
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Dokumentasi Magang

Lampiran 2 Surat Keterangan Pelaksanaan Magang dari Sekolah
Lampiran 3 Format Observasi Praktik Pengelolaan Pendidikan
Lampiran 4 Jurnal Kunjungan Mahasiswa Magang I

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Observasi

Program Magang merupakan kegiatan yang wajib diikuti oleh seluruh

mahasiwa S1 jurusan pendidikan atau kependidikan yang berada di
Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan (FTIK) Universitas Sayyid Ali
Rahmatullah Tulungagung. Kegiatan program magang ini berjumlah 4 sks,
yang terdiri atas magang I dengan bobot 2 sks yang dilaksanakan pada
semester 6 dan magang II dengan bobot 2 sks dilaksanakan pada semester
7 mendatang.
Pelaksanaan program magang bagi mahasiswa jurusan manajemen
pendidikan Islam dimaksudkan agar nantinya dapat menambah wawasan
dan pengalaman tentang proses pengelolaan dan administrasi di lembaga
sekolah secara nyata. Sehingga untuk memenuhi tugas program Magang I,
setiap mahasiswa semester VI diwajibkan untuk melaksanakan observasi
praktik pengelolaan pendidikan. Observasi ini diadakan agar nantinya pada
saat pelaksanaan Magang II, mahasiswa mampu mempraktekkan atau
mengimplementasikan keilmuan mata kuliah manajemen pendidikan Islam
yang telah dipelajari dengan baik.
Dunia kerja saat ini memiliki peran yang sangat penting dalam
membentuk keterampilan. Mahasiswa perlu melakukan kegiatan
pelatihan kerja secara langsung di instansi atau lembaga yang relevan
dengan program pendidikan yang diikuti, Sehingga setelah lepas dari
ikatan akademik di perguruan tinggi yang bersangkutan, maka
mahasiswa bisa memanfaatkan ilmu pengalaman yang telah diperoleh.
Indonesia adalah Negara berkembang yang terus mengembangkan
berbagai kegiatan atau program untuk mensejahterakan bangsanya.
Salah satunya disektor pendidikan. peningkatan kualitas tenaga
pendidik dan kependidikan sebagai ujung tombak pelaksanaan
pendidikan, memegang peranan yang penting dan strategis dalam

1
 upaya peningkatan kualitas pendidikan di Indonesia.
Keberhasilan sistem pendidikan dipengaruhi oleh komponen isi
pendidikan itu sendiri seperti peserta didik, tenaga pendidik, sarana dan
prasarana, kurikulum dan lingkungannya. Dunia pendidikan selalu
mengalami perubahan, pembaharuan dan perkembangan. Untuk
mencapai tujuan pendidikan yang maksimal sehingga diperlukan
peningkatan mutu yang meliputi peningkatan sarana dan prasarana,
kualitas tenaga pendidik dan kependidikan, kurikulum serta penciptaan
lingkungan yang kondusif dalam kegiatan pendidikannya.
Program magang merupakan kegiatan akademik yang tercantum
dalam kurikulum semua program studi yang ada di lingkungan FTIK
UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung salah satunya program studi
Manajemen Pendidikan Islam (MPI). Mahasiswa Manajemen
Pendidikan Islam ditugaskan untuk mengobservasi kegiatan
kependidikan di lembaga yang sudah ditentukan.
Berlatar belakang dari hal tersebut penulis melakukan observasi magang
I di Mts Ma’arif Udanawu yang berada di Jl. Kh. Zaid No 37, Bakung,
Udanawu, kec.Udanawu, kab. Blitar, Jawa Timur. Dengan mengambil
objek pada bidang pengelolaan dan administrasi kesiswaan. Dengan
adanya kegiatan ini diharapkan agar mahasiswa Fakultas Tarbiyahdan Ilmu
Keguruan (FTIK) terkhusus penulis sebagai calon tenaga kependidikan
dapat mengambil pengalaman serta mampu mengimpelmentasikan hasil
observasi ini untuk kegiatan magang II yang akan datang.
B. Tujuan Observasi

Observasi praktik pengelolaan pendidikan memiliki tujuan umum

yaitu untuk melatih mahasiswa calon tenaga kependidikan agar memiliki
pengalaman kegiatan kependidikan secara faktual sehingga akan terbentuk
tenaga kependidikan yang profesional, yaitu tenaga kependidikan yang
memiliki seperangkat pengetahuan, keterampilan, nilai dan sikap yang
diperlukan bagi profesinya, serta mampu menerapkan atau memperagakan
kinerja dalam situasi nyata, baik dalam kegiatan pembelajaran maupun

