MAKALAH KELOMPOK

“AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN”

MATA KULIAH AUDITING MANAJEMEN

Dosen Pengampu : Dio Agung Herubawa SE., M. Acc

Disusun Oleh :
Fernando Amosia (190503161)
Mulkan Azhima (190503166)
Windy Novice Sitohang (190503169)
Putri Adelia (190503171)
Aqilla Fadia Haya (190503172)
Mohammad Fathurrahman (190503175)
Rais Ahmad Sururi (190503178)
Istikha Ruchitra Hayudirga Wasesa (190503190)

PROGRAM STUDI S-1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2022
 KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa hingga
saat ini masih memberikan nafas kehidupan dan anugerah akal, sehingga kami
dapat menyelesaikan pembuatan tugas ini dengan judul “Audit Atas Fungsi
Pengadaan” tepat pada waktunya. Terimakasih pula kepada semua pihak yang
telah ikut membantu kami, terkhususnya kepada Bapak Dio Agung Herubawa SE.,
M. Acc selaku dosen pengampu mata kuliah audit manajemen yang dengan tulus
dan setia selalu mengajari kami hingga kami dapat menyusun dan menyelesaikan
tugas ini dengan baik.
Tugas sederhana ini dibuat untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
audit manajemen. Dalam makalah ini membahas tentang tujuan dan manfaat audit,
ruang lingkup audit, langkah-langkah audit, proses pengadaan barang/jasa,
kecurangan dalam pengadaan, audit atas organisasi pengadaan, dan audit atas
proses pengadaan. Penulis juga berharap semoga tugas ini dapat memberi dampak
yang baik kepada para pembaca terkhususnya civitas akademik program studi S-1
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Univeristas Sumatera Utara
Akhirnya, tidak ada manusia yang tidak luput dari kesalahan serta
kekurangan. Dengan segala kerendahan hati, kami mengharapkan saran-saran serta
kritik yang dapat membangun serta meningkatkan kualitas tugas ini pada waktu
mendatang.

Medan, 28 Februari 2022

Tim Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ....................................................................................................................................ii
AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN ........................................................................................ 1
TUJUAN DAN MANFAAT AUDIT .............................................................................................. 1
RUANG LINGKUP AUDIT ........................................................................................................... 2
LANGKAH-LANGKAH AUDIT .................................................................................................. 2
PROSES PENGADAAN BARANG/JASA.................................................................................... 5
Perencanaan Pengadaan ............................................................................................................. 5
Pelaksanaan Pengadaan ............................................................................................................. 6
Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang ............................................................................... 6
Pembayaran dan Pelaporan ....................................................................................................... 7
KECURANGAN DALAM PENGADAAN ................................................................................... 7
AUDIT ATAS ORGANISASI PENGADAAN ............................................................................ 10
AUDIT ATAS PROSES PENGADAAN ..................................................................................... 11
Audit Atas Perencanaan Pengadaan ....................................................................................... 11
Audit Atas Pelaksanaan Pengadaan ........................................................................................ 14
Audit atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa ................................................................. 20
Audit Atas Pembayaran Dan Pelaporan ................................................................................. 21
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................... 22

ii
 AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN

TUJUAN DAN MANFAAT AUDIT

Sesuai dengan tujuan pengadaan, yaitu untuk mendapatkan barang/jasa sesuai
den kebutuhannya dengan pengorbanan yang minimal (ekonomis), tujuan audit atas
fungsi ini adalah untuk melakukan penilaian secara menyeluruh mengenai apakah
pengadaan tersebut telah mampu memenuhi kebutuhan akan barang/jasa
perusahaan dengan pengorbanan minimal sesuai dengan ketentuan peraturan yang
berlaku. Secara umum, tujuan dari audit atas fungsi pengadaan ini dapat meliputi:
1. Untuk mencapai tujuan, sesuai dengan visi dan misi organisasi;
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pengadaan; serta melindungi
aset (dana) perusahaan dari pemborosan, kesalahan pengelolaan,
penyalahgunaan, dan berbagai bentuk penyimpangan lainnya;
3. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi
pengadaan yang dapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut
dalam laporan periodik, termasuk pemenuhan kewajiban akuntabilitas;
4. Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai dengan ketentuan dan
peraturan yang berlaku.

Dari hasil audit fungsi ini, perusahaan mendapatkan laporan yang menyajikan
hasil penilaian atas organisasi, peraturan, dan aktivitas pengadaan yang telah
dilakukan maupun temuan-temuan audit serta rekomendasi yang dapat dijadikan
dasaruntuk melakukan perbaik atas kekurangan (kelemahan) proses pengadaan
yang masih terjadi. Jika temuan menyangkut terjadinya penyimpangan atau
penyalahgunaan kewenangan yang berakibat pada kerugi perusahaan, hasil audit
ini dapat menjadi dasar dalam menentukan tindakan terhadap pihak yang
seharusnya bertanggung jawab atas terjadinya permasalahan tersebut. Namun jika
temuan audit menyangkut prestasi dari beberapa individu atau kelompok yang
terlibat dalam pengadaan tersebut, hasil audit ini dapat menjadi dasar dalam
memberikan penghargaan kepada berbagai pihak yang memiliki prestasi lebih
tersebut.

