MATA KULIAH MANAJEMEN MUTU

Semester II Tahun Ajaran 2022/2023

DI SUSUN OLEH :
Kristiana Ratnaningsih
NIM : 11212086

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

PERTAMEDIKA JAKARTA
2022
1. Keuntungan dan kerugian menggunakan 7 tools
Pengendalian kualits merupakan kelgiatan pengawasan yang dilakukan oleh setiap
komponen dalam perusahaan untuk meningkatkan dan mempertahankan produksinya
agar produksinya tersebut sesuai dengan standar kulaitas produk yang diharapkan dan
sebagai usaha untuk mengarahkan agar kesalahan kualitas tersebut tidak terjadi dalam
proses produksi, sehingga usaha untuk memenuhi standar kualitas dapat tercapai. Dalam
proses pengendalian menggunakan proses statistic yang dikenal dengan adanya seven
tools, dan merupkan metode grafik yang paling sederhana. Seven tools tersebut terdiri
dari :

A. Check sheet

Lembar yang dirancang sederhana berisi daftar hal hal yang diperlukan untuk tujuan
mencatat data sehingga pengumpulan data dapat dilakukan dengan mudah,
sistematis dan teratur.

Keuntungan menggunakan check sheet :

 Sebagai pengingat dimana dapat digunakan untuk mengingat data yang ada
di nasa lalu sehingga pengguna tidak perlu mengingat ingat lagi.

 Mudah dimana metode ini dilakukan dengan melakukan pecatatan data data
yang akan disimpan,

 Dapat digunakan pada semua tahap proses life time.

Kerugiannya :

 Menghambat kreatifitas pengguna . hal ini dikarenakandata yang dilohat hanya

terbatas pada check sheet.

 Tidak dapat mengurutkan skala prioritas suatu hazard. Apabila disusun oleh
orang yang kurang berpengalaman kemungkinan terlewatkannya suatu hazard
menjadi besar.

B. Scatter diagram

Digunakam untuk menyatakan korelasi atau hubungan dabtara satu factor dengan
karakteristik yang lain atau sebeb dan akibat. Jika kedua variable berkorelasi, titik titik
koordinat akan jatuh di sepanjang garis atau kurva. Semakin baik korelasi, semakin
ketat titik titik tersebut mendekati garis.
 Keuntungan :

 Range data yang jelas, titik minimum dan maksimum dapat dilihat.
 Data yang ditampilkan akurat karena menggunakan titik.
 Dapat menampilkan relasi positif dan negative.
 Grafik mudah untuk dijelaskan dan dilihat.
 Metode penggambaran grafik yang mudah
Kerugianan :
 Tidak bisa menampilkan relasi yang menggunakan lebih dari 2 variabel
 Jumlah data yang bisa diobservasi terbatas, karena jika menampilkan data
yang banyak tidak akan jelas.
 Sulit untuk mengakomodasi data yang menggunakan nilai decimal.
 Hanya dapat menggunakan variabel yang datanya bersifat kuantitatif.
 Tidak dapat mengakomodasi data-data external.

C. Fishbone diagram

Lat untuk mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau masalah, dan
menganalisis masalah tersebut melalui sesi brainstorming. Maslah akan dipecah
menjadu sejumlah kategori yang berlkaitan, mencakup manusia, material, mesin,
prosedur, lebijakan dan sebagainya.

Keuntungan :

Dapat menjabarkan setiap masalah yang terjadi dan setiap orang yang terlibat di
dalamnya dapat menyumbangkan saran yang mungkin menjadi penyebab masalah
tersebut

Kerugian :

Di design membatasi kemampuan tim atau pengguna secara visual dalam

menjabarkan masalah yang mengunakan metode “level why” yang dalam, kecuali bila
kertas yang digunakan benar – benar besar untuk menyesuaikan dengan kebutuhan
tersebut. Serta biasanya voting digunakan untuk memilih penyebab yang paling
mungkin yang terdaftar pada diagram tersebut.

D. Pareto chart

Adalah began yang berisikan diagram batang dab diagram baris. Diagram batang
memperlihatkan klasifikasi dan nilai data sedangkan diagram garis mewakili total data
kumulatif.
 Keuntungan :

 Lebih mudah dibaca. Perpaduan metode diagram batang dan garis dalam
bentuk presentase lebih mudah dibaca dan dianalisis.
 Membantu focus pada masalah utama
 Mempermudah mengetahui tingkat perbaikan
Kerugian :
Membutuhkan tenaga ahli yang sudah berpengalaman dan berkomitmen untuk
menyelesaikan setiap masalah tersebut.

