BAB III

DASAR-DASAR PENGERTIAN DALAM TATA PERSURATAN

A. MACAM-MACAM SURAT DAN DOKUMEN

1.1. Pengertian
a. Surat

Surat adalah setiap tulisan berisikan pernyataan dari penulisnya, yang di buat
dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain.

b. Dokumen

Dokumen adalah setiap bahan (dalam bentuk apapun), berupa catatan, rekaman
atau gambar untuk keperluan peringatan yang secara resmi dibuat, dan diterima untuk
disimpan, karena bernilai bagi pembuktin atau informasi. Termasuk dokumen misalnya,
surat, kontrak, bon pengeluaran, kwitansi, kartu pegawai, daftar angka-angka statistik
peta potret dan naskah lain-nya.

1.2. Tata Persuratan

a. Tertib dalam berkomunikasi administrasi surat-menyurat antar sesama
Pegawai/Pejabat secara intern, maupun antar Pegawai/Pejabat dengan pihak luar
secara timbal-balik, dilakukan melalui surat-menyurat, yaitu pertukaran
menimbulkan kebiasan-kebiasan, tatacara, bentuk dan ukuran kode etik tertentu,
yang dalam bahasa administrasi disebut tata persuratan.
b. Setiap perumusan kebijaksanaan, pelaksanaan kebijaksanaan teknis, bimbingan dan
pembinaan, perizizinan, perjanjian dan pengawasan dalam kedinasan lazimnya
dituangkan dalam bentuk tulisan. Dari segi pengolahan, pengiriman, penyimpanan
cara pengamanan, penerimaan dan pemusnahan surat-surat dan naskah-naskah
tersebut, dibedakan dalam beberapa macam.
1.3. Macam Surat
Surat dokumen dilingkungan Departemen lembaga menurut kenyataan praktek
dibedakan sebagai berikut :
a. Surat yang bersifat penyampaian berita dan yang sebangsanya :
1. Surat -Kode3.1) S;
2. Memo/Memorandum -kodeMO;
3. Nota Dinas -kode ND;
4. Surat Pengantar -kode SP;
5. Surat Edaran -kode SE;
6. Pengumuman -kode PNG;
7. Pemberitahuan -kode PEM;
8. Undangan -kode UND;
9. Surat Peringatan -PER;
b. Surat yang bersifat memberikan keterangan, tugas/perintah atau hak dan
yang sebangsanya :