2
 tugas-tugas kependidikan lainnya. Sedangkan tujuan khususnya adalah
sebagai berikut :
1. Mahasiswa mengenal secara cermat lingkungan fisik, administrasi
akademik dan sosial psikologis di lingkungan tempat praktek lapangan
berlangsung.
2. Mahasiswa mengetahui secara langsung tugas, peran dan tanggung jawab
tenaga kependidikan dan bagaimana pengelolaan sekolah secara efektif
dan efisien dalam dunia pendidikan khususnya bagian administrasi.
3. Mahasiswa mampu menarik kesimpulan edukatif dari penghayatan dan
pengalaman selama pelatihan atau observasi ini melalui refleksi dan
menuangkan hasil refleksi ke dalam laporan.
4. Melengkapi tugas Magang I di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung.
C. Ruang Lingkup Observasi
Ruang lingkup observasi pada magang I Fakultas Tarbiyah dan Ilmu
Keguruan (FTIK) UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung ini meliputi
observasi praktik pengelolaan administrasi pendidikan pada Mts Ma’arif
Udanawu, yang meliputi rencana praktik pengelolaan pendidikan namun
peneliti melakukan fokus penelitian pada bidang pengelolaan dan
administrasi Kesiswaan. Dalam pengumpulan data peneliti melakukan
praktik Study lapangan atau Field Research yaitu observasi secara langsung
ke bagian kesiswaan yang ada di Mts Ma’arif Udanawu.
Dengan adanya ruang lingkup observasi maka memudahkan
mahasiswa peserta magang I untuk melakukan kegiatan observasi sesuai
dengan cakupan dan batasannya. Observasi yang dilakukan tidak akan
terlalu meluas dari pokok tujuan magang I ini. Sehingga akan lebih
memudahkan untuk menyusun laporan observasi.

3
 BAB II

HASIL OBSERVASI DAN REFLEKSI

A. Waktu dan Tempat Observasi

1. Waktu observasi

Kegiatan observasi ini dilaksanakan mulai dari tanggal 13 Maret

2023 sampai dengan 27 Mei 2023.
2. Tempat observasi
Bertempat di Mts Ma’arif Udanawu yang berada di Jl. KH. Zaid No
37, Bakung, Udanawu, kec. Udanawu, kab. Blitar, Jawa Timur.
B. Hal-hal yang diobservasi

Beberapa hal yang diobservasi pada kegiatan magang I mengenai

pengelolaan dan administrasi kesiswaan ini, peneliti menggunakan fungsi
manajemen meliputi Planning (perencanaan) yakni bagaimana sekolah
mampu merencanakan program kerja yang akan dijalankan baik dalam
waktu jangka pendek, menengah maupun jangka panjang. Organizing
(pengorganisasian) yakni bagaimana pemimpin lembaga mampu untuk
mengelola tenaga sumber daya manusia di lembaga tersebut agar mampu
bekerja secara efektif, efisien serta sesuai dengan kemampuan sumber
daya yang ada. Actuating (pelaksanaan) untuk mengetahui sejauh mana
pemimpin lembaga atau pelaksana mampuuntuk merealisasikan program
kerja yang telah dirancang guna mewujudkan tujuan yang telah
ditetapkan. Controlling (pengawasan) yakni mengamati bagaimana
pemimpin bersama dengan para staff melakukan evaluasi, peninjaun
kembali serta bagaimana cara untuk mengatasi permasalahan yang terjadi
pada setiap pelaksanaan program kerja.
Bidang pengelolaan kesiswaaan yang diobservasi pada magang I ini,
berfokus pada kegiatan pengelolaan kesiswaan yang mencangkup:
1. Perencanaan manajemen kesiswaan

4
 2. Mekanisme penerimaan peserta didik baru
3. Pengisian buku induk
4. Mutasi peserta didik
5. Administrasi buku Leger (surat tanda tamat belajar)
6. Masalah-masalah praktik pengelolaan pendidikan dan cara
mengatasinya
C. Rancangan Praktik Pengelolaan Pendidikan
Rancangan merupakan proses yang harus dilakukan setiap akan
memulai kegiatan. Rancangan yang matang akan memberikan pengaruh
besar bagi program yang dijalankan. Mts Ma’arif Udanawu merupakansalah
satu sekolah, dimana mempunyai rancangan praktik pengelolaan
pendidikan yang baik dalam setiap program kegiatannya. Rancangan
praktik pengelolaan pendidikan di Mts Ma’arif Udanawu terdiri dari fungsi-
fungsi manajemen diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Planning (perencanaan)
Perencanaan merupakan pedoman, garis besar, atau petunjukyang
harus dituruti jika menginginkan hasil yang baik. Perencanaan adalah
suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai pada masa yang akan
datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk
mencapainya. Dengan demikian, proses perencanaan dilakukan dengan
memuji berbagai arah pencapaian serta mengkaji berbagai
ketidakpastian yang ada, mengukur kemampuan (kapasitas) kita untuk
mencapainya kemudian memilih arah-arah dan langkah-langkah terbaik
untuk mencapainya.
Dalam praktik administrasi kesiswaan, kegiatan perencanaan
adalah ini dimulai dari mempersiapkan segala peralatan untuk
menunjang kegiatan ini. Selain itu juga dalam tahap perencanaan ini
para staff juga mengumpulkan berkas-berkas pendaftaran peserta didik
yang baru. Rancangan tersebut disusun secara jelas dan terstruktur,
seperti rancangan waktu pelaksanaan pendaftaran peserta didik, waktu
menjalankan, sistem atau prosedur kegiatannya dan lain sebagainya
yang berguna untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan kesiswaan.

