PJMS3092

PROSEDUR PERJALANAN SESUATU ACARA

NUR AIN BINTI SIMAN
 PROSEDUR
Cara yg lazim utk membuat sesuatu urusan, aturan
atau cara bekerja atau melakukan sesuatu, tatacara.

Kepentingan bagi prosedur yang sistematik dalam

perjalanan sesuatu acara

 Memastikan kelancaran perjalanan sesuatu acara.

 Setiap aspek kelemahan dikenal pasti untuk diatasi dan
diberi penambahbaikan untuk mengelakkan kecacatan
dalam sesuatu acara.
 Acara dan peserta acara dapat mengikut etika dan protokol
 Setiap jawatankuasa yang terlibat maklum berkenaan tugas
masing-masing dan membuat persediaan awal
 Sebagai rujukan.
PROSEDUR PERJALANAN
SESUATU ACARA
- Kejohanan -
1. Pendaftaran peserta
2. Pengesahan peserta
3. Melaporkan diri peserta
4. Prosedur keluar masuk pertandingan
5. Memanaskan badan
6. Cara pemutusan keputusan kejohanan
7. Perasmian dan penutupan
1. Pendaftaran Peserta  Borang penyertaan rasmi disediakan oleh
jawatankuasa pengelola.
 Peserta perlu melengkapkan borang tersebut dan
diserahkan pada beberapa tempoh sebelum hari
kejadian (ditentukan oleh jawatankuasa
pengelola).
 Setiap peserta yang mendaftar mestilah
memenuhi kelayakan yang ditentukan.
2. Pengesahan peserta  Mesyuarat akan diadakan bagi mengesahkan
nama-nama yang telah mengambil bahagian.
 Jika terdapat peserta yang telah disahkan tidak
hadir dalam satu acara tanpa alasan, peserta
tersebut tidak akan dibenarkan mengambil
bahagian pada mana-mana acara lain.
3. Melaporkan diri peserta • Peserta perlu melaporkan diri 30 minit sebelum
acara dipertandingkan.
• Peserta hendaklah berpakaian lengkap berserta
nombor yang dipinkan pada baju.
• Peserta yang lewat dianggap menarik diri
4. Prosedur keluar masuk  Peserta hendaklah berbaris apabila dibawa masuk
pertandingan dan keluar oleh penyelia peserta daripada arena
pertandingan .
 Peserta perlu mematuhi peraturan yang
ditentukan oleh penyelia peserta tanpa sebarang
bantahan.
5. Memanaskan badan • Perserta boleh memanaskan badan ditempat yang
disediakan.
Cara memutuskan keputusan kejohanan
Penentuan peserta terbaik  Perempuan 18 tahun, 15 tahun, 12 tahun
 Lelaki 18 tahun, 15 tahun, 12 tahun
 Olahragawati, olahragawan
Penentuan pemenang anugerah  Pemecah rekod baharu akan direkodkan
mengambil kira usia rekod dan bilangan
pingat yang diperolehi.

Johan keseluruhan  Johan keseluruhan bagi pasukan yang

memenangi pingat emas terbanyak.
 Jika seri, pingat perak terbanyak sebagai
johan.
 Jika masih seri, pingat gangsa terbanyak
akan dikira sebagai johan.
Perasmian dan Penutupan
MASA PENGISIAN

• Ketibaab dif-dif jemputan

• Ketibaan VVIP
• Persembahan sambut tamu
• Lintas hormat kontijen
• Ucapan
• Ucapan penutupan perasmian
• Upacara menaikkan bendera
• Obor kejohanan
• Lafaz ikrar kejohanan
• Penyampaian anugerah hadiah dan piala kejuaraan
• Persembahan
• Perbarisan keluar kontijen
• Majlis bersurai
 Perbarisan Kontijen
 Kontijen yang menyertai kejohanan perlu mengambil
bahagian. Diketuai oleh pancaragam sekolah.
 Setiap kontijen mempunyai 3 orang sebaris jam jumlah
maksima setiap kontijen bergantung pada
pengelolaan.
 Perlu ada pemegang bendera dan pemegang papan
tanda.
 Semua kontijen akan berkumpul menghadap pentas
tetamu kehormat
 Perbarisan merupakan acara yang boleh
dipertandingkan
Kedudukan kontijen

