Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat dinas adalah surat yang dikirimkan langsung oleh

kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya. Sedangkan dilansir dari Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, surat dinas merupakan alat komunikasi tertulis,
yang memiliki karakter legal dan formal. Dapat disimpulkan bahwa surat dinas adalah alat
komunikasi tertulis yang bersifat legal dan formal yang biasanya dibuat dan dikirim langsung
oleh kantor-kanor pemerintahan. Surat yang menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum
ini merupakan jenis surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya
kepada pihak lain diluar organisasi yang bersangkutan. Surat dinas dalam organisasi dapat
menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga. Oleh sebab
itu, surat ini merupakan surat resmi yang harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah
ditentukan, mulai penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan
cermat sesuai keperluannya.

Berdasarkan sumber yang saya baca, surat dinas memiliki beberapa fungsi, yaitu:

1. Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen cetak dimana isinya bisa
dipertanggungjawabkan.
2. Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan
oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
3. Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi berisi
tentang langkah-langkah kerja atau suatu keperluan tertentu.
4. Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika tiba tiba diperlukan. Hal ini yang
biasanya membuat surat dinas diarsipkan.
5. Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi atau
lembaga.

Adapun beberapa karakteristik surat dinas antara lain:

1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang
Disempurnakan (EYD).
2. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang
mengeluarkan surat resmi tersebut.
3. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif serta mudah dipahami
konteksnya.
4. Tidak menggunakan bahasa implisit melainkan menggunakan bahasa eksplisit dan
dibuat dalam format tertentu.
5. Di dalam surat selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan
lampiran jika tersedia.
6. Surat biasanya dilengkapi dengan stempel atau cap khusus untuk beberapa kondisi
tertentu.
 7. Surat juga dilengkapi dengan bagian salam pembuka dan salam penutup sebagai
bentuk kesopanan.

Surat pribadi merupakan surat yang bersifat akrab yang berisikan masalah pribadi dan ditujukan
kepada keluarga, teman maupun kenalan. Surat pribadi sering kali menggunakan bahasa yang
santai dan luwes agar bisa menambah rasa kekeluargaan atau persahabatan.

Sumber referensi:

https://www.merdeka.com/trending/pengertian-surat-pribadi-lengkap-beserta-ciri-ciri-amp-
contohnya-pelajar-harus-tahu-kln.html#:~:text=Pengertian%20surat%20pribadi%20adalah
%20surat,bahasa%20yang%20santai%20dan%20luwes.
https://www.kompas.com/skola/read/2023/01/20/213000969/surat-dinas--pengertian-ciri-ciri-
fungsi-dan-strukturnya?page=all