LAPORAN INDIVIDU

PRAKTIK KERJA LAPANGAN II

EVALUASI SISTEM PENYIMPANAN PADA ISTALASI

REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT WAVA
HUSADA KEPANJEN

OLEH:
ERVINA DAMAYANTI
NIM. 31210005

PROGRAM STUDI DIV MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN PANTI WALUYA
MALANG

i
 2023
LEMBAR PENGESAHAN
PRODI D-IV MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN PANTI WALUYA MALANG

Laporan Kasus Praktik Kerja Lapangan II

EVALUASI SISTEM PENYIMPANAN PADA ISTALASI

REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT WAVA
HUSADA KEPANJEN

Telah Disetujui pada Tanggal 3 februari 2023

Telah Dinyatakan Memenuhi Syarat sebagai Dokumen Laporan Kasus PKL II

Tim Penguji:

Dosen Pembimbing Pembimbing Klinik

Rea Ariyanti, S Tr.Keb.,M.K.M Farma Duana, Amd. Per,Kes

NIDN. 073129302

Mengetahui :

Ka.Prodi D-IV MIK Ketua STIKes Panti Waluya

Wisoedhanie Widi A, S.KM., M.Kes Wibowo, S.Kep.,Ns.,M.Biomed.

NIDN. 0706117803 NIDN. 0707106702

ii

alang
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang maha Esa, yang telah
memberikan Rahmat serta Hidayahnya sehingga Laporan Kasus Praktik Kerja
Lapangan II yang berjudul: “Evaluasi Sistem Penyimpanan Pada Istalasi Rekam
Medis di Rumah Sakit Wava Husada Kepanjen” ini akhirnya dapat diselesaikan
dengan baik. Pada kesempatan ini juga penulis ingin mengucapkan banyak terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1. Dr. Dwi Bambang Ari Wibowo Selaku Direktur Rumah Sakit Yang Telah
Memberikan Kesempatan untuk melakukan PKL di Unit Rekam Medis Ru
mah Sakit Wava Husada Kepanjen
2. Bapak Wibowo, S.Kep., Ns., M.Biomed Selaku Ketua Stikes Panti Waluy
a Malang yang telah memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk
melakukan Praktik Kerja Lapangan
3. Bapak Rizal Andriyono Msc. Apt Kepala Bidang Penunjang Layanan Ru
mah Sakit Wava Husada Malang.
4. Ibu Wisoedhanie Widi A, S.KM., M.Kes selaku KA Prodi D-IV MIK
STIKes Panti Waluya Malang.
5. Bapak Farma Duana, Amd. Per,Kes Pembimbing klinik dari Unit Rekam
Medis Rumah Sakit Wava Husada Kepanjen
6. Ibu Rea Ariyanti, S Tr.Keb.,M.K.M dan Bapak Bhre Diansyah D.K,S.Tr.
Kes.,M.K.M selaku pembimbing Praktik kerja Lapangan dari Prodi D-IV
MIK
7. Serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu disini yang
begitu banyak memberikan bantuan.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih terdapat banyak kesalahan se

rta jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat me
mbangun sangat dibutuhkan guna perbaikan di kemudian hari.

Malang, 3 Februari 2023

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN...................................................................................1
KATA PENGANTAR............................................................................................2
DAFTAR ISI...........................................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................5
1.1. Latar Belakang.........................................................................................5
1.2. Rumusan Masalah....................................................................................6
1.3. Tujuan......................................................................................................7
1.3.1. Tujuan Umum................................................................................7
1.3.2. Tujuan Khusus...............................................................................7
1.4. Manfaat....................................................................................................7
1.4.1. Bagi lahan praktik..........................................................................7
1.4.2. Bagi institusi pendidikan...............................................................7
1.4.3. Bagi mahasiswa.............................................................................8
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA.............................................................................8
2.1 Rumah Sakit.............................................................................................8
2.1.1. Pengertian Rumah Sakit................................................................8
2.1.2. Klasifikasi Rumah Sakit................................................................8
2.1.3. Fungsi Rumah Sakit......................................................................9
2.1.4. Tugas Rumah Sakit......................................................................10
2.2. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis...................................................10
2.2.1. Pengertian Rekam Medis.............................................................10
2.2.2. Kegunaan Rekam Medis..............................................................11
2.3. Manajemen Pelayanan Filing.................................................................12
2.3.1. Pengertian Filing.........................................................................12
2.3.2. Tugas Pokok Bagian Filing.........................................................12
2.4. Sistem Dan Sub Sistem Rekam Medis...................................................13
2.4.1. Sistem Penomoran.......................................................................13
2.4.2. Sistem Penyimpanan Rekam Medis............................................15
2.4.3. Sistem Penjajaran Rekam Medis.................................................16
BAB 3 HASIL KEGATAN..................................................................................18
3.1. Gambaran Umum Rumah Sakit Wava Husada......................................19