5
2. Organizing (Pengorganisasian)
Definisi pengorganisasian menurut Jaafar Muhammad,
pengorganisasian adalah penyusunan sumber-sumber organisasidalam
bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar tujuan dan objektif
organisasi yang dirancang dapat dicapai. Pengorganisasian diartikan
sebagai proses terciptanya penggunaan secara tertib bagi semua
sumber daya dalam sistem manajemen.
Dalam praktik administrasi kesiswaan, kegiatan
pengorganisasian ini dimulai dengan pembagian tugas-tugas atau
tanggung jawab pada masing-masing individu yang bertugas. Dalam
rapat tersebut menetapkan pembagian tugas dalam kegiatan belajar
mengajar, serta penetapan berbagai program kerja kegiatan yang akan
dilakukan untuk kedepannya.
3. Actuating (Pergerakan)
Definisi pergerakan menurut G R Terry adalah Actuating adalah
usaha yang dilakukan untuk menggerakan angota-anggota kelompok
sedemikian rupa hingga mereka akan berkeinginan dan akan berusaha
untuk mencapai sasaran perusahaan serta sasaran para anggota
perusahaan tersebut. Actuating dapat juga diartikan menggerakkan
orang-orang supaya mau bekerja dengan sendirinya atau kesadarannya
secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang akan
dikehendakinya secara efektif.
Dalam praktik administrasi kesiswaan, kegiatan
pengorganisasian ini dimulai dengan memberikan pengarahan,
perintah, koordinasi serta menggerakkan para staff yang bertugas
dalam bidang kesiswaan.
4. Controlling (Pengendalian/Pengawasan)
Menurut Handoko, pengawasan (controlling) adalah penemuan
dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah
dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Pengertian
pengawasan yang sesungguhnya yaitu suatu upaya agar apa yang telah
direncanakan sebelumnya diwujudkan dalam waktu yang telah

6
 ditentukan serta untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dan
kesulitan-kesulitan dalam pelaksanaan tadi, sehingga berdasarkan
pengamatan-pengamatan tersebut dapat diambil suatu tindakan untuk
memperbaikinya, demi tercapainya wujud semula.
Dalam hal ini Kepala Mts Ma’arif Udanawu, sebagai pemimpin
lembaga telah mampu menjalankan dan mengkoordinasi bawahannya
dengan baik. Sehingga terdapat pembagian tugas yang jelas dan seluruh
perencanaan program kerja dibagi sesuai dengan kemampuan sumber
daya manusia yang ada. Sehingga para staff kesiswaan mengetahui
tugasnya serta menjadikannya mempunyai wewenang sesuai dengan
tugas dan fungsinya masing-masing.
D. Pelaksanaan Praktik Pengelolaan Pendidikan
Kegiatan pelaksanaan merupakan salah satu bentuk atau cerminan
bagaimana rancangan tersebut dibuat. Pelaksanaan dapat berjalan dengan baik,
jika terdapat aturan, rancangan serta prosedur yang jelas dan matang. Dari hasil
observasi yang telah dilakukan terhadap pengelolaan kesiswaan di Mts Ma’arif
Udanawu, pelaksanaan pengelolaan tersebut sudah berjalan dengan baik. Hal ini
dapat dilihat dari proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan, telah sesuai
dengan apa yang dirancang saat pembuatan jurnal program kegiatan pada saat
awal tahun ajaran baru.
Administrasi kesiswaan merupakan salah satu bagian dari kegiatan
administrasi yang dilaksanakan di sekolah, berupa usaha kerjasama yang
dilakukan oleh para pendidik agar terlaksananya proses administrasi pendidikan
yang relevan, efektif, efisien, guna tercapainya tujuan pendidikan yang telah
diharapkan. Terdapat beberapa pelaksanaan praktik pengelolaan danadministrasi
kesiswaan di Mts Ma’arif Udanawu antara lain:
1. Perencanaan Manajemen Kepeserta didikan
Perencanaan manajemen kesiswaan dilakukan mulai dari proses
peserta didik masuk ke sekolah hingga lulus dan bahkan jika dibutuhkan
perencanaan manajemen kesiswaan berlangsung hingga peserta didik
telah menjadi alumni. Dimulai dari sekolah mendata ukuran sekolah,
kelas, jumlah kelas, serta rasio jumlah peserta didik dan