1
RUANG LINGKUP AUDIT
Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilaian atas keseluruhan fungsi
pengadaan, baik organisasinya, pedoman/peraturan yang menjadi panduan
pengadaan, perencanaan, proses, dan penyelesaian pengadaan (penerimaan
barang/jasa). Secara terperinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi:
1. organisasi pengadaan;
2. proses pengadaan terdiri atas:
a) perencanaan pengadaan;
b) pelaksanaan pengadaan; dan
c) pembayaran dan pelaporan.
Ruang lingkup ini dapat bervariasi, tergantung dari strategi dan kompleksitas
sistem pengadaan di masing-masing organisasi. Proses pengadaan pada organisasi
yang melibatkan dana masyarakat (memiliki akuntabilitas publik) mungkin lebih
kompleks jika dibandingkan dengan perusahaan yang tidak memiliki akuntabilitas
publik karena tuntutan atas akuntabilitas dan transparansi pada perusahaan tersebut
lebih besar.

LANGKAH-LANGKAH AUDIT
Audit atas fungsi pengadaan adalah untuk menilai apakah proses pengadaan
telah sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola yang baik. Sesuai dengan tujuan
tersebut, proses audit harus mendapatkan bukti yang cukup, relevan, dan dapat
relevan, dan dapat dipercaya, serta melakukan penilaian atas kesesuaian praktik
yang terjadi dengan pedoman yang menjadi kriterianya. Secara umum, proses audit
pengadaan barang/jasa meliputi beberapa langkah yang meliputi hal-hal berikut:
1. Perencanaan audit
Audit atas fungsi pengadaan barang/jasa harus direncanakan untuk
memastikan audit berjalan dengan kualitas tinggi dalam menilai ekonomisasi,
efesiensi, dan efektivitas pengadaan barang/jasa. Perencanaan audit
menyangkut:
a. Penilaian resiko dan penentuan ruang lingkup audit,
b. Penentuan jadwal audit,

2
 c. Penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit
Dalam membuat rencana detail aduit, ketua tim audit harus
mempertimbangkan beberapa hal termasuk:
a. Risiko, tingkat materialitas dan prioritas pada setiap aktivitas audit,
b. Area audit yang signifikan
2. Pengumpulan dan evalusasi temuan audit
Menurut audit standard, bukti audit adalah serangkaian informasi yang
dikumpulkan dan dievaluasi oleh auditor dalam memutuskan apakah laporan
keuangan perusahaan telah disajikan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi
yang berlaku. Pertimbangan yang perlu dilakukan dalam pemeriksaan apakah
bukti audit sudah kompeten bisa didasarkan pada:
a. Relevansi (relevance). bukti audit yang relevan haruslah sesuai jika
digunakan untuk maksud tertentu, yang dalam ini berarti harus berhubungan
dengan tujuan auditor. Jika tujuan auditor adalah untuk menentukan
keberadaan suatu persediaan, auditor bisa mendapatkan buktinya dengan
melakukan observasi langsung pada persediaan tersebut.
b. Sumber Perolehan (sources), sumber informasi sangat berpengaruh pada
kompetensi bukti audit. Sumber informasi yang dapat mempengaruhi
kompetensi bukti adalah sebagai berikut: 1) jika sumber informasi
didapatkan dari sumber independen di luar perusahan, 2) semakin efektif
struktur pengendalian internal perusahaan, maka semakin besar jaminan
yang diberikan atas keandalan data akuntansi dan laporan keuangan, 3)
Pengetahuan auditor secara pribadi dan secara langsung dari pemeriksaan
fisik, pengamatan, penghitungan, dan inspeksi lebih meyakinkan daripada
informasi yang didapat secara tidak langsung.
c. Ketepatan Waktu (timeliness), ketepatan waktu berhubungan dengan
tanggal penggunaan bukti audit. Kriteria ini menjadi penting khususnya
untuk memverifikasi aktiva lancar, utang lancar, dan akun surplus-defisit
karena bisa mengecek apakah cut off sudah dilakukan dengan tepat.
d. Objektivitas (objectivity), bukti audit yang objektif dipandang lebih
kompeten jika dibandingkan dengan bukti audit yang bersifat subjektif.

3
 Untuk menilai objektivitas bukti audit, diperlukan juga penilaian atas
kualifikasi personal yang memberikan bukti tersebut.
Setelah mengumpulkan bukti-bukti audit, auditor tentu akan dan harus
menganalisa serta mengevaluasi bukti-bukti yang didapatkan dari pengumpulan
audit untuk memutuskan apakah mendukung kesimpulan yang menguntungkan
atau tidak menguntungkan. Jika tidak meyakinkan, auditor melakukan prosedur
tambahan yang cukup untukmencapai kesimpulan definitif. Pada umumnya,
kesalahan ada di kebanyakan sistem, auditor berfokus pada mendeteksi dan
melaporkan bahwa interpretasi secara signifikan dampak manajemen terhadap
temuan audit. Menentukan materialitas, apa yang bisa dan tidak penting dalam
audit, adalah masalah pertimbangan profesional. Materialitas yang lebih
penting untuk audit eksternal, di mana penekanannya adalah kewajaran laporan
keuangan, daripada audit internal, di mana fokusnya adalah pada kepatuhan
terhadap kebijakan manajemen. Auditor mencari keyakinan memadai bahwa
tidak ada kesalahan materialada dalam informasi atau proses diaudit.
3. Pelaporan audit
Laporan audit adalah hasil akhir dari proses audit, yaitu laporan yang
menyatakan pendapat auditor mengenai kelayakan laporan keuangan
perusahaan yang sudah sesuai dengan prinsip-prinsip akuntan yang berlaku
secara umum. Penyusunan laporan audit harus berdasarkan empat standar
pelaporan yang ada dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP). Standar
pelaporan laporan audit adalah sebagai berikut
a. Laporan audit harus membuat laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip
akuntansi yang berlaku umum.
b. Laporan audit harus menunjukkan, jika ada, ketidakkonsistenan penerapan
prinsip akuntansi dalam penyusunan laporan keuangan periode terkini,
dibandingkan dengan periode sebelumnya.
c. Pengungkapan informatif dalam laporan keuangan harus memadai, kecuali
jika dinyatakan lain dalam laporan audit.
d. Laporan audit harus memuat pernyataan pendapat mengenai laporan
keuangan secara keseluruhan atau suatu asersi bahwa terdapat pernyataan