iv
 3.2. Gambaran Unit Rekam Medis................................................................19
3.3. Gambaran Masalah sistem penomoran Rekam Medis...........................20
BAB 4 PEMBAHASAN.......................................................................................22
BAB 5 PENUTUP.................................................................................................24
5.1. Kesimpulan................................................................................................24
5.2. Saran .............................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................26
LAMPIRAN..........................................................................................................27

v
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Menurut UU RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit,
menyebutkan rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.
Rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat
dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu
pengetahuan kesehatan,kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi
masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih
bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan
yang setinggi-tingginya (Wiguna & Safitri, 2019).
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 55 Tahun 2013
Bab I pasal 1 tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis,
menyebutkan bahwa rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan.
Manajemen Pelayanan Rekam Medis adalah kegiatan menjaga, memelihara
dan melayani rekam medis baik secara manual maupun elektronik sampai
menyajikan informasi kesehatan di rumah sakit, praktek dokter klinik,
asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan kesehatandan lainnya yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman (Permenkes
R.I., 2013).
Penyimpanan rekam medis merupakan tempat dimana terdapat
berkas-berkas yang berisikan catatan yang didalamnya terdapat identitas
pasien, pencatatan diagnosa, pengobatan pasien dan tindakan yang dilakukan
oleh pelayanan kesehatan yang bersifat rahasia. Agar formulir rekam medis t
etap aman dan terhindar dari debu dan cairan, maka setiap lembar kertas har
us dimasukkan ke dalam map atau folder. Dengan demikian maka diperluka

1
 n luas ruangan yang memadai dan lokasi penyimpanan rekam medis yang str
ategis (Listania Aisyah Putri, 2021).
Sistem penyimpanan berdasarkan lokasi terdiri dari 2 (dua) cara yait
u sentralisasi dan desentralisasi. Penyimpanan desentralisasi adalah 4 terjadi
pemisahan antara rekam medis rawat inap dan rawat jalan. Rekam medis disi
mpan di suatu tempat penyimpanan yang berbeda. Sedangkan sentralisasi ya
itu penggabungan penyimpanan antara rekam medis rawat jalan dan rawat in
ap. Penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu sekuens yan
g khusus agar rujukan dan pengambilan kembali (retrieve) menjadi mudah d
an cepat. Terdapat 3 (tiga) cara dalam sistem penjajaran rekam medis yaitu s
istem alphabetical, alphanumerical, dan numerical. Sedangkan berdasarkan c
ara penjajarannya dibagi menjadi 3 (tiga) yaitu; Straight Numerical filing (S
NF) atau sistem nomor langsung, Midle Digit Filing (MDF) atau sistem ang
ka tengah, Terminal Digit Filing (TDF) atau sistem angka akhir (Ritonga
dan Sari, 2019).
Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama praktik di Rumah
Sakit Wava Husada Kepanjen, masih ditemukan permasalahan terkait sistem
penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Wava Husada Kepanjen
yang berada di rak rekam medis min yaitu penyimpanan berkas yang tidak
sesuai dengan urutan nomor rekam medis dan banyak dokumen rekam
medis yang tertumpuk, sehingga memberikan dampak terhadap pengambilan
berkas rekam medis menjadi sulit. Berdasarkan latar belakang tersebutlah,
maka penulis tertarik mengambil judul laporan kasus yaitu“Evaluasi Sistem
Penyimpanan Pada Istalasi Rekam Medis Di Rumah Sakit Wava Husada
Kepanjen”.

1.2. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimanaka
h evaluasi sistem penyimpanan berkas rekam medis pada instalansia rekam
medis di RS Wava Husada Kepanjen?”.

2
1.3. Tujuan
1.3.1. Tujuan Umum
Mengevaluasi sistem penyimpanan dokumen rekam medis min di Ru
mah Sakit Wava Kepanjen.
1.3.2. Tujuan Khusus
Tujuan Penulisan berdasarkan rumusan masalah di atas, maka penelit
ian ini memiliki tujuan penulisan yaitu:
1. Untuk mengetahui masalah yang dihadapi pada sistem penyimpanan
rekam medis di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Wava Husada
Kepanjen.
2. Untuk mengetahui penyebab dari masalah yang dihadapi pada sistem pe
nyimpanan rekam medis di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Wava H
usada Kepanjen.
3. Untuk memberikan solusi pemecahan masalah pada pelaksanaan sistem
penyimpanan rekam medis di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Wava
Husada Kepanjen.

