Konsep Manajemen Perubahan :

Drivers and type of change

Disampaikan oleh :
Disampaikan pada
Pertemuan 3-4 Kuliah MPS S2 IPB DR. Mahelan Prabantarikso
Jakarta, 10 September 2021
 CURRICULUM VITAE
2

Data Pribadi:

Nama : DR. R. Mahelan Prabantarikso, SE, MBA, CWM, CERG, CMP, CRGP, CHRP

Pendidikan :
S3, Strategi Manajemen Agribisnis, Institut Pertanian Bogor (IPB)
S2, Ekonomi dan Management , Universitas Gajah Mada (UGM)
S1, Akuntansi Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed)

Pekerjaan dan Organisasi :

Direktur Kepatuhan, Manajemen Risiko dan SDM Asuransi Jiwasraya 2020 - Now
Direktur Compliance Bank BTN 2018-2019
Direktur Strategy, Compliance and Risk Bank BTN 2017-2018
Direktur Litbang BARA 2019 – 2021
Dosen Pasca Sarjana UGM, UI, IPB dan IBS 2019 – Now
M
R Mahelan Prabantarikso
3

Learning Outcomes – 3 Items

1. Overview Disruption Era

2. The Concept of Change Management

3. Implementation Change Management

M
R Mahelan Prabantarikso
4
Tantangan Perekonomian Dunia Terus Datang Silih Berganti

M
R Mahelan Prabantarikso
 10 Brokens Industries The Fall and The Rise
5

Dampak

Sumber : Materi presentasi Marketing Outlook 2020, invent.ure

M
R Mahelan Prabantarikso
 M

Sumber : Materi presentasi Marketing Outlook 2020, invent.ure

R Mahelan Prabantarikso
Tantangan Perekonomian sejak 2020
6
7

Covid’s 19 multiple strikes in the circuler flow of macro economic diagram…

M
R Mahelan Prabantarikso
8

Dampak Pandemi Covid-19 Terhadap Permintaan dan Penawaran

Sektor paling terdampak, terkait

dengan sektor pariwisata
Beberapa sektor seperti transportasi, jasa
akomodasi, makanan dan minum, bahkan
pada sektor perdagangan dan retail.

Beberapa sektor justru tumbuh baik

dari sisi supply maupun demand

Sektor informasi dan komunikasi justru

tumbuh dari kedua sisi. Sedangkan sektor
jasa kesehatan dan farmasi melonjak dari sisi
permintaannya.

Sumber: BPS, Juni 2021

M
R Mahelan Prabantarikso
9

Dampak Covid 19 Terhadap berbagai sektor…

Demand & Supply Shock

Pandemi global ini menekan

(shock) baik dari sektor
demand maupun supply.
Kondisi ini seperti
digambarkan dalam kerangka
Keynesian Supply Shock
(Guerrieri, 2020).
Pandemi yang dialami oleh
hampir seluruh negara di
dunia ini menjadi penyebab
terganggunya Global Supply
Chain.

M
R Mahelan Prabantarikso
10

M
R Mahelan Prabantarikso
11

M
R Mahelan Prabantarikso
12

M
R Mahelan Prabantarikso
13

M
R Mahelan Prabantarikso
14
Top Rank Gobal Company 1996
Top Rank Gobal Company 2018

Nassim Nicholas Taleb

Source : statista M
R Mahelan Prabantarikso
15

MENGELOLA MANAJEMEN PERUBAHAN

- Tiga Tantangan Utama -

Management Challenges for

the Disrustion Era

CHANGE
M
R Mahelan Prabantarikso
16

Learning Outcomes – 3 Items

1. Overview Disruption Era

2. The Concept of Change Management

3. Implementation Change Management

M
R Mahelan Prabantarikso
17

M
R Mahelan Prabantarikso
18

CHANGE

Heraclitus Aphorism

Phanta Rhei Kai Uden Menei

Everything Flows, nothing Stands Still

Semua terus mengalir, segalanya selalu

berubah. Tiada yang kekal di tanah semesta ini,
terkecuali perubahan itu sendiri. Suatu ketika
pendulum berayun ke kiri, lalu bergerak ke
kanan. Putaran roda terkadang melambung
tinggi, namun tiba saatnya berposisi pada titik
nadir paling rendah.
M
R Mahelan Prabantarikso
19
Hanya Perusahaan yang Selalu Inovatif dan Mampu Beradaptasi
yang Akan Bertahan

M
R Mahelan Prabantarikso
20

What is Change Management ?...