7
 guru. Melalui data tersebutlah dapat memungkinkan munculnya data
jumlah yang dapat diterima dalam penerimaan peserta didik dalam
tahun ajaran baru nanti.
Sesuai dengan apa yang terjadi dilapangan bahwa kegiatan
perencanaan yang telah dilakukan oleh pihak Mts Ma’arif Udanawu
menyentuh semua aspek yang dimulai dari peserta didik masuk sekolah
hingga peserta didik lulus sekolah hingga menjadi alumni. Kegiatan
perencanaan peserta didik ini langkah awal yang dilakukan oleh Mts
Ma’arif Udanawu sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan
sesingga mampu mencaipai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Mekanisme Penerimaan Peserta didik Baru
Sesuai dengan teorinya penerimaan peserta didik baru yang
diselenggarakan di Mts Ma’arif Udanawu ini memulai prosedur yang
baku. Dimana sebelum melaksanakan proses penerimaan peserta didik
baru pihak sekolah melalui instruksi kepala sekolah membentuk panitia
penerimaan peserta didik baru, pembuatan pengumuman pendaftaran
peserta didik baru. Mulai dari pembentukan panitia, pengumuman
peserta didik dan rapat kepanitiaan penerimaan peserta didik baru
diselenggarakan sebelum masa penerimaan peserta didik baru yang
ditetapkan oleh Dinas Pendidikan Kota Blitar.
Penerimaan Peserta didik baru berbeda dari tahun-tahun sebelumnya
proses pelaksanaan penerimaan peserta didik baru di Mts Ma’arif
Udanawu ini dilaksanakan melalui sistem zonasi, sistem prestasi, sistem
afirmasi/ melalui jalur tidak mampu dan perpindahan orang tua. Kuota
penerimaan peserta didik baru biasanya ditentukan dengan jumlah kelas
dan ketentuan dari dinas pendidkan yang mampu diisi oleh calonpeserta
didik baru yang akan diterima. Untuk di Mts Ma’arif Udanawu ini di
pagu 288 peserta didik. Untuk peserta didik yang diterima dari jalur
zonasi adalah 80%, 5% untuk jalur afirmasi/kurang mampu dan 15%
sisanya untuk jalur prestasi dan perpindahan peserta didik. Untuk jalur
zonasi ini dibuktikan dengan KK (Katu Keluarga) dan garis lintang.
Untuk jalur prestasi dibuktikan dengan adanya

8
 sertifikat baik prestasi akademik maupun prestasi non
akademik.sedangkan untuk jaliur afirmasi/ kurang mampu dibuktikan
dengan surat keterangan tidak mampu, Kartu Keluarga, Jamkesmas,
PKH dll.
3. Pengisian Buku Induk
Buku induk siswa merupakan kumpulan daftar nama peserta didik
sepanjang masa dari sekolah tersebut. Pengisian buku induk siswa
berguna untuk mendata peserta didik baru atau peserta didik kelas VII.
Nantinya buku ini akan dijadikan sebagai informasi tetap bahwa yang
didata tersebut merupakan siswa aktif Mts Ma’arif Udanawu ataupun
sudah lulus (tercatat sebagai alumni). Pelaksanaan kegiatan ini mulai
dilakukan ketika tahun ajaran baru. Kegiatan memasukan data peserta
didik baru dilakukan sebanyak dua kali, yakni:
a) Pertama, mendata peserta didik yang telah lolos seleksi serta telah
melampirkan beberapa berkas seperti kartu keluarga, akta
kelahiran, raport SD, kemudian data dari berkas tersebut di input.
b) Kemudian setelah itu, dilaksanakan kegiatan pengisian buku induk
peserta didik secara manual, Pengisian buku induk peserta didik
secara manual dilakukan sewaktu-waktu (kondisional). Namun
yang pasti sebelum tahun ajaran baru yang akan datang, kegiatan
ini sudah selesai.
Bersamaan dengan data-data tersebut di input, pihak sekolah
melakukan pembagian kelas yang dilakukan secara merata, dimana
peserta didik yang berprestasi dibagi secara merata dengan jumlah kelas
yang telah disiapkan. Dalam pembagian kelas ini peserta didik tidak
berdasarkan pada pengecualian peserta didik yang memiliki nilai
tertinggi dengan nilai rendah.
Selain kegiatan diatas ada juga kegiatan pengisisan Kegiatan ini
dilakukan agar data prestasi dan nilai peserta didik mampu terdata
dengan baik. Pendataan kebutuhan blangko surat tanda tamat belajar
(Ijazah) sudah dilakukan jauh hari yakni sekitar bulan Februari.

9
4. Mutasi Peserta Didik
Mutasi peserta didik merupakan kegiatan perpindahan peserta didik
antar sekolah dalam satu kabupaten/kota, antar kabupaten/kota atau
antar provinsi. Dalam kegiatan mutasi terdapat beberapa prosedur dan
tata cara yang harus dipenuhi oleh pemohon (peserta didik). Nantinya
bagian administrasi kesiswaan akan membantu peserta didik dalam
pengurusan surat keterangan baik dalam proses mutasi masuk maupun
mutasi keluar.
a) Mutasi keluar
Terlebih dahulu anak beserta orang tua harus mencari
sekolahan yang mau menerima anak tersebut, setelah itu
sekolahan yang dituju menerima tersebut menerima harus
membuat surat ketersediaan menerima siswa mutasi. Baru
setelah itu surat mutasi tersebut dibawa kesekolah induk dengan
membawa kelengkapan surat-surat atau berkas yang lain.
Kemudian sekolahan induk tersebut baru mengeluarkan anak itu
dan memberikan rekomendasi surat mutasi keluar dengan
catatan rapot diberikan dengan kelengkapan administrasi yang
lainnya. Setelah mutasi keluar anak yang bersangkutan tidak
boleh Kembali masuk ke sekolah yang memutasi atau
mengeluarkan.
b) Mutasi masuk
Terlebih dahulu anak beserta orang tua harus menuju
sekolahan yang dituju untuk menanyakan kepada bagian
kesiswaan apakah masih bisa menerima peserta didik (bangku
yang masih kosong) baru anak menyetorkan persyaratan
administrasi, antara lain:
1) Surat penerimaan
2) Surat mutasi dari sekolah yang bersangkutan
3) Surat kelengkapan administrasi (rapot, ijazah, foto kopi
KK, foto kopi NISN, foto kopi akta kelahiran).