1.4. Manfaat
1.4.1. Bagi Lahan Praktik
Memberikan masukan dan informasi kepada pihak rumah sakit khu
susnya petugas Instalasi Rekam Medis untuk meningkatkan mutu pelayana
n terutama pada sistem penyimpanan rekam medis.
1.4.2. Bagi institusi pendidikan
Laporan berguna sebagai sumber informasi dan bahan bacaan terka
it penyelenggaraan pelayanan di unit Rekam Medis Rumah Sakit Wava
Husada Kepanjen yang berguna bagi pengembangan pengetahuan dan pem
ahaman mahasiswa khususnya tentang keilmuan penyimpanan dan manaje
men rekam medis dan informasi kesehatan.
1.4.3. Bagi mahasiswa

3
 Melalui penyusunan laporan kasus ini mahasiswa dapat meningkat
kan keterampilan dalam penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan Praktik
Kerja Lapangan serta memperluas wawasan mahasiswa yang diperoleh ten
tang rekam medis dan informasi kesehatan

4
 BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Rumah Sakit

2.1.1. Pengertian Rumah Sakit
Menurut WHO (World Health Organization), rumah sakit adalah b
agian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi me
nyediakan pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (k
uratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah sa
kit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelit
ian medik. Berdasarkan undang-undang No. 44 Tahun 2009 tentang rumah
sakit, yang dimaksudkan dengan rumah sakit adalah institusi pelayanan ke
sehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara p
aripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat (Rattu, 2017).
2.1.2. Klasifikasi Rumah Sakit
A. Rumah Sakit tipe A
Merupakan rumah sakit tipe teratas yang merupakan rumah sakit pusa
t dan memiliki kemampuan pelayanan medik yang lengkap. Rumah sa
kit umum tipe A sekurang-kurangnya terdapat 4 pelayanan medik spe
sialis dasar yang terdiri dari : pelayanan penyakit dalam, kesehatan an
ak , bedah dan obstetri dan ginekologi.
B. Rumah Sakit tipe B
Merupakan rumah sakit yang masih termasuk dalam pelayanan keseha
tan tingkat tersier yang lebih mengutamakan pelayanan subspesialis. J
uga menjadi rujukan lanjutan dari rumah sakit tipe C.
C. Rumah Sakit tipe C
Merupakan rumah Sakit yang rujukan lanjutan setingkat diatas dari da
ri pelayanan kesehatan primer. Pelayanan yang diberikan sudah bersif
at spesialis dan kadang juga memberikan pelayanan subspesialis.

5
 D. Rumah Sakit tipe D
Merupakan rumah sakit yang menyediakan pelayanan medis dasar, ha
nya sebatas pada pelayanan kesehatan dasar yakni umum dan kesehat
an gigi. Mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medis paling
sedikit 2 pelayanan medis dasar (Listiyono, 2015).
2.1.3. Fungsi Rumah Sakit
Rumah Sakit Umum mempunyai misi memberikan pelayanan
kesehatan yang bermutu dan terjangkau oleh masyarakat dalam rangka
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Tugas rumah sakit umum
adalah melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan
berhasil guna dengan mengutamakan penyembuhan dan pemulihan yang
dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan peningkatan dan
pencegahan serta pelaksanaan upaya rujukan. Dimana untuk
menyelenggarakan fungsinya, maka Rumah Sakit umum
menyelenggarakan kegiatan :
A. Pelayanan medis
B. Pelayanan dan asuhan keperawatan
C. Pelayanan penunjang medis dan non medis
D. Pelayanan kesehatan kemasyarakatan dan rujukan
E. Pendidikan, penelitian dan pengembangan
F. Administrasi umum dan keuangan
Sedangkan menurut undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang
rumah sakit, fungsi rumah sakit adalah:
A. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan seua
i dengan standar pelayanan rumah sakit.
B. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayana
n kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan
medis.
C. Penyelenggaaan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam
rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatn.
D. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknol
ogi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan d

6
 engan memperhatikan etika ilmu pengetahan bidang kesehatan
(Listiyono, 2015).
2.1.4. Tugas Rumah Sakit
Tugas Rumah Sakit rumusan yuridisnya dapat dilihat pada ketentuan
pasal 1 butir 1 Undang – Undang Rumah Sakit. Ketentuan ini disamping
mengandung pengertian tentang Rumah Sakit, memuat pula rumusan
tentang tugas Rumah Sakit serta ruang lingkup pelayanannya. Seperti
disebutkan pada pasal ini, bahwa: “Rumah Sakit adalah institusi pelayanan
kesehatan yang tugas pokoknya adalah menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang meyediakan pelayanan rawat
inap, rawat jalan dan gawat darurat” (Endang Wahyati, 2017).

2.2. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

2.2.1. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis merupakan dokumen penting bagi setiap instansi
rumah sakit. Menurut PERMENKES No. 749a/MENKES/ PER/ XII/ 1897
rekam medis dalah suatu berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Berdasarkan Depkes
RI tahun 1997, rekam medis merupakan keterangan yang tertulis maupun
yang terekam tentang identitas pasien, anamnese, penentuan fisik,
laboratorium, diagnosa, serta segala pelayanan, pengobatan dan tindakna
medis yang diberikan kepada pasien baik rawat inap. Rawat jalan maupun
gawat darurat.
Menurut PERMENKES No: 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008 yang
dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen
antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah
diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau
dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien
dalam rangka palayanan kesehatan. Menurut SK Dirjen Yanmed No. 78
Tahun 1991 dijelaskan bahwa rekam medis merupakan berkas yang

7
 berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan,
diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada
seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit-unit
rawat jalan termasuk unit gawat darurat dan unit rawat inap.