Change management is process to achieve sustainable growth

“Change management is an approach to “Managing, the process of making

transitioning individuals, teams, and
organizations to a desired future state. In some
project management contexts, change
management refers to a project management
process wherein changes to a project are
formally introduced and approved”
- Wikipedia-
things run smoothly in one direction.
It's very different from leading,
communicating vision and direction,
motivating and aligning people, and
creating systems that allow for growth
and evolution. ”
- DR. John Kotter-

“the process, tools and

“the coordination of a structured period of
techniques to manage the
transition from situation A to situation B in order to
people-side of change to achieve
achieve lasting change within an organization”
a required business outcome.”
- Change Management Coach-
- Prosci Research-

M
R Mahelan Prabantarikso
21

APAKAH DEFINISI DAN “BEST PRACTICES” DARI CHANGE MANAGEMENT?

• Change Management adalah • Change Management adalah

pengelolaan atau manajemen hanya merupakan
dari suatu perubahan perubahan atau perombakan
(change) yang fundamental manajemen
atau besar

• Supaya efektif dan • Perubahan dilakukan

menciptakan fokus, biasanya langsung oleh masing-
proses perubahan (“change”) masing unit bisnis tanpa
dipimpin oleh suatu unit perlu melibatkan unit
khusus yang terpisah dari khusus
bisnis sehari-hari (business-
as-usual), namun
terkoordinasi dengan baik
dengan seluruh unit-unit
bisnis
M
R Mahelan Prabantarikso
22

How to Change?... Use increased credibility to

8 Step Method for Change change systems, structures,
&policies that don't fit the
vision, also hire, promote &
Remove obstacles to change, develop employees who can
change systems or structures implement the vision Anchoring the
that seriously undermine the New
vision, and encourage risk- Consolidating Approaches in
Create a vision to taking and nontraditional Gains and the Culture
help direct the ideas, activities, and actions Produce More
Generating Change
change effort, and
Short Term
develop strategies Empowering Articulate the
Help others see the Wins
for achieving that Employees for connections
need for change and vision
they will be convinced Broad Based between the
Communica- Action
of the importance of Plan for achievements new behaviors
ting the
acting immediately that can easily be made and
Developing a Change Vision
visible, follow-through organizational
Vision and success, and
with those
Creating the Strategy develop the
achievements and
Guiding Make sure as many as recognize and reward means to
Establishing Team possible understand and employees who were ensure
a sense of accept the vision and the involved leadership
strategy development
urgency Assemble a group with
and succession
enough power to lead
the change effort, and
encourage the group to
work as a team

Source: Sense of Urgency (DR.John P. Kotter)

