2015

ANALISI SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
SMA NEGERI 1 TALIWANG
Tugas Presentasi
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

Dosen Pengampuh
Dr. I Made Sudana M.Pd.

Yudi Anshary | NIM. 0102514053

Muhammad Juaini | NIM. 0102514067

PROGRAM PASCASARJANA
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN
KONSENTRASI KEPENGAWASAN PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA

KABUPATEN SUMBAWA BARAT
SMA NEGERI 1 TALIWANG

DAFTAR ISI

Halaman Judul ...............................................................................................................

Daftar Isi ........................................................................................................................

ii

Daftar Gambar ...............................................................................................................

iv

A. Pendahuluan ...........................................................................................................

1. Pengertian Sistem .............................................................................................

2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen .........................................................

3. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Pendidikan ......................................

4. Cakupan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan ........................................

5. Tujuan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan ...........................................

6. Nilai Lebih Sistem Informasi Manajemen Pendidikan ....................................

B. Gambaran Umum Sistem .......................................................................................

1. Gambaran Umum SMA Negeri 1 Taliwang .....................................................

2. Perpustakaan SMA Negeri 1 Taliwang ............................................................

3. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ....................................................

C. Analisis Kebutuhan Sistem ....................................................................................

1. Kebutuhan Fungsional ......................................................................................

a. Kebutuhan Pengguna ..................................................................................

b. Kebutuhan Input .........................................................................................

c. Kebutuhan Proses .......................................................................................

d. Kebutuhan Output .......................................................................................

2. Kebutuhan Non-Fungsional .............................................................................

10

a. Perangkat Keras ..........................................................................................

10

b. Perangkat Lunak .........................................................................................

11

D. Analisis Rancangan Sistem ....................................................................................

11

1. Flow Map .........................................................................................................

11

2. Diagram Konteks ..............................................................................................

15

3. DFD (Data Flow Diagram) ..............................................................................

15

4. Relasi Antar Tabel ............................................................................................

18

5. ERD (Entity Relation Diagram) .......................................................................

18

ii

6. Struktur Menu ...................................................................................................

20

E. Kelebihan dan Kelemahan Sistem ..........................................................................

20

iii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Flow Map Pendaftaran Anggota ..................................................................

12

Gambar 2. Flow Map Peminjaman Buku ......................................................................

13

Gambar 3. Flow Map Pengembalian Buku ..............................................................................

14

Gambar 4. Diagram Konteks .........................................................................................

15

Gambar 5. DFD Level 0 ................................................................................................

16

Gambar 6. DFD Level 1 ................................................................................................

16

Gambar 7. DFD Level 2 ................................................................................................

17

Gambar 8. DFD Level 3 ................................................................................................

17

Gambar 9. Relasi Antar Tabel .......................................................................................

18

Gambar 10. ERD ...........................................................................................................

19

Gambar 11. Struktur Menu ............................................................................................

20

iv

ANALISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

SMA NEGERI 1 TALIWANG

A. PENDAHULUAN
1.

Pengertian Sistem
Sistem menurut para ahli, Pengertian Sistem diartikan sebagai berikut :
Menurut LUDWIG VON BARTALANFY, Sistem merupakan seperangkat unsur
yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan
lingkungan. Menurut ANATOL RAPOROT, Sistem adalah suatu kumpulan
kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. Menurut L. ACKOF, Sistem adalah
setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam
keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
Jadi, dari beberapa definisi sistem di atas, maka dapat disimpulkan, sistem
adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi
dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai contoh,
dalam sistem komputer terdapat software (perangkat lunak), hardware (perangkat
keras), dan brainware (sumber daya manusia).

2.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM), dalam bahasa Inggris: management
information system (MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang
meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi
manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau
suatu strategi bisnis.
Sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah
sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi
guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam
sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan
keputusan, dan sebuah data base.
Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa
karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan
pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya
1|Page

digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang

bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia,
misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan, Sistem informasi manajemen adalah
suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung
pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen (perencanaan, penggerakan,
pengorganisasian, dan pengendalian) dalam organisasi.
3.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