2.2.2. Kegunaan Rekam Medis

Gibony (1991), menyatakan kegunaan rekam medis dengan singkatan
ALFRED, yaitu:
A. Administration
Data dan informasi yang dihasilkan dalam rekam medis dapat
digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsinya guna
pengelolaan berbagai sumber daya.
B. Legal
Rekam medis dapat digunakan sebagai alat bukti hukum yang dapat
melindungi pasien, provider (dokter, perawat dan tenaga kesehatan
lainnya) serta pengelola dan pemilik sarana pelayanan kesehatan
terhadap hukum.
C. Financial
Catatan yang ada dalam dokumen rekam medis dapat digunakan
penelusuran terhadap berbagai macam penyakit yang telah dicatat
untuk memprediksikan pendapatan dan biaya sarana pelayanan
kesehatan
D. Research
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
peneliian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan
E. Education
Dokumen rekam medis dapat digunakan untuk pengembangan ilmu
F. Documentation
Dapat digunakan sebagai dokumen karena menyimpan sejarah medis
seseorang.

8
2.3. Manajemen Pelayanan Filing
2.3.1. Pengertian Filing
Filing dalam bidang rekam medis adalah suatu ruangan yang berta
nggung jawab terhadap penyimpanan, retensi dan pemusnahan dokumen r
ekam medis. Selain itu filing juga menyediakan dokumen rekam medis ya
ng telah lengkap isinya sehingga dapat memudahkan penggunaan mencari
informasi sewaktu-waktu jika diperlukan (Simanjuntak et all, 2017). Menu
rut pendapat lain, filing sebagai unit kerja di dalam rekam medis yang tela
h mendapatkan akreditasi oleh Departemen Kesehatan yang berfungsi buk
an hanya sebagai tempat penyimpanan berkas rekam medis, namun juga se
bagai pengaturan dokumen sesuai sistem penataan serta prosedur tertentu u
ntuk memudahkan proses pendistribusian rekam medis (Lestari, 2016).

2.3.2. Tugas Pokok Bagian Filing

Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yan
g mempunyai tugas pokok (Sudra, 2017) antara lain:
A. Menyimpan rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan kebija
kan penyimpanan penyimpanan rekam medis;
B. Mengambil kembali (retrieval) rekam medis untuk berbagai keperluan;
C. Menyusutkan (meretensi) rekam medis sesuai dengan ketentuan yang d
itetapkan sarana pelayanan kesehatan;
D. Memisahkan penyimpanan rekam medis in-aktif dari rekam medis akti
f;
E. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis;
F. Menyimpan rekam medis yang dilestarikan (diabadikan), dan
G. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis.

2.4. Sistem Dan Sub Sistem Rekam Medis

2.4.1. Sistem Penomoran
Sistem penomoran dalam rekam medis yaitu tata cara penulisan no
mor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari
identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Tujuan pemberian nomor reka
m medis adalah petunjuk dari pemilik dokumen rekam medis masing-masi

9
ng pasien dan identitas pasien, memudahkan dalam penyimpanan dokume
n rekam medis, dan memudahkan dalam menemukan kembali (retrieval) re
kam medis. Sistem pemberian nomor rekam medis pasien ada tiga macam
(Sudra, 2017), yaitu:
A. Serial Numbering System
Serial numbering system yaitu sistem penomoran dimana setiap
pasien yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas selalu mendap
atkan nomor rekam medis baru. Dalam metode ini Kartu Identitas Bero
bat dibutuhkan untuk menelusuri nomor rekam medis pasien dan menc
ari KIUP-nya. Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas lebi
h mudah mengerjakan, perluasan rekam medis mudah dilakukan tanpa
batas, dan transfer rekam medis inaktif mudah dilakukan karena rekam
medis berusia tua memiliki nomor rendah. Kelemahan menggunakan si
stem ini yaitu biaya lebih mahal, memerlukan ruang yang lebih banyak
dan membutuhkan waktu lama untuk mencari atau mendapatkan rekam
medis pasien lama karena satu pasien mendapatkan lebih dari satu 17 n
omor rekam medis. Sehingga informasi pelayanan klinisnya menjadi ti
dak berkesinambungan dan dapat merugikan pasien.
B. Unit Numbering System
Unit Numbering System yaitu sistem penomoran dimana pada s
aat pasien datang pertama kali untuk berobat maka pasien akan menda
patkan satu nomor rekam medis yang mana nomor tersebut akan dipak
ai selamanya untuk kunjungan kunjungan selanjutnya. Rekam medis te
rsimpan didalam satu berkas dengan nomor yang sama. Keuntungan si
stem ini adalah informasi pasien tercatat dalam suatu kesatuan berdasar
kan pelayanan yang diberikan/ terintegrasi, dan biaya tidak terlalu mah
al apabila dibandingkan dengan cara seri. Kelemahan menggunakan sis
tem ini yaitu pelayanan bisa menjadi lebih lama pada pasien kunjungan
ulang karena pasien harus menunggu untuk dicarikan rekam medisnya
agar bisa digunakan lagi pada kunjungan ulang tersebut, rekam medis
menjadi terlalu tebal pada pasien yang sering berkunjung ulang atau pa
sien dengan riwayat rawat inap lama.