10
 5. Administrasi buku Leger (surat tanda tamat belajar)
Buku leger merupakan kumpulan nilai-nilai dari semester 1-5 yang
dimasukkan kedalam buku induk agar nilai-nilai peserta didik mampu
terdata dengan baik. Buku induk tidak hanya berisi nilai-nilai saja
namun juga ada data peserta didik beserta orang tua. Yang mana
nantinya akan direkap oleh guru tetsebut. Nilai rapot yang sudah jadi
untuk bahan dimasukkan kedalam buku induk sekolah. Jika nantinya
ada ijazah yang hilang akan berpedoman kepada buku induk tersebut.
Dalam pelaksanaan berbagai kegiatan tersebut, staff tata usaha
kepeserta didikan juga dibantu dan bekerja sama dengan staff lain,
misalnya dalam proses pendataan peserta didik baru, kegiatan ini
dibantu oleh panitia penerimaan peserta didik baru (PPDB). Selain itu
pihak staff tata usaha kesiswaan juga berkoordinasi dengan wakil
kepala bidang kesiswaan guna memperjelas informasi yang ada.
Sebab waka kesiswaan merupakan pihak yang bertanggung jawab
penuh terhadap seluruh kegiatan pengelolaan peserta didik mulai dari
masuk, proses pembelajaran di sekolah hingga lulus sebagai alumni
dari sekolah tersebut.

E. Masalah-masalah Praktik Pengelolaan Administrasi Kepeserta

didikan dan Cara Mengatasinya
Berdasarkan pengamatan, observasi melihat bahwa kegiatan
administrasi pada bidang kesiswaan ini telah berjalan dengan baik, para
petugas pada bidang ini telah melakukan tugasnya dengan baik dan
maksimal sesuai dengan kemampuan yang dimiliki pada masing-masing
staff. Akan tetapi dalam suatu kegiatan pasti terdapat hambatan, dan
dalam kegiatan memasukkan data peserta didik kedalam buku induk ini,
ada satu hambatan yang paling menonjol yakni ditemuis data peserta
didik yang kurang lengkap. Hal tersebut biasanya terjadi karena jarak
rumah peserta didik dengan sekolah cukup jauh. Dengan hambatan
tersebut mengakibatkan pekerjaan para staff tidak cepat selesai. Hal
tersebut bisa diminimalisasi dengan meminta peserta didik baru tersebut

11
untuk mengirim berkasnya secara online. Sehingga para staff bisa dengan
cepat dalam menyelesaikan pekerjaannya
Permasalahan yang sering terjadi pada proses pengelolaan
administrasi pendidikan, khususnya pada bidang kepeserta didikan di Mts
Ma’arif Udanawu adalah adanya perbedaan data peserta didik. Dimana
berkas yang telah diserahkan pada saat awal penerimaan peserta didik
baru, dengan data yang telah tersimpan pada di sistem pendataan
pendidikan nasional terkadang ada ketidakcocokan atau kesalahan.
Permasalahan ini kebanyakan bersumber dari sekolah asal peserta didik
itu sendiri. Misalnya data pada Nomor Induk Peserta didik Nasional
(NISN) berbeda dengan data asli peserta didik. Nomor Induk Peserta
didik Nasional (NISN) diberikan kepada setiap peserta didik yang
bersekolah di satuan pendidikan yang memiliki Nomor Pokok Sekolah
Nasional (NPSN) dan terdaftar di Referensi Kemendikbud. Nomor Induk
Peserta didik Nasional (NISN) ini bersifat nasional karena diberikan oleh
seluruh peserta didik yang aktif mengikuti pendidikan sejak di TK sampai
dengan Perguruan Tinggi. Dari penejelasan tersebut dapat dikatakan
bahwa pemberian dan pengisian data peserta didik pada sistem
pendidikan nasional telah dilakukan sejak peserta didik duduk di bangku
taman kanak-kanak (TK). Sehingga jika adanya perbedaan data yang
telah tersimpan, seperti tanggal lahir maka ini merupakan kesalahan dari
pihak sekolah asal peserta didik dalam melakukan input data dan ini akan
menganggu administrasi peserta didik ketika akan mengikuti ujian tingkat
nasional atau ketika proses pendaftaraan ke perguruan tinggi.
Untuk mengatasi kejadian tersebut, pihak tenaga administrasi
kesiswaan Mts Ma’arif Udanawu dapat membantu melalui pengajuan
pembenaran data pada sistem data tersebut. Namun kegiatan ini tidak
dapat mengubah data secara langsung, akan tetapi harus menunggu
validasi daripusat yang terkadang membutuhkan waktu yang lama. Maka
dari itu sekolah sering melakukan pendataan ulang peserta didik,
khususnya bagi kelas IX yang selalu mendapatkan sosialisasi untuk
mengecek kembali apakah Nomor Induk Peserta didik Nasional (NISN)