Ada beberapa pengertian tentang Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
(SIMDIK) diantaranya, yaitu :
SIMDIK atau yang disebut SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN
PENDIDIKAN adalah suatu sistem data sekolah berbasis ITC dimana segala data
base sekolah bisa tersimpan dengan aman serta dapat terkoneksi melalui suatu
server.
SIMDIK adalah sebuah sistem informasi untuk kebutuhan manajemen lembaga
pendidikan dalam hal ini adalah sekolah.[5] Sekolah yang dapat di cover dengan
SIMDIK ini adalah sekolah TK, SD, SMP, SMA dan sederajat.
Sistem Informasi Manajemen Pendidikan merupakan perpaduan antara sumber
daya manusia dan aplikasi teknologi informasi untuk memilih, menyimpan,
mengolah, dan mengambil kembali data dalam rangka mendukung kembali proses
pengambilan keputusan bidang pendidikan. Data-data tersebut adalah data
empiris atau data/fakta sebenarnya yang benar-benar ada dan dapat dipertanggung
jawabkan kebenarannya.
Dengan mempertimbangkan uraian-uraian di atas dapat dikemukakan definisi
alternatif sistem informasi manajemen pendidikan, yakni: sistem, yang terdiri dari
sekelompok orang, pedoman, dan perangkat pengolah data, yang memantau dan
mengambil kembali data dari lingkungan, yang memperoleh data dari transaksi dan
operasi dalam organisasi, dan yang menyaring, mengatur, dan memilih data serta
menyajikannya

sebagai

informasi

kepada

para

pemangku

kepentingan

pendidikan/sekolah, terutama bagi para manajer pendidikan pada semua level dan
fungsi organisasi, untuk mendukung pengambilan keputusan dalam menjalankan
fungsi-fungsi manajemen, untuk mendukung komunikasi, dan untuk mendukung
kegiatan operasional, termasuk di dalamnya kegiatan instruksional.
2|Page

SIMDIK dikembangkan secara terpadu dimulai dari proses operasional

pendaftaran siswa baru, proses akademik, pengelolaan keuangan, sampai operasional
siswa menjadi alumni. SIMDIK merupakan proses operasional sekolah. SIMDIK
juga dirancang sesuai dengan standar JARDIKNAS. Segala kebutuhan pelaporan
dari sekolah ke Dinas Pendidikan Daerah maupun untuk kebutuhan Depdiknas dapat
dilakukan dengan mudah. Dengan adanya SIMDIK manajemen pendidikan menjadi
lebih mudah dan terkontrol.
4.

Cakupan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK)

Ruang Lingkup SIMDIK Back-office :
Koneksi dan setting, Identitas sekolah, setting tahun ajaran, seting kurikulum,
koneksi database, dan format tanggal.
Pengelolaan Kesiswaan, Pengelolaan biodata masing-masing siswa, beasiswa,
kasus kedisiplinan, data kesehatan, data periksa, prestasi, perpindahan (mutasi)
siswa, sampai pengelolaan data alumni.
Pengelolaan Akademik, Laporan nilai hasil ujian secara periodik, data nilai KTSP,
data nilai KBK, data absensi, data bimbingan dan penyuluhan, data kasus siswa,
rencana pengajaran, pengelolaan mata pelajaran, penjadwalan, dan prestasi
akademik.
Pengelolaan Guru dan Karyawan, Manajemen biodata guru dan karyawan, data
keluarga, riwayat pendidikan, pendidikan tambahan(kursus, training, seminar,
workshop dsb).
Pengelolaan Keuangan, Manajemen pembayaran biaya pendidikan, administrasi
dana BOS (Bantuan Operasional Sekolah)dan penggunaannya, biaya tambahan,
seperti : biaya praktikum, biaya ekstra, dll.
Pengelolaan Perpustakaan, Pengelolaan buku (judul, kategori & deskripsi), status
keanggotaan dan peminjam, stock inventory, Jurnal keluar masuk buku, laporanlaporan terdiri dari : statistik peminjaman, statistik keluar masuk buku, rekap
peminjaman, dan rekap pengembalian.
Pelaporan, Pelaporan siswa (induk siwa, kesehatan, periksa kesehatan, biasiswa,
kasus, dan bimbingan) per siswa, per kelas dan seluruh siswa, pelaporan
guru/pegawai (induk pegawai, bidang pengajaran), rencana pengajaran, nilai,
kelulusan, statistik dan laporan ke DEPDIKNAS (data sekolah, siswa dan guru)

3|Page

 Bank Soal, Pengolahan data bank soal, penyimpanan soal,pencarian dan

pencetakan
5.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK)

Tujuan dari dibangunnya informasi berupa aplikasi Sistem Informasi
Pendidikan adalah:
Membantu seluruh bagian yang berperan di dunia pendidikan dengan memberikan
informasi yang menyeluruh tentang pendidikan dari tingkat sekolah dasar hingga
sekolah menengah umum atau yang setara dengannya.
Memberikan sarana agar seluruh bagian yang berperan dalam dunia pendidikan
yang ada di propinsi / kota kabupaten agar dapat berperan aktif dalam usaha
memajukan usaha pendidikan.
Pertanggungjawaban publik yaitu dengan memberikan informasi secara trasparan
tentang kebijakan dan pemakaian sumber daya yang dialokasikan untuk dunia
pendidikan.
Meningkatkan pengetahuan guru dan murid tentang dunia informatika serta
manfaat yang dapat diambil melalui beberapa pelatihan.
Memberikan akses informasi yang mudah dan lengkap bagi pendidik dan siswa
mengenai ilmu pengetahuan dan informasi pendidikan lainnya.

