RANGKUMAN MATA KULIAH

Marketing Information Systems and The Sales Order Process

Disusun untuk memenuhi tugas Sistem Teknologi Informasi dan Audit

Disusun Oleh :

Rosmayanti (A062221054)

PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI

PASCASARJANA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS HASANUDDIN
TAHUN AKADEMIK 2022/2023

1. PENGERTIAN DAN JENIS SISTEM INFORMASI PEMASARAN

                Menurut Philip Kotler dan Kevin Lane Keller (2009), “Sistem informasi
pemasaran terdiri atas orang, peralatan, dan prosedur yang ditujukan untuk
mengumpulkan, menganalisis, dan membagi-bagikan apa-apa yang dibutuhkan, secara
tepat waktu dan informasi akurat yang digunakan untuk pengambilan keputusan bagi
manajemen pemasaran. Jika didefinisikan dalam arti yang luas, system informasi
pemasaran adalah kegiatan perseorangan dan organisasi yang memudahkan dan
mempercepat hubungan pertukaran yang memuasakan dalam lingkungan yang dinamis
melalui penciptaan pendistribusian promosi dan penentuan harga barang jasa dan
gagasan.
            Sistem informasi pemasaran selalu digunakan oleh bagian pemasaran dalam
sebuah perusahaan untuk memasarkan produk-produk perusahaan tersebut. Sistem
informasi ini merupakan gabungan dari keputusan yang berkaitan dengan produk
(product), tempat (place), promosi (promotion), dan harga (price) produk.
            Di samping itu system informasi pemasaran juga merupakan kumpulan dari sub-
sub yang saling berhubungan satu sama lain secara harmonis dengan tujuan untuk
mengolah data yang berkaitan dengan masalah pemasaran menjadi system informasi
pemasaran yang diperlukan oleh manajemen untuk mengambil keputusan dalam rangka
melaksanakan fungsinya. Sistem informasi pemasaran merupakan suatu rancangan yang
menekankan pada tiga hal pokok berikut :
 Pertama, system informasi pemasaran haruslah dilihat sebagai suatu system yang
luas dan bersifat fleksibel karena kegiatan-kegiatan pemasaran dari suatu
perusahaan saling berhubungan satu sama lain dan harus sesuai dengan perubahan
lingkungan yang ada.
 Kedua, system tersebut haruslah berbentuk formal dan berkelanjutan. Dengan kata
lain, system tersebut harus dirancang dengan teliti sesuai dengan tujuan organisasi
tertentu yang ada sehingga system tersebut akan memenuhi kebutuhan para
pemimpin pemasaran untuk periode yang lebih panjang. Untuk mencapai hal ini
tujuan organisasi tertentu untuk system tersebut harus ditentukan dengan
pengetahuan atas pekerjaan para pemimpin pemasaran, dan perkembangan dari
system tersebut harus mempunyai komitmen dan dukungan luas dari organisasi.
 Ketiga, suatu system informasi pemasaran harus memberikan suatu susunan aliran
informasi yang relevan untuk memandu pembuatan keputusan pemasaran. Informasi
tersebut harus relevan dengan pembuatan keputusan pemasaran. Untuk mencapai
hal ini, system tersebut harus dirancang untuk melengkapi proses pembuatan
keputusan dari organisasi sementara itu juga memenuhi kebutuhan dan harapan dari
pemakai system tersebut.
Menurut Philip Kotler dan Kevin Lane Keller (2009) ada tiga jenis informasi pemasaran,
yaitu:
  Pemasaran (Marketing Intelligence) adalah informasi yang mengalir ke perusahaan
dari lingkungan.
 Informasi pemasaran intern (Internal Marketing Information) adalah informasi yang
dikumpulkan dari dalam perusahaan sendiri.
 Komunikasi Pemasaran (Marketing Communication) adalah informasi yang mengalir
ke luar dari perusahaan ke lingkungan.
Ada tiga kecendrungan mengapa informasi pemasaran itu sngat penting untuk kebutuhan
pemasaran dalam perusahaan, yakni:
 Perubahan pemasaran lokal menjadi pemasaran wilayah, nsional, maupn
internasional. Oleh karena itu produk perusahaan berada jauh di daerah konsumen
(wilayah, nasional, dan internasional), maka dalam mengambil keputusan,
perusahaan haruslah berdasarkan informasi tangan kedua (pihak lain).
 Beralih dari kebutuhan pembeli menjadi keinginan pembeli oleh karena itu tingkat
kemakmuran masyarakat semakin tinggi dan kebutuhan terpenuhi secara meningkat
pula membeli adalah keinginan pribadi, dan para penjual harus mengerti keinginan
apa saja dari pembeli baik yang dapat dilihat maupun tidak dapat dilihat secara
nyata.
 Peralihan dari persaingan harga persaingan bukan harga. Seperti persaingan dalam
bentuk merek diferensiasi produk iklan dan informasi penjualan sehingga diperlukan
informasi dalam jumlah besar untuk kegiatan tersebut baik alat-alat pemasaran dan
pasaran-pasaranya.
Dalam penangan informasi telah tersedia berbagai teknik informasi baru seperti
televisi, radio, Koran, majalah, film-film mikro, internet alat perekam dan lain-lain. Yang
mempunyai kesanggupan yang hebat dalam menangani informasi, sehingga di era
teknologi dan informasi apa saja bisa dilihat dan dinikmati oleh masyarakat luas secara
menyeluruh.

