TERM OF REFERENCE (TOR)

UPGRADE STAFF 2
UKM PENALARAN ITS 2023

I. LATAR BELAKANG
Menyandang status sebagai mahasiswa merupakan suatu kebanggaan tersendiri bagi
beberapa orang. Namun, pada kenyataannya dengan menyandang status tersebut
mahasiswa harus dapat mengemban amanah yang cukup berat. Mahasiswa dipersiapkan
oleh perguruan tinggi untuk menjadi anggota masyarakat yang berkemampuan sehingga
diharapkan dapat memiliki karir yang baik di masa depan. Lulusan perguruan tinggi
dituntut untuk memiliki tanggung jawab sosial, akademik, dan profesional sehingga dapat
menerapkan, mengembangkan, dan menciptakan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Dalam mengemban amanah sebagai calon sarjana sekaligus anggota masyarakat yang
berkemampuan, dan demi dapat menghadapi persaingan dalam dunia kerja, maka
mahasiswa perlu memiliki skill yang baik. Salah satu hal yang dapat dilakukan mahasiswa
untuk melatih skill di bangku perkuliahan adalah dengan aktif berorganisasi. Organisasi
adalah suatu wadah yang menampung lebih dari satu orang untuk bekerja sama dalam
mencapai tujuan tertentu. Organisasi di kampus tidak hanya menjadi tempat pembelajaran,
namun mahasiswa dilatih untuk lebih mandiri dan berkembang sesuai dengan
kemampuannya masing-masing. Namun, seberapa besar manfaat yang didapat dari
berorganisasi tentu berbanding lurus dengan tantangan yang akan dihadapi ketika
berorganisasi.
Berdasarkan permasalahan di atas, maka UKM Penalaran ITS yang memiliki visi
untuk mengembangkan kemampuan mahasiswa bermaksud mengadakan sebuah kegiatan
“Upgrade Staff 2”. Kegiatan ini disajikan dalam bentuk seminar daring dengan
menghadirkan beberapa pemateri dalam rangka pembekalan yang dapat memperluas
pengetahuan dan wawasan mahasiswa ITS mengenai kemampuan berorganisasi.
II. TUJUAN KEGIATAN
Tujuan dari dilaksanakannya kegiatan Upgrade Staff 2 oleh UKM Penalaran ITS adalah
untuk memperluas pengetahuan dan wawasan mahasiswa ITS khususnya Staff UKM
Penalaran ITS 2023 mengenai kemampuan manajemen dalam organisasi.
III. TEMA KEGIATAN
 Tema dari kegiatan Upgrade Staff 2 UKM Penalaran ITS 2023, yaitu ”I CAN’T, BUT
WE CAN”.
IV. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN
Hari Pertama
Hari, Tanggal : Sabtu, 3 Juni 2023
Pukul : 06.30 – 21.00 WIB
Tempat : Villa Fatma, Pacet
Hari Kedua
Hari, Tanggal : Minggu, 4 Juni 2023
Pukul : 06.00 – 12.00
Tempat : Villa Fatma, Pacet
V. PESERTA KEGIATAN
Peserta dari kegiatan Upgrade Staff 2 UKM Penalaran ITS 2023 adalah seluruh staff UKM
Penalaran Institut Teknologi Sepuluh Nopember 2023.
VI. MATERI
Materi 1 : Hakikat Fundamental Organisasi dan Manajemen SDM.
Hari, Tanggal : Sabtu, 3 Juni 2023
Pukul : 13.00 – 14.00 WIB
Pemberian materi hakikat fundamental organisasi dan manajemen sumber daya manusia
pada Upgrade Staff 2 diharapkan memberikan output kepada seluruh staff UKM Penalaran
ITS 2023 terkait hal yang mendasari hakikat dan prinsip berjalannya organisasi, tata cara
mengatur dan memanajemen anggota maupun staff, serta dapat mengaplikasikan seluruh
hal tersebut.
Durasi - 45 menit penyampaian materi
- 15 menit QnA
Kisi-kisi 1. Hakikat Fundamental Organisasi
a. Definisi dan hakikat organisasi
b. Organisasi vs perkumpulan
c. Organisasi kemahasiswaan
d. Alat kelengkapan organisasi
e. Budaya organisasi
2. Manajemen SDM
 a. Definisi manajemen SDM
b. Proses dalam manajemen SDM
- Recruitment
- Maintenance
- Development
c. Departementalisasi
d. Penempatan manajemen SDM

Materi 2 : Management Tools

Hari, Tanggal : Sabtu, 3 Juni 2023
Pukul : 14.10 – 15.10 WIB
Pemberian materi Management Tools pada Upgrade Staff 2 diharapkan memberikan output
kepada seluruh staff UKM Penalaran ITS 2023 terkait alat yang dibutuhkan dalam
manajemen, baik berupa dari segi SDM maupun peralatan digital lainnya.
Durasi - 45 menit penyampaian materi
- 15 menit QnA
Kisi-kisi 1. Menjelaskan definisi management beserta management tools.
2. Fungsi manajemen dari segi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian.
3. Fungsi management tools.
4. Management tools the six M’S: men, money, materials, machines,
methods.
5. Contoh alat sebagai interpretasi manajemen: design thinking,
notion, fish bone chart, flowchart, ataupun lainnya.

