CRITICAL BOOK REVIEW

MANAJEMEN PERKANTORAN
MANAJEMEN SARANA DAN PRASANA
KANTOR

Disusun Oleh :

FENI WIDIANI ( NIM 0104192032 )

DOSEN PENGAMPU :
AGUS SUYANTO M.Pd.I

FAKULTAS DAKWAH DAN

KOMUNIKASI
MANAJEMEN DAKWAH
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUMATERA UTARA
MEDAN
2019
DATA / IDENTITAS BUKU
Nama Pengarang : Donni Juni Priansa,S.Pd., S.E., M.M,.
Drs. Agus Garnida,M.M.
Judul Buku : MANAJEMEN PERKANTORAN
Efektif, Efesien, dan Profesional
Penerbit : ALFABETA
Tahun Terbit : Juli 2019
Tempat Terbit : Bandung
Indonesia

A. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam mencapai tujuan tertentu. Menurut Donald J. Bowersox sarana adalah segala hal
yang berhubungan dengan penyaluran dan penyimpanan, selain itu juga dibahas bagaimana proses
mendapatkannya.
Menurut jenisnya, sarana dapat di bagi menjadi dua kelompokbesar, yaitu:
1. Sarana Berupa Alat
Sarana yang berarti alat langsung, mencakup alat untuk melaksanakan proses kegiatan kantor,
perlengkapan kantor, dan bahan pakai habis. Sarana yang termasuk kedalam kelompok ini adalah
adanya meja, kursi, tempat penyimpanan dokumen,untuk mencatat atau membuat suatu laporan
yang meliputi perangkat teknologi yaiutu komputer, mesin tik dan sebagainya.
2. Sarana Berupa Informasi
Sarana sumber informasi mencakup buku, peraturan-peraturan, majalah, lembar informasi, dan
lain sebagainya.

Prasana menurut KBBI merupakan segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaraan suatu proses. Prasana perkantoran dapat dibagi menjadi 2 kelompok penting yaitu:
1. Perabot dan Tata Ruang
Meliputi meja, kursi, perabotan sistem, tempat kerja unit peraga visual, tata ruang, dan lain
sebagainya.
2. Kondisi Fisik
Meliputi dekorasi, kebersihan ventilasi, suhu, penerangan, kesehatan dan keselamatan.
Keberadaan sarana dan prasarana perkantoran menjadi penting sebagai fasilitas dalam
melaksanakan pekerjaan kantor, terutama bagi pekerjaan administrasi kantor.

B. Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Perencanaan kebutuhan kantor dan prasarana kantor meliputi:
1. Apa yang dibutuhkan?
Logistik yang dibutuhkan harus menjamin semua penyelenggaraan organisasi baik yang
sifatnya fungsi utamanya maupun yang sifatnya fungsi penunjang kedua fungsi ini berlangsung
dengan lancar, efesien dan efektif.
a) Fungsi Utama
Fungsi utama adalah keseluruhan aktifitas pokok yang harus dilakukan demi tercapainya tujuan.
b) Fungsi Penunjang
Fungsi penunjang adalah berbagai upaya yang mendukung pelaksanaan fungsi utama
c) Fungsi Periferial
Fungsi ini adalah berkaitan dengan kegiatan yang bersifat kegiatan sosial, kegiatan informal, dan
kegiatan seremonial.
 Bentuk dan sifat berbagai jenis fungsi tersebut menentukan sarana dan prasarana apa yang
diperlukan oleh organisasi dalam pemenuhan kebutuhan minimum agar semua fungsi organisasi
terselenggara lancar, namun apabila pemenuhan ukan saja pada batas minimum akan mendapatkan
manfaat untuk meningkatkan kinerja organisasi.
2. Dimana Dibutuhkan?
Hal ini menyangkut pada lokasi atau tempat penyelenggaraan kegiatan bisa terbatas pada suatu
tempat tertentu atau kegiatan yang di selenggaraan.
3. Kapan Dibutuhkan?
Yaitu suatu saat tertentu dan satu kurun waktu tertentu, dengan demikian ketepatan waktu untuk
melakukan atau tidak melaukan sesuatu.
4. Bagaimana sarana dan prasarana yang dibutuhkan?
Dilihat dari dua segi yaitu mekanisme dan prosedur kerja dikaitkan dengan penyelenggaraan
fungsi utama dan fungsi penunjang.