2. KOMPONEN SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Sistem informasi pemasaran mempunyai komponen yang sama dengan system
informasi secara umum, yaitu komponen-komponen input, model, output, basis data,
teknologi dan kontrol. Perbedaan komponen-komponen ini antar sistem-sistem informasi
lainnya adalah konteks letak dari system informasinya. Misalnya untuk system informasi
pemasaran ini, maka komponen inputnya adalah input tentang data pemasaran dan
outputnya adalah laporan-laporan berisi informasi pemasaran.
1. Komponen input pemasaran
 Sistem informasi pemasaran mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi
pemasaran perusahaan. Subsistem intelijen pemasaran mengumpulkan informasi dari
kingkungan perusahaan yang berkaitan dengan operasi pemasaran. Subsutem
peneliti pemasaran melakukan penelitian khusus mengenai operasi pemasaran.
2. Komponen model pemasaran
Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yng sesuai dengan
kebutuhan pemakai systemnya. Model merupakan cetakan yang mengubah bentuk
input menjadi output. Model di system informasi pemasaran banyak digunakan untuk
menghasilkan laporan keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga produk,
evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi penghapusan produk lama,
penunjukan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan
media iklan yang paling efektif dan untuk persetujuan kredit.
3. Komponen basis data pemasaran
Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari database. Beberapa
data dalam database adalah unik bagi fungsi pemasaran, tapi banyak yang berbagi
dengan area fungsional lain.
4. Komponen output pemasaran
Tiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem itu sebagai
bagian dari bauran. Subsistem produk menyediakan informasi tentang produk
perusahaan. Subsistem promosi menyediakan informasi tentang kegiatan periklanan
perusahaan dan penjualan langsung. Subsistem harga membantu manajer untuk
membuat keputusan harga.