10
 C. Serial Unit Numbering System
Serial Unit Numbering System yaitu sistem penomoran dengan
mtidakbungkan sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien yang berkunj
ung pada sarana pelayanan kesehatan diberikan nomor baru, tetapi reka
m medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah nomo
r yang paling baru. Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu pasien b
isa dilayani lebih cepat karena tidak perlu menunggu dicarikan rekam
medis terdahulunya dan informasi pasien tercatat dalam suatu kesatuan
berdasarkan pelayanan yang diberikan / terintegrasi. Kelemahan siste
m ini yaitu penggunaan nomor rekam medis dan rekam medis menjadi
lebih boros karena satu pasien bisa menggunakan lebih dari satu nomor
bergantung kepada jumlah kunjungannya dan petugas menjadi lebih si
buk setelah pelayanan informasi klinis.
2.4.2. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat raha
sia, maka seperti yang teah dikemukakan sebelumnya setiap folder harus d
isimpan dan dilindungi dengan baik karena bertujuan untuk mempermudah
dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan
dalam rak filing. Sistem filling memiliki dua cara penyimpanan berkas rek
am medis dalam penyelenggaraan rekam medis. Syarat dokumen rekam m
edis dapat disimpan yaitu apabila pengisisan pada lembar formulir rekam
medis telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit sehingga riwayat pasien
urut secara kronologis (Mathar, 2018). Ditinjau dari pemusatan atau penya
tuan dokumen rekam medis maka cara penyimpanannya dibagi menjadi du
a yaitu:
A. Sistem Penyimpanan Secara Sentralisasi Sistem penyimpanan RM sec
ara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan RM dengan cara menyatuk
an formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu k
esatuan (folder) baik pasien tersebut pasien rawat inap maupun rawat j
alan. Dengan sistem ini, terjadinya duplikasi RM dapat dihindari dan b
iaya yang diperlukan lebih sedikit. Data-data pasien juga dapat berkesi

11
 nambungan karena menyatu dalam satu folder, sehingga riwayat penya
kitnya dapat terbaca secara keseluruhan.
B. Sistem Penyimpanan Secara Sentralisasi Sistem penyimpanan RM sec
ara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan RM dengan cara menyatuk
an formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu k
esatuan (folder) baik pasien tersebut pasien rawat inap maupun rawat j
alan. Dengan sistem ini, terjadinya duplikasi RM dapat dihindari dan b
iaya yang diperlukan lebih sedikit. Data-data pasien juga dapat berkesi
nambungan karena menyatu dalam satu folder, sehingga riwayat penya
kitnya dapat terbaca secara keseluruhan.
C. Sistem Penyimpanan Secara Desentralisasi Sistem penyimpanan rekam
medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan car
a memisahkan milik seorang pasien antara RM rawat jalan, rawat inap,
dan rawat darurat pada folder tersendiri dan atau tempat tersendiri. Sist
em penyimpanan ini dapat mengurangi beban kerja petugas dan menja
dikan pelayanan lebih efisien, sehingga pasien mendapat pelayanan ya
ng lebih cepat.

2.4.3. Sistem Penjajaran Rekam Medis

Sistem penjajaran wilayah merupakan penjajaran rekam medis ber
dasarkan nomor rekam medis pasien. Ada tiga cara penjajaran numeric do
kumen rekam medis, antara lain:
A. Straight Numerical Filing (SNF)
Suatu sistem penyimpanan rekam medis dengan mensejajarkan rekam
medis bedasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak pe
nyimpanan. Kelebihan Straight Numerical Filing yaitu: 1) Mudah men
cari dokumen rekam medis dalam jumlah banyak dengan berurutan; 2)
Mudah melatih petugas petugas yang harus melaksanakan pekerjaan pe
nyimpanan tersebut; dan 3) menghemat waktu dan tenaga. Kekurangan
Straight Numerical Filing yaitu: 1) Mudah terjadi kekeliruan penyimpa
nan maka dari itu petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor r
ekam medis; 2) Petugas akan saling berdesakan karena petugas terkons
entrasi di rak penyimpanan nomor besar yaitu rekam medis dengan no