4
 yang tidak dapat diberikan. Jika pendapat secara keseluruhan tidak dapat
diberikan, maka alasannya harus dinyatakan.
4. Tindak Lanjut Hasil Audit
Menurut The IIA (2016) dalam International Standards for Profesional
Practice of Internal Auditing yang dikutip oleh (Rustendi, 2017) menyatakan
bahwa pada aktivitas penjaminan, kepala bagian audit internal harus
menetapkan proses tindak lanjut untuk memantau dan memastikan bahwa
manajemen senior telah melaksanakan tindakan perbaikan secara efektif, atau
menerima risiko untuk tidak melaksanakan tindakan perbaikan. Sementara itu
pada aktivitas konsultasi, kepala bagian audit internal harus memantau disposisi
hasil penugasan seperti yang disepakati dengan klien (statement 2500-2600).
Langkah-langkah dalam pelaksanaan tindak lanjut hasil audit dikutip dari
(Wahyudi, 2016b), yaitu mencakup: perencanaan tindak lanjut, pelaksanaan
tndak lanjut, dan pelaporan hasil tindak lanjut.

PROSES PENGADAAN BARANG/JASA

Proses pengadaan barang dan jasa harus mencerminkan keinginan organisasi
untuk mendapatkan barang/jasa untuk memenuhi kebutuhannya secara ekonomis,
efisien, dan efektif. Secara umum, proses pengadaan diawali dengan perencanaan,
pelaksanaan, pelaporan, dan evaluasi atas aktivitas pengadaan yang masing-masing
tahap dipandu oleh sistem, prosedur, dan kebijakan sebagai pedoman tata kelola
pengadaan yang baik.

Perencanaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa
(input) dalam operasional perusahaan, baik tingkat kualitas, kuantitas, dan
penentuan waktu kapan barang/jasa tersebut harus tersedia, serta berkaitan
dengan penentuan seberapa besar dana yang harus tersedia atas pengadaan
tersebut sesuai dengan jadwal penggunaan barang/jasa yang dibutuhkan.
Rencana pengadaan vang baik harus mencerminkan hubungan yang optimal
antara keinginan untuk memenuhi kebutuhan dengan ketersediaan sumber daya
yang dimiliki berkaitan dengan pengadaan tersebut dan penetapan praktik
pengadaan terbaik dalam rencana tersebut untuk mendapatkan barang/jasa

5
sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dengan pengorbanan yang
paling rendah (ekonomis).

Pelaksanaan Pengadaan
Aktivitas dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas
proses pengadaan, jenis barang/jasa yang akan dibeli, dan besarnya anggaran
yang terlibat dalam pengadaan tersebut. Pengendalian yang ketat dilakukan
untuk memastikan bahwa panitia pengadaan tidak salah dalam menentukan
pemasok terpilih dan harga atas barang/jasa yang dibutuhkan. Pemilihan
pemasok yang tepat tidak hanya berdasarkan pada perolehan dengan harga yang
paling murah, tetapi juga penilaian atas kemampuan pemasok memenuhi
spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan tepat waktu dan suku cadangnya secara
berkelanjutan.

Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang

Setelah proses pengadaan menghasilkan pemasok terpilih, panitia
pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang/jasa yang
diterima telah sesuai dengan pesanan, baik dalam kuantitas yang diterima,
tingkat kualitas, dan waktu penyerahannya. Pengendalian atas penerimaan
barang/jasa seharusnya melibatkan unit pengguna dari barang/jasa tersebut
untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian barang/jasa yang diterima
dengan pesanannya.
Titik rawan pada tahap ini dapat berupa kolusi antara pemasok dan petugas
penerima barang sehingga barang/jasa yang tidak memenuhi spesifikasi tetap
diterima dalam penyerahan barang jasa tersebut. Berita acara serah terima
barang yang dibuat atas barang/jasa yang diterima harus secara jelas
menguraikan bahwa barang yang diterima telah memenuhi semua ketentuan
kontrak. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kolusi, berita acara harus
disertai dengan laporan dan bukti pemeriksaan/pengujian yang dilakukan oleh
bagian penerimaan barang pada saat serah terima barang terjadi.

6
Pembayaran dan Pelaporan
Pembayaran bisa dilakukan jika serah terima atas barang/jasa tersebut telah
dinyatakan tidak mengandung masalah dan telah disahkan oleh pihak-pihak
berwenang. Setiap pembayaran harus didukung bukti tagihan dan dokumen
pendukung yang lengkap dan tagihan telah jatuh tempo. Juru bayar (kasir/
bendahara) harus memiliki bukti dan dokumen pendukung yang lengkap
sebagai bahan pertanggungjawaban atas pembayaran yang dilakukan.
Pelaporan atas pengadaan barang/jasa harus segera dilakukan sesuai dengan
ketentuan yang tertuang dalam pedoman pengadaan. Dalam laporan, panitia
pengadaan harus menyajikan tentang kemampuan panitia ini mendapatkan
barang/jasa sesuai dengan spesifikasinya, masalah-masalah yang dihadapi atau
peluang penghematan yang belum bisa dilakukan karena terbentur dengan
peraturan yang digunakan dalam pengadaan tersebut.