5. Siapa Yang Membutuhkan?

Bahwa pegawai merupakan unsur tepenting dalam seluruh proses administrasi dimana mutu
pencanaan yang dihasilkan sangat tergantung pada tingkat kemampuan para perencana melakukan
analisis terhadap kebutuhan organisasi akan sarana prasarana tertentu.

C. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan pegadaan alat dan barang berdasarkan
rencana yang telah disusun dan ditetapkan. Pada umunya pegadaan sarana dan prasarana dilakukan
dengan cara membeli karena relatif lebih mudah dan dapat dilaksanakan oleh organisasi
penggadaan sarana dan prasarana ini dapat dengan menempuh cara tender. Menurut Donald J.
Bowersox sebelum pegadaan proses perencanaan merupakan satu proses yang harus ditempuh agar
pegadaan yang ada menjadi berguna dan pegadaan yang tidak memboroskan anggaran organisasi.
Lebih lanjut lagi, Geofrey Mills, et. All mengemukakan bahwa yang menjadi dasar dalam
proses pegadaan ialah:
1) Apakah wilayah kerja memadai?
2) Dapatkah juru tulis bekerja dengan nyaman?
3) Apakah juru tulis dapat menggunakan kedua tangannya?
4) Dapatkah wilayah kerja dibersihkan?
 Lebih lanjut lagi beliau mengemukakan pokok-pokok berikut harus diingat sewaktu membeli
perabot:
1) Staf harus dilibatkan sedapat mungkin dalam pemilihan.
2) Beberapa sistem memiliki pemilihan warna.
3) Tidak boleh ada tepi
4) Kunci harus terbenam atau rata

D. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Penyimpanan merupakan salah satu fungsi yang penting dalam manaemen sarana dan
prasarana. Sarana dan prasarana kerja yang diadakan dengan berbagai cara mungkin saja tidak
langsung digunakan. Berbagai kegiatan pegadaan menyangkut:
1. Klasifikasi
Adanya klasifkasi yang jelas bagi setiap peralatan dan barang baik yang sifatnya habis sekali
pakai kode identfikasi barang harus diketahui oleh yang berwenang apabila barang keluar.
2. Tempat penyimpanan
➔ Terjaminnya keamanan
➔ Penyimpanan alat atau barang
➔ Tata cara penyimpanan
➔ Sistem pengandalian stok yang handal

E. Distribusi Sarana dan Prasarana Kantor

Distribusi dengan kata lain adalah penyaluran dimana barang dari penyimpanan sementara
untuk penyaluran direlasikan ke pengguna barang dalam hal ini adalah bagian-bagian yang
memanfaatkan sarana prasarana kantor.
Agar sistem distribusi yang handal itu tercipta diperlukan kerja sama yang erat antara satuan
kerja pengguna alat tertentu dengan para petugas penyimpanan, yaitu:
1) Kebutuhan yang jelas
pengguna alat atau barang menyampaikan kebutuhannya dengan jelas dalam arti barang apa yang
diperlukan, jumlah apa dimana diperlukan dan kapan diperlukan. Untuk memperlancar pemrosesan
semua permintaan yang datang dari berbagai satuan kerja.
2) Kecekatan petugas
terdapat kecekatan petugas gudang untuk memproses permintaan yang diterimanya dan
menyampaikan kepada satuan kerja.