E. Flow chart

Suatu upaya untuk mengurai dan mengklasifikasi persoalan menjadi kelompok atau
golongan sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsur unsur tunggal dalam persoalan.

Keuntungan :
 Mudah dibuat. Seiring dengan meningkatnya kebutuhan untuk membuat
diagram proses, maka hampir semua tools kekinian menyediakan tempelte
flowchart

 Mudah dipahami karena makna kompenen berlaku sama dimanapun, maka

pembuatan dan pembacaan diagram proses sama.

 Fleksibel dan berlaku umum

Kerugian :
 Belum menjelaskan alur data. Diagram proses tidak memuat alur data yang
spesifik.

 Kurang cocok untuk menjelaskan setiap peran saat terdapat banyak actor.
Diagram proses hanya menggambarkan 1 sudut pandang saja.

F. Histogram

Diagram batang yang digunakan untuk menunjukkan adanya depresi data dan
distribusi frekuensi.

Keuntungan :

Data mudah dibaca karena langsung dapat dilihat melalui keterangan sumbunya.

Kerugian :
 Diagram ini langsung disajikan dalam bentuk kelompok atau atribut, sehingga tidak
dapat melihat datum dari tiap hasil observasinya.

G. Control chart

Peta yang digunakanuntuk mempelajari bagaimana proses perubahan dari waktu ke

waktu.

Keuntungan :
 Beberapa karakteristikkualitas hanya bisa diukur dalam atribut.
 Dapat menganalisis karakteristik kualitas dalam jumlah yang banyak
 Dapat dipahami semua level manajemen.
Kerugian :
 Informasi atribut tidak menyatakan tingkat yang tidak memenuhi spesifikasi
 Ukuran sampel lebih besardari yang diperlukan untuk peta control variable

2. Langkah Langkah yang harus diperhatikan dalam membuat penelitian untuk

manajemen mutu

Adanya manajemen mutu dalam sebuah perusahaan membantu kualitas produk yang
dihasilkan agar tetap konsisten. Kepuasan pelanggan merupakan elemen penting dalam
mendukung keberhasilan sebuah bisnis atau perusahaan. Oleh sebab itu manajemen
mutu di sebuah perusahaan sangat perlu diperhatikan. Manajemen mutu akan
memastikan seluruh proses produksi hingga distribusi produl sesuai dengan hasil yang
diharapkan.

7 prinsip dasar manajemen mutu diantaranya adalah :

1. Fokus Pelanggan (Customer Focus)

Fokus utama Sistem Manajemen Mutu adalah memenuhi kebutuhan konsumen

melalui produk yang ditawarkan dan bahkan berusaha untuk melebihi ekspektasi yang
dibangun oleh konsumen.
Maka dari itu, perusahaan harus mampu beradaptasi, mengetahui, dan dapat
menghadirkan solusi atas kebutuhan konsumen sehingga konsumen tertarik dan rela
mengeluarkan sejumlah biaya untuk menikmati produk tersebut.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memenuhi prinsip ini adalah sebagai
berikut:
  Mengidentifikasi kebutuhan dan harapan konsumen.

 Mengomunikasikan kebutuhan dan harapan konsumen kepada organisasi atau

stakeholder terkakit.

 Mengukur dan memantau kepuasan pelanggan serta melakukan tindakan tepat

yang diperlukan.

2. Kepemimpinan (Leadership)

Pemimpin di seluruh level organisasi perusahaan harus memiliki tujuan dan arah yang
sama sekaligus menciptakan kondisi tiap individu (karyawan) turut serta dalam
mencapai sasaran mutu yang diharapkan. Hal ini dimaksudkan agar strategi,
kebijakan, proses, hingga sumber daya yang diterapkan sesuai dengan tujuan
perusahaan.
Apabila prinsip ini terpenuhi, maka akan terjadi peningkatan efisiensi maupun
efektivitas cara-cara yang dilakukan untuk memenuhi sasaran yang ditetapkan
perusahaan. Selain itu, komunikasi dan koordinasi dalam proses yang dilakukan akan
turut meningkat.
Berikut adalah beberapa tindakan yang dapat diambil untuk memenuhi prinsip
leadership :

 Membangun budaya integritas dan kepercayaan.

 Mendorong komitmen di seluruh badan perusahaan.

 Pemimpin memberi kesempatan pada tiap karyawan untuk melakukan pelatihan

sumber daya yang diperlukan.

3. Keterlibatan Orang (Engagement of People)

Keberhasilan sebuah perusahaan adalah hasil dari teamwork yang bagus. Setiap
karyawan dalam perusahaan memiliki kontribusi untuk kemajuan perusahaan
sehingga tidak ada karyawan yang pekerjaannya dianggap tidak penting oleh
perusahaan.
Adapun beberapa langkah yang bisa diambil untuk memenuhi prinsip ini adalah seperti
berikut.