3. SUBSISTEM SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Dalam subsistem system informasi pemasaran ada beberapa subsistem, yaitu
subsistem riset pemasaran, subsistem produk, subsistem tempat, subsistem promosi,
dan subsistem harga.
1.   Subsistem riset pemasaran
Subsistem riset pemasaran merupakan system yang berhubungan dengan
pengumpulan, pencatatan dan analisis data pelanggan dan calon pelanggan.
2.   Subsistem intelijen pemasaran
Tiap area fungsional bertangung jawab untuk menghubungkan perusahaan
dengan elemen-elemen tertentu di lingkungan pemasaran yang memiliki tanggung
jawab utama pada pelanggan dan pesaing. Seperti area fungsional lainnya,
pemasaran juga memiliki tanggung jawab pada pemerintah dan komunitas global.
Intelijen pemasaran merupakan pengamat dan penyelidik tentang situasi dan kondisi
 pasar sasaran. Dengan perkataan lain, intelijen pemasaran berusaha mencari dan
meraih data dan informasi yang dibutuhkan dan diinginkan oleh manajer pemasaran.
Cara melakukan pengamatan dan penyelidikan, manajer perusahaan dapat
menempuh 4 (empat) cara, yaitu:
 Pengamatan tanpa arah (undirect viewing)
 Pengamatan bersyarat (conditioned viewing)
 Penyelidikan tidak formal (informal search)
 Penyelidikan formal (formal search)
Usaha melakukan intelijen pemasaran ini ada beberapa cara, yaitu:
 Manajer pemasaran melakukan sendiri dengan membaca referensi, dengan
interview atau wawancara langsung dengan pelanggan, perantara, atau siapa
pun yang terkait.
  Melatih dan memotivasi tenaga penjual sebagai mata-mata untuk
mengumpulkan data dan informasi yang di perlukan.
 Membeli informasi dari luar.
 Bekerja sama dengan perantara agar menyampaikan informasi yang
diperlukan.
 Membentuk pusat informasi pemasaran untuk menghimpun dan mengedarkan
informasi pemasarannya.
3.   Subsistem produk
Subsistem produk berguna untuk membuat rencana produk baru, terutama
mengenai siklus hidup produk dan model evaluasi produk baru.
 Siklus hidup produk
Tugas manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi dan taktik
untuk tiap unsur dalam bauran pemasaran dan kemudian mengintegrasikan
menjadi suatu rencana pemasaran yang menyeluruh. Suatu kerangka kerja yang
disebut siklus hidup produk mengarahkan manajer dalam membuat keputusan-
keputusan ini seperti arti namanya siklus hidup produk.
 Model evaluasi produk baru
Keputusan untuk mengembangkan produk baru harus dipertimbangkan
secara matang dan dengan dasar keuangan yang baik dan dibuat oleh
ekseskutif. Perusahaan yang memperkenalkan banyak produk baru
mengembangkan suatu prosedur formal yang mempertimbangkan faktor-faktor
seperti potensi tingkat keuntungan dan efisiensi penggunaan sumber daya.
4.   Subsistem tempat
 Pengambilan keputusan terhadap penentuan tempat yang sesuai dengan
pelemparan produk yang dihasilkan sangat menentukan tingkat penjualan produk.
Untuk itu, posisi subsistem ini sangat vital dalam keberadaan nya.
5.   Subsistem promosi
Subsistem promosi berfungsi untuk melakukan analisis terhadap promosi yang
dilakukan untuk meningkatkan penjualan.Satu area promosi tempat computer dapat
diterapkan adalah komunikasi wiraniaga. Jika perusahaan ingin memperlengkapi
tenaga penjualnya dengan cara komunikasi yang fleksibel, hal ini dapat dicapai
dengan computer mikro portable. Para wiraniaga membawa computer portable saat
mereka menjelajahi wilayahnya dan menggunakan nya untuk:
 Bertanya pada database untuk menjawab pertanyaan yang diajukan konsumen
tentang produk yang ingin dibeli tentang ketersediaan, harga, biaya pengiriman
 Memasukkan data pesanan penjualan ke dalam system pemasukan pesanan.
 Menyerahkan laporan panggilan yang mengikhtisarkan tiap panggilan penjualan,
menspesifikasikan siapa yang dihubungi, apa yang dibahas, apa tujuan
penjualan selanjutnya dan sebagainya. Dengan mudah laporan panggilan dapat
dirancang sehingga memuat ruang untuk mencatat intelijen persaingan.
Kenyataannya laporan dapat dirancang sehingga berbagai jenis intelijen dapat
dikumpulkan dari satu bulan ke bulan selanjutnya, bervariasi dengan kegiatan
kompetitif.
6.   Subsistem harga
Subsistem harga berfungsi untuk membantu menetapkan harga terhadap
produk yang di hasilkan.
 Penentuan harga berdasarkan biaya
Beberapa perusahaan menggunakan penentuan harga berdasarkan
biaya dengan menentukan biaya-biaya mereka dan menambahkan mark up
yang di inginkan. Jika perusahaan memiliki system informasi akuntansi (SIA)
yang baik, tersedia data biaya yang akurat membuat tugas subsistem harga
menjadi mudah untuk mendukung penentuan harga berdasarkan biaya.
 Penentuan harga berdasarkan permintaan
Kebijakan harga yang kurang berhati-hati adalah penentuan harga
berdasarkan permintaan yang menetapkan harga sesuai dengan nilai yang
ditempatkan oleh konsumen terhadap produk. Kunci pendekatan ini adalah
memperkirakan permintaan dengan tepat. Ini memerlukan pemahaman yang
baik tentang konsumen serta pasar, termasuk keadaan ekonomi dan
persaingan.
4. PROSES PESANAN PENJUALAN