F. Penggunaan Sarana dan Prasarana Kantor

 Penggunaan barang meliputi dua kategori yaitu inventaris yang tidak habis sekali pakai, dalam
administrasi logistik prinsip efesiensi dan efektivitas merupakan hal yang perlu dipegang menjaga
adanya pemborosan, pemborosan terjadi karena dua faktor yaitu: sikap dan kurangnya keterampilan
mnyelesaikan tugas.

1) Sikap mental
Sikap mental pada umumnya bentuk ketidakperdulian pada berfungsinya alat atau barang yang
digunakan pegawai dan ketidak jujuran dalam mengelola kekayaan milik organisasi.
2) Kurangnya keterampilan
Kurangnya keterampilan menyelesaikan tugas dalam melaksanakan tugasnya sering banyak
melakukan kesalahan.

G. Penghapusan Sarana dan Prasarana Kantor

Penghapusan dilaksanakan karena inventaris milik organisasi tidak habis sekali pakai atau
mengalami depresi nilai yang artinya semakin lama barang tersebut digunakan nilainya pun turun.
Ada dua hal prosedur penghapusan barang atau alat tertentu dan rencana penggadaan alat
pengganti:
1. Prosedur Penghapusan
Prosedur penghapusan alat atau barang tertentu perlu dilihat dengan jelas.
a) Siapa yang berwenang memutuskan bahwa alat atau barang tertentu sudah waktunya
dihapus dari daftar inventaris orgaisasi.
b) Bagaimana bentuk penhapusan akan dilakukan, misalnya dibuang, dijual kepada anggota
organisasi yang menginginkan.
2. Rencana Penggadaan Pengganti
Dengan terjadinya pnghapusan rencana penggadaan alat pengganti sudah hars dilakukan.

H. Macam-macam peralatan kantor dan perlengkapan

Peralatan kantor terdiri dari atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin. Dengan adanya
mekanisme pekerjaan maka jumah dan jenis mesin kantor terus bertambah. Menurut Gie mesin
kantor dapat digolongkan sebagai berikut:
1) Mesin tik
2) Mesin dikte
3) Mesin hitung
4) Mesin keperluan surat menyurat
5) Mesin pengganda warkat
 6) Mesin komunikasi

I. Pertimbangan dalam memilih peralatan kantor dan perlengkapan kantor

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan kantor menurut quible
adalah:
1) Tujuan penggunaan peralatan
Tujuan penggunaan peralatan itu harus ditentukan lebih dahulu misalnya, apakah aktivitas
pekerjaan administrasi tergantung sepenuhnya pada peralatan tersebut.
2) Menentukan peralatan yang sesuai
Setelah peralatan ditentukan memilih merk peralatan yang akan digunakan juga menjadi
pertimbangan yang penting.
3) Tingkat kegunaan peralatan
Tingkat kegunaan alat yang dibeli harus dipertimbangkan
Selain itu dalam penggadaan peralatan da perlengkapan kantor, menurut mukjizat menytakan
pentingnya mempertimbangkan manfaat:
1) Harus hemat ruang lantai
2) Tinggi meja dan kursi harus sepadan
3) Tidak terlalu berat agar mudah dipindahkan
4) Harus ada ruangan yang cukup
5) Keawetan
6) Resiko

J. Kesimpulan
Pekerjaan kantor membutuhkan dukungan sarana yang memadai agar tujuan pelaksanaan
pekerjaan kantor dapat tercapai dengan optimal. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalammencapai maksud dan tujuan tertentu. Peralatan kantor terdiri dari mesin kantor
antara lain; mesin tik, mesin dikte, mesin hitung, mesin keperluan surat. Faktor-faktor yang
mempertimbangkan dalam memilih perlengkapan kantor adalah tujuan penggunaan peralatan,
tingkat kegunaan.
K. Kelebihan dan Kekurangan
● Kelebihannya adalah membuat saya bisa memahami isi buku yang saya resume
● Kekurangannya pembahasannya sangat rumit karena isinya membahas tentang sarana dan
prasarana kantor.

L. Saran
Bahwasannya pada pembahasan ini jika tidak teliti maka beberpa informasi akan terlewatkan.