 Menjaga kelancaran komunikasi di seluruh jajaran.

 Mengenali dan memberi apresiasi terhadap kinerja yang dilakukan.

 Perusahaan melakukan sosialisasi dan usaha agar setiap karyawannya

berkomitmen mencapai tujuan yang ditetapkan.
4. Pendekatan Proses (Process Approach)
Manajemen mutu pada dasarnya terdiri dari berbagai proses yang saling berkaitan.
Proses tersebut pun bersama-sama mengarah pada pencapaian tujuan perusahaan
yang tak lain adalah refleksi kepuasan dari pihak-pihak terkait.

Di bawah ini adalah beberapa kegiatan yang dapat dilakukan guna memenuhi prinsip
pendekatan proses.

 Menentukan tujuan sistem dan proses yang akan diambil.

 Memastikan informasi dan sumber daya yang dibutuhkan tersedia untuk

menjalankan dan meningkatkan proses sekaligus memantau, menganalisis, dan
mengevaluasi kinerja sistem keseluruhan.

5. Peningkatan (Improvement)

Perusahaan yang sukses senantiasa tidak mengabaikan evaluasi dan perbaikan yang
harus dilakukan. Perusahaan tersebut akan menempatkan fokus pada perbaikan yang
berkelanjutan.
Penerapan prinsip ini akan membantu perusahaan dalam meningkatkan
kemampuannya mengantisipasi dan bereaksi terhadap risiko serta peluang, baik yang
datang dari internal maupun eksternal.
Sebagai langkah-langkah pemenuhan prinsip ini, berikut adalah cara-cara yang dapat
dilakukan:

 Memberi pelatihan pada karyawan mengenai metode dan alat perbaikan.

 Menelusuri, meninjau, dan mengaudit perencanaan, pelaksanaan, dan

penyelesaian proyek perbaikan.

 Mengenali dan mengakui adanya perbaikan yang (perlu) dilakukan.

6. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Bukti (Evidence-Based Decision Making)

Setiap perusahaan harus menggunakan dasar hasil analisis dan evaluasi data dalam
mengambil keputusan. Tujuannya tak lain adalah untuk meminimalkan kesalahan
pengambilan keputusan karena hal-hal yang kompleks maupun dianggap tidak pasti.
Dalam kata lain, prinsip ini menekan adanya konsekuensi tidak diinginkan akibat
keputusan yang berdasarkan penilaian subjektif. Adanya fakta, bukti, dan analisis akan
menghasilkan keputusan objektif dan keyakinan yang lebih besar.
Sebagai contoh, di bawah ini beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengambil
 keputusan berdasarkan bukti.

 Melakukan observasi, tes, atau pengukuran menggunakan metode dan alat yang
tepat.

 Perusahaan memastikan data yang diperoleh berasal dari sumber valid.

7. Manajemen Hubungan (Relationship Management)

Perusahaan tentu bermimpi untuk dapat menjalankan bisnisnya dan mencapai sukses
untuk jangka panjang. Maka dari itu, hubungan yang dijalin dengan konsumen maupun
stakeholder terkait lainnya haruslah dijaga dengan baik pula.

Stakeholder yang dimaksud dapat berupa pihak-pihak yang berada di dalam

lingkungan dalam maupun luar perusahaan. Keduanya sama-sama memiliki peran
krusial dalam membantu perusahaan mencapai target yang diharapkan.
Untuk menjaga hubungan tetap baik, berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan:

 Melakukan kerja sama yang saling menguntungkan.

 Menjaga dan memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak.

 Melakukan komunikasi yang terbuka.

Itulah tujuh prinsip dasar Sistem Manajemen Mutu

3. Cara membuat evalusi pada program mutu yang kita kerjakan

Evaluasi adalah kegiatan untuk menilai tingkat kinerja suatu kebijakan secara
sistematis menginvestigasi efektifitas program. Menilai kontribusi program terhadap
perubahan (Goal/objektif) dan menilai kebutuhan perbaikan, kelanjutan atau perluasan
program (rekomendasi).

 Tujuan Evaluasi

1. Menentukan tingkat kinerja suatu kebijakan: melalui evaluasi maka dapat diketahui
derajat pencapaian tujuan dan sasaran kebijakan.

2. Mengukur tingkat efisiensi suatu kebijakan: melalui evaluasi dapat diketahui berapa
biaya dan manfaat dari suatu kebijakan.
 3. Mengukur tingkat keluaran: mengukur berapa besar dan kualitas pengeluaran
atau output dari suatu kebijakan.