M
R Mahelan Prabantarikso
23

Why we do change?
TUJUAN DARI SUATU PERUBAHAN (“CHANGE”) ADALAH PENINGKATAN KINERJA YANG BERKESINAMBUNGAN

Performance

Behavioural
effect

“Technical”
improvement

Time
Stability Step change Sustainability
M
R Mahelan Prabantarikso
24
Faktor Pendorong Kebutuhan akan Perubahan
(Hussey, 2000:6)
• Perubahan teknologi yang terus meningkat
• Persaingan semakin intensif dan menjadi lebih global
• Pelanggan semakin banyak tuntutan
• Profil demografis negara berubah
• Privatisasi bisnis milik masyarakat berlanjut
• Pemegang saham minta lebih banyak nilai
Faktor Pendorong Kebutuhan Perubahan
(Kreitner & Kinicki, 2001:659)
a. Kekuatan Eksternal
• Demographic characteristics
• Technological advancement
• Market changes
• Social and political pressures
b. Kekuatan Internal
• Human resources problems/prospect
• Managerial behaviour/decisions
R Mahelan Prabantarikso
Faktor Pendorong Kekuatan Perubahan
(Geenberg & Baron 2003:593)
a. Perubahan Terencana
• Changes in products or services
• Changes in organizational size and structure
• Changes in administrative system
• Introduction of new technologies
b. Perubahan tidak Terencana
• Shifting employees demographics
• Performance gaps
• Government regulation
• Global competition
• Changing economic conditions
• Advances in technology
Faktor Pendorong Kekuatan Perubahan
(Robbins, 2001:540)
Nature of the workforce (sifat tenaga kerja),
Technology, Economic shocks, Competition, Social
trends, World politics
M
25

Penggerak Perubahan
(Anderson and Anderson, 2001:16)
Disebut juga dengan The drivers change model

1 2 • Kebutuhan produk atau jasa pelanggan 3

Apa yang harus dilakukan
1
environment • Merupakan dinamika konteks yang lebih menentukan apa yang harus dilakukan
luas di mana organisasi dan orang perusahaan secara
perusahaan untuk sukses di pasar. strategis untuk berhasil
2 bekerja • Disamping itu, perusahaan perlu
Marketplace • Meliputi: sosial, bisnis dan ekonomi, dengan memberikan
memperhatikan kecepatan pengiriman,
requirements politik, pemerintahan, teknologis, kemampuan menyesuaikan, kualitas
kebutuhan pelanggan
for success barang & jasa, inovasi, kualitas layanan, akan perubahan
demografis, legal, dan lingkungan alam
3 teknologi dll
Business
Imperatives
4 Apa yang harus berubah dalam struktur
4
Organizational organisasi, sistem, proses teknologi,
5 Bagaimana norma bekerja dan 6 Bagaimana pemimpin
imperatives sumber daya, dasar ketrampilan atau
kerjasama perusahaan untuk dan pekerja harus
staffing untuk melaksanakan dan
5 mendukung dan mendorong desain berperilaku (gaya, nada,
Culture mencapai sukses memenuhi desakan
imperatives baru organisasi, operasi, dan atau karakter) berbeda
bisnis
strategi, misalnya budaya teamwork untuk menciptakan
6
Leader and
budaya organisasi yang
employee berhasil
7
behavior Meliputi pandangan, asumsi, keyakinan
atau mental model yang menyebabkan
7
Leader and seseorang berperilaku dan bertindak
employee seperti yang dilakukan
mindset

M
R Mahelan Prabantarikso
26

Sasaran Perubahan (Greenberg dan Baron, 2003:590)

• Struktur organisasi
• Perbaikan teknologi
• Orang (unfrezzing, changing, refreezing)
• (Robbins, 2001:543) menambahkan Pengaturan fisik

Sasaran Perubahan (Harvard

Sasaran Perubahan (Potts dan
Business Esentials, 2003:8)
La Marsh, 2004:37)
• Proses ▪ Structural Change
• Budaya ▪ Cost Cutting
• Struktur ▪ Process Change
• Orang ▪ Cultural Change

M
R Mahelan Prabantarikso
27

▪ Berubah bukan karena yang lama ‘buruk’ atau’salah’ tetapi yang lama
sudah tidak relevan, tidak kontekstual
▪ Berubah supaya tidak menjadi korban perubahan.
▪ Berubah untuk ‘memegang kendali ‘ dalam proses perubahan.
▪ Kalau perubahan di luar lebih cepat dari perubahan dalam perusahaan,
perusahaan berada dalam bahaya.
▪ Berubah karena ada aspirasi baru.