KECURANGAN DALAM PENGADAAN

Fungsi pembelian merupakan area yang sangat sensitif dan menjadi sorotan
banyak pihak dikarenakan beberapa aktivitas pada fungsi ini. Di samping
melibatkan uang dalam jumlah yang besar, fungsi pembelian juga rawan dari
berbagai godaan atau celah-celah untuk melakukan korupsi. Pengadaan melibatkan
pembeli dan penjual, di mana masing-masing pihak memiliki berbagai cara untuk
melakukan korupsi pada setiap tahapan proses pengadaan. Pihak pemasok
berkepentingan dengan penjualan produknya dan mengharapkan keuntungan dari
penjualan tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut, berbagai perilaku menyimpang
berikut ini mungkin dilakukan.
1. Berkolusi dengan pihak pembeli dalam menentukan harga penawaran.
2. Secara diskriminatif meningkatkan standar teknis, sehingga pemasok lain
sulit untuk memenuhinya.
3. Mencampuri secara tidak beretika pekerjaan evaluator baik dalam proses
tender maupun dalam serah terima barang/jasa.
4. Memberikan sogokan.
Panitia pengadaan di pihak lain memiliki kewenangan untuk menentukan
spesifikasi barang/jasa, harga, dan pemasok terpilih. Dengan kewenangan ini,

7
pembeli menjadi sasaran kolusi dari pemasok. Berbagai godaan, baik yang timbul
dari perilaku buruknya maupun yang datang dari pemasok, mendorong pihak
pembeli terjebak pada perilaku menyimpang seperti:
1. menentukan spesifikasi yang menguntungkan pemasok tertentu,
2. membatasi penyebaran informasi berkaitan dengan kesempatan melakukan
tender,
3. berdalih pada kepentingan yang mendesak untuk melakukan penunjukan
terhadap pemasok tertentu tanpa melalui tender untuk pengadaan yang
seharusnya melalui tender,
4. melanggar kerahasiaan penawaran pemasok,
5. mendiskualifikasi pemasok potensial melalui prakualifikasi yang tidak
benar,
6. menerima sogokan,
7. gagal dalam memenuhi standar kualitas, kuantitas, dan standar kinerja
pengadaan lainnya,
8. mengalihkan pengiriman barang untuk dijual kembali atau digunakan secara
pribadi,
9. meminta keuntungan pribadi dari pemasok,
10. memalsukan kualitas atau standar sertifikasi,
11. meningkatkan atau menurunkan nilai faktur.
Berbagai penyimpangan lain yang mungkin terjadi dalam pengadaan dapat
berupa:
1. pengadaan barang fiktif;
2. harga pengadaan barang di-mark-up;
3. pajak/PNBP sehubungan dengan pengadaan barang tidak dipungut dan/atau
tidak disetorkan:
4. kuantitas/volume hasil pengadaan barang dikurangi;
5. kualitas hasil pengadaan barang direndahkan;
6. keterlambatan penyelesaian pekerjaan pengadaan barang;
7. hasil pengadaan barang tidak bermanfaat/tidak dimanfaatkan (misalnya
berlebihan, tidak sesuai kebutuhan, kualitas rendah, rusak);

8
 8. pelanggaran ketentuan/peraturan pengadaan barang yang berindikasi
praktik KKN.
Untuk mencegah adanya kesempatan penyimpangan (korupsi) dalam
pengadaan ini, sistem pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan
efisien berdasarkan prinsip prinsip pengadaan berikut ini.
1. Nilai uang.
Pengadaan harus mendapatkan barang/jasa sesuai spesifikasi dengan harga
terendah (memaksimalkan nilai uang).
2. Kejujuran dan keadilan.
Panitia pengadaan harus berlaku jujur dan adil kepada seluruh pemasok
yang memenuhi syarat untuk mengikuti kompetisi dalam pengadaan
tersebut.
3. Akuntabel dan transparan.
Seluruh proses dalam tahapan-tahapan pengadaan harus dilengkapi dengan
catatan catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai bahan
pertanggungjawaban. Di samping itu, proses pengadaan harus berjalan
secara terbuka dan bisa dinilai oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
Petugas pengadaan tidak boleh terlibat dalam konflik kepentingan dan
mampu menjaga kerahasiaan informasi informasi detail yang berkaitan
dengan pengadaan tersebut.
4. Efisiensi.
Proses pengadaan harus berjalan secara efisien (optimalisasi penggunaan
sumber daya dalam pengadaan).
5. Kompetensi dan integritas.
Petugas pengadaan (pejabat dan pelaksana) harus memiliki kompentensi
yang memadai (ditunjukkan dengan sertifikat yang harus dimiliki) dan
berintegritas tinggi dalam menjalankan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.