6.

Nilai Lebih Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK)

Keunggulan dari sistem ini adalah :
Sesuai standar JARDIKNAS (Departemen Pendidikan Nasional), sehingga
pembuatan laporan dari masing-masing sekolah maupun dari Dinas Pendidikan
dapat dengan mudah dan cepat di sampaikan tanpa harus membuat laporan ulang
dan tanpa harus mencetak laporan, hal ini karena format laporan dan jaringan
sudah disesuaikan dan menggunakan konsep singkronisasi online.
Kemudahan dan kecepatan proses pengolahan, penyimpanan, pencarian,
pelaporan data dan informasi yang dibutuhkan.
Dikembangkan secara integrated untuk kebutuhan administrasi akademik
sekolah.
Sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan lembaga/institusi pendidikan terkait.
Keuntungan SIMDIK yang diperoleh sekolah, yaitu :
Dapat memantau perkembangan pendidikan siswa secara akurat

4|Page

 Dapat meningkatkan pelayanan di bidang pendidikan kepada masyarakat secara

akurat.
Dapat menyimpan database sekolah mulai dari data siswa,guru serta karyawan
yang terdiri dari data akademik, sistem kurikulum, administrasi, aset sekolah dll
Memudahkan pekerjaan sekolah tersebut dalam segala aspek mulai dari BK, TU
dan lain lain
Dapat mengangkat BRAND IMAGE sekolah tersebut secara tidak dengan
memiliki fasilitas manajemen modern.
Keuntungan SIMDIK yang diperoleh orang tua dan siswa, yaitu :
Siswa dapat berkreasi membuat blog/email dll
Siswa dapat memantau ilmu dari luar sekolah
Siswa dapat berkorespondensi dengan sesama pelajar diseluruh dunia
Siswa dapat mencari info beasiswa dari dalam/luar negeri
Orang tua dapat mengecek absensi/daftar nilai melalui fasilitas SMS Gateway Go
To School tanpa perlu repot datang kesekolah
Dapat memantau perkembangan siswa/siswinya.
B. GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
1.

Gambaran Umum SMA Negeri 1 Taliwang

SMA Negeri 1 Taliwang adalah sekoleh negeri tingkat menengah atas terletak di

Kecamatan Taliwang Kabupaten Sumbawa Barat Propinsi Nusa Tenggara Barat. SMA
Negeri 1 Taliwang beralamat di Jl. Telaga Biru No. 1 Kecamatan Taliwang. Kecamatan
Taliwang sendiri terletak di gugusan pulau Nusa Tenggara, tepatnya berada di pulau
sumbawa bagian barat. Pulau sumbawa terletak di antara pulau Lombok di bagian barat
dan Kepulauan Nusa Tenggara Timur dibagian timur.
SMA Negeri 1 Taliwang berada di ibukota kabupaten sumbawa barat. Dari
ibukota propinsi Nusa Tenggara Barat yang terletak di Mataram dapat dijangkau dengan
menggunakan transportasi darat dan penyeberangan laut dari pulau lombok ke pulau
sumbawa selama kurang lebih 4 jam perjalanan.
SMA Negeri 1 Taliwang dibangaun diatas tanah sekolah yang sepenuhnya milik
negara. Luas areal seluruhnya 26.483 m2. Dan luas bangunan 2275 m2 , Sera dikelilingi
oleh pagar sepanjang 225 m. Bangunan sekolah pada umumnya dalam kondisi baik.
Jumlah ruang kelas untuk menunjang kegiatan belajar melaksanakan proses KBM pada
5|Page

pagi hari seluruh kelas serta dilengkapi dengan bangunan laboratorium IPA (Ilmu
Pengetahuan Alam), Laboratorium komputer dan laboratorium bahasa.
Untuk menunjang proses belajar mengajar dan operasional sekolah, SMA Negeri
1 Taliwang ditunjang dengan anggaran sekolah yang berasal dari dana pemerintah daerah
kabupaten Sumbawa Barat dengan program pendidikan gratis. Sedangkan alokasi dana
terutama diperuntukan untuk menunjang kegiatan-kegiatan intrakurikuler dan
ekstrakurikuler, dan juga untuk memenuhi kelengkapan sarana belajar peserta didik.
2.