12
 mor terbaru; dan 3) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar di
karenakan tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk be
rtanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.
B. Middle Digit Filing (MDF)
Suatu sistem penyimpanan rekam medis dengan mensejajarkan rekam
medis bedasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompo
k tengah. Kelebihan Middle Digit Filing yaitu: 1) Memudahkan dalam
pengambilan 100 rekam medis yang nomornya berurutan; 2) Penyebar
an nomor-nomor lebih merata dalam rak penyimpanan, jika dibanding
kan dengan sistem nomor langsung tetapi masih tidak menyamai siste
m angka akhir; dan 3) Petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertug
as pada section penyimpanan tertentu dengan demikian kekeliruan pen
yimpanan dapat dicegah. Sedangkan kekurangan Middle Digit Filing y
aitu: 1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama, dan 2) Te
rjadi rak-rak kosong pada beberapa section, apabila rekam medis dialih
kan ke tempat penyimpanan tidak aktif.
C. Terminal Digit Filing (TDF)
Sistem penyimpanan rekam medis dengan mensejajarkan rekam medis
bedasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok akhi
r. Kelebihan Terminal Digit Filing yaitu: 1) Penambahan jumlah rekam
medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (section) didalam
rak penyimpanan; 2) Petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesa
kan disatu tempat atau section; 3) Jumlah rekam medis untuk setiap se
ction terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong; 4) Me
mudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak); dan 5) Ja
rang terjadi kekeliruan membaca angka atau kekeliruan menyimpan.
Kekurangan Terminal Digit Filing yaitu: 1) Latihan dan bimbingan ba
gi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih l
ama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung; dan
2) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak
penyimpanan terlebih dahulu

13
14
 BAB 3
HASIL KEGATAN

3.1. Gambaran Umum Rumah Sakit Wava Husada

Rumah Sakit Wava Husada adalah sebuah rumah sakit umum deng
an pelayanan kesehatan mulai dari bersifat umum sampai dengan spresialsi
tik dan dilengkapi dengan pelayanan penujang medis 24 jam yang terletak
di Jl. Panglima Sudirman No. 99A Kepanjen – Malang 65163, Jawa Timur
Indonesia. Telp. 0341-393000 Fax. 0341-398398/ 398924 dengan alamat
email info@wavahusada.com dan website https://wavahusada.com/. Ruma
h Sakit Wava Husada juga dikenal sebagai rumah sakit tipe B yang di pim
pin oleh Dr. Dwi Bambang Ari Wibowo selaku Direktur Rumah Sakit Wa
va Husada. Pada tahun 2018, Rumah Sakit Wava Husada sudah terakredita
si paripurna oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS). Visi Rumah Sa
kit adalah menjadi rumah sakit unggulan bertaraf Internasional dalam pela
yanan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Misi Rumah Sakit adalah
untuk menjangkau dan melayani pelanggan secara profesional, dengan niat
berkhidmah atas dasar keimanan dan moral, menyediakan Sumber Daya M
anusia yang Berkompeten dengan Mengutamakan Mutu & Keselamatan P
asien, berinovasi untuk menciptakan produk unggulan yang kompetitif, me
nyediakan prasarana dan sarana yang berkualitas dengan dukungan teknol
ogi dan digitalisasi. Sedangkan Motto Rumah Sakit adalah “Peduli Pelaya
nan Kesehatan Berkualitas”.

3.2. Gambaran Unit Rekam Medis

Penyelenggaraan pelayanan rekam medis merupakan proses
kegiatan yang dimulai saat pasien diterima di rumah sakit, sampai dengan
pencatatan data medis selama pasien mendapatkan pelayanan medis.
Kegiatan dilanjutkan dengan penanganan rekam medis yang meliputi
kegiatan pengolahan rekam medis, yaitu Assembling (perakitan), Coding
(pengkodean), Indexing (tabulasi data), Reporting (pelaporan) dan
Koresponedensi (surat-menyurat tentang rekam medis). Sistem

15
 pengawasan terhadap keamanan dan kerahasiaan rekam medis juga
menjadi satu hal yang tidak boleh diabaikan. Melalui kegiatan
penyimpanan rekam medis dengan pengelolaan yang baik, yang terdiri
dari Penyimpanan, Distribusi, Retrieval, Retensi dan Pemusnahan, rekam
medis dapat terlindung dari kehilanagan, kerusakan dan penyalahgunaan
oleh pihak yang tidak berhak.Pengelolaan sistem manajemen yang baik
terhadap rekam medis dapat mendukung upaya rumah sakit dalam
meningkatkan mutu yang berorientasi kepada keselamatan pasien. Untuk
melaksanakan upaya tersebut, dan karena begitu luasnya cakupan
pengelolaan rekam medis, diperlukan suatu pedoman pelayanan sebagai
dasar dalam melaksanakan kegiatan, yang terangkum Buku Pedoman
Pelayanan Rekam Medis (BPPRM).