9
AUDIT ATAS ORGANISASI PENGADAAN
Organisasi pengadaan menyangkut penempatan fungsi pengadaan yang
strategis pada struktur organisasi perusahaan. Setiap perusahaan memiliki
pertimbangan tersendiri menempatkan suatu fungsi dalam struktu organisasinya,
tergantung pada kompleksitas operasional dan peran penting fungsi tersebut dalam
keunggulan bersaing organisasi.
Untuk pengadaan barang/jasa pemerintahan, Peraturan Presiden No. 70 Tahun
2012 menetapkan beberapa tingkat jabatan yang harus bertanggung jawab dalam
pengelolaan dan pengendalian pengadaan barang/jasa pemerintah. Tingkat jabatan
tersebut antara lain:
1. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah pejabat pemegang
kewenangan penggunaan anggaran kementerian/lembaga/satuan kerja
perangkat daerah atau pejabat yang disamakan pada institusi pengguna
APBN/APBD.
2. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat
yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh
kepala daerah untuk menggunakan APBD.
3. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat
yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
4. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit
organisasi kementerian/lembaga/pemerintah daerah/institusi yang berfungsi
melaksanakan pengadaan barang/jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri
sendiri, atau melekat pada unit yang sudah ada.
5. Pejabat Pengadaan adalah personel yang ditunjuk untuk melaksanakan
pengadaan langsung.
6. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/pejabat yang
ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil
pekerjaan/
7. Aparat Pengawas Intern Pemerintah atau pengawas intern pada institusi lain
yang selanjutnya disebut APIP adalah aparat yang melakukan pengawasan
melalui audit, review evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain
terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi.

10
 Dalam menjalankan aktivitasnya, fungsi pengadaan harus dilengkapi dengan
panduan/pedoman pengadaan (procurement manual) yang merupakan seperangkat
peraturan, kebijakan, kewenangan tugas dan tanggung jawab yang menjadi
pedoman dalam semua aktivitas pengadaan.
Prinsip-prinsip pemisahan tugas harus tertuang jelas dalam peraturan tersebut,
di mana fungsi-fungsi pencatatan, penyimpangan, operasional harus terpisah satu
sama lain. Hal ini dimaksudkan untuk memungkinkan terjadinya pengecekan silang
secara internal (internal cross check) antar fungsi sebagai bentuk pencegahan
terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan.
Audit atas organisasi pengadaan melakukan penilaian atas efektivitas organisasi
pengadaan dalam melakukan pengadaan barang/jasa secara efisien. Pada audit ini
aduitor menilai ketepatan:
1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan.
2. Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien.
3. Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap
pengadaan barang/jasa.
4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam
kerangka tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik.

AUDIT ATAS PROSES PENGADAAN

Proses pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, survei harga dan
pemasok, pemilihan pemaso/pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak dengan
pemasok (pemenang tender) dan penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai
dengan kontrak pengadaan. Tidak semua pengadaan dilakukan melalui tender
terbuka. Pengadaan juga bisa dilakukan melalui penunjukkan langsung dan tender
terbatas.
Audit Atas Perencanaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit
pengguna atas barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan
barang/jasa yang memuat tentang spesifikasi. kuantitas kebutuhan, standar kualitas,
dan waktu penggunaannya. Pada perusahaan perdagangan, daftar ini dilengkapi

11
dengan batas stok maksimum dan minimum, barang yang dipungut PPN atau tidak.
Dengan daftar ini, perusahaan dapat terhindar dari beberapa kondisi seperti: (1)
pembelian yang berlebihan, (2) kelebihan/kekurangan stok, (3) dana terikat pada
barang/jasa yang belum dibutuhkan, serta (4) pembelian barang/jasa yang tidak
sesuai dengan standar kualitas.
Selain daftar kebutuhan barang/jasa, perusahaan juga harus memiliki daftar
pemasok terpilih yang mampu memenuhi kebutuhan barang jasanya dengan cara
paling ekonomis. Sebelum dimasukkan dalam daftar pemasok terpilih, perusahaan
harus melakukan verifikasi terlebih dahulu atas keberadaan pemasok tersebut. Hal
ini dapat menghindari perusahaan melakukan transaksi dengan pemasok yang salah
atau memiliki catatan kinerja yang tidak baik. Auditor harus menilai dengan cermat
perencanaan pengadaan barang/jasa perusahaan agar kebutuhan atas barang/jasa
dapat terpenuhi secara tepat waktu, tepat kuantitas, tepat kualitas, dan dengan harga
yang paling murah tanpa melanggar prinsip-prinsip tata kelola pengadaan
barang/jasa yang baik. Penelusuran terhadap pedoman. rencana (anggaran,
spesifikasi barang, dan waktu penggunaan) serta risalah rapat perencanaan
pengadaan memungkinkan auditor dapat mendeteksi kecurangan/penyimpangan
yang mungkin terjadi pada perencanaan pengadaan.
Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap ketepatan
rencana pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna di
dalam perusahaan. Pada audit ini, auditor menekankan penilaiannya terhadap
ketepatan hubungan antara rencana pembelian (spesifikasi, kuantitas, waktu)
dengan rencana penggunaan barang/jasa pada masing-masing unit pengguna.
Untuk perusahaan perdagangan, di samping penilaian terhadap ketepatan hubungan
antara rencana pembelian dengan rencana penjualan, juga dilakukan penilaian
terhadap ketepatan jumlah persediaan dalam menjaga stabilitas bisnis. Berikut
adalah beberapa kecurangan yang mungkin terjadi pada tahap ini:

12
Kemungkinan Kecurangan yang Mungkin Terjadi pada Tahap Perencanaan
Pengadaan
1. Penggelembungan anggaran (gejala penggelembungan terlihat dari harga
per unit [unit price] yang tidak realistis)
2. Rencana pengadaan yang diarahkan (spesifikasi teknis yang mengarah pada
merek tertentu atau pengusaha tertentu)
3. Tidak mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang pada awal
pelaksanaan anggaran.
4. Pemaketan pekerjaan yang direkayasa (pekerjaan hanya mampu
dilaksanakan oleh kelompok tertentu saja).
5. Memecah pengadaan barang menjadi beberapa paket untuk menghindari
pelelangan.
6. Memecah pengadaan barang yang menurut sifat pekerjaannya seharusnya
merupakan satu kesatuan.
7. Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa
satuan kerja (satker) yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya
seharusnya dilakukan di satuan kerja masing-masing.
8. Menggabungkan beberapa paket pekerjaan yang sifat pekerjaan dan besaran
nilainya seharusnya dapat dilakukan usaha kecil menjadi satu paket
pekerjaan yang hanya dapat dilaksanakan oleh usaha nonkecil (menengah
dan besar).
9. Rencana pembelian yang tidak sesuai kebutuhan
10. Penentuan jadwal waktu yang tidak realistis
11. Pemilihan metode penunjukan langsung untuk kontrak yang seharusnya
melalui pelelangan umum.
12. Pemilihan metode evaluasi dengan sistem nilai (merit point) untuk evaluasi
yang seharusnya sistem gugur (untuk memenangkan produk/metek atau
penyedia barang tertentu).
13. Pengalokasian anggaran kegiatan yang direncanakan dilakukan dengan cara
swakelola, dalam pelaksanaannya dilakukan dengan cara kontraktual
kepada penyedia barang atau sebaliknya.

13
 Audit Atas Pelaksanaan Pengadaan
Metode yang secara umum digunakan dalam pengadaan barang/jasa adalah
pembelian langsung, penunjukan langsung, tender terbatas, dan tender terbuka.
Kompetisi adalah dasar dari pengadaan yang memastikan bahwa perusahaan
mendapatkan barang/jasa terbaik melalui persaingan dalam tender. Di samping itu,
pengadaan melalui tender terbuka juga dapat menimbulkan kesan positif bagi
perusahaan, karena menunjukkan nilai integritas, keadilan.dan profesionalisme
dalam pengadaan barang/jasa.
Pada pengadaan barang/jasa yang tidak bersifat rutin atau merupakan investasi
dan melibatkan sumber daya kruangan yang besar, perusahaan mungkin
melakukannya melalui tender terbatas atau tender terbuka, sesuai dengan besarnya
nilai pengadaan dan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan Pedoman pengadaan
barang/jasa yang dimiliki perusahaan seharusnya mengatur batas-batas pengadaan
yang harus dilakukan melalui penunjukan langsung, tender terbatas, dan tender
terbuka, berdasarkan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan dan besarnya dana
yang terlibat dalam pengadaan tersebut
Untuk pengadaan barang/jasa pemerintah (dananya bersumber dari
APBN/APBD).Peraturan Presiden No. 20 Tahun 2012 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah telah memberikan panduan bagaimana pengadaan
barang/jasa tersebut dilakukan dan batas-batas kewenangan dari pejabat/petugas
yang menangani pengadaan barang/jasa tersebut. Peraturan Presiden ini juga
memberikan definisi beberapa metode pengadaan dan batasan-batasan nilainya,
sebagai berikut.
1. Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan
konstruksi/jasa lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh
semua penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memenuhi
syarat.
2. Pelelangan terbatas adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan
konstruksi dengan jumlah penyedia yang mampu melaksanakan diyakini
terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks.

14
 3. Pelelangan sederhana adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa
lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp5.000.000.000,00
(lima miliar rupiah).
4. Pemilihan langsung adalah metode pemilihan penyedia pekerjaan
konstruksi untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp5.000.000.000,00
(lima miliar rupiah).
5. Seleksi umum adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi untuk
pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa konsultansi yang
memenuhi syarat.
6. Seleksi sederhana adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi untuk
jasa konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus
juta rupiah).
7. Sayembara adalah metode pemilihan penyedia jasa yang memperlombakan
gagasan orisinal, kreativitas, dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak
dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan.
8. Kontes adalah metode pemilihan penyedia barang yang memperlombakan
barang/ benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang
harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan.
9. Penunjukan langsung adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa
dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) penyedia barang/jasa.
10. Pengadaan langsung adalah pengadaan barang/jasa langsung kepada
penyedia barang/jasa, tanpa melalui pelelangan/seleksi/penunjukan
langsung.

Secara umum, pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui tender, baik

terbuka maupun terbatas, melibatkan (walaupun tidak terbatas pada) aktivitas-
aktivitas berikut.
1. Pembentukan panitia pengadaan/pejabat (panitia Pokja) pengadaan/unit
layanan pengadaan. Panitia pengadaan dapat dibuat untuk setiap pengadaan
atau dibuat untuk beberapa kali pengadaan dalam waktu tertentu (panitia
tetap dengan masa kerja 1 tahun/ lebih).