Perpustakaan SMA Negeri 1 Taliwang

Perpustakaan sebagai salah satu lembaga yang berperan aktif dalam peningkatan

sumber informasi dan peningkatan sumberdaya alam, sangatlah penting artinya dalam
usaha mencerdaskan kepentingan bangsa. Perpustakaan dilambangkan sebagai tenpat
bertanya dalam sumber informasi tentang ilmu pengetahuan yang sifatnya khusus
maupun umum. Jadi secara umum tujuan perpustakaan pada waktu sekarang ini ialah agar
setiap orang yang datang ke perpustakaan mencari informasi dan kebutuhan-kebutuhan
ilmu pengetahuan tidak akan pulang dengan tangan hampa, tetapi pasti akan mendapat
segala apa yang dibutuhkan.
Perpustakaan SMA Negeri 1 Taliwang berdiri sejak tahun 1993 saat sekolah
didirikan. Meskipun pada tahun-tahun awal berdiri, perpustakaan ini belum memiliki
koleksi buku yang memadai dikarenakan keterbatasan akses terhadap buku dan informasi
tentang bantuan buku, namun beberapa guru sudah mulai menitipkan koleksi buku
pribadinya disekolah. Seiring perjalanan waktu, perpustakaan SMA Negeri 1 Taliwang
disedikan ruangan khusus tersendiri dan koleksi bukunya mulaih bertambah seiring
adanya distribusi buku dari pusat yang rutin dilakukan setiap tahun.
Meskipun demikian, dalam perjalanannya bukan tanpa hambatan, terjadinya
beberapa kali bencana alam banjir di kota Taliwang mengakibatkan banyak koleksi buku
yang rusak, disisi lain minat baca siswa dan guru yang masih rendah pada saat itu turut
mengurangi geliat perkembangan perpustakaan SMA Negeri 1 Taliwang.
Saat ini perpustakaan SMA Negeri 1 Taliwang telah memiliki ruagan sendiri yang
representative berukuran 8 x 20 meter persegi. Ruangan ini merupakan hasil
penggabungan dua buah ruang kelas yang disatukan menjadi ruang perpustakaan. Koleksi
bukunya pun mulai bertambah, baik itu koleksi buku pelajaran maupun umum yang
berasal dari pemerintah pusat, pemerintah daerah, perusahaan swasta dan donasi dari

6|Page

alumni dan masyarakat. Saait ini koleksi judul buku di SMA Negeri 1 Taliwang lebih dari
500 judul.
3.

Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan

Sistem Informasi Perpustakaan menurut Gordon B.davis (2003) : Sistem

Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan data harian, penunjang kegiatan dalam penyimpanan data, dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang
didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data
anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan.
Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri 1 Taliwang mulai diterapkan sejak
tahun 2012. System ini merupakan bantuan yang diberikan oleh Badan Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Sumbawa Barat. Bantuan ini diberikan seiring
pelaksanaan peatihan pengelola perpustakaan sekolah yang diadakan oleh Badan
ARPUSDA untuk beberapa sekolah. System ini cukup sederhana dan pada awal-awalnya
masih dimanfaatkan sebagaimana mestinya, namun terakhir system ini tidak digunakan
dengan alas an kekurangan operator dan perangkat yang tidak dapat dioperasikan lagi.

C. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

1.

Kebutuhan Fungsional
a. Kebutuhan Pengguna
Pengguna atau Brainware merupakan salah satu komponen terpenting
dalam operasional sebuah system. Pengguna yang memiliki kualifikasi yang baik
akan menghasilkan kinerja yang baik pula dan pada akhirnya kinerja system akan
dapat berjalan dengan baik pula. Pengguna akan menentukan berjalan atau tidaknya
sebuah system, jika pengguna sumberdaya penggua tidak tersedia, maka system tidak
akan dapat dioperasikan.
Dalam system informasi manajemen perpustakaan SMA Negeri 1 Taliwang
ini, pada prinsipnya tidak membutuhkan pengguna yang memiliki kualifikasi
dibidang teknologi informasi yang tinggi. Pengguna yang memiliki pengalaman
dalam proses pemasukkan data atau entry data pada system yang lain sudah cukup
untuk menjalankan system ini. Hal ini dikarenakan antarmuka dan tools yang tersedia
dalam system ini sudah user friendly dan cukup mudah digunakan. Akan tetapi
7|Page