Bukan yang paling KUAT yang bertahan, ..bukan pula yang paling
PANDAI, tapi justru yang paling TANGGAP dan RESPONSIF
terhadap PERUBAHAN
Charles Darwin
M
R Mahelan Prabantarikso
28

Challenges Facing Business

Discontinuities in the business environment

Old New

Confidence and rigidity Insecurity and openness

Permanence and certainty Turbulence and uncertainty
Incremental change Revolutionary change
Facts and theories Values
Logic Intuition
Boundaries and disciplines Interest, issues and problems
Organization Adaptation
Attitudes Feelings
Personalities and vested interest Principles & business philosophy
Quantity Quality and post – quality
Getting ahead Achieving balance and harmony
Drives Needs
Producer centered Customer centered
Focus on activity Focus on output
Conflict and rivalry Cooperation and consensus
M
R Mahelan Prabantarikso
29

ADA 3 ELEMEN YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENCIPTAKAN PERUBAHAN (“CHANGE”) YANG BER-
KESINAMBUNGAN

“The way assets and “The formal structures,

resources are configured processes and systems
and optimised to create through which resources
value” are managed”
Management
Infrastructure
Operating
System “The way people think,
feel and conduct
Mindsets, themselves in the
Capabilities & workplace, individually
Behaviours and collectively”

M
R Mahelan Prabantarikso
30

Benefits of change

❑ To have competitive supremacy, increasing profits, and maximum

control over organization’s destiny it is essential to innovate, learn
quickly and respond quickly

❑ Being aware of the environment and trends outside the

organization and working with those within the organization who
are keen to make change a strategic approach to required change

M
R Mahelan Prabantarikso
31

Kapan proses “change management” dibutuhkan…

• Untuk melakukan transformasi, lebih baik dilakukan

pada posisi A dan bukan pada posisi B
• Pada saat di posisi A, perusahaan masih memiliki
rasa percaya diri, cash flow yang cukup dan SDM
kurva kedua
Sukses

yang tangguh
A B
• Sangat disayangkan pada posisi A, sering kali kita
asyik menikmati kejayaan, dan memuja keberhasilan
serta resisten terhadap perubahan
• Pada posisi A kita banyak menerima penghargaan,
pengakuan, pujian maupun bonus dan kita
menganggap bahwa kita sudah menemukan best
practices yang akan ditiru oleh pihak lain
Waktu

• Apabila perubahan baru dilakukan pada posisi B maka kondisi energi dan kemampuan sudah menurun
• Semua orang baru merasakan perlunya perubahan
• Sudah memasuki masa krisis
• Yang tersisa adalah karyawan yang sudah kurang produktif
• Cash flow bermasalah
• Stakeholders banyak yang ribut

M
R Mahelan Prabantarikso
32

Two Sides of Change

People Oriented Change: before changing

other people, we have to change our self,
first!

 Organizational Change: changing the

strategy, policy, system and procedures for
achieving an high performing organization

M
R Mahelan Prabantarikso
33

Two strategies of Change

Perubahan Incremental Perubahan Radikal

• Incremental Change Strategy –

taking necessary changes in
Untuk Keseimbangan Merubah Paradigma dan
sequential order Umum Organisasi Mendasar

• Fundamental Change Strategy –

the whole organization and its Merubah Bagian Transformasi
relationship will simultaneously Kecil Seluruhnya

PERBEDAAN
change

Melalui Struktur & Proses Melalui Penciptaan

Manajemen Biasa Struktur & Manajemen
Baru

Perbaikan/ Terobosan
Penyempurnaan (breakthrough)
Teknologi Teknologi

Perbaikan Penemuan Produk Baru

Produk atau Pasar Baru
M
R Mahelan Prabantarikso
34
The Strategy Model for Fundamental Change

M
R Mahelan Prabantarikso
35

Langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengelola perubahan

Driving Forces Resistences

• KEBIASAAN,
• RASA AMAN,
• FAKTOR EKONOMI,
Unfreezing • KETIDAKPASTIAN,
• PERSEPSI.