15
 2. Penyusunan dan pengesahan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
3. Penyusunan dan pengesahan dokumen pemilih penyedia barang.
4. Pengumuman pelelangan/seleksi/pengadaan
5. Prakualifikasi/pascakualifikasi penyedia barang.
6. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilih penyedia barang.
7. Penjelasan (aanwijzing).
8. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran
9. Evaluasi penawaran.
10. Pengumuman pemenang.
11. Sanggahan peserta lelang.
12. Penunjukan pemenang lelang.
13. Penandatanganan kontrak.
Kemungkinan Kecurangan yang Mungkin Terjadi pada Tahap Pelaksanaan
Pengadaan
1. Pembentukan panitia pengadaan/pejabat (panitia pokja) pengadaan/unit
layanan pengadaan.
a. Panitia pengadaan, pejabat pengadaan/unit layanan pengadaan:
• tidak memiliki sertifikat keahlian pengadaan dan/atau bukti keikutsertaan
dalam pelatihan pengadaan barang
• tertutup dan tidak transparan (ketidakterbukaan dan ketidakadilan panitia).
• tidak memiliki integritas (panitia tidak jujur dan tidak profesional), tidak
transparan, dan tidak akuntabel,
• memihak (panitia memberi keistimewaan kepada kelompok tertentu).
• tidak independen (panita dikendalikan oleh pihak tertentu). .
b. Panitia pengadaan/pejabat pengadaan/unit layanan pengadaan
dirangkap oleh:
• Pejabat Pembuat Komitmen,
• Bendahara
• pejabat yang bertugas melakukan verifikasi surat permintaan pembayaran
(SPP).
• pejabat yang bertugas menerbitkan surat perintah membayar (SPM):

16
• aparat pengawas fungsional kecuali untuk pengadaan barang yang
dibutuhkan instansi pengawasan fungsional tersebut:
• panitia pemeriksa/penerima barang.
2. Penyusunan dan pengesahan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
a. HPS tidak ada
b. HPS tidak ditandatangani oleh seluruh anggota panitia pengadaan
c. HPS tidak disahkan Pejabat Pembuat Komitmen.
d. Harga barang dalam HPS mengarah pada merk/produk tertentu.
e. Gambaran nilai estimasi yang ditutup-tutupi atau sulit diperoleh.
f. Penggelembungan (mark-up) dalam HPS.
g. Harga dasar yang tidak standar dalam menyusun HPS.
h. Penentuan estimasi harga tidak sesuai aturan.
i. Sumber/referensi harga penyusunan HPS yang fiktif.
j. Penambahan item-item biaya yang tidak diperkenankan.
3. Penyusunan dan pengesahan dokumen pemilihan penyedia barang
a. Dokumen pemilihan tidak disahkan Pejabat Pembuat Komitmen
b. Persyaratan teknis mengada-ada atau berlebihan dibandingkan
kebutuhan dalam pelaksanaan pekerjaan.
c. Kriteria kelulusan evaluasi tidak ada atau tidak jelas.
d. Spesifikasi teknis mengarah pada produk atau kelompok tertentu.
e. Adanya penambalman kriteria evaluasi yang tidak perlu.
f. Dokumen lelang tidak standar dan tidak lengkap.
4. Pengumuman pelelangan/seleksi/pengadaan.
a. Tidak mengumumkan pelelangan/seleksi/pengadaan.
b. Diumumkan, tetapi tidak di surat kabar nasional.
c. Dalam teks pengumuman tercantum bahwa persyaratan pendaftaran dan
pengambilan dokumen harus membawa dokumen asli yang berimplikasi
dapat menghambat/membatasi peserta.
d. Mengumumkan pelelangan/seleksi/pengadaan di surat kabar pada hari
libur.
e. Pengumuman lelang yang palsu.
f. Materi pengumuman lelang membingungkan.

17
 g. Jangka waktu pengumuman terlalu singkat.
h. Pengumuman lelang tidak lengkap.
5. Prakualifikasi/pascakualifikasi penyedia barang
a. Dokumen peserta yang tidak memenuhi syarat namun diluluskan panitia
b. Dokumen administrasi bersifat aspal vastu dokumen peserta yang
dipalsukan agar lulus prakualifikasi.
c. Dokumen kualifikasi tidak didukung data otentik.
d. Evaluasi yang dilakukan panna odak sesuai dengan kriteria
e. Menggunakan metode pelelangan umum prakualifikasi yang seharusnya
pelelangan umum pascakualifikasi.
f. Kriteria dalam melakukan evaluasi dokumen prakualifikasi tidak ada
atau tidak jelas
g. Melakukan prakualifikasi massal untuk mendapatkan daftar penyedia
barang/jasa yang berlaku untuk pengadaan dalam kurun waktu tertentu.
6. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilih penyedia barang
a. Dokumen lelang yang diserahkan tidak sama (inkonsisten)
b. Waktu pendistribusian terbatas.
c. Penyebarluasan dokumen cacat.
d. Lokasi pengambilan dokumen sulit dicari
e. Menyatakan bahwa pendaftaran dan pengambilan dokumen tidak boleh
diwakilkan.
f. Menyatakan bahwa pendaftaran dan pengambilan dokumen harus
dilengkapi atau membawa dokumen asli
7. Penjelasan (aanwijzing)
a. Rapat penjelasan (pre-bid merting) terbatas pada kelompok tertentu.
b. Informasi dan deskripsi yang terbatas
c. Tidak adanya partisipasi masyarakat
d. Penjelasan kontroversial
e. Tidak dibuat dokumentasi rapat penjelasan.
f. Berita acara penjelasan tidak disebarluaskan kepada seluruh peserta.
g. Perubahan penting atas dokumen pemilihan penyedia tidak dituangkan
dalam adendum dokumen pemilihan penyedia