3.3. Gambaran Masalah sistem penomoran Rekam Medis

Sistem penyimpanan rekam medis di RS Wava Husada diketahui
menggunakan TDF (terminal digit filling) yaitu sistem yang rekam medis
dengan mensejajarkan rekam medis bedasarkan urutan nomor rekam medi
s pada dua angka kelompok akhir. Tujuan mengurutkan rekam medis
kepada setiap berkas adalah mempermudah pencarian kembali dokumen
rekam medis yang telah terisi berbagai informasi tentang pasien kemudian
datang kembali berobat pelayanan kesehatan yang sama yaitu dengan
mencari nomor rekam medis yang telah diberikan kepada pasien.
Terkait penyimpanan berkas rekam medis, Rumah Sakit Wava
Husada telah memiliki kebijakan tentang penyimpanan rekam medis yang
diatur secara lengkap, sehingga petugas dalam pelaksanaaan penyimpanan
rekam medis memiliki pedoman yang sesuai dengan kebijakan yang telah
ditetapkan yaitu penyimpanan rekam medis menggunakan sistem
sentralisasi dan penjajarannya secara terminal digit filling.
Berdasarkan observasi yang dilakukan di Rumah Sakit Wava
Husada dalam kegiatan penyimpanan berkas rekam medis masih
ditemukannya penyimpanan rekam medis secara tidak urut yang dimana
berkas ada dalam rak penyimpanan Rekam Medis Min yang berada di unit

16
pusat rekam medis. Selain itu, ditemukan juga adanya rak penyimpanan ya
ng kurang lebar dan tidak sebanding dengan jumlah dan ketebalan dari dok
umen rekam medis menyebabkan penjajaran dokumen kurang rapi dan ada
beberapa dokumen rekam medis yang mencuat keluar dari rak penyimpana
n. Dampak yang ditimbulkan dari kejadian nomor rekam medis tidak urut
yaitu kesulitan dalam mengambil berkas sehingga terjadi keterlambatan pe
ngambilan dan pendistribusian berkas rekam medis seingga hal tersebut m
embuat proses pelayannya menjadi lama.
Berdasarkan hasil analisa penyebab terjadinya nomor rekam medis
tidak urut di Rekam Medis Min disebabkan karena faktor sumber daya
manusia dan material. Jika dilihat berdasarkan sumber daya pokok
manajemen yaitu sumber daya manusia, maka disebabkan karena petugas
tidak mengurutkan dokumen Rekam Medis Min. Jika dilihat berdasarkan
dari faktor material (bahan) maka disebabkan karena tidak digunakannya
rak rekam medis yang sesuai urutan sebenarnya. Padahal, dengan adanya
pengurutan berkas rekam medis min maka dapat lebih memudahkan
petugas dalam pencarian berkas rekam medis sehingga dapat
meminimalisir terjadinya kesulitan mencari berkas rekam medis.

17
 BAB 4
PEMBAHASAN

Ruangan kerja yang baik selain meningkatkan produktifitas kerja juga

dapat memberikan rasa nyaman baik secara fisik maupun psikologis (Dinia dan
Nudji, 2017). Kebersihan ruang penyimpanan rekam medis perlu dijaga sehingga
menjaga kerapihan berkas rekam medis untuk menghindari terjadinya kerusakan
maupun kehilangan berkas serta memberikan kenyamanan kerja bagi petugas
filling. Dokumen rekam medis juga sudah menggunakan buku ekspedisi, hal ini
dilakukan agar petugas penyimpanan dapat mengetahui siapa yang meminjam
serta dimana keberadaan rekam medis itu sendiri dan untuk keperluan apa rekam
medis tersebut dipinjam.
Berdasarkan observasi yang dilakukan di Rumah Sakit Wava Husada,
dalam kegiatan penyimpanan berkas rekam medis masih ditemukannya
penyimpanan rekam medis secara tidak urut yang dimana berkas ada dalam rak
penyimpanan Rekam Medis Min yang berada di unit pusat rekam medis. Hasil
temuan menunjukkan adanya permasalahan terkait sistem penyimpanan ini
menyebabkan petugas mengalami kesulitan dalam mencari berkas rekam medis
dikarenakan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari dokumen. Selain itu,
ditemukan juga adanya rak penyimpanan yang kurang lebar dan tidak sebanding
dengan jumlah dan ketebalan dari dokumen rekam medis menyebabkan penjajaran
dokumen kurang rapi dan ada beberapa dokumen rekam medis yang mencuat
keluar dari rak penyimpanan.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di ketahui bahwa dampak dari
permasalah dokumen rekam medis yang terjadi di Puskesmas Burneh yaitu
membuat petugas kesulitan mencari dokumen rekam medis yang diperlukan pada
saat pelayanan, sehingga pelayanan kepada pasien menjadi terhambat atau lebih
lama. Dokumen rekam medis yang belum terlaksana dengan baik juga dampak
terhadap tidak di temukannya dokumen rekam medis (misfile), sehingga jika
pasien ingin berobat kembali ke Puskesmas maka riwayat pasien sebelumnya
tidak diketahui oleh dokter, hal tersebut dikarenakan petugas rekam medis tidak