OVERVIEW FITTER SNACKER

Fitter Snacker memproduksi dan menjual dua jenis snack bar yang bernutrisi yaitu
NRG-A yang bermanfaat untuk “Advance energy” dan NRG-B yang bermanfaat untuk
meningkatkan “body-building proteins”. Setiap snack bar mengandung bahan dari
campuran kering (gandum, bubuk protein, dan rempahrempah), campuran basah (madu
dan minyak kanola) dan vitamin dan mineral. Tenaga penjualan fitter dibentuk kedalam
dua kelompok yaitu bagian divisi grosir (wholesale division) yang menjual ke perantara
yang mendistribusikan snack bar ke toko-toko kecil, operator mesin penjual otomatis
serta toko makanan sehat . Divisi ini membebani pelanggan dengan harga tetap yang
lebih rendah kerana pesanan biasanya besar. Sedangkan, Divisi penjualan langsung
(Direct sales division) yaitu yang menjual secara langsung ke toko bahan makanan
besar, toko barang olahraga lainnya . Divisi penjualan langsung menawarkan diskon
kepada pelanggan untuk mendorong pesanan penjualan yang lebih besar dan lebih
efisien untuk diproses. Kedua divisi beroperasi secara terpisah dari satu sama lain,
sehingga memecah area fungsional Pemasaran dan Penjualan menjadi dua bagian.
Setiap divisi memiliki struktur organisasi yang berinteraksi dengan area fungsional Fitter
lainnya, seperti Akuntansi dan Keuangan, dan Manajemen Rantai Pasokan.

Masalah dengan proses penjualan fitter snacker

proses penjualan fitter snacker memiliki beberapa masalah seperti penetapan
harga yang salah, panggilan berlebihan kepada pelanggan untuk mendapatkan informasi,
keterlambatan pemrosesan pesanan, tanggal pengiriman yang terlewat dan sebagainya.
Masalah ini terjadi karena Fitter memilki tiga sistem informasi yang terpisah yaitu sistem
pesanan penjualan, sistem gudang, dan sistem akuntansi. Informasi dari masing-masing
sistem dibagikan secara elektronik maupun manual. Tingginya jumlah transaksi secara
manual menciptakan peluang untuk kesalahan entri data. Dan tidak semua informasi
yang tersimpan dalam masing-masing sistem tersedia secara real-time sehingga
menghasilkan harga yang salah dan informasi kredit yang salah. Fitter mempekerjakan
empat tenaga penjualan yang bekerja di lapangan yaitu :
1. Penentuan dan Pesanan Penjualan
Melakukan penentuan harga dan pesanan penjualan untuk pelanggan baru
dimulai dengan panggilan penjualan (telepon/secara langsung). Pada akhir
penjualan, tenaga penjualan menyiapkan ketentuan yang ditulis pada formulir yang
memiliki dua salinan. Salinan asli diberikan kepada pelanggan dan salinan lain
dikirim melalui faks dan kemudian dikirim ke kantor penjualan dan tenaga penjualan
menyimpan salinan terkahir untuk sebagai catatan.
 Ketika pelanggan melakukan pesanan, mereka akan menanyakan tanggal
pengiriman. Untuk mendapatkan informasi itu, Pegawai bagian penjualan harus
menghubungi supervisor gudang. Namun karena supervisor gudang sering sangat
sibuk untuk mendapatkan update jumlah persediaan sehingga dia hanya akan
mengistimasikan tangggal pengiriman.