18
8. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran
a. Adanya relokasi tempat penyerahan dokumen penawaran
b. Batas akhir pemasukan dokumen penawaran diundurkan atau
dimajukan tanpa adanya adendum dokumen pemilihan penyedia.
c. Penyimpanan dokumen penawaran tidak dilakukan pada kotak atau
tempat yang aman/terkunci.
d. Adanya penerimaan dokumen penawaran yang terlambat.
e. Adanya penyerahan dokumen fiktif
f. Ketidaklengkapan dokumen penawaran.
g. Pembukaan dokumen penawaran dilakukan pada hari libur atau ditunda
tanpa alasan yang jelas
h. Kriteria evaluasi yang cacat.
i. Pemilihan tempat evaluasi yang tersembunyi
j. peserta lelang terpola (dibandingkan lelang sebelumnya) atau peserta
lelang menurun secara mencolok.
k. Penggantian dokumen penawaran
l. Surat penawaran palsu
9. Pengumuman pemenang
a. Tidak ada pengumuman pemienang
b. Pengumuman pemenang tidak diberitahukan kepada seluruh peserta
lelang
c. Pengumuman kepada publik sangat terbatas.
d. Pengumuman tidak mengindahkan aspek publik atau dilakukan
tersembunyi
e. Tanggal pengumuman ditunda tunda
f. Pengumuman tidak sesuai kaidah atau tidak ada masukan dari
masyarakat.
10. Sanggahan peserta lelang
a. Surat sanggahan tidak ditanggap
b. Jawaban sanggahan ditunda-tunda.
c. Tidak seluruh sanggahan ditanggap
d. Substansi sanggahan tidak ditanggapi.

19
 e. Sanggahan proforma untuk menghindari tuduhan proses lelang diatur.
11. Penunjukan pemenang lelang
a. Surat penunjukan tidak lengkap,
b. Surat-penunjukan sengaja ditunda-tunda pengeluarannya.
c. Surat penunjukan dikeluarkan terburu-buru
d. Surat penunjukan tidak sah.
e. Tanggal surat penunjukan dibuat lebih belakangan dibandingkan
tanggal kontrak
12. Penandatanganan Kontrak
a. Adanya kejanggalan dalam kontrak
b. Penandatanganan kontrak yang kolusif.
c. Penundaan penandatanganan kontrak secara sengaja.
d. Penandatanganan kontrak secara tertutup
e. Penandatanganan kontrak yang tidak sah.
f. Tidak dilengkapi surat jaminan pelaksanaan dari bank (untuk pengadaan
barang nilainya lebih besar dariRp100 juta).
g. Tanggal surat jaminan pelaksanaan lebih belakangan dibandingkan
tanggal kontrak.

Audit atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa

Pengendalian yang tidak memadai pada tahap ini dapat berakibat pada:

1) Kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau standar

pelaksanaan lainnya
2) Pengalihan barang untuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi oleh
pihak tertentu
3) Adanya praktik pemberian gratifikasi
4) Pemalsuan kualitas atau sertifikat standar
5) Penyajian faktur yang lebih besar atau lebih kecil

Petugas yang melakukan inspeksi harus memiliki kemampuan teknis yang

memadai tentang spesifikasi barang/jasa yang dibeli dan menggunakan keahlian
profesionalnya secara saksama. Ketentuan penerimaan barang seperti yang

20
tercantum dalam pedoman pengadaan barang/jasa adalah panduan utama bagi
petugas inspeksi dalam melakukan tugas wewenang dan tanggung jawabnya.
Penelusuran auditor terhadap fisik barang/jasa, dokumen pengadaan dan berita
acara serah terima barang/jasa harus mampu mendeteksi terjadinya
kecurangan/penyimpangan pada tahap ini.
Kemungkinan kecurangan yang terjadi pada tahap inspeksi Dn penerimaan
barang/jasa, antara lain:
a) Kuantitas/volume pekerjaan/barang yang diserahkan tidak sesuai dengan
kontrak
b) Kualitas pekerjaan yang diserahkan lebih rendah dari ketentuan dalam
spesifikasi teknis/kontrak
c) Keterlambatan penyerahan barang
d) Perintah perubahan volume dalam rangka KKN, dll.

Audit Atas Pembayaran Dan Pelaporan

Tahapan ini menyangkut penyelesaian kewajiban organisasi kepada pihak
pemasok dan pertanggungjawaban komite pengadaan atas tugas, wewenang, dan
tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
Penelusuran auditor terhadap dokumen pembayaran dan laporan pengadaan
harus dapat membuktikan apakah pembayaran dan pelaporan atas pengadaan sudah
dilakukan dengan baik. Lebih dari itu audit atas pengadaan barang/jasa harus
mampu memberikan rekomendasi untuk meningkatkan tata Kelola pengadaan
barang/jasa menjadi lebih ekonomis, efisien, dan efektif dalam mencapai tujuannya.
Penyimpangan yang mungkin terjadi pada tahap ini, yaitu:
a) Pembayaran yang tidak sesuai dengan kemajuan fisik
b) Pembayaran fiktif
c) Kekurangan pemungutan dan penyetoran pajak/PNBP
d) Pelaporan yang tidak dilaksanakan
e) Pelaporan yang tidak sesuai dengan keadaan
f) Pelaporan yang tidak lengkap
g) Pelaporan yang tidak sesuai dengan peraturan
h) Tidak dibuat berita acara pembayaran

21
 DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi Edisi 2.

Jakarta Selatan: Salemba Empat.

22