4. Mengukur dampak suatu kebijakan: evaluasi ditujukan untuk melihat dampak dari
suatu kebijakan, baik dampak positif maupun negatif.

5. Untuk mengetahui apabila ada penyimpangan: untuk mengetahui adanya

penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, dengan cara membandingkan
antara tujuan dan sasaran dengan pencapaian target.

6. Sebagai masukan (input) suatu kebijakan yang akan datang: untuk memberikan
masukan bagi proses kebijakan ke depan agar dihasilkan kebijakan yang lebih baik.

Indikator Evaluasi

1. Efektivitas: apakah hasil yang diinginkan telah tercapai.

2. Kecukupan: seberapa jauh hasil yang telah tercapai dapat memecahkan masalah?

3. Pemerataan: apakah biaya dan manfaat didistribusikan merata kepada kelompok

masyarakat berbeda?

4. Responsivitas: apakah hasil kebijakan memuat preferensi/nilai kelompok dan dapat

memuaskan mereka?

5. Ketepatan: apakah hasil yang dicapai bermanfaat?

Kaitan antara Monitoring dan Evaluasi adalah Evaluasi memerlukan hasil dari Monitoring
dan digenean untuk kontribusi program. Monitoring bersifat spesifik program. Sedangkan
Evaluasi tidak hanya dipengaruhi oleh program itu sendiri, melainkan varibel-varibel dari
luar. Tujuan dari Evaluasi adalah evalausi efektifitas dan cost effectiveness.

Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas
objektif program, memantau perubahan yang fokus pada proses dan keluaran.
Monitoring melibatkan perhitungan atas apa yang kita lakukan, monitoring melibatkan
pengamatan atas kualitas dari layanan yang kita berikan.

Tujuan Monitoring:

1. Manjaga agar kebijakan yang sedang diimplementasikan sesuai dengan tujuan dan
sasaran.

2. Menemukan kesalahan sedini mungkin sehingga mengurangi risiko yang lebih besar.

3. Melakukan tindakan modifikasi terhadap kebijakan apabila hasil monitoring

mengharuskan untuk itu.
  Metode untuk Monitoring dan Evaluasi:

1. Metode dokumentasi: dari berbagai laporan kegiatan seperti laporan

tahunan/semesteran/bulanan/borang akreditasi.

2. Metode survei: tujuannya untuk menjaring data dari para stakeholders, terutama

kelompok sasaran.

3. Metode observasi lapangan: untuk mengamati data empiris di lapangan dan

bertujuan untuk lebih meyakinkan dalam membuat penilaian tentang proses dari
kebijakan. Dapat digunakan untuk melengkapi metode survei.

4. Metode wawancara: pedoman wawancara yang menanyakan berbagai aspek yang

berhubungan dengan implementasi kebijakan perlu dipersiapkan.

5. Metode FGD: dengan melakukan pertemuan dan diskusi dengan

para stakeholders yang bervariasi. Dengan cara demikian, maka berbagai informasi
yang lebih valid akan dapat diperoleh melalui cross check data dan informasi dari
berbagai sumber.

Dalam melaksanakan siklus mutu Evaluasi (E) ada 3 monev yang dilaksanakan:

1. Monev Diagnostik: bertujuan untuk mengetahui kemajuan, hambatan dan pemetaan

dalam pelaksanaan standar atau program

2. Monev Formatif bertujuan untuk mengoptimalkan pelaksanaan standar, program,

atau kegiatan.

3. Monev Sumatif bertujuan untuk mengukur capaian (current situation) siklus berjalan,
sehingga perbaikan/peningkatan dapat dilakukan untuk siklus berikutnya.

4. Konsep leadership yang sangat diperlukan dalam mutu pelayanan

Pengertian Kepemimpinan

1) Kepemimpinan diartikan seni mempengaruhi orang lain.

2) Kemampuan mempengaruhi secara pribadi, dengan menggunakan komunikasi untuk

mencapai tujuan tertentu.

3) Kepemimpinan merupakan tiga fungsi dari

 (1) distribusi kewajiban bagi seluruh anggota organisasi;

(2) mengajak aktif anggota organisasi untuk bersama-sama mencapai tujuan, dan;

(3) meminta konstribusi aktif mereka dalam pengambil keputusan.