12
serta data-data lainnya sudah benar atau belum, pada jauh-jauh hari
sebelum pelaksanaan ujian dimulai. Agar nantinya jika ada data yang
salah bisa segera dibenarkan dan diatasi oleh bagian administrasi.
Selain itu, permasalahan atau kendala yang sering dialami bagian
kesiswaan adalah pada peserta didik itu sendiri yang mana para peserta
didik kurang disiplin dalam peraturan sekolah yang telah ditetapkan di
Mts Ma’arif Udanawu Di Mts Ma’arif Udanawu ini mulai dari kepela
sekolah, Waka Kepeserta didikan dan para guru selalu berbaris didepan
dengan menerapkan budaya sekolah 3 S yaitu Senyum, Sapa, Salam dan
selalu melakukan pengecekan terhadap kedisiplinan pesertadidik.
Keberhasilan proses pelaksanaan administrasi kesiswaan di Mts
Ma’arif Udanawu juga dapat terlihat dari bagaimana para staff mampu
untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Penyelesaian ini dilakukan
dengan musyawarah bersama antara kepala sekolah, para wakil kepala
bidang, serta para pelaksana kegiatan. Selain itu dalam pelaksanaan
program kerja juga rutin adanya proses evaluasi serta selalu adanya
komunikasi yang baik dengan para pihak yang terlibat dalam kegiatan
tersebut.

13
 BAB III

PENUTUPAN

A. Kesimpulan

Pengelolaan administrasi kesiswaan dapat dikatakan sebagai kegiatan

yang berguna untuk mendata, merekap, dan mengurusi segala kegiatan
administrasi yang berkaitan dengan peserta didik mulai dari masuk,
pelaksanaan pembelajaran hingga peserta didik lulus. Karena perannya yang
dibutuhkan dalam pelaksanaan pengelolaan pendidikan, maka kegiatan
administrasi kesiswaan ini sangat penting sehingga harus dikelola dengan
baik dan sesuai dengan prosedur yang ada. Dalam pelaksanaan pengelolaan
administrasi kesiswaan, tentunya juga diperlukan adanya koordinasi dengan
wakil kepala bidang kesiswaan guna memperjelas informasi yang ada, serta
kerja sama dengan bagian lain seperti bagian kurikulum, guru kelas dan guru
BK (Bimbingan Konseling) sekolah.
Berdasarkan observasi yang telah dilakukan pada praktik pelaksanaan
pengelolaan pendidikan khususnya bidang administrasi kesiswaan.
Pemimpin lembaga serta seluruh staff yang ada di Mts Ma’arif Udanawu telah
mampu untuk melaksanakan setiap program kerja tahunan yang telah
direncanakan dengan baik. Kegiatan administrasi kesiswaan yang telah
berjalan sangat terkoordinasi dan tentunya sesuai dengan prosedur yang
berlaku. Keberhasilan lembaga dalam pelaksanaan program kerja untuk
mencapai tujuan, visi, dan misi sekolah tidak terlepas dari sebuah
manajemen serta komunikasi antar para staff yang telah berjalan baik pada
lembaga tersebut.
B. Saran
1. Bagi UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung dengan adanya kegiatan
magang ini diharapkan mampu meningkatkan kerja sama serta hubungan
yang baik antara UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung dengan
sekolah-sekolah yang menjadi tempat pelaksanaan magang khususnya Mts
Ma’arif Udanawu Sehingga terjalinnya koordinasi serta mendukung kegiatan
praktik pengelolaan administrasi pendidikan.

14
2. Bagi Sekolah
Diharapkan mampu menjalin relasi yang baik dengan universitas yang
melaksanakan kegiatan magang (UIN Sayyid Ali Rahmatullah
Tulungagung), serta dapat dijadikan referensi dalam pelaksanaan praktik
pengelolaan pendidikan di sekolah tersebut.
3. Bagi mahasiswa magang I
Dengan adanya kegiatan observasi ini hendaknya pada proses
pelaksanaan magang II, mahasiswa mempunyai persiapan yang matang.
Sehingga proses kegiatan magang akan berjalan dengan baik. Serta laporan
hasil observasi ini dapat dijadikan acuan dalam penyususnan laporan
magng oleh peneliti selanjutnya.