Changing

Refreezing

Sumber : Kurt Lewin

M
R Mahelan Prabantarikso
36
Hambatan Perubahan
Menurut Drucker, ada 3 hambatan
untuk melakukan perubahan:
• Demografis
• Persepsi terhadap revolusi
informasi
• Lingkungan dan sosial
Mengapa Perubahan Gagal?
Hussey, 2000:87
• Implementasi memerlukan waktu lebih lama dari yang direncanakan
• Kebanyakan masalahnya tidak diidentifkasi sebelumnya
• Aktivitas dalam implementasi tidak cukup dikoordinasikan
• Aktivitas dan krisis yang bersaing memecahkan perhatian sehingga
keputusan tidak dilakukan
• Manajer kekurangan kapabilitas yang diperlukan untuk melakukan
perubahan
• Pelatihan dan instruksi yang diberikan kepada bawahan tidak cukup
• Faktor eksternal yang tidak terkendali berdampak pada implementasi
• Manajer departemen tidak cukup memberi kepemimpinan dan arahan
• Tugas pokok dan implementasi tidak didefinisikan secara detail
• Sistem informasi yang tersedia tidak cukup untuk memonitor
implementasi
M
R Mahelan Prabantarikso
37

Learning Outcomes – 3 Items

1. Overview Disruption Era

2. The Concept of Change Management

3. Implementation Change Management

M
R Mahelan Prabantarikso
38

Karakteristik Perubahan……

• Misterius, tidak mudah dipegang

• Banyak resistensi
• Terjadi setiap saat
• Diwarnai mitos-mitos
• Perlu Digerakkan Change Maker
• Membutuhkan biaya, waktu dan kekuatan
• Perubahan menimbulkan kepanikan

M
R Mahelan Prabantarikso
39

Kerangka 10 Tahapan agar Proses Change Berjalan Sukses

1 2 3 4 5
Clear Vision
Solid Top Effective Aligned Culture
Aligned All with Strong
Management Communication &
Layers Sense of
Team for “Buy-In” Organizational
Urgency

Transformation Framework

10 9 8 7 6
Well-
Effective Effective Talent
Functioning Strong IT
Stakeholder Capability Injection in
Transformation Enabler
Management Building Critical Areas
Office

Source : “Transforming a Large State Owned Giant, Why It is So Difficult and the 10 Winning Principles to Make It Happen”, Harvard Business Review on November 2011

M
R Mahelan Prabantarikso
40

The World in Your Hand

Fixed Phone, Mobile Phone, Network &
Interconnection, Data & Internet, Fixed Wireless
Access

Terdepan, Terpercaya, Tumbuh Bersama Anda

Total Asset hampir 500 T (10% growth per year for last
five year)

Profit Rp.1,09 T pada tahun 2009), setelah

rugi Rp. 600 M pada tahun 2005.
The Most Improved Airlines
M
R Mahelan Prabantarikso
41
BANK MANDIRI MEMILIKI SEJARAH YANG PANJANG
Chartered Bank di Jakarta 17 Februari 1965
Cabang Pertama di Batavia tahun 1863

Bank Umum Negara Bank Negara Indonesia

(BUNEG) (BNI) Unit IV
9 September 1959 17 Agustus 1965 31 Desember 1968
Kanwil/Cabang Pertama Nationale Handelsbank NV
NIHB di Batavia 14 Juni 1950
15 Maret 1864

31 Juli
1999
Nederlandsch-Indische Escomptobank NV PT Escomptobank Bank Dagang Negara IPO
Escompto Maatschappij NV 30 Juni 1949 26 Agustus 1958 (BDN) 11 April 1960
di Batavia PT Bank Mandiri (Persero)
22 Agustus 1857
2 Oktober 1998 14 Juli 2003

31 Desember 1968
Bank Koperasi Tani & Bank Negara Indonesia
Agency Pertama Nelayan (BNI) Unit II
NHM di Batavia Urusan Exim 17 Agustus 1965
27 Februari 1826 5 Desember 1960

Bank Industri
Negara NV Bank Pembangunan
(BIN) 4 April 1951 Indonesia 24 Mei 1960
Masa Kolonial
1826 - 1945
Masa Pemerintahan Indonesia
M
R Mahelan
1945Prabantarikso
- 2005
42