4) Kemampuan kepemimpinan mengelola penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM)

dalam lingkup organisasinya, sehingga setiap pemimpin atau manajemen puncak
harus menunjukkan kepemimpinan dengan komitmen yang konsisten untuk penerapan
Sistem Manajemen Mutu dalam organisasi. Kemampuannya menciptakan suatu
kondisi lingkungan yang kondusif dan serasi dengan melibatkan semua karyawan
guna mencapai sasaran mutu organisasi. Ketauladanan dan konsistensinya pada
SMM akan meningkatkan kinerja organisasi yang berdampak pada karyawannya
termotivasi selalu bekerja efektif dan efisien.

Hal-hal yang menggambarkan kepemimpinan :

1) Seorang pemimpin yang memegang kendali (komando) dalam pemerintahan, disini

pemimpin sebagai birokratis yang menjalankan kepemimpinan berdasarkan peraturan
dan prosedur yang berlaku.

2) Tetapi semua itu belum cukup bagi seorang pemimpin untuk mempengaruhi
pengikutnya. Ia harus konsekuen menghayati nilai-nilai kepemimpinan dan
mengamalkannya sehingga mendapatkan respek, kepatuhan dan kepercayaan dari
orang-orang yang dipimpinnya. Untuk itu pemimpin harus memiliki standar etika yang
tinggi. Etika profesional mengisyaratkan pemimpin untuk untuk mengontrol kelakuan
pribadi dalam segala situasi, sehingga bawahan dapat bersandar (secara moral dan
moril) kepadanya dalam bertindak.

3) Seorang pembina (sifat membangun ke arah perbaikan), seorang pemimpin juga

berperan sebagai pembina yaitu membangun kehidupan berorganisasi ke arah yang
lebih baik. Ia harus mampu menerapkan sistem reward and punishment dalam rangka
membina SDM sehingga dari waktu ke waktu terdapat perbaikan kinerja pribadi,
kelompok dan organisasinya.

4) Secara sederhana dapat dikatakan sifat pembina adalah memperbaiki yang salah dan
meningkatkan yang benar. Pembina yang baik tidak membiarkan kesalahan kecil
berkembang menjadi kesalahan besar.

5) Seorang “bapak” (sifat mengayomi), pemimpin juga berperan sebagai “bapak” bagi
bawahan dan anak buahnya. Pengertian “bapak” di sini mengandung sifat-sifat
mengayomi agar bawahan dan anak buah merasa tenang dalam bekerja karena
merasa mendapat pengayoman dari pemimpinnya. Selain itu seorang pemimpin
 memimpin aparatur pemerintah sebagai manusia dengan segala kompleksitas
permasalahan termasuk masalah keluarganya. Perhatian terhadap kesejahteraan
keluarga merupakan kewajiban pemimpin, karena ia adalah “bapak” bagi masyarakat.

6) Seorang “guru” (sifat keteladanan dan tempat bertanya), pemimpin juga berperan
sebagai “guru” dalam arti menjadi teladan bagi anak buah, tempat untuk bertanya
serta mendapatkan solusi untuk mengatasi kesulitan dalam pelaksanaan tugas. Oleh
sebab itu kualitas intelektual seorang pemimpin biasanya di atas rata-rata kelas.
Seorang pemimpin harus senantiasa belajar, bukan hanya melalui pendidikan formal,
tetapi melalui pendidikan sepanjang hayat dengan banyak membaca dan menimba
pengetahuan lewat pendidikan non-formal.

7) Seorang mitra kerja (teman berdiskusi dan memecahkan masalah). pemimpin juga
bisa berperan sebagai mitra atau teman terhadap bawahan dan anak buahnya.
Dengan memperlakukan bawahan sebagai mitra dalam berbagai aktivitas (diskusi,
olah pikir, kegiatan bersama lainnya) maka pemimpin bisa mendapatkan beberapa
manfaat, yaitu komunikasi dan interaksi yang lebih baik, menggunakan kelebihan
bawahan untuk meningkatkan kinerja organisasi, dan menggalang kepengikutan
(followership) yang lebih luas.

Pentingnya Kepemimpinan

Pemimpin adalah penggerak dan pengendali terpenting dalam suatu organisasi.

Keberhasilan suatu organisasi dimulai dari kecakapan pemimpin dalam
memaksimalkan potensi sumber daya yang dimilikinya, membangun visi yang jelas
tentang masa depan organisasi, menentukan sasaran organisasi sesuai dengan
kompetensi SDM dalam tugas dan fungsinya masing-masing. Pemimpin bijak akan
memperhatikan segala kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk
pelanggan, pemilik, karyawan (kebutuhan pelatihan), pemasok, pemodal, masyarakat
lokal dan masyarakat secara keseluruhan serta berupaya menyediakan sumberdaya
yang diperlukan dengan mengarahkan program, menetapkan tujuan dan target yang
dirumuskan secara SMART