Materi 3 : Leadership and Teamwork

Hari, Tanggal : Sabtu, 3 Juni 2023
Pukul : 19.30 – 21.00 WIB
Pemberian materi Leadership and Teamworking pada Upgrade Staff 2 diharapkan dapat
membangun semangat kebersamaan dan kekompakan tim dari organisasi, di mana materi
ini membekali teknik dalam meningkatkan kinerja tim dan mengukurnya secara terstruktur
sehingga diharapkan efektivitas organisasi tercapai secara maksimal.
 Durasi - 45 menit penyampaian materi
- 15 menit QnA
- 30 menit simulasi
Kisi-kisi 1. Hakikat kepemimpinan. Menjelaskan mengenai definisi
kepemimpinan itu sendiri serta fundamental seorang leader yang
menjadi panutan.
2. Gaya kepemimpinan. Menjelaskan mengenai gaya kepeminpinan
autokratik, partisipatif, dan bebas kendali.
3. Cara menjadi seorang leader.
4. Definisi teamwork. Menjelaskan pengertian teamwork dan macam-
macam teamwork (tim formal dan informal)
5. Urgensi teamwork.
6. Skill yang dibutuhkan dalam membangun teamwork. Menjelaskan
skill manajerial dan interpersonal.
7. Faktor yang mempengaruhi kinerja teamwork. Menjelaskan yang
berhubungan dengan kegiatan, interaksi, dan sentimen.
8. Membentuk suatu teamwork. Menjelaskan hal yang harus dihindari
dalam membentuk kelompok kerja yang efektif dan membangun
kekompakan tim yang baik.

Materi 4 : Marketing and Copywriting

Hari, tanggal : Minggu, 4 Juni 2023
Pukul : 07.00 – 08.00 WIB
Pemberian materi Marketing and Copywriting pada Upgrade Staff 2 diharapkan dapat
memberikan pengetahuan kepada peserta mengenai marketing dan copywriting sehingga
memudahkan mekanisme untuk mensukseskan strategi pemasaran dengan baik dan tidak
dibuat dengan sembarangan.
Durasi - 45 menit penyampaian materi
- 15 menit QnA
Kisi-kisi 1. Marketing
a. Definisi marketing
b. Fungsi marketing
 c. Tahapan yang dibutuhkan dalam marketing
d. Jenis-jenis strategi marketing berdasarkan target pasar,
pemasaran, dan alat yang digunakan
e. Marketing plan and marketing strategy berdasarkan strategi
pemasaran
f. Urgensi marketing
2. Copywriting
a. Definisi copywriting
b. Tugas copywriting
c. Jenis-jenis copywriting
- Direct response
- Marketing
- Brand
- SEO
- Technical
d. Langkah membuat copywriting
e. Skill yang dibutuhkan dalam copywriting
f. Contoh copywriting

VII. BENTUK KEGIATAN

Bentuk kegiatan ini berupa pemaparan materi sesuai dengan pokok bahasan materi yang
terlampir serta tanya-jawab dan diskusi antara pemateri dengan peserta. Pada akhir
kegiatan akan diberikan penugasan kepada peserta sesuai dengan materi yang telah
disampaikan.
VIII. PELAKSANA KEGIATAN
Pelaksana kegiatan ini adalah Panitia Upgrade Staff 2 UKM Penalaran ITS 2023 yang
merupakan program kerja dari Badan Pengurus Harian Unit Kegiatan Mahasiswa
Penalaran ITS 2023.
IX. PENUTUP
Demikianlah Term of Reference ini kami buat untuk memberikan gambara kegiatan
Upgrade Staff 2 nantinya. Harapanya pemateri mampu memahami alur kegiatan Upgrade
Staff 2 serta kisi-kisi materi yang tertera pada lampiran demi kelancaran kegiatan.
Lampiran 1.
Susunan Acara Upgrade Staff 2
Hari Pertama
Sabtu, 3 Juni 2023
Agenda Durasi (Menit) Waktu (WIB)
Persiapan 60 06.30 – 07.30
Perjalanan 150 07.30 – 10.00
Mobilisasi dan pembukaan 30 10.00 – 10.30
ISHOMA 150 10.30 – 13.00
Materi 1 60 13.00 – 14.00
Break 10 14.00 – 14.10
Materi 2 60 14.10 – 15.10
Bebas 170 15.10 – 18.00
ISHOMA 90 18.00 – 19.30
Materi 3 90 19.30 – 21.00
Bebas - 21.00 – bebas

Hari Kedua
Minggu, 4 Juni 2023
Agenda Durasi (Menit) Waktu (Pukul)
Sarapan 60 06.00 – 07.00
Materi 4 60 07.00 – 08.00
Bebas dan games 120 08.00 – 10.00
Persiapan pulang 60 10.00 – 11.00
Penutupan dan dokumentasi 60 11.00 – 12.00