memang diperlukan pengenalan awal terhadap system dan fungsi-fungsinya untuk

menjamin kelancaran operasional system. System ini telah dilengkapi dengan
manual book yang menjadi acuan dan bantuan dalam menjalankan system.
b. Kebutuhan Input
Kebutuhan Input merupakan kebutuhan system terhadap data masukkan dari
entitas luar yang berinterkasi langsung dengan system. Dari analisis kebutuhan
masukkan system, terdapat tiga kebutuhan system terhadap masukan data
diantaranya :
Input Data Anggota
Input data anggota merupakan proses memasukkan data anggota perpustakaan.
Anggota perpustakaan sendiri berasal dari siswa, guru dan karyawan SMA Negeri
1 Taliwang, selain itu perpustakaan juga membuka kemungkinan untuk menerima
anggota perpustakaan dari luar lingkungan sekolah seperti masyarakat umum
maupun siswa sekolah lain dengan ketentuan hanya sebagai pengunjung dan tidak
memilki hak untuk meminjam buku. Data anggota dimasukkan oleh pengurus
perpustakaan berdasarkan formulir pendaftaran anggota baru. Anggota
perpustakaan akan habis masa berlakunya sebagai anggota jika telah dinyatakan
lulus dari sekolah atau mutasi kesekolah yang lain. Dialam system data anggota
yang diinputkan disimpan kedalam table Anggota.db.
Input Data Pengurus
Input data pengurus merupakan proses memasukkan data pengurus baru maupun
merubah status kepengurusan dan melakukan manaejem usesr pengurus seperti
penggantian nama user dan password. Data pengurus dimasukkan oleh pengurus
dengan status admin, sedangkan pengurus dengan status operator hanya dapat
melakukan operasi sirkulasi dan pengecekan laporan buku saja. Dalam system
data pengurus yang dimasukkan disimpan dalam table Pengurus.db.
Input Data Buku
Input data buku merupakan proses memasukkan dan mengedit data buku, baik itu
pemasukkan data buku baru dan perubahan status buku. Input data buka dapat
dilakukan oleh pengurus baik itu admin maupun operator. Data buku disimpan
kedalam table Buku.db.

8|Page

c. Kebutuhan Proses
Kebutuhan Proses adalah kebutuhan system terhadap proses-proses yang
tejadi didalam system yang melibatkan relasi antar table-tabel didalam system. Dari
analisis kebutuhan proses pada system ini terdapat dua proses utama yang terjadi
yaitu :
Proses Data Peminjaman
Proses data peminjaman merupakan proses utama dalam system informasi ini.
Dalam proses ini terjadi interaksi antara pengurus, anggota, buku dan system.
Peminjaman buku akan disimpan kedalam system oleh pengurus atau operator.
Hasil penyimpanan proses ini disimpan kedalam table Pinjam.db. dan
Det_Pinjam.db.
Proses data Pengembalian
Proses data peminjaman merupakan proses perubahan terhadap table peminjaman,
perubahan yang dimaksud adalah perubahan status peminjaman buku yaitu dari
pinjam ke kembali. Konsekuensi dari perubahan status ini adalah system akan
melakukan pengecekan terhadap tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian,
apabila terjadi perbedaan dengan syarat yang telah ditentukan, maka anggota akan
dekenakan denda sebesar yang telah ditentukan system. Hasil dari proses ini
adalah perubahan terhadap table Pinjam.db. dan table Det_Pinjam.db.
d. Kebutuhan Output
Kebutuhan output adalah kebutuhan system terhadap informasi atau laporan
yang dihasilkan oleh system, dari analisis dan pengamatan terhadap system, terdapat
tujuh macam laporan yang dihasilkan system yaitu :
Laporan Data Buku
Laporan data buku digunakan untuk menampilkan data buku baik itu berupa
laporan stok buku, identitas buku dan dapat pula dijadikan katalog. Laporan data
buku didapat dari table Buku.db.
Laporan Data Anggota
Laporan data anggota digunakan untuk menampilkan data anggota, berupa status
anggota, jumlah anggota aktif, dan informasi detail anggota lainnya. Laporan data
anggota ditampilkan dari table Anggota.db.