2. Pengisian Pesanan
Proses Fitter dalam melakukan pengisian pesanan yaitu dengan menyiapakan
daftar packing dan lebel pengiriman dicetak dua kali sehari. Kemudaian dibawa ke
gudang untuk dibagi secara manual menjadi pesanan kecil dan besar.
3. Akuntansi dan Faktur
Ketika faktur pelanggan bermaslah seperti data dari sistem pesanan masuk
hanya dimuat ke dalam sistem akuntansi pada akhir, sehingga departemen akuntansi
tidak memiliki informasi tentang pesanan penjualan baru hari berikutnya.
4. Pembayaran dan Pengembalian
Proses Fitter untuk memproses pembayaran seringkali menghasilkan hasil
yang mengecewakan bagi pelanggan. Meskipun fitter menyedikana dua salinan
faktur kepada pelanggan, tetapi banyak pelanggan tidak mengembalikann salinan
faktur dengan pembayaran mereka. Sedangkan proses pengembalian fitter tidak
cukup baik karena snack bar tidak mengandung bahan pengawet sehingga hanya
bisa disimpan dalam waktu relatif singkat yang akan sulit untuk dilakukan
pengembalian .

PENJUALAN DAN DISTRIBUSI ERP

Sistem ERP menggunakan database umum yang dapat meminimalkan kesalahan
entri data dan memberikan informasi yang akurat secara real-time kepada semua
pengguna. Sistem ERP juga dapat melacak semua data transaksi (seperti faktur, daftar
persiapan, nomor RMA, dan pembayaran) yang terlibat dalam proses pesanan penjualan.
Modul penjualan dan Distribusi SAP ERP memperlakukan proses pesanan penjualan
sebagai siklus kegiatan. SAP ERP mendefinisikan enam kegiatan untuk setiap penjualan
yaitu:

1. Presales Activities
Pada tahap ini, pelanggan bisa mendapatkan informasi harga tentang produk-
produk perusahaan, baik melalui penyelidikan atau penawaran penjualan. Kegiatan
prapenjualan juga mencakup kegiatan pemasaran seperti pelacakan kontak
pelanggan termasuk panggilan penjualan, kunjungan dan pengiriman surat.
2. Sales Order Processing
 Langkah-langkah pemrosesan pesanan penjualan yaitu mencatat barang yang
akan dibeli, menentukan harga jual, dan mencatat jumlah pesanan. Selama proses
pemesanan penjualan, sistem SAP ERP memeriksa tabel piutang dalam database
SAP ERP untuk mengkonfirmasi kredit yang tersedia bagi pelanggan.
3. Inventory Sourcing
Sistem SAP ERP memeriksa catatan persediaan perusahaan dan catatan
perencanaan produksi untuk melihat apakah bahan yang diminta tersedia dan dapat
dikirimkan pada tanggal yang diinginkan pelanggan.
4. Delivery
Dalam sistem SAP ERP, melakukan pengiriman berarti melepaskan dokumen
yang digunakan gudang untuk memilih, mengemas, dan mengirimkan pesanan.
5. Billing
Sistem SAP ERP membuat faktur dengan menyalin data pesanan penjualan ke
dalam dokumen faktur. Bagian akuntansi dapat mencetak dokumen ini dan
mengirimkannya, mengirim faks, atau mengirimkannya secara elektronik kepda
pelanggan.
6. Payment
Jika pembayaran dilakukan secara elektronik, pembayaran dapat diproses
secara otomatis oleh sistem SAP ERP yang mencatat pembayaran sebagai dokumen
pesanan penjualan elektronik, mendebit rekening kas, dan mengkredit (mengurangi)
saldo rekening pelanggan.