Kedudukan wakil kontijen

semasa pembacaan ikrar
 PROSEDUR
MENJEMPUT TETAMU
 5.
Kandungan
2.
dan surat
Perasmi dan kad
1. jemputan
4. Bentuk
Kategori
Jemputan
jemputan
3. 6.
Tempoh Pengesahan
kehadiran
Jemputan
 KATEGORI JEMPUTAN

Penganjur hendaklah menentukan senarai jemputan yang merangkumi:

i. Jemputan perasmi – menggunakan surat rasmi
ii. Jemputan kenamaan – menggunakan kad atau surat
iii. Jemputan tetamu – menggunakan kad atau surat
iv. Peserta – menggunakan kad atau surat
v. Lain-lain (mahasiswa / mahasiswa) – menggunakan kad atau surat

PERASMI

i. Penganjur dinasihatkan untuk merujuk kepada pihak atasan

sebelum membuat jemputan kepada perasmi atau penceramah bagi
mengelakkan sebarang isu-isu berbangkit.
ii. Selain itu perasmi yang dipilih hendaklah mengikut kesesuaian dan
skala majlis.
iii. Penganjur juga boleh berhubung dengan pihak perasmi terlebih
dahulu berkenaan tarikh yang bersesuaian.
 TEMPOH JEMPUTAN

i. Setiap jemputan untuk pihak luar bagi menghadiri majlis hendaklah

dikeluarkan sekurang-kurangnya 21 hari sebelum tarikh majlis.
ii. Setiap jemputan untuk pihak luar bagi merasmikan majlis hendaklah
dikeluarkan sekurang-kurangnya 2 bulan sebelum majlis

BENTUK JEMPUTAN

i. Jemputan untuk pihak luar merasmikan majlis hendaklah menggunakan

surat rasmi bersama atur cara dan brosur berkaitan yang dirangka oleh
penganjur dan diserahkan kepada AJK Perhubungan Awam & Komunikasi
Korporat untuk urusan seterusnya dalam tempoh 2 bulan sebelum majlis.
ii. Jemputan untuk pihak luar untuk menghadiri majlis boleh menggunakan
surat atau kad yang direka khas oleh penganjur.
iii. Borang jawapan kehadiran hendaklah disertakan bersama surat jemputan
dan atur cara
 Kandungan Dalam Surat dan Kad Jemputan

i. SURAT JEMPUTAN
a. Tujuan jemputan sama ada untuk
hadir sahaja atau hadir dan
ii. KAD JEMPUTAN
merasmikan majlis
b. Nama penuh beserta jawatan terkini
tetamu jemputan hendaklah dirujuk a. Nama organisasi yang menjemput
kepada pejabat tetamu berkenaan b. Nama penerima
atau merujuk kepada laman web yang c. Nama Majlis
telah dikemaskini. d. Tarikh
c. Jemputan hendaklah jelas sama ada e. Masa
seorang atau bersama pasangan f. Tempat
(suami/isteri). g. Atur cara
d. Objektif majlis hendaklah menyatakan h. Etika Pakaian
latar belakang dan objektif majlis. i. No. telefon dan emel yang boleh
e. Waktu tetamu kenamaan perlu tiba di dihubungi untuk pertanyaan dan
majlis beserta tarikh, hari dan tempat pengesahan kehadiran
yang spesifik (contohnya jika dibuat di j. Rekabentuk dan jenis kertas untuk kad
hotel, hendaklah dinyatakan dewan @
jemputan perlu dirujuk kepada polisi
bilik yang tepat).
rekabentuk dan grafik.
f. Nama pegawai yang boleh dihubungi
untuk sebarang pertanyaan.
g. Tandatangan.
 PENGESAHAN KEHADIRAN

i. Setiap jemputan yang melibatkan kenamaan, penganjur

hendaklah membuat panggilan susulan bagi memastikan mereka
telah menerima jemputan
ii. Ia juga hendaklah dilakukan untuk mengesahkan kehadiran
kenamaan-kenamaan ini dalam majlis tersebut.
iii. Adalah menjadi tanggungjawab penganjur untuk memastikan
kehadiran tetamu memenuhi sekurang-kurangnya ¾ daripada
kapasiti dewan / lokasi majlis.
Thank You