15
 LAMPIRAN

Lampiran 1. Dokumentasi Magang

1.1 Kegiatan pembukaan magang di Mts Ma’arif Udanawu

1.2 Kegiatan konsultasi dengan Pembimbing Lapangan

16
 1.3 Kegiatan observasi ruang tata usaha

1.4 Kegiatan Observasi dengan Wakil Kepal

17
 Lampiran 3. Format Observasi Praktik Pengelolaan Pendidikan

Indikator/Aspek
No Uraian Hasil Observasi
yang Diamati
PLANNING
I
(PERENCANAAN)
Perencanaan program kerja di Mts Ma’arif Udanawu disusunsecara
jelas, terstruktur dan matang, karena merupakan langkah awal
dalam menentukan keberhasilan program di mana rencana
Perencanaan disusun tersebut dilaksanakan. Dengan perencanaan yang tepat, Anda
1
secara spesifik dapat mencapai tujuan yang diharapkan.Misalnya, tugas pokok
dan pembagian fungsi (tupoksi) diisi
oleh guru-guru yang berbakat atau ahli di bidangnya.
Perencanaan program kerja di Mts Ma’arif Udanawu disusunsecara
jelas, terstruktur dan menyeluruh, karena merupakan langkah
Program kerja dan awal dalam menentukan keberhasilan program di mana rencana
2 perencanaan dapat tersebut dilaksanakan. Dengan perencanaan yang tepat, Anda
diukur tingkat dapat mencapai tujuan yang diharapkan.Misalnya, tugas pokok
keberhasilannya dan pembagian tugas yang jelas. Dalamhal ini program kerja
yang matang dan dilaksanakan dapat diukur dari
keberhasilannya. Program kerja yang dilakukan juga dipantau
oleh Kemendikbud, karena semua rencana dan program kerja
dilakukan sesuai prosedur yang dapat mengukur
tingkat keberhasilannya.
Terwujudnya program kerja merupakan harapan besar dari
Program kerja dan
lembaga, oleh karena itu dalam perencanaannya disusun
perencanaan tidak
secara spesifik, sesuai dengan kemampuan lembaga.
3 mustahil untuk terwujud
Sehingga perencanaan dapat terwujud meskipun tidak
mencapai standar maksimal. Setidaknya sudah terwujud
dan dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi kedepannya..
Semua program kerja dan perencanaan di Mts Ma’arif Udanawu
Program kerja dan
sudah disusun sesuai dengan kemampuan SDM yang dimiliki
4 perencanaan sesuai

18
 dengan kemampuan oleh sekolah. Seperti dalam pembagian tugas disesuaikan
SDM yang ada dengan SDM yang memiliki pengalaman atau kompetensi dan
sesuai dengan keahliannya.
Semua program kegiatan yang dijalankan memiliki batas waktu
Ada batas waktu
tertentu, batas waktu tersebut bisa dari pihak sekolah sendiri
5 yang jelas untuk
maupun dari Dinas Pendidikan. Dengan adanya batasan waktu
mencapai tujuan dari
yang jelas, maka kegiatan dapat dilaksanakan secara maksimal
perencanaan yang
untuk mencapai tujuan yang diharapkan
disusun

ORGANIZING
II
(PENGORGANISASI
AN)

Tujuan organisasi Tujuan organisasi merupakan hal yang akan dicapai atau

6 (sekolah/madrasah/inst dihasilkan oleh sekolah. Oleh karena itu semua yang terlibat
ansi) yang harus dicapai dalam sekolahperlu memahaminya termasuk semua staff,
dipahami oleh semua karena para staff lah yang membantu menyukseskan program
staff kerja yang dimiliki sekolah
Tujuan organisasi merupakan hal yang akan dicapai atau
Para staff mengerjakan
dihasilkan oleh sekolah. Oleh karena itu semua yang terlibat
7 tugas sesuai dengan
dalam sekolahperlu memahaminya termasuk semua staff,
bidang kompetensinya
karena para staff lah yang membantu menyukseskan
program kerja yang dimiliki sekolah
Para staff mengetahui Di Mts Ma’arif Udanawu sudah terdapatstruktur organisasi
prosedural staff dan resmi, dimana fungsinya memastikan bahwa tugas
8 mengetahui garis wewenang dan tanggung jawab terspesialisasi dengan baik
koordinasi serta dapat dipertanggung jawabkan kepada kepala sekolah.
dan sinergitas dalam Komunikasi organisasi, delegasi dan rentang tanggung jawab
organisasi digambarkan sangat jelas melalui garis putus-putus
(koordinasi) dan garis lurus (komando).
Di Mts Ma’arif Udanawu sudah terdapat struktur organisasi
Para staff memiliki
resmi, dimana fungsinya memastikan bahwa
9 wewenang sesuai

19
 dengan tugas dan tugas wewenang dan tanggung jawab terspesialisasi dengan
fungsinya baik serta dapat dipertanggungjawabkan kepada
kepala sekolah.