9|Page

 Laporan Data Pengurus

Laporan data pengurus digunakan untuk menampilkan data pengurus baik itu
informasi personal maupun status pengurus. Data pengurus ditampilkan dari table
Pengurus.db
Laporan Data Pinjaman
Laporan data pinjaman merupakan informasi yang ditampilkan tentang data
peminjaman, dari laporan ini dapat diketahui buku mana saja yang masih
dipinjam, siapa yang meminjam dan keterlambatan peminjaman. Informasi
pinjaman ini ditampilkan dari table Pinjam.db. dan Det_pinjam.db.
Laporan Data Pengembalian
Laporan data pengembalian merupakan informasi yang ditampilkan untuk
mengetahui keadaan buku yang telah dikembalikan atau yang belum
dikembalikan. Informasi ini berasal dari table Pinjam.db. dan Det_pinjam.db.
Laporan Data Denda
Laporan data denda digunakan untuk menampilkan informasi denda-denda yang
tersimpan dari keterlambatan pengembalian. Informasi dari laporan ini didapat
dari table Pinjam.db. dan Det_pinjam.db.
Laporan Kartu Anggota
Laporan kartu anggota merupakan keluaran dari proses pendaftaran anggota,
system ini dapat mencetak kartu anggota berdasarkan data anggota baru yang
dimasukkan. Informasi dari laporan ini didapat dari table Anggota.db.
Laporan Kuitansi
Laporan kuitansi merupakan bukti pembayaran denda yang diberikan kepada
anggota jika terdapat keterlambatan pengembalian buku. Informasi dari laporan
ini didapat dari table Pinjam.db. dan Det_pinjam.db.
2.

Kebutuhan Non-Fungsiona
a. Perangkat Keras (Hard Ware)
Processor minimal Pentium 4
Memory minimal 512 MegaByte
Storage tersisa minimal 100 MegaByte
CD/DVD drive jika instalasi melalui media CD/DVD
Monitor dengan resolusi minimal 1024x7

10 | P a g e

b. Perangkat Lunak (Soft Ware)

Disarankan menggunakan Windows 7. Namun Aplikasi DAPODIKMEN dapat
berjalan di Operating System Windows XP SP3, Windows Vista, Windows 8
(Aplikasi tidak bisa berjalan di Windows 8 RT)
SQL Server.
D. ANALISIS RANCANGAN SISTEM
1.

Flow Map
Flowmap merupakan campuran peta dan flow chart, yang menunjukan
pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi,
jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmap
membantu analisis dan programmer untuk memecahkan masalah ke dalam segmensegmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternaitf-alternatif lain
dalam pengoprasian. Pada system informasi perpustakaan ini Flowmap menunjukkan
pergerakan dokumen-dokumen dalam proses yang terjadi didalamnya seperti
pendaftran anggota, peminjaman dan pengembalian buku serta laporan.
Pada pembahasan Flow Map dibawah ini akan ditampilkan tiga model flow
map yaitu flow map pendaftaran anggota, flow map peminjaman buku dan flow map
pengembalian buku dimana ketiga prses ini melibatkan entitas seperti anggota,
petugas perpustakaan dan kepala perpustakaan. Adapun pembahasan tentang
masing-masing flow map tersebuat adalah sebagai berikut :
a. Flow Map Pendaftaran Anggota
Berikut ini prosedur pendaftaran anggota yang diusulkan dari sistem informasi
perpustakaan di SMA Negeri 1 Taliwang adalah :
Anggota menyerahkan form data anggota kepada petugas perpustakaan
Petugas menginput data anggota ke file baru
Petugas mencetak kartu anggota yang kemudian diserahkan kepada anggota
sebagai bukti keanggotaan
Petugas membuat laporan anggota berdasarkan file anggota yang kemudian
diserahkan kepada kepala sekolah.

11 | P a g e

Flow Map Pendaftaran Anggota

Anggota

Petugas Perpustakaan

Form
Pendaftaran

Form
Pendaftaran

Mengisi
Form

Form Pendaftaran
Isi erisiI

Form Pendaftaran
Isi erisiI

Input Data
Anggota

Kepala Perpustakaan

Basis Data
Perpustakaan

Cetak KTA

Kartu
Anggota

Kartu
Anggota

Cetak Lap.
Data Anggota

Laporan Data
Anggota

Laporan Data
Anggota

Gambar 1. Flow Map Pendaftaran Anggota

b. Flow Map Peminjaman
Berikut ini prosedur peminjaman buku yang diusulkan dari 12ias12m informasi
perpustakaan di SMA Negeri 1 Taliwang adalah :
Pada saat peminjaman anggota menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan
dipinjam kepada petugas perpustakaan
Anggota hanya 12ias meminjam buku sebanyak 2 buku, dengan masa
peminjaman adalah 7 hari
Petugas akan menginputkan kode anggota terlebih dahulu, jika status anggota
masih dalam masa peminjaman, maka anggota tidak dapat meminjam buku, kartu
anggota akan diserahkan kembali oleh petugas kepada anggota. Tapi jika status
anggota tidak dalam masa peminjaman, maka anggota dapat meminjam buku