STANDAR PESANAN DALAM SAP ERP

1. Taking an Order in SAP ERP

Dalam sistem SAP ERP, serangkaian informasi tentang setiap pelanggan
disimpan dalam beberapa tabel. Data ini disebut sebagai customer master
data(data master pelanggan). Data master adalah data yang tetap satbil, seperti
nama dan alamat pelanggan. Data master disimpan dalam database pusat, dan
tersedia untuk semua modul SAP ERP, termasuk Sales and Distribution (SD),
Financial (FI), dan Controlling (CO). Informasi tentang bahan adalah dalam tabel
secara kolektif diebut material master data yang digunakan oleh modul
manajemen. Sistem SAP ERP memungkinkan perusahaan untuk mendefenisikan
berbagai cara untuk mengelompokkan pelanggan dan tenaga penjualannya.
Pengelompokan ini disebut organizational structures.
2. Discount Pricing in SAP ERP
Ketika perusahaan mengisntal sistem ERP, ia dapat mengkonfigurasinya
untuk sejumlah strategi penetapan harga. Misalnya, berbagai jenis diskon dapat
 diizinkan (berdasarkan nomor item atau untuk semua item, berdasrakan harga
unit atau nilai total pesanan). Untuk mengakomodasi berbagai cara perusahaan
menawarkan hrga dsikon, SAP telah mengembangkan mekanisme control yang
disebut condition technique.
3. Integration of Sales and Accounting
Dalam sistem lama Fitter, catatan penjualan tidak diintegrasikan dengan
catatan akuntansi perusahaan, sehingga Akuntansi sering tidak memiliki informasi
terbaru. Sebaliknya, sistem ERP mengintegrasikan Akuntansi dengan semua
proses bisnis, sehingga ketika pesanan penjualan dicatat, data akuntansi yang
terkait dengan penjualan diperbarui secara otomatis.

MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN (CRM)

Perangkat lunak Customer relationship management (CRM) dapat membantu

perusahaan untuk menyederhanakan interkasi mereka dengan pelanggan untuk
memastikan pesanan yang konsisten. Prinsip dasar dibalik CRM adalah bahwa setiap
karyawan yang berhubungan dengan pelanggan harus memiliki akses ke semua
informasi tentang interaksi masa lalu perusahaan dengan pelanggan. Dalamm organisasi
penjualan tradisional, informasi mungkin hanya tersedia untuk satu individu, yang
mungkin tidak membagikannya dengan organisasi, jika individu itu meninggalkan
perusahaan maka informasinya hilang. Kegiatan CRM :

 One to one marketing, Setelah pelanggan dikategorikan, misalnya produk yang

mereka beli dan volume dimana mereka membeli produk itu, perusahaan dapat
menyesuaiakan produk, promosi dan harga sesuai dengan itu.
 Sales force automation (SFA), Fitur SFA dari perangkat lunak CRM dapat secara
otomatis merutekan pelanggan tertentu yang menghubungi perusahaan ke
perwaklan penjualan tertentu. SFA juga dapat digunakan untuk memperkirakan
kebutuhan pelanggan.
 Sales Campaign management, fitur ini memungkinkan perusahaan mengatur
kampanye pemasaran dan menyusun hasilnya secara otomatis.
 Marketing encyclopedias, fitur ini berfungsi sebagai database lteratur promosi
tentang produk.
 Call center automation, fitur yang membantu memberikan informasi tentang
produk.
 Manfaat CRM

 Biaya lebih rendah — CRM dapat menyebabkan efisiensi operasional, seperti

waktu respons yang lebih baik dalam operasi pusat panggilan dan penggunaan
waktu tenaga penjualan yang lebih baik, yang menurunkan biaya.
 Pendapatan yang lebih tinggi — Segmentasi pelanggan mengarah pada peluang
penjualan yang lebih baik dan peningkatan pendapatan.
 Peningkatan strategi dan pengukuran kinerja

REFERENSI

Sistem Informasi Manajemen (Perspektif Organisasi) oleh: Drs. Danang Sunyoto, S.H., S.E., M.M.,
diterbitkan oleh: CAPS (Center of Academic Publishing Service) 2014
  http://suhartini52e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2015/01/16/implementasi-dari-penerapan-

sistem-informasi-manajemen-di-perusahaan-pt-indofood-sukses-makmur-tbk/