ACTUATING
III
(PENGGERAKAN)
Kepala sekolah Mts Ma’arif Udanawu sudah mampu menciptakan
Pimpinan menciptakan
kerjasama yang efektif dan efisien dilihat dari bagaimana cara
10 kerjasama yang efektif
mengkoordinasikan para bawahannya.
dan efisien
Benar, kepala sekolah Mts Ma’arif Udanawu berusaha untuk
Pimpinan
11 mengembangkan kemampuan dan ketrampilan yang dimiliki
mengembangkan
bawahannya dengan cara mengadakan workshop,diklat sesuai
kemampuan dan
bidang kompetensi yang dimiliki para bawahannya.
keterampilan staff
Kepala sekolah Mts Ma’arif Udanawu mampu menumbuhkan rasa
Pimpinan
12 memiliki dan menyukai pekerjaan dengan cara memberikan
menumbuhkan rasa
suasana yang rileks, tidak tegang dan saling bekerja sama, selain
memiliki dan menyukai
itu kepala sekolah juga menempatkan para staff sesuai dengan
pekerjaan
bidang kemampuannya sehingga dari hal itu maka tumbuhlan
rasa menyukai pekerjaan.
Tentu saja, karena kepala sekolah Mts Ma’arif Udanawu mampu
Pimpinan
13 menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan
mengusahakan suasana
menyenangkan, sehingga para staff merasa nyaman dalam
lingkungan kerja yang
melakukan pekerjaannya. Ketika para staff merasa nyaman
meningkatkan motivasi
dalam bekerja maka akan meningkatkan motivasi dan prestasi
dan prestasi kerja staff
kerja staff secara optimal. Kepala sekolah juga bersikap terbuka
terhadap semua staff maupun bawahannya, yang menjadikan
para bawahan atau staff merasa nyaman untuk koordinasi terkait
hal-hal yang menjadi kendala suatu program kerja.
Dimulai sejak awal perencanaan, kepala sekolah Mts Ma’arif
Udanawu membuat program kerja dan para staff mendapatkan
Pimpinan membuat

20
14 organisasi berkembang pembagian kerja yang jelas disertai rincian kegiatan yang
secara dinamis terstruktur rapi. Dari hal tersebut dapat menjadikan organisasi
berkembang secara dinamis karena program kerja telah
terencana dan pembagian tugas sesuai dengan kompetensi yang
menjadikan setiap programnya terlaksana dengan baik dan
mampu mencapai tujuan yang diharapkan.

CONTROLLING
IV (PENGENDALIAN/ Uraian Hasil Observasi
PENGAWASAN)
Pimpinan dan staff Controlling merupakan proses pengawasan atau pengendalian
menentukan standar terhadap suatu program kerja yang telah dilaksanakan sesuai
15
yang akan dengan rencana awal yang dibuat. Kepala sekolah Mts Ma’arif
digunakan sebagai Udanawu mampu melakukan pengawasan atau pengendalian

dasar pengendalian untuk mengetahui sejauh mana perkembangan program kerja

yang telah dilakukan. Mts Ma’arif Udanawu memiliki standar
sebatgai dasar pengenalian program kerja sehingga dalam
pelaksanaannya keberhasilan dapat diukur dan jika terdapat
kendala akan dilakukan evaluasi atau bahan koreksi selanjutnya.

21
No Indikator/Aspek Uraian Hasil Observasi
yang Diamati
Pimpinan dan staff Kegiatan evaluasi di Mts Ma’arif Udanawu biasanya dilakukan setiap 1
16 melakukan evaluasi bulan sekali terkait kinerja program yang sudah dijalankan, evaluasi
terhadap kinerja serta dilakukan secara langsung atau tatap muka dengan begitu maka hal-hal
kompetensi SDM yang disampaikan atau hal-hal yang menjadi bahan evaluasi akan jelas.
yang dimiliki Dengan adanya kegiatan evaluasi ini maka akan memberikan hubungan
sinergi antara atasan dan bawahan.
Pimpinan dan staff Mts Ma’arif Udanawu memiliki standar tetap dari Dinas Pendidikan,
17 membandingkan selanjutnya hasil program kerja dibandingkan dengan standar yang
pelaksanaan atau sudah ada tersebut. Apabila hasil sudah memenuhi standar yang
hasil dengan standar ditetapkan maka memberikan apresiasi kepada para staff yang sudah
bekerja baik dan maksimal.
Pimpinan dan staff Dilakukan perbaikan terhadap kendala atau masalah yang terjadi dan
18 melakukan tindakan data-data sekolah melalui Dapodik (Data Pokok Pendidikan).
perbaikan
Pimpinan dan staff Setelah melakukan evaluasi terhadap program kerja maka kepala
19 meninjau dan sekolah dan staff menganalisis atau mengkaji ulang yang menjadi hasil
menganalisis ulang dari perbaikan untuk keberlanjutan program kerja selanjutnya.
program kerja dan
rencana yang disusun

22
Catatan Tambahan:

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……………………………………….………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……………………………………….………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……………………………………….……………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………
……………………………………….………………………………………………………
Tulungagung, 13 Maret 2023

Observer/mahapeserta didik,

Jazuli Ahmad

23
24
25
26
27