SEJAK MERGER, BANK MANDIRI TERUS BERHASIL MENINGKATKAN KINERJANYA DAN TERCERMIN DARI
SUKSESNYA PROSES PRIVATISASI BANK MANDIRI

M
R Mahelan Prabantarikso
43
NAMUN KESUKSESAN BANK MANDIRI TIDAK BERLANGSUNG LAMA DENGAN
ADANYA “KRISIS KEDUA” DI TAHUN 2005

M
R Mahelan Prabantarikso
44

M
R Mahelan Prabantarikso
45
BANK MANDIRI BERADA DI PERSIMPANGAN JALAN YANG KRITIKAL
Scenario 1: Scenario 2: Scenario 3:
Bail-out Survival Winning

“Do nothing” Some “measures” Radical changes

scenario taken but no via transformation
fundamental change menjadi Regional
Champion

Aspirasi Bank
Mandiri

M
R Mahelan Prabantarikso
46
PROGRAM TRANSFORMASI BANK MANDIRI MENJADI REGIONAL
CHAMPION
Dominant Multi-Specialist Bank

Menjadi bank lokal yang dominan, menguasai pangsa pasar revenue 20%-30% di setiap segmen yang dimasuki
dengan distinctive strategies di setiap unit dan synergy capture dari berbagai segmen yang berbeda

Menjadi bank pilihan nasabah yang utama karena mampu menyediakan

the most extensive products dan the most convenient access

Treasury & Int’l Corporate Commercial Consumer Finance Micro & Retail
• “Menjadi bank terbaik • “Menjadi wholesale • “Menjadi commercial • “Menjadi bank • “Menjadi bank pilihan
dan terkemuka dalam bank yang dominan (to bank yang utama (to penyedia layanan utama (to be primary
menyediakan layanan be the dominant be primary pembiayaan chosen bank) untuk
jasa serta produk wholesale bank), yang commercial bank), ternyaman dan affluent segment dan
Treasury” mampu menyediakan yang mampu sebagai mitra utama ‘transaction bank’
• “Menjadi mitra pelayanan transaksi mengoptimalisasi pilihan consumer untuk mass affluent”
terpercaya dan yang terintegrasi dan dominasi di segmen finance players di • “Mengelola posisi
handal untuk bisnis menyediakan produk korporasi untuk Indonesia” bisnis mikro saat ini
internasional dan kredit serta capital melayani nasabah dengan tetap
pasar modal” market yang lengkap commercial menengah mempertimbangkan
untuk perusahaan- keatas - serta mata kemungkinan
perusahaan besar yang rantai value chain dari pengembangan lebih
beroperasi di segmen tersebut lanjut”
Indonesia”. (pemasok, distributor,
dan lain-lain)” M
R Mahelan Prabantarikso
46
47

Elements of Change Management

Vision Skills Incentives Resources Action Plan Change

Skills Incentives Resources Action Plan Confusion

Vision Incentives Resources Action Plan Nervousness

Vision Skills Resources Action Plan Gradual Change

Vision Skills Incentives Action Plan Frustration

Vision Skills Incentives Resources False Starts

M
R Mahelan Prabantarikso
48

TUGAS KELOMPOK

Sub Topik: Transformasi Bisnis

• Kelompok terdiri dari 4 Orang

• Cari dari Journal, white paper, dokumen perusahaan mengenai Manajemen Perubahan
(Change Management)
• Lakukan analisa yang berkaitan dengan hal sbb:
▪ Change Identification Analysis (Termasuk tools untuk melakukan identifikasi)
▪ Change Management Strategy Framework
▪ Change Management Implementation
▪ Change Management Monitoring and Evaluation
• Buat laporan format word dan ppt
• Date line 2 minggu: 24 September 2021

M
R Mahelan Prabantarikso
“Welcome and best wishes for your success”

M
R Mahelan Prabantarikso