18
menemukan dokumen rekam medis pasien pada rak penyimpanan dan dibuatkan
baru DRM baru oleh petugas (Mega Putri, 2021).
Peneliti menyatakan bahwa dengan adanya berkas rekam medis yang tidak
disimpan sesuai urutan maka akan berdampak ketika akan melakukan pencarian
berkas rekam medis. Selain itu. jumlah rak rekam medis yang kurang dan dipaksa
masuk meskipun rak sudah penuh juga akan mengakibatkan berkas tidak dapat
tersimpan dengan rapi dan hal ini bisa menimbulkan kerusakan pada dokumen
rekam medis. Sehingga, dirasa perlu adanya upaya penatalaksanaan untuk
permasalahan yang terjadi.
Upaya mengatasi hal ini dengan melakukan penyimpanan sesuai dengan
SOP yang berlaku yaitu ditempatkan atau disimpan di tempat yang telah
ditentukan sesuai dengan nomor urut. Dan mungkin perlu adanya penambahan rak
agar tidak ada lagi kasus BRM yang dipaksa masuk meskipun rak sudah penuh.
Upaya lainnya dalam mengatasi kejadian Rekam medis Min, adalah petugas filing
lebih fokus dan teliti merapikan rak penyimpanan dokumen rekam medis.

19
 BAB 5
PENUTUP

5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari penelitian yang berjudul “evaluasi sistem pe
nyimpanan pada istalasi rekam medis di rumah sakit wava husada kepanje
n” dapat disimpulkan bahwa penyimpanan dokumen rekam medis meman
g sudah cukup baik dan sesuai teori, namun ada beberapa hal yang tidak se
suai yaitu:
A. Kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis belum sepenuhnya terl
aksanakan dengan baik. Hal tersebut dapat dilihat dari keadaan di ruan
g filing Wava Husada Kepanjen, yang belum bisa dikatakan rapi dalam
menata dokumen rekam medis didalam roll o pack dan rak
penyimpanan.
B. Penyebab permasalahan adalah terkait sistem penyimpanan rekam
medis adalah jumlah rak penyimpanan terlalu sedikit sehingga petugas
meletakkan berkas rekam medis secara paksa dan membuat dukumen
tidak rapi. Penyebab lainnya adalah petugas tidak memperhatikan
kerapihan dan keindahan rak rekam medis min.
C. Solusi yang dapat dilakukan adalah menambah fasilitas rak berkas reka
m medis khususnya dibagian rak rekam medis min, untuk memudahka
n dalam penyimpanan maupun pengambilan berkas dan mengevaluasi
kepatuhan petugas secara berkala dalam kerapihan rak rekam medis. D
an solusi lainnya adalah petugas dapat berkoordinasi dari setiap bagian
yang berhubungan serta meningkatkan kinerja masing-masing bagian,
mengikuti regulasi dengan baik dan juga saling mengingatkan.

5.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan tersebut, peneliti menuliskan saran denga
n harapan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk meningk
atkan maupun dapat mempertahankan kualitas pelayanan yaitu sebagai b
erikut:

20
A. Menambah fasilitas rak khususnya bagian rak rekam medis min agar
tidak ada berkas rekam medis yang tertumpuk dan berdesakan guna u
ntuk memudahkan penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis.
B. Penyimpanan berkas rekam medis di rak medis min harus lebih teliti
agar tidak ada terjadinya salah letak berkas rekam medis guna
mengaktisipasi terjadinya lama dalam pelayanan pasien yang berobat
karena berkas yang tidak ditemukan.
C. Petugas dapat berkoordinasi dari setiap bagian yang berhubungan serta
meningkatkan kinerja masing-masing bagian, mengikuti regulasi deng
an baik dan juga saling mengingatkan.

21
 DAFTAR PUSTAKA

Rm, M. P. L. (2021). Tinjauan Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Di

Puskesmas Burneh (Doctoral dissertation, STIKes Ngudia Husada
Madura).

Kumalasari, J. M. K. (2013). Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Ti

Menggunakan Software K-System Pada Toko Maju Mas (Doctoral
dissertation, Prodi Akuntansi Unika Soegijapranata).

Wiguna, A. S., & Safitri, D. R. (2019). Tinjauan Sistem Penyimpanan Dokumen

Rekam Medis dI RSU Sinar Husni Tahun 2019. Jurnal Ilmiah Perekam
dan Informasi Kesehatan Imelda, 4(2), 648-654.

Putri, L. A., Fannya, P., Indawati, L., & Putra, D. H. (2022). Gambaran Sistem
Penyimpanan Rekam Medis Di Indonesia (Literature Review). Jurnal
Manajemen Informasi dan Administrasi Kesehatan, 5(1).

22
LAMPIRAN

23