12 | P a g e

 Petugas menginput data peminjaman ke file peminjaman, dan dibuat laporan

peminjaman untuk diserahkan kepada kepala sekolah
Kartu anggota dan buku yang dipinjam diserahkan kembali oleh petugas
perpustakaan kepada anggota
Flow Map Peminjaman Buku
Anggota

Perpustakaan

KTA dan
Buku

KTA dan
Buku

Kartu
Anggota

Kepala

Petugas Perpustakaan

Ya

Cek Status
Pinjam

Tidak

Input Data
Pinjaman

KTA dan
Buku

KTA dan
Buku

Basis Data
Perpustaka
an
Cetak Lap.
Pinjaman

Lap.
Pinjaman

Lap.
Pinjaman

Gambar 2. Flow Map Peminjaman Buku

c. Flow Map Pengembalian

Berikut ini prosedur pengembalian buku yang diusulkan dari sistem informasi
perpustakaan di SMA Negeri 1 Taliwang adalah :
Pada saat pengembalian buku, anggota menyerahkan kartu anggota, buku
beserta pinjam kepada petugas perpustakaan
Petugas perpustakaan mengecek data peminjaman
Petugas perpustakaan cek denda, jika tidak ada denda petugas langsung
menginput data pengembalian, tetapi jika ada denda petugas melakukan
perhitungan denda baru setelah itu petugas menginput data pengembalian

13 | P a g e

 Petugas perpustakaan membuat laporan pengembalian buku dan laporan

denda yang akan diserahkan kepada kepala sekolah. Setelah diketahui
berapa

jumlah

denda

petugas

perpustakaan

mencetak

kwitansi

pembayaran denda.
Petugas perpustakaan menyerahkan kembali kartu anggota serta kwitansi
pembayaran denda kepada anggota.
Flow Map Pengembalian Buku
Anggota

Petugas Perpustakaan

KTA dan
Buku

Kepala
Perpustakaan

KTA dan
Buku

Cek Status
Pinjam

Ya

Hitung
Denda

Tidak
Input
Pengembalian
Kartu
Anggota

Kwitansi

Kartu
Anggota

Basis Data
Perpustaka
an

Cetak
Kwitansi
Kwitansi

Cetak Lap.
Pengembalian

Lap.
Pengembalian

Lap.
Pengembalian

Gambar 3. Flow Map Pengembalian Buku

14 | P a g e

2.

Diagram Konteks
Fadlil dkk. (2008) menyatakan bahwa diagram konteks merupakan diagram
yang menggambarkan kondisi System yang ada baik input maupun output serta
menyertakan terminator yang terlibat dalam penggunaan Sistem.
Diagram ini akan memberi gambaran tentang keseluruhan Sistem. Sistem
dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram
konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.
Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) Sistem yang
akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi siapa
saja yang memberi data (dan data apa saja) ke Sistem, serta kepada siapa saja
informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan Sistem.
Maka dapat disimpulkan bahwa diagram konteks adalah diagram yang terdiri
dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks
merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke Sistem
atau output dari sistem. Adapun diagram konteks dari system infoemasi perpustakaan
di SMA Negeri 1 Taliwang adalah sebagai berikut :
Data Anggota, Buku, Pinjaman,
Pengembalian, Petugas

SISTEM
INFORMASI
PERPUSTAKAAN

Anggota

Kartu Anggota, Kwitansi,

Petugas
Perpustakaan

Laporan Anggota, Buku,

Pinjaman, Pengembalian

Gambar 4. Diagram Konteks

3.

DFD (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasinotasi untuk menggambarkan arus dari data pada suatu sistem, yang penggunaannya
sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD
sangat mirip dengan Flowchart. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan
atau menjelaskan proses kerja suatu system dan menunjukkan arus data dari satu
entitas kedalam proses-proses kemudian dilanjutkan dalam penyimpanan yang
berikutnya dapat menghasilkan informasi atau laporan dari sebua system

15 | P a g e

a.

DFD Level 0

Petugas
Perpustakaan

Data Anggota,
Buku, Pinjaman,
Pengembalian,
Petugas

Petugas
Petugas
Anggota
Buku

Laporan
Anggota, Buku,
Pinjaman,
Pengembalian

Anggota

1
Input

Buku

Buku

Anggota

Proses

Pinjam
Det_Pinjam

3
Anggota

Output
Kartu Anggota,
Kwitansi

Gambar 5. DFD Level 0

b. DFD Level 1

Anggota
Petugas
Perpustakaan

Buku

Petugas

1.1
Input Data
Anggota

Anggota

1.2
Input Data
Buku

Buku

1.3
Input Data
Petugas

Petugas

Gambar 6. DFD Level 1

16 | P a g e

c. DFD Level 2

Anggota

Buku
2.1
Proses
Peminjaman

Pinjam

Petugas
Det_Pinjam

2.2
Proses
Pengembalian

Gambar 7. DFD Level 2

d. DFD Level 3
Buku

3.1
Output Lap.
Buku

Petugas
Perpustakaan

3.2
Output Lap.
Anggota
Anggota

Pinjam

Det_Pinjam

3.3
Output Lap.
Pinjaman

3.4
Output Lap.
Pengembalian

Anggota

3.5
Output Lap.
KTA

3.6
Output Lap.
Kwitansi

3.7
Output Lap.
Denda

Gambar 8. DFD Level 3

17 | P a g e

4.

Relasi Antar Tabel

Relasi Antar Tabel adalah hubungan antara tabel yang mempresentasikan

hubungan antar objek di dunia nyata. Relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu
tabel dengan lainnya yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata dan
berfungsi untuk mengatur operasi suatu Basis data.

Anggota.db

Pinjam.db

Det_Pinjam.db

Id_anggota *

Kode_Pinjam *

Kode_Pinjam **

Nama

Id_Anggota **

Kode_Buku **

Jenis_Kelamin

Kode_Petugas **

Jumlah

Alamat

Tanggal_Pinjam

Denda

TTL

Tanggal_Kembali

Telp

Status

Berlaku

Buku. db

Petugas. db

Kode_Buku *

Kode_Petugas *

Judul

Nama_Ptgs

Pengarang

Jenis_Kelamin

Penerbit

TTL

Thn_Terbit

Alamat

Jilid
Stok
Letak_Simpan

Gambar 9. Relasi Antar Tabel

5.

ERD (Entity Relation Diagram)

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam
basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar
relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk
menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol.

18 | P a g e

Menurut salah satu para ahli, Brady dan Loonam (2010), Entity Relationship
diagram (ERD) merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan
data dari suatu organisasi, biasanya oleh System Analys dalam tahap analisis
persyaratan proyek pengembangan system. Sementara seolah-olah teknik diagram
atau alat peraga memberikan dasar untuk desain database relasional yang mendasari
sistem informasi yang dikembangkan. ERD bersama-sama dengan detail pendukung
merupakan model data yang pada gilirannya digunakan sebagai spesifikasi untuk
database
Kode_Petugas

Nama_Ptgs

Kode_Buku

Petugas
Perpustakaan

Menyimpan

Judul

Buku

M
Kode_Petugas

Kode_Pinjam
Kode_Buku

Memprose

Meminjam
Id_Anggota

N
Menyimpan

Anggota

Id_Anggota

Nama

Gambar 10. ERD

19 | P a g e

6.

Struktur Menu
Login

Menu Utama

Buku

Input

Peminjaman

Pengembalian

Laporan

User

Keluar

Katalog

Petugas

Petugas

Log Off

Cetak Data
Buku

Buku

Buku

Ganti
Password

Anggota

Anggota

Cetak Data
Petugas

Denda

Peminjaman

Pengembalian

Gambar 11. Struktur Menu

E. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN SISTEM
1.

Kelebihan Sistem
Dari pengamatan sistem dan analisis serta perancangan system yang
dilakukan diatas, maka dapat diuraikan beberapa kelebihan system antara lain :
a. Sistem yang ringkas dan sederhana karena tidak membutuhkan perangkat dan
tenaga ahli untuk mengoperasikannya.
b. Kecepatan proses, penyimpanan dan pengolahan informasi yang lebih baik.
c. Tersimpannya Informasi buku disekolah dalam basis data yang dapat diakses
dengan mudah.
d.

2.

Kelemahan Sistem
Dari pengamatan sistem dan analisis serta perancangan system yang
dilakukan diatas, maka dapat diuraikan beberapa kelebihan system antara lain :
a. Akses terhadap system terbatas karena hanya dapat dilakukan oleh petugas
perpustakaan saja.
b. Sistem yang tidak terkoneksi kedalam jaringan sehingga tidak dimungkinkan
akses oleh banyak pengguna

20 | P a g e